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PROCEDIMIENTO GRADOS

TABLA DE CONTENIDO 1

Datos de identificación

1.1

Nombre del procedimiento

1.2

Objetivo

1.3

Alcance

1.4

Responsable del procedimiento

1.5

Relación con otros macroprocesos – procesos o subprocesos

1.6

Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 – 2008)

2

Introducción general

3

Justificación

4

Condiciones Generales

5

Responsabilidades norma a los que aplica

6

Descripción de las actividades la

7

Definiciones

8

Recursos

9

Registros

10

Referencias normativas

11

Revisión aprobación y modificación

PAGINA 3 3 3 3 3 3 3 4 4 5-6 6 7-8-9 10 11-12 12 12 13

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PROCEDIMIENTO GRADOS

1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO GRADOS

1.1

Nombre del procedimiento

1.2

Objetivo

Establecer los pasos y responsables del proceso de Grado para que los estudiantes de último grado y/o periodos anteriores que hayan culminado su plan de estudio puedan obtener su titulo.

1.3

Alcance

Inicia con el estudio de grado de estudiantes de último semestre y la solicitud de grado de aquellos estudiantes que culminaron su plan de estudio en periodos anteriores; hasta la ceremonia de graduación.

1.4 Responsable del Procedimiento

Coordinación Registro y Control Académico.

1.5 Relación con otros macro procesos, procesos o Subprocesos.

Prestación del Servicio Académico Gestión Académica Gestión de Recursos Bienestar Institucional

1.6 Numeral (es) de la Norma a los que aplica el procedimiento

7.2.3 comunicación con el cliente.

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2. INTRODUCION GENERAL

Dentro del sistema de gestión de calidad se debe establecer procedimientos y/u otros documentos para aquellos procesos que estén relacionados directamente con los estudiantes de la FCECEP. Por este motivo la institución determino tener un procedimiento que establece los pasos a seguir para que los egresados de la FCECEP opten a título de técnico y/o tecnólogo buscando con ello una mejor comunicación para reducir las posibles causas de no grado. En este procedimiento encontrara los requisitos establecidos por la institución para optar a título.

3. JUSTIFICACION

El procedimiento es un conjunto de actividades que permiten estandarizar los procesos buscando el mismo resultado. Por este motivo se estableció que para atender el proceso de grados, la FCECEP debía estandarizar las actividades para que los egresados encontraran en un documento institucional la mejor forma de llevar a cabo el proceso de grado con éxito.

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4. CONDICIONES GENERALES  Para optar el título de grado los aspirantes deben cumplir con el siguiente Artículo del Capitulo XVI del Reglamento Estudiantil: Artículo 70. Requisitos:

Para optar el título de grado los aspirantes deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Entregar la solicitud de grado en el tiempo estipulado dentro del cronograma de grados, sino aparece en el estudio de grado publicado en la página web. b) Haber cursado y aprobado todas las asignaturas del plan y programa académico. c) Estar a paz y salvo con todas las dependencias de la F-CECEP y financieramente por concepto de matrícula, derecho de grado y multas. d) Haber cumplido en su totalidad con los requisitos mencionados en el Artículo 2 del Reglamento Estudiantil. e) Haber presentado el Examen de Estado de la Calidad Superior (SABER PRO), Según decreto 3963 del 14 de Octubre de 2009. f) Cumplir a cabalidad con las actividades consignadas en el Cronograma de Grado. PARÁGRAFO 1. La institución estudiará la posibilidad de realizar grado extemporáneo para aquel estudiante que demuestre la prioridad de obtener el título antes de las fechas establecidas en el Cronograma de Grado. PARÁGRAFO 2. Si el estudiante renunció al pago del derecho de grado estipulado en la matrícula financiera del último semestre, deberá asumir el incremento que se haya generado en el nuevo año. PARÁGRAFO 3. Si el aspirante a grado no cumple con los requisitos señalados en el Artículo 70. del presente reglamento estudiantil, deberá realizar solicitud de

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grado para el periodo siguiente en el tiempo estipulado según cronograma de grados y pagar el excedente por derecho de grado del período vigente.

 Los únicos responsables de avalar cualquier documento académico de grado son el Rector y el Secretario General de la Institución.

 Antes de la finalización de un periodo académico se debe elaborar y publicar en la página web de la institución el cronograma de grado del próximo periodo.

 A los graduandos que no asistan a la ceremonia de grado, se les entregara el diploma y el acta de grado en Registro y Control Académico presentando la cedula de ciudadanía original y en caso de encontrarse fuera del país deben otorgar poder autenticado para su entrega.  Para los grados por ventanilla el estudiante deberá presentar carta donde manifieste esta intención y demuestre la prioridad de obtener el título antes de las fechas establecidas en el cronograma.

5. RESPONSABILIDADES

 Coordinador Registro y Control Académico: Garantizar la planeación, publicación del cronograma, estudio de grado y listado de graduandos, gestionar los recursos para los grados.  Auxiliar de Registro y Control Académico: Garantizar los estudios de grado de los egresados y su permanente actualización.

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6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES 1.

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN CRONOGRAMA DE GRADO.

RESPONSABLE (S) DEL

1.1 Definir las actividades y fechas del cronograma formato FR-MEC-15. Coordinación Registro y Control. 1.2 Coordinar la fecha de la Ceremonia de graduación. 1.3 Socializar al Rector el cronograma para su aprobación. 1.4 Enviar al campus virtual el cronograma de grado para la publicación en la página web de la Institución. 2.

ESTUDIO DE GRADO.

2.1 Generar el listado de los estudiantes Candidatos a grado. 2.2 Separar las carpetas de los candidatos a grado por carrera y alfabéticamente. 2.3 Elaborar estudio de grado según formato FRARC-19 y organizar la Información. 2.4 Revisar las carpetas y verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para optar titulo. Auxiliar de Registro y Control. 2.5 Enviar al campus virtual el estudio de grado según formato FR-ARC-19, para que se publicado en la página web de la institución. 2.6 Recepción de solicitudes de grado formato FR-ARC-07. de estudiantes de cohortes anteriores ó que no aparezcan en el estudio de grado publicado en la página web. 2.7 Actualizar el estudio de grado diariamente con la información recibida

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2.8 Enviar estudio de grado actualizado cada Ocho (8) Auxiliar de Registro y Control. días (viernes) al Campus virtual para actualización en la página. 2.9 Enviar al campus virtual el listado de aptos para grado.

3.

ENTREGA DE PENDIENTES ACADEMICOS, FINANCIEROS Y DE DOCUMENTOS.

3.1 Entrega de pendientes académicos informe de novedades como: Reconstrucción de notas, Estudiante. Validaciones, Habilitaciones, homologaciones. Direcciones de programa. 3.2 Entrega de documentación faltante según Artículo 70. del reglamento estudiantil Bienestar Institucional. 3.3 Pagos de orden financiero como: derechos de grado, cuotas, multas.

4. ELABORACION DE DIPLOMAS, ACTAS, MENCIONES DE HONOR Y CERTIFICADOS DE DIPLOMADO. 4.1 Solicitar y aprobar el diseño de menciones de honor y certificados de diplomados como opción de grado 4.2 Elaboración de archivo para diplomas y Certificados de diplomado. 4.3 Solicitar a las direcciones de programa la relación los estudiantes que obtuvieron menciones de honor. 4.4 Enviar al proveedor para su elaboración.

Coordinación Registro y Control. Auxiliar de académico.

registro

Directores de programa Proveedores externos

4.4 Se recibe del Proveedor de los diplomas el archivo Rectoria para verificación de los nombres, apellidos y

y

control

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cedulas antes de su impresión. 4.5 Impresión de diplomas por parte del proveedor. 4.6 Elaboración e impresión de Actas de grado. 4.7 Firma por parte del Rector y Secretaria General. 3. LOGISTICA INVITACIONES Y TOGAS

Secretaria General

Coordinación de Registro y Control.

Auxiliar de Registro y Control 3.1 Solicitar y aprobar el diseño de las tarjetas de invitación. Proveedores externos 3.2 Enviar al proveedor para su elaboración. 3.3 Entregar la relación de graduandos al proveedor de togas y fotos. 3.4 Entrega de invitaciones a los aptos para grado.

6. CEREMONIA DE GRADO Actividad llevada a cabo en un Auditorio externo contratado por la institución, en ella se establece el Coordinación de Registro y Control protocolo del acto solemne.

7.

REGISTRO EN LIBROS OFICIALES Y ARCHIVO

7.1 Registro de los graduandos en el libro de actas y libro de diplomas. Auxiliar de Registro y Control. 7.2 Empacar en cajas de Archivo inactivo las carpetas de los graduandos. 7.3 Enviar las cajas de carpetas de graduandos para Auxiliar de Archivo. el archivo inactivo.

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7. DEFINICIONES

 Solicitud de grado: Formato con el cual el estudiante presenta intención de graduarse en la promoción actual.  Estudio de Grado: Proceso mediante el cual se verifica que los candidatos a grado cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamento estudiantil.  Ceremonia de Graduación: Acto mediante el cual se realiza la entrega del Diploma y Acta que lo acredita como Tecnólogo o Técnico al egresado que ha cumplido con los requisitos que para tal fin estime la institución que otorga el título.  Egresado: Es la persona que ha cursado y aprobado satisfactoriamente todas las materias del pensum académico reglamentado para una carrera o disciplina.  Graduado: Egresado que previo cumplimiento de requisitos exigidos por la institución ha recibido su grado.  Anexo: Estudiantes de cohortes anteriores ó que no aparezcan en el estudio de grado publicado en la página web, el cual debe presentar solicitud de grado.  Trabajo de grado: Se define como el proceso de investigación que es sustentado públicamente, sobre un tema que realizan los estudiantes bajo la orientación permanente de un director, como una opción para optar al título en los programas académicos ofrecidos.

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8. RECURSOS

RECURSO HUMANO Grado de utilización (Dedicación laboral en horas)

Perfil profesional y competencia

1.

COORDINACION DE REGISTRO Y CONTROL: Profesional en carreras administrativas y/o afines, conocimiento en normas educativas regidas por el Ministerio de Educación Nacional,

manejo de

personal, trabajo en equipo, con alto nivel liderazgo,

proactividad

y

excelentes

45 horas Semanales

de

relaciones

interpersonales. RECURSOS FISICOS

Tipo y características

Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos

1. Oficinas debidamente equipadas para el desarrollo

Diario

del proceso

2. Espacio para ceremonia de graduación.

Dos veces al año

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RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES Tipo y características

Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos

1. Computadoras, escritorios, muebles, impresoras, teléfono,

archivadores,

aire

acondicionado, Diario

cámaras, sillas, digiturnos, papelería

9. REGISTROS

No.

CODIGO

NOMBRE DEL REGISTRO

1

FR-ARC-07

SOLICITUD DE GRADO

2

FR-ARC-19

ESTUDIO DE GRADO

10. REFERENCIAS NORMATIVAS

 Reglamento estudiantil capitulo XVI.

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11. REVISON APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN

PROCESO DE APROBACIÓN

CARGO

Elaboró

Asesora comercial Líder Responsable

Revisó

Coordinadora de Registro y control académico

Aprobó

Coordinador de Mercadeo Líder con Autoridad

FIRMA

CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Cambio solicitado

V-1

Documento inicial

V-2

Actualización para agilizar el proceso

V-3

Actualización por modificación en los formatos y responsables del procedimiento

Fecha de la modificación

21-11-2012 12-05-2014

06-07-2015