Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES.

AYUDA

SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO A UNIVERSIDADES Y OTROS ORGANISMOS

(SEDE ELECTRÓNICA MINISTERIO DE EDUCACIÓN)

Agosto 2011

Información de oficio a Organismos

Página 1 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

INDICE

1.

REGISTRO EN LA SEDE DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN: .......................................................................................... 3 1.1.

UNIVERSIDADES/ORGANISMOS Y PERSONAS QUE REPRESENTA A DICHAS ENTIDADES: .................................................................... 3

2. ACCESO A LA CONVOCATORIA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO A UNIVERSIDADES Y OTROS ORGANISMOS. ...............................................................................................................................................................11 3.1. 3.2. 3.

CONSULTA DE “MIS SOLICITUDES”: .........................................................................................................................16 3.3. 3.4.

4.

VER O MODIFICAR DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................................. 14 FINALIZAR DATOS (REGISTRAR SOLICITUDES)........................................................................................................................ 14

CONSULTA DE SOLICITUDES DE LA APLICACIÓN DE ORGANISMOS (SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO). OPCIÓN RÁPIDA. .............. 16 UNIVERSIDAD U ORGANISMO REGISTRADOS A TRAVÉS DE LA “APLICACIÓN WEB”: ..................................................................... 18

“MIS NOTIFICACIONES”: .........................................................................................................................................22 4.1. 4.2.

QUÉ ES UNA “NOTIFICACIÓN”: ......................................................................................................................................... 23 CÓMO PUEDO CONSULTAR “MIS NOTIFICACIONES”:............................................................................................................. 23

Información de oficio a Organismos

Página 2 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

“SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO A UNIVERSIDADES Y OTROS ORGANISMOS” 1. REGISTRO EN LA SEDE DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN: 1.1. Universidades/Organismos y personas que representa a dichas entidades: Aquellas Universidades y otros organismos que precisen acceder a la Aplicación de solicitud de información de oficio (Organismos) deberán registrarse e identificarse en la Sede electrónica del Ministerio de Educación, como requisito previo e imprescindible para informar de oficio a los solicitantes de dicha información.

Registro en la Sede electrónica: Para acceder a la sede electrónica del Ministerio de Educación, podemos hacerlo desde el portal del Ministerio de Educación, http://www.educacion.es/portada.html, pinchando en el apartado Accesos Æ Sede electrónica del Ministerio de Educación:

O directamente en la dirección https://sede.educacion.gob.es/portada.html

Información de oficio a Organismos

Página 3 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

En esta pantalla se nos informa sobre la Sede, y otros datos de interés. Accedemos al apartado “Trámites y Servicios”, y nos aparece una pantalla dividida en tres partes, una de acceso a los diferentes trámites dados de alta en la Sede en los que estamos interesados, apartado: “Tramites y Servicios”, otro de búsqueda (“Búsqueda”), por ejemplo “organismo”, y otra de identificación o registró en la sede (“Educación y yo”).

Información de oficio a Organismos

Página 4 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

La Universidad/Organismo, si todavía no está dado de alta en la sede, procederá a registrarse, pinchando en el apartado “Registrarse”:

Es conveniente consultar la información que se ofrece en el apartado ¿cómo registrarse?,

Información de oficio a Organismos

Página 5 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Pantalla del inicio de la Ayuda

Estas son las opciones posibles: • • •

Registro de entidad sin Certificado Digital (esta sería la opción, en este

•

caso) Registro sin Certificado Digital

Registro en el sistema para usuarios del Ministerio Registro de persona física sin Certificado Digital

Información de oficio a Organismos

Página 6 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

•

Registro con Certificado Digital para persona física y entidad

Según los casos y tras pinchar en la opción deseada, en aquellos casos en los que la entidad/organismo no está registro, deberá cumplimentar los datos del “formulario de registro de usuarios”, en sus distintos apartados, como requisito imprescindible de acceso a la Sede electrónica del Ministerio de Educación. Estos son los apartados del formulario: • • • • •

Información del Usuario: Información para el acceso al sistema Información para la creación de contraseña del usuario: Información para la notificación al usuario Información relativa a la protección de datos de carácter personal.

Y éstas sus pantallas:

En “ Información del usuario “ -

Nombre entidad, deberá indicarse el nombre de la Universidad u Organismo a quien vamos a registrar como usuario.

En “Información para el acceso al sistema” -

Tipo documento Æ Entidad asociado a CIF en el apartado “En caso de seleccionar Entidad asociada a CIF” o Indique tipo de identificador Æ NIF o “Indique identificador” Æ el NIF de la persona que representa a dicha Universidad u Organismo.

-

En el apartado “Nº de Documento:”Æ pondremos los datos del Æ CIF de la Universidad u Organismo.

Información de oficio a Organismos

Página 7 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

En cuanto a la Contraseña, deberá seguir las pautas indicadas en las Reglas de formación de contraseñas seguras que se marca en el recuadro, al lado derecho de dicho apartado

Cumplimentaremos el resto de los datos y, tanto en un caso como en el otro, el sistema nos informará de los pasos que debemos seguir a continuación: •

Guardar el documento PDF con los datos suministrados (Datos de su registro), y “Confirmar” nuestros datos,

•

“Activar” nuestra cuenta de usuario, tras recibir el correspondiente correo electrónico, con lo que se completaría el registro en la sede electrónica.

Información de oficio a Organismos

Página 8 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Esta es la pantalla:

Y este el modelo de correo electrónico que recibirá el usuario en esta fase, dónde se le informa como completar su registro y como activar su cuenta.

Ya podemos acceder como “usuarios registrados”, marcando nuestros datos en “Usuario” y “Contraseña”.

Información de oficio a Organismos

Página 9 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

En la pantalla derecha, vemos el acceso a la consulta de nuestros trámites: “Mis tramites”, o a las notificaciones que puedan producirse con respecto a las solicitudes, en “Mis notificaciones”, que veremos en los apartados correspondientes.

Información de oficio a Organismos

Página 10 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

2. ACCESO A LA CONVOCATORIA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE OFICIO A UNIVERSIDADES Y OTROS ORGANISMOS. Una vez registrado como se indica en el apartado primero con nuestros datos de usuario y contraseña podremos acceder al estado de nuestras solicitudes. En primer lugar buscamos el trámite llamado Organismos desde el apartado de búsqueda de organismos. Escribimos Organismos en el texto de búsqueda y pulsamos el botón Buscar.

Nos aparece en el lado derecho los trámites que cumplen la condición (en este caso sólo uno) entre ellos el trámite de “Solicitud de información de oficio a universidades y otros organismos”.

Información de oficio a Organismos

Página 11 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Pulsamos sobre el enlace de Solicitudes y si no tenemos ninguna solicitud nos aparecerá lo siguiente: Si no tenemos ninguna solicitud, pulsaremos sobre el botón de solicitudes.

Si tenemos alguna solicitud de la convocatoria que estamos tratando pulsaremos sobre el enlace de acceso solicitud de la convocatoria (Ejemplo estudios y análisis)

Información de oficio a Organismos

Página 12 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Una vez pulsado en el enlace correspondiente, accederemos a la aplicación en la que podremos rellenar los datos de la solicitud que se nos pide.

En el desplegable seleccionaremos la convocatoria que estamos tratando y una vez seleccionada pulsamos sobre el botón aceptar.

Información de oficio a Organismos

Página 13 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Una vez seleccionada la convocatoria podremos ver o modificar los datos que nos solicitan o finalizar y registrar la solicitud, una vez hayamos terminado.

3.1. Ver o Modificar documentación Desde este apartado podremos mantener los datos que se nos solicitan. Los datos dependen de la convocatoria de que se trate. En el siguiente ejemplo vemos que se puede añadir documentación, ver o modificar los datos del solicitante y si hemos terminado o no de introducir datos.

3.2. Finalizar datos (Registrar solicitudes) Una vez tengamos completamente terminado el trámite tendremos que registrar electrónicamente la solicitud.

Es muy importante que la persona que vaya firmar la solicitud (el propietario del certificado digital) sea la misma que se conecte a la aplicación. De lo contrario se producirá un error en la firma. Una vez que se pulse sobre “Finalizar datos”, aparecerá una pantalla informativa, indicando que posteriormente no se podrán hacer modificaciones.

Información de oficio a Organismos

Página 14 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Al pulsar sobre el botón “Finalizar”, aparecerá una pantalla informativa sobre los pasos a seguir en el registro electrónico del Ministerio.

Pinchamos en “Confirmar” y aparecerá el texto que se firmará:

Pinchamos en “Firmar y registrar” y aparecerá una lista con los certificados instalados en el equipo. Hay seleccionar el certificado digital y se firmará electrónicamente el justificante. Si todo el proceso se ha realizado correctamente aparecerá una pantalla similar a ésta:

Información de oficio a Organismos

Página 15 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Pulsando sobre “Descarga del justificante con CSV: XXXXX”, podrá obtener una copia del justificante del registro electrónico. Una vez que guarde o imprima el justificante debe pulsar sobre la flecha de ir atrás del navegador para regresar a la pantalla anterior y pulsar sobre el botón “Por favor, pulse este botón para volver a la aplicación web”.

3. CONSULTA DE “MIS SOLICITUDES”: Existen dos formas para poder consultar las solicitudes: 3.3. Consulta de solicitudes de la aplicación de Organismos (Solicitud de información de oficio). Opción rápida. Una vez registrado como se indica en el apartado primero con nuestros datos de usuario y contraseña podremos acceder al estado de nuestras solicitudes. En primer lugar buscamos el trámite llamado Organismos desde el apartado de búsqueda de organismos. Escribimos Organismos en el texto de búsqueda y pulsamos el botón Buscar.

Información de oficio a Organismos

Página 16 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Nos aparece en el lado derecho los trámites que cumplen la condición (en este caso sólo uno) entre ellos el tramite de “Solicitud de información de oficio a universidades y otros organismos”.

Información de oficio a Organismos

Página 17 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Pulsamos en el enlace Solicitudes para poder ver todas las solicitudes que tenemos.

3.4. Universidad u Organismo registrados a través de la “Aplicación Web”: Una vez registrados podemos acceder con nuestros datos de usuario y contraseña a la Sede electrónica. Para proceder a la consulta del estado de tramitación de solicitudes, mediante la opción “Mis trámites”. “Mis Trámites” en la Sede Electrónica: El acceso será según lo indicado anteriormente.

Información de oficio a Organismos

Página 18 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Información de oficio a Organismos

Página 19 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Pichamos en continuar, para ver un listado, dónde seleccionaremos para ver los trámites abiertos y dados de alta en la Sede en los que se ha participado: Este es un ejemplo de la pantalla que nos presenta:

Y, este será más o menos la pantalla que nos presentaría:

Información de oficio a Organismos

Página 20 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Una vez en la convocatoria o trámite que nos interesa, podemos acceder a la información correspondiente a las solicitudes, pinchando en “Solicitudes” :

Información de oficio a Organismos

Página 21 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

Aquí nos aparecerá información del trámite en el que estamos…

En este caso no tenemos ningún trámite, luego pinchando en “Acceso” ….

nos aparecerá el correspondiente formulario para cumplimentar una nueva a través de la Aplicación Web. Este es un ejemplo de la Convocatoria que nos ocupa …Y nos aparece los correspondientes formularios : ….. PENDIENTE CONTINUACIÓN

4. “MIS NOTIFICACIONES”:

Información de oficio a Organismos

Página 22 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

4.1. Qué es una “Notificación”: Las “notificaciones” son comunicaciones dirigidas a las personas/entidades(universidades u Organismos) que realizaron ciertos trámites en el Ministerio de Educación, que informan al realizador del trámite correspondiente, de cualquier cambio de estado o situación del mismo. Es el equivalente en formato electrónico de la comunicación mediante certificado postal. Actualmente, cuando el Ministerio de Educación necesita comunicarle cualquier resolución referente a esta convocatoria, le envía una carta certificada a través de Correos. Esto tiene los incovenientes de tener que estar en casa, retrasos, etc.

4.2. Cómo puedo consultar “Mis Notificaciones”: Las Universidades u Organismos podrán consultar sus “Notificaciones” accediendo con sus datos de registro en la Sede electrónica (usuario y contraseña), a través del apartado “Trámites y Servicio” Æ Educación y yo, al apartado Æ “Mis notificaciones”.

Estas son las pantallas:

Una vez registrado en la sede le aparecerá el botón Mis Notificaciones. Púlsado sobre él le aparecerá un listado con diversa información (estado, fecha, situación…) de sus notificaciones:

Información de oficio a Organismos

Página 23 de 24

Información de oficio a Organismos

Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ____________________________________________________________________________________________________

El apartado “Notificaciones nuevas” es el buzón de entrada de las notificaciones. Para cada nueva notificación tendrá la opción de verla, rechazarla o no hacer nada. Cada notificación tiene una fecha de entrada, fecha en la que se le envió la notificación y una fecha de caducidad, fecha en la que vence el plazo de la notificación. Este plazo depende del tipo de notificación del que se trate. El ver una notificación supone al aceptar la notificación. Las notificaciones que ha visto, pasarán al apartado “Notificaciones vistas” y podrá consultarlas cuando desee. El rechazar una notificación supone la no aceptación de la notificación. Una vez rechazada la notificación pasará al apartado “Notificaciones rechazadas”. Si una notificación no ha sido vista ni rechazada, una vez venza el plazo de caducidad, pasará automáticamente al apartado de “Notificaciones rechazadas”.

Información de oficio a Organismos

Página 24 de 24