• Ley 594 de 2000 Ley general de archivos, Art. • Norma Tecnica Colombiana 3393 Elaboración de Documentos Comerciales. 14 y Art. 15. • Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único art. 34 Deberes y art. 35 Prohibiciones.

• Norma Tecnica Colombiana 4436 Papel para Documentos de Archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad.

• Ley 1437 de 2012 El código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso exige Gestión Documental que respalde cada actuación administrativa.

• ISO 15489 de 2001 Información y Documentación – Gestión de documentos.

• Acuerdo 042 de 2002 Se establece los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las entidades publicas.

• Decreto 2609 de 2012 Por el cual se dictan otras disposiciones en el titulo V de la Ley 594 de 2000 en el Programa de Gestión Documental .

Conjunto de políticas para Salvaguardar el Patrimonio Documental de la Unidad,

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Herramienta que se adaptara y ajustara fácilmente a la Unidad para la protección de la Información… Racionalización y estandarización de los procesos documentales, brindando contribuir con los funcionarios, entidad y medio ambiente.

Normalizar y Estandarizar el que hacer archivístico en la Unidad, durante el ciclo vital de los documentos, flujos de información y Sistemas de Gestión Documental.

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

ACTUAR

PLANEAR Evaluación por áreasinconsistenciasplan de mejoramiento. El seguimiento de los procesos y evaluación de los mismos.

VERIFICAR

Desde la producción hasta la disposición final del documento. Elaborar el paso a paso desde la producción – tramite – conservación.

HACER

EL Ciclo PHVA para los Procesos en el P.G.D.

LARGO PLAZO

5 Meses

4 Meses

1 año

ETAPAS DEL P.G.D. (Creación- MantenimientoDifusión – Administración) CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES – COMITÉ DE ARCHIVO (Capacitación de la Importancia - Mesas de trabajo) INSTRUMENTOS ARCHIVÌSTICOS DEL P.G.D. (CCD –TRD-PINAR –ID- BTMP-TCA - DOCMA) PROCESOS DEL P.G.D. (Planeación- Producción – Gestión – Organización – Transferencia – Disposición – Preservación largo plazo – Valoración)

DESARROLLO DE LOS PROCESOS - T.R.D. (Estructuración- Unidades de almacenamiento)

AJUSTES Y ESTANDARIZACION

PLAN DE ARMONIZACION Y CAPACITACION NACIONAL (Sensibilización, seguimiento, DOCMA y Campaña de Cero papel)

EJECUCION DE LOS PROCESOS (Capacitación)

APROBACION Y PUBLICACION DEL P.G.D. ACTUALIZACION Y SEGUIMIENTO DEL P.G.D

NORMALIZACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

MEDIANO PLAZO

ESTRUCTURACION, ESTANDARIZACION Y NORMATIVIDAD EN EL P.G.D.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL – ESQUEMA

CORTO PLAZO

• Levantamiento y Análisis de Información recolectada para la elaboración de las TRD para la Unidad.

GESTION DOCUMENTAL

• Contrato de Asesoría con el AGN. • Acompañamiento a las áreas en los procesos técnicos del Archivo de Gestión. • Capacitación de Archivo en procesos técnicos.

• Circular 004 Julio de 2012 Conformación de Expedientes (En ajuste). • Circular 005 Julio de 2012 Instructivo para el desarrollo del Inventario Documental (En ajuste) • Circular 006 Julio de 2012 Transferencia de Documentos (En ajuste). • Circular 007 Julio de 2012 Instructivo para Foliación (En ajuste). • Circular 008 Agosto de 2012 Instructivo de Préstamo (En ajuste) • Guías de Organización de Historias Laborales • Guías de Organización de Expedientes Contractuales • Guía de Digitalización

Producción de la documentación (elaboración de cartas, oficios, actas, resoluciones, memorandos).

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión y Tramite (Proceso del flujo de la información una vez se radique en la Unidad, tiempo de respuesta y envió de la misma) información física y electrónica (Sistema de Gestion).

DOCMA Organización en el Archivo de Gestión, Central e Histórico, con la aplicación de las TRD.

Actualización, Control, Evaluación, Seguimiento y Plan de mejoramiento.

UNIDAD