Código : PGD.04

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Versión : 05

Página 1 de 11 Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental Clasificador de Correspondencia

Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843

Aprobó: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Entregar las comunicaciones oficiales tanto dentro como fuera de la Aplica a todos los documentos que deben ser despachados dentro y fuera de la Universidad Industrial de Santander. Universidad a su respectivo destinatario en un tiempo óptimo.

NORMATIVIDAD

Acuerdo No. 060 (30 de Octubre de 2001). Archivo General de la Nación.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS



Correspondencia Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.



Correspondencia: Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad

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DEFINICIONES



Correspondencia Despachada: Es aquella que se produce en la Universidad para ser enviada entre Unidades Académicas Administrativas (UAA) o fuera de la Universidad, como por ejemplo: comunicaciones oficiales, revistas, afiches de eventos, seminarios, entre otros.



Correspondencia Despachada Externa: Es aquella correspondencia que tiene como destino una persona o entidad localizada fuera de la Universidad.



Correspondencia Despachada Interna: Es aquella que tiene como destino una UAA dentro de la Universidad y los organismos que operan dentro de ella.



DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental.



Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones producidas o recibidas dejando constancia de la fecha y hora de envío o de recibo, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.



Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en su sistema informatico de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad destinataria o remitente, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.



UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.

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CONSIDERACIONES 

Toda la correspondencia que sea enviada a la Dirección de Certificación y Gestión Documental para ser entregada a las diferen tes empresas de correo debe estar acompañada del Formato Envío de Correspondencia FGD.08 donde se especifica el tipo de correspondencia y el tipo de servicio que se va a utilizar.



Todo envío internacional requiere carta de responsabilidad (Formato FGD.34)



Los recorridos realizados por los mensajeros para la entrega de la correspondencia son establecidos previamente.



Para aquellos casos en que el recorrido o la entrega a través de los operadores de la universidad no sea oportuno, la UAA podrá hacer la entrega directamente diligenciando el Formato FGD.35



Las comunicaciones oficiales tramitadas por la Oficina Jurídica son prioritarias, tanto para las Unidades Gestoras como para la Unidad de Correspondencia, por lo tanto su trámite debe ser inmediato.

REQUISITOS PARA LA RADICACIÓN:

1. La carta debe elaborarse en original y dos copias; el original va para el destinatario, la primera copia queda para el consecutivo de correspondencia despachada y la segunda copia se devuelve a la UAA que la originó para ser archivada en la carpeta correspondiente. 2. Tanto el original como la primera copia de la carta, deben estar firmadas por el Jefe de la UAA remitente, no se acepta fasimil. 3. Se deben elaborar las copias adicionales anunciadas. 4. En la parte superior izquierda de la carta debe escribirse el código de la UAA que la está originando. Luego de un espacio doble, se escribe la ciudad, seguido de una coma y sin fecha. La fecha se coloca en la Dirección de Certificación y Gestión Documental en el momento de realizar la radicación.

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Inicio/Fin

Dec isión

Actividad

Documento

Procesamiento en S.I, o intranet

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Conector

Procedimiento predefinido

RESPONSABLE

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

1. Elaboración de correspondencia

Si

1. Elaboran la correspondencia a ser despachada.

UAA

¿La correspondencia será enviada por la chuspa? No

2. Recibe la documentación directamente en la ventanilla de correspondencia despachada de la DCGD.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

3. Organización de correspondencia en las chuspas

3. Organizan la correspondencia en las chuspas para ser entregada a los mensajeros en el horario establecido.

UAA

4. Recogen las chuspas

4. Recogen la chuspa de cada UAA de acuerdo a los recorridos establecidos.

Mensajeros

5. Recibe la Documentación a ser despachada

5. Recibe los documentos que van a ser despachados tanto interna como externamente.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

6. Clasifica los documentos

6. Clasifica los documentos correspondencia y comunicación oficial.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

2. Recibe documentación en la Ventanilla

1

A

Pág.5

Listado de Recorridos

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Página 5 de 11 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1

No

Los documentos son órdenes de la División Financiera o de la Sección de Presupuestos?

Si

A

7. Registra la orden

7. Registra en el formato, datos relacionados con el remitente y el destinatario.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

8. Entrega los documentos

8. Entrega los documentos a los Auxiliares de Archivo y Gestión documental.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada y Recibida)

9. Verifica que la comunicación cumple con los requisitos para su radicación.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Es una Comunicación Oficial?

No

B Pág.7

Si 9. Verifica si cumple con los requisitos

Cumple con los requisitos de radicación? No 2

Si

C Pág.6

Planilla de envío de correspondencia División FinancieraSección Presupuesto FGD.11

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Página 6 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

10. Si el documento no cumple con los requisitos de radicación, lo devuelve a la UAA que lo originó, con un formato que indica el motivo de su devolución.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Devolución de correspondencia interna FGD.10

2

10. Devuelve a la UAA que lo origino

FIN

11. Revisa la TRD de la UAA

C

Sí

11. Se revisa la TRD de UAA para verificar el código respectivo

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

TRD de la UAA

El tema se encontró en la TRD de la UAA No 12. Informa a la DCGD

13. Radica el Documento

El usuario retira el documento original? Si

14. Diligencia el formato

3

No

12. Informa a la DCGD para orientar el caso especifico.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

13. Procede a realizar Radicación, la cual consiste: Colocar el número consecutivo, código de la serie y fecha de radicación; se deja copia del documento para su conservación.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

D

Pág.7

14. Si el documento original lo retira el usuario por ventanilla, se diligencia el formato FGD.35. Si el documento pertenece a Sec Gral, Oficina Jurídica y Rectoría, diligencia formato FGD.37

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Control de Correspondencia radicada, despachada y recibida no enviada por GD FGD.35 Correspondencia Envío Especial FGD.37

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Página 7 de 11 DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

15. Entrega los documentos

15. Entrega los documentos al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificación)

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

16. Organiza los documentos y los introduce en las chuspas

16. Organiza los documentos en los casilleros de cada UAA, los introduce en las chuspas respectivas y entrega a los mensajeros.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

17. Diligencia el formato

17. Si el documento es recomendado, se diligencia es respectivo formato.

Mensajeros

18. Realizan los respectivos recorridos

18. Realizan los respectivos recorridos para la entrega de los documentos.

Mensajeros

DIAGRAMA DE FLUJO

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3

FIN

Se va a despachar externamente

D

Sí

E Pág.8

No B

No

El documento es recomendado? Sí

4

Formato Planilla de Entrega de Recomendados FGD.06 Listado de Recorridos

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PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Página 8 de 11 DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4

No

El documento Pertenece a Sede UIS Guatiguará? Sí

19. Si el documento va para la sede UIS Guatiguará se diligencia el respectivo formato

19. Diligencia el formato

No

Mensajeros

Control de envío de correspondencia sede UIS-Guatiguará «Administración Guatiguará, Cinbin y Cintrop» FGD.36

El documento pertenece a Control Interno Disciplinario? Si

20. Si el documento pertenece a Control Interno Disciplinario se diligenciará el respectivo formato.

20. Diligencia el formato

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

Mensajeros

Prueba de Entrega de Correspondencia FGD.27

FIN

E

21. Verifica que la UAA ha diligenciado el formato de envío de correspondencia para asignar el respectivo operador.

21. Verifica el soporte de envío

El documento requiere Carta de Responsabilidad?

Si 5

No

F

Pág.9

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Envío de Correspondencia FGD.08

Código : PGD.04

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Página 9 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

22. Si el documento requiere carta de responsabilidad se verifica el anexo respectivo.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Carta de Responsabilidad FGD.34

5

22. Verifica su anexo

F

23. Introduce el original en el sobre y coloca el sello

24. Registran la información de los despachos

23. Introduce el original en el sobre, y le coloca el sello que identifica el tipo de servicio de correo que se utilizará y entrega a los Mensajeros. Las copias tienen el siguiente trámite:  Una copia se devuelve a la UAA que la originó , para archivarla en la serie correspondiente de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental.  Otra copia se deja en la DCGD para conformar el consecutivo.

24. Registran la información de los despachos.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)

Mensajeros

Registro de Correspondencia Urbana Despachada

Guías y planillas según corresponda a cada una de las diferentes empresas de correo

25. Elaboran guías y planillas

25. Diligencian las guías y planillas de los correos a despachar por cada empresa y entregan los sobres al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificación)

Mensajeros

26. Envía relación en el Formato envío de Correspondencia, a la DCGD.

26. Envía mensualmente la relación de los correos despachados a la DCGD.

Mensajeros

27. Entrega los sobres a la empresa correspondiente

27. Entrega los sobres a la empresa correspondiente y se diligencia el formato correspondiente.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

6

Formato envío de Correspondencia FGD.08 Control de Empresas de Mensajería Externa FGD.29

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Versión : 05 Página 10 de 11 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

28. Entrega las copias de los documentos radicados del día a la DCGD

28. Entrega los documentos radicados del día al auxiliar encargado de la DCGD.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

29. Realiza el Escaneo y el registro

29. Se escanean los documentos y se registran los datos tales como Número de radicación, Fecha, Nombre del remitente, Nombre de destinatario y Código de la serie o subserie asignada para su almacenamiento en el software Docu-ware.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Registro)

Guía para el registro de documentos radicados GGD.02

30. Consulta de los documentos redicados

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Registro)

Formato Consulta de Correspondencia Despachada y Recibida FGD.24

DIAGRAMA DE FLUJO

6

30. Consulta de los documentos radicados

31. Entrega las copias de los documentos radicados del día a la DCGD

31. Una vez terminado el proceso de Correspondencia Despachada y finalizado el mes los auxiliares de Correspondencia y Mensajería reportan el informe respectivo.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Registro) Mensajeros

32. Recepciona y registra las devoluciones del operador de correos

32. Si el operador de correos posteriormente devuelve el documento por falta de información acerca del destinatario, se recepciona y se diligencia el formato correspondiente.

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)

FIN

Formato Informe Mensual de Correspondencia Despachada Interna FGD.12 Formato Informe Mensual de Correspondencia Despachada Externa FGD.21

Formato Correspondencia Externa devuelta por Empresas de Mensajería FGD.25

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PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Código : PGD.04 Versión : 05 Página 11 de 11

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

1

FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento

2

Octubre 09 de 2008

Modificación al contenido

3

Octubre 29 de 2008

Modificación al contenido

4

5

Julio 18 de 2014

Inclusión consideraciones de envios internacionales y prioridad de las comunicaciones oficiales tramitadas por la oficina juridica. Creación de nuevas actividades de revisión, verificación y calsificación para fortalecimiento del procedimiento.

Agosto 19 de 2015

Para dar mayor claridad al procedimiento se modifica la actividad 13, además se incluyen las actividades 7, 14, 17, 19, 20, 21, 28, 29, 30 y 31 para agregar mayor detalle. Se referencian los documentos: FGD.06, FGD.11, FGD.12, FGD.21, FGD.24, FGD.25, FGD.27, FGD.29, FGD.34, FGD.35, FGD.36, FGD.37, GGD.02 y Registro de Correspondencia Urbana Despachada