República de Colombia Departamento de Cundinamarca DEPARTAMENTO DEL META Municipio de Venecia NIT 890680088-3 MUNICIPIO DE ACACIAS ASESOR DE DESPACHO Despacho Municipal ______________________________________________________________________

PLAN ANTICORRUPCION 2016

“VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY”

_______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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CONTENIDO 1. APLICACIÓN EFECTIVA DE LAS NORMAS 1.1. Mecanismo para la aplicación efectiva de las normas 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4.

Divulgación de la normatividad vigente: Administración y actualización del normograma Campaña institucional de divulgación de la normatividad sobre prevención y lucha contra la corrupción Auditoria de cumplimiento legal

1.2. Acciones para asegurar la implementación de los mecanismos para la aplicación efectiva de las normas

2. ACCIONES PREVENTIVAS 2.1. Mecanismo para la acción preventiva 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6.

Mapa de riesgos institucionales. Mapa de riesgos de corrupción e ineficiencia Acuerdos de transparencia Pactos de integridad y de control social Mapa de riesgos de la gestión contractual Procesos de meritocracia

3. PARTICIPACION Y COLABORACION CIUDADANA 3.1. Mecanismos para la participación y colaboración ciudadana 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3.

Línea anticorrupción Atención de quejas, reclamos y solicitudes de información Promoción de la participación y el control social en la planeación y el direccionamiento estratégicos 3.1.4. Promoción de la participación y el control social a lo misional 3.1.5. Rendición de cuentas 3.1.6. Gestión antitrámites 3.1.7. Visibilidad de la gestión y transparencia administrativa 3.1.8. Promoción de la participación y el control a la ejecución de planes, programas y proyectos y a la prestación de los servicios misionales _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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3.1.9.

Medios de comunicación para mejorar la interacción con la ciudadanía, usuarios y demás grupos de interés

3.2. Acciones para asegurar la participación, la colaboración ciudadana y el control social a la gestión institucional

4. FOMENTO DE LA CULTURA DE LA LEGALIDAD 4.1. Mecanismos para fomentar la cultura de la legalidad 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3.

Código de ética y de buen gobierno Actividades de inducción, Reinducción y socialización del código de ética y buen gobierno Campaña permanente de sensibilización sobre legalidad, legitimidad y ética publica

4.2. Acciones para consolidar la cultura de la legalidad

5. COORDINACION INTERNA Y EXTERNA 5.1. Mecanismo para fortalecer la coordinación interna y externa 5.1.1. 5.1.2.

Coordinación para el uso de la información Mecanismo de coordinación interinstitucional, cooperación y gestión conjunta

5.2. Acciones para consolidar la coordinación interna y externa

1. APLICACIÓN EFECTIVA DE LAS NORMAS _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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1.1. MECANISMOS PARA LA APLICACIÓN EFECTIVA DE LAS NORMAS 1.1.1 Divulgación de la normatividad vigente: El Municipio de Venecia, cuenta con actualización normativa en materia de contratación administrativa –como área neurálgica para la conformación de las políticas anticorrupción y de transparencia- el cual debe seguirse actualizando permanentemente. La compilación y posterior monitoreo normativo, también deberá ser adelantado en todas las áreas, fundamentalmente en las áreas de control interno, personal, área anti trámites y gasto público. La socialización y difusión de la normatividad tanto interna como externa esta a cargo de la Secretaria de Gobierno del Municipio, quien de conformidad con las funciones propias delegadas, es la dependencia que funcionalmente le corresponde informar al Alcalde y a los diferentes funcionarios de la Administración Municipal respecto a la aparición de Leyes y normas que afecten directamente al Municipio y que por su importancia y trascendencia requieren ser difundidas, comprendidas y aplicadas. El Municipio deberá elaborar y poner en marcha el Plan de Comunicación Institucional, utilizando herramientas de primera mano cómo: correo electrónico, carteleras, redes sociales, mensajes de texto, y principalmente los consejos de gobierno. Para garantizar el conocimiento oportuno se dispondrá de la suscripción a un mecanismo de “Clipping information” en el área de generación normativa en Colombia, o la suscripción directa, revisión, depuración y generación de información para la administración sobre el Diario Oficial y otras publicaciones de este tipo.

1.1.2. Administración y actualización normativa: Como Política Institucional, el Municipio de Venecia dispondrá en su portal de Internet un vínculo de referencia normativa, donde se podrá consultar en forma permanente la normatividad interna y externa del Municipio, que no solamente le servirá a los funcionarios en su quehacer diario, sino también permitirá darla a conocer a particulares que eventualmente pudieran tener interés legitimo en conocerla. Dentro de las bondades de lo anterior está el poder contar en forma rápida con la normatividad vigente de cara a los procesos de autoevaluación, evaluación y evaluación independiente, dentro del marco del ejercicio del autocontrol, y _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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autorregulación. La referencia normativa será administrada por la Secretaría de Gobierno, que coordinará con todas las dependencias, de manera constante, las consignaciones que se harán a la referencia normativa, según el desarrollo y evolución legislativa y ejecutiva en los diferentes niveles; nacional, departamental y local. 1.1.3. Campaña institucional de divulgación de la normatividad sobre prevención y lucha contra la corrupción: Con el fin de garantizar la divulgación de la normatividad vigente relacionada con la prevención y la lucha contra la corrupción, el Municipio desarrollara programas institucionales de divulgación para los servidores públicos: funcionarios, supervisores, interventores y contratistas, como para los usuarios potenciales de los servicios que presta. Especialmente con lo relacionado con la ley 1474 de 2011 o estatuto Anticorrupción, la Ley 734 de 2002 Código único Disciplinario y el Decreto 019 de 2012 Estatuto Anti trámites y demás instrumentos suministrados por el Programa Presidencial de Lucha contra la corrupción a nivel Nacional y Departamental. Así mismo, se divulgarán de forma permanente, las estrategias de lucha contra la corrupción y los mecanismos de transparencia y de atención al ciudadano, principalmente en la página oficial del Municipio y en redes sociales. 1.1.4. Auditoría de cumplimiento legal: El Municipio de Venecia adelantara el Plan de Auditorías en cada vigencia, como parte fundamental del Control Interno en cabeza de la Secretaria General y de Gobierno que verificará el apego y el cumplimiento en todas las actuaciones de la Administración a la normatividad vigente tanto interna como externa. Criterio que deberá ser observado en todas las fases de los procesos por los funcionarios responsables de los mismos, Así mismo, Esta dependencia deberá informar al Despacho del Alcalde sobre las desviaciones, causas, consecuencias de los hallazgos detectados y de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, a fin de asegurar el cabal cumplimiento de las disposiciones vigentes. 1.2. ACCIONES PARA ASEGURAR LA IMPLEMENTACIÓN MECANISMOS PARA LA APLICACIÓN EFECTIVA DE LAS NORMAS

DE

LOS

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ACCION 1. Implementar, socializar y evaluar los mecanismos institucionales para la aplicación efectiva de las normas

Actividad

Responsable

Fecha máxima

Creación de un grupo bajo la denominación de referencia normativa, o similar, en redes sociales para uso interno.

Secretaria General y de Gobierno

Febrero 15 de 2016.

Adelantar un proceso difusión y actualización de la información jurídica y normativa aplicable a la Entidad.

Secretaria General y de Gobierno.

Proceso permanente, a través de medios magnéticos, principalmente en el grupo de referencias normativas y de forma presencial cada trimestre.

Actualizar la base de datos de la referencia normativa con base en las novedades jurídicas.

Secretaria General y de Gobierno.

Permanentemente

Verificar que la referencia normativa se encuentre actualizado en la WEB.

Secretaria General y de Gobierno.

Mensualmente

Verificar la actualización de los procesos institucionales, manuales y procedimientos de acuerdo con las normas de expedición constante, de orden nacional, departamental o local.

Secretaria General y de Gobierno y Jefes de Dependencias. Semestralmente.

2. ACCIÓNES PREVENTIVAS 2.1. MECANISMOS PARA LA ACCIÓN PREVENTIVA 2.1.1. Elaboración del mapa de riesgos institucional. La Alcaldía deberá implementar el Mapa de riesgos Institucional, que facilita la Administración de los riesgos inherentes, de control y detección asociados a cada uno de los procesos. _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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2.1.2. Mapa de riesgos de corrupción e ineficiencia: En cumplimiento de la Ley 1474 de 2012 “Estatuto Anticorrupción”, el Municipio implementara el mapa de riesgos de corrupción e ineficiencia, el cual será monitoreado y evaluado en forma permanente con el fin de tomar las medidas que sean de caso a fin de evitar hechos que puedan poner en tela de juicio la transparencia de las actuaciones administrativas. Así mismo, el mapa deberá ser actualizado periódicamente con las nuevas prácticas asociadas a la corrupción con el fin de prevenir su ocurrencia. 2.1.3. Acuerdos de transparencia: La Alcaldía considera como estrategia la suscripción de acuerdos de transparencia con la comunidad, los grupos que demuestren interés o con los habitantes de las áreas de influencia donde se pretenda intervenir o invertir, con el fin que ellos se conviertan en vigilantes de la gestión. La divulgación se hará por los canales de comunicación institucional, en la eventualidad que el proyecto por su magnitud e incidencia lo amerite, se divulgará por otros medios masivos. Igualmente se dará impulso a la conformación de veedurías ciudadanas, en concordancia con la política antes descrita.

2.1.4. Pactos de integridad y de control social: La Entidad adelantará procesos de integridad a aquellos contratos que por su complejidad o cuantía de recursos involucrados, amerite que se implemente esta metodología, basada en acuerdos voluntarios de transparencia y autorregulación con proponentes, proveedores, contratistas y otros actores y grupos de interés. Lo anterior se consignara en los proyectos de pliegos de condiciones de los procesos tipificados.

2.1.5. Mapa de riesgos de la gestión contractual: La Entidad adelantará, el levantamiento de su mapa de riesgos de la gestión contractual y se incluirá en el manual de contratación, previa armonización con las directrices de control interno.

2.2. ACIONES PARA ASEGURAR LA GESTIÓN PREVENTIVA _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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ACCION 2. Implementar, socializar y evaluar los mecanismos institucionales para la acción preventiva

Actividad

Responsable

Verificar que el mapa de riesgos institucional se encuentre debidamente actualizado y verificar la implementación de las acciones preventivas y puntos de control en los correspondientes procesos. Suscribir Acuerdos de Transparencia con los proveedores, en aquellos contratos que lo ameriten por su complejidad o cuantía de recursos involucrados de mayor cuantía. Implementar el mapa de Riesgos de la gestión contractual, como insumo para la actualización del mapa de riesgos del proceso Gestión para la adquisición de bienes y servicios.

Secretaria Gobierno

General

Fecha máxima

y

de

Secretaria de Gobierno y Comité Asesor y Evaluador según el caso.

El Alcalde y Secretaria General y de Gobierno.

31 de marzo de 2016

En cada caso hasta antes de la apertura de los procesos y publicación de pliego de condiciones definitivo.

31 de marzo de 2016

3. PARTICIPACIÓN Y COLABORACIÓN CIUDADANA 3.1. MECANISMOS PARA LA PARTICIPACIÓN Y COLABORACIÓN CIUDADANA 3.1.1. Línea anticorrupción: El Municipio gestionará una línea telefónica gratuita que se dará a conocer como línea anticorrupción, que cumplirá una doble función: brindará una oportunidad a la ciudadanía para denunciar situaciones irregulares o casos de corrupción en el Municipio, por lo que es un insumo para la prevención de la corrupción y la ineficiencia. Además, también facilitará a la ciudadanía, especialmente a los usuarios y demás grupos interesados o afectados con la gestión de la Entidad, que se pronuncien informando sobre presuntos casos de corrupción por parte de los servidores públicos de la Entidad, en cumplimiento de la función legalmente asignada. _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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3.1.2. Atención de quejas, reclamos y solicitudes de información: La Entidad dispone de medios adecuados para la atención de los requerimientos que presente la ciudadanía y los usuarios de sus servicios misionales. Los sistemas y demás aplicativos empleados en esta función permitirán registrar los datos básicos de la presentación de la queja, reclamo o solicitud, que permitan identificar la ocurrencia de los hechos y realizar el seguimiento a la oportuna respuesta o tención de la Petición, queja o reclamo. Cuando el requerimiento contenga denuncia relacionado con una no conformidad en la prestación de un servicio (reclamo) o una denuncia sobre la conducta o el desempeño de un servidor público en ejercicio de sus funciones (queja) se aplicará lo dispuesto en el procedimiento vigente, el cual será ampliamente divulgado y socializado con los usuarios y demás grupos de interés, aprovechando los medios de comunicación de que dispone la Entidad, guardando en todo caso la reserva de la información acopiada, hasta el total esclarecimiento de las situaciones denunciadas, cuando a ello haya lugar.

3.1.3. Promoción de la participación y el control social en la planeación y el direccionamiento estratégicos: El Municipio facilitara por todos los medios y canales posibles, el acceso a la información contenida en planes, programas, proyectos e informes de gestión con indicadores que permitan analizar los avances y cumplimiento de los objetivos propuestos y de los compromisos del Plan de Desarrollo, con el fin de facilitar el ejercicio del control social a su propia gestión. La publicación de los datos más relevantes de la planeación, como el plan de acción, el presupuesto orientado a resultados y los proyectos de inversión, serán publicados en la página Web de la Entidad. Los componentes de los proyectos de inversión que incluyan gestión comunitaria deben contemplar mecanismos de divulgación y socialización con las comunidades intervenidas, así como de las acciones a realizar, a fin de que conozcan sobre las propuestas de acción y tengan posibilidad de pronunciarse sobre ellas y retroalimentar _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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los proyectos con sus iniciativas y necesidades.

3.1.4. Promoción de la participación y el control social a lo misional: El Municipio prestara colaboración y apoyara las iniciativas de todas las asociaciones, grupos de control social o veedurías ciudadanas que se constituyan o que estén interesadas en adelantar prácticas de control social sobre la gestión de la Entidad.

3.1.5. Rendición de Cuentas: La Alcaldía organizará y convocará a los estamentos vivos del Municipio a través del Plan de Medios adoptado, con el fin de presentar e informar sobre la gestión, administración e inversión de los recursos en el marco de la ejecución del plan de desarrollo. Se estima conveniente que adicional a la publicación, se adelante cuando menos una vez al año la rendición publica de cuentas de viva voz y con la participación activa de la comunidad.

3.1.6. Gestión antitrámites: El Municipio en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea y con el fin de mejorar la prestación de los servicios y facilitar los procesos y la celeridad de los mismos, identificara y tipificara los trámites presenciales que pueden ser suprimidos, o gestionados en línea, lo cual hace parte de la agenda de conectividad, y que apunta a reducir costos de transacción entre las partes, disminución de tiempos de actuación y de respuesta y de crear bases de datos de primera mano por gestión motivada de los ciudadanos. Con fundamento en lo anterior se publicara en la página web del Municipio la relación de los requisitos para adelantar los diferentes trámites, al igual que los formatos que se emplean en cada uno de ellos y los posibles documentos a digitalizar y anexar en los diferentes trámites, que sean viabilizados con esta metodología.

3.1.7. Visibilidad de la gestión y transparencia administrativa: En el ejercicio de la función administrativa, la Entidad buscara por el fácil acceso a la información sobre las actuaciones de tipo administrativo, a fin de garantizar su visibilidad, y ampliar las posibilidades de que la ciudadanía ejerza control social a su _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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propia gestión. Para esto, se publicara, en sus carteleras internas y a través de la página web, los informes de ejecución presupuestal, los indicadores de ejecución del presupuesto, los planes plurianuales de inversión y los planes de acción, que permitan identificar la relación entre las prioridades de sus políticas de control social, autorregulación, transparencia y efectividad en la gestión pública y la asignación del gasto. De igual forma se mantendrán a disposición de la comunidad las proyecciones de intervención incluidas en el banco de proyectos. Se activaran los diferentes consejos y comités con esfera de actuación en la jurisdicción del Municipio para que con su participación se puedan evidenciar las formas de planeación y de trabajo de la administración, y que a su vez sirvan como agentes de representación y de puente de comunicación con la comunidad. Entre otros podrían ser citados: el consejo municipal de gestión del riesgo, el comité permanente de estratificación, los consejos de seguridad, comités de desarrollo y control social de los servicios públicos, entre otros.

3.1.8. Promoción de la participación y el control social a la ejecución de planes, programas y proyectos y a la prestación de los servicios misionales: La Alcaldía promoverá espacios para que la comunidad participe en la ejecución de programas y proyectos. Para esto, en la ejecución de proyectos que impliquen gestión comunitaria, se facilitan mecanismos para que los ciudadanos y sus organizaciones sociales intervengan, no solamente como sujetos receptores de conocimiento, sino como agentes que aporten elementos conceptuales y metodológicos necesarios y de impacto, para que se puedan vincular a los procesos de asesoría y fortalecimiento del ejercicio del control social en su calidad de líderes comunitarios cualificados, como monitores, gestores o promotores del control social, en las prácticas de cualificación y de generación de espacios para el control social.

3.1.9. Medios de comunicación para mejorar la interacción con la ciudadanía, usuarios y demás grupos de interés:

La Entidad contara con medios de comunicación, mismos que se incluirán en el plan de comunicaciones adoptado, con el fin de facilitar la difusión y conocimiento de la información a todos los grupos de interés. Como ejemplo de estos, están: _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE RADIO: La Entidad promoverá la presencia regular del Alcalde y de los Secretarios de Despacho en espacios radiales de comunicación y otros en los que se divulguen aspectos relativos al control social, al trámite y atención de quejas y reclamos, así como las formas en que serán recibidas las sugerencias de la ciudadanía. Con lo anterior se pretende potenciar los contactos con los ciudadanos y las organizaciones sociales o comunitarias para la divulgación focalizada en los diversos segmentos o grupos de interés. BUZÓN FÍSICO DE SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS: La Entidad tiene ubicara en la Secretaria General y de Gobierno al interior dela Casa de Gobierno un buzón de sugerencias para recibir las expresiones y requerimientos de los usuarios y visitantes. CARTELERAS INTERNAS: La Alcaldía contara con dos (2) carteleras, dos ubicadas una en el primer piso y otra en el segundo, en las cuales se darán a conocer aspectos de interés a los ciudadanos y usuarios visitantes, mediante la publicación de los informes de gestión, respuestas a requerimientos ciudadanos, comunicados de control interno, edictos y emplazamientos y otros aspectos relacionados con la planeación institucional y la gestión de los recursos, sus resultados e impactos. Por otra parte se publicaran de forma permanente al interior de la Casa de Gobierno, las directrices generales que marcan las actuaciones de la administración pública, evidenciadas en la Misión, Visión y Componentes Estratégicos de la Alcaldía. De igual forma se podrá tener acceso visual de la estructura orgánica del Municipio y su conformación. PÁGINA WEB: La página web de Municipio tendrá un administrador, quien se encargara de la actualización oportuna de toda la información de relevancia y que es considerada de publico conocimiento, adicionalmente, tendrá la responsabilidad de informar por ese mismo medio sobre actividades, servicios misionales y aspectos relativos a la planeación, ejecución y seguimiento de planes programas y proyectos emprendidos por el municipio en el marco de su plan de desarrollo. Vale decir que la página web _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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de la entidad depende de la oferta de servicios de diseño y modificación que aporte la entidad promotora de esta tecnología, es decir la Gobernación de Cundinamarca. CORREO ELECTRÓNICO La Entidad cuenta con correos electrónicos asociados a la página web para las diferentes dependencias, que son monitoreados diariamente. En los diferentes correos que se podrán apreciar en la página web del Municipio, los ciudadanos y agentes de todo orden podrán, de manera educada y respetuosa, formular las inquietudes que tuvieren, y podrán requerir la información que sea susceptible de trasmitir por este medio. BUZÓN VIRTUAL DE SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS Y LÍNEA DE ATENCIÓN La Entidad habilitara en la página web una entrada para “Peticiones, quejas y reclamos”, con el fin que los ciudadanos realicen sus denuncias, peticiones, quejas, sugerencias o reclamos y puedan al mismo tiempo realizar seguimiento a las mismas.

3.2. ACCIONES PARA ASEGURAR LA PARTICIPACIÓN, LA COLABORACIÓN CIUDADANA Y EL CONTROL SOCIAL A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL ACCION 3. Implementar, socializar y evaluar los mecanismos institucionales para la participación, la colaboración ciudadana y el control social Actividad Promover en todas las actividades misionales y en la página web, la línea anticorrupción, y preparar comunicados en el que se informe que por su conducto se pueden denunciar hechos irregulares o comportamientos alejados de la ética pública a fin de que se adelanten las investigaciones y se tomen las acciones según lo dispuesto en las normas

Responsable

Fecha máxima

Secretaria General y de Gobierno Marzo de 2016

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República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Venecia NIT 890680088-3 Despacho Municipal ______________________________________________________________________ disciplinarias vigentes Divulgar el procedimiento de Atención de quejas, reclamos y solicitudes de información y los mecanismos para facilitar la Interacción con la entidad y obtener respuesta. Verifica que se encuentren disponibles en la página web, los formatos y documentos requeridos para acceder a los servicios misionales que ofrece la Entidad, en sus versiones actualizadas. Verificar que se encuentren en la pagina web, los planes, programas y proyectos, indicadores y demás documentos que dan cuenta de la planeación institucional y de su ejecución Divulgación en la página de los procesos contratación, en cumplimiento de la normatividad vigente, la entidad informara sus requerimientos de bienes y servicios y sus proveedores, a través de su pagina Socializar los instrumentos y lineamientos para evaluar la satisfacción, necesidades y expectativas de los usuarios para la retroalimentación constante en la ejecución de los servicios misionales Disponer los mecanismos requeridos para documentar las experiencias de participación cuidada y control social, para que se conserve la memoria institucional y para que en el futuro, se puedan formular propuestas para el mejoramiento de los proyectos y procesos.

Secretaria General y de Gobierno

Permanentemente

Secretaria General y de Gobierno

Cada semestre

Secretaria General y de Gobierno

Cada semestre

Secretaria General y de Gobierno

Permanentemente

Secretaria General y de Gobierno

Permanentemente

Secretaria General y de Gobierno

Marzo de 2016

Acción 4. Implementar herramientas para mejorar la interacción con grupos de interés Actividad

Responsable

Fecha máxima

Publicar en la página web del Municipio un directorio de

Secretaria General y de Gobierno

Marzo de 2016

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República de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Venecia NIT 890680088-3 Despacho Municipal ______________________________________________________________________ contactos enlaces con las dependencias y otras agencias estatales.

Consolidar un directorio de contactos y enlaces con medios alternativos de comunicación

Secretaria General y de Gobierno

Marzo de 2016

4. FOMENTO DE LA CULTURA DE LA LEGALIDAD 4.1. MECANISMOS PARA FOMENTAR LA CULTURA DE LA LEGALIDAD 4.1.1. Código de ética y de buen gobierno: Formulación, adopción e implementación del Código de Ética y Buen Gobierno como eje central para el establecimiento de los lineamientos y la implementación de códigos de conducta ética de los servidores públicos de la Alcaldía de Venecia, que permitirá contar con un adecuado ambiente de control. Se estructurara a partir de un acuerdo ético, como referente construido colectiva y participativamente, manteniendo la coherencia con los principios constitucionales que rigen la función pública. La Entidad adelantara ejercicios periódicos de revisión de los valores y principios de la administración y mantendrá una promesa ineludible de integridad, con políticas institucionales que regirán y orientaran el desempeño laboral, así como las prácticas de buen gobierno. 4.1.2. Campaña permanente de sensibilización sobre legalidad, legitimidad y ética pública. La Entidad desarrollara campañas institucionales de sensibilización (dirigidas a servidores públicos, contratistas, proveedores y grupos de interés) sobre la importancia de la ética pública y la cultura de la legalidad y su incidencia en la legitimidad y la gobernabilidad institucional. 4.2. ACCIONES PARA CONSOLIDAR LA CULTURA DE LA LEGALIDAD ACCION 4. Ejecutar el programa de gestión ética y de integridad Actividad

Responsables

Fecha máxima

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Preparar el plan de acción para la gestión ética y de integridad de la vigencia.

Formular, adoptar e implementar el código de ética y de buen gobierno de la entidad y dar curso a los lineamientos emitidos desde este.

Desarrollar la campaña permanente de sensibilización sobre legalidad, legitimidad y ética publica.

Ajustar el componente de estímulos e incentivos del plan de bienestar social, incentivos y mejoramiento de la calidad de vida laborar, para que el desarrollo de competencias comportamentales tenga reconocimiento a través del sistema de estímulos e incentivos

Secretaria General y de Gobierno

Marzo de 2016

Secretaria General y de Gobierno

Marzo de 2015

Secretaria General y de Gobierno

Secretaria General y de Gobierno

Proceso permanente (mensual)

Junio de 2016

5. COORDINACIÓN INTERNA Y EXTERNA 5.1. MECANISMOS PARA FORTALECER LA COORDINACIÓN INTERNA Y EXTERNA Las actuaciones de la Alcaldía se hacen de manera coordinada en procura de transferir metodología para la gerencia pública, por esto importa en gran medida, desarrollar mecanismos para la coordinación interna de acciones, especialmente en lo relativo a la racionalización en la solicitud y entrega de la información, elemento esencial y estratégico, que es a la vez insumo y resultado de su gestión.

5.1.1. Coordinación para el uso de la información: Cada uno de los líderes de procesos identificara las fuentes de información que eventualmente podrán suministrar datos valiosos y de interés para el Municipio. En cada uno de los procesos misionales, se deben identificar las fuentes externas que _______________________________________________________________ “VENECIA FLORECE, EL MAÑANA EMPIEZA HOY” Casa de Gobierno Municipal Calle 3 No. 3-97 Primer Piso Tel. (091) 8681162//67 Código Postal 2520 www.venecia-cundinamarca.gov.co E-mail: [email protected]

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suministran información, los datos y características provenientes de las mismas, aspectos que deben ser relacionados, socializados y controlados mediante instrumentos de autocontrol según se determinen por los responsables de los procesos, en la correspondiente caracterización. Toda la información que se utilice como insumo para la consolidación de servicios misionales expresados en informes, diagnósticos, estudios, instrumentos, o documentos de evaluación, debe incluir las fuentes de información y contar con los soportes que permitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos manejados y analizados. Antes de solicitar información a las entidades públicas se debe verificar que ésta no exista ya en la Entidad, que no haya sido solicitada por otro (s) proceso (s) o centro (s) de gestión o que no esté disponible en algún portal de información en Internet del que se pueda tomar sin hacer un requerimiento. Si la información es pertinente, se ha verificado que no se encuentra disponible y no existe reserva legal u otro tipo de restricción sobre el dominio de la misma, una vez solicitada, se ubicará en la red interna y se informará mediante los medios de comunicación organizacional pertinentes, definidos en el plan de medios de la Entidad, para garantizar que otros procesos tengan acceso a esta información. La Administración a través del proceso de Mejoramiento Continuo en coordinación con el proceso de administración de los sistemas de información y tecnología, generará herramientas y metodologías que garanticen o contribuyan a asegurar el uso compartido, la eficiencia y efectividad de la información que recaba la Entidad en sus procesos misionales. Igualmente se garantiza la centralización de la información para que haya una fuente única de información tanto en medio virtual como físico, que permita el acceso rápido y efectivo a los expedientes de todo orden.

5.1.2. Mecanismos de coordinación interinstitucional, cooperación y gestión conjunta: Con el propósito de priorizar estrategias que permitan hacer uso eficiente de los recursos, la Entidad desarrolla actividades de cooperación, alianzas estratégicas y gestión conjunta, que contribuyan a la racionalización administrativa.

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5.2. ACCIONES PARA CONSOLIDAR LA COORDINACIÓN INTERNA Y EXTERNA ACCION 5. Verificar la existencia de instancias y mecanismos de coordinación Interna.

Actividad Incluir en los consejos de gobierno mensuales un espacio para evaluar los avances y dificultades en la ejecución de los proyectos y procesos. Identificar posibles alianzas estratégicas y convenios de cooperación para adelantar la gestión conjunta con otras unidades ejecutoras del departamento y entidades del orden nacional

Responsable

Fecha máxima

Consejo de Gobierno

Mensualmente

Secretaria General y de Gobierno

Contingente

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