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DSpace – UGC MANUAL USUARIO ADMINISTRATIVO

Contenido 1.

¿Qué es DSpace?......................................................................................................................... 3

2.

Repositorio DSpace - UGC .......................................................................................................... 3 Objetivo DSpace - UGC ................................................................................................................... 4 Que se puede encontrar ................................................................................................................. 4

3. Arquitectura y organización de contenidos en DSPACE: comunidades, subcomunidades y colecciones.......................................................................................................................................... 5 Comunidades, subcomunidades y colecciones ............................................................................. 5 4.

Perfiles ........................................................................................................................................ 6

5.

Área de control ADMINISTRATIVO ............................................................................................ 6

6.

Qué es un usuario y cómo crear un usuario .............................................................................. 7

7.

Qué es un grupo y cómo crear un grupo ................................................................................... 9 Grupo Anonymous........................................................................................................................ 10 Eliminar o editar USUARIOS o GRUPOS ....................................................................................... 10

8.

Crear, una COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD Y COLECCIÓN ..................................................... 11 Eliminar o editar una COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD o COLECCIÓN ....................................... 12

9.

Postular un ITEM “Trabajo de grado” a la colección ............................................................... 13

10.

Visualizar un ítem ................................................................................................................. 14

Eliminar o editar un ITEM ............................................................................................................. 15 11.

ROLES .................................................................................................................................... 15

Roles para COLECCIONES.............................................................................................................. 15 12.

AUTORIZACIONES ................................................................................................................. 17

Autorizaciones .............................................................................................................................. 17

2 13. ¿Cómo autorizar la consulta de una TESIS “Item” o un OBJETO DIGITAL “Archivo o fichero”?............................................................................................................................................ 19 14.

Cambio de contraseña .......................................................................................................... 22

15.

Ingresar a mi perfil................................................................................................................ 22

16.

Consulta de OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros” ...................................................... 24

17.

Video TUTORIAL para usuarios. ........................................................................................... 25

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Contenido 1. ¿Qué es DSpace? DSpace es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usada como solución de repositorio institucional. Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías, filmes, video, datos de investigación y otras formas de contenido. Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección; cada colección pertenece a una comunidad. Fue liberado en el 2002, como producto de una alianza de HP y el MIT. Es liberado bajo una licencia BSD (Berkeley Software Distribution) que permite a los usuarios personalizar o extender el software según se necesite. Muchas instituciones de investigación a nivel mundial utilizan DSpace para satisfacer una variedad de necesidades de archivo digital:      

Repositorios Institucionales Repositorios de objetos de aprendizaje Tesis Electrónicas (eTheses) Administración de Registros Electrónicos Preservación Digital Publicación

2. Repositorio DSpace - UGC

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Objetivo DSpace - UGC DSpace UGC es el Repositorio Institucional de la Universidad la Gran Colombia. Su principal objetivo es permitir el acceso a la producción científica, así como garantizar la conservación de estos archivos digitales, aumentando la visibilidad de los contenidos generados por los miembros de la institución. Otros objetivos complementarios a los indicados son el archivo, almacenamiento y custodia de dichos materiales, así como el incremento de su uso y difusión. La distribución, recopilación, etc. de otros contenidos producidos en el seno de esta institución son otras actividades intrínsecas a la utilización del Repositorio Institucional de la Universidad.

Que se puede encontrar Acceso a datos y documentos Permite la consulta de todos los datos asociados a los ítems (Actualmente: TRABAJOS DE GRADO) alojados en el repositorio. Preservación, almacenamiento, archivo, conservación... El almacenamiento y archivo del material digital producido en el seno de la institución académica o bajo su titularidad garantizan la preservación y conservación de dicho material. Organización Cuenta con gran flexibilidad favoreciendo arquitecturas de contenidos adecuadas para instituciones académicas universitarias -comunidades, sub-comunidades, colecciones. Nota: Más información al respecto puede consultarse en los apartados comunidades y colecciones

Recuperación, uso, etc. Cuenta dentro de sus aplicaciones con herramientas de búsqueda general, avanzada, dentro de comunidades/colecciones específicas, por título, autor, etc.-. La utilización del esquema de metadatos apropiado para describir y catalogar los archivos digitales facilita que el usuario recupere de manera versátil, eficaz y fiable el material Visibilidad, distribución, difusión, identificación... DSpace también facilita la recolección de sus contenidos mediante la implementación de protocolos utilizados internacionalmente para facilitar el acceso abierto a la producción académica y no académica. Como repositorio adscrito al movimiento Open Access, DSpace otorga de este modo gran visibilidad a sus contenidos digitales a nivel internacional.

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3. Arquitectura y organización de contenidos en DSPACE: comunidades, subcomunidades y colecciones. Comunidades, subcomunidades y colecciones La principal unidad de organización de contenidos dentro de DSpace son las comunidades. A ellas obedece la estructuración y arquitectura general de contenidos del sistema. Estas unidades de organización pueden corresponderse con entidades administrativas tales como facultades, escuelas, departamentos, etc. o bien categorías, materias, grupos temáticos, etc. de especial relevancia a efectos de significación para la organización de contenidos. Dentro de cada comunidad puede haber un número ilimitado de subcomunidades y un número ilimitado de colecciones. Además, cada colección puede contener un número ilimitado de artículos.

La estructura de DSpace es Comunidad → Subcomunidad → Colección → Tesis

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El número de artículos o ítems que integran cada una de las comunidades, subcomunidades y colecciones viene indicado a la derecha de cada una de ellas “como se aprecia en la imagen anterior”. Por último las Tesis “Items” contienen los objetos digitales “Archivos”

4. Perfiles En Dspace – UGC, se distinguen dos tipos de perfiles: 1. Usuarios registrados 2. Usuarios no registrados, anónimos. Un usuario no registrado, anónimos: es aquel usuario que realiza búsquedas, navega por el repositorio, consulta la información asociada al registro de los materiales depositados en él y descarga cualquier material que sea de su interés si la licencia se lo permite “Actualmente el repositorio solicita que se haga una petición o requerimiento de artículos”. Ahora bien, el registro en el sistema ofrece servicios adicionales que un usuario no registrado no tiene. Como:  Asociarse a colecciones  Alertas por email de nuevas incorporaciones en el repositorio, etc.

5. Área de control ADMINISTRATIVO Al ingresar a la plataforma con un usuario que tiene un ROL administrativo, este encontrará en DSpace una zona con las opciones que puede gestionar en la herramienta, estas se pueden ampliar dependiendo de la ubicación en la que se encuentre en la plataforma y se ubican en el costado derecho de la misma. Ver la siguiente imagen.

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6. Qué es un usuario y cómo crear un usuario Un usuario en DSpace es el miembro que se registra en DSpace para que tenga ROLES “Características de actividades”, se le pueda asignar TAREAS “Funciones a realizar en la plataforma” y establecer PERMISOS “Autorizaciones de funciones, y de ingreso a funcionalidades”, esto ya sea directamente o a través de los grupos a los que se asigne. NOTA: Un usuario solo puede ser creado por un USUARIO ADMINISTRADOR “Actualmente: [email protected]” Proceso: 1. Ingrese a PERSONAS - este se realiza en la opción Personas en la ZONA ADMINISTRATIVA

2. Pulse en la Opción de “Añadir un grupo nuevo

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3. Diligencié el formulario para crear un nuevo usuario y CLIC en la opción Crear usuario.

4. Busque el usuario creado en la lista que aparece, y abra este dando CLIC en el nombre.

5. Pulse la opción Restablecer contraseña hacer esto asegura el envío de una notificación a través de correo electrónico a la persona que se ha registrado en DSpace.

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7. Qué es un grupo y cómo crear un grupo Un grupo en DSpace es la posibilidad de crear conjuntos de USUARIOS que se agrupan bajo un nombre específico, esto permite que al GRUPO de USUARIOS que se crea se le puedan establecer ROLES “Características de actividades”, asignar TAREAS “Funciones a realizar en la plataforma” y establecer PERMISOS “Autorizaciones de funciones, y de ingreso a funcionalidades”, facilitando la administración de los usuarios que tengan semejanzas. NOTA: Un grupo solo puede ser creado por un USUARIO ADMINISTRADOR “Actualmente: [email protected]” Proceso: 1. Ingrese a GRUPOS - este se realiza en la opción Grupos en la ZONA ADMINISTRATIVA

2. Pulse en la Opción de “Añadir un grupo nuevo”

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3. Edite el nuevo grupo y añada los usuarios si estos ya están creados, si los USUARIOS NO ESTÁN CREADOS, puede añadirlos al grupo después y dejar este sin miembros temporalmente.

Grupo Anonymous Es un grupo que tiene por defecto DSpace “NO SE DEBE BORRAR” este le da permiso de consulta a los usuarios no registrados en la plataforma, permitiéndoles ver los metadatos de los ITEMS, mas no sus ficheros.

Eliminar o editar USUARIOS o GRUPOS Al final de cada lista de USUARIOS o GRUPOS encontrará la opción para eliminar los que seleccione.

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8. Crear, una COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD Y COLECCIÓN El proceso para crear una COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD y COLECCIÓN es el mismo, solo se debe tener la estructura jerárquica que estas representan, y están dadas en el mismo orden. El siguiente proceso toma como ejemplo la creación de una comunidad. Proceso: 1. Ubicarse en la zona “EN LA COLCCIÓN o EN LA ESTRUCTURA DE COMUNIDADES, SUBCOMUNIDADES Y COLECCIONES” donde se va a efectuar el cambio. De esta forma se garantiza que no se afectarán otras zonas y la herramienta traerá las opciones en CONTEXTO disponibles para esa ZONA o UBICACIÓN. Y Seleccionar la opción “CREAR” que se requiera

2. Diligencie el formulario para la creación

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3. Asigne roles a la COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD y COLECCIONES, los ROLES solo son asignables a través de grupos, no es posible asignar el ROL para un usuario específico.

4. Se selecciona el grupo, se le asigna un ROL “READ, WRITE, ADD, REMOVE y ADMIN” y se guarda.

Eliminar o editar una COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD o COLECCIÓN En el cuadro de CONTEXTO con la opción EDITAR se pueden editar las colecciones o eliminarlas, ambas opciones pueden generar cambios permanentes sobre la base de datos. Por lo cual solo están disponibles para un usuario ADMINISTRADOR.

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9. Postular un ITEM “Trabajo de grado” a la colección Las postulaciones de los ITEM se hacen sobre las colecciones, pues estas son las que están diseñadas para contenerlos, y les permiten a través de los ROLES adicionarles características de seguridad y de flujo de trabajo. Proceso. 1. Al ingresar a la colección presione la opción Enviar un ítem a esta colección.

2. Subir los METADATOS obligatorios “Al darle siguiente se resaltan en rojo”

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3. Se deben cargar los ficheros y demás información de acuerdo a las pestañas

10.

Visualizar un ítem

Independientemente del proceso elegido para listar o buscar una TESIS o ITEM, el usuario visualizará el registro completo del ítem haciendo click en su correspondiente enlace. En la captura que sigue, por ejemplo, se ha iniciado la búsqueda por título. Ej. En la siguientes imágenes hacemos una búsqueda por autor y visualizamos la TESIS y luego el registro con los metadatos de está.

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Al abrir el ITEM encontramos sus METADATOS, se resalta en el círculo TÍTULO y AUTOR y se hace visible toda la información del ITEM

Eliminar o editar un ITEM En el cuadro de CONTEXTO con la opción EDITAR se pueden editar el ITEM o eliminarlo, ambas opciones pueden generar cambios permanentes sobre la base de datos. Por lo cual solo están disponibles para un usuario ADMINISTRADOR.

11.

ROLES

Los ROLES corresponden a él al flujo de trabajo de la colección, pues esto se controla a través de esta funcionalidad. Se puede acceder a los ROLES a través de las colecciones.

Roles para COLECCIONES Imagen de roles disponibles:

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Proceso. 1. Se debe ingresar a editar colección en el cuadro de CONTEXTO

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2. Se le asignan los roles a la colección que configuran el flujo de trabajo de esta, estos son modificables en la pestaña Asignar roles

Nota: Estas asignaciones de roles afectaran el flujo de trabajo que va a tener esa colección específicamente, así que cada colección que se crea puede tener roles completamente diferentes, y por lo tanto un flujo de trabajo diferente.

12.

AUTORIZACIONES

Las AUTORIZACIONES corresponden a permisos que se le pueden brindar a un usuario o a un grupo, estas pueden modificarse a través de la opción Autorizaciones en la zona de administración, pero se recomienda que se ejecute a través de la COMUNIDAD, SUBCOMUNIDAD, COLECCIÓN Y ITEM.

Autorizaciones

18 Las autorizaiones para ITEMS permiten especialmente darle permiso de acceso o consulta tanto de los METADATOS como a los OBJETOS DIGITALES a los usuarios, permisos concedidos a través de los grupos. Adicionalmente la herramienta permite que se le asigne fechas de estos permisos, esto es muy relevante cuando se tienen colecciones de acceso restringido, donde se requiere hacer una solicitud de ITEMS o de FICHEROS.

Imagen de autorizaciones disponibles

READ: Leer solo permite el acceso a los METADATOS del registro, por lo tanto sus características son propias del usuario Anonymous - DISPONIBLE EN LOS FICHEROS* WRITE: Esta opción permite escribir modificar descripciones, sin embargo también permite la consulta de los ficheros. – DISPONIBLE EN LOS FICHEROS* ADD: Permite la adición de ítems en donde tenga acceso REMOVE: Permite borra ítems en donde tenga acceso ADMIN: Concede todos los permisos administrativos a la sección en donde se tenga acceso, pero no a toda la plataforma.

*Estas opciones se encuentran disponibles en los ficheros, y permiten visualizar la metadata únicamente si se encuentra en READ, o ver y abrir los ficheros si se encuentra en WRITE

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13. ¿Cómo autorizar la consulta de una TESIS “Item” o un OBJETO DIGITAL “Archivo o fichero”? RECUERDE: Un usuario no registrado, anónimos: es aquel usuario que realiza búsquedas, navega por el repositorio, consulta la información asociada al registro de los materiales depositados en él y descarga cualquier material que sea de su interés si la licencia se lo permite “Actualmente el repositorio solicita que se haga una petición o requerimiento de artículos”.

El acceso a los OBJETOS DIGITALES depositados en el repositorio depende de3 elementos. a) Hacer una búsqueda y encontrar el Item o el Objeto digital “Archivo” que el usuario desea consultar b) Que el usuario haga una solicitud a través de la plataforma del Item o del Objeto digital “Archivo” c) Que una vez recibida la solicitud el ADMINISTRADOR de DSPACE cree el usuario y le dé un acceso temporal a el archivo Proceso para la autorización de consulta de un fichero. 1. EL ADMINISTRADOR, recibirá una notificación de la solicitud del usuario a su correo, similar al siguiente ejemplo.

2. Una vez recibida la notificación el ADMINISTRADOR debe crear el usuario. De acuerdo al punto 5 de este manual

El usuario será notificado vía e-mail, confirmándole la creación de su cuenta y solicitud de cambio de contraseña. La siguiente es una imagen de ejm. De correo.

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3. Crear un GRUPO específico para la consulta de ese ITEM, este grupo se crea para que se adicione en el al usuario creado que ha realizado la solicitud, de esta forma se le dan los permisos de consulta del fichero o de los ficheros a través de autorizaciones. De acuerdo al punto 7 de este manual. 4. Adicionar al usuario al grupo creado. 5. Ingresar al registro o ITEM del trabajo de grado que contiene el FICHERO SOLICITADO y presionar la opción Editar este ítem.

6. En la pestaña Estado del ítem ingresar a Autorizaciones para hacer la modificación requerida.

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7. Agregar un nuevo privilegio para cada fichero que se vaya a abrir a cada usuario, o al GRUPO que contiene el usuario que hace la solicitud. El privilegio que se le otorgará es WRITE.

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14.

Cambio de contraseña

El usuario será notificado de la creación de su cuenta y la solicitud del cambio de contraseña a través de correo electrónico, ej. Mostramos un ejemplo en la siguiente imagen.

Una vez ingrese al link de la solicitud será direccionado a un formulario para restablecer su contraseña “Crea una contraseña”. La siguiente imagen muestra el formulario.

15.

Ingresar a mi perfil

El ingreso a la plataforma con el USUARIO creado para la consulta se realiza a través de la URL principal de la plataforma. http://repository.ugc.edu.co/

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Y les traerá la solicitud de datos para acceso USUARIO y CONTRASEÑA para lo cual se utiliza:  USUARIO: e-mail con el que hizo la solicitud y en el cual está recibiendo las notificaciones  CONTRASEÑA: La que ha creado cuando se le solicito reestablecer contraseña

Inmediatamente el usuario ingresará a su perfil y lo sabrá pues su nombre aparecerá en la cabecera de la plataforma, así:

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16.

Consulta de OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros”

La consulta de los OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros” solo puede realizarse una vez el usuario ha recibido el mail de autorización para consultarlos, como el de la siguiente imagen.

NOTA: Para consultarlos debe dar CLIC sobre el link enviado y entrar a su perfil. Los OBJETOS DIGITALES “Archivos y ficheros” quitarán la protección para ese usuario únicamente permitiéndole la consulta de acuerdo a su requerimiento. En el siguiente ejemplo se ve la diferencia de visualización:

NOTA: Los archivos digitales pueden abrirse en el computador desde donde ingrese el usuario, estos archivos se encuentran protegidos para COPIAR/PEGAR e IMPRIMIR.

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17.

Video TUTORIAL para usuarios.

En la plataforma se encuentra un pequeño video tutorial para usuarios, para que ellos lo consulten directamente. Link: http://repository.ugc.edu.co/tutorial.html o ingresando en la opción TUTORIAL en la barra principal.