PROCESO: GESTION FINANCIERA PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE COBRO Y CUENTAS POR PAGAR

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1. OBJETIVO Recepcionar, verificar, causar y cancelar las cuentas por pagar y de cobro a cargo del municipio de Neiva. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de documentos (cuentas por pagar o cuentas de corbo) y finaliza con el pago o cancelación de dicha obligación.

3. SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA  Plan General de la Contabilidad Pública 

Decreto Nacional 111 de 1996, Estatuto orgánico del presupuesto



Acuerdo 050 del 2009 del municipio de Neiva, por medio del cual se expide el nuevo Estatuto Tributario



Acuerdo de presupuesto Nro.006 de 2009



Ley 1577 del 27 de abril del 2012, Por la cual se asigna recursos a algunas oficinas de registro de instrumentos públicos del país para la vigencia fiscal 2012.



Estatuto Tributario Nacional



Decreto 19 de 2012, Ley Anti trámites, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.



Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública



Resolución 514 del 19-11-1996 (sobre los avances y su legalización)



Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

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

Ley 562 del 11 de julio de 2012

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Resolución Nro. 378 del 27 de diciembre de 2012

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4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES CUENTAS POR PAGAR: Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que se hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibo a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada vigencia; y de anticipos y sumas anticipadas pactadas en los contratos que cuenten con orden de pago y demás soportes legales, y que al cierre del período no han sido canceladas. CUENTAS DE COBRO: Documento que se requiere para el cobro que efectúan los contratistas (obra, suministros o prestación de servicio) y que es presentada ante el municipio de Neiva para solicitar determinado pago, conforme las normas tributarias y demás. PAZ Y SALVO MUNICIPAL: Documento (s) expedido (s) por el Municipio de Neiva constatando que el contribuyente se encuentra al día en el (los) pago (s) de obligaciones contraídas con el Ente Territorial. (Predial, industria y comercio, movilidad etc.) ANTICIPO O AVANCE: Es una determinada suma de dinero que se entrega por adelantado, a un funcionario para el cumplimiento de un programa o actividad, previa autorización del acalde o de su delegado. GASTOS DE VIAJE: Son los gastos de transporte que se incurren para el desplazamiento fuera de la sede de trabajo. De acuerdo con la resolución 514 de 1.996 no se reconocerá el pago de las carreras de taxi en la ciudad para el cual fue comisionado. VIATICOS: Es el valor en dinero destinado a atender los gastos de alojamiento y/o manutención que por cada día de comisión les reconoce la administración a sus funcionarios por los servicios autorizados y prestados fuera de su sede habitual de trabajo.

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CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Soporte que emite la oficina de presupuesto, identificando las fuentes de financiación y la disponibilidad del mismo. REGISTRO PRESUPUESTAL: Consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato. CONTRATO: Pacto entre partes, que se obligan a cumplir algo determinado y pueden ser compulsadas a hacerlo. ACTAS: Son documentos que contienen una relación escrita y detallada de lo discutido y acordado en las diferentes sesiones de los órganos del gobierno. FUENTES DE FINANCIACIÓN: Son todos aquellos mecanismos que permiten a una empresa contar con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos de creación, desarrollo, posicionamiento y consolidación empresarial. RUT: El Registro Único Tributario -RUT- constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. FACTURA: Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. ACTAS PARCIALES: Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en el contrato, se suscriben periódicamente para registrar en ellas el progreso en la ejecución del contrato para autorizar un pago a un contratista o proveedor. Para hacer las actas parciales de ejecución se requiere que el contrato esté en ejecución (con acta de inicio aprobada)

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ACTAS FINALES: Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en el contrato, se suscribe al finalizar el contrato para registrar en ellas la ejecución final del contrato ACTAS DE LIQUIDACION: La liquidación del contrato implica un ajuste de cuentas definitivo, en ella se fija lo que a la terminación del contrato la entidad queda debiendo al contratista o lo que este le quedó debiendo, por causa de las obligaciones cumplidas en desarrollo del contrato. 5. RESPONSABLE Profesional Universitario Contabilidad Profesional Especializado Tesorería Municipal 6. POLITICAS DE OPERACION 

La Resolución 514 de 19 de noviembre de 1.996 establece los procedimientos de control interno y documentación necesaria para otorgamiento y legalización de anticipos o avances para viáticos y gastos de viaje.



La base de cotización de Seguridad Social será de acuerdo a lo reglamentado por el Ministerio de Protección Social y será responsabilidad de cada supervisor la verificación de dicho pago.



La cuenta de cobro a presentarse deberá estar validada por el supervisor asignado al contratista, presentado como evidencia el informe de supervisión respectivo, que dará garantía al tesorero municipal y contador sobre la información reflejada.



Los documentos anexados en la cuenta por pagar o cuenta de cobro deben ser legibles y estar foliados.



Las cuentas de cobro presentadas serán allegadas en el orden según lista de chequeo del tipo de contrato (suministros, prestación de servicios, obra pública) y deberán ser acordes al tipo de pago (primer pago, pago parcial, adición o modificación y pago final).



Las deducciones que se efectúen a las cuentas de cobro serán de acuerdo a la normatividad tributaria nacional y municipal vigente.

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

Al recibir las cuentas de cobro el responsable de recepcionarlas debe verificar los datos como nombre, cedula, y demás que sean coherentes con el contrato suscrito y la lista de chequeo, según el pago a realizarse (primer pago, pago parcial o pago final) Si la documentación no está completa o no es coherente será devuelta.



La recepción de las cuentas de cobro se realizará de acuerdo a los horarios establecidos por la secretaría de hacienda.



Las cuentas de cobro serán canceladas en el orden que marque el sello de consecutivo dado en el momento de radicar.



Al final de cada vigencia se deben tener en cuenta las fechas que se establezcan en la circular de cierre presupuestal emitida por la secretaria de hacienda.



Las resoluciones de reconocimiento por concepto de viáticos y gastos de viaje, resoluciones por honorarios a los concejales, y demás resoluciones de reconocimiento serán recepcionadas y revisada por la auxiliar administrativa de presupuesto y luego radicadas en la ventanilla de recepción de cuentas.



En la legalización de viáticos y gastos de viaje se deberá cumplir con los requisitos establecidos en la resolución 514 de 1.996.



Cuando exista devoluciones por retenciones o valores no ejecutados en el anticipo o avance se deberá anexar copia de la consignación y recibo de caja a favor del Municipio de Neiva en tal forma que el valor legalizado en soportes anexados y el valor reintegrado sume la totalidad del avance otorgado.



Para el caso de las vigencias futuras la cuenta por pagar no debe superar lo apropiado dentro de la vigencia en cumplimiento del acuerdo municipal que expide el honorable concejo municipal y su trámite se adelantara de acuerdo al tipo de contratista normalmente. Para las vigencias siguientes se debe apropiar en el presupuesto los montos establecidos en el acuerdo municipal.



Para las vigencias expiradas se debe proyectar el acto administrativo por el área de presupuesto que convalide presupuestalmente las obligaciones

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conforme a la ley y su trámite se adelantara teniendo como respaldo presupuestal el documento que se expide. 

Todas las reservas deben estar amparadas en el acto administrativo proyectado por el área de presupuesto y refrendadas por la contraloría municipal de Neiva.



Todas las cuentas de reservas, vigencias expiradas y futuras deben anexar el registro presupuestal y el certificado de disponibilidad.



Las cuentas por pagar se deberán consolidar mediante acto administrativo expedido por el are de tesorería y presentado a la contraloría municipal, para su respectiva validación.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Recepcionar las cuentas por pagar y/o cuenta de cobro. A través de la ventanilla el auxiliar administrativo recepciona las cuentas por pagar y/o cuenta de cobro. Quien será el responsable de revisar la documentación contenida según lista de chequeo a que dé lugar, foliar cada uno de los anexos, registrar la información dentro del formato de recepción y seguidamente asignar un numero consecutivo de recibido a cada cuenta, como constancia de radicado.

Radicado de la cuenta de cobro Auxiliar Administrativo y o Contratista de la Secretaria de Hacienda

Lista de chequeo para cuentas de cobro cesantias y legalización de avances Lista de chequeo requisitos cuenta de cobro

Nota Si la cuenta por pagar se trata de

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una Reserva y no está refrendada por la Contraloría Mpal, no se recepciona y se hará devolución. Para el pago de obligaciones de la administración cuyo documento venga con fecha de vencimiento, tendrán prioridad por ser necesidad primordial. 2. Hacer relación contabilidad

y

pasar

a

Registrar en libro radicador de cuentas la fecha de recibido de la cuenta, nombre del beneficiario, número de identificación, numero de consecutivo y valor de la cuenta por pagar o cuenta de cobro. NOTA:

Auxiliar Administrativo Relación y o Contratista de la radicadas Secretaria de Hacienda

cuentas

Las cuentas deberán ser entregadas a contabilidad en el mismo orden en que fueron recepcionadas. Sin ninguna excepción, salvo la nota de la actividad 1. 3. Verificar la documentación, realizar la liquidación de los impuestos Municipales y Nacionales y efectuar la respectiva causación: Revisar y verificar la información y proceder a ingresarla en el módulo de pagos del sistema dinámica gerencial, teniendo en cuenta los descuentos y liquidaciones de acuerdo al estatuto tributario Municipal y Nacional. Teniendo en

Profesional Universitario contratista

y/o

N.A

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cuenta la causación anterior y demás. En el detalle se debe especificar el objeto y numero de contrato, periodo de ejecución y forma de pago. 

Si existen anticipos otorgados al contratista deberán legalizarse al registrar la cuenta por pagar y ésta deberá ser presentada incluyendo la parte del anticipo que se está legalizando y amortizar, el valor del anticipo disminuye el monto a pagar a favor del contratista o proveedor y el valor de la obligación será el que resulte de tomar el valor total de la cuenta por cobrar menos el valor del anticipo legalizado. NOTA (el anticipo deberá ser facturado, cada vez que se amortice) 5. Elaborar la cuenta por pagar y obligación presupuestal: a. Elaborar la obligación presupuestal en el módulo de pagos, verificar, confirmar e imprimir la cuenta por pagar y la obligación y anexar los soportes radicados para el Profesional respectivo pago. Universitario contratista b. Revisar la contabilización realizada por la oficina de almacén en el caso de contrato de suministros y si es correcta, proceder a realizar la obligación presupuestal y remitirla a tesorería, si no está correctamente presentada se

y/o

Cuenta por pagar y obligación

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dejando

6.Relacionar documentos enviar a tesorería

para

Registrar en libro radicador de cuentas el número de cuenta por pagar, Nombre del beneficiario, Numero de contrato, número de identificación, Concepto del pago, Valor de la obligación, Numero de la obligación presupuestal, fecha de entrega a tesorería y fecha de recibido de tesorería y remitir documentos a tesorería, con sus respectivos soportes.

Técnico administrativo, Auxiliar Administrativo Libro radicador y o Contratista de la cuentas Secretaria de Hacienda

7.Revisar documentación Revisar y verificar que las liquidaciones de las cuentas por pagar estén correctas de acuerdo a la normatividad vigente, que los terceros y/o beneficiarios de las cuentas por pagar no estén embargados, de acuerdo a los Oficios de los Juzgados radicados en la Unidad Administrativa de Tesorería.

Técnico Administrativo y/o Profesional Universitario de Tesorería

N.A

Verificar si es cesión, si existen libranzas, embargos y otros y registrarlo en la cuenta por pagar. Revisar en el primer pago si es dinero por legalización ingreso a tesorería.

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de

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8. Entregar las cuentas por pagar con todos sus soportes al tesorero. Entregar las cuentas por pagar con todos sus soportes al tesorero para su aprobación 9. Organizar cuenta números de radicado

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Profesional Universitario y/o Auxiliar Administrativo de Tesorería

N.A

Profesional Universitario y/o Auxiliar Administrativo de Tesorería

N.A

Tesorero, Profesional Universitario y/o el Auxiliar Administrativo pagador de Tesorería

Comprobante de Egreso

El Profesional Universitario y/o el Auxiliar Administrativo de Tesorería

Cheques

El Profesional Universitario y/o el Auxiliar Administrativo de Tesorería

Consignaciones efectuadas

según

Las cuentas recibidas se organizan en el mismo orden de radicado para efectuar el pago correspondiente en tesorería.

10. Registrar el Comprobante de Egreso: Realizar el comprobante de egreso en el sistema de información Financiero y se procede a realizar los pagos a través de transferencia bancaria y se radican en archivos planos. 11. Solicitar cheques a favor de terceros: Solicitar cheques al banco de los pagos de las cuentas por pagar que no se pueden cancelar a través de transferencia bancaria 12. Recepcionar terceros

cheques

de

Recepcionar los cheques de los terceros embargados y elabora las correspondientes consignaciones

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para el Banco Agrario de Colombia y enviar para pago

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS NOMBRE Lista de chequeo para cuentas de cobro cesantias y legalización de avances

CÓDIGO

VERSIÓN

RESP. ARCHIVAR

FOR-GF-02

01

Auxiliar Administrativo y o Contratista de Tesorería

FOR-GF-03

01

NA

NA

Cuenta por pagar

NA

NA

Libro radicador cuentas por pagar

NA

NA

Comprobante de Egreso y Obligación

NA

NA

Lista de chequeo para cuentas de cobro Radicado de la cuenta de cobro

Auxiliar Administrativo y o Contratista de Tesorería Auxiliar Administrativo y o Contratista de Tesorería Auxiliar Administrativo y o Contratista de Tesorería Auxiliar Administrativo y o Contratista de Contabilidad Auxiliar Administrativo y o Contratista de Tesorería

9. CONTROL DE CAMBIOS REV. NO. (versión)

DESCRIPCION

FECHA DE APROBACION

1

Creación del documento

Julio 07 de 2014

2

Modificación del documento

Febrero 04 de 2016

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