METROTEL S.A. ESP

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA No. 202 de 2014

PLIEGO DE CONDICIONES PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO, ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, PARAMETRIZACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO EN SALUD PARA EL MUNICIPIO DE MONTERIA EN EL MARCO DEL PROYECTO MONTERIA VIVE DIGITAL REGIONAL.

OBJETO: CONTRATAR EL SUMINISTRO, ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, PARAMETRIZACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO EN SALUD, QUE PERMITA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN SALUD, PARA CONTRIBUIR A LA OPTIMIZACIÓN DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN MÉDICA DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CAMU EL AMPARO, EN EL MARCO DEL CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN NO. 0365-2013, QUE PONE EN MARCHA LA INICIATIVA “VIVE DIGITAL REGIONAL”, PROYECTO: “MONTERÍA VIVE DIGITAL”.

GERENCIA FINACIERA Y ADMINISTRATIVA

MONTERIA, CORDOBA - COLOMBIA

Junio 06 del 2014

PLIEGO DE CONDICIONES PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO, ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, PARAMETRIZACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO EN SALUD PARA EL MUNICIPIO DE MONTERIA EN EL MARCO DEL PROYECTO MONTERIA VIVE DIGITAL REGIONAL.

1. CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS METROTEL S.A. ESP convoca a las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, para que desarrollen su actividad durante el presente proceso de contratación, realizando oportunamente las recomendaciones escritas que consideren necesarias e interviniendo durante el proceso, caso en el cual METROTEL S.A. ESP les suministrará toda la información y documentación pertinente que soliciten y que no esté publicada en los sitios web www.mintic.gov.co www.metrotel.com.co

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

El artículo 254 del plan de desarrollo Municipal, destaca que el Plan de Salud Pública del municipio de Montería, tiene como propósito promover la salud de la población general, garantizando el mejoramiento de la salud mediante acciones de promoción de la salud, de estilos de vida saludable, prevención de la enfermedad control de los riesgos y la recuperación de los daños a través de acciones intersectoriales y con participación comunitaria y ciudadana. Por su parte, el ARTÍCULO 283. PROGRAMA “PRESTACIÓN Y DESARROLLO DE SERVICIOS”.- busca garantizar a la población del Municipio de Montería el acceso a los servicio de salud con oportunidad, calidad en la atención de los servicios de salud mediante el fortalecimiento del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en la Plataforma Tecnológica de prestadores de servicios de salud en el primer nivel de complejidad. Así mismo, el ARTÍCULO 285º. SUBPROGRAMA “MEJORAMIENTO DE LA ACCESIBILIDAD A LOS SERVICIOS DE SALUD” busca identificar y hacer seguimiento a las barreras de acceso en la ESE de primer nivel de complejidad de la población asegurada y de la población pobre no asegurada. Por su parte, el ARTÍCULO 287º. SUBPROGRAMA “MEJORAMIENTO EN LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN” busca desarrollar acciones de coordinación y articulación intra y extra sectorial para la formulación y ejecución de las estrategias de recuperación y superación de los daños en la salud. Lograr una Plataforma Tecnológica de atención primaria eficiente, integrada y de alta calidad y El ARTÍCULO 289º. SUBPROGRAMA “MEJORAMIENTO DE LA EFICIENCIA EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Y SOSTENIBILIDAD

FINANCIERA” pretende promover la adopción y aplicación de políticas, normas técnicocientíficas, administrativas y financieras Establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social. El Plan de desarrollo, reporta que se requiere una Plataforma Tecnológica de información tecnológica implementada, con objeto de propender por la calidad, eficiencia y oportunidad en la prestación de los servicios, cuya línea de base es Cero y su meta es uno. Así mismo, reporta que no existe línea de base para el indicador de oportunidad en la atención, estableciendo un único indicador (número de días), cuya meta es Disminuir en un máximo de tres (3) días la oportunidad en la asignación de las citas y demás servicios. Los Usuarios de la Salud en Montería, no reciben un servicio con oportunidad y calidad en la atención, debido a los bajos niveles de penetración tecnológica al interior del Sistema público de Salud local, lo que se traduce en bajos niveles de competitividad para la entidad, y un detrimento en la calidad de vida de los ciudadanos más vulnerables de la ciudad. Es indudable que el MUNICIPIO DE MONTERIA presenta dificultades en lo concerniente a la recopilación de información hospitalaria desde los puntos: Administrativo, Historia Clínica, casuística y estadística de su morbi-mortalidad. No se posee software dedicado y parametrizado a las necesidades del sector salud, lo cual hace más dispendiosa la recopilación de la información, lo cual deriva en un efecto “Boomerang”, pues al no tener uniformidad y reglamentación objetiva relacionada con lo que se quiere obtener al final del ejercicio en salud, la información sufre una serie de traumas como son: • • • • • • •

No confiabilidad de la información recopilada. Baja calidad de la información recopilada. Errores repetitivos de tabulación. Duplicidad de información. Lentitud al momento de requerirse información vital de Historias Clínicas y morbi-mortalidad. Aumento de las glosas hospitalarias en detrimento de las finanzas de los diferentes hospitales del MUNICIPIO DE MONTERIA Dificultad en auditorias.

Es de anotar que gran parte de la información descrita, se gestiona y maneja actualmente de forma física y en archivos planos magnéticos. Lo que deriva en retrasos marcados en lo que respecta a consolidación y parametrización, pues se debe utilizar Personal al interior de MUNICIPIO DE MONTERIA, para que lleve a cabo esta labor de forma manual, con el agravante que este Personal por lo regular tiene otra serie de ocupaciones al interior de las Instituciones o se ha contratado a personal dedicado a estas actividades, lo cual ha hecho destinar recursos adicionales que podrían haberse utilizado más eficientemente. Hoy, aunque difícil asimilarlo, la buena voluntad de las personas, no puede ser la punta de lanza para gestionar articuladamente el engranaje de un sistema de salud, se debe

contar con herramientas informáticas acordes a las necesidades de una Empresa, Institución o Entidad. Como es bien sabido, la implementación de tecnologías de información en Colombia para el sector salud, se encuentra rezagada de forma ostensible. Implementar sistemas informáticos, para mejorar la calidad de la asistencia médica primaria y especializada es hoy una urgencia manifiesta, en todos los estamentos del País, sean estos públicos o privados. No es un secreto que esta intención urgente, está directamente ligada a la voluntad política de los gobernantes, para quienes entre sus múltiples responsabilidades, una de ellas es fundamental: Propender por una eficiente y buena cobertura en salud a sus comunidades, en todos los estratos económicos que las cobijan. Es necesario satisfacer las necesidades del MUNICIPIO DE MONTERIA de cara a los procesos de modernización de aplicativos y de planta de hardware que buscan ofrecer un servicio más estable, confiable y metodológico a los usuarios internos y externos de la entidad, además de la estricta necesidad de ceñirse a protocolos que mejoren la visibilidad de los servicios e intercambio de información que se prestan entre entidades del estado Colombiano. La contribución medular es la descripción de las especificaciones funcionales de las aplicaciones para los servicios de atención de salud, el plan estratégico, los procesos de las diferentes instituciones y las funciones definidas de las diferentes instituciones, son necesarias para el correcto funcionamiento de los sistemas. Los estándares son un elemento central de los sistemas: si no hay formas fiables y aprobadas para conectar los componentes necesarios, dichos sistemas no pueden funcionar. Dentro del sector de la atención de salud hay muchas categorías de información que requieren normalización. La información como variable estratégica de la organización, debe estar actualizada soportado en las herramientas necesarias para realizar el análisis estratégico, le permite a la gerencia tomar las decisiones estratégicas y de valor agregado para la organización. La implementación de la solución, le permitirá a la organización: • • • • • •

Solución integrada, ajustable al tamaño de la organización, que permite el crecimiento futuro. Solución desarrollada con tecnología de vanguardia. Solución de fácil consulta. Información actualizada. Manejo de la información de manera integral. Manejo de la operación con la legislación pública y privada vigente.

Generando los siguientes cambios organizacionales.

ESTRUCTURA

PROCESO

RESULTADOS

Mejoramiento tecnológico

Organización por Seguridad unidades de gestión información

Diseño de servicios

Costos actividades

de Calidad de la atención

Conectividad de red

Uso eficiente insumos suministros

de Eficiencia hospitalaria y

Contratación proactiva

Información en línea Rentabilidad operacional

Oferta de servicios

Manejo indicadores control

de Seguridad de paciente

de

del

Componentes de un sistema integrado de salud: •

•

• •

HCU - Historia Clínica Unificada: software especializado de historia clínica y módulos para el funcionamiento del área asistencial (admisiones, facturación, urgencias, triague, farmacia, promoción y prevención, APS, odontología, etc.) y módulos administrativos (presupuesto, contabilidad, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, ventas, mantenimiento, etc). Infraestructura: se debe contar con la infraestructura necesaria, para el buen funcionamiento de la red hospitalaria, se debe validar la dotación actual y preveer equipos para los Nodos Principales, Equipos de Comunicación, Router, Switches, Servidores, PC, tablet. Conectividad: El tendido de integración a nivel de canales, redes, arquitectura de comunicación entre las sedes. Telemedicina: el software debe permitir la integración con los equipos de telemedicina lo mismo que el desarrollo de la intranet.

Descripción de la situación existente El MUNICIPIO DE MONTERIA no cuenta con una solución de información integrada, igualmente los diferentes actores del MUNICIPIO DE MONTERIA, no poseen sistemas informáticos que permitan la generación de estadísticas e información confiable, actualmente cuenta con sistemas básicos no integrales, actualmente se genera información de: Salud Pública: En este se evalúan los sistemas definidos desde la normatividad, relacionados a continuación: Vigilancia Vigilancia Vigilancia Vigilancia Vigilancia Vigilancia

de Enfermedades Trasmisibles de Enfermedades Crónicas en Mortalidad Condiciones Ambientales Seguridad Alimentaria Psicoactivos

Vigilancia en Medicamentos Vigilancia Familiar Lesión de Causa Externa. Estadísticas Vitales Otros Subsistemas. Sistema de Garantía de Calidad en Salud En este se evalúan los aspectos definidos desde la normatividad relacionados a continuación: Oportunidad Accesibilidad Continuidad Seguridad Indicadores propios del servicio Capacidad instalada Indicadores Supersalud Indicadores de Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares Indicadores de Salud Ocupacional Rips Comités Financiera Autorizaciones Radicación de cuentas Presupuestos Estados financieros Reporte de compromisos contractuales Actualmente la información exigida desde la normatividad en salud pública es diligenciada por los funcionarios de manera desarticulada, para así poder, generar las diferentes estrategias de atención a la comunidad, se encuentra que la información más común que no se registra debido a la falta de soportes está relacionada con : Subsistema de Psicoactivos Subsistema de Causa externa Identificación de factores de riesgo en Subsistema de enfermedades crónicas. Es importante resaltar que el 100% de la información requerida por los entes de control es generada, pero no hay posibilidad de realizar análisis, ni seguimiento de la misma, dado la carencia de un sistema integrado que permita realizar seguimiento y control, sin embargo existen otros indicadores, comités o actividades exigidas por la normatividad, que como no son de reporte, no se registran, entre las más comunes y frecuentes se encuentran: Accesibilidad Continuidad Pertinencia indicadores de Salud ocupacional Indicadores de accidentabilidad incapacidad por enfermedad laboral capacidad instalada.

Comités de seguimiento. La confiabilidad del dato no es del 100%, dado que gran parte de esta información es armada de manera manual y mediante reprocesos, aclarando que el tiempo invertido y la oportunidad con al que se cuentan estos datos, no es la adecuada. Componente Financiero. La información de este componente está disponible, en muchos casos no es una información en línea con la operación asistencial, abriendo la posibilidad a errores de tabulación y reprocesos, igualmente la generación de reportes no es automática y no está disponible en tiempo real, existen casos donde la información está disponible uno o dos días después, debido a la forma de extraer la información y a las actividades que toca hacer para armar el informe, ocasionando que no se puedan tomar decisiones basado en datos confiables. Mecanismos más comunes para la generación de información: Se identifica que actualmente los mecanismos más comunes de generación y transmisión de la información es de forma manual o con ayuda de herramientas de Word Excel, y powerpoint, y algunos desarrollos en sistemas desarticulados, lo que genera reprocesos, tiempos prolongados en generación de informes por la falta de un sistema de información que integre el acceso ( Verificación de derechos) el registro de la prestación del servicio ( Historia clínica, RIPS), facturación, generación de cuentas, generación de indicadores de calidad entre otros aspectos. Los mecanismos de generación de información más comunes en orden son: Rips o plantillas Manuales. Plantillas en computador. Software, esto se refieren a desarrollos específicos para una información y especialmente software contable. Este software no están articulados. El MUNICIPIO DE MONTERIA, requiere urgentemente estructurar un sistema informático, para que con este, se logre una plena cobertura de su población objetivo a nivel salud. Sistema que traería los siguientes beneficios: Tener un registro único de los pacientes, con la casuística y estadística de morbi-mortalidad de los mismos, con una identificación real en tal sentido en cada uno de sus municipios. Disminuir el tiempo y los costos en el procesamiento de la información. Agilizar la toma de decisiones, gracias al almacenamiento de la información en una sola base de datos. Permitir a MUNICIPIO DE MONTERIA, poder realizar minería de datos en tiempo real, respecto a la salud de población atendida, lo cual le permite identificar prematuramente problemas de salud publica, en cualquier zona y/o región del Departamento. Permitir con la información debidamente tabulada y estructurada, realizar inversiones productivas, acordes a las necesidades del sector. En este punto se debe resaltar que al tener una buena y establece plataforma informática.

Causas que generan el problema Inoperante sistema de información en salud en MUNICIPIO DE MONTERIA, que no permite la toma de decisiones con datos confiables y oportunos, a igual difícil atención y asistencia médica a la población con difícil acceso geográfico Efectos generados por el problema Decisiones: Aumento de tiempo, para la toma de decisiones administrativas o médicas relacionadas con los pacientes que estén siendo atendidos en cualquiera de las sedes, se carece de información fiable, oportuna y en tiempo real, ocasionando que no hayan resultados veraces, las decisiones tomadas basadas en esta información pueden ser inadecuadas. Accesibilidad: carencia de información directamente relacionada con salud, de forma inmediata en tiempo real por parte de todos los actores del sistema. calidad: en la atención médica a la población de MUNICIPIO DE MONTERIA, la resolución de situaciones se realiza en mayor tiempo, puesto que no existe una comunicación efectiva y rápida en sus componentes de Hardware y Software, no se tiene información de primera mano, lo cual va en detrimento de la calidad de atención de la comunidad. Mayores costos: al no poseer MUNICIPIO DE MONTERIA información económica fidedigna relacionada con inversión y gasto hospitalario, no tiene control efectivo sobre las finanzas dedicadas al rubro de salud, Aumento de costos Hospitalarios: falta de control y auditoria permanente y en tiempo real relacionada con: Equipos biomédicos, insumos y medicamentos que se utilizan de forma permanente en todos los hospitales. Altos costos sociales: al no tener información casuística y estadística relacionada con la morbi-mortalidad presentada en MUNICIPIO DE MONTERIA en tiempo real, no se pueden preveer o monitorear problemas epidemiológicos y/o aumento de patologías tipo: Enfermedades transmisibles, cáncer, accidentalidad, etc. Pudiéndose actuar prematuramente o establecer las campañas a que haya lugar, afectando ostensiblemente la calidad de vida. Aumento marcado: de errores diagnósticos y terapéuticos en los Centros de atención primaria, al no tener el sistema de salud, el control en tiempo real de lo que se sucede con los pacientes que son atendidos en todos los niveles, ejemplo: Consulta externa, urgencias, etc. Traduciéndose esto en un mayores costos para las diferentes Instituciones de salud, aumentos en traslados innecesarios, repetición de exámenes, entre otros. universo de cobertura: la falta de un sistema informático idóneo, no se puede maximizar el recurso humano general, del sistema de salud del Departamento de Córdoba, disminuyendo su calidad de atención y la eficiencia de la misma, de manera que en algunos casos no se otorga una buena atención en salud, o no es oportuna para los adultos, niños y niñas de todos los estratos socioeconómicos. Deficiencias en la generación de toda la información exigida desde la normatividad especialmente la que no se debe reportar a los entes de control, esto se puede originar por la carencia de estructura en la construcción de los programas o sistemas de gestión. Una herramienta tecnológica que tenga esta estructura facilitaría la orientación a los ejecutores de dichos programas.

3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

OBJETO: contratar el suministro, adquisición, adecuación, parametrización, implantación y puesta en operación de un sistema de información integrado en salud, que permita la gestión de la calidad en salud, para contribuir a la optimización del manejo de la información médica de la empresa social del estado CAMU EL AMPARO, en el marco del convenio especial de cooperación no. 0365-2013, que pone en marcha la iniciativa “vive digital regional”, proyecto: “Montería Vive Digital”.

3.1. Contrato a Suscribir Contrato de Suministro de Servicios que se regirá por lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y las normas civiles y comerciales relacionadas con los Contratos de Prestación de Servicios y su normatividad reglamentaria 3.2. Alcance y Descripción del Objeto del Contrato Contratar el suministro, adquisición, adecuación, parametrización, implantación y puesta en operación de un sistema de información integrado en salud, que permita la gestión de la calidad en salud, para contribuir a la optimización del manejo de la información médica de la empresa social del estado CAMU EL AMPARO, en el marco del convenio especial de cooperación no. 0365-2013, que pone en marcha la iniciativa “Vive Digital Regional”, proyecto: “Montería Vive Digital”. 3.3. Lugar de Ejecución del Contrato El Proveedor deberá realizar y garantizar a su Costa y Responsabilidad el cumplimiento del objeto en el Municipio de Montería. 4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA El presente proceso de selección se llevará a cabo atendiendo las Normas establecidas en el Manual de Contratación – Documento No. 6 de la Iniciativa Vive Digital Regional publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, modalidad de Selección Invitación Pública y en lo no previsto en el, lo establecido en las normas del Estatuto General de Contratación Pública Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013, sus normas.

5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El contrato tendrá una vigencia hasta el 30 de OCTUBRE de 2014 y el cumplimiento de los requisitos de ejecución.

El plazo de Ejecución del Presente Contrato no podrá superar el Plazo de Ejecución del Convenio Especial de Cooperación No. 0365 - 2013 para la puesta en marcha de la iniciativa “VIVE DIGITAL REGIONAL” celebrado entre FIDUBOGOTÁ S.A., ALCALDÍA DE MONTERÍA Y METROTEL S.A. E.S.P., el de sus prorrogas y/o adiciones. Mientras éste último se mantenga vigente, podrá el primero mantenerse en el mismo estado, siempre que no se haya incurrido en causales legales de incumplimiento.

6. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto oficial establecido para adelantar este proceso de contratación es de SEISCIENTOS SESENTA Y UN MILLONES CIENTO ONCE MIL CIENTO ONCE PESOS M/L ($ 661.111.111.oo). Incluidos los impuestos, I.V.A., y demás costos directos e indirectos, gastos legales y administrativos a que hubiere lugar. Y contempla el suministro de por lo menos los entregables descritos a continuación: Entregable 1 2 3 4

Descripción

Unidad de Medida

Cantidad de Bs y Ss

Entrega del licenciamiento corporativo de la solución Implementación módulos asistenciales Implementación módulos administrativos

Certificado

1

Plataforma

1

Plataforma

1

Capacitación

Contenidos

400

“EL INTERESADO DEBE TENER EN CUENTA, QUE EL VALOR DE SU OFRECIMIENTO NO PUEDE SUPERAR EL VALOR DEL PRESUPUESTO DESTINADO PARA EL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL, SO PENA DE RECHAZO”. Anexo No. 4 Nota Aclaratoria: el Objeto del Contrato se adecúa a la última versión del presupuesto y propuesta ajustada por el MUNICIPIO DE MONTERIA y aprobado por el Comité Ejecutivo del Convenio 0365 de 2013, firmado entre el FONDO TIC, COLCIENCIAS Y FIDUBOGOTA, que se encuentra en el anexo técnico del Convenio Especial de Cooperación No. 0934-2012 para la puesta en marcha de la iniciativa “Vive Digital Regional”, celebrado entre FIDUBOGOTA S.A., MUNICIPIO DE MONTERIA Y METROTEL S.A. ESP.

7. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DESCRIPCION Inicio del proceso

FECHA/HORA

LUGAR

Junio 06 de 2014

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co

www.mintic.gov.co Publicación de pliego de condiciones y estudios Junio 06 de 2014 hasta previos Junio 09 de 2014

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co

Acto de apertura

Junio 06 de 2014

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co

Visita a las instalaciones de Empresa Social del Estado CAMU El Amparo

Junio 12 de 2014

CAMU El Amparo. Montería - Córdoba

Plazo para presentar observaciones al pliego.

Junio 6 de 2014 hasta Junio 11 de 2014 a las 4:00 p.m.

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co

Respuesta observaciones

a

las

Cierre del plazo presentar ofertas.

para

Junio 13 de 2014 Junio 17 de 2014 4:00 P.M.

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co Edificio de METROTEL S.A. ESP ubicado en la calle 74 número 57-35 (Piso 1), Barranquilla.

Evaluación de Propuestas.

Junio 17 de 2014 hasta Junio 19 de 2014

Edificio de METROTEL S.A. ESP ubicado en la calle 74 número 57-35 (Piso 1), Barranquilla

Publicación Evaluación y traslado para observaciones.

Junio 20 de 2014

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co

Plazo para observaciones calificación Respuesta Observaciones Evaluación

presentar a la a de

Acto de Adjudicación.

las la

Junio 24 de 2014 4:00 P.M.

www.metrotel.com.co

Junio 25 de 2014

www.metrotel.com.co

Junio 27 de 2014

www.metrotel.com.co www.monteria.gov.co www.mintic.gov.co

8. CONSULTA DE PLIEGO DE CONDICIONES El proyecto de Pliego de Condiciones puede ser consultado en forma gratuita en la página Web www.metrotel.com.co; www.monteria.gov.co; www.mintic.gov.co.

9. VISITA A LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CAMU EL AMPARO Los proponentes interesados en participar en el proceso deben realizar una visita a las instalaciones del Camu para conocer el funcionamiento y detalles de la operación, el cual se encuentra ubicado Calle 22B No. 4W-33 Barrio El Amparo, Montería – Córdoba. Esta visita se debe realizar el día 12 de Junio de 2014 con la presencia del representante legal del proponente o un apoderado, debidamente acreditado, por documento notariado y que tenga la capacidad técnica suficiente para realizar un diagnóstico base de la información necesaria para una buena implementación del sistema integrado para la gestión de la salud. El proponente luego de esta visita debe tener claridad de la operación administrativa, contable y operativa (incluye historias clínicas) de todo el funcionamiento del CAMU y sus diferentes sedes, distribuidas en zonas urbanas y rurales de la ciudad de Montería. Además una vez realizada esta visita el proponente no podrá realizar reclamaciones futuras para la presentación de su propuesta. Se emitirá un certificado habilitante para la presentación de la propuesta. 10. PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS Las propuestas deberán presentarse en un todo, de acuerdo a lo que se estipula a continuación:

10.1. Las propuestas deberán ser presentadas en el idioma castellano. Los documentos del proponente, de la futura contratación o anexos a la propuesta, que no estén en español, deberán acompañarse de una traducción oficial. Si al entregar la traducción oficial de la propuesta o de sus documentos anexos, ésta modifica, adiciona o mejora la propuesta, o altera la información inicialmente suministrada, la propuesta será rechazada, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. 10.2. Las propuestas junto con todos los documentos exigidos y otros que las acompañen, deberán presentarse en un (1) original, una (1) copia impresa y una (1) copia en medio magnético (CD), en sobres separados, cerrados y enunciados (original y duplicados) respectivamente, los cuales deberán identificarse con la leyenda “Solicitud Publica de Ofertas No. 202 de 2014”, con el nombre de EL OFERENTE y su dirección. Los sobres deberán ser entregados en la recepción del edificio de METROTEL S.A. ESP ubicado en la calle 74 número 57-35 (Piso 1) en la ciudad de Barranquilla. Toda correspondencia deberá ser dirigida vía correo, o correo electrónico, a:

METROTEL S.A. ESP Calle 74 No. 57-35 Rebeca Gerdts Miranda Correo Electrónico: [email protected] / [email protected] Barranquilla - Colombia. METROTEL S.A. ESP dirigirá la correspondencia pertinente a los oferentes a través de comunicación o correo electrónico, conforme a la información suministrada por estos. Antes de la presentación de las ofertas, toda modificación al procedimiento de Invitación a Ofertas se comunicará mediante la página Web: http://www.metrotel.com.co. METROTEL S.A. ESP tendrá por no recibida la correspondencia enviada en forma incorrecta, ó que no sea entregada dentro de plazo correspondiente. 10.3. Las propuestas presentadas deberán estar debidamente argolladas, y todos los documentos foliados (numerados) en forma consecutiva. No se podrá cambiar su redacción ni agregar comentarios. Cualquier explicación, alternativa o información adicional deberá exponerse en anexos a la propuesta debidamente referenciados al ítem a que pertenecen.

10.4. Las propuestas deben expresar claramente el nombre y domicilio comercial de EL OFERENTE y deben ser firmadas por EL OFERENTE

10.5. Las enmiendas en los documentos de la propuesta deberán ser ratificadas con la firma de EL OFERENTE.

10.6. Todo documento que contenga firma digital, deberá estar acreditado con el certificado correspondiente emitido por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.7. Todos los documentos otorgados en el exterior, deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 480 de código de comercio, y demás normas vigentes en Colombia.

10.8. El día señalado para el cierre, se abrirán las propuestas y se levantará el acta respectiva en presencia de un delegado de la Auditoría Interna de METROTEL S.A. ESP.

10.9. Las propuestas deberán tener una validez de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de entrega de las mismas a METROTEL S.A. ESP.

10.10. Las propuestas deberán incluir un índice en el que se indiquen los documentos que las componen y el folio donde se encuentran contenidos.

10.11. EL OFERENTE deberá entregar la información en Disco Compacto y en físico junto con la propuesta. EL OFERENTE se compromete a que tanto la información remitida en CD como la presentada en físico son exactamente iguales en ambos medios. De no ocurrir lo anterior, METROTEL S.A. ESP señala que para efectos de la evaluación, se tendrá en cuenta la información remitida en CD.

10.12. EL OFERENTE deberá entregar la totalidad de los anexos que sean requeridos.

10.13. Serán de cargo de EL OFERENTE, todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su oferta.

10.14. No se permitirá el retiro de documentos que componen la oferta durante el proceso de selección, ni después de su finalización. Se entiende que los términos de la oferta son irrevocables, por lo cual EL OFERENTE no podrá retractarse del contenido de su oferta, caso en el cual podrá ser descalificado del proceso de contratación.

10.15. Con la presentación de la oferta, EL OFERENTE manifiesta haber dado cumplimiento a todas las condiciones legales requeridas para presentar oferta y contratar, no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades, y aceptará las responsabilidades que se desprendan del incumplimiento a lo manifestado, con la consecuente indemnización.

10.16. Cuando haya discrepancias entre el original de la oferta y una copia, prevalecerá el original. EL OFERENTE no podrá utilizar en la presentación de la oferta la marca de METROTEL S.A. ESP compuesta por el símbolo y el logotipo de la Compañía.

10.17. Con la presentación de la oferta, EL OFERENTE declara y METROTEL S.A. ESP así lo entiende, que la información contable, financiera y económica que se tiene en cuenta para la evaluación y eventual selección del mismo, corresponde

a información tomada de sus estados financieros o de los libros y demás documentos de contabilidad, por lo cual en los términos de ley se presume auténtica, veraz y confiable. En consecuencia, en el evento de que METROTEL S.A. ESP verifique cualquier desviación respecto de la información suministrada, EL OFERENTE será excluido del proceso de selección y se hará efectiva la Garantía de Seriedad de la oferta; sin menoscabo a las demás acciones a que hubiere lugar.

10.18. EL OFERENTE deberá informarse por sus propios medios sobre la naturaleza, localización, peculiaridades, condiciones generales y particulares del sitio de los trabajos y demás aspectos que de alguna manera puedan afectar la ejecución de los trabajos y sus costos, tales como permisos, impuestos y licencias que deberán obtenerse y pagarse, el cumplimiento de leyes y reglamentos que deban cumplirse.

10.19. La oferta y sus anexos se entienden irrevocables durante su período de vigencia, el cual no podrá ser inferior a cuatro (4) meses desde el momento de su presentación. METROTEL S.A. ESP podrá solicitar su prórroga.

10.20. El valor de la oferta deberá expresarse en pesos colombianos (COP) de acuerdo a lo establecido en el presente documento. 11. REGIMEN JURÍDICO APLICABLE El proceso de selección y el contrato que se llegare a suscribir se regirán por las siguientes normas: Código de Comercio Código Civil Ley 1286 de 2009 Estatuto General de Contratación Decreto 1510 de 2013 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012 Manual de Contratación – Documento No. 6 de la Iniciativa Vive Digital Regional. Las demás normas aplicables para la naturaleza del objeto a contratar. Los conflictos derivados del trámite del proceso, presentación de las ofertas, adjudicación, celebración, ejecución, terminación y liquidación del contrato se rigen por las normas vigentes del derecho Colombiano y serán competencia del juez de lo contencioso administrativo. 12. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El proponente no debe encontrarse incurso en inhabilidades e incompatibilidades para contratar de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política, las leyes y decretos vigentes lo cual deberá afirmar bajo juramento que se entenderá prestado con la firma de la propuesta. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro del presente proceso de contratación se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo. Si sobreviniere inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista éste podrá ceder el contrato previa autorización de METROTEL S.A. ESP, o si ello no es posible, renunciará a su ejecución. 13. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES PARA PARTICIPAR Podrán participar en el presente proceso de selección las personas naturales o jurídicas, individualmente, nacionales o extranjeras, que no estén incursas en prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar señaladas por la constitución y la Ley, con capacidad estatutaria para presentar oferta y para desarrollar la actividad a contratar, que presenten la propuesta de acuerdo con las condiciones sustanciales que se establezcan en el pliego de condiciones y que cumplan con las condiciones señaladas en el mismo. 13.1. Verificación de los Requisitos Habilitantes 13.1.1.

Capacidad Jurídica

El análisis de los documentos solicitados no da derecho a asignación de puntaje, pero conducirá a determinar si el proponente CUMPLE o NO CUMPLE con las condiciones para participar, lo cual HABILITA o RECHAZA las propuestas para su evaluación técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal, verificando su estricto cumplimiento, para el efecto se verificarán los siguientes documentos: Carta de presentación de la propuesta. Carta de información para propuestas conjuntas, si es el caso. Documento de existencia y representación legal Autorización al representante legal en caso de que se requiera según estatutos. Certificado de cumplimiento seguridad social y parafiscales. Registro Único Tributario Verificación de antecedentes disciplinarios y fiscales del proponente. 13.1.2.

Capacidad Financiera

Para verificar la capacidad financiera del oferente se requiere la siguiente información: 13.1.2.1. Certificado de Clasificación de la Cámara de Comercio (Registro Único De Proponentes - RUP)

El Certificado clasificación de la cámara de comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anterior a la fecha fijada para el cierre del presente proceso, este certificado debe ser presentado en ORIGINAL. La capacidad financiera del proponente será determinada con base en los indicadores financieros requeridos por METROTEL S.A. E.S.P., calculados según los datos de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2013. 13.1.2.2. Documentos Financieros Proponente Extranjero Sucursal en Colombia

sin Domicilio o

Los oferentes extranjeros deberán presentar sus estados financieros, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Las personas naturales o jurídicas extranjeras que no tengan domicilio o sucursal en Colombia, deberán presentar sus estados financieros del último período fiscal aplicado en su país, firmados por el representante legal ó Apoderado del Oferente en Colombia y contador público colombiano, consularizados y visados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañados de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda colombiana, a la tasa de cambio reportada el día hábil anterior al cierre (indicando la tasa de conversión). La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal ó Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación que debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta última, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado ó de una Auditoría Externa del país del proponente que el (los) requerimiento (s) efectuado (s) no es (son) aplicable (s). 13.1.2.3. Indicadores Financieros Proponente Nacional y Extranjero Procedimiento para la verificación de los requisitos habilitantes los cuales se denominarán como cumple no cumple; los Índices financieros que se verificarán en el presente proceso de selección son: INDICADOR

INDICE DE LIQUIDEZ

CRITERIO MAYOR O IGUAL A TRES PUNTO (3.0)

CAPITAL DE TRABAJO

MAYOR O IGUAL AL 100% DEL PRESUPUESTO OFICIAL.

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

MENOR O IGUAL AL VEINTE POR CIENTO (20%)

IS = INDICE DE SOLVENCIA (IS), RAZON CIRCULANTE O LIQUIDEZ IS= (AC)/PC IS = Índice de solvencia o liquidez AC = Activo corriente PC = Pasivo corriente PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS El índice de liquidez presentado debe ser mayor o igual a ≥ 3,0 CT = CAPITAL DE TRABAJO CT = AC -PC CT = Capital de trabajo AC = Activo corriente PC = Pasivo corriente El capital de trabajo OFICIAL.

debe ser

MAYOR O IGUAL AL 100% DEL PRESUPUESTO

PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS El capital de trabajo: ACTIVO CORRIENTE – PASIVO CORRIENTE debe ser mayor o igual al 80% del presupuesto oficial. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS Endeudamiento Total = (PASIVO TOTAL)/(ACTIVO TOTAL) x 100 ≤ al 20%. El endeudamiento deberá ser menor o igual ≤ al 20%. 13.1.3.

CAPACIDAD TECNICA MINIMA

La capacidad técnica del proponente será determinada con base en lo requerido en el pliego y en los factores de evaluación. 13.1.4. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) (HABILITA O NO HABILITA)

El proponente deberá acreditar su inscripción vigente y en firme en el Registro Único de Proponentes al momento del cierre del proceso, mediante la presentación del certificado expedido por la Cámara de Comercio con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha prevista para la entrega de propuestas del presente proceso, y deberá cumplir en forma total con la inscripción, calificación y clasificación de las actividades, especialidades y grupos exigidos en el presente pliego: Se realizará la verificación en el RUP conforme a la Clasificación de Colombia Compra Eficiente (UNSPC), de acuerdo con la versión en la que se encuentre registrado así:

El proponente deberá estar clasificado en todas de las categorías abajo descritas: Clasificación de Colombia Compra Eficiente (UNSPC) 43232600

Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones – softwaresoftware específico para la industria – software médico.

En caso de prórroga del plazo del presente proceso, el certificado del Registro Único de Proponentes, tendrá validez con la primera fecha prevista para la entrega de propuestas. No se tendrán en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documento (s) con posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos mínimos para participar y/o requisitos para la comparación de las ofertas. El proponente debe tener en cuenta lo siguiente: El proponente, deberá tener la inscripción vigente y en firme en el Registro Único de Proponentes (RUP) al momento del cierre. El proponente que actualice o haga la renovación del RUP debe tener en cuenta que la información que se modifica o renueva, sólo queda en firme cuando han transcurrido diez (10) días hábiles siguientes a la publicación de la inscripción, renovación y/o actualización o hasta tanto se decida el recurso de reposición interpuesto, según el caso. No obstante, la información contenida en el RUP que ha sido objeto de modificación continuará vigente hasta que el acto de inscripción correspondiente de la nueva información quede en firme. El proponente que se inscribe por primera vez debe tener en cuenta que su información sólo queda en firme cuando han transcurrido diez (10) días hábiles siguientes a la publicación de la inscripción o hasta tanto se decida el recurso de reposición interpuesto, según el caso. Metrotel S.A. E.S.P., no podrá verificar la información contenida en el RUP que no se encuentre en firme al momento del cierre del presente proceso.

Si el proponente no solicita la renovación del Registro Único de Proponentes dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. NOTAS: 1. En el caso de las personas naturales extranjeras con domicilio en el país y las personas jurídicas privadas extranjeras que tengan establecida sucursal en Colombia, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes para poder participar en este proceso de selección, según lo dispuesto en los artículos 4 y 52 del Decreto 1464 de 2010. 2. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, no requieren inscripción en el Registro Único de Proponentes, de conformidad con lo establecido en los artículos 7, numerales 11 y 12 y 53 del Decreto 1464 de 2010. 13.1.5.

EXPERIENCIA MÍNIMA

Para la verificación de este criterio, se contará con dos aspectos: PRIMERO: El proponente deberá acreditar experiencia en la ejecución de contratos de objeto similar a la de presente convocatoria, mediante la presentación de máximo tres (3) certificaciones expedidas por entidades públicas o privadas del orden Nacional, en las cuales se certifique que el proponente contrató, ejecuto y terminó, durante en el periodo comprendido entre el 1ro de enero de 2007 y la fecha de cierre del proceso, las cuales cumplan con las siguientes condiciones: Se debe presentar un máximo de tres (3) certificaciones. En caso de presentar un número superior, solamente se tendrán en cuenta en estricto orden las tres primeras presentadas. Al menos una de las tres certificaciones el proponente deberá demostrar que ha implementado una plataforma Integral de salud, para un municipio, integrando nodos rurales y urbanos. En al menos una de las tres certificaciones, el proponente deberá certificar que ha tenido experiencia en instituciones prestadora de salud acreditada y clasificada en el nivel 1 Estas certificaciones deben tener como mínimo la siguiente información certificada: Número del contrato (si lo tiene), entidad contratante, objeto, valor, fecha de suscripción y/o fecha de inicio, fecha de terminación y concepto sobre el cumplimiento del o los contratos certificados, el cual debe ser igual o superior a BUENO, nombre y cargo de quien firma la certificación. En caso de que la certificación no contenga la totalidad de la información solicitada, se deberá adjuntar copia del contrato y acta de liquidación o recibo a satisfacción del contrato.

Las certificaciones de experiencia aportadas por el proponente, por no ser documentos necesarios para la comparación de las propuestas, serán susceptibles de aclaración cuando así lo considere el comité técnico evaluador. SEGUNDO: el proponente debe demostrar que tiene una permanencia en el mercado superior o igual a 8 años contados con anterioridad a la fecha de inicio de la presente invitación debido a la especialización sobre el tema que debe soportar el oferente. En el caso en que las certificaciones sean expedidas a un consorcio o una unión temporal las certificaciones serán tenidas en cuenta de acuerdo al porcentaje de participación en su ejecución. NOTA: El no cumplimiento de este factor dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO HABILITADA.

13.1.6. CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN TÉCNICA COMO PROVEEDOR (HABILITA O NO HABILITA) La información sobre la capacidad de organización será tomada directamente de lo indicado en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio de conformidad con el Decreto 1510 de 2013.

VERIFICACIÓN DE ORGANIZACIÓN TÉCNICA FACTOR

CONDICION MÍNIMA

N° de personas

Mínimo 15

El proponente singular (persona natural o jurídica), deberán contar en el certificado del RUP expedido por la Cámara de Comercio con una capacidad técnica mínima como PROVEEDOR, que se obtendrán de acuerdo a lo descrito a continuación; en caso contrario, la propuesta será declarada no habilitada. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, para acreditar este requisito, deberán presentar los siguientes documentos: Para verificar la organización técnica de las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia exigida el proponente extranjero debe adjuntar certificación suscrita por él, que se entenderá presentada bajo la gravedad del juramento, donde indique el número del personal profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y operativo vinculados mediante relación contractual para desarrollar actividades referentes estrictamente con la actividad de Proveedor, incluyéndose a sí mismo de ser el caso.

En relación con las personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia para verificar la organización técnica exigida, el proponente extranjero debe adjuntar certificación suscrita por el representante legal o persona autorizada, que se entenderá presentada bajo la gravedad del juramento, donde indique el número del personal profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y operativo vinculados mediante relación contractual para desarrollar actividades referentes estrictamente con la actividad de Proveedor, incluyéndose a sí mismo de ser el caso. Los documentos deberán estar consularizados o apostillados y si se encuentran en idioma distinto al español deberán estar acompañados de traducción oficial al castellano. 14. FACTORES DE EVALUACIÓN METROTEL S.A. ESP, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cierre del proceso, adelantará los estudios jurídico, técnico y económico necesarios para la evaluación de las propuestas, término dentro del cual podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables. La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, financiera y las condiciones de experiencia del oferente, no dará derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada. Se someterán al proceso de evaluación, selección y calificación las propuestas a las cuales se les hayan verificado los requisitos habilitantes. Las propuestas habilitadas y que cumplan con el 100% de las generalidades, especificaciones técnicas, cantidades, y demás aspectos señalados en los estudios previos serán objeto de evaluación. Para efectos de la adjudicación correspondiente las propuestas serán objeto de evaluación y calificación tanto técnica como económica, por lo que se ha determinado la asignación de MIL (1.000) PUNTOS, de acuerdo con los siguientes factores de ponderación: ASPECTOS TÉCNICOS PONDERABLES 1. Evaluación Técnica 2. Evaluación Económica 3. Apoyo a la Industria Nacional PUNTAJE TOTAL

CALIFICACIÓN 600 puntos 300 puntos 100 puntos 1.000 PUNTOS

14.1. Evaluación de la Propuesta Técnica 600 puntos La evaluación técnica sobre los seiscientos (600) puntos será distribuida así: El proponente que cumpla con la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones mínimas requeridas en el Anexo No. 1 (ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS), obtendrá SEISCIENTOS (600) PUNTOS. Al

proponente que no cumpla con la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones mínimas requeridas en el Anexo No. 1, obtendrá CERO (0) PUNTOS. 14.2. Evaluación Económica 300 Puntos Se asignarán TRESCIENTOS (300) PUNTOS a la propuesta calificada técnicamente que oferte el menor precio total, incluido IVA. Las demás propuestas se calificarán en relación a ésta por regla de tres simple. 14.3. Apoyo a la Industria Nacional 100 Puntos Para la calificación de este aspecto se asignará un puntaje máximo de CIEN (100) puntos y se tendrá en cuenta que “Para los efectos de la aplicación del parágrafo 1 del artículo 21 de la Ley 80 de 1993, son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia”, en ese orden de ideas tal hecho que acreditará con el certificado de existencia y representación legal para el caso de las sociedades, y con la copia de la cédula de ciudadanía para las personas naturales.

15. PRESENTACIÓN PROPUESTAS La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones técnicas, financieras y jurídicas y demás documentos solicitados en la convocatoria, que recibió las aclaraciones respectivas por parte de METROTEL S.A. ESP frente a las inquietudes consultadas, que está plenamente enterado del alcance del objeto, que fijará los precios y demás aspectos de su propuesta dentro de los parámetros exigidos en el presente pliego de condiciones. Solamente serán tenidas en cuenta las propuestas que cumpla con los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones. 16. CIERRE DE LA CONVOCATORIA El proceso de selección se cerrará en las Oficinas de METROTEL S.A ESP. Junio 17 de 2014. 16.1. Acta de cierre de la convocatoria y apertura de los sobres. El día y hora señalados como fecha límite para la presentación de las propuestas, se abrirán en acto público el original de cada una de las propuestas. Se levantará un acta con la relación sucinta de las mismas, indicando el valor de las ofertas y su cantidad de folios.

17. RETIRO DE LAS PROPUESTAS

Los proponentes podrán solicitar por escrito a METROTEL S.A. ESP el retiro de sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre de la convocatoria. Éstas serán devueltas al proponente o a la persona autorizada, sin abrir, en el acto de cierre del proceso. Vencida esta oportunidad, el retiro de la oferta dará lugar a que se haga efectiva la garantía de seriedad.

18. REQUISITOS Y DOCUMENTOS DE PARTICIPACIÓN Las propuestas que podrán participar en el proceso de evaluación y selección, serán las que reúnan los requisitos y documentos que se enuncian a continuación. 18.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta debe ser firmada por el representante legal, diligenciarse siguiendo el Anexo No. 2 – Carta de Presentación de la Propuesta con los demás documentos determinados como requisitos de participación. El representante legal para formular la propuesta y para suscribir el respectivo contrato, deberá anexar copia de la autorización del órgano social competente en virtud de la cual se faculta para presentar la propuesta y suscribir el contrato en la cuantía que resultare, siempre que las señaladas en la escritura de constitución sea inferior al presupuesto oficial señalado. 18.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas proponentes deberán acreditar su existencia, representación legal y facultades del representante legal mediante la presentación del certificado expedido por la Cámara de Comercio respectiva, el cual deberá haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso y en el que conste que la sociedad está registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia y que el término de su duración es mayor a la del contrato y un (1) año más. Si el representante legal tiene limitaciones para comprometer o contratar a nombre de la Persona jurídica, se deberá presentar copia del acta de la Junta de Socios o Junta Directiva o, en su defecto, certificado del secretario de la Junta, según el caso. 18.3. ORIGINAL DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Esta deberá constituirse a favor de METROTEL S.A. ESP, podrá consistir en garantía bancaria o en póliza de compañía de seguros debidamente constituida y autorizada para funcionar en Colombia por una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la oferta. La garantía de seriedad estará vigente por un período de noventa (90) días calendarios contados a partir de la fecha límite para la presentación de la propuesta y será prorrogada a solicitud de METROTEL S.A. ESP por el tiempo que estime conveniente. Los costos que se causen por este motivo serán a cargo del proponente. El proponente incluirá, según el caso, los siguientes documentos: a) En caso de garantía de compañía de seguros, original de la póliza y el comprobante del pago de la prima.

b) En caso de garantía bancaria, original de la garantía de la entidad bancaria y recibo de pago de la prima. c) Los perjuicios causados y no cubiertos por la Garantía de Seriedad, ésta se hará efectiva y su valor quedará a favor de METROTEL S.A. ESP. En caso de que el proponente no se sujete, por cualquier motivo a cumplir con las obligaciones establecidas en la convocatoria pública, especialmente las de: a) suscribir el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se notifique la aceptación de la oferta; b) prorrogar la garantía de seriedad de la oferta en caso de que METROTEL S.A. ESP. así lo solicite. d) La garantía deberá estar firmada por el tomador y será devuelta, previa solicitud escrita de los oferentes cuya oferta no sea seleccionada, una vez legalizado el contrato que resulte de la convocatoria. 18.4. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON LO SISTEMAS GENERALES DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES Junto con la presentación de la oferta, el proponente deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral (salud, pensión, ARP), así como los propios del SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar cuando corresponda. El proponente que resultare adjudicatario del proceso, estará obligado a acreditar este requisito para cada pago derivado del contrato. 18.5. VERIFICACIÓN PROPONENTE

DE

ANTECEDENTES

DISCIPLINARIOS

DEL

Junto con la presentación de la oferta, el proponente deberá anexar copia del Certificado de la Procuraduría General de la Nación de antecedentes disciplinarios, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses: Se deberá aportar el de la cédula de ciudadanía del contratista si es persona natural, y si es persona jurídica anónima o por acciones simplificada se deberá anexar tanto del NIT de la sociedad contratista como de la cédula de ciudadanía del representante legal principal. Si es persona jurídica colectiva, limitada, o comandita se deberá aportar el de la cédula de ciudadanía de cada uno de sus socios que consten en el certificado de existencia y representación legal. 18.6. VERIFICACIÓN DE LOS ANTECEDENTES FISCALES Junto con la presentación de la oferta, el proponente deberá anexar copia del Certificado de la Contraloría General de la República de antecedentes fiscales, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses: Se deberá aportar el de la cédula de ciudadanía del contratista si es persona natural, y si es persona jurídica anónima o por acciones simplificada se deberá anexar tanto del NIT de la sociedad contratista como de la cédula de ciudadanía del representante legal principal. Si es persona jurídica colectiva, limitada, o comandita se deberá aportar el de la cédula de ciudadanía de cada uno de sus socios que consten en el certificado de existencia y representación legal.

18.7. VERIFICACIÓN DEL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES Junto con la presentación de la oferta, el proponente deberá anexar el del certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional; el cual debe encontrarse vigente a la fecha del cierre del presente proceso. En caso de ser persona jurídica, además de presentar el certificado del representante legal, se presentará el de los socios de la firma, salvo que se trate de sociedad anónima abierta. 19. INSTRUCCIONES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE VERIFICACIÓN JURÍDICA Si el proponente no anexa los siguientes documentos con la propuesta, METROTEL S.A. ESP fijará un término para que sean presentados, una vez vencidos los términos, si el proponente no los presenta, la oferta será RECHAZADA, lo que la inhabilitará para seguir participando en el proceso: a. Carta de Presentación de la propuesta debidamente suscrita por el proponente o su representante legal. b. Copia del acta de la Junta de Socios o Junta Directiva o en su defecto, certificado del secretario de la Junta, según el caso, en la que conste que el representante legal está facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato en el evento de adjudicación, si es el caso. c. Garantía de Seriedad de la Propuesta. d. Certificación de cumplimiento de obligaciones con los sistemas generales de seguridad social y aportes parafiscales. e. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva. f. Documentos objeto de evaluación jurídica otorgados en el exterior sin el cumplimiento de las ritualidades del artículo 480 del Código de Comercio. Si dichos documentos son objeto de evaluación técnico - económica. g. Copia del certificado de la Procuraduría General de la Nación relacionado con antecedentes disciplinarios. h. Copia del Registro único Tributario RUT 20. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO Y ECONÓMICO Los proponentes deberán presentar con su oferta: a) El Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias a 31 de diciembre de 2013, firmados por el Representante Legal y por el Contador Público bajo cuya responsabilidad se hayan preparado (R. Artículo 37 de la Ley 222 de 1995). b) Copia de la tarjeta profesional del contador público, certificado de vigencia de la misma y certificado actual de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores.

Si existen diferencias entre la información financiera suministrada en el Balance General y en el estado de Pérdidas y Ganancias a 31 de diciembre de 2013, el proponente deberá aclarar, sustentar y soportar las razones de estas diferencias, presentando las correspondientes conciliaciones (Fiscales de Renta y Patrimonio).

21. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS Habrá lugar a rechazo de la propuesta cuando: a. El proponente se encuentre inhabilitado o presente incompatibilidad, de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley. b. La propuesta no se ajuste a la presente convocatoria o el oferente no posea capacidad financiera o técnica para la ejecución del contrato. c. La existencia de varias ofertas presentadas por el mismo proponente con el mismo nombre o con diferentes nombres. d. Se hayan incumplido contratos o asumido conductas lesivas a los intereses de la empresa contratante e. Cuando METROTEL S.A. ESP tache de falsedad cualquiera de los documentos presentados en la oferta. f. Omitir información sobre sanciones impuestas en la ejecución de contratos o impuestas por los organismos de vigilancia. g. Sobrepasar el presupuesto oficial estimado. La decisión correspondiente se comunicará por escrito en la cual se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esta medida. 22. MULTAS O SANCIONES El proponente está en la obligación de informar a METROTEL S.A. ESP si ha sido sancionado en la ejecución de contratos, entendiéndose por sanción entre otros los siguientes conceptos: multa por mora, multa por incumplimiento, la declaratoria de incumplimiento, la efectividad de la cláusula penal pecuniaria. Las sanciones deben estar en firme. Diligenciar Anexo No.3. 23. INFORMES DE EVALUACIÓN Concluida la etapa de evaluación de las propuestas, los informes de evaluación de éstas permanecerán en las Oficinas de METROTEL S.A.ESP y podrán consultarse en el portal de contratación www.metrotel.com.co www.mintic.gov.co, por el término de dos (2) días hábiles contados a partir del vencimiento del término señalado para evaluar. Dentro de este plazo los proponentes podrán presentar las observaciones que estimen pertinentes, sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

En virtud de lo anterior, los proponentes no podrán hacer nuevas observaciones o completar las hechas durante el período concedido, tampoco dará derecho a quienes se abstuvieron de hacerlo para presentar observaciones a los informes de evaluación. 24. FACTORES DE DESEMPATE En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegara a presentar un empate en la puntuación total, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden, aplicado de manera estricta: Se otorgará el primer puesto al oferente que oferte el menor precio, si persiste el empate, se procederá a escoger mediante sorteo de balotas 25. ADJUDICACIÓN La adjudicación se realizará por la totalidad del objeto del proceso de contratación. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del proceso y la suscripción del contrato, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este será revocado. 26. DECLARACIÓN DESIERTA METROTEL S.A. ESP, considera como causales para declarar desierta esta convocatoria, las siguientes: a) Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones. b) Cuando en relación con los criterios de selección objetiva que se fijan en este pliego de condiciones, no exista propuesta con un ofrecimiento favorable para METROTEL S.A. ESP sin que la favorabilidad la constituyan criterios diferentes a los contenidos en este mismo pliego. 28. ELABORACIÓN DEL CONTRATO El contratista deberá firmar el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes hábiles a la notificación de la adjudicación. 29. EFECTOS DE LA NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del plazo de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de adjudicación METROTEL S.A. ESP podrá adjudicar al proponente calificado en segundo lugar. En caso de que el proponente calificado en segundo lugar no suscribiere el contrato se suspenderá el proceso de contratación y se dará inicio a uno nuevo. La no suscripción del contrato constituirá causal suficiente para que METROTEL S.A. ESP adelante las gestiones necesarias para hacer efectiva la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.

30. LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El contratista deberá entregar el contrato a METROTEL S.A. ESP durante los 3 días hábiles siguientes a su firma, el recibo del pago de impuestos a que hubiere lugar y la aprobación de la póliza, con los amparos a que se refiere el contrato. 31. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES De conformidad con la Ley 1150 de 2007 el artículo 4, la tipificación, asignación y estimación de los riesgos previsibles en la contratación, son los siguientes: TIPIFICACIÓN – IDENTIFICACIÓN Riesgo por entrega información errada.

ASIGNACIÓN

ESTIMACI ON

CUANTIFICACIÓ N

de

Se materializa cuando la entidad Contratante entrega, para la ejecución del contrato, Lo asume información errada o entidad desactualizada y el contratista contratante ejecuta actividades propias del objeto contractual y de sus obligaciones con dicha información. Riesgo por uso o información errada. A contrario del anterior, se materializa cuando el contratista en cumplimiento Lo asume de sus obligaciones debe contratista recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato. Riesgo por demora en las aprobaciones previas de productos por parte de Lo asume comités de la entidad entidad contratante. Se materializa cuando para la producción de un servicio,

El costo de la las actividades y gastos realizados

20%

No se reconocerá costo alguno al contratista por la el entrega de productos con fundamento en información errada

20%

la Daño emergente

20%

diseño o concepto se requiere de aprobación previa de una dependencia o comité de la entidad y este no se da en el plazo acordado. Riesgos errados.

por

conceptos

Se materializa cuando el producto del contrato, el concepto, no es acorde con lo requerido por la entidad contratante y depende si las Lo asume obligaciones son de medio o contratista resultado pues sólo opera cuando la obligación es de resultado que en su mayoría son los que se pueden validar aplicando la ciencia natural. Cada caso se debe analizar en particular.

No se reconocerá costo alguno al contratista por la el entrega de productos con fundamento en información errada.

Riesgos por la estimación de Este riesgo lo debe asumir el precios o costos. contratista Nota: Se presenta o quien propuso materializa cuando el o acepto los contratista reclama que los precios en el costos ofrecidos son bajos a proceso los del mercado. objetivo de Diferente es el hecho de selección. príncipe o la teoría de la Si en la imprevisión. contratación los pliegos exigían valorar en la propuesta las alzas de salario, impuestos directos o indirectos, el riego lo asume el contratista. Riesgo por adicionales.

servicios A cargo de la entidad:

No se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada.

20%

20%

20%

Nota: Se materializa cuando se requieren servicios complementarios o adicionales a las contratadas necesarios para que el objeto de la consultoría o servicios satisfaga completamente la necesidad de contratación.

Si son necesarias y en beneficio del interés general la asumirá la entidad previa al cumplimiento de los requisitos legales contractuales; esto es, disponibilidad previa y documento adicional registrado y la ampliación de las garantías.

El valor correspondie nte a los servicios adicionales

A cargo del contratista: Si realiza los servicios sin las autorizaciones legales y disponibilidade s mencionadas lo asume el contratista. Riesgo por no expedición del Lo asume seguro o de la ampliación de contratista garantías

el No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas

20%

a. RIESGOS GENERALES A TODOS LOS CONTRATOS Conocimiento del contratista sobre las condiciones para la ejecución del contrato: Se entiende por las partes que el contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones, y ha analizado las condiciones técnicas, sociales, de orden público, geográfico, climatológicas, ambientales y las demás circunstancias relevantes bajo las cuales se adelantará la ejecución del contrato. En consecuencia, se considera conocedor de todos los elementos necesarios para tomar la decisión de asumir totalmente, a su riesgo, las obligaciones derivadas del contrato, tal como efectivamente lo hace con la suscripción del mismo. Todos los riesgos que se hagan efectivos por culpa o dolo del contratista serán de su cargo y no podrán en ningún evento compensarse o reconocerse. Si afectan alguna de las obligaciones contractuales o el objeto de del contrato se procederá a exigir el siniestro garantizado en la respectiva garantía única. 32. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS De acuerdo con la tipificación del numeral 15 y el objeto del presente contrato, el contratista deberá constituir a favor de METROTEL S.A. ESP, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes suscripción del contrato, la garantía única que consistirá en una póliza expedida por un Banco o por una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia. Los riesgos a amparar son: SEGURO DE CUMPLIMIENTO: SEGUROS Y/O GARANTIAS REQUERIDAS: EL PROPONENTE se obliga a presentar las garantías que se detallan a continuación, las cuales podrán otorgarse mediante Garantías Bancarias expedidas por un Banco legalmente autorizado para tal fin, o pólizas de seguros; si EL PROPONENTE opta por esta última opción, éstas deberán reunir las condiciones exigidas y previamente aprobadas por METROTEL S.A. ESP. en cuanto al emisor, clausulados, condiciones generales, particulares, objeto, valor asegurado, alcance, vigencias, coberturas, y exclusiones de los distintos amparos. Las condiciones de las pólizas de seguros anteriormente mencionadas, se encuentran reunidas en la Póliza Matriz para Grandes Beneficiarios de METROTEL S.A. ESP., la cual ha sido tomada y negociada por METROTEL S.A. ESP.con el respaldo de Aseguradoras de primera línea, que gozan de buena solvencia financiera. EL PROPONENTE podrá asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, mediante la consecución de los certificados de seguros aplicables a la "Póliza Matriz para Grandes Beneficiarios de METROTEL S.A. ESP, en el caso de que tales seguros consistan en Pólizas de Cumplimiento y Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual. Los certificados de seguros deberán constar de los siguientes amparos descritos a continuación:

DE CUMPLIMIENTO: Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por un término igual a la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un monto equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la duración del contrato y tres (3) años más. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Por un monto equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por un término igual a la duración del contrato y un (1) años más. EL PROPONENTE deberá presentar la póliza en la Secretaría General de METROTEL para su correspondiente aprobación, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato acompañados del original del recibo donde conste el pago de la(s) prima(s) correspondientes. Si EL PROPONENTE se negare a constituir los seguros o sus prórrogas, METROTEL S.A. ESP. dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho la misma deba reconocer o pagar indemnización alguna, quedando a salvo las acciones judiciales que deba emprender METROTEL S.A. ESP. para obtener el resarcimiento de los perjuicios que esta renuencia le acarree. Cuando haya lugar a una adición al valor y/o ampliación justificada del plazo contractual, este seguro debe ser ampliado por el mismo lapso, en las mismas condiciones anteriores; correrá a cargo de EL PROPONENTE el pago correspondiente a la prima causada por esta razón. EL PROPONENTE será responsable de los valores insolutos en las indemnizaciones, por eventos, bienes, franquicias, deducibles o montos de la pérdida no cubiertos por las pólizas contratadas en favor de METROTEL S.A. ESP., y en tal sentido, ésta podrá descontar dichos montos de los valores que adeude a EL PROPONENTE, cuando el mismo no proceda a satisfacer su pago directamente o al primer requerimiento que le sea dirigido para tal fin. Con la firma del presente contrato se entiende que EL PROPONENTE autoriza dichos descuentos. 33. PAGO DE DERECHOS Todos los gastos que implique la presentación de la propuesta serán por cuenta del proponente, así mismo serán por cuenta del proponente favorecido, los gastos necesarios para la legalización y ejecución del contrato, y los que en la vigencia de éste se requieran para dar cumplimiento a las disposiciones legales y a lo pactado en el contrato. 34.

IMPUESTOS

Serán por cuenta del contratista y se consideran incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se originen en el desarrollo del contrato, sean estos de carácter nacional, Departamental, Distrital ó Municipal.

Las obligaciones asumidas en este sentido son las vigentes a la fecha de presentación de ofertas, en consecuencia, si con posterioridad a esta fecha y durante los trámites de firma y ejecución del contrato los impuestos, IVA y otros incluidos en la oferta aumentan, o se crean nuevos impuestos, el contratista asumirá la diferencia y si disminuyen o se eliminan, se pagará sobre lo efectivamente causado. 35. RETENCIÓN EN LA FUENTE METROTEL S.A. ESP descontará al contratista el valor que la ley determine por concepto de retención en la fuente a las tarifas vigentes, salvo que sea auto retenedor, caso en el cual deberá acreditarlo. 36. FORMA DE PAGO Las obligaciones que resulten de la suscripción del contrato derivado de la selección serán pagadas por METROTEL S.A. ESP con recursos del proyecto MONTERIA Vive Digital. El valor del contrato será cancelado por METROTEL S.A. ESP mediante pagos realizados en la cuenta indicada por él así: a. Un primer pago del 40% previa presentación de un cronograma de trabajo detallado donde se establezca la entrega de los módulos y la programación de las capacitaciones, fecha de inicio, fecha de terminación y meta propuesta en cada uno de ellos. b. Un segundo pago equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, el cual será cancelado contra la legalización del primer desembolso previa presentación de la factura respectiva con el cumplimiento de los requisitos de Ley y la entrega de un informe de avance en el que se verifique la el recibo a satisfacción del entregable 2 del proyecto incluyendo los soportes y recibido a satisfacción mediante acta parcial de entrega suscrita por el Supervisor del Contrato y el Contratista. c. Un tercer pago equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, el cual será cancelado contra la legalización del segundo desembolso previa presentación de la factura respectiva con el cumplimiento de los requisitos de Ley y la entrega de un informe de avance en el que se verifique la el recibo a satisfacción del entregable 3 del proyecto incluyendo los soportes y recibido a satisfacción mediante acta parcial de entrega suscrita por el Supervisor del Contrato y el Contratista. d. Un cuarto y último pago equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato al contra la legalización del tercer desembolso, previa presentación de la factura respectiva con el cumplimiento de los requisitos de Ley y presentación del informe final con las actas de recibo a satisfacción de todos los bienes y servicios del proyecto incluyendo con los soportes de capacitación y certificación de ciudadanos beneficiados, elaborado por el contratista y recibido a satisfacción mediante acta parcial de entrega suscrita por el Supervisor del Contrato y el Contratista

37. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA a. OBLIGACIONES GENERALES Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, observando en todo momento, el régimen de contratación; acatando la Constitución, la ley y demás normas pertinentes; Cumplir lo previsto en los Documentos y Manuales derivados de la Convocatoria N° 601 de 2012 formulado por COLCIENCIAS en alianza con el Ministerio de Tecnologías y de las Comunicaciones, los cuales hacen parte integral para la adquisición de los bienes y servicios derivados de la propuesta MONTERIA Vive Digital Regional; Presentar los informes que se le soliciten y en la periodicidad que se establezca, con sus respectivos soportes; Mantener fijos los precios de su propuesta durante la ejecución y hasta la liquidación del contrato, así como la organización técnica con altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones y las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y en la propuesta; Disponer para la ejecución del contrato, del personal calificado y debidamente capacitado, de conformidad con lo indicado en su propuesta y en el pliego de condiciones; Velar por el cumplimiento y la calidad de los servicios contratados y responder por ellos de conformidad con el artículo 5º numeral 4º de la Ley 80 de 1993, independientemente de las garantías ofrecidas; Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras y comerciales presentadas en su propuesta, en atención a lo requerido en el pliego de condiciones; Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata la situación al supervisor del contrato; Acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato le imparta METROTEL S.A.ESP, a través de las personas que ejerzan el control de ejecución; Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de Autoridad competente; Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en el contrato, el estudio previo, pliego de condiciones, su propuesta y por ningún motivo abandonar el servicio contratado; No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a METROTEL, a través de la persona responsable del control de ejecución acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes, para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios; Pagar por su cuenta los salarios, subsidios, prestaciones sociales, afiliación y pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad

Social –EPS, Pensión y ARP- y de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación-, y Subsidio Familiar, a que hubiere lugar, de todo sus empleados, en especial del personal destinado para el cumplimiento del objeto del presente contrato, de acuerdo con las disposiciones del Régimen Laboral Colombiano, debiendo presentar en su oportunidad, la respectiva certificación de cumplimiento, expedida por el Revisor Fiscal o su representante legal, según el caso, de acuerdo con lo ordenado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas concordantes. Además deberá acreditar para cada uno de los desembolsos, que se encuentra al día en el pago de los citados aportes; Responder por el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias que se deriven del contrato, en los términos de Ley; Responder de manera autónoma por la contratación, organización, orientación técnica y control del personal a su cargo, comprometiéndose a cumplir con las normas de seguridad industrial en la ejecución de las labores de adecuación de las diferentes zonas en que se implementará la solución Integral. METROTEL no adquiere ninguna relación civil o laboral con los trabajadores del contratista; Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables; Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato; Colaborar con las partes involucradas en el Convenio 199-772, para que el objeto contratado se cumpla y garantizar que los servicios contratados sean de la mejor calidad Las demás que establezca la Ley. b. ESPECIFICACIONES TECNICAS El proponente debe garantizar la entrega de los siguientes bienes y servicios (Anexo No. 1 Especificaciones Técnicas de los Bienes y Servicios) Entregable

Descripción

Unidad de Medida

1

Entrega del licenciamiento corporativo de la solución

Certificado

1

Implementación módulos asistenciales

Plataforma

1

Implementación módulos administrativos

Plataforma

1

Capacitación

Contenidos

400

2 3 4

Cantidad de Bs y Ss

OTRAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: El Proponente deberá cumplir con los parámetros de los procesos de formación y/o sensibilización en el uso y apropiación de las TIC en los niveles de

alfabetización digital y/o de formación básica en TIC indicados en el numeral 7.2.1.3 del instructivo para la presentación de propuestas documento 1, publicado por MINTIC. Suministrar el personal idóneo, recursos didácticos, técnicos, tecnológicos de información, contenidos y comunicaciones, necesarios para la adecuada ejecución del proceso de formación. Para el desarrollo de las capacitaciones, deberá tener en cuenta el material publicado por MINTIC a través de su portal WEB. Garantizar los espacios físicos, conectividad, hardware, software y demás implementos necesarios para el desarrollo de las capacitaciones. Para el efecto deberá reportar a METROTEL dirección, teléfonos de contacto, número de equipos, servicio de internet (proveedor y tipo de servicio), mobiliario (cantidad de puestos de trabajo). Deberá respetar la imagen institucional, gráfica y de marca del Programa “Ciudadanía Digital” que lidera el Ministerio TIC, y tener el visto bueno de la Dirección de Apropiación de TIC del Ministerio TIC Deberá anexar a la propuesta las hojas de vida de las personas que actuarán como capacitadores o formadores. Definir un plan de trabajo donde se establezca la programación de las capacitaciones, el nombre del curso, el lugar, fecha de inicio, fecha de terminación y meta propuesta en cada uno de ellos. Asegurar que la capacitación correspondiente a los módulos implementados. Realizar informes periódicos acerca del cumplimiento del plan de trabajo, según requiera METROTEL S.A. ESP y el gerente del proyecto. (el proponente deberá suministrar un usuario, con permisos dentro de la plataforma virtual para que se pueda hacer seguimiento de los avances del proyecto, matriculas, cursos, agendas) Presentar todas las evidencias fotográficas, documentales y el informe ejecutivo de los logros del proyecto. Reportar los indicadores de seguimiento y control. Nota: En cumplimiento de lo establecido por el numeral 4.5., literal h), del Manual de Contratación – Documento No. 6 de la Iniciativa Vive Digital Regional publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, se informa a los oferentes que la propiedad de los bienes muebles, inmuebles, tangibles e intangibles que se adquieran en desarrollo del contrato quedarán en cabeza del Ente Territorial “Municipio de MONTERIA”, tal como lo establecen los Convenios Especiales de Cooperación y los Manuales de la Iniciativa. 38. SUPERVISIÓN Con el fin prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación Documento No. 6 de la Iniciativa Vive Digital Regional publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, METROTEL S.A. E.S.P. vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por METROTEL S.A. E.S.P.

ANEXO No. 1 ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS

CUMPLE Entregable

Cantid ad

Especificaciones Mínimas

ENTREGABLE 1 Licenciamiento corporativo de la solución.

1

Entrega de la licencia corporativa N Usuarios N sedes, que cubre la operación actual y futura de la Empresa Social del Estado CAMU El Amparo

DESCRIPCION REQUERIMIENTO ENTREGABLE 2 Implementación de Módulos asistenciales

REQUERIMIENTOS 1

OBSERVACIONES

PARAMETRIZACIÓN

.

Gestionar Prestadores

Gestionar datos básicos de prestadores de servicios de salud

Gestionar Convenios

Gestionar datos básicos de convenios a los que les prestamos servicios de salud con información requerida para la posterior facturación: Nit, Razon social, etc.

SI

NO

Gestión de tarifas por servicios que pueden ser asociadas luego a los diferentes convenios o prestadores para poder liquidar adecuadamente la cantidad de servicios solicitados. Es clave que el sistema permita mantener histórico de tarifas y tener la posibilidad de activarlos para ciertos re cálculos especiales. Gestionar Tarifarios El sistema debe permitir la concurrencia de tarifarios iss 2001, SOAT, institucional por códigos, descripciones y homologaciones. Esto dado la forma como están los contratos con los clientes y prestadores (un mismo contrato de cliente maneja tarifas iss, soat e institucional. Los prestadores en su mayoría se pagan con tarifa iss 2001 y unos pocos por soat en algunos servicios ejgastros). Gestionar Sedes de Gestionar las diferentes sedes o sitios de atención en los que se pueden Atención prestar servicios. Gestionar los diferentes portafolios a ofertar a los convenios permitiendo manejo de vigencias e históricos. Gestionar Portafolio Procedimientos (Servicios) Permitir cargar servicios diferentes según contratación de cada cliente, así como poder cargar servicios únicamente para formulación médica.

Gestionar Tablas Básicas

Como su nombre lo indica son las que conforman la base del sistema, y/o que son necesarias para el funcionamiento del aplicativo, generación de reportes, la generación de los archivos planos como los RIPS o los que pide la Contaduría General de la Nación, y que deben ser entregados por las IPS entre otros.

Permitir agrupar Manejo de agrupadores de servicios para hacer más fácil la búsqueda de procedimiento o servicios los mismos por parte del personal asistencial. por especialidades.

Gestionar Unidades funcionales y centros de Permitir la gestión de centros de costos y unidades funcionales costos Gestionar Paquete servicios e insumos

de Permitir el manejo de servicios por paquetes de cirugías con asociación de los respectivos insumos

Gestión Tipos de pagos Gestión de los diferentes tipos cobro al usuario según la naturaleza del (copagos, cuotas convenio. (Copagos y Moderadoras, Franquicias, excedentes o valores moderadoras, franquicias, particulares). otros) Gestionar Gestionar Gestionar Gestionar Usuario

Gestión de los diferentes medios de pago para el efectivo con su Formas de pago correspondiente parametrización de cuentas contables para una posible interfaz con el sistema contable. Gestionar datos básicos de los diferentes usuarios del sistema de Usuarios información. Gestión de los datos principales de los diagnósticos CIE vigentes Diagnósticos (actualmente CIE-10) Perfiles De Gestión de perfiles de usuario (grupos, usuario individual, seguridad de acceso hasta nivel de botones dentro de una opción).

Control de impresiones y copias de todos los documentos que se Control de impresiones y copias de todos los documentos que se generen generen en el sistema en el sistema (quien, cuando y cuantas veces) (quien, cuando y cuantas veces)

Manejo de guías de atención de modo que se puedan visualizar al Manejo de guías de atención de modo que se puedan visualizar al momento de diligenciar las momento de diligenciar las historias clínicas y según los criterios definidos historias clínicas y según criterios definidos Permitir consultar el registro de todas las transacciones realizadas, donde Registro de auditoría (log) se especifique Nombre de usuario, dirección IP, acción realizada, fecha y de todas las transacciones hora de la transacción. Autenticación LDAP

Permitir la autenticación LDAP para validar el usuario.

Compatibilidad con correo Permitir recibir y/o enviar correos electrónicos con los clientes y empresas electrónico como procesos automatizados Permitir visualizar en línea el manual de usuario del sistema en español de Manual de usuario en línea modo que sea de fácil acceso y visualización dependiendo de la ubicación en español dentro del sistema al momento de invocar la opción. Contar con un sistema de alertas para las ordenes de medicamentos NO Manejo de mensajes de POS, medicamentos ya generados en otras atenciones en un periodo dado, alerta alerta de riesgos en manejo de medicamentos, alertas sobre el aseguramiento del paciente, alertas con guías de tratamiento. Incluir en el sistema la forma de anexar Contar con la posibilidad de que a la historia clínica del paciente se le documentos, imágenes que puedan anexar todos los apoyos diagnósticos posibles como radiografías, sirvan de apoyo a la electrocardiogramas, ecografía, video de resonancias o tomografías, etc. historia clínica

CONVENIOS Permitir la gestión de una ficha parametrizable de contrato que se hace Gestionar Ficha como resumen del contrato pactado para que sea de consulta rápida por las Técnica del Contrato personas con permisos. Manejo de contratos Permitir el manejo de estos tipos de contrato con los convenios así por capitación y como la posibilidad de tener ambas modalidades en el mismo contrato y evento en diferentes niveles de atención ambulatorio y hospitalario. Manejo de varios Permitir la asignación de varios manuales tarifarios en la misma regla de manuales tarifarios en negocio ya sea por grupo de servicios o hasta por cada servicio si es del un mismo contrato caso. Contar con una opción para gestionar homologaciones de tarifarios existentes Homologación de en el mercado. manuales tarifarios De ser posible contar con una parametrización básica incluida con el software Opciones que permitan la asignación de copagos y moderadoras, franquicias si Gestión de copagos, se trata de planes complementarios, excedentes si se trata de pagos adicionales moderadoras, que debe hacer el usuario. franquicias según lo Contar con la opción de cargar el pago que debe hacer el usuario a otro cliente pactado en el contrato (caso especial de confamiliares que cuenta con la opción de crédito empresa) Permitir el control de El sistema debe permitir realizar controles y seguimiento a consultador número de citas por frecuente paciente – convenio Permitir el control de El sistema debe permitir realizar control sobre el número de ordenes generadas ordenes de prestación por cliente y por paciente en un mismo evento o permitir el control por periodos de servicios por de tiempo. paciente convenio

Permitir el control de El sistema debe permitir realizar control sobre el número de medicamentos, cantidad de servicios y ayudas diagnosticas por cliente y por paciente en un mismo evento o medicamentos por permitir el control por periodos de tiempo. paciente convenio El sistema debe permitir la generación de cotizaciones específicas de un servicio(s) incluido(s) en el portafolio ofertado por salud. Cotizaciones de Este debe incluir datos básicos del paciente, descripción del servicio, valor y servicios tiempo de caducidad y si aplica, el número de sesiones estimadas para su culminación. Manejo de grupos quirúrgicos o UVR según sean los tarifarios que apliquen.

El sistema debe permitir la liquidación de órdenes de procedimientos por cualquiera de estos dos métodos según se tenga convenido. Lo ideal es que que se pueda hacer seleccionando simplemente el servicio, y que permita hacer el calculo en un mismo contrato que tenga por ejemplo las consultas negociadas a SOAT, otros servicios a iss 2001+ x% y otros a tarifa propia.

Manejo de diferentes El sistema debe permitir agrupar servicios que permitan un manejo de planes de atención diferentes reglas de negocio para un mismo cliente al mismo tiempo (cada una dentro del mismo es un plan) contrato o convenio Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico de modo que pueda controlar por valor del convenio o por valor del costo (prestador)

El sistema debe permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico de modo que pueda controlar por valor del convenio o por valor del costo (prestador) o por vigencia del convenio. Que genere alertas cuando el presupuesto se esté agotando, según un parámetro dado (pe: que cuando vaya el 80% del contrato, cuando se haya cumplido el 70% del tiempo)

AGENDAS MEDICAS Novedades de agendas Controlar turnos y jornadas de los profesionales

Permitir las novedades de agendas tales como vacaciones, días feriados y permisos de los profesionales médicos. Gestión de turnos adicionales a las citas como por ejemplo lo que son asignaciones en horario por turnos de urgencias y hospitalización.

Permitir la parametrización de tiempos fijos de consultas para los casos de Parametrizar duración consulta externa. de consulta. En los casos de procedimientos, permitir duraciones variables que según estimados de los procedimientos. Administrar y controlar listas de espera Permitir que las personas puedan quedar en lista de espera para la asignación cuando se habilite la de citas con mucha demanda y en donde el recurso se queda corto. capacidad. Permitir el bloqueo de citas por profesional, por sitio de atención, por Bloquear de agendas consultorio, etc. Controlar cancelación Ejercer control de las asignaciones, modificaciones y cancelaciones de citas así de citas e inasistencia como también de las inasistencias según parámetros que se puedan definir. Controlar disponibilidad consultorios

de Permitir la consulta y control de la ocupación de consultorios de la planta física.

Permitir la reasignación de citas ya sea cambiando el médico, la fecha, la hora, el sitio de atención, etc. Asignación de citas a una misma hora para varios pacientes como ocurre en Asignar citas grupales algunos programas de fomento de la salud. Programación de citas Programación de espacios como estudios o tratamientos que requieran varias seriadas citas Reasignación de citas

Modificación de agendas

Permitir cambios masivos de médico, copiar agendas de un periodo a otro, cambiar sitios de atención, permitir cargar citas por profesional, sede, hora, duración, consultorios o salas en el caso de procedimientos, etc. masiva Permitir manejar topes de citas por convenio. y por profesional. Permitir cargar masiva y de forma programada las agendas. Permitir asignación de citas a través de portal web. Permitir asignación de citas por vía call center o con integración con audiorespuesta.

CONSULTA EXTERNA

Gestión de historia clínica

Manejo de antecedentes de los pacientes Registro y consulta de signos vitales Formulación de medicamentos Solicitud de Apoyos diagnósticos(Laboratorio e imagenología) Referencia y contra referencia Gestión de procedimientos ambulatorios Registro e impresión de incapacidades, más una opción para el tema de las prórrogas Graficar variables de control de los pacientes en un rango de tiempo. Ej.: Curvas de crecimiento, IMC, Peso por estatura, Perímetro cefálico, entre otras. Generación de ordenes Manejo de formatos de consentimiento Informado por especialidad y servicio. Consulta de resultados de imagenología. Manejo de guías de atención de modo que se puedan visualizar al momento de diligenciar las historias clínicas y según los criterios definidos Registro e impresión de notas de evolución y tratamiento Opción para cargar, eliminar y visualizar archivos anexos a la historia, tales como pdf con electrocardiogramas, imágenes diagnósticas, videos de ecografías, TAC, etc.

Registro de la asistencia y/o inasistencia del paciente. Parametrización de campos que componen cada plantilla indicando si son obligatorios, con valor para seleccionar, con valor por default, capacidad para datos numéricos, fecha, etc. Estos campos deben poder ser marcables para tenerlos en cuenta en indicadores o posibles estadísticas. Permitir marcación de campos que harán parte de la epicrisis. CONTACTO Gestión contactos con los usuarios (registro de cualquier contacto Registro de cualquier tipo de contacto con pacientes, acudientes, aseguradoras, con pacientes, familiares, etc. El contacto puede ser telefónico, email etc. Se trata de tener una acudientes, bitácora del momento en el que se hizo el contacto. aseguradoras, familiares, etc.)

REPORTES Gestión de estadística Contar con reportes del estado de la base de datos y sus tablas básicas para básica de las tablas saber cuándo se está llegando a los limites en almacenamiento del sistema Permitir manejo indicadores

de Manejo de indicadores según circular única, tazas de mortalidad, giro cama, reingreso, infecciones intra hospitalarias entre otros.

Informes para entes Resolución 4505, supersubsidios y otras normas vigentes de control Informes financieros

Informes por sitios, centros de costos, unidades funcionales, agrupadores por grupos de servicios, etc., con sus respectivos valores a clientes, proveedores y usuarios.

Herramienta para Que el sistema tenga la funcionalidad para diseñar reportes para integración con Importación / otras plataformas y permitir exportarlos. También que permita importar datos Exportación de datos de otras fuentes al sistema. VENTA DE SERVICIOS Validación de derechos o plan de beneficios de los usuarios Asignación, legalización, cancelación y cambio de citas

Permitir algún tipo de integración con validadores de derechos externos que se encuentran en internet (uso de web Services) y que muchos de nuestros clientes exigen que se utilicen. Permitir la asignación, legalización, cancelación y cambio de citas, así como las respectivas consultas por cada uno de los estados de las mismas.

Recaudo de pagos, cuotas moderadoras, copagos, anticipos, excedentes por cada uno de los diferentes medios de pago. Incluye cierres de caja por cada una de las personas que recauda y un cierre de Recaudo de pagos, caja general. cuotas moderadoras, Manejo de anticipos. copagos, anticipos, Manejo de retiros parciales de efectivo de las cajas. excedentes Manejo de Arqueos Manejo de reembolsos. Generación de los diferentes reportes a que dan lugar cada una de las transacciones descritas.

Permite la gestión de datos básicos de los pacientes. (Nombres, apellidos, documento, tipo, fecha de nacimiento, grupo sanguíneo y rh, genero, dirección, Creación y teléfono entre otros). modificación de usuarios (Escolaridad, Permite la asignación de un grupo familiar al que pertenece el paciente Ocupación, Datos identificando quien es el cotizante. personales, entre otros) Permite la asignación de convenios a los que aplique el paciente para poder asignarle servicios.

FACTURACIÓN A CRÉDITO Modulo que permita: - Elaboración de Prefacturas - Elaboración de Facturas - Elaboración de notas débito - Elaboración de notas crédito - Listados de apoyo (detallados de prefactura o factura) - Anulación de Prefactura, factura, nota débito, nota crédito

Factura con cumplimiento y Gestión de devoluciones: Que permita hacer el registro integral de devoluciones requisitos legales de las facturas motivos según la norma, fecha de devolución, fecha de refacturación, cliente al que se le hace la refacturación o marcación de servicio no se vuelve a facturar, permitiendo registrar las causas. Debe permitir obtener el dato de producción de la ips por día, por rango de fecha, por facturador, por profesional. Y también cuáles de estos servicios han sido facturados y cuales están pendientes de facturar.

Armado de cuenta

Auditoria de Cuenta

Gestión de Glosas

Agrupación de la cuenta por: Convenio, Fechas, Tipo de Servicio Lista de chequeo con el listado de requisitos parametrizados en la ficha del convenio para verificar que todos se cumplan. Que permita marcar el estado en el que se encuentra la cuenta de cada paciente: censo, armado de cuenta, auditoria concurrente, auditoria interna, elaboración de factura, radicación del cliente, devuelta, con o sin glosa, etc. Opción que permita la validación de cada cuenta y los servicios prestados. Esta opción debe permitir marcar las inconsistencias presentadas para su posterior corrección y posterior cobro. Manejo de: - Conceptos de Glosa - Registro de Glosa - Radicación de Glosa - Respuestas de glosa - Seguimiento a Glosa - Certificación de pagos - Módulo para conciliación de glosas. Que permita hacer registro integral de glosas por servicio, por código cups, por paciente, por cliente en los diferentes momentos de la cadena que así lo requiera: Registro de autoglosas, glosas de auditoria concurrente, glosas de auditoria técnica, glosas del cliente, aceptación de glosas, etc. Que permita identificar glosas por cada tipo de conceptos por cliente, por factura, por paciente, por servicios, por código siss, cups o soat o internos. Que permita cargar archivos de glosas reportadas por el cliente en cierto formato. Que el campo de conceptos de glosa sea parametrizable según la clasificación de la norma.

Permitir la generación de los archivos RIPS de las facturas que se generen, ya sea por factura o grupo de ellas. Generación de RIPS

Que permita agrupar los RIPS para envio a secretarias y entes de control para las atenciones en un periodo dado. Permitir la gestión de anexos a la factura como archivos xls y pdf según requerimientos del cliente (debe permitir parametrizar los requerimientos según lo definido por el cliente)

APOYOS DIAGNÓSTICOS (IMAGENOLOGÍA LABORATORIO) Ordenes médicas

Permitir la elaboración de ordenes médicas para apoyos diagnósticos como imagenología, laboratorio, patología, optometría, etc.

Atención de órdenes Permitir el registro del resultado, concepto o evolución de los diferentes apoyos de servicio diagnósticos solicitados Opción para cargar, eliminar y visualizar archivos anexos a la historia, tales Almacenamiento de como pdf con electrocardiogramas, imágenes diagnósticas, videos de imágenes diagnósticas ecografías, TAC, etc. Interfaces con Permitir Interfaces con diferentes equipos. (Laboratorio, Equipos de RX, etc.) diferentes equipos ODONTOLOGÍA Gestión de historia clínica odontológica

Gestión de la Historia clínica odontológica Manejo de planes de tratamiento Manejo de odontograma Manejo de periodontograma Registro de evolución de tratamientos

Formas de pago

Registro e impresión de incapacidades Solicitud de Ordenes de servicio Formulación de órdenes de medicamentos Solicitud apoyos diagnósticos(Laboratorio, imagenología y patología) Manejo de formatos de consentimiento Informado por especialidad. Generación de presupuesto odontológico por cliente y/o paciente Manejo de anticipos y pagos parciales

URGENCIAS Manejo de triage Gestión de admisión de pacientes Gestión de historia clínica

Estación de enfermería

Permitir la parametrización del contenido del triage, su diagnóstico y su clasificación. Así como también permitir la gestión de la información que se hace en cada triage a un paciente. Gestión de admisión de pacientes Manejo de anticipos o abonos Ver Gestión de Historia Clínica Consulta Externa Generación automática de Epicriris Gestión de plan de tratamiento Permitir consulta de ingreso y egreso de pacientes a piso - Admisiones Administrar y controlar planes diarios de cuidados por paciente y procedimientos específicos (vacunación, transfusiones, diálisis, quimioterapias, notas de la enfermera, notas de recuperación, etc.) Administrar y controlar turnos de enfermería Permitir la gestión electrónica de la hoja de tratamiento incluido el registro de suministro de medicamentos por dosis y tiempos Permitir entrega de turno en el sistema: suministra al personal de enfermería una relación con el resumen de las actividades por cada paciente / usuario del servicio, mostrando ordenes de pacientes / usuarios del servicio pendientes de ejecutar y medicamentos e insumos con su existencia en el momento de entrega

HOSPITALIZACIÓN

Historia Clínica Camas Paciente Fallecido

Ver Gestión de admisiones de pacientes en Urgencias Alta administrativa del paciente, con sus registros e integración al sistema, para bloquear cargos posteriores a la alta médica, generación de constancias y certificados de hospitalización. Liquidación de prestaciones y facturación Ver gestión de historia clínica en urgencias Asignación de camas (incluir traslados entre las diferentes áreas de la clínica). Manejar los diferentes registros de paciente fallecido

Hojas de monitoreo

Controlar hojas de monitoreo respiratorio y hemodinámico

Admisiones

Censo de camas: - Ocupación : Por cama, Por área, Por aseguradora Censo y Manejo de - Estado de cama: Ocupada, Reservada, Disponible, En Limpieza, En Camas Mantenimiento - Manejo de traslados de cama Check In / CheckOut Estación enfermería Integración ALIMENTACIÓN INTRAHOSPITALARIA Minuta alimentación

de

Manejo de check in y checkout de habitaciones Ver Estación de enfermería en Urgencias Integración con sistemas de farmacia e inventarios de suministros

de Permitir el manejo de minutas de alimentación de los pacientes hospitalizados según indicación médica.

CIRUGÍA El sistema deberá permitir configurar los diferentes tipos de cirugías que se pueden realizar en la institución. Ej.: Programada, Urgente, Reintervención El sistema deberá permitir registrar los diferentes ítems dentro de todas las Listas de Chequeo posibles listas de chequeo que podrán visualizarse en el sistema El sistema deberá permitir configurar los equipos especiales que podrán estar Configurar equipos asociados a una sala de cirugía. especiales Ej. Mesa de operaciones, Incubadora, lámparas, etc. Contacto Ver opción contacto. Configurar Cirugía

Configurar motivos agenda

Tipo

de

El sistema deberá permitir registrar las causas de las novedades ya sean causas cancelaciones, replanificaciones, etc. de la agenda de quirófanos. novedad También deberá permitir registrar los motivos de cancelación y replanificación de la agenda de quirófanos. La selección de un motivo de novedad de agenda será obligatorio para el momento que se desea realizar la modificación.

El sistema debe permitir realizar la planeación de los quirófanos en los periodos de tiempo requeridos, ya sea que se haga semanal, mensual, bimensual, etc. Además permitirá configurar las diferentes clases de tiempos de limpieza por cada procedimiento quirúrgico que se puedan realizar en la clínica.

Planear Quirófano

El sistema debe permitir la consulta de las solicitudes de cirugía existentes y seleccionar la cirugía a la que desea configurarle la información adicional. Estación enfermería

de

Ver Estación de enfermería en Urgencias

Hoja de gastos Programar Cirugía Anestesia

El sistema debe tener la facilidad de gestión de la hoja de gastos quirúrgicos para generar de manera automática las devoluciones o adiciones que tengan lugar en la cirugía. El sistema deberá permitir separar en la agenda disponible la fecha y hora de la cirugía. Registro de anestesia - Anestesiograma A partir de un tipo de cirugía el sistema deberá permitir configurar un flujo de trabajo diferente y en el cual se podrá visualizar la trazabilidad de cada una de ellas. El sistema deberá permitir modificar los nombres de los estados que podrá tener una cirugía, los cuales abarcan desde la solicitud hasta la ejecución de la misma.

Flujos de Cirugías

• Pendiente: Estado automático desde que se realiza la activación desde SAS. • Solicitada: Cuando a la solicitud se le hayan completado la información requerida el sistema deberá cambiar el estado automáticamente a Solicitada. • Aprobada: Esta aprobación deberá pasar por las personas autorizadas para realizar este fin. • Aprobada por anestesiólogo: Para las cirugías que requieren anestesiólogo será necesario esta aprobación manual para poder realizar la programación. • Programada: Cuando se haya realizado la programación de la cirugía, el sistema deberá cambiar el estado automáticamente a Programada. • Confirmada: Con este estado, el usuario responsable deberá validar la lista de chequeo y el contacto realizado con el paciente. Esta confirmación deberá ser manual. • Cancelada: Cuando la solicitud de la cirugía no es aprobada por algún motivo el cual deberá seleccionarse de la lista parametrizable. • Aplazada: Cuando la solicitud de la cirugía debe ser aplazada, deberá ingresarse el motivo del aplazamiento. • Realizada: Cuando la cirugía ya se ha ejecutado.

El sistema deberá permitir registrar el informe quirúrgico parametrizado en la base de datos de SAS, el cual es variable en el tiempo y los campos podrán visualizarse de acuerdo con la configuración. Registro de quirúrgico

Consulta preanestésica

Cada uno de los campos tiene en su configuración, el tipo de campo (numérico, informe texto, lista, entre otros, el orden en el formulario y el estado. Permitir el registro de los datos que corresponden a la información de la cirugía, en donde se pueda relacionar el (los) procedimientos quirúrgicos que se realizaron. Además se requiere que todos los hallazgos o novedades quirúrgicas puedan ser diligenciadas en el informe y si es del caso poder ingresar las nuevas órdenes de atención de los procedimientos que se requieran. El sistema deberá permitir consultar la historia clínica del paciente y deberá permitir registrar la consulta preanestésica, permitiendo configurar los posibles estados o validaciones que se podrá tener luego de una consulta preanestésica, ya sea porque el anestesiólogo aprobó la realización de la cirugía, la rechazó o la aplazó. La consulta preanestésica es variable en el tiempo y los campos deberán visualizarse de acuerdo con la configuración. El anestesiólogo podrá ingresar al sistema y registrar la información requerida para realizar la cirugía.

El sistema deberá permitir registrar en el sistema el alistamiento de los insumos y equipos especiales por parte del usuario designado.

Alistar insumos equipos especiales

El usuario deberá ingresar al formulario de alistamiento y chequear uno a uno los insumos y equipos especiales traídos desde la solicitud de la cirugía y los y requerimientos del anestesiólogo. En caso de necesitarse más insumos o equipos especiales, el usuario podrá seleccionar a través de un componente para seleccionarlos. El sistema debe permitir imprimir en un formato el listado de insumos y equipos especiales necesarios para que sean alistados.

Admitir paciente

El sistema deberá permitir realizar el proceso de admisión de un paciente a sala de cirugía mediante las verificaciones determinadas con anterioridad. El sistema deberá permitir configurar las salas de cirugía en los cuales se podrán realizar cualquier tipo de intervención quirúrgica considerando los tiempos de aseo de la sala e incluirlos en los tiempos que se reportan para uso de la sala.

Salas de cirugía

El sistema debe permitir cargar las cirugías según si es principal o secundaria (90%, 80%, 75%) las vías (misma via diferente via, etc )de procedimientos, uvr, grupo quirúrgico, para que calcule de forma automática el valor de los insumos, los derechos de salas, derechos de materiales, etc.

FOMENTO DE LA SALUD Gestión de aspectos relacionados con fomento de la salud

Gestión de historia clínica promoción y prevención Gestión de carnetización de pacientes en cada uno de los diferentes programas Registro de esquemas de vacunación Permitir detectar y gestionar al consultador frecuente Gestión de programas promoción y prevención Manejo de Definición y seguimiento de metas de los diferentes programas

Cumplimiento res 4505 y normas vigentes AUDITORIA MÉDICA Evaluación Historias Clínicas

de Que el sistema tenga una opción de formato, donde se puedan registrar los diferentes tipos de evaluación de historias.

Eventos de Opción que permita el registro de eventos de notificación obligatoria para su notificación obligatoria posterior generación de datos estadísticos Evaluación prestadores

de Que el sistema tenga una opción de formato, donde se puedan registrar los diferentes tipos de evaluación de los prestadores

AUTORIZACIONES Gestión de solicitud y Solicitud de ordenes de prestación de servicios(Internas y externas) autorización de servicios y manejos de Autorización de Ordenes de prestación de servicios(Internas y externas) presupuestos INVENTARIO Gestión de inventario que permita manejar registros (entradas, salidas) de todo relacionado con insumos, medicamentos, equipos, hemoderivados vacunas entre otros.

Clasificación y codificación de productos Mantenimiento de bodegas Transacciones de inventario Pedidos Despachos Canastas Devoluciones Control de Máximos, mínimos y cantidad de reposición

PRESUPUESTOS Definición presupuesto convenio y especialidades Control presupuesto convenio especialidades Control presupuesto convenio -médico Contratos capitación

de El sistema debe permitir la creación de presupuesto por rangos de fechas por definidas, valores asignados de acuerdo a lo contratado por convenio y por especialidad. de El sistema debe permitir consultar el presupuesto de la IPS, Los centros de por costos, Medicamentos e insumos y servicios en general. y El sistema debe permitir hacer control y gestión del presupuesto. de Permitir control y seguimiento a la ejecución presupuestal de la IPS, por por convenio y médico por

Contratos por evento

Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico por capitación. Permitir manejo de presupuesto de un contrato especifico por evento

Contratos por horas El sistema debe permitir ingresar horas laboradas a los diferentes médicos prestadas para su respectivo pago por prestación de servicios El sistema debe permitir ingresar turnos a los diferentes médicos para su Contratos por turnos respectivo pago por prestación de servicios. Ejemplo: Usuario que labora de viernes a domingo. PRESTADORES

Pago a prestadores

El sistema debe permitir la parametrización de prestadores, tarifas y generación de cuentas para los respectivos pagos El sistema debe permitir el cambio de cuentas en caso de presentarse algún cambio o inconsistencia con la cuenta El sistema debe permitir el cambio de prestador El sistema debe permitir la anulación de una cuentas

El sistema debe permitir la facturación de las cuentas para pago a prestadores, y llevar una contabilización. El sistema debe permitir controles para el pago de servicios que indiquen que el valor facturado es diferente del valor de los soportes. El sistema debe permitir la lista de chequeo de cumplimiento de requisitos de ley que deben cumplir los prestadores para trabajar con confamiliares. GESTIÓN DE CXC

Cuentas por Cobrar

El sistema debe permitir la parametrización en el sistema para la generación de los archivos planos, RIPS, RIPS, FURIPS, FORECAT, FUSOAT, etc y los demás formatos de ley y que deben ser entregados por las IPS. Poder coordinar y realizar la conciliación, seguimiento y negociación de glosas a los proveedores de servicio, de acuerdo a los parámetros establecidos, con el propósito de definir los valores a pagar por concepto de conciliación de glosas Permitir realizar el proceso de conciliación y generar los documentos respectivos (cuadros y actas de conciliación, entre otros), registrando los valores definitivos de conceptos glosados, con el objeto de dar trámite a las órdenes de pago o cobros correspondientes. Que el sistema permita realizar el análisis y revisión de las respuestas de glosas radicadas y objeciones para dar continuidad al pago o cobro de cuentas Permitir registras notas débito y crédito para manejar el valor de una Cuenta por Cobrar en el sistema Permitir revisar administrativamente las cuentas radicadas Que el sistema debe permitir liquidación de cuentas por capitación, eventos, horas. Permitir llegar hasta la generación de un estado de cuentas.

GESTIÓN DE CXP

Cuentas por Pagar

El sistema debe permitir la reliquidación de cuentas El sistema debe permitir el manejo de deducciones y descuentos Permitir registras notas débito y crédito para manejar el valor de una Cuenta por Pagar en el sistema. Permitir generar estados de cuenta por prestador. Permitir el registro de los pagos totales o parciales.

CAJA Consolidados recaudo por sede

El sistema debe permitir realizar registros por paciente/usuario del servicio le puede corresponder realizar un pago (recaudo paciente) por los de servicios/atenciones, este pago puede denominarse de diferentes formas, ej.: copago, cuota moderadora, franquicia, etc. El Acuerdo 260 da los lineamientos para el establecimiento de algunos de estos pagos. Debe permitir realizar consolidados de las diferentes sedes y por cajero.

Consolidados de El sistema debe permitir los consolidados de los diferentes registros en caja por recaudo por empresa convenio

Cierre de caja

Gestión Anticipos

Permitir llevar el registro o generar los listados de los descuadres de cada cajero(a) con el fin de contar con indicadores de desempeño laboral y tomar decisiones. Permitir coordinar y controlar auditorias, arqueos, descuadres, periódicamente de la caja menor y valor de las bases para las cajeras. El anticipo se define como un pago realizado por el paciente sin existir la prestación de un servicio o atención de manera previa. Se podrán hacer anticipos a órdenes con cita asignada o cirugía programada y confirmada, siempre y cuando la fecha de la cita o programación sea superior a la fecha del anticipo. Por ejemplo, en el caso de Hospitalizaciones, cirugías, tratamientos odontológicos, etc, en los cuales por políticas de la Institución se exige como

prerrequisito para la atención dejar un anticipo

Facturación paciente

Los pacientes/usuarios del servicio realizan pagos por concepto de las atenciones/servicios recibidos (ej.: atenciones hospitalarias) o de las por atenciones/servicios a recibir (ej.: atenciones ambulatorias), estos pagos son recibidos por el personal de la Institución que se encuentra autorizado para recaudar dinero. Los reembolsos reflejan una devolución total o parcial que se hace al paciente del dinero que ha pagado a la Institución por medio de la Factura a Pacientes.

Reembolsos

Los reembolsos que se originan por una anulación, devolución o un saldo a favor del paciente, pueden requerir autorización por criterios como el tiempo y/o el monto. Para ejercer un mayor control sobre el recibo y entrega de los dineros que reciben los Usuarios que Recaudan dinero, el sistema permite a una instancia Arqueos superior (ej.: coordinador de cajas) registrar el recibo del dinero, realizar la comparación y arqueo contra lo registrado en el sistema. Módulo generador de El sistema permita tener un módulo de registro de informes para revisión de informes cierre general diario, cierre por usuario diario. ESTERILIZACIÓN Gestión de central de esterilización

BANCO DE SANGRE

Gestión sangre

Banco

Gestión de Tipos de Donaciones, Tipos de rechazo, Información de Donantes, Componentes sanguíneos, Clases de Fenotipo, Compatibilidad, Tipos de Bolsa, de Causas de Baja de Unidades, Exámenes, Registro de Donaciones, Ingreso de unidades, Egreso de Unidades, Solicitud de Sangre y Derivados, Pruebas de Compatibilidad, Transfusiones, Devolución de Unidades, Ingreso de Unidades en Bloque, Descarte de Unidades en Bloque, Registro de Pacientes

CENTRAL FARMACÉUTICA

Gestión Farmacéutica

Registro de consumo directo desde las farmacias a las hojas de Trabajo de los pacientes. Interface directa con Facturación. Manejo de Proveedores por Producto. Registro e impresión de ingresos por compra de mercancías a partir de la generación de un pedido; Listados generales de grupos y subgrupos de productos y Proveedores. Listado de Inventario de productos, Informes de Facturación. Listado de Productos devueltos. Movimiento de inventarios por conceptos varios. Control de Almacenes y/o Bodegas. Central Listado de alertas para productos con stock mínimos o máximos. Manejo de fracciones en los productos, permitiendo trabajar con diferentes unidades de medida. Permitir hacer solicitudes de nuevas inclusiones de productos, cotizaciones, marcación de agotados y desabastecidos, marcación de alertas. Permitir generar reportes detallados de consumo por paciente, por convenio, por servicio, por código, por descripción, cantidades, reformulaciones, cambios de tratamiento, etc.

GESTIÓN DE GLOSAS

Gestión de glosas

Registrar las Glosas que se reciben de los Clientes. Permitir asignar glosas sobre las cuentas de los prestadores. El sistema permite registrar la gestión realizada a las glosas registradas/ radicadas, lo cual incluye observaciones de la gestión realizadas, cambio de estado y cierre de las glosas; permitiendo consignar la información de la respuesta (número de respuesta, fecha del acuerdo, valor acordado, observaciones). Dentro del proceso de gestión de glosas se registran las respuestas emitidas por la IPS, ya sean para glosas recibidas ó para glosas emitidas (como contra respuesta a la respuesta recibida) esta podrá ser impresa de forma individual o en bloque para ser enviada al tercero correspondiente. Parametrizar tiempos de respuesta a glosas de acuerdo con la normatividad y las negociaciones con clientes y proveedores Permitir generar reportes e informes detallados de las glosas generadas a cada factura, indicando resultados de la gestión realizada en diferentes fechas (conciliadas, pagadas, levantadas, etc.) .

INDICADORES

Gestión Financiera

Servicios de Salud

Rotación de cartera, Edades de cartera (30, 60, 90 y 120 días), las de más de 120 días se han dado a un cobrador externo por un porcentaje de recuperación. Capacidad de endeudamiento, Sobre ejecución de gastos, Cuentas por pagar a proveedores, Edades de las cuentas por pagar, Provisión de gastos, frente a la imputación real. Egresos, consultas, urgencias. Índice de ocupación de la cama.

Cirugías realizadas. Días de estancia. Giro de cama. Costos unitarios, versus estándar de Costos Rendimiento hora / médico Utilización de consultorios físicos Consulta Ambulatoria Concentración de consultas Grado de cumplimiento de hora medico Promedio de Permanencia Intervalo de Sustitución Porcentaje de Ocupación Rendimiento-Cama Hospitalización Tasa de Infecciones Intrahospitalarias Tasa Bruta de Letalidad Tasa de Reingreso < de 7 días Tasa de abortos % de pacientes en Sala de Observación con estancia > o = a 24 horas Urgencias % de reingresos a Urgencias en menos de 24 horas Promedio de Tiempo de espera en minutos Rendimiento de la Sala de Operaciones (12 h) Porcentaje de Operaciones Suspendidas Porcentaje de Horas Quirúrgicas Efectivas Porcentaje de Intervenciones Quirúrgicas de Emergencia Tasa de Pacientes que presentan Encefalopatía Hipóxica post-acto quirúrgico Quirófano Tasa de Mortalidad de Centro Quirúrgico Tasas de Pacientes Reintervenidos % de Ocupación de Salas Tiempo perdido entre cirugías. Porcentaje de ocupación de cada sala de cirugía. Porcentaje de infecciones.

Porcentaje de cancelaciones. Porcentaje de reprogramaciones. Oportunidad en cirugía electiva (en días). (sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la cirugía y el momento en el cual es realizada la cirugía ) Oportunidad en cirugía de urgencias (en horas). Complicaciones quirúrgicas. Complicaciones anestésicas. Tiempo de ocupación por especialidad Cancelaciones por motivo. Número de procedimientos por especialidad y por especialista. Ocupación por motivo de cirugía (electiva-urgencias) Tipo de anestesia administrada Promedio de análisis de laboratorio por consulta externa Patología Clínica Promedio de análisis de laboratorio por emergencia Promedio de exámenes radiológicos por consulta externa Radiodiagnóstico e Imágenes Promedio de exámenes radiológicos por emergencia Promedio de recetas por consulta externa Farmacia Promedio de recetas por Urgencias En cirugía cumplimiento de lo realizado con relación a lo programado en sala de operaciones. Oportunidad de la atención en los quirófanos. Calidad en la Atención Análisis de causas de cancelación de la cirugía. Evaluación de la calidad técnica por medio de auditorías. Infección intrahospitalaria. Mortalidad hospitalaria. Índices de uso por patología de la población. Gestión de referencia y contra referencia (Eventos atendidos en otras Administrativos instituciones vs Captura realizada, contra referencia realizada) Estado de pérdidas y ganancias de cada unidad de negocio.

Desechos de las drogas en las farmacias del hospital. Rotación de inventarios. Rotación de cartera. PROGRAMAS DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Gestión y programas de Promoción y Prevención

Informe resultados y cantidad de citologías realizadas en un periodo de tiempo determinado. Informe de citologías por afiliación. Informe ordenes pendientes de colposcopia. Informe de asistencia de los pacientes a los eventos educativos y a los controles (Hipertensos, cursos gestantes, lactantes) entre rangos de fechas determinados. Informe de pacientes de alto riesgo. Informe de trazabilidad del paciente en los servicios en un periodo de tiempo determinado. Informe de ordenes generadas a un paciente vs ejecutadas. Informe de nuevas personas en los programas de acuerdo a un rango de tiempo, tanto en cantidad como por edades. Informe mensual de modelo de riesgos biopsicosocial. Informe de todos los programas de fomento de la salud. Informe de crecimiento y desarrollo, mensual donde se muestre el cumplimiento de metas y el estado de los niños en peso y talla. Informe anual de la cantidad de citologías realizadas, los resultados, y la calidad de la muestra. Informes e indicadores para planificación familiar tales como pacientes nuevos y de control, dispositivos colocados, numero de ligaduras y vasectomías.

Informes e indicadores de población que ingresa, que sale, que se mueren por programa. Informe de costos por paciente. Informe de consultadores frecuentes. Informe de pacientes hospitalizados por programa. Informe con cantidades e indicadores de remisiones a fomento basado en el número de consultas atendidas por prestador en un periodo de tiempo determinado. VACUNACIÓN Venta de paquetes de vacunas a empresas

El sistema debe permitir el manejo de venta de paquetes de vacunas a una empresa, el sistema brinda la posibilidad de generar e imprimir un documento para registro de pacientes. El sistema brinda la opción de hacer el registro de pacientes directamente en el sistema.

Registrar vacunas sugeridas

Permitir registrar vacunas sugeridas para un paciente para la consulta y así facilitar la venta especificando cod, nombre de la vacuna, laboratorio, tipo y Nro de documento, y nombre del paciente. El sistema de información debe permitir, consultar el carnet de vacunación de un paciente.

Consultar carnet de vacunación

Consultar pacientes por vacunar

En el carnet aparece vacuna, fecha de aplicación, dosis, vacunador, vacunas básicas faltantes, dosis faltantes y fecha para esta dosis. Las dosis aplicadas y faltantes aparecen con colores diferentes. El sistema de información debe permitir, consultar pacientes por vacunar, una vez ingresados los parámetros de búsqueda, vacuna y dosis, el sistema despliega la lista de pacientes que faltan por la aplicación de esa vacuna y dosis; mostrando nombre, edad, sexo, teléfono, dirección, celular, y correo electrónico.

Generar alarma por pacientes con dosis faltantes

Informes

El sistema de información debe, generar alarmas, cuando se esté acercando la fecha de la aplicación de una dosis del esquema de un paciente. Estas alarmas deben ser generadas para el personal a cargo en vacunación, consulta externa y enfermería. El sistema de información debe permitir generar informes de vacunas especificando cantidad de dosis aplicadas, y a que pacientes agrupando por convenios y sab. - Informe de dosis aplicadas y esquemas completos, y a que pacientes. - Consolidado de vacunas confamiliares (cuantas vacunas compre, cuantas aplique y cuantas hay al final de cada mes con valores) especificando vacunas existentes vs aplicadas y vacunas aplicadas a particulares. - Existencias de vacunas en inventario especificando vacuna, laboratorio, cantidad. - Generar informe de las vacunas más vendidas en municipios. - De ventas a empresas (cantidad y tipo de vacuna)

ENFERMERÍA Administrar y controlar planes diarios de cuidados por paciente y procedimientos específicos (vacunación, transfusiones, diálisis, quimioterapia, otros notas de la enfermera, notas de post – parto, notas de recuperación) Gestión de Enfermería

Administrar y controlar turnos de enfermería (asistencias, guardias, plantillas de enfermera) Permitir registro de conceptos de enfermería Permitir administrar y controlar insumos de enfermería por paciente: material quirúrgico, material para curaciones, insumos de farmacia, devoluciones; realizar os cargos de estos consumos al paciente a través de la HC y de su cuenta de ingreso.

Permitir manejo de hoja de tratamiento. Permitir entrega de turno en el sistema, suministra al personal de enfermería una relación con el resumen de las actividades por cada paciente/usuario del servicio, mostrando órdenes del paciente/usuario del servicio pendientes de ejecutar y medicamentos e insumos con su existencia en el momento de la entrega. Contabilidad

El sistema debe permitir

ENTREGABLE 3 Implementación de Módulos asistenciales

1

Catálogos generales de cuentas (PUC) extendible hasta 20 caracteres con 20 niveles. Centros y subcentros de utilidad, permitiéndole producir estados financieros, balances, Estados de Gestión y Resultados (PyG), por órganos, dependencias, sucursales etc. Centros y subcentros de costo independiente de la cuenta contable que permitirá determinar la rentabilidad por cada unidad de negocios definida. Generador de reportes. Libros oficiales: o Mayor. o Inventarios y Balances. o Cuenta y Razón. o Auxiliares Contables. o Comprobantes de Diario. Balances Reportes de Gerencia: o Estados de Gestión y Resultados (PyG) por centro de costo. o Balance General, mes y comparativo. o Balance consolidado de varias unidades de negocios. o Balance detallado. Reportes varios como: o Cartilla contable o Cartilla de terceros. o Reportes de rendición de cuentas a la DIAN, CGN, Contraloría y Superintendencia.

Auditoria del sistema de contabilidad Contraseña: (password) de acceso al sistema, le garantiza que solamente personal autorizado tenga acceso. Los niveles de acceso por operador son asignados para: Garantizar la privacidad de ciertos procesos. o Asegurar la confiabilidad de los datos de períodos ya cerrados. o Restringir los derechos para poder modificar los documentos. o Pistas de auditoría o Control de consecutivos. Análisis de inconsistencias en los anexos de: o Retención en la Fuente. o IVA retenido. o Retención por Industria y Comercio Información tributaria y de control: Para las declaraciones tributarias: Auxiliar cronológico por tercero y soporte, discriminando el valor base de la operación y valores retenidos. Auxiliar para declaración de Renta. Certificado de retención en la fuente. Anexo de información exógena para la DIAN Anexo de tercero para soporte del pago y elaboración de las declaración tributarias. Auxiliar cronológico por tercero, documento y por concepto fiscal (compras, servicios, honorarios, etc). Anexos en medios magnéticos de acuerdo a las últimas normas tributarias para terceros: Auxiliar total del movimiento de un tercero discriminado por concepto fiscal (compras, retenciones, etc.).

Descripción General

El sistema debe permitir Manejo de Centros de costo o dependencias. Manejo de Terceros Preparación de Comprobantes: El usuario podrá ingresar, verificar o modificar los comprobantes contables que se registren en el sistema, sea por interface o digitados directamente en él. Ajustes por Inflación. Resumen de Comprobante Diario: Informe de Comprobantes diarios por intervalo de fechas. Balance de Prueba: Informe de balance por intervalo de fechas a distintos niveles de detalle. Presenta una gran variedad de informes, permitiendo conocer de forma impresa o por pantalla, cualquier tipo de información que se manipula en el módulo de contabilidad. Seguridad: Permite el manejo y administración de usuarios, perfiles, permisos de los perfiles y permisos de los diferentes módulos que maneja la aplicación. permite realizar el seguimiento de los cambios establecidos en el aplicativo, basado en la configuración de auditoría. Identificación de la Empresa, Cuentas de Control, Parámetros Contables, Parametrización de Comprobantes, y configuración del PAAG. Marcación de Cuentas Contables: permite configurar por intervalo de cuentas las diferentes marcas que ellas poseen, como son, si maneja tercero, centro de costos, ajustes, entre otros. Saldos Iníciales: Ingreso, listado y corrección de los saldos iníciales de la contabilidad. Cierres Periódicos: permite bloquear o desbloquear un mes y generar los comprobantes que se requieren en este proceso. Impresión de Hojas para Registrar: Permite rotular las hojas que se requieren registrar. Procesos Especiales – Movimientos Contables: Dentro de este menú se encuentran procesos como validación de movimientos, eliminación de comprobantes, revisión de saldos e inicialización del movimiento contable. Archivos Planos: Desde esta opción se puede cargar o generar los distintos archivos que requieren o entregan los entes de control. Cambiar NIT de Terceros: Permite corregir el número de identificación de un tercero

Cuentas por cobrar

El sistema debe permitir Elimina el 100% de operaciones repetitivas en los módulos adquiridos Maneja una Hoja de Vida por Cliente. Informes de Cartera a 360 días Análisis de Rotación de Cartera. Fechas de Vencimiento en los Pagos. Maneja Tiempos y Cupos de Crédito. Elabora Informes del Estado de la Cartera Elabora la Circularización de la Cartera. Integración con los módulos de Contabilidad, Ventas y Presupuesto. Cuentas por Pagar

El sistema debe permitir Maneja Descuentos por Pronto Pago. Maneja Intereses por Mora. Informes a 360 días Análisis por Múltiples Vencimientos. Análisis de Cuentas por Vencer Análisis de Cuentas Vencidas. Análisis de Rentabilidades por Pronto Pago. Elabora la Circularización de las Cuentas por Pagar. Integración con los módulos de Contabilidad, Tesorería y Compras Activos Fijos

El sistema debe permitir Herramienta indispensable para el control de los procesos de registro de los bienes muebles e inmuebles de la entidad. Ubicación de cada bien y de las partes o componentes de un activo.

Generación de Contabilización. Control de mejoras al activo o adiciones. Generación automática y contabilizada de las depreciaciones y ajustes Manejo de Centros y Subcentros de Utilidad. Centros y Subcentros de Costo. Información del sistema con o sin ajustes Hoja de vida por activo. Manejo de grupos de activos. Elementos que componen un activo por localización y referencia. Generación automática del comprobante de Depreciación. Amortización de la Depreciación Diferida Transacciones: Compras. Mejoras. Traslados. Ajustes por inflación. Bajas. Ventas. Ajuste a la depreciación Acumulada. Depreciación. Depreciación Diferida. Manejo de costos de reposición: Del activo nuevo. Del activo en el estado actual. Manejo y control de activos pignorados. Interfase con el sistema contable. Presupuesto

El sistema debe permitir Alcance del modulo de presupuesto Instancias Presupuestales a Controlar Presupuesto aprobado: Disponibilidades Compromisos de Pagos Ordenes de Giro. Cuentas por Pagar

Generación de Documentos de Presupuesto Disponibilidades Compromisos Ordenes de Giro Sistema de Código del Presupuesto Código de cuenta hasta 20 dígitos. Manejo de Centro de Costos y Subcentro de Costos (Programas y subprogramas). Manejo de centros de utilidad y subcentros de utilidad Estructura de Homologación para cuentas contables

El sistema de códigos de presupuesto permite mayorizar por niveles de acuerdo a las necesidades de detalle que se determine para la empresa, manteniendo controles de acuerdo con las instancias de aprobación respectivas, bien sea por fondos especiales, áreas de operación, subdivisiones, u otras áreas operativas, ordenación presupuestal por centros de facturación o costos, facilitando el control en todos los niveles de desglose que la compañía determine para su presupuesto.

La flexibilidad del sistema permite definir un plan de cuentas de Presupuesto de acuerdo a las necesidades y adecuaciones propias de la institución, inclusive permite manejar códigos homologados.

Auditoría del Sistema de Presupuesto Control de Consecutivos.

Control de volúmenes de documentos por operación. Pistas de auditoría. Control de adiciones y contracréditos al presupuesto y sus efectos con respecto a disponibilidades, compromisos, órdenes de Giro, Planes de Caja u otras instancias. Controla la expedición de disponibilidades a la existencia de Presupuesto disponible. Control de pasos o instancias, o rutas de acuerdo a las definiciones del usuario. Planeación Facilita la formulación, elaboración y programación del Proyecto de Presupuesto y el proyecto del Plan Anual de Caja.

Integración Contable y de Tesorería Se generan los comprobantes contables automáticamente de acuerdo con las operaciones registradas en el presupuesto los giros y los recaudos se afectan a través de la tesorería manteniendo la coherencia del sistema financiero.

Reportes del Sistema de Presupuesto Las características generales de los reportes del sistema de Presupuesto:

Definición de criterios de selección de registros de información al momento de la ejecución del Reporte, los

reportes podrán ser modificados por el usuario final permitiendo la personalización de los mismos.

Reportes que produce:                  

Plan de cuentas del presupuesto. Proyecto de Presupuesto para el año siguiente. Proyecto de Plan Mensual de Caja Estado de Ejecución Presupuestal. Presupuesto consolidado por cuenta. Presupuesto consolidado por Unidades, Programa, etc. Relación de disponibilidades expedidas. Relación de disponibilidades no comprometidas. Auxiliar por disponibilidades expedidas. Relación de compromisos autorizados. Relación de compromisos no girados Auxiliar por compromiso autorizado. Relación de órdenes de giro o sus equivalentes. Análisis del presupuesto por cuenta (Apropiación o rubro). Auxiliar del presupuesto por cuenta Análisis de la ejecución del Plan de Caja Auxiliar por tercero. Informes personalizados

Inventarios Descripción general El sistema de Inventarios es una poderosa herramienta para controlar las existencias de las Materias Primas y Productos Terminados manejados por la compañía.

Elimina el 100% de operaciones repetitivas en los módulos adquiridos, entrada automática desde compras Determinación de Costos Promedios y Costos Estándar Generación de Auxiliares por Producto (Kardex) Análisis de Mínimos, Máximos y Puntos de Reorden. Permite realizar diferentes tipos de auditorias Evaluación de Compras, Ventas, Reintegros, Bajas, Traslados. Análisis de Compras por Proveedor y Producto. Procesos de Inventarios Físicos. Catálogos de referencias extensible hasta 20 caracteres con niveles Centros y Subcentros de utilidad, permitiendo producir informes por dependencias, sucursales etc. Centros y subcentros de costos permitiendo determinar el movimiento por unidad de negocios Reportes de Gerencia Indicadores Financieros Descripción General Es un módulo asociado al módulo asistencial y administrativo permitiendo la obtención de información de las estructuras de datos de toda la solución , incluyendo aplicaciones de terceros interfazadas con el sistema.

Minería de datos Consulta de información financiera Herramienta para la toma de decisiones Permite crear indicadores interactivos Control a través de tableros de comando Análisis y diagnostico

Informes financieros especializados Control `presupuestal

Modulo de Costos El sistema de costos permite obtener informes rigurosos del costeo de cada una de las actividades que se realizan en cualquiera de los niveles que hacen parte de la estructura organizacional de la entidad.

Multiempresa, multimoneda Seguridad por Perfil de Usuario Código abierto para el manejo de los Componentes del Costo Componentes por Centro y Subcentro de Costos Categorías de Centros de Costos Centros y Subcentros de Costos Inductores de costos parametrizables Manejo de Agrupaciones, procedimientos y actividades Homologación de Centros para importación de información Conceptos de Pago Niveles Jerárquicos Cargos Tipos de Funcionarios Programación de Mano de Obra Manejo de Liquidaciones para el cálculo del costo Manejo de Insumos y Suministros Unidades de Medida de Insumos Agrupación de Insumos Conceptos de Gastos Inductores y Bases de Distribución parametrizables Aplicación de Múltiples inductores a un Gasto para su distribución Importación de Movimiento desde RRHH, Financiero, Suministros

Indicadores Reportes El sistema permite entregar información detallada de cada uno de los componentes del costo (Mano de Obra, Insumos y Gastos Generales), transfiriendo los costos indirectos a todas las categorías, acumulando los costos generados por las áreas administrativas, de apoyo y/o logística, para posteriormente trasladarlo todo al área operativa, es decir al producto final.

La distribución de los costos indirectos se realiza por medio de diferentes ponderaciones, de uso de algunas variables que son utilizadas para determinar un equilibrio proporcional del uso de los recursos, por cada uno de los clientes internos de la institución, y a partir de lo anterior, tener la capacidad de un análisis comparativo, entre cada uno de los indicadores que son explorados al gusto del responsable.

ENTREGABLE 4 Capacitación

250

El proponente deberá realizar la capacitación en cada uno de los componentes implementados en la solución. A los usuarios finales que van a interactuar con la herramienta, definiendo cada uno de los perfiles y de las funcionalidades sobre las cuales va a trabajar. Se debe tener en cuenta perfiles administrativos, asistenciales, de acuerdo a los procesos, las personas relacionadas en el proceso.

ANEXO N° 2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Señores: METROTEL S.A. ESP Dirección Referencia: PROCESO CONTRACTUAL VIVE DIGITAL REGIONAL MONTERIA El suscrito, obrando en representación de _________________________ o en nombre propio ofrezco contratar con METROTEL S.A. ESP de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones de la referencia y de conformidad con lo establecido en este documento y los Anexos de la propuesta adjunta, así: PROPUESTA El valor de la propuesta incluido IVA asciende a la suma de $________________ Número de la póliza de seriedad de la propuesta:_________________________ Valor asegurado: ______________________________ ($) Moneda Corriente. Compañía Aseguradora: _____________________________________ Recibo de pago de póliza (No. y fecha):_______________________________ Dejo constancia de lo siguiente: a. Que manifiesto no encontrarme incurso en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad según lo previsto por los artículos 127 de la Constitución Política y demás normas que consagren inhabilidad. b. Que manifiesto expresamente haber leído y conocer el pliego de condiciones y en consecuencia me someto a las condiciones en él establecidos. c. Que acuso recibo de los ADENDOS (si a ello hubiere lugar) números ___, ____, ___ y _____ al pliego de condiciones expedido por METROTEL S.A. ESP durante el período de la selección y manifiesto haberlos leído y conocerlos y por tanto me someto a las condiciones en ellos establecidos. d. Que convenimos en mantener esta oferta por un período de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha del cierre de la convocatoria o del vencimiento de sus prórrogas si las hubiere; la oferta nos obliga y podrá ser favorecida en cualquier momento antes de que expire el período indicado. e. Que en caso que me fuere adjudicada la convocatoria, me comprometo a suscribir el contrato correspondiente, dentro del término establecido para ello en los pliegos.

f.

Que esta oferta, una vez aceptada y notificada su adjudicación, me obliga a su cumplimiento hasta que se prepare el contrato y se firme formalmente.

g. Que el original de la propuesta consta de (______) folios, debidamente numerados. (Indicar si existen folios con identificación alfanumérica). Que mi propuesta se RESUME así: NOMBRE completo DEL PROPONENTE: ______________________ Cédula de ciudadanía o Nit: ______________________________ REPRESENTANTE LEGAL: _____________________ VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA: $_______________________ PLAZO Para ejecutar el contrato _____________ Validez de la propuesta: _________________________ Además adjunto los siguientes Anexos exigidos debidamente diligenciados e informo que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la siguiente dirección: Dirección: __________________________________________________ Fax: _______________________________________________________ Dirección electrónica: ________________________________________ Ciudad: _________________Teléfono(s): _________________________

Atentamente,

Firma: _____________________________________________________ Nombre: ___________________________________________________ CC: _______________________________________________________ Nota. La carta debe venir firmada por el proponente o por el representante legal debidamente facultado. Ninguna estipulación de esta carta de presentación remplaza la información o documentación exigida en este pliego de condiciones.

________________________________________ REPRESENTANTE LEGAL

ANEXO No. 3 DECLARACIÓN DE MULTAS Y SANCIONES

PROPONENTE:__________________________________________ TIPO DE CONTRATO: OBJETO: VALOR DEL CONTRATO EN PESOS: No. MULTA O SANCIÓN: FECHA: VALOR MULTA O SANCIÓN EN SMMLV: Declaro bajo la gravedad de juramento, comprometiendo mi responsabilidad personal y comprometiendo la responsabilidad institucional de las personas jurídicas que represento, que la información antes consignada es totalmente cierta, corresponde única y exclusivamente a la persona que represento.

_________________________________________ REPRESENTANTE LEGAL Y/O APODERADO