Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCION DE CONTRATACIÓN

liberiad y Orden

Capítulo I:

1. Datos del área Gestora:

2. Datos proyecto:

ÁREA GESTORA

Dependencia Oficina Asesora de MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONALD2-10-2015 5:2803 PM solicitante: Comunicaciones Al contestar cite este No. 2015-1E-001914 FOLIO ANEXO Nombre del Origen: Oficina Asesora de Comunicaciones JANNETH servidor que Destino: Subdirección de Contratación 1 LUZ KARIME JAIMES BONILLA CARDENAS diligencia el Asunto: INSUMO 165-PABLO TENJO. FONSECA insumo Eje de política al cual está vinculada la necesidad: MODELO DE GESTION

Nombre del proyecto

Actividad (la misma que está en el SSP)

Comunicación pública para el fortalecimiento y la consolidación de la politica de educación de calidad. Posicionar y movilizar temas misionales y estratégicos del sector.

3. N° de proceso en el plan compras:

2015-0502

4. N° del Insumo en NEÓN:

IN-2015-0165

5. Objeto:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TECNICA PARA LA ADMINStrRACIÓN EN NEWTENBERG DE LOS MEDÍOS ELECTRÓNICOS ACARGQ DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES QUE HACEN PARTE DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN QUE DIVULGA LA POLÍTICA "EDUCATIVA DE CALIDAD COHERENTE CON LA AGENDA SOCIAL QUE BUSCA UN PAÍS EN PAZ, EQUITATIVO Y EDUCADO (2014-2018)", Y QUE BUSCAN EL IVIEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA Y DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR.

De conformidad con las funciones asignadas por la Constitución y la Ley y por el Decreto 5012 de 2009 al Ministerio de Educación nacional, se requiere el apoyo en las actividades de comunicación del despacho de la Ministra en desarrollo de eventos e interacción con los medios de comunicación en conjunto con la oficina de comunicaciones del ministerio. Para lograr las metas trazadas en la estrategia de comunicación del Ministerio de Educación Nacional, la Oficina Asesora de Comunicaciones, como responsable del Macroproceso transversal de apoyo de Gestión de Comunicaciones, ha presentado dentro de su plan de acción 2015 las siguientes estrategias y objetivos: 6. Descripción de la necesidad a satisfacer: Posicionar la educación de calidad como tema estratégico en la agenda pública. Divulgar información institucional y sectorial haciéndola llegar al público objetivo del sector educativo y, a través de los medios masivos de comunicación, a la comunidad en general. Asesorar, orientar y acompañar desde la comunicación las acciones de movilización emprendidas por las áreas misionales del MEN y la articulación íntersectorial. Asesorar, orientar y acompañar desde la comunicación acciones orientadas a garantizar coherencia entre el ser y el deber ser del MEN y del sector.

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INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN De acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto 5012 de 2009, corresponde a la Oficina Asesora de Comunicaciones entre otras actividades: asesorar al Ministerio de Educación Nacional en la formulación de política de comunicación_ diseñar (,,v(7,::,lar planes, _programas y acciones de comunicación interna y__ externa__ del 114:1);:;torio; coordinar la ejecución de los diferentes recursos involucrados en el desarrollo de la estrategia de comunicación del Ministerio de Educación Nacional; promover el uso de la imagen única del Ministerio de Educación Nacional; Divulgar información institucional y sectorial haciéndola llegar al público objetivo del sector educativo y, a través de los medios masivos de comunicación, a la comunidad en general. "política educativa de calidad coherente con la agenda social que busca un país en paz, equitativo y educado (2014-2018)", cuyo pilar fundamental es el mejoramiento de la calidad de la educación preescolar, básica y media y de la educación superior.

1

Bajo esta perspectiva, la Oficina Asesora de Comunicaciones y el comité de comunicaciones en cabeza de la Ministra y los Viceministros, lideran la gestión de la comunicación desde un enfoque estratégico, con el principio de "unidad de criterios y diversidad de fuentes de producción", de este modo establece lineamientos de comunicación, planifica las actividades de comunicación, asesora a las áreas, acompaña los proyectos en los aspectos de comunicación, articula esfuerzos, gestiona recursos y evalúa los procesos y resultados de los mensajes. De conformidad con la necesidad planteada, el Ministerio de Educación Nacional requiere un personal que apoye técnicamente la actualización de contenidos, la creación de nuevas secciones y la creación de la arquitectura de la información de la Página WEB. Centro Virtual de Noticias y Boletines Electrónicos del Ministerio de Educación Nacional los cuales son administrados por la Oficina de Comunicaciones, mecanismos indispensables para divulgar los avances y resultados de los diferentes proyectos del Ministerio de Educación Nacional. Es por ello, que se hace necesario contar con el apoyo del administrador en el CMS Newtenberg, PABLO ALEXANDER TENJO VILLALBA, quien cuenta con más de (40), meses de experiencia en el manejo y administración de la plataforma técnologíca Newtemberg, CMS utilizado por el Ministerio de Educación para crear y administrar sus contenenidos digitales. En los últimos tres años (3) el señor Tenjo Villalba ha prestado sus servicios a la Oficina de Comunicaciones del Ministerio y al Portal Colombia Aprende sitios WEB administrados con el CMS Newtenberg, cabe anotar que la plataforma tecnologica Newtenberg es un software de origen chileno y que en Colombia solo es utilízdo por el Ministerio de Tecnologias de la Información (MINTIC) y por el Ministerio de Educación Nacional, razon por la cual se difuculta encontrar personal calificado en la adminsitración de dicho software. De conformidad con lo anteriormente expuesto, el Ministerio de Educación Nacional requiere personal que apoye técnicamente la actualización de contenidos de la Página WEB, Centro Virtual de Noticias y Boletines Electrónicos del Ministerio de Educación Nacional los cuales son administrados por la Oficina de Comunicaciones. De conformidad con lo anterior, y conforme a la certificación expedida por la Subdirección de Talento Humano, en cumplimiento con lo previsto en el artículo 1° del i Decreto 2209 de 1998, en donde se informa que el Ministerio de Educación Nacional no cuenta con el personal de planta suficiente para adelantar esta labor, se hace necesario celebrar la presente contratación. Atendiendo lo contemplado en el artículo 2do numeral Oto literal h) de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 las entidades podrán contratar de forma directa la prestación de servicios de apoyo a la gestión, con personas naturales o jurídicas, cuando se encuentre justificada la necesidad del servicio, la idoneidad ex eriencia relacionada con el área de •ue se trate siem•re Centro Administrativo Nacional CAN PBX 222 28 00 Ext. 4101 Página 2 de 13 A-FM-CN-PR-02-01

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INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN que el personal de planta no pueda asumir la realización del mismo o no exista personal suficiente para el fin.

libertad y Orden

Que así las cosas, teniendo en cuenta la necesidad de la entidad, se justifica la celebración de un contrato de prestación de servicios, ya que las actividades a desarrollar se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones y al no existir personal de planta suficiente que las pueda desarrollar. De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, el Ordenador del gasto con la firma del presente documento certifica que la persona natural seleccionada está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y ha demostrado la idoneidad y experiencia requerida, por lo cual no fue necesario contar con más ofertas. Dicha contratación se encuentra incluida en el plan de adquisiciones de la vigencia 2015. Por lo anterior, se considera procedente su contratación.

7. Descripción del objeto a contratar

Apoyo técnico en la administración en newtenberg de los medios electrónicos a cargo de la Oficina de Comunicaciones para realizar el montaje de la información, creación de nuevas secciones, eleboración de la arquitectura de la información para la página WEB intitucional, Centro Virtual de Noticias y los Boletines Electrónicos. Medíos de comunicación que hacen parte de la estrategia de comunicación que divulga la política "educativa de calidad coherente con la agenda social que busca un país en paz, equitativo y educado (2014-2018)", y que buscan el mejoramiento de la calidad de la educación preescolar, básica y medía y de la educación superior. Lugar de ejecución: Bogota, D.C. Plazo de ejecución: A partir de la suscripción del acta de inicio, hasta el 31 de diciembre de 2015.

Tipo de Contrato: Prestación de Servicios de apoyo Modalidad de la Contratación: Directa En atención a que el objeto contractual y las obligaciones que van a ser desempeñadas por el Contratista configuran un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, teniendo en cuenta además la formación y experiencia de la persona a contratar, por lo tanto la modalidad de contratación es directa de acuerdo con el artículo 2 numeral 4 literal h) de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Articulo 81 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, que en su tenor literal disponen: 8. Modalidad de Selección:

LEY 1150 DE 2007: ARTÍCULO 2o. DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: 4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: (—) h) Para la prestación de servicios de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

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tiberrad v Ord

INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN DECRETO 1510 DE 2013: Artículo 81. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, asl como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.

En virtud del objeto contractual, los productos a entregar y la forma de pago estipulada en el presente estudio previo, para efectos de la estimación del valor del contrato, se tomara en consideración el literal a) del artículo 5 de la Resolución 00340 del 6 de Enero de 2015 "Por la cual se adopta la Tabla de Perfiles y Honorarios de los Contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión", el cual indica lo 9. Valor Estimado del contrato siguiente: "por producto Teniendo en cuenta el valor histórico del contrato 200 de 2014, 170 de 2013 y 607 de 2012 se establece que el valor del contrato asciende a la suma de CUARENTA Y SEIS MILLONES VEINTE MIL PESOS ($46.020.000), lo anterior de conformidad con la propuesta económica y de servicios presentada por el Administrador en NEWTENBERG, la cual hace parte integral del presente contrato. 10.Fuente (Origen de los recursos con el cual se va a contratar): Corresponn„ --„gen de los Presupuesto recursos utilizados para la Nación contratación Seleccione la fuente de recursos con la que se va a contratar 11.Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y Rubro Presupuestal: 12. Vigencias futuras: No. Oficio indicar el desglose de vigencias futuras si aplica, si roceso no contempla No. rancias futuras, colocar en Aprobación asillas N.A.

Otro. ❑ ¿Cuál?: Recursos Propios: Recursos: Nombre de la entidad externa: (culo ex terno que aporto los recursos

BID O

BM ❑

Recursos en dinero

2415

Fecha: (ddimm/aaaa Año

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Tipo de recursos Recursos Propios: Recursos: Ej.: fecursos en especie $xxi ^x

2015-01-06 Cuantía por año

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INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN 13. Centros identificación centro de costos de costo(s Valor por centro de costos afectado(s) CDP y vigencia 1769000 $46.020.000 futura Indicar la relación de los valores por centro de costos 14. Justificación de los factores de selección: (Cada factor debe contar con NA su Justificación respectiva) No aplica para Contratación Directa 15. Indicación respecto a la que De conformidad con lo señalado en el artículo 20 numeral 8vo del Decreto 1510 de si la contratación respectiva 2013 y con el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de esta cobijada por un Contratación, por tratarse de contratación directa no le es aplicable los acuerdos ni acuerdo comercial tratados internacionales en materia comercial. ESPECIFICAS: Apoyar la concepción y la creación técnica de la arquitectura de la información e implementación en Newtenberg de mini sitios y secciones de la página WEB institucional, Centro Virtual de Noticias y Boletines Electrónicos del Ministerio. Coordinar y hacer seguimiento al proceso de envio de boletines electrónicos de EL MINISTERIO, tales como: mensajes a secretarios, periodistas, docentes, Plan Decenal, pregonero y demás comunicación que El Ministerio de Educación envía a través de mails masivos. Realizar el acompañamiento técnico al rediseño y creación de nuevas secciones de la página WEB institucional, a través de Newtenberg. Realizar el rediseño y creación de nuevas secciones del Centro Virtual de Noticias del Ministerio de Educación soportados en la plataforma Newtenberg.

16. Obligaciones del contratista

Ejecutar y supervisar el proceso de publicación en Newtenberg de la información redactada por los periodistas de la Oficina de Comunicaciones para la página WEB institucional, el Centro Virtual de Noticias y los Boletines Eléctronicos institucionales. Apoyar técnicamente la plataforma Newtenberg, la realización de piezas graficas digitales realizadas por los diseñadores y la agencia de publicidad que prestan servicios al Ministerio de Educación. Apoyar el proceso de identificación de fallas o errores en el funcionamiento de la arquitectura de la información en Newtenberg, así como en los envíos masivos realizados por la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Migrar Información a Newtenberg W3 los micrositios de la página web institucional que se encuentren en versiones anteriores de Newtenberg Asistir puntualmente a los comites editoriales organizados por la Oficina Asesora de Comunicaciones del Ministerio de Educación. 10. Asistir puntualmente a los comites de medios electrónicos del Ministerio de Educación. 11. Desplazarse a los diferentes lugares que requiera la Jefatura de la Oficina Centro Administrativo Nacional CAN PBX 222 28 00 Ext. 4101 Página 5 de 13 A-FM-CN-PR-02-01

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INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Asesora de Comunicaciones en desarrollo del objeto contractual. PRODUCTOS:

En desarrollo del objeto contractual, el contratista deberá entregar los siguientes productos: Producto 1

Entregar mensualmente 400 boletines Electrónicos cargados en el CMS NEWTENBERG. Producto 2

Entregar hasta 10 estucturas de información de nuevas secciones de la página WEB Institucional del Ministerio de Educación Producto 3

Entregar hasta 8 estucturas de información de nuevas secciones del Centro Virtual de Noticias del Ministerio. Producto 4

Entregar un informe que contenga un comparativo técnico entre los administradores de contenido Drupa' y Newtemberg. GENERALES:

Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato. Participar y apoyar al Ministerio en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato. Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto del presente contrato. Entregar al MEN toda la información y los documentos recopilados en desarrollo de la ejecución del contrato, al finalizar el plazo del mismo, de conformidad con las normas y disposiciones vigentes en el MEN. debidamente escaneados. Cualquier requerimiento de los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del presente documento, será atendido por el MEN. En virtud de lo anterior EL CONTRATISTA colaborará con el MEN en el suministro y respuesta de la información correspondiente. Utilizar la imagen del MEN de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste. Salvo autorización expresa y escrita de las partes ningún funcionario, podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial de la otra parte para fines publicitarios o de cualquier otra índole. Realizar los pagos al SGSS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes 17. El objeto de la contratación genera algún Impacto Ambiental 1 18. Clausulas Ambientales para incorporar tipificadas por tipo de contrato (Si es

Si ❑ Remitirse a la matriz de contratos con

NO

responsabilidad ambiental

N/A

afirmativo el ítem anterior describir conforme a la matriz) Centro Administrativo Nacional CAN PBX 222 28 00 Ext. 4101

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19.El objeto de la contratación genera residuos 20.Señale el tipo de residuos que genera (Si es

SI

❑

NO Peligrosos ❑

Ordinarios O

Escombros ❑

Hospitalarios ❑

afirmativo el ítem anterior)

Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato. Designar al supervisor del contrato. Certificar y efectuar los pagos causados por EL CONTRATISTA. Entregar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA, siempre y cuando no sea obligación del mismo. Todas las demás que resulten necesarias e indispensables para el cabal cumplimiento de los fines del contrato El Ministerio de Educación asumirá los gastos de desplazamiento y alojamiento en ciudades diferentes a Bogotá, en los casos que se requiera y en cumplimiento del objeto del contrato de acuerdo con la Resolución para tal fin vigente a la fecha del desplazamiento

21.Obligaciones del Ministerio

El valor del contrato se pagará de la siguiente forma: Un (1) primer pago valor de SIETE MILLONES SEISCIENTOS SETENTA MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($7.670.000) contra entrega el producto 1 y 4. Diez (10) pagos por valor de TRES MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL PESOS ($3.835.000), contra entrega del informe mensual que contenga el avance 22.Forma de pago y requisitos: del producto 1, 2 y 3 establecido en el acápite de obligaciones, debidamente aprobado Nota: obligatorio anexar por el supervisor. cronograma de flujo de pagos Para cada uno de los pagos se requiere la presentación del documento de cobro correspondiente, la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y la constancia o certificación de pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y riesgos laborales. Todo pago está sujeto a la disposición del Programa Anual de Caja- PAC de EL MINISTERIO. 23.Justificación anticipo pago anticipado: 24.Interventoría/Supervisión: Si la interventoría es contratada, diligencie TODOS los campos, Si aún no está contratada. coloque "Por definir" Si se trata de Supervisión, solo diligencie los campos desde aq

N/A SI: ❑ Contratada Externa:❑ Razón Social Contacto Teléfono Supervisión Nombre del servidor

interventorla es Externa = Contratada

NO:

N/A

No. contrato

N/A

Dirección N/A e-mail N/A

N/A SI

N/A NO

RICARDO ROJAS MORENO

No. Cédula de 80.798.288 Ciudadanía: Dependencia

N/A

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

Cargo del servidor

e-mail

PROFESIONAL OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES RROJAS@MINEDUCACION .GOV.CO

25.Justificación de contar con De conformidad con el articulo 83 de la Ley 1474 de 2011, y con el fin de hacer un Centro Administrativo Nacional CAN PBX 222 28 00 Ext. 4101 Página 7 de 13 A-FM-CN-PR-02-01

minpclucaciog,gpy,co

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INSUMO DE CONTRATACIÓN SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Interventoria (aplica correcto seguimiento al contrato a celebrar, se hace necesaria la designación de un únicamente en el caso de Supervisor que verifique la correcta ejecución del objeto a contratar desde los aspectos requerir interventoria) técnicos, administrativos, financieros y legales. 26. Ubicación de personal en el En desarrollo del contrato, ¿se ubicara personal en MEN: las instalaciones del Ministerio?: e 1-esa" a cor El área cuenta con el espacio físico requerido VOS puestos de trabajo

27. Análisis del riesgo y forma ANEXO MATRIZ DE RIESGOS de mitigarlo De acuerdo con la cuantía, la forma de pago y la naturaleza del contrato no se hace necesario requerir garantía única, en virtud de lo dispuesto en el articulo 7 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 77 del Decreto 1510 de 26. Análisis que sustenta 2013, el cual establece que en la contratación directa la exigencia de garantías exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales de dicho decreto no es obligatoria. 27. Requiere Aprobación Comité de Contratación

Fecha Aprobación Comité de Contratación

El presente insumo de contratación contiene los estudios previos de que trata el artículo 20 del Decreto 1510 de ?rr-4 FIRMAS Y APROBACIONES

F,Irmas autorizadas:

7

a Profesional responsable: Dependencia Generadora de la Necesidad Nombre: JANNETH CARDENAS FONSECA JEFE. OFICINA Cargo: ASESORA DE Fecha: COMUNICACIONES

F rm responsable: Ude Ide la Necesidad de Contratación Nombre: JANNETH CARDENAS FONSECA JEFE OFICINA Cargo: ASESORA DE Fecha: COMUNICACIONES

Vista Bueno evlsión Legal y o Financiera director •e Contratación Nombre: L Z KARIME JAIM S BONILLA SUBDIRECTORA CE Cargo: Fecha: CONTRATACIÓN

Visto Bueno: ( Coordinador del Programa Nombre: Cargo:

Fecha:

Aprobado por: Ordenador del Gasto WILLIAM LIBARD Nombre: MONTEALEGRE Cargo: Secretario General

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