PROCEDIMIENTOS - OPERACIONES FINANCIERAS CODIGO: SUBOP- OFIN 018 Giros Socios Difuntos
Fecha del Documento: 16/03/2015 Fecha última modificación: Página: 1/ 6
Subgerencia de Operaciones
Proceso Clave
Giro de Capital
Subproceso
Giro de Capital por defunción.
Introducción
Con el propósito de llevar un control y establecer los procedimientos de evaluación de Giro de Capital por defunción, se ha realizado un levantamiento de información al Departamento de Operaciones Financieras, determinando todas las tareas a realizar y responsabilidades a cumplir.
Alcance
Todas las defunciones de los socios de la Cooperativa. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Actividades descritas en Procedimiento
Objetivos
Tener un control de todos los Giros de Capital por defunciones y definir los procedimientos utilizados por el Departamento de Operaciones Financieras.
Procesos Relacionados Áreas
Notificaciones de defunción. Actualización de cuenta capital. Cálculo de remanente por pérdida. Verificación de saldo. Liberación por defunción. Validación de Proceso.
Giro de Capital por defunciones. (Devolución de saldo de Capital) Riesgos del Proceso
Operaciones Financieras. Comercial. Operaciones Oficinas. Oficinas.
Mediciones del Proceso
Preparado por Revisado por Aprobado por: Versión Documento: 1.0
Mal aplicación de actualización de saldo de capital. Error del porcentaje de pérdida.
Giros de Capital por defunción solicitados.
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Fecha Fecha Fecha
16/03/2015 17/03/2015 18/03/2015
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I.
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Descripción del Procedimiento
Entradas N° y Nombre de la Tarea
Solicitudes de Renuncias Responsable
Salidas Descripción
Liberación de renuncias
1. Notificaciones de defunción.
Ejecutivo Operaciones Oficinas.
de
Ejecutivo de Operaciones Oficinas, notificará al Analista de Operaciones Financieras de que existe en Oficinas notificación por proceso de defunción de un socio. De este modo se procederá a revisar la cartola del socio y cartera de capital, para ejecutar los procesos de actualización y aplicación de remanente (si estos corresponden).
Microsoft Excel.
2. Actualización de cuenta capital.
Analista Operaciones Financieras.
de
Analista de Operaciones Financieras teniendo los datos del socio fallecido, procede a ingresar en tabla de Excel los datos del socio para proceder con el cálculo de la actualización de cuenta.
Microsoft Office.
Apoyo Formulario Computacional de Apoyo
Microsoft Outlook. Una vez determinado el monto de actualización se creará asiento de abono a la cuenta capital, el cual será enviado por correo electrónico al Área de Informática (mantenció
[email protected]). Recibida la información, Informática aplicará en módulo de Desarrollo para que el analista de Operaciones Financieras valide los movimientos Génesis y que en la cartola de los socios sea aplicado dicho movimiento. Una vez validado se solicitará a Informática que proceda a ejecutar en módulo Producción. Preparado por Revisado por Aprobado por Versión Documento
Departamento de Operaciones Financieras. Departamento de Riesgo Operacional. Subgerencia de Operaciones.
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Microsoft Excel.
Sistema Génesis.
Fecha Fecha Fecha
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Control Interno Asociado
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3. Cálculo de remanente por pérdida.
Analista Operaciones Financieras.
de
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Analista de Operaciones Financieras teniendo los datos del socio fallecido, procede a ingresar en libro de Excel los datos del socio para extraer el monto asociado del factor pérdida del socio.
Microsoft Office.
Microsoft Excel.
Una vez determinado el monto de remanente de pérdida (si es que tiene). Área de Operaciones Oficinas al ejecutar el proceso de cierre por defunción el sistema Génesis descontará este valor. 4. Verificación de saldo.
5. Liberación por defunción.
Analista Operaciones Financieras.
de
Ejecutivo Operaciones Oficinas.
de
Ánalista de Operaciones Financieras antes de que ejecuten el cierre de cuenta por defunción verifica que los montos de actualización y remanente por pérdida (si es que les corresponde) hayan sido incorporados en las cartolas. Si es así, enviará aprobación del cierre de cuenta por correo electrónico al área de Operaciones Oficinas (
[email protected]) para que la ejecuten en sistema Génesis.
Sistema Génesis.
Ejecutivo de Operaciones Oficinas una vez recibido la aprobación por correo electrónico del analista de Operaciones Financieras (
[email protected]) procederá a ejecutar cierre por defunciones en sistema Génesis.
Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook.
Sistema Génesis.
Preparado por Revisado por Aprobado por Versión Documento
Departamento de Operaciones Financieras. Departamento de Riesgo Operacional. Subgerencia de Operaciones.
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Fecha Fecha Fecha
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6. Validación de Proceso.
Preparado por Revisado por Aprobado por Versión Documento
Jefe Operaciones Financieras.
de
El Jefe de Operaciones Financieras, validará el movimiento de defunción tanto la actualización, pérdida. Para validar que movimiento haya sido ejecutado correctamente en sistema Génesis.
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Sistema Génesis
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Subgerencia de Operaciones
I.
Flujograma de la Actividad
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS. NARRATIVA
ANALISTA DE OPERACIONES FINANCIERAS
JEFE DE OPERACIONES FINANCIERAS
1.Área de Operaciones Oficinas recibe notificación de las Oficinas de una defunción.
EJECUTIVO OPERACIONES OFICINAS
INFORMATICA
Notificación de defunción
1.a. Operaciones Oficinas notifica al Analista de Operaciones Financieras de este sucedo.
Recepción de aviso de defunción
2.Analista de Operaciones Financieras calcula actualización de cuenta capital.
Actualización de capital social
OFICINAS
Aviso de defunción
Actualización de capital social
3. El analista de Operaciones Financieras calculará el monto de remanente negativo. Cálculo de remanente negativo
4.Analista de Operaciones Financieras verificará la cartola del socio que se hayan ingresado la actualización y remanente (si es que tiene) en sistema Génesis. Operaciones Oficinas ejecuta en sistema Génesis remanente de pérdida.
Validación de saldo cartola
5. Área de Operaciones Oficinas ejecutará cierre de cuentas por defunción una vez recibida la aprobación de liberación de Operaciones Financieras.
Validación de Movimiento de defunción
Fase
6. EL Jefe de Operaciones Financiera Validara movimientos de giro por Defunción.
Cierre de cuenta por defunción
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Fecha Fecha Fecha
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Subgerencia de Operaciones
Matriz RACI Analista Operaciones Financieras
Jefe de Ejecutivo Operaciones Operaciones Financieras Oficinas
Informática
Actividades / Recursos 1. Notificaciones de defunción.
I
2. Actualización de cuenta capital. 3. Cálculo de remanente por pérdida. 4. Verificación de saldo.
R
5. Liberación por defunción. 6. Validación de Proceso.
C
R A
Responsable Aprobador
C
Consultado
I
Informado
Preparado por Revisado por Aprobado por Versión Documento: 1.0
R C
R
C
R
C R R
Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.
Departamento de Operaciones Financieras. Departamento de Riesgo Operacional Subgerencia de Operaciones.
Fecha Fecha Fecha
16/03/2015 17/03/2015 18/03/2015