Departamento de Risaralda SECRETARIA ADMINISTRATIVA RECURSOS FISICOS

SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL S.A. DRF-SAM No. 01-2013 OBJETO: “SELECCIONAR UN INTERMEDIARIO PUBLICO O PRIVADO, PARA QUE TRAMITE, GESTIONE Y LIDERE LA VENTA DE BIENES MUEBLES OBSOLETOS, INSERVIBLES Y/O SERVIBLES DE PROPIEDAD DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA”.

RESPUESTA OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGOS

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR EL MARTILLO DEL BANCO POPULAR S.A. CESAR RENDÓN GRANOS. GERENTE. RECIBIDA 21 DE JUNIO DE 2013. OBSERVACIÓN 1: Numeral 2.1.13. Pág.20. Sugerimos modificar este numeral, porque normalmente los reembolsos se realizan a la entidad vendedora una vez se halla realizado el pago total por parte de los compradores y dado que en estos eventos participan compradores ubicados en ciudades diferentes a la subasta se necesita contar con el tiempo para el traslado de las actas, lo cual hace más demorado contabilización de la subasta. Por lo anterior, solicitamos que los reembolsos se puedan realizar 20 días siguientes a la cancelación del saldo por parte del comprador. RESPUESTA: SE ACEPTA, POR CUANTO LE ASISTE RAZÓN AL OBSERVANTE Y POR LO TANTO SE HARÁ LA MODIFICACIÓN RESPECTIVA EN LOS PLIEGOS DEFINITIVOS. OBSERVACION 2: Cronograma Pág. 23. Se deberá ajustar las fechas para las observaciones al informe de evaluación dado que como esta en el cronograma es anterior a la publicación del informe. RESPUESTA: SE ACEPTA, POR CUANTO LE ASISTE RAZÓN AL OBSERVANTE Y POR LO TANTO EN LA RESOLUCIÓN DE APERTURA COMO EN EL PLIEGO DEFINITIVO. OBSERVACIÓN 3: Numeral 7.7. Pág. 27 plazo de ejecución. Sugerimos eliminar la palabra “solo podrá” porque impediría una prórroga de tiempo al contrato dado el caso que al 31 de diciembre no se haya podido enajenar la totalidad de los bienes. RESPUESTA: NO SE ACEPTA, TODA VEZ QUE CONFORME A LA LEY 819 DEL 2003 LOS BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS DEBERÁN ESTAR RECIBIDOS A SATISFACCIÓN EL 1 DE DICIEMBRE DE CADA VIGENCIA, SIN EMBARGO, EN CASO DE PRESENTARSE JUSTIFICACIÓN DEBIDAMENTE SUSTENTADA EL CONTRATO PODRÁ PRORROGARSE HASTA LA VIGENCIA SIGUIENTE SITUACIÓN QUE SE DETERMINARA SOLO LLEGADO EL

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MES DE DICIEMBRE Y CUANDO NO SE EVIDENCIE CUMPLIMIENTO TOTAL DEL OBJETO POR RAZONES AJENAS AL CONTRATISTA. OBSERVACIÓN 4: Numeral 8.2.1. Pág. 33. Sugerimos modificar los montos de la pólizas de cumplimiento y de calidad al 10% por cada concepto, y la de salarios el 5% que corresponden a la mínima prevista en el Decreto 734 de 2012 artículo 5.1.7.4. ya que el contratista debe asumir otros gastos tales como la estampilla Pro ancianos, Estampilla Pro Desarrollo, entre otros. Lo anterior, en consideración a que el intermediario solo cobra su comisión sobre ventas efectivas, si no hay ventas no hay comisión y a que la custodia y administración de los bienes se encuentra a cargo de esa Entidad. RESPUESTA: NO SE ACEPTA, LOS MONTOS EXIGIDOS EN LAS PÓLIZAS DE CUMPLIMIENTO SON LOS MÍNIMOS PARA GARANTIZAR EL CUBRIMIENTO DE LOS PERJUICIOS QUE SE PRESENTEN POR EL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

OBSERVACIÓN 5: Numeral 10.2. Pág. 38. Sugerimos eliminar la palabra “TOTAL” de las certificaciones que deberán aportar los proponentes para acreditar la experiencia. Por cuanto las obligaciones del intermediario son de medio y no resultado por ende el intermediario no puede comprometerse la enajenación total, sino a poner todo su empeño y experiencia para la comercialización y venta de los bienes. Por esta razón es normal que en las certificaciones que expiden las entidades a los intermediarios califiquen el cumplimiento como: bueno, satisfactorio, excelente etc. RESPUESTA: SE ACEPTA, POR LAS RAZONES EXPUESTA POR EL INTERESADO, POR LO TANTO LAS CERTIFICACIONES QUE EXPIDAN LAS ENTIDADES A LOS INTERMEDIARIOS DEBERÁN CALIFICAR EL CUMPLIMIENTO COMO BUENO O EXCELENTE SE HARÁ LA CORRECCIÓN RESPECTIVA EN EL PLIEGO DEFINITIVO.

OBSERVACIÓN 6: Numeral 10.3. Pág. 38. Solicitamos aclarar cuales con las actividades desarrollará el supernumerario con conocimiento en subastas. RESPUESTA:

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LAS FUNCIONES DEL SUPERNUMERARIO SON DE APOYO AL PERSONAL DEL PROPONENTE TALES COMO: VISITAS DE INSPECCIÓN A LOS LUGARES DONDE SE ENCUENTREN LOS BIENES OBJETO DEL REMATE, ELABORACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE INVENTARIOS, PRESENTACIÓN DE INFORMES, ENTRE OTRAS.

OBSERVACIÓN 7: Numeral 10.7. Pág. 38 numero 1 capital de trabajo. Teniendo en cuenta que el valor del contrato se estimara en el porcentaje sobre las ventas sugerimos eliminar el siguiente texto “del valor de la propuesta consignada en el formulario de precios”. RESPUESTA: SE ACEPTA, EN CUANTO A PRECISAR QUE EL CAPITAL DE TRABAJO DEBE SER IGUAL O SUPERIOR AL CIEN POR CIENTO (100%) DEL VALOR MÁXIMO PROBABLE DE INGRESOS ESTABLECIDO EN EL NUMERAL 7.5 DE LOS PLIEGOS.

OBSERVACIÓN 8: Numeral 10.7 Pág. 38 número 3 Nivel de Endeudamiento. Sugerimos aclarar este numeral debido a que los indicadores de endeudamiento de los Establecimientos de Crédito, se deben analizar de una manera diferente al de una sociedad comercial, toda vez que dependiendo de la naturaleza de las operaciones, estos indicadores cambian sustancialmente, dado que el dinero que manejan las entidades financieras es captado del público y en consecuencia, son un pasivo para los establecimientos bancarios y no un activo como ocurre con los demás tipos de sociedades comerciales. Igualmente es importante resaltar que el negocio de los bancos, consiste esencialmente en prestar dinero, es decir, que entre más inversión y cartera tenga, más eficiente será su gestión, por ello usa no solamente los dineros captados del público sino también su propio capital, para sacar el máximo aprovechamiento del manejo e inversión del mismo, y en consecuencia, entre menos dinero mantiene en sus arcas, mayores serán sus utilidades, por ello, el indicador de endeudamiento funciona de manera inversa que para las sociedades comerciales, así entre más alto el nivel de endeudamiento de un banco, mejor será su indicador de cartera. Ahora bien, una vez consultada nuestra área contable y la compañía que ejerce la Revisoría Discal del Banco, en relación con los índices de endeudamiento nos han explicado que NO EXISTE UN BANCO EN COLOMBIA cuyos indicadores estén dentro de lo normal, que tenga el nivel de endeudamiento, exigido en el pliego de condiciones publicados por ustedes. Investigación realizada a las cifras de dieciocho (18) bancos, arrojo como resultado un PROMEDIO DE ENDEUDAMIENTO DEL 85% o más.

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Ahora bien de acuerdo con el proyecto de pliego debe ser menor o igual al 30%. Porcentaje que se debe reconsiderar por lo anteriormente expuesto haciendo una distinción para entidades financieras y para entidades no financieras.

RESPUESTA: SE ACEPTA, PARA ENTIDADES BANCARIAS EL NIVEL DE ENDUEDAMIENTO DEBERÁ SER IGUAL O SUPERIOR DEL 86% Y PARA LAS ENTIDADES DISTINTAS A LAS FINANCIERAS CON UN NIVEL DE ENDEUDAMIENTO IGUAL O SUPERIOR DEL 50%.

OBSERVACIÓN 9: Numeral 14.2. Pág. 47. Sugerimos modificar este numeral, toda vez que la oferta económica se presentara en porcentaje y no en pesos, dado que la comisión es un porcentaje sobre el valor de las ventas en pesos colombianos. RESPUESTA: SE ACEPTA, Y SE HARÁ LA CORECCIÓN CORRESPONDIENTE EN LOS PLIEGOS DEFINITIVOS.

OBSERVACIÓN 10: Numeral 18 Pág. 51. Sugerimos modificar el plazo para suscribir el contrato a 5 días, con el fin de contar con el tiempo necesario para su suscripción. RESPUESTA: NO SE ACEPTA, LA ENTIDAD TIENE POLÍTICAS EN CUANTO A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO NO PUEDE SUPERAR A 3 DÍAS. OBSERVACIONES 11: Numeral 20 Pág. 52. Sugerimos modificar la palabra interventoría por la supervisión que es la indicada de acuerdo al trabajo a realizar. RESPUESTA: NO SE ACPETA, LA ENTIDAD MANEJA INDISTINTAMENTE PERO MENJANDO LAS DOS PALABRAS INDISTITNTAMENTE TODA VEZ QUE LAS DOS PROPENDEN POR UN SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. OBSERVACIÓN 12: Carta de presentación de la oferta Numeral 6 Pág. 54. Sugerimos eliminar “30 días” por cuanto el tiempo para la ejecución del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2013.

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RESPUESTA: SE ACEPTA, SE HARÁ LAS MODIFICACIONES PERTINENTES EN EL PLIEGO DEFINITIVO.

Minuta del Contrato OBSERVACIÓN 13: Solicitamos aclaración para determinar cuáles son las obligaciones del contratista de cumplir con todas las obligaciones relacionadas al uso de la documentación utilizada en el sistema de Gestión de calidad de la Gobernación de Risaralda. RESPUESTA: SE CALARA QUE LO RELACIONADO AL USO DE LA DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA GOBERNACIÓN DE RISARALDA HACE REFERENCIA AL LLENO DE FORMATOS PARTICULARES QUE EN SU MOMENTO SE SOCIALIZARAN CON EL PROPONENTE SELECCIONADO.

OBSERVACIÓN 14: Sugerimos eliminar en el contrato lo referente a las apropiaciones presupuestales dado que por la forma de pago no se requiere de apropiaciones ni de certificado de disponibilidad presupuestal. RESPUESTA: SE ACEPTA, POR LO TANTO SE HARÁ LAS MODIFICACIONES PERTINENTES.

OBSERVACIÓN 15: Pág. 62. Sugerimos eliminar lo referente a la publicación en la Gaceta del Departamento por cuanto este requisito fue eliminado por el Decreto 019 de 2012 ahora la publicación se debe hacer en el SECOOP. RESPUESTA: SE ACEPTA, POR LO TANTO SE HARÁ LAS MODIFICACIONES PERTINENTES.

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OBSERVACIONES PRESENTADAS POR COMERCIALIZADORA NAVE LTDA. NAZARENO CONRADO MORENO. RECIBIDA EL 19 DE JUNIO DE 2013.

OBSERVACION 1: Con todo respeto consideramos que el Registro Único de Proponentes (RUP) debe estar acorde y actualizado a la clasificación CIIU versión 4.0 para este proceso, según Resolución del Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN No. 000139 de noviembre 21 de 2012. Tratándose del objeto del proceso que nos ocupa, cuyo objetivo es el trámite, gestión y venta de bienes muebles en su mayoría obsoletos o inservibles, SOLICITAMOS que la clasificación de código CIIU se enmarque en las siguientes actividades, todas de mayor aplicación a la inicialmente establecida, así:

Esta clasificación es de mayor conveniencia con el proceso, dado que la labor encomendada al contratista es propia d las áreas administrativas de las entidades públicas; especialmente predeterminadas como gestión tendiente a la depuración de los inventarios y estados contables y financieros. Mediante la intermediación comercial a contratar, al entidad se apoya en el contratista externo para realizar una gestión que con su organización no puede, cuales es la evaluación y bienes dados de baja por efecto de su obsolescencia y desuso y, tendiente a la cesación del detrimento económico ocasionado por el bodegaje, vigilancia y servicios públicos, aunado a la contaminación ambiental que los mismos genera. De la misma forma sugerimos los siguientes códigos CIIU, atendiendo que el plazo del contrato, conllevará a la incorporación para su avaluó y comercialización, de bienes diferentes de vehículos, como son muebles de oficina, equipos, maquinarias y chatarra.

RESPUESTA:

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NO SE ACEPTA, TODA VEZ QUE CONFORME A LA CLASIFICACIÓN EL OBJETO A CONTRATAR ESTA MAS RELACIONADO CON UNA ENTIDAD FINANCIERA QUE DE APOYO A LAS EMPRESAS.

OBSERVACION 2: Exigir al proponente elegido que el domicilio principal de la Mipyms departamentales, locales o regionales debe coincidir con el lugar de ejecución del contrato afecta el Principio de la Objetividad Contractual reflejado en la pluralidad de oferentes aquí directamente limitada por cuanto no es necesaria dicha posición, en la medida que el desarrollo del objeto contractual se debe solo a la disponibilidad de un equipo técnico, administrativo y comercial que garantice la venta de los bienes cada vez que se determine y organice un evento de Subasta Pública que, por la cantidad de bienes no usables en las empresas, no será de todos los días, semanas o meses. La intermediación comercial no es una actividad de apoyo administrativo de carácter permanente per se, sino sujeta y posterior a procedimiento de inventarios, avalúos y bajas de bienes por mayores entidades, para que de esa misma forma sea su conformación el lotes para el evento de su comercialización. Mantener una sede de manera permanente implicaría que la intermediación comercial no fuere la actividad principal del oferente sino por el contrario secundario. Por ejemplo alrededor de la actividad principal de un Banco con sedes en todos los municipios del País puede adelantarse en cualquiera de ellos una Subasta Pública. Así los costos de la sede permanente no se aplican a la actividad de intermediación sino a la Bancaria predeterminando la escogencia del oferente. Es de anotar que donde quiera tengan domicilio los oferentes su operación es de carácter nacional como serlo su experiencia y su condición jurídica, así ha sido determinado en los pliegos de condiciones de procesos locales, Distritales, Municipales, Departamentales y Nacionales como por ejemplo:

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Por lo mismo expuesto y considerando que en el pliego esta contemplad a por parte del intermediario contratista la obligación de responder y asumir los costos que se generen por la logística para la realización de la subasta, tales como alquiler e instalaciones, ayudas

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audiovisuales, traslado y estadia del pregon para realizar el evento. SOLICITAMOS excluir para los oferentes la exigencia de que el domicilio principal de las Mipymes departamentales, locales o regionales deben coincidir con el lugar de ejecución del contrato y por el contrario simplificar la calificación a factores técnicos relacionados con la experiencia del oferente y su personal de trabajo, valor de la propuesta económica y protección a la industria nacional. RESPUESTA: NO SE ACEPTA, DE ACUERDO AL DECRETO 734 DE 2012 EN SU ARTÍCULO ARTICULO 4.1.1 Y SIGUIENTES, EN LA QUE DETERMINA QUE EL DOMICILIO SEA EL LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

OBSERVACION 3: Como quiera que será obligación del intermediario vendedor asesorar a la entidad en la conformación y determinación de los precios bases de los lotes objeto de venta, en aplicación del Decreto 734 de 2012, en su artículo 3.7.2.3. parágrafo 2° SOLICITAMOS que dicha actividad sea obligatoriamente realizado por peritos valuadores debidamente inscritos en el registro nacional de evaluadores RNA, con el objetivo de garantizar la transparencia y el éxito de los procesos de venta, actualizando los precios de los bienes, de acuerdo a conocimientos específicos y experiencia en su establecimiento con base en criterios administrativos contables, depreciaciones, uso y vida útil, costos de reposición, mantenimientos y puesta en marcha, vicios ocultos, tablas del ministerio de transporte y estudio de mercado comparativo. RESPUESTA: SE ACEPTA, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO CITADO POR EL OBSERVANTE.

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