Recepción, Trámite, Pago y Archivo de Cuentas

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1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios en la Recepción, Trámite, Pago y Archivo de las cuentas en el Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. Comprende desde la Planificación para la Autorización de Orden de Pago hasta la Elaboración y Entrega de Certificados de Retención. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona 3. Definiciones 3.1 Acreencia Obligación de índole financiera y/o monetaria contraída por dos partes. 3.2 Acreedor Es aquella persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su obligación, ésta persiste. 3.3 Comprobante de Egresos Documento que sirve de apoyo y soporte a la Institución cuando se efectúa un pago y que es anexado a la cuenta. 3.4 Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

Fecha

Elaboró

Aprobó

Valido

Firma Carmen Cecilia Durán Carrillo

Firma Alexandra Vargas Staper

Firma María Victoria Bautista Bochagá

29 de Abril de 2011

Fecha

29 de Abril de 2011

Fecha

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4. Contenido

4.1 Planificación para la Prestación del Servicio

Responsable: Líder del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera Líder del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería

4.1.1 Autorización de Orden de Pago Los días lunes de cada semana, remite mediante correo electrónico el FPT-01 “Relación de Cuentas para Autorización de Pago” al proceso de Gestión Administrativa y Financiera; la líder del proceso de Gestión Administrativa y Financiera revisa la información, selecciona las cuentas y mediante llamada telefónica y/o verbalmente autoriza el pago a la Líder del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería. 4.1.2 Sistema Integrado de Gestión De acuerdo al FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”, se elaboran los compromisos conforme a las fechas establecidas. Responsable: Auxiliar Administrativo de Dirección Administrativa y Auxiliar de Pagaduría y Tesorería El Auxiliar Administrativo procede a entregar las cuentas al proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería, dejando evidencia en el libro de radicados. 4.2 Recepción de Cuentas

Recepciona las cuentas por pagar de la Dirección Administrativa en el horario de lunes a viernes, verifica la documentación recibida: orden de pago, nombre del beneficiario y el valor total de la orden de pago, firma el recibido en el libro radicador de la Dirección Administrativa. Organiza las cuentas en el módulo destinado por orden alfabético. Si las Órdenes de Pago con sus respectivos soportes no contienen las respectivas aprobaciones de los Líderes de cada Proceso por las cuales fueron tramitadas, lo devuelve al funcionario de Dirección Administrativa responsable de la entrega. En caso de recepcionar ordenes de pago fuera del horario establecido, esta debe ir acompañada por una autorización en medio escrito (Carta, Oficio, Memorando, Correo Electrónico o con un rótulo o identificador de excepcional con el visto bueno del (la) Director(a) Administrativo(a), de lo contrario se procederá a la no recepción de la cuenta. 4.3 Verificación de la Información en el Responsable: Auxiliar de Pagaduría y Aplicativo Tesorería Ingresa al aplicativo TNS, busca la información por cuentas por pagar, por vigencia actual y por reservas, el aplicativo genera un reporte con todas las cuentas por pagar. Selecciona las cuentas recibidas en el día y organiza la información para diligenciar el FPT-01 “Relación de Cuentas para Autorización de Pago”. A más tardar los días lunes de cada semana genera el reporte que entrega a la líder del proceso para su clasificación de acuerdo a las necesidades de los informes a presentar a la Dirección Administrativa cada vez que lo solicite.

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Responsable: Líder de Proceso de Pagaduría y Tesorería – Auxiliar de 4.4 Pago de la Cuenta Pagaduría y Tesorería Técnico de Pagaduría – Pago de Cuentas Procede a ubicar la cuenta en medio físico en el módulo respectivo, relaciona en el libro radicador relación cuentas para pago autorizadas y remite al técnico de Pagaduría, para la respectiva elaboración del comprobante de egreso y expedición del cheque o giro por transferencia electrónica, según lo descrito en el ITP-01 “Registro y Expedición del Comprobante de Egreso”. 4.5 Recepción de Comprobantes de Egreso con los Soportes de Cuentas Responsable: Auxiliar Administrativo Custodia y Entrega de Cheques Recibe el Comprobante de Egreso con los respectivos soportes y el cheque correspondiente de la Dirección de Pagaduría y Tesorería, verifica la existencia del cheque, que esté adjunto al comprobante de egreso y que el valor corresponda con el valor registrado en el comprobante de egreso. Identifica el beneficiario del cheque y se comunica vía telefónica o por correo electrónico para informarle que en la dependencia reposa un cheque que debe reclamar. Cuando el beneficiario se presenta en la dependencia le exige el documento de identificación, la firma en el comprobante de egreso y le entrega la copia amarilla del comprobante de egreso. Si el beneficiario no se encuentra en la ciudad o si en los archivos de la Dependencia no reposa una certificación bancaria a nombre del beneficiario, le solicita una certificación bancaria para realizar la consignación correspondiente. Si el beneficiario no tiene cuenta bancaria, le da la opción de presentar una autorización notariada con el nombre y el número de identificación tanto de la persona como de la cuenta a consignar, identificando la entidad bancaria donde posee la cuenta y el tipo de cuenta (Ahorros o Corriente). Recibida la autorización por parte del beneficiario del cheque, procede a elaborar la correspondiente consignación diligenciando el FPT-04 “Entrega de Cheques y Control de Consignación” y le entrega la consignación con el cheque a la persona designada para realizar las consignaciones en las entidades bancarias, quien recibe y firma el FPT04 “Entrega de Cheques y Control de Consignación”. Mediante correo electrónico informa el pago a los beneficiarios o a las dependencias pertinentes adjuntando el comprobante de egreso en archivo PDF y los listados cuando los hubiere. Clasifica las copias del comprobante de egreso; el original lo adjunta a la cuenta con todos los soportes, la copia verde para requerimientos internos del proceso de Pagaduría y Tesorería u otras dependencias que los requieran, la copia rosada para el consecutivo de los comprobantes de egreso.

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Revisa que esté adjunto el recibo de la consignación en caso de haberse consignado el cheque en cuenta, firma en el comprobante de egreso si el beneficiario del pago recibió el cheque directamente o el reporte del banco de la transacción procesada, exitosa o autorizada en el caso de transferencia electrónica. Cuando se realizan pagos por prestaciones sociales y cesantías se remiten a la oficina de Talento Humano copia de los soportes de pago en medio físico mediante el FGT-12 “Memorando”. Verificados los soportes correspondientes, entrega la documentación al auxiliar de Pagaduría-Archivo de Cuentas para el archivo correspondiente en el proceso. Para el caso de las cuentas que traen autorización de descuento por estampillas del Hospital Erasmo Meoz, las mantiene bajo su custodia hasta el recibo de la estampilla para adjuntarla al comprobante de egreso y entrega la documentación al auxiliar de PagaduríaArchivo de Cuentas para el archivo correspondiente en el proceso. 4.6 Archivo de Cuentas, Copias de Responsable: Auxiliar de PagaduríaSeguridad y Entrega de Certificados de Archivo de Cuentas Retención Recepciona los comprobantes de egreso con los soportes respectivos y verifica que cumplan con los requisitos en cualquiera de los casos establecidos en la Actividad 4.5 del presente documento y procede al archivo de la(s) cuenta(s). Las copias de seguridad las genera la líder del proceso de Gestión Presupuestal y Contable. Responsable: Técnico Pagaduría y Tesorería- Control de Actualización de Cuentas por Pagar de Vigencias Anteriores Presentado el pago de Retención, genera el Certificado de Retención por el Aplicativo TNS de acuerdo al tipo de retención aplicado y según lo establecido en el IPT-02 “Elaboración y Entrega de Certificados de Retención”:
Retención de I.V.A, bimensual.
Retención en la Fuente, anual.
RETEICA, anual. Los envía a los diferentes proveedores por correo electrónico. 4.7 Elaboración y Entrega de Certificados de Retención

5. Documentos de Referencia

-

NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. MECI – Modelo Estándar de Control Interno. IPT-01 “Registro y Expedición del Comprobante de Egreso”. IPT-02 “Elaboración y Entrega de Certificados de Retención”

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6. Historia de Modificaciones Versión

Naturaleza del Cambio

Fecha de Aprobación

Fecha de Validación

00

Actualización del Formato FPT-04 Control de Consignación de Cheques

29 de Abril de 2011

02 de Mayo de 2011

7. Administración de Formatos Código

Nombre

Responsable

Almacenamiento

Acceso

Auxiliar de Pagaduría y Tesorería, Recepción de Cuentas de Vigencia Actual y Documentos Internos y Externos

Proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería

Líder del Proceso de Pagaduría y Tesorería, Auxiliar de Pagaduría y Tesorería, Técnico de Pagaduría-Pago de Cuentas

FPT-01

Relación de Cuentas para Autorización de Pago

FPT-04

Entrega de Cheques y Control de Consignación

Técnico de Pagaduría

Proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería

FGT-12

Memorando

Auxiliar Administrativo

Proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería

FAC-23

Planificación, Control y Seguimiento al SIG

Líder del proceso de Pagaduría y Tesorería

Proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería

8. Anexos “No Aplica”.

Líder del Proceso de Pagaduría y Tesorería, Técnico de Pagaduría Líder del Proceso de Pagaduría y Tesorería, Personal del Proceso Líder del Proceso de Pagaduría y Tesorería, Personal del Proceso

Tiempo de Retención

Disposición Final

Según TRD

Archivo Central Universidad de Pamplona

Según TRD

Según TRD

Según TRD

Archivo Central Universidad de Pamplona Archivo Central Universidad de Pamplona Archivo Central Universidad de Pamplona