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NOVOSOFT – CAJA – T.P.V.
Manual de Usuario
Agosto 2011
Presentación
CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DESCRIPCIÓN:
Sistema de gestión de CAJA - T.P.V.
CLIENTE: TÍTULO
DEL Manual de Usuario NOVOSOFT - CAJA
HISTÓRICO DEL DOCUMENTO: VERSIÓN / REVISIÓN
Nº TOTAL DE PÁGINAS
FECHA
1.0
59
08/08/2011
1.1
62
13/01/2012
ORIGEN DEL CAMBIO
Revisión, últimas actualizaciones.
ÍNDICE Manual de Usuario
1 Manual T.P.V.
Presentación
PRESENTACIÓN ...................................................................................................... 3 1. ¿POR DÓNDE COMENZAR?............................................................................... 4 2. YA ESTOY DENTRO. TRABAJANDO CON EL PROGRAMA .............................. 5 2.1. CONSULTAR CAMBIOS. .............................................................................. 6 2.2. AÑADIR CAMBIOS. ....................................................................................... 6 2.3. RETIRAR BILLETES Y MONEDAS: .............................................................. 7 2.4. CIERRE DE CAJA. ........................................................................................ 9 2.5. ARQUEO DE CAJA. .................................................................................... 12 2.6. VENTAS.
........................................................................................... 13
2.7. RESERVAS - EJEMPLO DE VENTA EN RESERVA: ................................. 35 2.8. LISTADO RE-PON. ..................................................................................... 41 2.9. HISTORICO DE CLIENTES. ....................................................................... 42 2.10. ESTADÍSTICAS. ........................................................................................ 43 2.11. PARÁMETROS.......................................................................................... 44 2.12. OTRAS UTILIDADES. ............................................................................... 46 2.13. OPERACIONES DESDE LA PANTALLA DE VENTAS: ............................ 49 2.14. PANTALLA REGISTRADORA. .................................................................. 53
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3. CONTINGENCIAS. ............................................................................................. 61
PRESENTACIÓN Bienvenido a la documentación del Programa de Gestión de CAJA –T.P.V.. Los siguientes apartados incluidos en esta ayuda pretenden facilitarle el aprendizaje del manejo del programa. A continuación detallamos los apartados en los que se divide la ayuda. Puede consultarla en orden o bien ir directamente al apartado que le interese. En cualquier caso, le animamos a que dedique algún tiempo a leer este manual para familiarizarse con el uso del programa. ¿Por dónde empezar? En este apartado se explica cómo acceder al programa Ya estoy dentro. Operatoría general al programa. En este apartado se explican las funcionalidades del programa.
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¿Por dónde comenzar?
1. ¿POR DÓNDE COMENZAR? El programa de gestión de CAJA – T.P.V. es una aplicación de escritorio que permite registrar las operaciones de venta habituales en un establecimiento comercial. Controlará todos los periféricos necesarios en una instalación de este tipo: Display cliente, pantalla táctil, impresora de tickets, impresora tamaño folio, lectores de códigos de barras, cajón portamonedas, cajón automático para el cobro de efectivo Cashlogy, etc. Desde el escritorio de Windows arrancaremos la aplicación con la ayuda de un acceso directo representado por un icono. Siga los siguientes pasos para entrar en la aplicación de gestión de pedidos web: Abra la aplicación a través del icono de su escritorio:
La aplicación se abrirá mostrando un pequeño formulario que le presenta el código de caja, la fecha y la hora. Es MUY IMPORTANTE que compruebe que los valores son correctos y si no lo son debe corregirlos ya que si no los documentos de venta se grabarán con la fecha errónea.
Después de comprobar los datos pulsaremos [ACEPTAR] para entrar en el menú principal de la aplicación.
Importante: Antes de acceder por primera vez a la aplicación una serie de parámetros han debido ser previamente configurados en el fichero de configuración de la aplicación. Si se le deniega el acceso al programa, deberá ponerse en contacto para solicitar la configuración de dicho fichero. Manual de Usuario
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2. YA ESTOY DENTRO. TRABAJANDO CON EL PROGRAMA El programa presenta dos pantallas diferentes en función de que trabajemos con una caja de efectivo automática Cashlogy o con un cajón portamonedas tradicional. Pantalla para trabajar con caja de efectivo automática:
Pantalla para trabajar con un cajón portamonedas tradicional:
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Podemos apreciar la diferencia de opciones: “Retirar billetes y monedas”, “Consultar cambios”. OPCIONES CON CAJA AUTOMÁTICA (Cashlogy): 2.1. CONSULTAR CAMBIOS. “Consultar cambios” presenta una pantalla que nos informa del estado del contenido de billetes y monedas del Cashlogy:
Desde esta pantalla o desde la anterior podemos pasar a la pantalla que permite añadir monedas o billetes. También podemos acceder a este proceso desde la pantalla de “VENTAS”. 2.2. AÑADIR CAMBIOS.
Para introducir cambios pulsamos el botón “Comience a introducir los cambios” y se activará el Cashlogy en espera de que introduccamos los billetes y las monedas. El Manual de Usuario
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programa nos irá informando del importe introducido y pulsaremos el botón “Finalizar la introducción de cambios” cuando hayamos terminado. El tratamiento de las monedas de 1 cent requiere un proceso especial. Pulsamos la opción “Monedas de 1 céntimo”, el programa nos presenta la pantalla siguiente:
A continuación abrimos la tapa del Caslogy de acceso al almacén de monedas de 1 cent, introducimos las monedas que previamente hemos contado y en la pantalla le indicaremos al programa el número de monedas que añadimos. El programa comunicará con Cashlogy para actualizar la contabilidad. 2.3. RETIRAR BILLETES Y MONEDAS: Para realizar esta operación el empleado debe tener grabado en su perfil el nivel de autorización adecuado.
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El usuario indicará las monedas y billetes que desea retirar y pulsará el botón que ejecuta la operación dando las ordenes a Cashlogy y actualizando la contabilidad. Las monedas las expulsa directamente, pero como se indica en la pantalla los billetes pasan al Stacker. Si el usuario quiere retirar los billetes del Staker, deberá pulsar el botón “RETIRAR LOS BILLETES DEL STAKER”. El programa le informa del importe de los billetes que tiene en el Stacker.
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2.4. CIERRE DE CAJA. 2.4.1 CIERRE con caja automática de efectivo: Pulsando el botón “CIERRE”, el programa pide el empleado con permisos para hacer el cierre.
En la ventana central presenta varias columnas para informarnos de número de billetes y monedas que tiene el Cashlogy, así como del número de billetes o monedas que se han retirado y que están en el Stacker, por cada denominación. El usuario puede marcar las opciones para que además del cierre le de los informes detallados de las ventas de artículos realizadas a un precio diferente al marcado en la base de datos, abonos, notas pendientes, etc. En la columna “CAMBIOS” le indicamos al Cashlogy, los billetes y monedas que debe guardar para utilizar en la devolución de efectivo. El programa le ordenará al Cashlogy que expulse la diferencia, las monedas las expulsará directamente y los billetes los pasará al Stacker.
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Cuando termina la operación nos presenta un aviso: El usuario decide si retira o no el “Stacker”. El programa actualizará la contabilidad. A continuación el programa imprime el informe de cierre y las estadísticas qué se soliciten:
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2.4.2 CIERRE con cajón portamonedas tradicional: Pulsando el botón “CIERRE”, el programa pide el empleado con permisos para hacer el cierre.
En la columna “CANTIDAD” grabamos el número de billetes y monedas por cada valor, en la columna “CAMBIOS” grabamos el número de billetes y monedas por cada nominación que dejamos como cambios para el día siguiente. Si se hubiera retirado algún importe de efectivo durante la jornada, lo anotaremos en la casilla “Importe a Descontar”. Marcaremos las opciones presentadas a pie de pantalla para obtener los informes correspondientes. Por defecto se presenta marcada la opción “Listar Abonos”. A continuación pulsaremos [PROCESAR EL CIERRE]
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A continuación el programa imprime el informe de cierre y las estadísticas qué se soliciten:
2.5. ARQUEO DE CAJA. Operamos igual que en el proceso de cierre de caja. La diferencia entre el arqueo y el cierre es que en el arqueo no pone a cero los acumulados de las estadísticas de ventas mientras que en el cierre si los pone a cero. Manual de Usuario
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2.6. VENTAS. El módulo CAJA – TPV dispone de diferentes pantallas para adaptarse al funcionamiento según el sector al que pertenece la empresa, alimentación, hostelería y del volumen de referencias que trabaja.
Pantalla parametrizable tipo “caja registradora”, para empresas de hosteleria, peluquerías, estancos o pequeños establecimientos con un surtido de referencias de artículos reducido. Una vez identificado el empleado procederá a registrar los artículos de la venta. Los artículos se capturan pulsando los botones que los identifican. Los botones “Mesas”, “Rondas”, etc. se configuran en función del sector al que pertenece el estableciomiento. Más adelante explicaremos en detalle cómo se trabaja con esta pantalla.
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Pantalla para empresas con amplio surtido de referencias que utilizan el código de barras en sus artículos, sectores como alimentación, textil, calzado, farmacias, etc. Una vez identificado el empleado procederá a registrar los artículos de la venta. Los artículos se capturan mediante lector de códigos de barras o buscándolos en la base de datos por nombre o referencia. Buscar por nombre:
A continuación vemos como se trabaja con esta pantalla.
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Cuando entramos en la opción [VENTAS] el programa presenta la siguiente pantalla:
CAMBIAR LA TARIFA que se aplicará a los artículos. Como podemos ver en la parte superior de la pantalla está caja tiene asignada la tarifa 1. Más adelante veremos cómo podemos acceder al mantenimiento de parámetros.
BUSCAR y consultar los artículos por nombre, código EAN o por referencia.
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CLIENTE. Este botón da paso a la búsqueda de un cliente en la base de datos y a su mantenimiento pulsando [ CONSULTAS]:
En la ficha del cliente podemos asignar una tarifa y un descuento. Si pulsamos [F6 CAPTURAR] se asignará el cliente a la siguiente venta y se aplicarán las condiciones de tarifa y descuento. VALES. Permite crear un vale sin registrar una venta. NOTAS PENDIENTES. Abre la pantalla de cobros pendientes. Más adelante se explica su funcionamiento detalladamente. PAGOS. Permite registrar los pagos que se hacen por caja, por ejemplo el pago de unos portes, etc. REPETIR TICKET. Se explica más adelante. Presenta la pantalla que permite imprimir tickets sin precio (Ticket Regalo), repetir un ticket, buscar un ticket, buscar los tickets que tengan un artículo determinado. Si en los parámetros de la caja hemos configurado que no emita ticket al final de la venta, este botón permite dar un ticket al cliente cuando lo pide. CAMBIO DE EMPLEADO. Cuando configuramos una Clave en las fichas de los empleados, el programa mantiene abierta las ventas para el último empleado que se identifico hasta que se pulsa el botón. Manual de Usuario
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De esta forma conseguimos más velocidad en el proceso de registro de las ventas. Los empleados deben preocuparse en pulsar ese botón cuando abandonan la caja. Se puede configurar la caja para que en cada venta obligue a identificar al empleado. FIDELIZACION CLIENTES. Presenta una pantalla para identificar el cliente y aplicar las condiciones del plan de fidelización, descuentos por pertenecer al club, etc. Podemos pulsar el botón antes de comenzar a registrar la venta, en medio de la venta o al final. El programa recalcula las líneas de venta. EMPLEADO: Para acceder al registro de los artículos de la venta debemos identificar el empleado, podemos teclear su código y contraseña con el teclado que se presenta en pantalla al pulsar el botón del teclado
En función de la configuración de caja y empleado pedirá la contraseña. Al registrar el empleado el programa dirige el cursor a la columna código de la parte central y cambia los botones de la parte inferior:
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Si pasamos un código EAN por el scanner el programa lo registra aplicándole el precio de la tarifa activa. En el caso de que el artículo estuviera en oferta en uno o más catálogos, el programa le aplicará la oferta. Si la oferta está compuesta por varios artículos, traerá a la pantalla todos los artículos que componen la oferta y aplicará el precio de la oferta indicando el código de la misma. Si el artículo figura en diferentes ofertas, siempre que estén dentro de la fecha activa, presentará todas las ofertas en pantalla, para que el empleado elija la que corresponda a la venta que se está realizando. Las ofertas 2x1, 3x2, etc. las identificará el programa al final de la venta y aplicará las condiciones, informando además de las ofertas de este tipo incompletas. (ver el manual dedicado a las ofertas 2x1, etc. donde se explica con todo detalle cómo se crean y utilizan). También podemos consultar los artículos en medio de una venta buscándolos por nombre, EAN o referencia. Si queremos, una vez localizado podemos capturarlo para la venta. Podemos buscar ofertas para consultarlas o capturarlas en la venta.
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Por defecto cada vez que capturamos un artículo el programa asigna como cantidad una unidad. Si queremos registrar por ejemplo 6 unidades en lugar de capturar 6 veces el artículo, cuando el cursor se encuentra en la columna [Cód] código tecleamos [6] a continuación [*], y capturamos el artículo, veremos como en la columna [CANT] pone 6 unidades y el importe corresponderá a la 6 unidades. Para abonar un artículo pulsamos el botón [ABONO] el programa pone -1 en la columna Cantidad (también podemos proceder como en el caso anterior [6] [*] y [ABONO] si queremos abonar 6 artículos, sin capturarlos 6 veces). Siempre que se hace un abono el curso se detiene en la columna P.V.P. para que confirmemos el precio o lo cambiemos. De esa forma si cuando compró el artículo estaba a otro precio podemos abonarlo al precio que lo compró. Este botón permite aplicar un descuento o cambiar el precio a un artículo. Antes de capturar el artículo pulsamos este botón y elegimos entre aplicar un descuento o cambiar el precio. Cuando capturemos el artículo el programa se detiene en la columna P.V.P. si hemos elegido cambiar el precio o en la columna D% si queremos aplicar un descuento. Tanto en el informe de cierre de caja como en los listados del Cuadro de Mando del programa de Gestión podremos ver los cambios de precios realizados y que empleado los ha realizado. Permite grabar el número de serie del artículo, se suele utilizar en los artículos electrónicos.
Permite aparcar la venta que tenemos en pantalla y abrir otra venta. Podemos mantener varias ventas en activo al mismo tiempo.
Cuando terminamos el registro de la venta pulsamos [FIN VENTA] el programa presenta una pantalla para efectuar el cobro o también podremos generar un albarán, una factura o hacer una reserva de los artículos registrados en la venta. Más adelante se explica detalladamente cómo se hace una reserva. El programa permite registrar el cobro en efectivo, con tarjeta de crédito/debito o mixto parte en efectivo, parte en tarjeta e incluso parte mediante un vale emitido anteriormente. El cobro en efectivo tiene dos modalidades, en función de que el equipo T.P.V. este conectado a una caja de gestión de efectivo automática (Cashlogy) o bien a un cajón portamonedas tradicional.
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Vemos en primer lugar los ejemplos utilizando una caja automática, el cobro con un cajón portamonedas tradicional solo difiere en que el empleado es el que teclea en la pantalla el importe que entrega el cliente y el programa le indica el importe a devolver. El empleado es el que abre el cajón introduce la entrega y elige el cambio.
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2.6.1 EJEMPLO de venta y cobro con Cashlogy: El empleado a registrado la venta que se presenta en la pantalla anterior y pulsa el botón [FIN VENTA] . El programa le presenta una pantalla para que elija como le van a pagar, efectivo, con tarjeta o mixto.
En este caso selecciona “EFECTIVO”.
El programa se comunica con Cashlogy para activar las entradas de billetes y monedas, y le indica mediante un mensaje en rojo que introduzca el dinero. Conforme el empleado introduce los billetes y/o las monedas, el módulo CAJA – TPV va presentando en pantalla el importe total recogido en el campo “Entrega”. Cuando el programa detecta que el importe recibido y validado es igual o mayor al importe de la venta, presenta un aviso en verde “ Ya puede pulsar ACEPTAR para finalizar la venta”.
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A continuación el programa imprime el Ticket de la venta:
En el ticket informa del importe entregado en efectivo y del cambio suministrado por Cashlogy. Cada vez que se hace una operación de venta el programa comprueba el estado de los almacenes de billetes y monedas comparando con los valores casi lleno y casi vacio del fichero de parametros. Si se alcanzan esos valores se presenta un aviso en pantalla para que el usuario retire o añada billetes o monedas desde la pantalla de retirar o desde la pantalla de añadir cambios.
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Cuando la caja trabaja conectada a un cajón portamonedas tradicional, al pulsar el cobro en efectivo presenta la siguiente pantalla:
El programa propone el importe total de la venta y el empleado lo confirma o teclea el importe recibido. Si es superior a la venta el programa le indica el importe que debe devolver. Si el importe es inferior, el programa presentará un formulario, para que pulse [Anotar] y anote la deuda pendiente al cliente.
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En los ejemplos que siguen si la caja trabaja con un cajón portamonedas tradicional, se procederá de la misma forma con la parte de efectivo.
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2.6.2 EJEMPLO de venta y cobro MIXTO con Cashlogy: Después de registra la venta como en el ejemplo anterior el usuario pulsa el botón [FIN VENTA]
.
El programa le presenta una pantalla para que elija como le van a pagar, efectivo, con tarjeta o mixto.
En este caso selecciona “MIXTO / OTROS”. En el ejemplo vamos a recibir una parte del cobro con un “VALE” de 10 € y el resto del importe en efectivo. Esta pantalla, también permitiría cobrar siguiendo el mismo procedimiento, una parte del importe de la venta mediante tarjeta de credito.
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En primer lugar pide el importe que se quiere cobrar en vales. En la parte inferior se puede ver el importe que hay que cobrar. Cuánto lleva introducido y cuánto tiene pendiente.
Si pulsamos el botón “Baja Vale”, nos presenta la pantalla que permite localizarlo para darlo de baja.
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Al pulsar el botón “SIGUIENTE”, nos pide cuánto se va a cobrar en tarjeta.
Podemos volver al cobro por vales pulsando el botón “VOLVER” o continuar pulsando el botón “SIGUIENTE”.
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Al pulsar “SIGUIENTE”, el programa espera a que introduzcamos los billetes y monedas en el Cashlogy, en nuestro ejemplo hemos introducido un billete de 10 €.
El resultado de la operación presenta un saldo de 0,05 € a favor del cliente. En estos casos de cobro, en el que además de efectivo pueden intervenir “VALES” o tarjetas de credito, es habitual que el saldo a favor se resuelva mediante la devolución en efectivo o mediante un abono en la terjeta de credito o bien un nuevo “VALE” para la siguiente compra.
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Pulsando “SIGUIENTE”, el programa presenta la pantalla que permite al usuario elegir entre esas opciones.
El programa imprime el ticket, en él podemos ver el detalle de la operación del cobro:
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En el caso de los abonos, en la parametrización del TPV podemos marcar una opción que obliga a introducir un segundo código y contraseña que autorice la devolución en efectivo.
Si está marcado ese parámetro el programa solicitará la autorización antes de enviar la orden al Cashlogy para que devuelva el efectivo del saldo.
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2.6.3 EJEMPLO de Cobro con Cashlogy dejando parte del importe de la venta pendiente de pago: Procedemos a registrar una venta igual que en los ejemplos anteriores:
Pulsamos el botón [FIN VENTA] . El programa le presenta una pantalla para que elija como le van a pagar, efectivo, con tarjeta o mixto.
En este caso seleccionamos “EFECTIVO”. Manual de Usuario
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Se encienden las entradas del Cashlogy e introducimos un billete de 50 € y otro de 5 € en la pantalla se reflejan los 55 € introducidos. El cliente nos deja a deber el resto del importe. Pulsamos el botón [ACEPTAR] y el programa presenta tres opciones:
[VOLVER] permite volver a la pantalla anterior y seguir introducciendo monedas o billetes. [ANOTAR] anotar el cobro pendiente al cliente. En caso de que esta venta la hubieramos asignado a un cliente registrado el programa dispondría de la información necesaria para anotar el saldo y evitaria este tramite. [CONSULTAR] El registro de “cobros pendientes”. Pulsamos [ANOTAR] Tecleamos por ejemplo el nombre y el teléfono del cliente. En los informes de cierre podremos hacer que presente las notas pendientes. En cualquier momento podemos consultar el registro de notas pendientes:
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Cuando el cliente paga total o parcialmente el saldo pendiente lo registraremos pulsando desde esta pantalla el botón [COBRAR] Procederemos como en los casos anteriores, podemos cobrar en Efectivo Cashlogy, con tarjetas o Mixto.
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En este caso cobramos 20 € a cuenta. El programa nos pregunta si queremos imprimir un justificante para el cliente:
En la pantalla de las notas pendientes podemos ver el registro del cobro y el nuevo saldo:
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2.7. RESERVAS - EJEMPLO DE VENTA EN RESERVA: El cliente quiere reservar uno o varios artículos y entrega un importe a cuenta. En la pantalla de ventas registramos los artículos que vamos a reservar como si fuera una venta normal. Cuando pulsamos el botón [FIN VENTA] .
El programa presenta una pantalla en la que podemos pulsar el botón [HACER RESERVA].
Preguntará a qué cliente se asigna la reserva. Si se trata de un cliente nuevo y la politica de la empresa permite crear clientes desde la CAJA – T.P.V. procederemos a completar la ficha del cliente antes de continuar con la reserva.
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Se iluminan las entradas de Cashlogy y procedemos a introducir un billete de 20 €. Cuando pulsamos el botón [ACEPTAR] el programa nos pregunta si queremos imprimir el documento de la reserva en la impresora de Tickets o en Impresora de formato folio.
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El documento tiene asignado un número de reserva para su localización y nos informa del importe total de la reserva al día de hoy. Los artículos que componen la reserva pueden sufrir cambios de precio, en la pantalla de reservas podremos ver las diferencias. En el momento de retirar la reserva el programa aplicará el mejor precio para el cliente. De esa forma se evitarán anulaciones y modificaciones en las reservas. El documento presenta el importe entregado a cuenta. Podemos acceder a la pantalla de gestión de las reservas para consultar, modificar, o entregar parcial o totalmente los artículos reservados.
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Buscamos la reserva por el número o por el cliente. Nos presenta en pantalla los artículos de la reserva. Podemos ver el precio de los artículos en el mometo que se reservaron y su precio actual así como el importe cobrado a cuenta. Podemos añadir importes a cuenta pulsando el botón [COBROS]. Si queremos anular un articulo de la reserva o añadir nuevos artículos pulsaremos [MODIFICAR] y a continuación [Anular Línea] o [Añadir Línea].
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Si el cliente quiere retirar uno o varios artículos pulsamos [MODIFICAR]:
El programa activa la columna “VENTA” en azul y seguidamente anotamos las unidades que deseamos retirar. A continuación pulsaremos [FIN VENTA]. En el caso de que el programa detecte que no retiramos todos los artículos, preguntará si queremos anular el resto o mantenerlo en reserva.
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Presentando a continuación la pantalla que permite seleccionar la forma de cobro:
Nos informa que el importe de los artículos retirados de la reserva es de 23 € y que tenemos un saldo de 20 € a favor del cliente. Como seguimas manteniendo artículos en reserva, pregunta si queremos utilizar el saldo en esta venta o dejarlo en la cuenta. Si seleccionamos [EFECTIVO] el programa activará el cobro a traves del Cashlogy procediendo como en los casos anteriores. En cualquier momento podemos consultar la historia de una de varias reservas:
Presenta en rojo las líneas correspondientes a artículos anulados de la reserva, en verde los artículos que se reservarón y fueron retirados por el cliente y sin color las líneas de los artículos que actualmente están en reserva. Esta consulta permitirá aclarar cualquier duda que pueda tener el cliente. Manual de Usuario
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El informe de reservas da una visión rápida de la situación de las reservas con los artículos y los importes de la reserva y cobrado a cuenta. 2.8. LISTADO RE-PON. Para las empresas pequeñas que no utilizan el módulo de Logística, este listado es muy útil para la reposición de las mercancias que se han vendido en un periodo de tiempo, una semana, un día , unas horas. El programa propone como fecha desde la que genera las estadísticas de venta, la ultima fecha y hora en la que se realizo el último listado. Permite ordenar el listado por diferentes criterios para localizar mejor los artículos.
Despues de seleccionar el orden, si marcamos [Por Pantalla] y pulsamos [LISTAR] obtenemos el listado en pantalla.
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2.9. HISTORICO DE CLIENTES. Esta pantalla permite consultar la historia de un cliente. Por defecto presenta la “Ficha contable” en la que vemos los documentos de compra con su contenido y los importes cobrados o pendientes. También podemos marcar “Artículos comprados” para obtener la relación de todos los artículos que ha comprado desde una fecha hasta otra.
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2.10. ESTADÍSTICAS. Esta opción permite obtener por pantalla o impresora estadisticas de ventas por secciones, empleados, tarjetas, horas, etc. Por defecto propone la fecha actual, pero podemos elegir el periodo que más nos interese. Para acceder a esta pantalla el empleado debe disponer del “nivel” adecuado.
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2.11. PARÁMETROS. Para entrar en esta pantalla el programa pide usuario y contraseña. El empleado deberá tener “nivel” de administrador. Cada “Caja” tiene sus parametros, por lo tanto debemos indicar el código de la caja y en el campo “Serie” pulsar [Espacio]. Los campos “Almacén” y “Tienda” guardan los códigos del almacén y de la tienda que se registrarán en las ventas, para actualizar las estadisticas y moviminetos de las mismas. La pantalla tiene tres pestañas, cada una tiene zonas para guardar los parámetros necesariós.
Podemos ver en la primera pestaña, los parámetros que permiten personalizar la impresora de tickets con los textos y logos así como tipos de letra y posiciones en el papel. En la zona “Banderola” podemos configurar el display de cliente.
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En la segunda pestaña vemos resaltado el campo en el que debe figurar el nombre de la librería que se utiliza para la gestión del Cashlogy.
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2.12. OTRAS UTILIDADES.
MANTENIMIENTO DE EMPLEADOS. Permite añadir empleados o modificar su perfil, para entrar en este mantenimiento el usuario debe tener el nivel de administrador (9).
Para añadir o modificar pide usuario y contraseña: Manual de Usuario
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La pantalla de mantenimiento permite modificar el nivel y la contraseña del empleado.
MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS. El programa detecta las impresoras instaladas en el equipo y las muestra para que seleccionemos la impresora para imprir tickets y la impresora para imprimir documentos, albaranes, facturas y reservas en formato folio.
Mediante la opción “Configurar cajón” podemos habilitar la apertura de un cajón tradicional despues de imprimir el ticket o directamente. Manual de Usuario
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Para establecer estos parámetros el usuario debe tener nivel de administrador (9). Cuando se abra el cajón directamente pedirá usuario y contraseña y grabará un registro en la tabla de auditoría.
MANTENIMIENTO DE MONEDAS. Con este mantenimiento podemos configurar las mónedas y billetes que se utilizan en el cierre y arqueo. Las monedas y billetes que utiliza Cashlogy están configurados desde el archivo de configuración de Cashlogy.
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2.13. OPERACIONES DESDE LA PANTALLA DE VENTAS: CREAR “Vales” directamente.
FIDELIZACIÓN. El programa dispone de un archivo de clientes a los que se puede aplicar un descuento general en las compras. También podemos gestionar condiciones especiales a los clientes/socios registrados en una tabla que permiten hacer descuentos especiales sobre productos de marcas determinadas y disponer de estadisticas de compra por socio y artículo. Desde la pantalla de venta podemos pulsar el botón de fidelización para localizar el socio, bien pasando un codigo de barras, una tarjeta magnetica o buscandolo directamente por NIF o por teléfono. Se puede seleccionar el socio / cliente en cualquier momento, antes de registrar la venta, mientras se está registrando la venta o al final de la venta, el programa recalculará la venta aplicando las condiciones especiales.
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MANTENIMIENTO DE TARJETAS. Con esta pantalla podemos establecer con que tarjetas de credito / debito podemos realizar el cobro de las ventas.
REPETIR TICKET. Desde la pantalla de VENTAS podemos pulsar
.
Esta pantalla permite: -
Emitir un Ticket regalo, los artículos figuran sin precios.
-
Capturar el Ticket trasformandolo en factura.
-
Consultar un ticket.
-
Buscar los tickets que contienen un artículo.
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CAMBIO DE TARIFA. La caja tiene asignada una tarifa en la tabla de parámetros. No obstante podemos cambiar la tarifa desde la pantalla de VENTAS pulsando el botón
En la pantalla tipo registradora nos presenta otro formato para el cambio de tarifa:
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ARCHIVO DE CLIENTES. Desde la pantalla de ventas pulsando venta aplicando sus condiciones.
podemos asignar un cliente a la
Con [F5] o pulsando el botón [CONSULTAS] podemos buscar un cliente o crear uno nuevo.
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2.14. PANTALLA REGISTRADORA. Esta pantalla especial permite realizar las operaciones habituales de establecimientos que no utizan el código de barras y disponen de un numero reducido de referencias. Funciona como una máquina registradora pulsando los botones que se presentan en pantalla.
La pantalla está dividida en dos zonas: 1 La zona de la derecha presenta los artículos que se venden. La fila superior permite seleccionar diferentes pantallas, en las que se pueden clasificar los artículos por familias. La parte central presentará los artículos de la familia activada. Las dos filas inferiores permiten que los artículos más vendidos estén visibles siempre visibles. 2 La zona izquierda presenta: En primer lugar los botones para la selección del empleado. La ventana donde se van registrando los artículos vendidos, sobre ella indica el empleado actual y la tarifa que está utilizando.
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Si pulsamos el botón de un artículo grabará una línea con una unidad vendida, si queremos grabar 3 unidades, pulsaremos el número [3] y a continuación el botón del artículo. Si queremos borrar la última línea registrada, pulsaremos
.
Los botones se pueden configurar para adaptarse mejor al modo de operar de la empresa. Podemos cambiar los botones “MESAS”, “RONDAS” etc. Para negocios que no son de sector de la hostelería. El programa actua tal y como se ha explicado anteriormente, permite cobrar en efectivo activando Cashlogy o por tarjeta o Mixto. En el caso de trabajar con un cajón portamonedas tradiccional, el programa, presenta el importe de la venta y el empleado lo acepta o teclea el importe que le entrega el cliente.
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Cuando introducimos los billetes o monedas en Cashlogy presenta el importe en pantalla:
Cashlogy devuelve el cambio.
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CAMBIO de TARIFA: Presenta la pantalla para cambiar la tarifa de cobro.
NOTAS: Presenta una pantalla para grabar notas:
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CONTROL y VENTA a MESAS: Y a continuación pulsando sobre el botón de la mesa, asignamos la venta a una mesa.
RONDAS:
El programa guarda la venta como “ronda”, podemos guardar las “rondas” que se necesiten y las podremos recuperar en cualquier momento pulsando el botón y a continuación pulsando sobre la “ronda” a recuperar.
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VENTA a DOMICILIO:
Podemos localizar el cliente por número de teléfono o nombre. Si es un cliente nuevo pulsaremos [NUEVO CLIENTE] para registrarlo. En la ventana de la derecha se presentarán todos los artículos que ha comprado el cliente hasta la fecha, así podemos ver sus preferencias.
El programa imprimirá un ticket para acompañar el envío, con los datos del cliente:
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MANTENIMIENTOS de las PANTALLAS:
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CONTINGENCIAS.
3. CONTINGENCIAS. Como todo elemento electrónico y mecánico a pesar de la inmejorable calidad de los componentes del Cashlogy no estamos libres de que se produzca una incidencia que impida su funcionamiento. En ese caso, el programa de CAJA – TPV permitiría seguir realizando las operaciones de ventas, cobros, reservas, impresión de tickets etc. Incluso podría seguir funcionando con un cajón tradicional mientras se resuelve la incidencia. El programa CAJA – TPV pasa al modo de “contingencia” de dos formas: 1.- Cuando entramos en la primera pantalla que presenta el programa en la que presenta el código de caja y los valores de fecha y hora con los que vamos a trabajar, podemos pulsar [Utilidades] y a continuación [Deshabilitar el cajón automático].
El programa presenta el siguiente aviso para que confirmemos tecleando “SI” y aceptando, que queremos deshabilitar el uso de Cashlogy pasando a trabajar como una CAJA – TPV tradicional.
Cuando salimos del programa CAJA – TPV y lo arrancamos otra vez, el sistema vuelve al modo normal de trabajo con Cashlogy. Por consiguiente lo único que debemos hacer después de la reparación, es realizar un cierre de caja dejando a cero los cambios de monedas y billetes. Cuando entremos en el programa Manual de Usuario
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CONTINGENCIAS.
nuevamente y con Cashlogy vacio de monedas y billetes ejecutaremos la opción “Reseteo de la máquina”:
2.- Si al entrar al programa este detecta que no puede comunicar con Cashlogy al cabo de unos minutos pasa a trabajar en el modo de “contingencia”.
El programa CAJA – TPV funciona con la base de datos Microsoft SQL Server en cualquiera de sus versiones, incluso con la de distribución gratuita. Este motor de base de datos ha demostrado durante muchos años su alto rendimiento y fiabilidad ante problemas de los equipos informáticos, cortes de luz etc. Sin embargo todas las instalaciones deben estar protegidas por S.A.I. y se deben hacer copias de seguridad diarias en un soporte externo que se pueda retirar del equipo y guardar en sitio seguro. Toda la información de ventas, contabilidad etc. Se guarda en la base de datos, por lo tanto en caso de rotura o perdida de la base (rotura del disco del equipo u otra causa), no tendremos más que restaurar la copia para recuperar la situación hasta el momento de esa copia.
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