Papel del técnico en farmacia y parafarmacia en la dispensación de medicamentos

MÓDULO 3

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Funciones del técnico en farmacia y parafarmacia en la dispensación 1. ASPECTOS GENERALES En los módulos anteriores hemos tratado y explicado todas las consideraciones legales que presentaba la figura del técnico en farmacia y parafarmacia con sus responsabilidades, competencias y obligaciones, además de presentar el procedimiento general del servicio de dispensación. En este apartado trataremos todos y cada unos de los pasos de dicho procedimiento bajo la figura del técnico, intentando dejar clara su posible actuación ante cada situación que se le pueda presentar durante el proceso de la dispensación. Tras lo expuesto en el primer apartado, no la dispensación directamente (que es una competencia atribuida en exclusiva por la Ley 44/2003 al farmacéutico), pero sí la asistencia a la dispensación, "informando de sus características y de su uso racional" (art. 5.b del RD.1689/2007), es una competencia propia del Técnico de Farmacia o del Técnico en Farmacia y Parafarmacia. De lo anterior, se infiere que su actuación ha de estar supervisada siempre por el farmacéutico. De hecho, la competencia de estos técnicos comprende: - Asistir en la dispensación de productos farmacéuticos, informando a los usuarios sobre su utilización, determinando parámetros somatométricos sencillos, bajo la supervisión del facultativo. - Asistir en la dispensación de productos sanitarios y parafarmacéuticos, informando a los usuarios sobre su utilización, bajo la supervisión del facultativo. Si examinamos las enseñanzas del ciclo formativo de un técnico en farmacia y parafarmacia, podemos destacar algunos objetivos generales que este ciclo formativo debe alcanzar destacando en relación con el proceso de dispensación los siguientes: d) Reconocer las características y la presentación de los productos farmacéuticos y parafarmacéuticos relacionándolos con sus aplicaciones para asistir en la dispensación de productos. e) Informar sobre la utilización adecuada del producto interpretando la información técnica suministrada para dispensar productos farmacéuticos y parafarmacéuticos, atendiendo las consultas e informando con claridad a los usuarios sobre las características y uso racional de los productos.

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j) Aplicar procedimientos de realización de somatometrías y de toma de constantes vitales interpretando los protocolos y las instrucciones técnicas para obtener parámetros somatométricos y constantes vitales del usuario. n) Identificar situaciones de riesgo seleccionando informaciones recibidas del usuario para fomentar hábitos de vida saludables. ñ) Sensibilizar a los usuarios seleccionando la información, según sus necesidades, para fomentar hábitos de vida saludables para mantener o mejorar su salud y evitar la enfermedad. o) Efectuar operaciones administrativas organizando y cumplimentando la documentación según la legislación vigente para tramitar la facturación de recetas y gestionar la documentación generada en el establecimiento. r) Interpretar técnicas de apoyo psicológico y de comunicación detectando necesidades y conductas anómalas para atender las necesidades psicológicas de los usuarios. En cuanto a los módulos profesionales de este ciclo formativo, hay uno que nos interesa especialmente, el de dispensación de productos farmacéuticos; tras su superación el técnico en farmacia y parafarmacia debería: 1. Aplicar protocolos de dispensación de productos farmacéuticos interpretando la prescripción o la demanda. 2. Dispensar medicamentos relacionándolos con las aplicaciones terapéuticas y las condiciones de uso. 4. Dispensar productos homeopáticos relacionándolos con las principales aplicaciones, condiciones de uso y efecto producido. 5. Dispensar productos fitoterapéuticos relacionándolos con las principales aplicaciones, condiciones de uso y efecto producido. 6. Dispensar productos de uso animal relacionándolos con las principales aplicaciones, condiciones de uso y efecto producido. Una vez vistos, de forma general, los conocimientos y competencias que debería haber adquirido el técnico en farmacia y parafarmacia durante su formación académica en relación con la dispensación, desarrollaremos el proceso de dispensación paso por paso analizando sus posibles actuaciones en cada caso. En general se puede decir que, ante una determinada función, el técnico en farmacia y parafarmacia debe: 1. Estar formado para realizarla. 2. Saber si puede o no realizarla. Esta información deberá haber sido comunicada por el farmacéutico responsable y constar preferiblemente por escrito en el punto de dispensación y/o en sus atribuciones. 3. Disponer de información necesaria para consultar en caso necesario (manuales de ayuda, libros de consulta, aplicación informática de gestión, etc.). 4. Derivar al farmacéutico siempre en cualquier situación que tenga duda o no sepa cómo actuar o resolver o bien esté fuera de su función.

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2. PROCESO DE DISPENSACIÓN En el módulo anterior se ha comentado la metodología general de Dispensación basada en el documento FORO AF-FC; sin embargo, en este documento no se hace ninguna refernecia sobre la actuación del técnico en farmacia y parafarmacia. Por esta razón, es necesario desarrollar la participación del técnico en farmacia y pararfarmacia en cada una de las verificaciones que son necesarias en el proceso de Dispensación.

2.1. Identificación del paciente-usuario "¿Es para usted el medicamento?" Con esta pregunta se pretende comprobar si el solicitante de la dispensación es o no el paciente o su cuidador, u otro. Esta diferenciación puede no parecer importante pero sí lo es, tanto por la determinación de su capacidad según ley (menor, discapacitado) para adquirir el medicamento como por la información a proporcionar. En general se debería promocionar desde la oficina de farmacia que sea el propio paciente o su cuidador (responsable de su administración) el que acuda a la farmacia a que se le dispensen los medicamentos, ya que para realizar las verificaciones necesarias es conveniente, como se ha comentado, recabar información del paciente, lo que implica realizar preguntas al propio paciente que va a tomar los medicamentos.

2.2. Verificación de consideraciones administrativas Comprende la verificación de los requisitos y las cuestiones administrativas y legales relacionadas con la receta, los medicamentos, su financiación y en general las normas de dispensación. Más detalladamente, incluiría la comprobación de: - Requisitos administrativos del paciente (SIP, DNI, NIE…). - Requisitos administrativos de la receta (fechas, sellos, firma, visado, datos necesarios médicopaciente-medicamento, robos, falsificaciones y extravíos) tanto en receta manual como electrónica. - Número de envases prescritos por receta. - Si está o no financiado (incluido en nomenclator, campañas sanitarias, discapacitados) en el SNS y/o resto de entidades aseguradoras (mutuas) y el tipo de aportación. - Si existe convenio entre el Colegio de Farmacéuticos y la entidad aseguradora. Requisitos administrativos del medicamento (DH, H, ECM, FM, PO, estupefacientes, psicotropos, medicamentos afectados por el sistema de precios de referencia, caducidad, buen estado) - Presencia o no de precinto oficial en el envase - Sustituciones (medicamentos no sustituibles o - Medicamentos sujetos a alertas de calidad y seguridad)

2.3. Tipo de dispensación La forma de diferenciar entre ambas se realiza con la pregunta: "¿Es la primera vez que lo utiliza, o ha habido algún cambio en la farmacoterapia?". Según la respuesta optaremos por un tipo de dispensación u otro. Si la respuesta es afirmativa estamos ante una primera dispensa-

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ción o inicio de tratamiento. En caso de respuesta negativa se tratará de una dispensación repetida o de confirmación de tratamiento. Primera dispensación o de inicio de tratamiento a) Sólo en el caso de medicamentos publicitarios: ante una petición de medicamento publicitario es necesario comprobar, antes de seguir con el resto de apartados, si se corresponde la indicación del medicamento solicitado con la finalidad para la cual el paciente-usuario lo adquiere. Es decir, debe existir una relación correcta entre sintomatología referida a tratar e indicación del medicamento solicitado. b) Para todos los medicamentos: deberemos verificar las condiciones de no dispensación, lo que incluye los siguientes apartados: - Embarazo: hay medicamentos que pueden utilizarse en los últimos meses de embarazo, o sobre los cuales no hay información en la ficha técnica y es necesario acudir a otras fuentes de información para saber si pueden ser utilizados. - Lactancia: hay medicamentos que pueden utilizarse durante la lactancia o sobre los cuales no hay información en la ficha técnica y es necesario acudir a otras fuentes de información para saber si pueden ser utilizados. - Contraindicaciones: las contraindicaciones con otros problemas de salud son muy difíciles de detectar ya que no se tiene acceso a la historia clínica del paciente y la única fuente de información, con sus limitaciones, suele ser la información proporcionada por el propio paciente. - Interacciones: normalmente las aplicaciones informáticas suelen avisar de interacciones, pero no todas son significativas y clínicamente relevantes. No obstante es muy importante preguntar sobre qué otros productos (dietéticos, fitoterapia, homeopatía, etc.), alimentos y medicamentos utiliza el paciente-usuario para poder detectar. - Alergia a alguno de los componentes del medicamento. - Duplicidad: este apartado es muy delicado pues existen asociaciones, sinergias y duplicidades prescritas conscientemente por el médico prescriptor; sin embargo, también pueden ser errores de la prescripción, sobre todo cuando el paciente está tratado por más de un médico o no conoce y como consecuencia cumple correctamente con el tratamiento. - Otros signos y síntomas de alarma: en ocasiones, sobre todo en el caso de medicamentos publicitarios y no sujetos a prescripción médica, el paciente puede consultar, manifestar o mostrar signos o síntomas de alarma que pueden ser causa de no dispensación. Dispensación repetida o de continuación de tratamiento En este caso asumimos que ya se han realizado las verificaciones oportunas propias de la primera dispensación; si no ha sido así, deberemos realizarlas. Si han sido realizadas haremos dos preguntas: - "¿Cómo le va el tratamiento?", con el fin de conocer la percepción del paciente sobre la inefectividad del tratamiento farmacológico. Para ello será conveniente conocer los indicadores de efectividad respectivos. EFP: uso adecuado (uso social, fines recreativos)

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- "¿Ha tenido algún problema con el tratamiento?", con el fin de conocer la percepción del paciente sobre la inseguridad del tratamiento farmacológico. Para ello será conveniente conocer los indicadores de seguridad respectivos. En el caso de las EFP habrá que comprobar si se está haciendo un uso racional del medicamento o, por el contrario, existe un riesgo de abuso y sobredosis, un uso con finalidad social, etc. La interpretación de datos biomédicos, si están disponibles, puede ayudar en gran medida como indicadores de efectividad y seguridad.

2.4. Información sobre el proceso de uso del medicamento Para conocer la información que conoce el paciente es necesario hacer las siguientes preguntas o similares: - ¿Para qué es el medicamento? - ¿Cuánto tiene que tomar? - ¿Cómo lo tiene que tomar? - ¿Hasta cuándo lo tiene que tomar? - ¿Conoce las advertencias de infectividad/inseguridad? (sobredosis, olvidos, precauciones, etc.) Dependiendo de la respuesta completaremos, corregiremos o proporcionaremos la información personalizada del medicamento (IPM).

2.5. Información sobre uso racional del medicamento/educación sanitaria y estilos de vida saludables Incluye toda la información relacionada con la educación sanitaria del medicamento y la promoción de la salud. Puede reforzarse con la entrega en soporte escrito de consejos y recomendaciones.

2.6. Entrega y cobro Consistirá en la entrega física del medicamento y el correspondiente cobro de la aportación que corresponda. En resumen, como puede observarse, las comprobaciones que hay que efectuar durante una dispensación para proteger al paciente de posibles problemas relacionados con los medicamentos y de resultados negativos asociados a ellos no es sencilla, y más en una primera dispensación en la que la comprobación de las condiciones de no dispensación son a veces complicadas o cuando hay incidencias. El hecho de que en algunas farmacias no se realice adecuadamente la dispensación perjudica a los pacientes por su mayor riesgo de aparición de PRM y RNM. Con la finalidad de hacer más práctica, visual y fácil de implantar la participación efectiva y protocolizada de todo el personal en la dispensación, a continuación se muestra una tabla en las que se detallan todos los pasos del proceso de dispensación y las funciones a realizar y en cuáles de ellas, a juicio del farmacéutico responsable, el técnico en farmacia y parafarmacia ha de derivar. Estas tablas, a su vez, pueden utilizarse como hoja de registro de las funciones que cada miembro del equipo de la farmacia debe conocer y seguir en la dispensación de medicamentos.

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Registro de funciones del personal en el servicio de dispensación de medicamentos.

Nombre del personal:

Puesto de trabajo:

Función

Incidencia

I.- Obtención de información sobre el paciente y su farmacoterapia. 1.1.-Identificación del paciente-usuario

1.2.-Verificación de consideraciones administrativas 1.2.1.-Requisitos administrativos del paciente (SIP, DNI, NIE…)

Relación del solicitante de la dispensación con el paciente (propio paciente, cuidador, otros) Capacidad legal (edad, discapacidad...)

Falta DNI/NIE Falta tarjeta sanitaria Datos erróneos 1.2.2.-Requisitos administrativos del medicamento: Se desconocen financiación y aportación Datos erróneos Afectado por alerta de calidad Afectado por alerta de seguridad Afectado por sistema de precios de referencia Medicamento no sustituible Otro 1.2.3.-Requisitos administrativos de la receta (fechas, se- Datos erróneos llos, firma, visado, datos necesarios del médico-paciente- Ilegibilidad medicamento) Sospecha de falsificación o robo Rotura, manchado, etc. Otro 1.3.-Verificar las condiciones de no dispensación. Primera dispensación o de inicio de tratamiento Embarazo Lactancia Contraindicaciones Interacciones con otros productos (dietéticos, fitoterapia, homeopatía, etc.), alimentos y medicamentos que utiliza el paciente-usuario Alergia a algún componente del medicamento Duplicidad Otros signos y síntomas de alarma En medicamentos NO sujetos a prescripción médica: correspondencia indicación del medicamento solicitado y finalidad esperada por el paciente El medicamento puede no ser adecuado al paciente (sospecha de PRM) por embarazo, riesgo de alergia, contraindicación, interacción, etc. Otro Dispensación repetida o de continuación de tratamiento Detección de percepción del paciente sobre la -"¿Cómo le va el tratamiento?" inefectividad del tratamiento farmacológico -"¿Ha tenido algún problema con el tratamiento?" Detección de percepción del paciente sobre la inseguridad del tratamiento farmacológico. El medicamento puede no estar siendo efectivo y/o seguro (sospecha de RNM) Comprobar en EFP si su uso es racional o existe riesgo de abuso (sobredosis), uso social, etc. Desconocimiento indicadores efectividad/seguridad Otro

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Derivar al farmacéutico

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Registro de funciones del personal en el servicio de dispensación de medicamentos (continuación).

Nombre del personal:

Puesto de trabajo:

Función

Incidencia

1.4.-Información sobre el proceso de uso del medicamento (¿Para qué?, ¿Cuánto?, ¿Cómo?, ¿Hasta cuándo?, advertencias de infectividad/inseguridad -sobredosis, olvidos, precauciones, etc.)

1.5.-Información sobre uso racional del medicamento/educación sanitaria y estilos de vida saludables.

1.6.-Entrega y cobro.

II. Evaluación de esta información de acuerdo con los objetivos de la Atención Farmacéutica. III. Intervención en función de esta evaluación.

IV. Registro de esta actuación.

Derivar al farmacéutico

Detección de que el paciente no tiene una información suficiente para el uso correcto del medicamento con el que va a iniciar un tratamiento Detección de que el paciente tiene una información incorrecta o errónea sobre el uso de un medicamento (dosis, pautas, administración, duración) Otro Educación sanitaria del medicamento Medidas higiénico-sanitarias Promoción de estilos de vida saludables Olvido de entrega de consejos y recomendaciones Error en entrega del medicamento Error en el cobro de la aportación Sellar y fechar la receta Firma de la receta Episodio de seguimiento Sospecha de RNM Sospecha de PRM Dispensación No dispensación Derivación al médico comunicando PRM/RNM y/o proponiendo cambios en el tratamiento u otras modificaciones Resolver, corregir o prevenir el PRM Resolver, corregir o prevenir el RNM Proporcionar información personalizada del medicamento (IPM) Notificación a farmacovigilancia Ofrecer educación sanitaria Derivar a seguimiento farmacoterapéutico Otro Error en el registro Olvido de registro

2.7. Registro Con el registro de la dispensación cumpliremos con un aspecto de vital importancia para el desarrollo y valoración de los servicios de Atención Farmacéutica que se prestan en la oficina de farmacia. Toda actividad que no quede registrada, se pierde, no se puede demostrar que se hizo correctamente, ni se puede valorar. El registro debe realizarse por todas las personas que intervengan en todo el proceso de dispensación.

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3. INCIDENCIAS. DERIVACIÓN AL FARMACÉUTICO 3.1. Definición Otro de los puntos claves del presente curso es la derivación al farmacéutico por parte del técnico en farmacia y parafarmacia, durante el servicio de dispensación para la consiguiente resolución, de aquellas "situaciones" que bien porque superan la formación académica y las competencias profesionales y legales del técnico o porque necesiten la aplicación de un juicio clínico por parte del farmacéutico para su resolución, así lo requieran. Por lo tanto, y para explicar y desarrollar este punto, ampliaremos el término "incidencia" haciendo referencia tanto al utilizado hasta ahora definido por FORO AF-FC, como cualquier circunstancia relacionada con la farmacoterapia que, en el transcurso del procedimiento establecido para la dispensación, no concuerda con una situación esperada o aceptada, e interrumpe el procedimiento, obligando a evaluarlo, en un episodio de seguimiento, extendiéndolo a también aquellas "situaciones" que superan las funciones del técnico en farmacia y parafarmacia y que deben suponer su derivación al farmacéutico como responsable de la dispensación.

3.2. Tipos De acuerdo con el concepto amplio del término incidencia introducido en el apartado anterior, podemos distinguir los siguientes tipos en el proceso de dispensación: - El paciente no tiene información suficiente para el uso correcto del medicamento con el que va a iniciar un tratamiento. La actuación consistirá en proporcionar al paciente información personalizada sobre el uso del medicamento, registrándola como IPM. - El paciente tiene una información incorrecta o errónea sobre el uso de un medicamento (sospecha de PRM). La actuación consistirá dependiendo del tipo de dispensación en: a) Si es la primera dispensación de un tratamiento: se corregirá la información y tal actuación se registrará como PRM evitado. b) Si el tratamiento ha sido iniciado y necesita continuarlo: se sospechará de PRM, y la actuación consistirá en corregir la información, registrándola como PRM resuelto. - El medicamento puede no ser adecuado al paciente (sospecha de PRM) por embarazo, riesgo de alergia, contraindicación, interacción, etc. La actuación consistirá en evaluarlo, mediante un episodio de seguimiento, corregir el PRM y registrarlo. - El medicamento puede no estar siendo efectivo y/o seguro (sospecha de RNM). La actuación consiste en contribuir a mejorar el resultado realizando el consiguiente episodio de seguimiento, corrigiendo el PRM y registrando el PRM corregido, si procede, y el RNM mejorado. - Existen cuestiones administrativas sobre las cuales hay dudas o no se cumplen.

3.3. Derivación al farmacéutico El técnico en farmacia y parafarmacia derivará al farmacéutico todas aquellas situaciones que, siempre que tenga duda o no sepa cómo actuar o resolver o bien, superen o excedan sus funciones. No todas las incidencias tienen que ser resueltas por el farmacéutico; esa decisión la

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tomará el farmacéutico a la vista de la responsabilidad que debe asumir y el equipo que le asiste. Cada farmacia tiene un personal y unas características que impiden unificar este tipo de decisiones pormenorizadamente. En ocasiones el mismo técnico podrá, tras consultar las fuentes de información a su disposición, resolver las incidencias para las que está capacitado con el paciente. Sin embargo en aquellas otras en las que no lo está, dude o no sepa, deberá derivar al farmacéutico para que éste las resuelva. Una vez detectada la incidencia por parte del técnico falta una parte muy importante, y es el modo o manera en que realizamos esa derivación al farmacéutico. Y es ahora cuando entran en escena los factores diferenciadores de una farmacia a otra a los que nos referíamos al principio del punto. Pero sin olvidar en ningún momento que, como dijimos al hablar de los objetivos de la dispensación, ésta debe realizarse de manera ágil, más allá de la forma en que decidamos hacer la derivación. Y el paciente así debe entenderlo en todo momento y no pensar que se enlentece el servicio o se va de un lugar a otro para nada. Es absurdo proponer un método para que en todas las farmacias se haga por igual, pues depende de factores tan cambiantes de una farmacia a otra como son: - El número de componentes del equipo y número de farmacéuticos y de técnicos. - La organización interna: la forma en que decidimos hacer las cosas, sobre todo la presencia constante o no del farmacéutico en el mostrador. - El espacio físico de la farmacia del que disponemos y su distribución (existencia o no de una ZAP, distribución de los mostradores, distribución de los espacios de la farmacia con funciones distintas…). - Los servicios ofertados y la calidad con que se quieran ofertar. Una vez el técnico haya detectado la incidencia pueden suceder dos situaciones: - El técnico deriva al paciente al farmacéutico, es decir envía al paciente al farmacéutico. En este caso el paciente tendrá que ir a otro espacio (otro mostrador, ZAP, etc.) donde el farmacéutico le atenderá e intentará resolver la incidencia. - El técnico deriva la consulta, duda, etc. al farmacéutico, es decir le consulta directamente, bien sea porque el técnico acude al lugar donde está el farmacéutico o bien se comunica directamente con él o bien es el farmacéutico el que acude a su llamada. En este caso el paciente continúa en el mostrador hasta que el técnico subsana la incidencia y prosigue con la dispensación. La opción más recomendable es que el farmacéutico se encuentre en una ZAP con comunicación (teléfono, interfono, etc.) con el mostrador, de forma que el técnico pueda, para incidencias sencillas, contactar rápidamente con el farmacéutico/s y para incidencias más importantes y complejas derivarle directamente al paciente. Esta última opción permite que el paciente perciba que para las incidencias más importantes se le atiende de forma más personalizada y con personal más especializado y para las más leves se solventan con mayor agilidad. A continuación se acompaña un ejemplo de modelo de hoja de registro de derivación, que a la vez podría servir de registro de dispensación.

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Hoja de registro de derivación

FECHA:

FARMACÉUITCO:

QUIÉN DERIVA:

MOTIVO DE LA DERIVACIÓN: (Tipo incidencia)

CARACTERÍSTICAS DEL PACIENTE Edad:

¿QUIÉN RECIBE DISPENSACIÓN?

Sexo:

❑ Propio paciente ❑ Cuidador

TIPO DISPENSACIÓN

❑ Otros

❑ 1ª Dispensación ❑ Dispensaciones repetidas MEDICAMENTOS IMPLICADOS

RESULTADO NEGATIVO MEDICACIÓN (RNM): ❑ Manifestado

PROBLEMAS DE SALUD

PROBLEMAS RELACIONADOS CON LOS MEDICAMENTOS (PRM):

❑ Riesgo

❑ Administración errónea de medicamentos

❑ Necesidad de medicamentos

❑ Conservación inadecuada

❑ No necesidad de medicamentos ❑ Inefectividad no cuantitativa ❑ Inefectividad cuantitativa ❑ Inseguridad no cuantitativa ❑ Inseguridad cuantitativa Intervención: ❑ Facilitar información (IPM) ❑ Ofrecer educación sanitaria ❑ Derivar a SFT ❑ Derivar al médico comunicando PRM/RNM

❑ Características personales ❑ Contraindicación ❑ Dosis, pauta y/o duración no adecuada ❑ Duplicidad ❑ Errores en la dispensación ❑ Errores en la prescripción ❑ Incumplimiento ❑ Interacciones ❑ Otros problemas de salud que afectan al tratamiento ❑ Probabilidad de efectos adversos ❑ Problema de salud insuficientemente tratado ❑ Otros

❑ Derivar médico proponiendo cambios

Comunicación

❑ Proponer otras modificaciones

❑ Oral

❑ Notificar a farmacovigilancia

❑ Escrita

❑ Dispensar

❑ Paciente

❑ No dispensar

❑ Médico Comentarios:

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Resultado final:

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Esta hoja de registro incluye todo el proceso de la dispensación, nos da información referida del paciente en cuanto a sus características personales y la información sobre su farmacoterapia, la derivación del técnico hacia el farmacéutico, y la actuación de éste para la resolución del caso y el resultado final de dicha actuación, la entrega o no del medicamento.

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