83-113-059- 05 EVALUACIÓ METODOLOGIA DE COTROL ITERO DE ETIDADES DEL SECTOR AGROPECUARIO Elaboró: Piedad Minerva Gomez, Alfredo Huertas Muñoz] Fecha: [enero 25 de 2010] Ubicación final: [scagr 131/G/Productos DES/2010Estudios e Investigaciones//Análisis de política/05 Evaluación metodologia de control interno de entidades del sector agropecuario] ControlInterno en el Sector Agropecuario en su subsector regulador de política”.] Revisión final: [Jorge Antonio Jiménez] Fecha de la revisión: [diciembre 10 de 2010] CONTENIDO Página

Tabla de anexos 2 Resumen Ejecutivo 3 1.- Introducción 4 2.- Justificación 6 3.- Antecedentes 7 4.- Marco Legal 8 5.- Marco Técnico 9 6.- Alcance 9 7.- Hipótesis 9 8.- Tema 10 9.- Objetivos: 10 9.1 General 10 9.2 Específicos 10 y 10.-Paralelo entre el Proyecto y los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), 11 Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 11.-Fases para la Implementación del Diagnóstico y Evaluación 13 11.1 Diagnóstico 13 11.2 Planeación 13 11.3 Diseño 13 11.4 Implementación 14 11.5 Evaluación 14 11.6 Gestión del Proyecto 14 12.-Etapas del Diagnóstico 15 12.1 Entradas,Actividades, Salidas 16 13.-Herramientas 19 13.1 Diagnóstico 27 13.2 Arbol de Gestión 27 14.-Desarrollo y Aplicación 31 14.1 Diagnóstico el Antes 31 14.2 Diagnóstico el Despues 32 14.3 Resultado del Diagnostico 33 14.4 Cuadro de Ponderaciones 59 15.-Organización de Resultados 61 15.1 Indice de Gestión Institucional 61 15.2 Categorización de Resultados 61 15.3 Arboles de Gestión por factores Estratégicos 62 16.- Taller de Validación 66 16.1 Presentación Multimedia 67 17.- Análisis e interpretación de Resultados 95 17.1 Presentación de Resultados 97 18.- Medición 99 19.- Instructivo para Indicadores 100 19.1 Definición y Diseño de indicadores 102 20.- Evaluación de los sistemas 110 20.1 Investigación y Selección de Metodología 113 21.-Desarrollo y Aplicación 123 22.-Organización de Resultados 125 23.-Informe Final 126 23.1 Datos relativos a la Autoevaluación 137 24.-Propuestas y Recomendaciones 138 25.-Conclusiones 144 26.- Glosario del modelo EVAM 146 27.- Bibliografía 257

1

Tabla de Anexos Anexo 1 Primera clasificación de preguntas para encuesta del diagnóstico del sistema de gestión de la calidad y modelo estándar de control interno.

Página

152

Anexo 2 Segunda clasificación de preguntas por Subsistemas, Componentes y Elementos, de acuerdo al MECI.

172

Anexo 3 Tercera clasificación de preguntas por Subsistemas, Componentes y Elementos y adicionandoles en la calsificación los tres factores estratégicos, eficiencia, eficacia, efectividad y un cuarto factor la calidad.

210

Anexo 4 Clasificación final de preguntas: Selección de tres por elemento y/o una por factor estratégico, codificadas por número y letra correspondiente al elemento.

238

Anexo 5 Plan de Mejora

245

Anexo 6 Arbol de Gestión por factores Estratégicos : Control Estratégico

249

Anexo 7 Arbol de Gestión por factores Estratégicos: Control de Gestión

250

Anexo 8 Arbol de Gestión por factores Estratégicos : Control de Evaluación

250

Anexo 9 Formato de Monitoreo y Seguimiento.

242

Anexo 10 Tabla de Inventario Documental Consultado

254

Anexo 11 Tabla de Inventario Documental Diseñado

255

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1.- RESUMEN EJECUTIVO La Contraloría General de la República desde sus inicios, hace ya más de 80 años, ha mantenido un papel preponderante en el liderazgo del control interno. Es así como, conforme al artículo 209 y al 269 de la Constitución Nacional ha diseñado herramientas y procedimientos de obligatorio cumplimiento no solo en su diseño, sino en su aplicación. La naturaleza de las organizaciones del estado es diversa, pero en su fin principal, la representación de la comunidad para llevar a cabo actividades dentro de roles específicos, para el caso, de control y vigilancia debe mantenerse con altas calidades y dentro de los parámetros técnicos que disponga la ley. Este estudio tiene como finalidad entregar una herramienta y realizar una prueba piloto que defina actividades sencillas para ajustar detalles en el camino a la mejora. Partiendo de las oficinas de control interno de las organizaciones que tienen como responsabilidades principales, la valoración de los riesgos, el acompañamiento y asesoramiento, la realización de la evaluación y seguimiento, el fomento de la cultura de control y al requerir las organizaciones un sistema de Gestión de Calidad y una revisión de controles que se hace de obligatorio cumplimiento a partir de la aparición del Modelo estándar de Control interno. Es decir, El diseño, desarrollo y operación de los dos sistemas debe implementar y aplicar acciones encaminadas a lograr autoregulación, participación en el diseño de métodos y procedimientos; autogestión, interpretación, coordinación y aplicación y autocontrol, para que cada servidor público detecte desviaciones y efectúe correctivos. Pero en definitiva, al parecer la aplicación de estos modelos se ha convertido en un afán formalista de documentar procedimientos y entregar resultados de medición para el primer nivel. Cumplimiento. El espíritu de la implementación de estos modelos es la aplicación ética de procedimientos y controles estandarizados que al permitir su comparación harían más fácil el ajuste de la gestión. Los parámetros encontrados en diferentes organizaciones del Estado en cuanto al manejo de datos resultado de la aplicación de los modelos mencionados, dejan ver una improvisación de acciones que distan de ser resultado de un técnico análisis de causas. El piloto entregado en éste documento con los escenarios pertinentes, es una muestra clara de que en el Estado las debilidades se encuentran en algunos de los roles de las oficinas de Control Interno (valoración de riesgos y seguimiento y monitoreo). 3

A partir de la aplicación y adopción de metodologías de diagnóstico y evaluación, se entregan herramientas de fácil uso y basadas en análisis que deben ser contemplados desde los círculos de mejoramiento de las entidades, para facilitar y hacer idóneo el manejo de acciones para los mapas de riesgo y los consecuentes planes de mejoramiento, aplicando los principios del control: Autoregulación, Autogestión y Autocontrol. 1.- INTRODUCCION Las primeras consideraciones al respecto de la necesidad de un estudio de ésta naturaleza. Tienen que ver con la falta de credibilidad de las administraciones entrantes en los programas establecidos por administraciones salientes. En general, en todas aquellas actividades que involucran políticas de continuidad implementadas por equipos que terminan su gestión. Así, las características de la gestión implementada como resultado de los programas y proyectos sean exitosas. Es decir, se pone en tela de juicio, todo aquello que quedó realizado y estuvo liderado o en camino de lograr su realización, bajo el liderazgo de las directivas que entregan. La intención del estudio es lograr mostrar los puntos críticos en la permanencia, mantenimiento y sostenibilidad de los sistemas y modelos que han debido ser implementados por las organizaciones del Estado y que hoy son de Obligatorio cumplimiento. Los impactos en las entidades, pueden ser perfectamente medidos si encontramos datos fiables, suficientes y organizados. He ahí el obstáculo.Existen registros. Pero, existen registros organizados?.La implementación se ha cumplido.Pero se ha entendido, ha permanecido?. La cultura de la medición, juega un papel determinante en la sostenibilidad de los modelos. Desafortunadamente ésta, se ha quedado en un muestreo de indicadores de cumplimiento evidenciables con la entrega de un producto. Pero, qué hay de la calidad real. Los requisitos exigibles no pueden quedarse simplemente en una hoja de verificación de datos de forma, de caracterización física. Es decir, de: “aquí está”. Se hace necesario garantizar la calidad, la pertinencia, la oportunidad del producto y recoger a si mismo, datos que permitan su ajuste orientando la gestión. El papel del monitoreo, es encaminar los procesos, procedimientos y actividades a alcanzar metas definidas. Pero, es eficiente? Permite definir y sustentar una meta a alcanzar. La idoneidad del producto o servicio. La entrega presente y futura cuenta con los requisitos suficientes y necesarios?

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Conocer la gestión en vivo, la realidad de una teoría aplicada, el entrañamiento de un concepto y la sostenibilidad y permanencia de las actividades propuestas en función de la tan trillada mejora continúa, es indispensable. Para ello, el seguimiento y monitoreo de las actividades realizadas dentro de cada procedimiento, se constituye en la herramienta fundamental para la determinación de acciones que ajusten y orienten la gestión que obtendrá un producto o servicio, con las calidades requeridas. De igual manera, en el campo de la medición, el diseño de indicadores juega un rol fundamental en el camino a la mejora. Este, tendrá que ser aprendido con experiencia in situ y deberá ser alimentado con variables relacionables, de fuentes confiables que sean objeto de revisión periódica. Por lo anterior, identificar, reconocer, clasificar y socializar los indicadores y el resultado de su análisis, debe ser una tarea imprescindible y debe contar con un ciclo de etapas, con responsabilidades definidas. Tareas que deben ser socializadas por las Directivas, gestionada desde equipos de ejecutores, revisada desde el autocontrol y la evaluación independiente y ajustada desde los círculos de mejoramiento. Es importante, reconocer la ausencia de estadísticas e iniciar bases de datos que proporcionen variables relacionables, como anteriormente se ha mencionado. Variables que en su relación y resultado, proporcionen índices que definan e identifiquen el impacto en la gestión y las actividades a decidir e implementar en el camino a la mejora. Tener organización y claridad en procesos, procedimientos, actividades y tareas, constituye en si mismo, la transparencia que como principio de buena gestión y control efectivo, permite evaluar el desempeño institucional. Prestar un idóneo servicio, entregar un producto de calidad, evidenciar satisfacción social y darle sentido y pragmatismo a la gestión de las organizaciones del Estado, debe ser una actividad concertada por los “Servidores Públicos” ya que en su cabeza, reposa la representatividad de la comunidad. No basta obtener galardones de certificación. Lo que realmente pesa en este punto en donde se supone que las organizaciones del Estado deben haber implementado los modelos tanto de gestión, como de control es: la participación activa de todo el personal involucrado, la aplicación de la autogestión, el autocontrol y la autoregulación, el convencimiento de que el modelo es una herramienta de transparencia y buena gestión y la ética de las buenas prácticas, es decir, la aplicación de procedimientos que atiendan factores de flexibilidad únicamente dentro del marco legal y técnico previsto y visualizado en la planeación de los modelos. 5

La naturaleza de la calidad, es intrínseca en todos los seres. La creatividad para alcanzarla, únicamente se verá opacada por la ausencia de los mínimos recursos y por la falta de voluntad política y de compromiso de la Alta Dirección. Sin embargo, hablando de requisitos mínimos como rezan las normas internacionales relacionadas es posible lograr el mantenimiento de los sistemas si su implementación, estudio y actualización se convierten en una tarea más que obligatoria, de compromiso organizacional dentro de la consecución de las metas programadas. Este estudio mostrará elementos, herramientas, juicios y reflexiones que permitan a partir de ellos, concientizar a todos los actores de la gestión en las organizaciones del Estado, de la utilidad práctica de los principios de los modelos y el aterrizamiento de conceptos a ejecución continua, para alcanzar fluidez (pertinencia y oportunidad) en la entrega de productos y servicios y así obtener la anhelada satisfacción en el beneficiario, ya sea éste cliente o parte interesada.

2.- JUSTIFICACION Es necesario mostrar puntos críticos en la permanencia, mantenimiento y sostenibilidad de los sistemas y modelos que han sido implementados por las organizaciones del Estado y que hoy, son de obligatorio cumplimiento. Los impactos en las entidades, pueden ser perfectamente medidos. Si encontramos datos fiables, suficientes y organizados. La cultura de la medición, juega un papel determinante en la sostenibilidad de los modelos. Desafortunadamente, ésta, se ha quedado en un muestreo de resultados de la aplicación de indicadores de cumplimiento, evidenciables con la entrega de un producto. Pero, los requisitos mínimos exigibles, deben garantizar la calidad, la pertinencia, la oportunidad y retroalimentar datos, que permitan tomar decisiones que reorienten la gestión. El papel del monitoreo, es encaminar los procesos, procedimientos y actividades para alcanzar metas definidas. Es decir, alcanzar un producto o servicio idóneo. El documento a entregar, proporciona, herramientas saludables, fiables y reales, con datos recogidos desde los gestores, diseñados por los dueños de proceso, analizados por los interesados, alimentados por los procesos transversales y conocidos por la organización. Garantizando así, una toma de decisiones adecuada a las necesidades y la aplicación de requisitos que encajen y se implementen de acuerdo a los recursos disponibles y dentro del espacio técnico legal existente.

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3.- ANTECEDENTES Dentro del marco legal de la orientación que deben entregar las Direcciones de Estudios desde la perspectiva del Sector, se deben identificar los problemas que resulten de la gestión de las entidades públicas y orientar el trabajo del organismo de control definiendo los estudios acordes a las metas programadas en el Plan de Acción correspondiente a la vigencia 2010. De acuerdo a las directrices de la administración para trabajar en cinco temas de impacto a nivel nacional, se programa un trabajo, relacionado con el cumplimiento de las disposiciones sobre la implementación y aplicación del Modelo estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad, herramientas básicas y complementarias para mejorar la gestión. 4.- MARCO LEGAL

CONSTITUCION POLITICA ARTICULO 209

ARTICULO 269

DESCRIPCION La administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley. Obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

LEYES

DESCRIPCION

DECRETOS

LEY 87 DE 1993

Establece las normas para el ejercicio de Control Interno en las Entidades del Estado.

DECRETO 1826 DE 1994

LEY 489 DE 1998

LEY 734 DE 2002

Dicta normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, Crea el Sistema Nacional de Control Interno Determina en el Artículo 34 los Deberes de todo Servidor Público “Adoptar el Sistema de Control Interno que trata la ley 87 de 1.993…”

DECRETO 2145 DE 1999

DECRETO 2539 DE 2002

DECRETO 1537 DE 1991

DESCRIPCION

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1.993

Dicta normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno, determina el ejercicio de Autocontrol y Auto evaluación.

Modifica parcialmente el decreto 2145 de 1.999.

Reglamentario de la Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y administrativos

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DECRETO 1599 DE 2005

DIRECTIVA PRESIDENCIAL

DESCRIPCION

DIRECTIVA PRESIDENCIAL 01 DE 1997

Desarrollo del Sistema de control Interno.

DIRECTIVA PRESIDENCIAL 09 DE 1999

Lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción.

CIRCULARES

Por medio del cual se adopta el Modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

DESCRIPCION

CIRCULAR No 02 DEL 27 MAYO DE 2005

Emanada del Consejo Asesor de Control interno sobre MECI 1000:2005.

5.- MARCO TECNICO Modelo Coso (USA)

Modelo Cadbury (UK).

Modelo Estándar de Control Interno (MECI , Col, Ley 87/93

Modelo Australiano

Modelo Coco /Canada)

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6.- ALCANCE Sector Agropecuario (subsector regulador de políticas). 7.- HIPOTESIS Lo anterior basados en la hipótesis: “En el Estado Colombiano, la aplicación de los modelos de gestión de calidad y estándar de control interno se implementan para cumplir con requisitos legales, más no para la aplicación de herramientas técnicas que alcancen la efectividad de la gestión, mediante un ciclo de mejora continua”. Se ha observado, que una vez se logra dicha implementación, la aplicación de los modelos se convierte en una tarea de cumplimiento de detalles de forma. Por lo cual, se hace necesario equilibrar teoría, aplicación e impacto determinando puntos críticos y variables recurrentes, diseñando elementos de medición estándar que ajusten la gestión y sirvan de herramientas a la Alta Dirección para la toma de decisiones. 8.- TEMA

Implementación y Aplicación de los Modelos de Sistema de: Gestión de Calidad y de Control Interno en el Sector Agropecuario en su subsector regulador de política. 9.- OBJETIVOS

9.1 General: •

Diagnóstico y evaluación en la gestión de implementación y aplicación de los modelos de Gestión de Calidad y Estándar de Control Interno.

9.2 Específicos:
Generar un estudio piloto que sirva de modelo para la aplicación en las organizaciones del Estado. 9


Definir y clasificar acciones orientadas a minimizar los efectos de las variables identificadas por subsistema.
Diseñar indicadores estándar para los criterios de menor calificación, desdoblando desde subsistema a elemento del modelo de Control.
Anexar instructivos procedimentales para la aplicación de la metodología.
Conformar base de datos con cuestionamientos por subsistema. 10.- PARALELO ENTRE EL PROYECTO Y LOS SISTEMAS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC), (MECI).

IMPLEMENTACIÓN DEL SGC

SISTEMA DE GESTIÓN(SGC)DE CALIDAD

Lograr la implementación del Sistema Gestión de la Calidad.

Lograr el mejoramiento en la calidad de de los servicios de la Entidad y alcanzar la satisfacción de los usuarios Todo esto a través de procesos normalizados y controlados sistemáticamente.

Propósito

La implementación tiene una fecha de inicio y una de fin Es decir que al finalizar el proyecto, el Sistema

Temporalidad

de Gestión de la Calidad estará implementado.(Forma)

PROYECTO DE IMPLEMENTACION Y APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS (SGC) (MECI)

Lograr el diagnóstico y evaluación de la aplicación de los modelos de gestión de calidad y estándar de control interno. Todo esto a través de un estudio piloto como modelo de aplicación en las entidades del Estado. El Sistema de Gestión El proyecto de de la Calidad tiene fecha aplicación del Sistema de inicio pero no de de Gestión de la fin.(Ciclo). Calidad tiene fecha de inicio pero no de fin. Es decir que el diagnóstico y la evaluación deben aplicarse siempre para la mejora de la gestión.(Forma y Fondo). Y el modelo de control se convertirá 10

Fases

Diagnóstico Planeación Diseño Implementación Evaluación Transversal: Gestión del proyecto

El Sistema de Gestión de la Calidad se Desarrolla a través del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) y su enfoque es por procesos.

Roles y Responsabilidades

El proyecto debe contar con una estructura organizativa para su coordinación,el supervisión y operación esta estructura se basa en una serie de roles que se requieren para ejecutar las etapas del proyecto y alcanzar su propósito. Estos roles pueden permanecer o desaparecer según los resultados de las evaluaciones internas y externas y del análisis y resultados de los planes de mejoramiento ejecutados.

Corresponde a las responsabilidades que el personal de la Entidad debe esta asumir frente al Sistema de Gestión Para ello se debe considerar el manual de funciones y requisitos o su equivalente en cada entidad. Se hace necesario una estructura para la administración del sistema. Un representante de Alta Dirección, Un cuerpo de facilitadores y otro de evaluadores.

en la efectiva aplicación del proceso de medición. Análisis y mejora. Diagnóstico Planeación Diseño Implementación Evaluación. Monitoreo y ajuste permanente

El proyecto debe contar con una estructura organizativa para su coordinación, supervisión y aplicación. Esta estructura se basa en una serie de pasos operativos que se requieren para ejecutar las etapas del proyecto y alcanzar su propósito. Estos roles no desaparecen deben seguir para monitorear el ciclo de mejora. Dentro de la estructura de la organización debe haber un departamento u oficina que se encargue del mantenimiento, desarrollo y proyección de los procesos.

Conforme lo establece la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de proporcionar los recursos para desarrollar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad. Por lo tanto, el compromiso de la alta dirección, es decir, la real voluntad política, será fundamental para lograr el éxito en la implementación del 11

Diagnóstico y Evaluación de los modelos de Gestión de Calidad y Estándar de Control Interno. En el proyecto de Diagnóstico y Evaluación de la aplicación de los modelos de gestión de calidad y estándar de control interno, se identifican varias fases básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática para lograr los objetivos. 11.- Fases para la Implementación del Diagnóstico y Evaluación. 11.1 Diagnóstico

Para esta etapa de Diagnóstico se hace una evaluación inicial del avance de la Entidad respecto a su implementación, conocimiento y aplicación de los modelos de sistema de gestión de calidad y estándar de control interno.

GESTION DEL PROYECTO

11.2 Planeación

Con la etapa de planeación a partir del diagnóstico que evidencia las actividades a desarrollar se puede determinar el horizonte en cuanto a tiempo y recursos que será necesario efectuar para mejorar o diseñar e implementar lo requerido en los modelos de gestión de calidad. El resultado constituye un plan detallado de actividades (sensibilizaciones, capacitaciones, diseños y aplicaciones detallando responsables de cada etapa, tiempos máximos estimados para entrega y producto esperado. 11.3 Diseño

Corresponde a la etapa de elaboración del soporte documental y de sistemas de información (manual del sistema de gestión de la calidad, planes de calidad, planes de mejora, procedimientos, instructivos, encuestas, formatos, software de 12

evaluación entre otros) requeridos para dar cumplimiento a los objetivos planteados desde la planeación. 11.4 Implementación

Se realiza la aplicación de los soportes diseñados o ajustados en la fase de diseño. En esta etapa se pone en marcha el mecanismo para alcanzar los objetivos de la operación, se garantiza el ajuste del proyecto registrando y administrando la retroalimentación de los protagonistas (usuarios, beneficiarios, los que toman las decisiones) y se proveen los elementos para reajustar el proyecto y permitir su evolución. 11.5 Evaluación

El objetivo de ésta fase es evaluar si el sistema de gestión de calidad (SGC) y Estándar de Control Interno (MECI) su implementación y aplicación ha sido eficaz y cumple los propósitos para el cual fue diseñado. Su funcion es completar el ciclo de proceso y lograr conclusiones acerca del desempeño de lo implementado previendo actividades de sostenibilidad.

11.6 Gestión del Proyecto

Corresponde normalmente a la Alta Dirección1 realizar las actividades de seguimiento y revisión a la gestión, para en caso de presentarse dificultades en su ejecución, tomar las medidas necesarias para lograr los objetivos que la Entidad espera alcanzar. Es importante dimensionar dentro del diagnóstico y evaluación de la aplicación de los modelos de sistema de gestión de calidad y control interno el tiempo de inicio y de finalización, el cual dependerá para su cumplimiento de los recursos humanos que se le asignen, de la complejidad de los procesos de la organización y por supuesto, de los resultados del diagnóstico. Según el grado de madurez del Sistema de Gestión de la Calidad se calcula el tiempo estimado para el diagnóstico y evaluación de la aplicación de los modelos de sistema de Gestión de Calidad y Control Interno está entre 6 y 10 o 12 meses. Es conveniente elaborar un cronograma de actividades en el que se consideren aspectos tales como: • El respaldo y compromiso de la Alta Dirección.

13

•

•

• •

El estado inicial de la Entidad frente al cumplimiento y aplicación de los requisitos de los sistemas de Gestión de Calidad y Estándar de Control Interno. Los recursos disponibles para el diagnóstico y evaluación de la aplicación de los modelos de sistema de Gestión de Calidad y Control Interno (Tecnológicos, de Recurso Humano, físicos, logísticos, económicos, etc.) La participación activa y actitud de todos los involucrados. La complejidad de los procesos, la tecnología empleada, la competencia del personal y la normatividad aplicada.

12.- ETAPA DE DIAGNÓSTICO El diagnóstico de los sistemas de Gestión de la Calidad y Estándar de Control Interno es la etapa inicial la cual se convierte en la radiografía de la entidad respecto al grado de aplicación. Se desarrollan una serie de actividades de recolección de información de datos sobre la entidad acerca del estado actual de su Sistema de Gestión de la Calidad y Estándar de Control Interno. Este se realiza a través de entrevistas, revisión documental de sistemas de información y discusiones con las personas asignadas para ejecución de actividades, al igual, que con los dueños de proceso. Esta etapa nos permite reconocer las diferencias existentes entre lo que tiene la entidad y lo que debería tener frente a los requisitos de los sistemas de Gestión de la Calidad y Estándar de Control Interno. Se convierte a su vez en el insumo clave para realizar las siguientes etapas de la implementación y evaluación de los Sistemas y facilita la priorización de las oportunidades para la mejora.

12.1

14

ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

Si la Entidad está interesada en realizar una valoración cuantitativa, se recomienda definir claramente la metodología (criterios, escalas y fórmulas de cálculo) También puede entenderse como una forma específica de investigación cualitativa, pues las fuentes principales de información provienen de la interacción con las personas pertenecientes a la entidad objeto de estudio y la esperticia de quienes lideran el trabajo de ajuste y preparación de actividades. Otro de los instrumentos de esta fase corresponde a la elaboración de la agenda para realizar el diagnóstico, en ella se incluyen: encuestas, personas a entrevistar De diferentes áreas, diferentes niveles jerárquicos, Gestores, ejecutores y como dato primordial de antecedentes los datos de las auditorías internas, externas. Ejecutar el diagnóstico

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Esta etapa corresponde a la realización de las actividades programadas la recolección de la información de datos fiables y verificables a través de la aplicación de la encuesta de diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad y Estándar de Control Interno. Como parte de estas actividades del diagnóstico se deben definir ciertos aspectos claves del conocimiento de la entidad u objeto de estudio.       

Actividad que desarrolla la Organización. Misión, visión, objetivos. Mapa de procesos Líneas de producción o de prestación de servicios. Ubicación de las diferentes sedes de la Entidad. Marco legal aplicable. Estructura administrativa y planta de cargos.

Con la información recopilada se procede a elaborar el informe preliminar de diagnóstico.

Con la información recolectada anteriormente y basados en la información de auditorías internas y externas, en las conversaciones con las dependencias, revisión documental de los mapas de riesgos, se comienza hacer una lluvia de preguntas, para ir luego seleccionando y clasificando con el objetivo de la evaluación. (El número de preguntas recomendadas es de 3 por elemento, de acuerdo al modelo MECI las mismas deben ser orientadas a la posterior medición de los criterios de eficiencia, eficacia y efectividad) Organice una base de datos en la que las preguntas estén clasificadas por los criterios de: eficiencia, eficacia, efectividad y calidad. 16

(La batería de preguntas puede ser guardada como una base para posteriores ejercicios, de encuestas1dependiendo de los análisis recogidos en el autocontrol) Subsistema de control estratégico Componente: ambiente de control Elemento: Estilo de dirección 1. El estilo de Dirección facilita la participación de la parte interesada y de la ciudadanía. Con el fin de ejercer el control social? 2. Cuál es el estilo de Dirección de su organización, Cuál el de su dependencia. 3. Quien es son las partes interesadas 4. Existe participación de la ciudadanía, cómo se evidencia. Subsistema de control estratégico Componente: administración de riesgos Elemento: Contexto estratégico 1. Se realiza seguimiento a las medidas tomadas ante los riesgos identificados 2. En su dependencia quien realiza éste seguimiento 3. Se analizan aspectos internos y externos 4. Se socializan los resultados de ésta gestión.

1 La encuensta se constituye en un referente general de donde la Entidad pueda tomar total, parcial, agregar o modificar las afirmaciones que requieran para conocer el estado de su Sistema de Gestión de Calidad frente a los requisitos de la NTCGP 1000:2001

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13.- Herramientas El siguiente modelo de encuesta se constituye en un referente para el diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno. De igual manera, la Entidad puede tomar totalmente o modificar las afirmaciones que requiera. Adaptándolas según resultados de las auditorías tanto internas, como externas. Con el fin de lograr un diagnóstico coherente con la gestión. Los funcionarios elegidos deben pertenecer a todos los niveles jerárquicos de la organización y la representatividad debe poder ser clasificada en los diferentes tipos de procesos. Es decir, en los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. El tamaño de la muestra de los servidores a encuestar debe ser del 10% como mínimo y puede realizarlo según la orientación anterior, por departamentos, dependencias, áreas organizacionales o para toda la entidad si lo encontrado como resultado de las auditorías es de carácter estructural. Así se asegura la obtención de información representativa y consistente. Para el caso en estudio, se aplicó la encuesta por dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, tomándo como criterio principal, las dependencias que son protagonistas del liderazgo y por ende, responsabilidad para el mantenimiento de los sistemas. Las mismas fueron: Dirección de Política Sectorial, dado que desde allí, se entrega la orientación puntual de la Gestión de la Entidad para los diferentes sectores. Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal por las funciones inherentes en cuanto a diseño de metodologías, monitoreo y análisis de estadísticas relacionadas y el factor recursos que debe preveer incluso fracasos en la primera puesta en marcha. Además, los sistemas de información, la batería de indicadores y la administración del sistema se mantienen en éste área y estas herramientas constituyen la verdadera escencia de la mejora contínua.

18

La Oficina de Control Interno en su rol de evaluador pues debe mantener retroalimentada la organización para fortalecer la gestión y superar obstáculos inclusive coyunturales. A. PRESENTACION DEL TEMARIO DE PREGUNTAS POR CADA SUBSISTEMA, COMPONENTE Y ELEMENTO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO.

SUBSISTEMA

CONTROL ESTRATEGICO

N° PREGUNTAS

COMPONENTES

ELEMENTOS

AMBIENTE DE CONTROL

Acuerdos, compromisos ó protocolos éticos--Desarrollo de talento humano Estilo de dirección.

9

Planes y programas –Modelos de operación por procesos –Estructura organizacional.

9

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ADMINISTRACION DEL RIESGO

Contexto estrtégico—Identificación de riesgos—Análisis de riesgos— Valoración de riesgos—Políticas administración de riesgos

15

B.- SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

SUBSISTEMA

COMPONENTES

ELEMENTOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

Políticas de operación—procedimientos— Controles – Indicadores ---Manual de operación.

INFORMACION CONTROL DE GESTION

N° PREGUNTAS

15

Información primaria—Información secundaria---Sistemas de información 9

COMUNICACIÓN PUBLICA

Comunicación organizacional—Comunicación informativa—Medios de comunicación 9

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C.- SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION SUBSISTEMA

COMPONENTES

AUTOEVALUACION

N° PREGUNTAS

ELEMENTOS

Autoevaluación del control – Autoevaluación de gestión 6

CONTROL DE EVALUACION

EVALUACION INDEPENDIENTE

Evaluación del SCI --- Evaluación de la gestión. 6

PLANES DE MEJORAMIENTO

-Institucional -- Procesos --Individual 9

La presentación final del cuadernillo de preguntas está determinada por una serie de datos que aportan a la consecución de lo que se quiere medir, a un buen entendimiento de los usuarios que lo diligencian. 1

2

5 3 4

(1); Subsistema de control (2); Componente del subsistema de control (3); Elemento del subsiste y componente de control (4); Pregunta. (5); Opción para seleccionar la respuesta:  No sabe  No se cumple  Se cumple insatisfactoriamente  Se cumple aceptablemente 20

 Se cumple en alto grado  Se cumple plenamente Cada cuadernillo de cada subsistema presenta al final una gráfica de resultados, en porcentajes (%) a medida que van contestando, con el fin de que los usuarios persiban la variabilidad en el desarrollo de sus preguntas. Esto se facilita por cuanto la primera encuesta se envió por correo electrónico, para contestarla y devolverla via correo electrónico y en copia dura a sus destinatarios, para ya seguir con la etapa siguiente del manejo de los datos aportados.

Resultado Control Estratégico 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1A

3A

2B

1C

3C

2D

1E

3E

2F

1G

3G

2H

1I

3I

2J

1K

3K

21

Rango que para sistemas no maduros permite clasificar valores intermedios dado que, la percepción de los diferentes actores de la organización varía según el grado de participación en la implementación de los modelos o en la gestión de los procesos y procedimientos. Procedimiento de Tabulación de los datos obtenidos. Para efectos de la tabulación, a cada respuesta de la escala de valoración2, se le asignaron cinco opciones. Así: Valor 0 1 2 3 4 5

Descripción No sabe No se cumple Se cumple insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente

De acuerdo a lo anterior se debe tomar las siguientes acciones para la tabulación de las respuestas.  Definir, en cada pregunta, la Frecuencia o número de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior. Por ejemplo para la primera pregunta. (1A), en el caso de que sean 12 los encuastados. TABLA DE FRECUENCIA POR PREGUNTA Valor 0 1 2 3 4 5

Frecuencia 0 2 3 2 3 2

 Dividir cada frecuencia por el número total de encuestas aplicadas. Este resultado se debe dar en términos porcentuales.

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TABLA DE PORCENTAJE POR PREGUNTA

Valor

Frecuencia

0 1 2 3 4 5

0 2 3 2 3 2

Porcentaje Porcentaje/total de encuestas (0/12) 0.0 (2/12) 0.17 (3/12) 0.25 (2/12) 0.17 (3/12) 0.25 (2/12) 0.17

 Multiplicar cada valor por el porcentaje determinado en el paso anterior, con el fin de hallar un valor parcial para cada uno: TABLA DE VALOR PARCIAL POR PREGUNTA. Valor

Frecuencia

0 1 2 3 4 5 TOTAL

0 2 3 2 3 2

Porcentaje (Porcentaje/total de encuestas) (0/12) 0.0 (2/12) 0.17 (3/12) 0.25 (2/12) 0.17 (3/12) 0.25 (2/12) 0.17

Valor Parcial (Valor*porcentaje) 0 0.17 0.50 0.51 1.0 0.83 3,01

 Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de la pregunta. En el ejemplo, la sumatoria dará como resultado: 0.0+0.17+0.50+0.51+1.0+0.83 = 3.01 Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una valoración cualitativa del Puntaje Total. Con base en esta valoración se interpretarán los resultados obtenidos en cada una de las encuestas y se definen las acciones que han de emprenderse.

23

Como se trata de una encuesta de diagnóstico.El numeral y el subsistema quedarán clasificados por los criterios definidos. La interpretación obedece a sí el numeral se ubica en los rangos inadecuado o deficiente, caso en el cual se deben proponer Acciones para el diseño, ajuste o implementación.Si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento. TABLA DE RESULTADOS Tabla de Interpretación de Resultados2 El Puntaje Total dentro del rango, corresponde y califica en los siguientes criterios: Rango Puntaje Total entre 0.0 y 2.0 Puntaje Total entre 2.0 y 3.0

Criterios Inadecuado Deficiente

Puntaje Total entre 3.0 y 4.0

Satisfactorio

Puntaje Total entre 4.0 y 5.0

Adecuado

2 GUÍA DE DIAGNÓSTICO IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BAJO LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004

24

Se recomienda para la tabulación final de todos los resultados por pregunta, diseñar una matriz en Excel como base de datos de la siguiente forma a manera de ejemplo por cada subsistema, (control estratégico) donde en forma global podemos ver el puntaje total de cada pregunta por subsistema, componente, elemento.

25

13.1 DIAGNOSTICO La definición de un antes y un después, al igual que la comparación de evidencias encontradas con un patrón elegido como ideal, se hace necesario para la determinación de acciones a seguir. Pero si el Estado, quiere encontrar soluciones válidas para cada una de las opciones de mejora encontradas. Debe atender a la estandarización. Con el fin, de lograr comparaciones en procedimientos y definir desviaciones en las actividades para que puedan ser aplicados correctivos. Las organizaciones deben entrar en la cultura de verdaderas bases de datos de acusalidad que permitan establecer actuaciones rápidas, adecuadas y que presenten resultados comparables con organizaciones pares, para así definir debilidades en la gestión del Estado. Se presenta a continuación, una adaptación de la metodología de árbol de gestión, que pone en consideración criterios de eficiencia, eficacia y efectividad considerados como factores estratégicos entregando, el primer parte de disfuncionalidad en la gestión de la organización. La ponderación de criterios y la categorización de resultados, se muestra inclusive por dependencia. Se focalizan así, de manera directa los aspectos que merecen atención inmediata. Se ha trabajado bajo el modelo MECI. Es decir, se ubica el mencionado resultado en el elemento, en el componente y en el subsistema, pudiendo así definir dueños y responsables de proceso que serán quienes realicen los ajustes ya que son parte interesada, poseen el conocimiento y gestionan de forma directa. Son el ejecutor.

13.2 ARBOL DE GESTION En el Sistema de Evaluación y Control de Gestión una de las herramientas de representación de información de vital importancia es el denominado árbol de Gestión, que consiste en la representación gráfica jerarquizada de los procesos o actividades de una organización, los cuales, mediante una relación causa efecto, permiten obtener, a nivel agregado, los resultados de la gestión de la organización o de la respectiva dependencia. El esquema de los árboles de gestión se desarrolla a partir de la estructura de la entidad y los procesos y procedimientos, segregando del proceso principal los que son derivados de él, así sucesivamente hasta llegar a cada uno de los subprocesos

26

y actividades, que es donde se define la fuente que da origen al dato o variable para el cálculo del indicador de gestión. Mediante su diseño, se logra identificar y visualizar, globalmente, no solo la estructura procedimental para cada una de las áreas sino también los puntajes Asignados por factor estratégico. Esto permite obtener los datos fuente para generar los indicadores operacionales, a partir de los cuales es factible definir Indicadores tácticos, con los que finalmente se obtendrán los indicadores estratégicos de la entidad. En nuestro caso, para el diseño se toma como base la estructura del modelo Estándar de Control Interno, empezando con los subsistemas, componentes y elementos, para cada susbsistema le adicionamos los factores estratégicos o claves de éxito, eficiencia, eficacia, efectividad, con puntajes asignados a cada factor estratégico por subsistema del modelo (MECI), que salen de la tabla de ponderación asiganada a las dependencias de la organización. En otros ejemplos de organizaciones públicas y privadas, se estructura el árbol de gestión partiendo de la base de los mapas de procesos, flujogramas de procesos de gestión, productivos, organigramas etc. En si identificando los procesos claves fundamentales para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Para lograr la objetividad y aproximación real en esta ponderación, se requiere sensibilización y compromiso de los responsables de las áreas para reconocer de manera objetiva el valor agregado que se aporta al resultado total de la gestión de toda la organización.

INSUMOS

PROCESO

Eficiencia

PRODUCTO

Eficacia

CLIENTE

Efectividad

Calidad

27

Entre muchos de los criterios objetivos que se deben tener en cuenta para la asignación de estas ponderaciones, están los siguientes: • La razón de ser de las dependencias con respecto a la prestación de los Servicios derivados en los procesos misionales. • La gestión desplegada por las áreas en relación con la generación de recursos Propios, lo cual puede considerarse una prioridad de acuerdo con las políticas institucionales.

28

29

14.- DESARROLLO Y APLICACIÓN 14.1 DIAGNOSTICO - EL ANTES. PRIMER ESCENARIO

SEGUNDO ESCENARIO

TERCER ESCENARIO

30

14.2 DIAGNOSTICO EL DESPUES PRIMER ESCENARIO

En las respuestas obtenidas por los funcionarios de las dependencias de Dirección de Política Sectorial, Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal, Oficina de control Interno, que liderarón la encuesta por via correo electrónico y en copia dura, como resultado se obtiene que todas las preguntas fueron respondidas con las opción cinco (5) Se cumple plenamente, Cabe anotar que las otras depencias que teníamos previsto para la aplicación de la encuesta no se hicieron presentes. (Ver tablas, gráficas con los resultados obtenidos)

31

14.3 RESULTADOS DIAGNOSTICO GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR PREGUNTA INDIVIDUAL 1

TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI)

1A

PRIMER ESCENARIO ORIGINAL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTEELEMENTO CONTROL ESTRATEGICO

Ambiente de Control

Acuerdos compromis os y protocolos éticos.

PREGUNTA

PREGUNTA--1A

0

1

No sabe

2

3

4

% de valoración

5

Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactor aceptablem en alto cumple plenamente iamente ente grado

Total

1A 0 0% 0,0

F % P PT

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Eficiencia

0 0% 0,0

0 0% 0,0

3 100% 5,0

3 100%

5,00

ADECUADO

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

100% 0%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Impulso la creación de un código de conducta ético para la organización (valores éticos).

#

TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI)

3X

PRIMER ESCENARIO ORIGINAL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTEELEMENTO 0

CONTROL DE Autoevaluación EVALUACION

Autoevaluac ión de Gestión No sabe

1

2

3

4

% de valoración

5

Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactor aceptablem en alto Total cumple plenamente iamente ente grado

PREGUNTA

3X

PREGUNTA--3X

F % P

0 0% 0,0

PT

Efectividad

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Las auditorías internas de calidad se planifican y programan considerando los resultados de auditorías previas?

0 0% 0,0

ADECUADO

3 100% 5,0

3 100%

5,00

Se cumple plenamente

100%

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

En los resultados por pregunta de cada elemento van a estar dados en la calificación de su puntaje total, (5,0) se cumple plenamente, corresponde al 100% y a un criterio adecuado según la (tabla de interpretación de resultados). No vamos a encontrar ninguna variabilidad y su constante será la misma.

32

GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR ELEMENTO

Políticas de Administración de Riesgos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI)

PRIMER ESCENARIO ORIGINAL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Administración de Riesgo

0 No sabe

ELEMENTO 0 0% 0,0

F % P

Políticas de Administración de Riesgos

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactor aceptablem en alto plenamente iamente ente grado 0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

9 100% 5,0

Se cumple plenamente 9 100%

100% 0%

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

5,00

ADECUADO

PT

%valoración por elemento

Total

0%

Se cumple … No se cumple

1KSe toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones preventivas?

0% 0%

No sabe

2KSe han evaluado los resultados de la política de administración del riesgo?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3KConoce Ud si existe una dependencia que se encargue del seguimiento y evaluación de la administración de los riesgos?

En la gráfica anterior del elemento Politicas de Administración de Riesgo del subsistema Control Estratégico, recoge el promedio de las tres preguntas que corresponden a dicho elemento, se observa que la constante sigue por la respuesta dada por los usuarios de la opción (5) se cumple plenamente, correspondiente al 100% y al criterio adecuado, No hay variabilidad dado que la respuesta para las tres preguntas están con la opción (5). GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR COMPONENTE

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) PRIMER ESCENARIO ORIGINAL

AMBIENTE DE CONTROL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

Acuerdos,compromisos o protocolos éticos Desarrollo del talento humano

CONTROL estilo de dirección ESTRATEGICO

-

0

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No sabe Total cumple insatisfactor aceptablem en alto plenamente

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL

100%

Se cumple plenamente

F

0

% P PT

0% 0,00

0

0

0% 0% 0,00 0,00 ADECUADO

0

0

27

27

0% 0,00

0% 0,00

100% 5,00

100%

5,00

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

No sabe

0% 0%

50%

100%

33

En la gráfica anterior del componente Ambiente de Control Politicas del subsistema Control Estratégico, recoge el promedio de las preguntas que corresponden a los elemento, acuerdos,compromisos y protocolos éticos,desarrollo del talento humano, estilo de dirección, también se observa que la constante sigue por la respuesta dada por los usuarios de la opción (5) se cumple plenamente, correspondiente al 100% y al criterio adecuado, No hay variabilidad dado que la respuesta para las tres preguntas están con la opción (5). GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL ESTRATEGICO

PRIMER ESCENARIO ORIGINAL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

total % de valoración CONTROL ESTARTEGICO 0

CONTROL ESTRATEGICO

No sabe

TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactor aceptablem en alto cumple plenamente iamente ente grado 0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

99 100% 5,0

ADECUADO

100%

Se cumple plenamente Total

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

99 100%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

5,00

No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL DE GESTIÓN PRIMER ESCENARIO ORIGINAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

0

CONTROL DE GESTION

No sabe

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactor aceptablem en alto cumple plenamente iamente ente grado

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

Se cumple aceptablemente TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

ADECUADO

0 0% 0,0

0 0% 0,0

99 100% 5,0

99 100%

5,00

100%

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado Se cumple insatisfactoriamente No se cumple No sabe

0% 0% 0% 0% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

34

GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL DE EVALUACION PRIMER ESCENARIO ORIGINAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION 0

CONTROL DE EVALUACION

No sabe

TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactor aceptablem en alto cumple plenamente iamente ente grado 0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

63 100% 5,0

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

63 100%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

No sabe

0%

5,00

ADECUADO

100%

Se cumple plenamente Total

0% 20% 40% 60% 80% 100%

GRAFICA DE ENCUESTA ORIGINAL POR SUBSISTEMA, COMPONENTE Y ELEMENTO.

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - COMPONENTE - ELEMENTOS PRIMER ESCENARIO ORIGINAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

TOTAL % de valoración 0 SUBSISTEMA

COMPONENTE

ELEMENTO

No sabe

TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se insatisfactor aceptablem en alto cumple plenamente iamente ente grado 0 0% 0,0

0 0% 0,0

ADECUADO

0 0% 0,0

0 0% 0,0

261 100% 5,0

100%

Se cumple plenamente Total

261 100%

5,00

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

No se cumple

0%

No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

35

IDENTIFICACION DE ASPECTOS A MEJORAR. CUADRO COMPARATIVO DE RESULTADOS ENTRE ENCUESTA ORIGINAL Y AJUSTADA SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO 1.- Ambiente de control A.- Acuerdos compromisos y protocolos éticos. 1A 2A

3A

Impulso la creación de un código de conducta ético para la organización (valores éticos). Son motivados a participar los funciónarios, en el desarrollo y comunicación de los valores éticos adoptados por la entidad? En su concepto el quehacer organizacional se desarrolla de acuerdo con valores y principios establecidos? 1.- Ambiente de control

ORIGINAL

CRITERIO

AJUSTADA

CRITERIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

B.- Desarrollo del Talento Humano 1B 2B 3B

Existe un plan de capacitación, se revisa? Cuando los funcionarios realizan sugerencias existe receptividad por parte de la alta dirección? Los resultados de la evaluación de desempeño sirven de insumo para programar acciones de capacitación y desarrollo de los servidores? 1.- Ambiente de control

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

C.- Estilo de Dirección 1C

La alta dirección ha realizado actividades para fortalecer el MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

2C

El plan de acción permite evaluar la gestión de la entidad frente al logro de su misión instituciónal?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

1D

En la formulación de los planes estrategicos (indicativo), y de acción, participan todas las areas de la institución?

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

2D

Son coherentes, el plan estratégico y los planes de acción de la organización con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y el sistema de control interno establecidos?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

3D

Los planes y programas de la organización son consistentes con los objetivos y la política de calidad?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

3C

El estilo de dirección facilita la participación de la parte interesada y de la ciudadania para ejercer el control social? 2.- Direccionamiento Estratégico D.- Planes y Programas

2.- Direccionamiento Estratégico E.- Modelos de Operación por Proceso 1E

2E 3E

El manual de calidad y el Manual de operación incluyen los procesos y procedimientos documentados y clasificados conforme a la norma (SGC y MECI) Existe un mapa de procesos y la caracterización de los mismos. La organización ha determinado la necesidad de establecer procesos documentados y proporciona recursos específicos para su aplicación y la entrega de

36

un producto o servicio de calidad?

2.- Direccionamiento Estratégico F.- Estructura Organizacional 1F 2F

3F

Existe disponibilidad de recursos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad? Ud considera que la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para alcanzar los objetivos y misión corporativa? Los niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en la Estructura Organizacional han contribuido a la ejecución de los procesos? 3.- Administración de Riesgos

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

G.- Contexto Estratégico 1G 2G 3G

1H 2H 3H

1I

2I 3I

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo? Se realizan análisis de los aspectos externos,internos que implican exposición al riesgo? Se realiza seguimiento a las medidas ante los riesgos identificados? 3.- Administración de Riesgos H.- Identificación de Riesgos Los funcionarios responsables por actividades conocen e identifican los controles establecidos para atenuar los riesgos? Conoce si se han identificado nuevos riesgos y diseñado nuevos controles para su proceso Se realiza seguimiento a las causas y efectos de los riesgos identficados. 3.- Administración de Riesgos I.- Análisis de Riesgos La organización ha realizado estudios para determinar la probabilidad de ocurrencia de riesgos? la organización ha construido sus mapas de riesgos por procesos? Los funionarios participan y conocen los planes de mejoramiento resultado de las auditorías? las acciones de mejora, resultado del anàlisis de las auditorías son implementadas con oportunidad? 3.- Administración de Riesgos J.- Valoración de Riesgos

1J

Conoce y aplica la metodología que permite evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo?

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

2J

Se puede evidenciar la evaluación y periodicidad sobre el plan adoptado para la administración del riesgo?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

3J

Existen los recursos suficientes para tomar decisiones sobre el riesgo valorado?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

3.- Administración de Riesgos K.- Políticas de Administración de Riesgos 1K

Se toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones preventivas?

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

2K

Se han evaluado los resultados de la política de administración del riesgo?

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

37

3K

Conoce Ud si existe una dependencia que se encargue del seguimiento y evaluación de la administración de losriesgos?

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

CUADRO COMPARATIVO DE RESULTADOS ENTRE ENCUESTA ORIGINAL Y AJUSTADA SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN 1.- Actividades de Control L.- Políticas de operación Que mecanismos se aplican en su dependencia para facilitar el ejercicio del autocontrol?

ORIGINAL

CRITERIO

AJUSTADA

CRITERIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

1M Conoce y aplica el Manual de Calidad y el de operación?

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

Se realiza la validación sistemática del diseño y 2M desarrollo de los procedimientos, para cumplir con los objetivos de calidad?

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

1O

Son diferentes los equipos que diseñan , revisan y actualizan los indicadores?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

2O

Se han identificado y diseñado los puntos de control frente a los riesgos más significativos?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

3O

La evaluación de los indicadores ha permitido medir el cumplimiento de los factores críticos de los procesos facilitando la toma de decisiones?

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

1L 2L

3L

3M

1N 2N

3N

Cuenta con un plan anual, informes semestrales de las actividades realizadas durante el 2009, y evaluaciones? Se han definido las politicas de operación y las mismas permiten identificar los responsables de asegurar que se establezcan,implementen y se mantengan los procesos necesarios para el adecuado funcionamiento de la organización? 1.- Actividades de Control M.- Procedimientos

El proceso de medición, seguimiento, análisis y mejora evidencia la conformidad del producto y/o servicio. 1.- Actividades de Control N.- Controles Se determinan las actividades de revisión, verificación,y validación apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo? Se han realizado revisiones a los controles? Se analizan los registros de las no conformidades y las acciones tomadas como resultado de la aplicación del procedimiento de mejora, incluyendo las concesiones otorgadas a productos no conformes? 1.- Actividades de Control O.- Indicadores

1.- Actividades de Control P.- Manual de Operación 1P

El manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

2P

El manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad?

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

38

3P

Se ha actualizado el manual de procedimientos u operaciones cuando ocurren cambios que lo modifiquen?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

2.- Información Q.- Información Primaria 1Q 2Q

3Q

Ud ha identificado en su dependencia las necesidades de información externas e internas? Los resultados han sido utilizados como insumo para el reporte de indicadores o controles requeridos por la entidad? El análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas ha sido utilizada para determinar acciones preventivas, correctivas y de mejora? 2.- Información R.- Información Secundaria

1R 2R 3R

1S

La retroalimentación del cliente interno ha contribuido para la mejora de los procesos? En los procedimientos ha sido utilizadala información secundaria? El informe de Revisión por la Dirección es utilizado en la toma de decisiones? 2.- Información S.- Sistemas de Información Estan establecidas y diferenciadas las lineas de información, autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerarquicos de la organización?

2S

Los sistemas de información generan datos confiables?

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

3S

Los controles aplicados a los sistemas de información generan resultados confiables?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

1V

Está ajustado el Plan de Comunicaciones según los grupos de interés?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

2V

El área de atención al usuario ha facilitado el acceso a la información generada por la entidad?

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

3V

La información disponible para el ciudadano y partes interesadas se ha mantenido actualizada?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

3.- Comunicación Pública T.- Comunicación Organizacional 1T

2T 3T

1U 2U 3U

Se concientiza a los servidores públicos sobre la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo ellas contribuyen a la consecución de los objetivos de calidad? Las estrategias de comunicación han aportado al desarrollo de un clima laboral favorable? Ud cree que los sistemas de comunicación estan diseñados para dar cubrimiento horizontal y vertical a toda la estructura de la entidad? 3.- Comunicación Pública U.- Comunicación Informativa El Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE? Se han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano? Los clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad? 3.- Comunicación Pública V.- Medios de Comunicación

39

CUADRO COMPARATIVO DE RESULTADOS ENTRE ENCUESTA ORIGINAL Y AJUSTADA SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION 1.- Autoevaluación

1W 2W 3W

1X 2X 3X

W.- Autoevaluación del Control La implementación del MECI ha contribuido al mejoramiento de la gestión institucional con relación a las vigencias anteriores a su implementación? Se han realizado mediciones al Sistema de Control Interno con las herramientas adoptadas para tal fin? Se incluye en la Revisión por la Dirección: la evaluación de las oportunidades de mejora y los resultados de las verificaciones del diseño y desarrollo aplicado? 1.- Autoevaluación X.- Autoevaluación de Gestión Se analiza en la revisión la implementación de acciones originada por los resultados de la retroalimentación de los clientes? El responsable o lider de la alta Dirección ha realizado el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión? Las auditorías internas de calidad se planifican y programan considerando los resultados de auditorías previas?

2.- Evaluación Independiente Y.- Evaluación del Sistema de Control Interno Se han implementado y aplicado mecanismos de sensibilización y de practica que faciliten el ejercicio del 1Y autocontrol y fortalecimiento del sistema de control interno en la organización? Se asegura la entidad que el Sistema de control interno tiene 2Y la capacidad paracumplir con los requisitos definidos en los procesos? Se uitlizan los datos resultado de la revisión de requisitos 3Y relacionados con el producto y/o servicio y se verifican las acciones que en esta revisión se originen? 2.- Evaluación Independiente

1Z

2Z 3Z

1AB 2AB

3AB

Z.- Auditoria Interna Existe un procedimiento documentado que incluya la responsabilidad y requisitos para planificar y realizar las auditorías internas de calidad, registrar e informar los resultados? Se realiza seguimiento a la aplicación de acciones correctivas? La entidad ha tomado decisiones con base en las auditorías realizadas? 3.- Planes de Mejoramiento AB.- Institucional El plan de mejoramiento cuenta con los recursos requeridos? La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la implementación de las acciónes correctivas suscritas en el Plan de Mejoramiento? Ud ha evaluado si las acciones de mejora del plan de mejoramiento correspondientes a su area, son efectivas?

ORIGINAL

CRITERIO

AJUSTADA

CRITERIO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORI O

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORI O

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORI O

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

5,0

ADECUADO

4,0

ADECUADO

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORIO

3.- Planes de Mejoramiento AC.- Procesos

40

Se aplica un sistema de evaluación apropiado para el seguimiento de las acciones del plan de mejoramiento de procesos? Están disponibles los resultados del sistema de evaluación 2AC y son difundidos de manera permanente a los clientes internos? Se verifica la eliminación de las causas de las no 3AC conformidades? 3.- Planes de Mejoramiento

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORI O

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

5,0

ADECUADO

3,0

SATISFACTORI O

2AD Su gestión es evaluada y retroalimentada?

5,0

ADECUADO

2,0

INADECUADO

La organización realiza y ejecuta planes de capacitación y 3AD actualización acorde a un plan de necesidades?

5,0

ADECUADO

1,0

INADECUADO

1AC

AD.- Individual El líder de dependencia ha verificado la pertinencia de las acciones contempladas en los planes de mejoramiento 1AD individuales y el resultado de su aplicación en terminos de desempeño?

SEGUNDO ESCENARIO

En las respuestas obtenidas por los funcionarios de las dependencias de Dirección de Política Sectorial, Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal, Oficina de control Interno, Se ajustaron de acuerdo a la documentación revisada como informes de auditorias internas, externas, (Ver tablas, gráficas con los resultados obtenidos

41

GRAFICAS ENCUESTA AJUSTADA POR PREGUNTA INDIVIDUAL.

TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

3AC

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 0 CONTROL DE EVALUACION

Planes de Mejoramiento

Procesos

PREGUNTA

3AC

PREGUNTA--3AC

F % P

No sabe

0 0% 0,0

PT

1

2

3

4

1 100% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Se cumple plenamente

Total

1 100%

0%

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple insatisfactoriamente

0%

1,00

INADECUADO

Efectividad

% de valoración

5

Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado

100%

No se cumple

0%

No sabe 0%

Se verifica la eliminación de las causas de las no conformidades?

20% 40% 60% 80% 100%

Corresponde a la pregunta 3AC, ¿Si se verifica la eliminación de las causas de las no conformidades?, en los informes de auditoría interna una de estas causas no están eliminadas y queda pendiente como una no conformidad.Por lo tanto la opción de respuesta es la (1) No se cumple y su criterio es inadecuado. GRAFICAS ENCUESTA AJUSTADA POR ELEMENTO. a.- Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Acuerdos compromisos y protocolos éticos.

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Ambiente de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Acuerdos compromisos y protocolos éticos.

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

2 67% 2,0

0 0% 0,0

DEFICIENTE

1AImpulso la creación de un código de conducta ético para la organización (valores éticos). 2ASon motivados a participar los funciónarios, en el desarrollo y comunicación de los valores éticos adoptados por la entidad? 3AEn su concepto el quehacer organizacional se desarrolla de acuerdo con valores y principios establecidos?

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,67

0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

0% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

42

b.- Desarrollo del talento humano Desarrollo del Talento Humano

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Ambiente de Control

0 No sabe

ELEMENTO 0 0% 0,0

F % P

Desarrollo del Talento Humano

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto cumple insatisfactoria aceptablem plenamente mente ente grado 0 0% 0,0

PT

2 67% 1,3

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,33

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

67%

Se cumple … No se cumple

1BExiste un plan de capacitación, se revisa?

0% 0%

No sabe

2BCuando los funcionarios realizan sugerencias existe receptividad por parte de la alta dirección?

0%

3BLos resultados de la evaluación de desempeño sirven de insumo para programar acciones de capacitación y desarrollo de los servidores?

20% 40% 60% 80% 100%

c.- Estilo de Dirección Estilo de Dirección

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Am biente de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Estilo de Dirección

F % P

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto cumple insatisfactoria aceptablem plenamente mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

2 67% 2,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,33

DEFICIENTE

PT

Total

0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1CLa alta dirección ha realizado actividades para fortalecer el MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad?

33% 0%

No sabe

2CEl plan de acción permite evaluar la gestión de la entidad frente al logro de su misión instituciónal?

0%

3CEl estilo de dirección facilita la participación de la parte interesada y de la ciudadania para ejercer el control social?

20% 40% 60% 80% 100%

d.- Planes y Programas Planes y Programas

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Direccionamiento Estratégico

0 No sabe

ELEMENTO

Planes y Programas

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

1 33% 1,0

DEFICIENTE

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total

Se cumple plenamente 3 100%

3,00

1DEn la formulación de los planes estrategicos (indicativo), y de acción, participan todas las areas de la institución? 2DSon coherentes, el plan estratégico y los planes de acción de la organización con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y el sistema de control interno establecidos? 3DLos planes y programas de la organización son consistentes con los objetivos y la política de calidad?

%valoración por elemento 0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

0% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

43

e.- Modelos de operación por procesos Modelos de Operación por Proceso

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Direccionamiento Estratégico

0 No sabe

ELEMENTO

Modelos de Operación por Proceso

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto cumple insatisfactoria aceptablem plenamente mente ente grado 0 0% 0,0

0 0% 0,0

1 33% 1,0

1 33% 1,3

1 33% 1,7

Total 3 100%

4,00

SATISFACTORIO

%valoración por elemento Se cumple plenamente

33% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

No se cumple

1EEl manual de calidad y el Manual de operación incluyen los procesos y procedimientos documentados y clasificados conforme a la norma (SGC y MECI)

0% 0%

No sabe

2EExiste un mapa de procesos y la caracterización de los mismos.

0%

Se cumple …

3ELa organización ha determinado la necesidad de establecer procesos documentados y proporciona recursos específicos para su aplicación y la entrega de un producto o servicio de calidad?

0%

20% 40% 60% 80% 100%

f.- Estructura Organizacional Estructura Organizacional

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Direccionam iento Estratégico

0 No sabe

ELEMENTO

Estructura Organizacional

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

1 33% 1,0

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total

Se cumple plenamente 3 100%

2,67

DEFICIENTE

%valoración por elemento 0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1FExiste disponibilidad de recursos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad?

33% 0%

No sabe

2FUd considera que la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para alcanzar los objetivos y misión corporativa?

0%

3FLos niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en la Estructura Organizacional han contribuido a la ejecución de los procesos?

20% 40% 60% 80% 100%

g.- Contexto Estratégico Contexto Estratégico

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Administración de Riesgo

0 No sabe

ELEMENTO

Contexto Estratégico

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 2 67% 0,7

0 0% 0,0

DEFICIENTE

1GConoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo? 2GSe realizan análisis de los aspectos externos,internos que implican exposición al riesgo? 3GSe realiza seguimiento a las medidas ante los riesgos identificados?

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

1,67

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple No sabe

67% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

44

h.- Identificación de Riesgos Identificación de Riesgos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE CONTROL ESTRATEGICO

0 Adm inistración de Riesgo

No sabe

ELEMENTO

Identificación de Riesgos

0 0% 0,0

F % P

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

PT

0 0% 0,0

2 67% 2,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,33

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1HLos funcionarios responsables por actividades conocen e identifican los controles establecidos para atenuar los riesgos?

33% 0%

No sabe

2HConoce si se han identificado nuevos riesgos y diseñado nuevos controles para su proceso

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3HSe realiza seguimiento a las causas y efectos de los riesgos identficados.

i.- Análisis de Riesgos Análisis de Riesgos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Administración de Riesgo

0 No sabe

ELEMENTO

Análisis de Riesgos

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

1 33% 1,7

Total

Se cumple plenamente 3 100%

3,33

SATISFACTORIO

%valoración por elemento

1ILa organización ha realizado estudios para determinar la probabilidad de ocurrencia de riesgos? la organización ha construido sus mapas de riesgos por procesos?

33% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

0% 0%

No sabe

2ILos funionarios participan y conocen los planes de mejoramiento resultado de las auditorías?

33%

Se cumple … No se cumple

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3Ilas acciones de mejora, resultado del anàlisis de las auditorías son implementadas con oportunidad?

j.- Valoración de Riesgos Valoración de Riesgos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Adm inistración de Riesgo

0 No sabe

ELEMENTO

Valoración de Riesgos

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

1 33% 1,0

DEFICIENTE

1JConoce y aplica la metodología que permite evitar,reducir, dispersar o transferir el riesgo? 2JSe puede evidenciar la evaluación y periodicidad sobre el plan adoptado para la administración del riesgo? 3JExisten los recursos suficientes para tomar decisiones sobre el riesgo valorado?

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

3,00

0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

0% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

45

k.- Politicas de Administración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL ESTRATEGICO

Administración de Riesgo

0 No sabe

ELEMENTO

Políticas de Administración de Riesgos

0 0% 0,0

F % P

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

0 0% 0,0

1 33% 1,3

1 33% 1,7

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

3,33

SATISFACTORIO

PT

Total

33% 33%

Se cumple en alto grado

0%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1KSe toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones preventivas?

33% 0%

No sabe

2KSe han evaluado los resultados de la política de administración del riesgo?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3KConoce Ud si existe una dependencia que se encargue del seguimiento y evaluación de la administración de los riesgos?

l.- Politicas de Operación Políticas de operación

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Actividades de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Políticas de operación

0 0% 0,0

F % P PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

2 67% 2,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,67

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente

No se cumple

1LQue mecanismos se aplican en su dependencia para facilitar el ejercicio del autocontrol?

0% 0%

No sabe

2LCuenta con un plan anual, informes semestrales de las actividades realizadas durante el 2009, y evaluaciones?

33%

Se cumple …

3LSe han definido las politicas de operación y las mismas permiten identificar los responsables de asegurar que se establezcan,implementen y se mantengan los procesos necesarios para el adecuado funcionamiento de la organización?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

m.- Procedimientos Procedimientos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Actividades de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Procedimientos

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

1 33% 1,0

1 33% 1,3

DEFICIENTE

1MConoce y aplica el Manual de Calidad y el de operación? 2MSe realiza la validación sistemática del diseño y desarrollo de los procedimientos, para cumplir con los objetivos de calidad? 3MEl proceso de medición, seguimiento, análisis y mejora evidencia la conformidad del producto y/o servicio.

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,67

0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple No sabe

33% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

46

n.- Controles Controles

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Actividades de Control

0 No sabe

ELEMENTO F % P

Controles

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

2 67% 1,3

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,33

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

No se cumple

1NSe determinan las actividades de revisión, verificación,y validación apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo?

0% 0%

No sabe

2NSe han realizado revisiones a los controles?

67%

Se cumple …

3NSe analizan los registros de las no conformidades y de las acciones tomadas como resultado de la aplicación del procedimiento de mejora, incluyendo las concesiones otorgadas a productos no conformes?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

o.- Indicadores Indicadores

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Actividades de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Indicadores

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,00

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple

1OSon diferentes los equipos que diseñan , revisan y actualizan los indicadores?

33% 0%

No sabe

2OSe han identificado y diseñado los puntos de control frente a los riesgos más significativos?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3OLa evaluación de los indicadores ha permitido medir el cumplimiento de los factores críticos de los procesos facilitando la toma de decisiones?

p.- Manual de Operación Manual de Operación

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Actividades de Control

0 No sabe

ELEMENTO

Manual de Operación

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

1 33% 1,0

DEFICIENTE

1PEl manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta? 2PEl manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad? 3PSe ha actualizado el manual de procedimientos u operaciones cuando ocurren cambios que lo modifiquen?

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

3,00

0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

0% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

47

q.- Información Primaria Información Primaria

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION COMPONENTE SUBSISTEMA 0

CONTROL DE GESTION

Inform ación

No sabe

1 No se cumple

ELEMENTO F % P

Información Primaria

0 0% 0,0

2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente mente ente grado

1 33% 0,3

PT

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,00

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple

1QUd ha identificado en su dependencia las necesidades de información externas e internas?

33% 0%

No sabe

2QLos resultados han sido utilizados como insumo para el reporte de indicadores o controles requeridos por la entidad? 3QEl análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas ha sido utilizada para determinar acciones preventivas, correctivas y de mejora?

0%

20% 40% 60% 80% 100%

r. Información Secundaria

Información Secundaria

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Inform ación

0 No sabe

ELEMENTO

Información Secundaria

F % P

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 2 67% 0,7

PT

0 0% 0,0

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total

Se cumple plenamente 3 100%

1,67

DEFICIENTE

%valoración por elemento 0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1RLa retroalimentación del cliente interno ha contribuido para la mejora de los procesos?

No sabe

2REn los procedimientos ha sido utilizadala información secundaria?

67% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

3REl informe de Revisión por la Dirección es utilizado en la toma de decisiones?

s.- Sistema de Información Sistemas de Información

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Información

0 No sabe

ELEMENTO

Sistemas de Información

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

DEFICIENTE

1SEstan establecidas y diferenciadas las lineas de información, autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerarquicos de la organización? 2SLos sistemas de información generan datos confiables? 3SLos controles aplicados a los sistemas de información generan resultados confiables?

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,00

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

33% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

48

t.- Comunicación Organizacional Comunicación Organizacional

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto cumple insatisfactoria aceptablem plenamente mente ente grado

No sabe

ELEMENTO

Comunicación Organizacional

F % P

0 0% 0,0

0 0% 0,0

PT

0 0% 0,0

3 100% 3,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total 3 100%

3,00

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

1TSe concientiza a los servidores públicos sobre la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo ellas contribuyen a la consecución de los objetivos de calidad?

0% 0%

Se cumple en alto grado

100%

Se cumple aceptablemente

0%

Se cumple … No se cumple

0% 0%

No sabe

2TLas estrategias de comunicación han aportado al desarrollo de un clima laboral favorable?

0%

3TUd cree que los sistemas de comunicación estan diseñados para dar cubrimiento horizontal y vertical a toda la estructura de la entidad?

20% 40% 60% 80% 100%

u.- Comunicación Informativa Comunicación Informativa

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado

No sabe

ELEMENTO

Comunicación Informativa

F % P

0 0% 0,0

0 0% 0,0

PT

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

1 33% 1,7

Total 3 100%

3,33

SATISFACTORIO

%valoración por elemento Se cumple plenamente

33% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple

1UEl Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

0% 0%

No sabe

2USe han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3ULos clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

v.- Medios de Comunicación Medios de Comunicación

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

0 No sabe

ELEMENTO

Medios de Comunicación

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

DEFICIENTE

1VEstá ajustado el Plan de Comunicaciones según los grupos de interés? 2VEl área de atención al usuario ha facilitado el acceso a la información generada por la entidad? 3VLa información disponible para el ciudadano y partes interesadas se ha mantenido actualizada?

2 67% 2,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,67

0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

0% 0% 0%

20% 40% 60% 80% 100%

49

w.- Autoevaluación de Control Evaluación del Sistema de Control Interno

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE EVALUACION

Evaluación Independiente

0 No sabe

ELEMENTO F % P

Evaluación del Sistema de Control Interno

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

1 33% 1,0

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total 3 100%

2,67

DEFICIENTE

%valoración por elemento Se cumple plenamente

1YSe han implementado y aplicado mecanismos de sensibilización y de practica que faciliten el ejercicio del autocontrol y fortalecimiento del sistema de control interno en la organización?

0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

33% 0%

No sabe

2YSe asegura la entidad que el Sistema de control interno tiene la capacidad paracumplir con los requisitos definidos en los procesos?

0%

No se cumple

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3YSe uitlizan los datos resultado de la revisión de requisitos relacionados con el producto y/o servicio y se verifican las acciones que en esta revisión se originen?

x.- Autoevaluación de Gestión Autoevaluación de Gestión

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE EVALUACION

Autoevaluación

0 No sabe

ELEMENTO F % P

Autoevaluación de Gestión

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado 1 33% 0,3

0 0% 0,0

2 67% 2,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

Total

Se cumple plenamente 3 100%

2,33

DEFICIENTE

%valoración por elemento 0% 0%

Se cumple en alto grado

67%

Se cumple aceptablemente Se cumple …

0%

No se cumple

1XSe analiza en la revisión la implementación de acciones originada por los resultados de la retroalimentación de los clientes?

33% 0%

No sabe

2XEl responsable o lider de la alta Dirección ha realizado el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión?

0%

3XLas auditorías internas de calidad se planifican y programan considerando los resultados de auditorías previas?

20% 40% 60% 80% 100%

y.- Evaluación del sistema de Control Interno

Autoevaluación del Control

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE EVALUACION

Autoevaluación

0 No sabe

ELEMENTO

Autoevaluación del Control

F % P PT

0 0% 0,0

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

DEFICIENTE

Total

%valoración por elemento 0% 0%

Se cumple plenamente 3 100%

2,00

1WLa implementación del MECI ha contribuido al mejoramiento de la gestión institucional con relación a las vigencias anteriores a su implementación? 2WSe han realizado mediciones al Sistema de Control Interno con las herramientas adoptadas para tal fin? 3WSe incluye en la Revisión por la Dirección: la evaluación de las oportunidades de mejora y los resultados de las verificaciones del diseño y desarrollo aplicado?

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple

33% 0%

No sabe 0%

20% 40% 60% 80% 100%

50

z.- Auditorias Internas

Auditoria Interna

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE EVALUACION

Evaluación Independiente

0 No sabe

ELEMENTO

Auditoria Interna

F % P

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado

0 0% 0,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

1 33% 1,0

1 33% 1,3

1 33% 1,7

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

4,00

SATISFACTORIO

PT

Total

1ZExiste un procedimiento documentado que incluya la responsabilidad y requisitos para planificar y realizar las auditorías internas de calidad, registrar e informar los resultados?

33% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente Se cumple … No se cumple

0% 0%

No sabe

2Z Se realiza seguimiento a la aplicación de acciones correctivas?

0%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3ZLa entidad ha tomado decisiones con base en las auditorías realizadas?

ab.- Evaluación Institucional Institucional

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION COMPONENTE 0 Planes de Mejoram iento

No sabe

ELEMENTO

Institucional

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 0 0% 0,0

1 33% 0,7

1 33% 1,0

1 33% 1,3

0 0% 0,0

Total

Se cumple plenamente 3 100%

3,00

DEFICIENTE

%valoración por elemento 0% 33%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

0% 0%

No sabe

2ABLa entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la implementación de las acciónes correctivas suscritas en el Plan de Mejoramiento?

33%

Se cumple … No se cumple

1ABEl plan de mejoramiento cuenta con los recursos requeridos?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3ABUd ha evaluado si las acciones de mejora del plan de mejoramiento correspondientes a su area, son efectivas?

ac.- Evaluación por procesos

Procesos

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION COMPONENTE 0 Planes de Mejoram iento

No sabe

ELEMENTO

Procesos

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado 1 33% 0,3

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

DEFICIENTE

1ACSe aplica un sistema de evaluación apropiado para el seguimiento de las acciones del plan de mejoramiento de procesos? 2ACEstán disponibles los resultados del sistema de evaluación y son difundidos de manera permanente a los clientes internos? 3ACSe verifica la eliminación de las causas de las no conformidades?

0 0% 0,0

Total

%valoración por elemento Se cumple plenamente

3 100%

2,00

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Se cumple … No se cumple No sabe

33% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

51

ad.- Evaluación Individual

Individual

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE EVALUACION

Planes de Mejoramiento

0 No sabe

ELEMENTO 0 0% 0,0

F % P

Individual

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se en alto plenamente cumple insatisfactoria aceptablem mente ente grado 1 33% 0,3

PT

1 33% 0,7

1 33% 1,0

0 0% 0,0

0 0% 0,0

%valoración por elemento

Total

Se cumple plenamente 3 100%

33%

Se cumple aceptablemente

2,00

DEFICIENTE

0% 0%

Se cumple en alto grado

33%

Se cumple …

1ADEl líder de dependencia ha verificado la pertinencia de las acciones contempladas en los planes de mejoramiento individuales y el resultado de su aplicación en terminos de desempeño?

No se cumple

33% 0%

No sabe

2ADSu gestión es evaluada y retroalimentada?

0% 20% 40% 60% 80% 100%

3ADLa organización realiza y ejecuta planes de caacitación y actualización acorde a un plan de necesidades?

GRAFICAS ENCUESTA AJUSTADA POR COMPONENTE a. Ambiente de Control TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

AMBIENTE DE CONTROL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

Acuerdos,compromisos o protocolos éticos Desarrollo del talento humano

CONTROL estilo de dirección ESTRATEGICO

-

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

AMBIENTE DE CONTROL

0

% P PT

0% 0,00

1

3

11% 33% 0,11 0,67 DEFICIENTE

0% 0% 56%

Se cumple aceptablemente

Total

33%

Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE F

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

5

0

0

9

56% 1,67

0% 0,00

0% 0,00

100%

No se cumple No sabe

11% 0% 0%

2,44

50%

100%

b. Direccionamiento Estratégico TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

planes y programas modelos de operación por

Se cumple plenamente

CONTROL procesos estructura organizacional ESTRATEGICO

Se cumple en alto grado -

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

F

0

% P PT

0% 0,00

1

1

11% 11% 0,11 0,22 SATISFACTORIO

33% 33%

Se cumple aceptablemente

Total

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

11%

3

3

1

9

33% 1,00

33% 1,33

11% 0,56

100%

3,22

Se cumple insatisfactoriamente

11%

No se cumple

11%

No sabe

0% 0%

50%

100%

52

c.- Administración de Riesgos TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

contexto estratégico identificación de riesgos

CONTROL análisis de riesgos ESTRATEGICO

valoración de riesgos

0

políticas de administración del riesgo

No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

F

0

% P PT

0% 0,00

4

2

27% 13% 0,27 0,27 DEFICIENTE

13% 13% 33%

Se cumple aceptablemente

Total

13%

Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

5

2

2

15

33% 1,00

13% 0,53

13% 0,67

100%

27%

No se cumple

0%

No sabe

0%

2,73

50%

100%

d. Actividad de Control TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

ACTIVIDADES DE CONTROL

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

políticas de operación

CONTROL DE GESTION

procedimientos controles indicadores

0 No sabe

manual de operaciones

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

0 0% 0,00

% P PT

ACTIVIDADES DE CONTROL

2

5

13% 33% 0,13 0,67 DEFICIENTE

6 40% 1,20

2 13% 0,53

0 0% 0,00

0% 13% 40%

Se cumple aceptablemente

Total

33%

Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE F

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

15 100%

13%

No se cumple

0%

No sabe

0%

2,53

50%

100%

e. Información TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

INFORMACIÓN

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

información primaria información secundaria

CONTROL DE GESTION

sistemas de información -

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

INFORMACIÓN

% P PT

0 0% 0,00

4

2

44% 22% 0,44 0,44 DEFICIENTE

3 33% 1,00

0 0% 0,00

0 0% 0,00

0% 0% 33%

Se cumple aceptablemente

Total Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE F

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

9 100%

1,89

22% 44%

No se cumple No sabe

0% 0%

50%

100%

53

f.Comunicación Pública TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

COMUNICACIÓN PUBLICA

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

comunicación organizativa comunicación informativa

CONTROL DE GESTION

medios de comunicación -

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

0

COMUNICACIÓN PUBLICA

0% 0,00

% P PT

0

2

0% 22% 0,00 0,44 DEFICIENTE

6 67% 2,00

0 0% 0,00

1 11% 0,56

11%

Se cumple en alto grado

0% 67%

Se cumple aceptablemente

Total Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE F

Se cumple plenamente

9 100%

22%

No se cumple

0%

No sabe

0% 0%

3,00

50%

100%

g. Autoevaluación TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

AUTOEVALUACIÓN

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION ELEMENTOS

SUBSISTEMA

%valoración por componente

autoevaluación del control autoevaluación de gestión

CONTROL DE EVALUACION

-

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

0

AUTOEVALUACIÓN

0% 0,00

% P PT

2

1

33% 17% 0,33 0,33 DEFICIENTE

3 50% 1,50

0 0% 0,00

0 0% 0,00

0% 0% 50%

Se cumple aceptablemente

Total Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE F

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

6 100%

17% 33%

No se cumple No sabe

0% 0%

2,17

50%

100%

h.Evaluación Independiente TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS

%valoración por componente

evaluación independiente al SCI. auditoría interna

Se cumple plenamente

CONTROL DE EVALUACION

-

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

F EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

% P PT

0 0% 0,00

1

0

17% 0% 0,17 0,00 SATISFACTORIO

2 33% 1,00

2 33% 1,33

1 17% 0,83

33%

Se cumple aceptablemente

33%

Total Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE 6 100%

3,33

17%

Se cumple en alto grado

No se cumple No sabe

0% 17% 0% 0%

50%

100%

54

i.

Planes de Mejoramiento TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA

PLANES DE MEJORAMIENTO

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION ELEMENTOS

SUBSISTEMA

%valoración por componente

institucional por procesos

CONTROL DE EVALUACION

individual -

0 No sabe

1 2 3 4 5 No se Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple cumple insatisfactoria aceptablem en alto plenamente

F

0

% P PT

0% 0,00

2

3

22% 33% 0,22 0,67 DEFICIENTE

0% 11% 33%

Se cumple aceptablemente

Total

33%

Se cumple insatisfactoriamente

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

3

1

0

9

33% 1,00

11% 0,44

0% 0,00

100%

2,33

22%

No se cumple

0%

No sabe

0%

50%

100%

GRAFICA ENCUESTA AJUSTADA POR SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL ESTRATEGICO SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

total % de valoración CONTROL ESTARTEGICO 0

CONTROL ESTRATEGICO

No sabe

F % P

TOTAL

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple Se cumple No se insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado 6 18% 0,2

6 18% 0,4

13 39% 1,2

5 15% 0,6

3 9% 0,5

DEFICIENTE

Se cumple plenamente Total

9% 15%

Se cumple en alto grado

39%

Se cumple aceptablemente 33 100%

Se cumple insatisfactoriamente

2,79

No sabe

18% 18%

No se cumple

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

GRAFICA ENCUESTA AJUSTADA POR SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL DE GESTIÓN SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

0

CONTROL DE GESTION

No sabe

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

Se cumple plenamente Se cumple en alto grado

3% 6% 45%

Se cumple aceptablemente TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

6 18% 0,2

9 27% 0,5

DEFICIENTE

15 45% 1,4

2 6% 0,2

1 3% 0,2

33 100%

2,48

27% 18%

Se cumple insatisfactoriamente No se cumple No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

55

GRAFICA ENCUESTA AJUSTADA POR SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - CONTROL DE EVALUACION SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION 0

CONTROL DE EVALUACION

No sabe

TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple insatisfactoria aceptablem en alto cumple plenamente mente ente grado 5 24% 0,2

4 19% 0,4

8 38% 1,1

3 14% 0,6

1 5% 0,2

Se cumple plenamente Total

14% 38%

Se cumple aceptablemente 21 100%

2,57

DEFICIENTE

5%

Se cumple en alto grado

19%

Se cumple insatisfactoriamente

24%

No se cumple No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

GRAFICA ENCUESTA AJUSTADA POR SUBSISTEMA , COMPONENETE, ELEMENTO

TABULACION DE ENCUESTA TOTAL SUBSISTEMA - COMPONENTE - ELEMENTOS SEGUNDO ESCENARIO AJUSTADA FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

TOTAL % de valoración 0

SUBSISTEMA

COMPONENTE

TOTAL

ELEMENTO

F % P PT

1 2 3 4 5 Se cumple Se cumple Se cumple No se Se cumple No sabe insatisfactoria aceptablem en alto Total cumple plenamente mente ente grado 0 0% 0,0

17 20% 0,2

19 22% 0,4

DEFICIENTE

36 41% 1,2

10 11% 0,5

5 6% 0,3

87 100%

2,62

Se cumple plenamente

6% 11%

Se cumple en alto grado

41%

Se cumple aceptablemente Se cumple insatisfactoriamente

22%

No se cumple

20%

No sabe

0% 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Los valores presentados en el cuadro de ponderaciones ofrecen una visión global de las dependencias elegidas para el estudio piloto. Es así, como los factores representan el nivel de éxito alcanzado en la gestión, por factor, enmarcado en los subsistemas del modelo de control, para cada una de las dependencias.

56

La elección del puntaje por dependencia obedece al análisis de las funciones y actividades al interior de las mismas. Asignando un puntaje a cada factor, dependiendo del porcentaje a alcanzar. La asignación de valor al puntaje, será definido mayor, para el factor que debe ser cumplido en un nivel más alto por la depencia. De esta manera, se garantiza que el resultado ponderado se gestione en los diferentes factores, para alcanzar la meta fijada. Los criterios de ponderación, están dados por la misión de cada dependencia y las funciones y actividades asociadas. Es decir, la determinación de cada porcentaje se rige por el nivel de discrecionalidad y alcance de cada dependencia, en el mapa de procesos, en relación a la gestión directa o transversal en el proceso de implementación de los modelos. La tabla presentada a continuación, clasifica las dependencias conforme al orden de la red de procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Es decir, Corresponde al ordinal 1, la depedencia que se ocupa de actividades de orientación general de la gestión (proceso de Alta Dirección). Corresponde al ordinal 2, la o las dependencias que se ocupan de actividades que corresponden al proceso de gestión de recursos (intervención para gestionar la política). Al ordinal 3, corresponden las dependencias que gestionan actividades del proceso de realización del producto o servicio (entrega) y al ordinal 4, las dependencias que gestionan para el proceso de Medición, Análisis y Mejora. Así mismo, a aquellas dependencias involucradas en la gestión del MECI, se les asigna un porcentaje mayor dentro del rango, pues trabajan en estratégia, gestión y evaluación del control en concordancia con los subsistemas del modelo y además, con la transversalidad de las actividades de control, las dependencias se convierten en ejecutores directos de la herramienta, que fortalece el proceso de medición, análisis y mejora del SGC y concreta las labores de autoevaluación de la gestión y del control. Elementos correspondientes al componente autoevaluación y al subsistema de evaluación del control.

57

14.4 CUADRO DE PONDERACIONES CUADRO DE PONDERACIONES POR DEPENDENCIA Numeral

1 2 3 2 3 4 2 3

DEPENDENCIAS BASICAS Dirección de Política Sectorial Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad Subdirección Financiera Dirección de Cadenas Productivas Oficina de Control Interno Grupo de Administración del Recursos Humano Grupo de Desarrollo Tecnológico TOTAL

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD 58 68 48

PONDERACIO N POR 17,4%

PUNTAJE POR DEPENDENCIA 174

18,6%

60

70

56

186

11,2% 13,2% 8,4% 8,3%

24 44 20 21

40 48 30 44

48 40 34 18

112 132 84 83

14,5% 8,4% 100%

46 20 293

51 42 393

48 22 314

145 84 1000

El primer cuadro corresponde a la ponderaci}on por dependencia de acuerdo al criterio de la herramienta: “índice de gestión”, distribuído entre las dependencias seleccionadas sobre un puntuaje de 1000. CUADRO DE PONDERACIONES POR DEPENDENCIAS Y PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR DEPENDENCIAS BASICAS Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad

PONDERACIO N POR DEPENDENCIA

EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

PUNTAJE POR DEPENDENCIA

29,8%

84

110

104

298

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

Politica Sectorial

17,4%

58

68

48

174

Oficina de Control Interno

8,3%

21

44

18

83

55,5%

163

222

170

555

TOTAL

El segundo cuadro proporciona la información sobre las dependencias elegidas por funcionalidad directa sobre la implementación de los modelos. Distribución que obedece a un puntaje acorde al número de depencias. PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

PUNTAJE POR DEPENDENCIA

Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad

15%

20%

19%

54%

Politica Sectorial

10%

12%

9%

31%

DEPENDENCIAS BASICAS

Oficina de Control Interno TOTAL

4%

8%

3%

15,0%

29%

40%

31%

100%

58

PONDERACI ON POR DEPENDENC

EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

PUNTAJE POR DEPENDENCIA

54,0%

150

200

190

540

Politica Sectorial

31,0%

100

120

90

310

Oficina de Control Interno

15,0%

40

80

30

150

100%

290

400

310

1000

DEPENDENCIAS BASICAS Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad

TOTAL

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

El tercer cuadro es el ajuste necesario para las dependecias elegidas en concordancia con el puntaje para distribución máxima que son 1000 puntos equivalente valente a un 100% como índice de gestión institucional. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal

55,0%

Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad

29,0% 16,0%

Oficina de Control Interno Politica Sectorial

PONDERACION POR DEPENDENCIAS % 250 200

190

200

Dirección de Planeación y Seguimiento Presupuestal

150 150

120 100

100 50

80

Grupo de Desarrollo Organizacional y Calidad

90

Oficina de Control Interno

40

30 Politica Sectorial

0 EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

59

15.- ORGANIZACIÓN DE RESULTADOS 15.1 INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL De esta manera el árbol de Gestión es la herramienta en la cual se va a consolidar el sistema, en la medida que se presentan los resultados, En este orden de ideas, debe permitir a la organización obtener una idea precisa, concisa y objetiva de la gestión de la entidad. Para efectos de esta herramienta se ha considerado partir de la denominada calificación total de la Gestión Institucional ó INDICE DE GESTION INSTITUCIONAL que se ha definido con un valor de 1000 puntos, que representa el 100%. Este indice a su vez se debe desagregar y ponderar en cada entidad en los factores estratégicos, (ver cuadro de ponderación) condicionados por la naturaleza de la misma. Partiendo de que el indice de Gestión Institucional establecido tiene un valor de 1000 puntos, se procede a desagregar este valor entre los 3 factores estratégicos, Eficacia, Eficiencia y Efectividad. CUADRO DE PONDERACION POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO DE PONDERACION EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD TOTAL

PONDERACION %

PUNTAJE MAXIMO

29,0% 38,5% 32,5% 100%

290 385 325 1000

15.2 CATEGORIZACION DE LOS RESULTADOS Con el proposito de cualificar y medir los resultados de un área, dependencia y/o la organización, para el modelo Estándar de Control Interno los resultados por cada subsistema, componente, elemento, se toma como base el criterio determinado por el ICONTEC, En su nivel de satisfacción, adaptandolo a las necesidades y experiencias propias de la organización, estableciendo diferentes niveles que van desde el DEFICIENTE con un 60% hasta el EXCELENTE con el 100% de calificación. ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO NIVEL DE SATISFACCION ≥ 80 ≤ 100 EXCELENTE ≥ 60 < 60 REGULAR < 60 DEFICIENTE

60

15.3 ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS EVALUACION ORIGINAL EVALUACION ORIGINAL

PERIODO

INDICE DE GESTION

%

SUBSISTEMAS CONTROL ESTRATEGICO %

EFICIENCIA 96,67

%

EFICACIA 128,37

%

EFICIENCIA 96,67

COMPONENTE

%

29,55

%

3A

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

%

%

desarrollo del talento humano

%

8,79 1C

estilo de dirección

%

%

8,79

desarrollo del talento humano

%

11,67 2C

estilo de dirección

%

11,67

9,85 3B

desarrollo del talento humano

%

9,85 3C

1L

%

%

estilo de dirección

%

9,85

ELEMENTOS 2D

%

8,79 1E

%

modelo de operación por proceso

%

8,79

11,67 2E

planes y programas

%

modelo de operación por proceso

%

11,67

49,24

%

EFICIENCIA 96,67

%

EFECTIVIDAD 108,33

AUTOEVALUACION 36,66 % %

30,95

%

9,85 3E modelo de operación por proceso

%

8,79 1N

%

%

8,79 1O

11,67 2M

procedimientos

%

11,67 2N

políticas de operación

%

indicadores

11,67 2O

9,85 3M

procedimientos

%

controles

%

27,62

9,85 3N controles

%

indicadores

1W

2W

autoevaluación de control

%

13,81 1X

autoevaluación de control

%

autoevaluación de gestión

%

1P manual de procedimientos

%

8,79

%

26,36

11,67

%

2P manual de procedimientos

%

18,33

3W autoevaluación de control

%

15,48 3X

autoevaluación de gestión

%

13,81

%

EVALUACION INDEPENDIENTE 27,62 % 36,66 %

%

15,48

30,95

9,85 3O ELEMENTOS 2Y

indicadores

%

18,33 2X autoevaluación de gestión

1Y 8,79

EFICACIA 128,31

ELEMENTOS 3L

políticas de operación

controles

3D

planes y programas

8,79 1M

procedimientos

%

planes y programas

%

COMPONENTE

2L

políticas de operación

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 26,36 % 35,01 % 29,55

1D

EFECTIVIDAD % 108,33

ELEMENTOS

2A

11,67 2B

EFICACIA 128,37

ACTIVIDADES DE CONTROL 43,94 58,35 % %

ELEMENTOS

8,79 1B

%

1.000

CONTROL DE EVALUACION

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL 26,36 35,01 % %

1A

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 108,33

NIVEL DE SATISFACCION

9,85 3P

manual de procedimientos

11,67

%

9,85

INFORMACION % 35,01

%

29,55

evaluación independiente al sistema de control interno

%

13,81 1Z

evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

13,81

18,33 2Z

3Y evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

18,33

15,48 3Z auditoria interna

%

15,48

9,85

61

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 96,67 estructura organizacional

%

8,79

EFICACIA % 128,37 estructura organizacional

%

11,67

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 108,33

EFICIENCIA % 96,67

estructura organizacional

%

1Q

9,85

ADMINISTRACION DE RIESGOS 43,94

1G

%

8,79 1H

identificación de riesgos

%

8,79

%

8,79

%

11,67 2H

identif icación de riesgos

%

11,67 2I

análisis de riesgos

%

11,67 2J

1J valoración de riesgos

%

8,79 1K

3G contexto estratégico

%

identificación de riesgos

%

11,67 2K

%

9,85 3R

información secundaria

%

11,67 2S

información secundaria

%

9,85 3S

sistemas de información

%

11,67

%

41,43

%

%

sistemas de información

%

13,81 1AC

%

plan de mejoramiento por proceso

%

13,81 1AD

9,85

plan de mejoramiento individual

29,55

13,81

%

%

plan de mejoramiento institucional

18,33 2AC

%

plan de mejoramiento por proceso

%

18,33 2AD

plan de mejoramiento individual

18,33

%

EFECTIVIDAD 108,33

%

ELEMENTOS 2AB

1AB plan de mejoramiento institucional

EFICACIA 128,31 54,99

información primaria

COMUNICACIÓN PUBLICA 26,36 35,01 % %

%

3I

%

9,85 3J

1T

%

ELEMENTOS 2T

comunicación organizacional

%

valoración de riesgos

8,79

comunicación organizacional

%

11,67

1U

9,85 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

11,67

8,79

11,67 2R

EFICIENCIA % 96,67

46,43

3AB plan de mejoramiento institucional

%

15,48 3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

15,48 3AD

plan de mejoramiento individual

15,48

%

9,85

políticas de administración de riesgos

8,79

%

análisis de riesgos

valoración de riesgos

%

sistemas de inf ormación

9,85 3H

%

8,79 1S

3Q

información primaria

inf ormación secundaria

49,24 %

contexto estratégico

1I análisis de riesgos

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

58,35

8,79 1R

CONTROL DE EVALUACION

EFECTIVIDAD % 108,33

2Q

inf ormación primaria

% %

EFICACIA % 128,37

8,79

%

11,67

%

8,79

comunicación informativa

%

2V

medios de comunicación

11,67

9,85 3V

medios de comunicación

%

9,85 3U

comunicación inf ormativa

1V

9,85

%

2U

comunicación informativa

%

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

9,85

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,0

EFICACIA

38,5

EFECTIVIDAD

290 385

32,5

TOTAL

325

100

1000

PUNTAJES AL INTERIOR DEL FACTOR ESTRATEGICO, ENTRE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA ORIGINAL Y AJUSTADA. ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

100%

PUNTAJE DE PONDERACION

PUNTOS

TOTAL

PUNTAJE

1000

29,0%

PUNTOS

40,0%

PUNTOS

31,0%

PUNTOS

EFICACIA

290

EFICIENCIA

400

EFECTIVIDAD

310

PUNTOS

PUNTAJE

34,2%

RESULTADO

AJUSTADA

170,53

36,0%

PUNTOS

33,0%

PUNTOS

31,0%

PUNTOS

EFICACIA

61,5

EFICIENCIA

56,18

EFECTIVIDAD

52,85

La grafica muestra, la comparación entre los resultados por factores estratégicos, del índice de satisfacción versus el índice de gestión. El mayor dato obtenido, es decir, el factor con mayor peso, determina la base para el análisis de la gestión. 62

ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS EVALUACION AJUSTADA EVALUACION AJUSTADA

PERIODO

INDICE DE GESTION

%

SUBSISTEMAS CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 22,58

EFICACIA % 19,00

EFICIENCIA % 15,29

COMPONENTE %

2,50

%

%

1,50 1B

desarrollo del talento humano

%

1,00 1C

estilo de dirección

%

%

1,50

%

2,50 2B

desarrollo del talento humano

%

2,50 2C

estilo de dirección

%

2,50

3A

1L

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

1,00 3B

%

desarrollo del talento humano

1,00 3C

%

%

0,50

%

ELEMENTOS 2D

%

%

2,00 1E

%

modelo de operación por proceso

%

3,79

1,50 2E modelo de operación por proceso

%

3,00

%

EFECTIVIDAD 18,50

%

AUTOEVALUACION % 5,00 %

7,50

6,00

%

2,50 2M

procedimientos

%

0,50 2N

%

%

1,50 2O

1,00 3M

procedimientos

%

controles

indicadores

2,00 3E modelo de operación por proceso

%

1,00 1O

3L políticas de operación

3,50

2,00 3N

1W

%

indicadores

2,50 1X

autoevaluación de control

%

autoevaluación de gestión

autoevaluación de gestión

%

1P manual de procedimientos

2,50 2P

manual de procedimientos

autoevaluación de gestión

EVALUACION INDEPENDIENTE 5,81 9,00 % %

3,50

%

7,00

2,00 3O ELEMENTOS 2Y

indicadores

%

3X

%

%

3,50

2,50

%

1,00

1Y 1,00

1,50 2X

3W autoevaluación de control

%

controles

%

2W

autoevaluación de control

6,00

planes y programas

%

2,00 1N

%

EFICACIA 22,50

ELEMENTOS

políticas de operación

controles

3D

planes y programas

1,50 1M

procedimientos

%

planes y programas

%

COMPONENTE

2L

políticas de operación

estilo de dirección

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 7,79 % 5,00 %

1D

EFICIENCIA % 18,31

ELEMENTOS

2A acuerdos,compro misos,protocolos eticos

170,53

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 17,50

ACTIVIDADES DE CONTROL 6,50 % 10,00 %

ELEMENTOS 1A

EFICACIA % 20,00 COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL 4,00 % 7,50 %

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 16,85

NIVEL DE SATISFACCION

0,50 3P

manual de procedimientos

%

1,00

%

3,00

%

2,00

%

2,00

INFORMACION % 2,50

%

6,00

evaluación independiente al sistema de control interno

%

1,00 1Z

evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

4,81

4,50 2Z

3Y evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

4,50

3,50 3Z auditoria interna

%

3,50

2,00

63

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 22,58

EFICACIA % 19,00

1F

2F

estructura organizacional

%

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 16,85

2,00

estructura organizacional

%

0,50

EFICIENCIA % 15,29

3F estructura organizacional

%

1Q

2,00

ADMINISTRACION DE RIESGOS 10,79

%

1G

1,50 1H

identificación de riesgos

%

1,50

%

0,50 2H

identificación de riesgos

%

0,50

%

3,79

%

%

2,00 1K

%

1,00 3J

2,50 2K

1,00 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

0,50

%

sistemas de información

%

%

0,50

2,00 3S sistemas de información

COMUNICACIÓN PUBLICA 6,79 % 7,50 %

1T comunicación organizacional

%

políticas de administración de riesgos

2,00

0,50 2S

2,00 3R información secundaria

1,00

valoración de riesgos

%

%

información secundaria

%

%

9,00

%

%

%

4,50 1AC

plan de mejoramiento por proceso

%

2,00 1AD

2,00

plan de mejoramiento individual

4,00

%

2,50

%

EFECTIVIDAD 18,50

PLANES DE MEJORAMIENTO % 8,50 % ELEMENTOS 2AB

1AB plan de mejoramiento institucional

EFICACIA 22,50

3AB

plan de mejoramiento institucional

%

2,50 2AC

plan de mejoramiento por proceso

%

3,50 2AD

plan de mejoramiento individual

%

5,50

2,50

plan de mejoramiento institucional

%

3,50 3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

1,00 3AD

plan de mejoramiento individual

%

1,00

2,00

%

valoración de riesgos

1,50 2R

EFICIENCIA % 18,31

información primaria

%

3I

2,50

%

sistemas de información

análisis de riesgos

2J

valoración de riesgos

0,50 3H

identificación de riesgos

2I análisis de riesgos

1J

%

3G contexto estratégico

0,50 1S

3Q

información primaria

información secundaria

8,35 %

contexto estratégico

1I análisis de riesgos

%

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

6,50

0,50 1R

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 17,50

ELEMENTOS 2Q

información primaria

% %

EFICACIA % 20,00

1,50

ELEMENTOS 2T comunicación organizacional

%

1U

3,79

%

1,50

comunicación informativa

%

2V

medios de comunicación

%

2,50

2,50

1,00 3V

medios de comunicación

%

2,00 3U

comunicación informativa

1V

3,85

%

2U

comunicación informativa

%

2,50

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

1,00

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,0

EFICACIA

38,5

EFECTIVIDAD TOTAL

32,5 100

290 385 325 1000

64

TERCER ESCENARIO

16.- TALLER DE VALIDACION. Lugar: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Para la ejecución de nuestro tercer escenario se realizó una presentación en multimedia, con video motivacional sobre las actitudes de nuestros servidores en muchas de nuestras organizaciones públicas y privadas. Un recuento del trabajo sobre los modelos de Gestión de Calidad y Estándar de Control Interno, se aplicó nuestro taller de validación para reconfirmar las respuestas anteriores de la encuesta original.La encuesta se realizó a los asistentes de las diferentes dependencias individual para obtener un mejor resultado de confirmación a las respuestas anteriores.

TALLER DE VALIDACION

El modelo de preguntas fueron ajustadas, según lo que se había observado antes, cambiando las opciones de respuestas. 1.- Rara Vez, 2.- Algunas Veces, 3.- Usualmente. Para los subsistemas, componentes y elementos. TITULO DEL TRABAJO. Implementación y Aplicación de los modelos de Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y Estándar de Control Interno (MECI) en el estado, para el sector agropecuario en su subsector regulador de política. OBJETIVO GENERAL. Diagnóstico y Evaluación de la aplicación de los modelos de Gestión de Calidad y Estándar de Control Interno en las organizaciones del Estado. OBJETIVOS ESPECIFICOS. • •

Generar un estudio piloto que sirva como modelo de aplicación en las organizaciones del estado. Identificar y precisar variables y factores críticos de éxito. 65

•

Definir y clasificar acciones orientadas a minimizar los efectos de las variables identificadas por subsistema.

•

OBJETIVO DEL TALLER DE VALIDACION

•

Validar la información y recoger observaciones.

•

La importancia del compromiso institucional se verá reflejada en los resultados alcanzados una vez se analicen y clasifiquen los datos y la posterior alimentación del modelo en estudio.

•

La consideración particular debe ser: “el mantener absoluta veracidad en las respuestas”. Lo anterior, tiene como fin, lograr definir factores críticos de éxito, basados en la retroalimentación que al final del taller será recogida. Estos factores serán, los que van a determinar las variables sobre las cuales las organizaciones de Estado deben encaminar sus esfuerzos.

•

No es deseable para la buena gestión del Estado, trabajar solo para apuntalar y lograr detalles de forma y de cumplimiento de disposiciones legales y técnicas, que al final de la jornada, no se ven reflejadas en el quehacer diario camino a la mejora.

•

Gracias por su participación, es importante para nosotros y por supuesto, para todo el Estado. 16.1 PRESENTACION MULTIMEDIA.

66

67

RESULTADOS TERCER ESCENARIO. RESUMEN RESPUESTAS A TALLER DE VALIDACION SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO 1.- Ambiente de control A.- Acuerdos compromisos y protocolos éticos. Impulso la creación de un código de conducta ético para la organización 1A (valores éticos). Son motivados a participar los funciónarios, en el desarrollo y comunicación de 2A los valores éticos adoptados por la entidad? En su concepto el quehacer organizacional se desarrolla de acuerdo con 3A valores y principios establecidos? 1.- Ambiente de control B.- Desarrollo del Talento Humano 1B Existe un plan de capacitación, se revisa? Cuando los funcionarios realizan sugerencias existe receptividad por parte de 2B la alta dirección? Los resultados de la evaluación de desempeño sirven de insumo para 3B programar acciones de capacitación y desarrollo de los servidores? 1.- Ambiente de control C.- Estilo de Dirección La alta dirección ha realizado actividades para fortalecer el MECI y el Sistema 1C de Gestión de la Calidad? El plan de acción permite evaluar la gestión de la entidad frente al logro de su 2C misión instituciónal? El estilo de dirección facilita la participación de la parte interesada y de la 3C ciudadania para ejercer el control social? 2.- Direccionamiento Estratégico D.- Planes y Programas En la formulación de los planes estrategicos (indicativo), y de acción, participan todas las areas de la institución? Son coherentes, el plan estratégico y los planes de acción de la organización 2D con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y el sistema de control interno establecidos? 3D Los planes y programas de la organización son consistentes con los objetivos y 1D

Política Sectorial

Control Interno

Planeac Presup

Total Organiz

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

3,0

5,0

4,7

4,6

3,0

4,3

5,0

4,6

3,0

3,7

3,3

3,4

5,0

5,0

4,0

4,4

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

4,7

4,8

5,0

4,3

4,0

4,2

5,0

3,7

4,7

4,4

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

68

la política de calidad?

1E 2E 3E

1F 2F 3F

1G 2G 3G

1H 2H 3H

1I 2I 3I

1J 2J 3J

1K 2K 3K

2.- Direccionamiento Estratégico E.- Modelos de Operación por Proceso El manual de calidad y el Manual de operación incluyen los procesos y procedimientos documentados y clasificados conforme a la norma (SGC y MECI) Existe un mapa de procesos y la caracterización de los mismos. La organización ha determinado la necesidad de establecer procesos documentados y proporciona recursos específicos para su aplicación y la entrega de un producto o servicio de calidad? 2.- Direccionamiento Estratégico F.- Estructura Organizacional Existe disponibilidad de recursos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad? Ud considera que la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para alcanzar los objetivos y misión corporativa? Los niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en la Estructura Organizacional han contribuido a la ejecución de los procesos? 3.- Administración de Riesgos G.- Contexto Estratégico Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo? Se realizan análisis de los aspectos externos,internos que implican exposición al riesgo? Se realiza seguimiento a las medidas ante los riesgos identificados? 3.- Administración de Riesgos H.- Identificación de Riesgos Los funcionarios responsables por actividades conocen e identifican los controles establecidos para atenuar los riesgos? Conoce si se han identificado nuevos riesgos y diseñado nuevos controles para su proceso Se realiza seguimiento a las causas y efectos de los riesgos identficados. 3.- Administración de Riesgos I.- Análisis de Riesgos La organización ha realizado estudios para determinar la probabilidad de ocurrencia de riesgos? la organización ha construido sus mapas de riesgos por procesos? Los funionarios participan y conocen los planes de mejoramiento resultado de las auditorías? las acciones de mejora, resultado del anàlisis de las auditorías son implementadas con oportunidad? 3.- Administración de Riesgos J.- Valoración de Riesgos Conoce y aplica la metodología que permite evitar,reducir, dispersar o transferir el riesgo? Se puede evidenciar la evaluación y periodicidad sobre el plan adoptado para la administración del riesgo? Existen los recursos suficientes para tomar decisiones sobre el riesgo valorado? 3.- Administración de Riesgos K.- Políticas de Administración de Riesgos Se toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones preventivas? Se han evaluado los resultados de la política de administración del riesgo? Conoce Ud si existe una dependencia que se encargue del seguimiento y evaluación de la administración de los riesgos?

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

4,3

4,0

4,2

3,0

5,0

4,7

4,6

3,0

4,3

4,7

4,4

3,0

5,0

4,3

4,4

5,0

4,3

4,7

4,6

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

4,3

4,7

4,6

5,0

5,0

4,0

4,4

3,0

5,0

4,0

4,2

5,0

5,0

4,7

4,8

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

4,7

4,8

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

3,7

4,7

4,4

3,0

3,7

3,7

3,6

3,0

5,0

4,0

4,2

5,0

5,0

4,0

4,4

5,0

5,0

5,0

5,0

69

RESUMEN RESPUESTAS A TALLER DE VALIDACION SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION 1.- Actividades de Control

Política Control Planeac Total Sectorial Interno Presup Organiz

L.- Políticas de operación Que mecanismos se aplican en su dependencia para facilitar el ejercicio del autocontrol?

1,0

5,0

4,7

4,4

5,0

5,0

4,7

4,8

3,0

5,0

5,0

4,8

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

4,3

4,6

1N apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo?

5,0

5,0

4,3

4,6

2N Se han realizado revisiones a los controles?

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

4,3

4,3

4,4

5,0

4,3

4,7

4,6

5,0

3,7

4,0

4,0

1L 2L 3L

Cuenta con un plan anual, informes semestrales de las actividades realizadas durante el 2009, y evaluaciones? Se han definido las politicas de operación y las mismas permiten identificar los responsables de asegurar que se establezcan,implementen y se mantengan los procesos necesarios para el adecuado funcionamiento de la organización?

1.- Actividades de Control M.- Procedimientos 1M Conoce y aplica el Manual de Calidad y el de operación? Se realiza la validación sistemática del diseño y desarrollo de los

2M procedimientos, para cumplir con los objetivos de calidad?

El proceso de medición, seguimiento, análisis y mejora evidencia la

3M conformidad del producto y/o servicio. 1.- Actividades de Control N.- Controles

Se determinan las actividades de revisión, verificación,y validación

3N

Se analizan los registros de las no conformidades y de las acciones tomadas como resultado de la aplicación del procedimiento de mejora, incluyendo las concesiones otorgadas a productos no conformes?

1.- Actividades de Control O.- Indicadores Son diferentes los equipos que diseñan , revisan y actualizan los

1O indicadores?

Se han identificado y diseñado los puntos de control frente a los riesgos más

2O significativos?

La evaluación de los indicadores ha permitido medir el cumplimiento de los

3O factores críticos de los procesos facilitando la toma de decisiones? 1.- Actividades de Control P.- Manual de Operación 1P

El manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta?

5,0

5,0

4,7

4,8

2P

El manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad?

5,0

5,0

5,0

5,0

3P

Se ha actualizado el manual de procedimientos u operaciones cuando ocurren cambios que lo modifiquen?

5,0

5,0

5,0

5,0

2.- Información Q.- Información Primaria

70

Ud ha identificado en su dependencia las necesidades de información

1Q externas e internas?

Los resultados han sido utilizados como insumo para el reporte de

2Q indicadores o controles requeridos por la entidad?

El análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas

3Q ha sido utilizada para determinar acciones preventivas, correctivas y de mejora?

3,0

5,0

4,3

4,4

3,0

5,0

4,0

4,2

5,0

3,7

4,0

4,0

2.- Información R.- Información Secundaria 1R

La retroalimentación del cliente interno ha contribuido para la mejora de los procesos?

5,0

5,0

4,7

4,8

2R

En los procedimientos ha sido utilizadala información secundaria?

5,0

5,0

4,0

4,4

3R

El informe de Revisión por la Dirección es utilizado en la toma de decisiones?

5,0

5,0

4,3

4,6

2.- Información S.- Sistemas de Información 1S

Estan establecidas y diferenciadas las lineas de información, autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerarquicos de la organización?

5,0

5,0

5,0

5,0

2S

Los sistemas de información generan datos confiables?

5,0

5,0

4,3

4,6

3S

Los controles aplicados a los sistemas de información generan resultados confiables?

5,0

4,3

3,3

3,8

5,0

5,0

5,0

5,0

4,1

4,1

4,1

4,1

5,0

4,3

4,0

4,2

3,0

5,0

5,0

4,8

2U servicios prestados al ciudadano?

3,0

4,3

4,7

4,4

3U Los clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

5,0

5,0

4,3

4,6

3,0

4,3

3,7

3,8

5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

4,7

4,8

3.- Comunicación Pública T.- Comunicación Organizacional 1T 2T 3T

Se concientiza a los servidores públicos sobre la pertinencia e importancia de sus actividades y cómo ellas contribuyen a la consecución de los objetivos de calidad? Las estrategias de comunicación han aportado al desarrollo de un clima laboral favorable? Ud cree que los sistemas de comunicación estan diseñados para dar cubrimiento horizontal y vertical a toda la estructura de la entidad?

3.- Comunicación Pública U.- Comunicación Informativa El Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información

1U para la contratación estatal SICE?

Se han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o

3.- Comunicación Pública V.- Medios de Comunicación 1V 2V 3V

Está ajustado el Plan de Comunicaciones según los grupos de interés? El área de atención al usuario ha facilitado el acceso a la información generada por la entidad? La información disponible para el ciudadano y partes interesadas se ha mantenido actualizada?

71

RESUMEN RESPUESTAS A TALLER DE VALIDACION SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION 1.- Autoevaluación W.- Autoevaluación del Control 1W 2W 3W

La implementación del MECI ha contribuido al mejoramiento de la gestión institucional con relación a las vigencias anteriores a su implementación? Se han realizado mediciones al Sistema de Control Interno con las herramientas adoptadas para tal fin? Se incluye en la Revisión por la Dirección: la evaluación de las oportunidades de mejora y los resultados de las verificaciones del diseño y desarrollo aplicado?

Política Control Planeac Total Sectorial Interno Presup Organiz 5,0

5,0

4,3

4,6

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

3,7

4,2

1.- Autoevaluación X.- Autoevaluación de Gestión 1X

Se analiza en la revisión la implementación de acciones originada por los resultados de la retroalimentación de los clientes?

5,0

4,3

4,3

4,4

2X

El responsable o lider de la alta Dirección ha realizado el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión?

5,0

5,0

4,7

4,8

3X

Las auditorías internas de calidad se planifican y programan considerando los resultados de auditorías previas?

3,0

5,0

4,3

4,4

2.- Evaluación Independiente Y.- Evaluación del Sistema de Control Interno 1Y

Se han implementado y aplicado mecanismos de sensibilización y de practica que faciliten el ejercicio del autocontrol y fortalecimiento del sistema de control interno en la organización?

5,0

5,0

4,3

4,6

2Y

Se asegura la entidad que el Sistema de control interno tiene la capacidad paracumplir con los requisitos definidos en los procesos?

3,0

5,0

4,3

4,4

3Y

Se uitlizan los datos resultado de la revisión de requisitos relacionados con el producto y/o servicio y se verifican las acciones que en esta revisión se originen?

3,0

5,0

3,2

3,7

2.- Evaluación Independiente Z.- Auditoria Interna 1Z

Existe un procedimiento documentado que incluya la responsabilidad y requisitos para planificar y realizar las auditorías internas de calidad, registrar e informar los resultados?

5,0

5,0

5,0

5,0

2Z

Se realiza seguimiento a la aplicación de acciones correctivas?

5,0

5,0

5,0

5,0

3Z

La entidad ha tomado decisiones con base en las auditorías realizadas?

5,0

5,0

4,0

4,4

5,0

5,0

4,0

4,4

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

5,0

4,7

4,8

5,0

5,0

4,7

4,8

3.- Planes de Mejoramiento AB.- Institucional 1AB El plan de mejoramiento cuenta con los recursos requeridos? La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de

2AB la implementación de las acciónes correctivas suscritas en el Plan de Mejoramiento?

Ud ha evaluado si las acciones de mejora del plan de mejoramiento

3AB correspondientes a su area, son efectivas? 3.- Planes de Mejoramiento AC.- Procesos

Se aplica un sistema de evaluación apropiado para el seguimiento de las

1AC acciones del plan de mejoramiento de procesos?

72

Están disponibles los resultados del sistema de evaluación y son

2AC difundidos de manera permanente a los clientes internos?

5,0

5,0

5,0

5,0

3AC Se verifica la eliminación de las causas de las no conformidades?

3,0

5,0

4,3

4,4

1AD contempladas en los planes de mejoramiento individuales y el resultado de

5,0

4,3

4,7

4,6

2AD Su gestión es evaluada y retroalimentada?

5,0

5,0

4,7

4,8

3,0

5,0

5,0

4,8

3.- Planes de Mejoramiento AD.- Individual El líder de dependencia ha verificado la pertinencia de las acciones su aplicación en terminos de desempeño?

La organización realiza y ejecuta planes de caacitación y actualización

3AD acorde a un plan de necesidades?

GRAFICAS ENCUESTA TALLER DE VALIDACION POR PREGUNTA 1G.- Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo? Política Sectorial TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION

1G

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO CONTROL ESTRATEGICO

Adm inistración de Riesgo

PREGUNTA PREGUNTA--1G

Contexto Estratégico

1 Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

% de valoración

Total

0%

Usualmente

1G F % P

0 0% 0,0

PT

Eficiencia

1 100% 3,0

0 0% 0,0

SATISFACTORIO

1 100%

3,00

100%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

0%

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo?

20%

40%

60%

80%

100%

Control Interno TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION

1G

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO CONTROL ESTRATEGICO

Adm inistración de Riesgo

PREGUNTA PREGUNTA--1G

Contexto Estratégico

1 Rara Vez

2

3

Algunas Usualmente Veces

% de valoración Total

100%

Usualmente

1G F % P

0 0% 0,0

PT

Eficiencia

0 0% 0,0

3 100% 5,0

ADECUADO

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo?

3 100%

5,00

0%

Algunas Veces Rara Vez

0% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

73

Planeacion Presupuestal y Desarrollo Organizacional Calidad TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD TALLER DE VALIDACION

1G

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 1 CONTROL ESTRATEGICO

Adm inistración de Riesgo

PREGUNTA PREGUNTA--1G

Contexto Estratégico

2

Rara Vez

3

Algunas Usualmente Veces

% de valoración Total

67%

Usualmente

1G F % P

0 0% 0,0

PT

Eficiencia

2 33% 1,0

4 67% 3,3

6 100%

4,33

ADECUADO

33%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

0%

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo?

20%

40%

60%

80%

100%

Grupo Total TABULACION DE ENCUESTA POR PREGUNTA (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION

1G

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO 1 CONTROL ESTRATEGICO

Adm inistración de Riesgo

PREGUNTA

PREGUNTA--1G

Contexto Estratégico

Rara Vez

2

3

Algunas Usualmente Veces

% de valoración Total

70%

Usualmente

1G F % P

0 0% 0,0

PT

Eficiencia

3 30% 0,9

7 70% 3,5

ADECUADO

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo?

10 100%

Rara Vez

4,40

30%

Algunas Veces

0% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

GRAFICAS ENCUESTA TALLER DE VALIDACION POR ELEMENTO Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Informatica.

74

Preguntas: 1U

El Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

2U

Se han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano?

3U

Los clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION

Comunicación Informativa

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

1

2 3 Algunas Usualmente Veces

Rara Vez

ELEMENTO F % P

Comunicación Informativa

0 0% 0,0

1 67% 2,0

PT

%valoración por elemento

Total

0 33% 1,7

1 100%

33%

Usualmente

67%

Algunas Veces

3,67

SATISFACTORIO

1UEl Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

0%

Rara Vez

2USe han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano?

0%

3ULos clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION

Comunicación Informativa

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

1 Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

ELEMENTO

Comunicación Informativa

%valoración por elemento

Total Usualmente

F % P

0 0% 0,0

PT

0 11% 0,3

3 89% 4,4

89%

3 100%

ADECUADO

4,78

11%

Algunas Veces

1UEl Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

0%

Rara Vez 2USe han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano? 3ULos clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

0%

20%

40%

60%

80%

100%

75

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION

Comunicación Informativa

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

1 Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

ELEMENTO Comunicación Informativa

F % P

0 0% 0,0

PT

2 20% 0,6

8 80% 4,0

%valoración por elemento

Total

10 100%

ADECUADO

4,60

Usualmente

80% 20%

Algunas Veces

1UEl Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

0%

Rara Vez 2USe han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano?

0%

3ULos clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR ELEMENTO (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

Comunicación Informativa

TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

Com unicación Pública

1 Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

ELEMENTO Comunicación Informativa

F % P

0 0% 0,0

PT

1 17% 0,5

5 83% 4,2

%valoración por elemento

Total

6 100%

ADECUADO

4,67

Usualmente

83% 17%

Algunas Veces

1UEl Proceso contractual se encuentra publicado en elsistema de información para la contratación estatal SICE?

Rara Vez

0%

2USe han tomado decisiones con base en la evaluación de los productos y/o servicios prestados al ciudadano? 3ULos clientes están debidamente informados sobre la gestión de la entidad?

0%

20%

40%

60%

80%

100%

GRAFICAS ENCUESTA TALLER DE VALIDACION POR COMPONENTE Subsistema: Control Estratégico Componente: Administración de riesgo Elementos: contexto estratégico identificación de riesgos análisis de riesgos valoración de riesgos politicas de adm de riesgo

76

Preguntas: 1G

Conoce planes estratégicos que contribuyen al control de la entidad frente a una exposición al riesgo?

2G

Se realizan análisis de los aspectos externos,internos que implican exposición al riesgo?

3G

Se realiza seguimiento a las medidas ante los riesgos identificados?

1H 2H 3H 1I 2I 3I

Los funcionarios responsables por actividades conocen e identifican los controles establecidos para atenuar los riesgos? Conoce si se han identificado nuevos riesgos y diseñado nuevos controles para su proceso Se realiza seguimiento a las causas y efectos de los riesgos identficados. La organización ha realizado estudios para determinar la probabilidad de ocurrencia de riesgos? la organización ha construido sus mapas de riesgos por procesos? Los funionarios participan y conocen los planes de mejoramiento resultado de las auditorías? las acciones de mejora, resultado del anàlisis de las auditorías son implementadas con oportunidad?

1J

Conoce y aplica la metodología que permite evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo?

2J

Se puede evidenciar la evaluación y periodicidad sobre el plan adoptado para la administración del riesgo?

3J

Existen los recursos suficientes para tomar decisiones sobre el riesgo valorado?

1K

Se toman como base los mapas de riesgos para establecer acciones preventivas?

2K

Se han evaluado los resultados de la política de administración del riesgo?

3K

Conoce Ud si existe una dependencia que se encargue del seguimiento y evaluación de la administración de los riesgos?

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

TALLER DE VALIDACION

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS contexto estratégico

%valoración por componente

identificación de riesgos

CONTROL análisis de riesgos ESTRATEGICO

valoración de riesgos

1 Rara Vez

politicas de adm de riesgo

2 3 Algunas Usualmente Veces

Total

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

F

0

% P PT

0% 0,00

27

63

30% 70% 0,90 3,50 ADECUADO

70%

Usualmente

90 100%

4,40

30%

Algunas Veces

Rara Vez

0% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

77

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS contexto estratégico

%valoración por componente

identificación de riesgos

CONTROL análisis de riesgos ESTRATEGICO

valoración de riesgos

1 Rara Vez

politicas de adm de riesgo

2 3 Algunas Usualmente Veces

87%

Usualmente Total

13%

Algunas Veces

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

F

0

% P PT

0% 0,00

6

39

13% 87% 0,40 4,33 ADECUADO

45 100%

0%

Rara Vez

4,73

0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS contexto estratégico

%valoración por componente

identificación de riesgos

CONTROL análisis de riesgos ESTRATEGICO

valoración de riesgos

1 Rara Vez

politicas de adm de riesgo

2 3 Algunas Usualmente Veces

75%

Usualmente Total

25%

Algunas Veces

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

F

0

% P PT

0% 0,00

37

113

25% 75% 0,74 3,77 ADECUADO

150 100%

0%

Rara Vez

4,51

0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION SUBSISTEMA

ELEMENTOS contexto estratégico

%valoración por componente

identificación de riesgos

CONTROL análisis de riesgos ESTRATEGICO

valoración de riesgos

1 Rara Vez

politicas de adm de riesgo

2 3 Algunas Usualmente Veces

73%

Usualmente Total

27%

Algunas Veces

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

F

0

% P PT

0% 0,00

4

11

27% 73% 0,80 3,67 ADECUADO

15 100%

4,47

Rara Vez

0% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

78

GRAFICAS ENCUESTA TALLER DE VALIDACION POR SUBSISTEMAS Subsistema: Control Estratégico TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL ESTRATEGICO

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL ESTRATEGICO Total

73%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

0 0% 0,0

9 27% 0,8

24 73% 3,6

ADECUADO

PT

33 100%

27%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,45 0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL ESTRATEGICO

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL ESTRATEGICO Total

86%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

14 14% 0,4

85 86% 4,3

ADECUADO

99 100%

14%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,72 0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

TALLER DE VALIDACION

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL ESTRATEGICO

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL ESTRATEGICO Total

76%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P PT

1 1% 0,0

46 23% 0,7

151 76% 3,8

ADECUADO

198 100%

23%

Algunas Veces

1%

Rara Vez

4,52 0%

20%

40%

60%

80%

100%

79

TABULACION DE ENCUESTA POR COMPONENTE (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL ESTRATEGICO

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL ESTRATEGICO Total

79%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

1 0% 0,0

PT

69 21% 0,6

260 79% 3,9

ADECUADO

330 100%

4,57

21%

Algunas Veces

0%

Rara Vez 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Subsistema: Control de Gestión TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE GESTION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

76%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

1 3% 0,0

PT

7 21% 0,6

25 76% 3,8

ADECUADO

33 100%

21%

Algunas Veces

3%

Rara Vez

4,49 0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE GESTION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

90%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

10 10% 0,3

89 90% 4,5

ADECUADO

99 100%

10%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,77 0%

20%

40%

60%

80%

100%

80

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE GESTION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

72%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

2 1% 0,0

54 27% 0,8

PT

142 72% 3,6

ADECUADO

198 100%

27%

Algunas Veces

1%

Rara Vez

4,44 0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE GESTION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE GESTION Total

78%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

3 1% 0,0

71 22% 0,6

PT

256 78% 3,9

ADECUADO

330 100%

22%

Algunas Veces

1%

Rara Vez

4,54 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Subsistema: Control de Evaluación TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE EVALUACION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION Total

76%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

5 24% 0,7

16 76% 3,8

ADECUADO

21 100%

24%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,52 0%

20%

40%

60%

80%

100%

81

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE EVALUACION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION Total

97%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

2 3% 0,1

61 97% 4,8

ADECUADO

63 100%

3%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,94 0%

20%

40%

60%

80%

100%

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

TALLER DE VALIDACION FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE EVALUACION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION Total

75%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

30 24% 0,7

95 75% 3,8

ADECUADO

125 99%

24%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,48 0%

20%

40%

60%

80%

100%

82

GRAFICAS TALLER DE EVALUACION GRUPO TOTAL CONSOLIDADO

Política Sectorial. TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA-COMPONENTE-ELEMENTO (MECI) POLITICA SECTORIAL TALLER DE VALIDACION GRUPO TOTAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

ELEMENTO

1 Rara Vez

F % P

TOTAL

1 0% 0,0

PT

2 3 Algunas Usualmente Veces 21 100% 3,0

65 0% 0,0

ADECUADO

TOTAL % de valoración Total 87 100%

0%

Usualmente

100%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,48

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA (MECI) GRUPO TOTAL TALLER DE VALIDACION

0%

20%

40%

60%

80%

100%

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

1

CONTROL DE EVALUACION

Rara Vez

2 3 Algunas Usualmente Veces

total % de valoración CONTROL DE EVALUACION Total

82%

Usualmente

SUBSISTEMA TOTAL

F % P

0 0% 0,0

PT

37 18% 0,5

172 82% 4,1

ADECUADO

209 100%

18%

Algunas Veces

0%

Rara Vez

4,62 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Control Interno TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA-COMPONENTE-ELEMENTO (MECI) CONTROL INTERNO TALLER DE VALIDACION GRUPO TOTAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

COMPONENTE

ELEMENTO

1 Rara Vez

TOTAL

F % P PT

0 0% 0,0

2 3 Algunas Usualmente Veces 26 0% 0,0

235 100% 5,0

ADECUADO

TOTAL % de valoración Total 261 100%

100%

Usualmente Algunas Veces

0%

Rara Vez

0%

4,79 0%

20%

40%

60%

80%

100%

83

Planeación Presupuestal y Calidad

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA -COMPONENTE-ELEMENTO (MECI) PLANEACION PRESUPUESTAL Y CALIDAD

TALLER DE VALIDACION GRUPO TOTAL FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION

SUBSISTEMA

TABULACION DE ENCUESTA POR SUBSISTEMA-COMPONENTE-ELEMENTO (MECI) GRUPO TOTAL TOTAL % de valoración TALLER DE VALIDACION 1 2 3 COMPONENTE

ELEMENTO

FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE VALORACION Algunas Rara Vez

SUBSISTEMA

COMPONENTE

TOTAL

F % P

ELEMENTO

13 0% Rara Vez 0,0

PT

TOTAL

F % P PT

Veces

Usualmente

130 388 2 3 33% 67% Algunas Usualmente 1,0 3,3 Veces ADECUADO

4 0% 0,0

177 30% 0,9

688 70% 3,5

ADECUADO

Total 521 100%

Total

67%

Usualmente

TOTAL % de valoración 33%

Algunas Veces

Usualmente Rara Vez

70%

0%

4,48 869 100%

Algunas Veces 0%

20%

30% 40%

20%

40%

60%

80%

100%

0%

Rara Vez

4,57 0%

60%

80%

100%

Grupo Total

84

POLITICA SECTORIAL

ARBOL DE GESTION TALLER DE VALIDACION

INDICE DE GESTION

EFICACIA % 57,84

EFICIENCIA % 42,17

11,99

13,55

%

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

4,70 1B

desarrollo del talento humano

%

2,59 1C

estilo de dirección

%

%

4,70

%

5,50 2B

desarrollo del talento humano

%

4,17 2C

estilo de dirección

%

5,50

3A

1L

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

3,15 3B

desarrollo del talento humano

5,20 3C

%

%

5,20

%

procedimientos

%

planes y programas

%

4,70 1E

%

modelo de operación por proceso

%

4,70

5,50 2E

%

5,50

5,20 3E modelo de operación por proceso

%

4,70 1N

%

4,70 1O

5,50 2M

procedimientos

%

5,50 2N

políticas de operación

%

%

5,50 2O

3,15 3M

procedimientos

%

controles

indicadores

planes y programas

modelo de operación por proceso

%

%

15,00

%

5,20 3N

1W

%

7,50 1X

1P manual de procedimientos

%

4,70

%

11,99

5,50

%

%

%

12,98

%

7,50

%

15,00

%

3W

9,33

autoevaluación de control

%

8,50

2X

3X

autoevaluación de gestión

9,33

%

autoevaluación de gestión

4,48

%

EVALUACION INDEPENDIENTE 15,33 % %

12,98

5,20 3O ELEMENTOS 2Y

indicadores

2P manual de procedimientos

AUTOEVALUACION 18,66

%

autoevaluación de gestión

controles

indicadores

%

EFECTIVIDAD 43,42

autoevaluación de control

1Y 4,70

%

2W

autoevaluación de control

13,55

3D

planes y programas

%

23,95

3L

políticas de operación

controles

% ELEMENTOS 2D

1,50 1M

EFICACIA 61,98

ELEMENTOS

2L

políticas de operación

estilo de dirección

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 14,10 15,17 % %

1D

%

ELEMENTOS

2A acuerdos,compro misos,protocolos eticos

EFICIENCIA % 52,50

COMPONENTE

ACTIVIDADES DE CONTROL 20,30 % 27,50 %

ELEMENTOS

464

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 55,15

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL % 15,17 %

1A

EFICACIA % 56,51

NIVEL DE SATISFACCION

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 49,00

COMPONENTE

%

%

SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 45,37

PERIODO

5,20 3P

manual de procedimientos

5,50

%

5,20

INFORMACION 15,17 %

%

15,60

evaluación independiente al sistema de control interno

evaluación independiente al sistema de control interno

%

%

7,50 1Z

7,50

%

2Z

auditoria interna

%

6,00

3Y evaluación independiente al sistema de control interno

auditoria interna

%

4,48 3Z

9,33

auditoria interna

%

8,50

5,20

85

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 45,37

EFICACIA % 57,84

1F

2F

estructura organizacional

%

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 49,00

4,70

estructura organizacional

%

4,17

EFICIENCIA % 42,17

3F estructura organizacional

%

1Q

3,15

ADMINISTRACION DE RIESGOS 19,28

1G

%

2,59 1H

identificación de riesgos

%

4,70

%

5,50 2H

identificación de riesgos

%

5,50

contexto estratégico

%

%

4,70

%

valoración de riesgos

4,70 1K

5,50

5,20 3J

5,50 2K

%

comunicación organizacional

%

3,15 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

5,50

%

información secundaria

%

5,50 2S

5,50

5,20 3R inf ormación secundaria

%

sistemas de información

%

%

22,50

%

EFECTIVIDAD 43,42

PLANES DE MEJORAMIENTO % 27,99 %

17,46

%

inf ormación primaria

5,20 3S sistemas de inf ormación

%

COMUNICACIÓN PUBLICA 9,88 13,84 % %

1T

valoración de riesgos

políticas de administración de riesgos

2,59

%

4,70

4,17 2R

EFICIENCIA % 52,50

7,50 1AC

%

plan de mejoramiento por proceso

%

7,50 1AD

5,20

plan de mejoramiento individual

15,60

ELEMENTOS 2AB

1AB plan de mejoramiento institucional

7,50

%

EFICACIA 61,98

plan de mejoramiento institucional

9,33

%

3AB plan de mejoramiento institucional

8,50

%

2AC

3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

9,33

plan de mejoramiento por proceso

%

4,48

2AD

3AD

plan de mejoramiento individual

9,33

%

plan de mejoramiento individual

4,48

%

3,15

%

valoración de riesgos

%

%

análisis de riesgos

2J

%

sistemas de información

3I

análisis de riesgos

1J

5,20 3H

identificación de riesgos

2I

análisis de riesgos

%

3G

4,70 1S

3Q

información primaria

información secundaria

21,90 %

contexto estratégico

1I

%

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

27,50

2,59 1R

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 55,15

ELEMENTOS 2Q

información primaria

% %

EFICACIA % 56,51

4,70

ELEMENTOS 2T comunicación organizacional

%

1U

2,59

%

2,59

comunicación inf ormativa

%

2V

medios de comunicación

%

4,17

5,50

5,20 3V

medios de comunicación

%

5,20 3U

comunicación informativa

1V

5,20

%

2U

comunicación informativa

%

4,17

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

5,20

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,5

EFICACIA

37,5

EFECTIVIDAD TOTAL

33,0 100

295 375 330 1000

86

ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

16%

PUNTAJE DE PONDERACION

PUNTOS

POLITICA SECTORIAL

PUNTAJE

310

32%

PUNTOS

39%

PUNTOS

29%

PUNTOS

EFICACIA

100

EFICIENCIA

120

EFECTIVIDAD

90

PUNTOS

PUNTAJE

RESULTADO

46,4%

POLITICA SECTORIAL

464

38%

PUNTOS

30%

PUNTOS

32%

PUNTOS

EFICACIA

176,33

EFICIENCIA

140,04

EFECTIVIDAD

147,7

87

CONTROL INTERNO

ARBOL DE GESTION TALLER DE VALIDACION

INDICE DE GESTION

EFICACIA % 56,51

EFICIENCIA % 47,48

EFICACIA % 51,01

13,55

%

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

4,70 1B

desarrollo del talento humano

%

2,59 1C

estilo de dirección

%

5,50 2B

desarrollo del talento humano

%

4,17 2C

estilo de dirección

%

%

EFECTIVIDAD 59,50

%

AUTOEVALUACION % 18,66 %

23,95

17,00

3A

1L

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

5,20 3B

desarrollo del talento humano

%

5,20 3C

políticas de operación

%

4,70 1M

procedimientos

%

estilo de dirección

4,70 1N

3L

políticas de operación

%

5,50 2M

procedimientos

%

controles

5,50 2N

%

4,70

%

5,50

%

3,15

%

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 9,88 % 16,50 % 13,55

políticas de operación

%

5,20 3M

procedimientos

%

controles

ELEMENTOS 2D

planes y programas

5,20 3N

1W

%

2,59 1E

%

modelo de operación por proceso

%

4,70

5,50 2E

planes y programas

%

modelo de operación por proceso

%

5,50

5,20 3E modelo de operación por proceso

%

5,50 2O

%

indicadores

7,50 1X

autoevaluación de control

%

autoevaluación de gestión

%

controles

%

2W

autoevaluación de control

4,31

2,59

%

1P manual de procedimientos

%

4,70

%

14,10

4,17

%

2P manual de procedimientos

%

5,50

INFORMACION % 11,00

9,33

3W autoevaluación de control

%

8,50 3X

autoevaluación de gestión

%

8,50

EVALUACION INDEPENDIENTE 15,00 % 18,66 %

17,00

5,20 3O ELEMENTOS 2Y

indicadores

%

9,33 2X autoevaluación de gestión

1Y

3D

planes y programas

%

indicadores

% 1D

4,70 1O

EFICACIA 65,31

ELEMENTOS

2L

% %

11,81

ELEMENTOS

2A acuerdos,compro misos,protocolos eticos

EFICIENCIA % 46,12

COMPONENTE

ACTIVIDADES DE CONTROL 21,39 % 26,17 %

ELEMENTOS 1A

469

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 49,00

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL 11,99 % 15,17 %

NIVEL DE SATISFACCION

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 51,05

COMPONENTE

%

%

SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 43,26

PERIODO

3,15 3P

manual de procedimientos

%

5,20

%

11,50

evaluación independiente al sistema de control interno

%

7,50 1Z

evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

7,50

9,33 2Z

3Y evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

9,33

8,50 3Z auditoria interna

%

8,50

5,20

88

CONTROL ESTRATEGICO %

EFICIENCIA 43,26

%

1F

EFECTIVIDAD % 51,05

2F

estructura organizacional

%

EFICACIA 56,51

CONTROL DE GESTION

2,59

estructura organizacional

%

5,50

%

%

inf ormación primaria

3,15

1G

%

4,70 1H

identif icación de riesgos

2,59

%

%

4,17 2H

identif icación de riesgos

5,50

%

contexto estratégico

%

4,70

%

5,50

4,70 1K

%

%

5,20 3J

4,17 2K

valoración de riesgos

%

3,15 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

5,50

información secundaria

%

5,20 3S

5,50

sistemas de información

19,31

%

plan de mejoramiento institucional

%

7,50 1AC

plan de mejoramiento por proceso

%

7,50 1AD plan de mejoramiento individual

13,55

4,31

%

EFICACIA 65,31

%

EFECTIVIDAD 59,50

PLANES DE MEJORAMIENTO 27,99 % % ELEMENTOS 2AB

1AB

3,15

%

COMUNICACIÓN PUBLICA 11,99 13,84 % %

comunicación organizacional

%

políticas de administración de riesgos

4,70

%

%

3,15 3R

%

sistemas de inf ormación

ELEMENTOS 2T

1T

análisis de riesgos

valoración de riesgos

5,50 2S

EFICIENCIA 46,12

información primaria

inf ormación secundaria

%

%

3AB

plan de mejoramiento institucional

%

9,33 2AC

plan de mejoramiento por proceso

%

9,33 2AD

plan de mejoramiento individual

9,33

%

25,50

plan de mejoramiento institucional

%

8,50 3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

8,50 3AD

plan de mejoramiento individual

8,50

%

5,20

%

2J

valoración de riesgos

%

4,70

3Q

2R

sistemas de inf ormación

%

-

%

3I

análisis de riesgos

1J

5,20 3H

identif icación de riesgos

2I

análisis de riesgos

%

3G

4,70 1S

EFECTIVIDAD % 49,00

inf ormación primaria

inf ormación secundaria

23,95 %

contexto estratégico

1I

%

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

24,84

4,70 1R

EFICACIA 51,01

ELEMENTOS 2Q

1Q

ADMINISTRACION DE RIESGOS 21,39

%

3F estructura organizacional

% %

EFICIENCIA 47,48

CONTROL DE EVALUACION

4,70

comunicación organizacional

%

1U

4,70

%

2,59

comunicación informativa

%

2V

medios de comunicación

%

4,17

5,50

5,20 3V

medios de comunicación

%

3,15 3U

comunicación inf ormativa

1V

5,20

%

2U

comunicación inf ormativa

%

4,17

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

5,20

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,5

EFICACIA

37,5

EFECTIVIDAD TOTAL

33,0 100

295 375 330 1000

89

ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR

29%

PUNTAJE DE PONDERACION

PUNTOS

CONTROL INTERNO

PUNTAJE

150

27,0%

PUNTOS

53,0%

PUNTOS

20,0%

PUNTOS

EFICACIA

40

EFICIENCIA

80

EFECTIVIDAD

30

PUNTOS

PUNTAJE

RESULTADO

46,9%

CONTROL INTERNO

469

37,0%

PUNTOS

29,0%

PUNTOS

34,0%

PUNTOS

EFICACIA

172,83

EFICIENCIA

136,86

EFECTIVIDAD

159,55

90

PLANEACION Y PRESUPUESTO/CALIDAD

ARBOL DE GESTION TALLER DE VALIDACION

INDICE DE GESTION

EFICACIA % 49,86

EFICIENCIA % 36,93

11,99

9,45

%

3A

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

%

%

desarrollo del talento humano

%

4,70 1C

5,50 2B

desarrollo del talento humano

%

4,17 2C

3,15 3B

desarrollo del talento humano

%

3,15 3C

estilo de dirección

estilo de dirección

estilo de dirección

%

%

%

%

2,59

4,17

3,15

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 9,88 % 15,17 %

1L

%

ELEMENTOS 2D

planes y programas

procedimientos

%

%

2,59 1E

%

modelo de operación por proceso

%

4,70

5,50 2E

%

%

5,50

5,20 3E modelo de operación por proceso

%

4,70 1N

%

2,59 1O

2,59

%

4,17 2N

políticas de operación

%

%

4,17 2O

%

4,17

%

%

EFECTIVIDAD 35,38

8,62

AUTOEVALUACION % % 15,33

8,96

1W

%

2W

autoevaluación de control

%

4,31 1X

%

%

4,31

3W

autoevaluación de control

%

autoevaluación de gestión

9,33 2X

autoevaluación de control

%

autoevaluación de gestión

%

6,00

4,48 3X autoevaluación de gestión

%

4,48

EVALUACION INDEPENDIENTE 11,81 % 15,33 %

8,96

3,15 3O indicadores

2P manual de procedimientos

3,15 3N controles

indicadores

%

5,20 3M

procedimientos

controles

1P manual de procedimientos

4,17 2M

procedimientos

indicadores

13,55

planes y programas

modelo de operación por proceso

%

19,85

3L

políticas de operación

controles

3D

planes y programas

2,59 1M

EFICACIA 55,32

ELEMENTOS

2L

políticas de operación

% 1D

%

%

ELEMENTOS

2A

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

4,70 1B

EFICIENCIA % 33,36

COMPONENTE

ACTIVIDADES DE CONTROL % % 15,06 22,18

ELEMENTOS

375

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 38,75

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL % % 13,84

1A

EFICACIA % 47,20

NIVEL DE SATISFACCION

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 40,80

COMPONENTE

%

%

SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 36,93

PERIODO

3,15 3P

manual de procedimientos

%

2,59

%

5,50

%

5,20

%

9,88

INFORMACION % 12,51

%

9,45

ELEMENTOS 2Y

1Y evaluación independiente al sistema de control interno

%

4,31 1Z

%

auditoria interna

%

7,50

3Y

evaluación independiente al sistema de control interno

6,00 2Z

evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

9,33

4,48 3Z auditoria interna

%

4,48

5,20

91

CONTROL ESTRATEGICO %

EFICIENCIA 36,93

%

EFICACIA 49,86

1F

EFECTIVIDAD % 40,80

2F

estructura organizacional

2,59

%

CONTROL DE GESTION

estructura organizacional

4,17

%

%

EFICIENCIA 36,93

3F estructura organizacional

1Q

% ADMINISTRACION DE RIESGOS %

15,06

1G

%

2,59 1H

identificación de riesgos

%

2,59

%

3G

identificación de riesgos

%

4,17

contexto estratégico

%

%

2,59

%

4,70 1K

4,17

3,15 3J

4,17 2K

4,70

3,15 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

4,17

4,17 2R

%

información secundaria

%

4,17 2S

4,17

%

%

3,15 3S sistemas de información

%

%

EFECTIVIDAD 35,38

ELEMENTOS 2AB

1AB plan de mejoramiento institucional

%

4,31 1AC

plan de mejoramiento por proceso

%

4,31 1AD

3,15

plan de mejoramiento individual

9,45

EFICACIA 55,32

PLANES DE MEJORAMIENTO 12,93 24,66 % %

%

3,15 3R información secundaria

sistemas de información

%

EFICIENCIA 33,36

información primaria

COMUNICACIÓN PUBLICA 11,99 % 12,51 %

1T comunicación organizacional

%

políticas de administración de riesgos

2,59

%

valoración de riesgos

%

%

%

%

4,31

3AB

plan de mejoramiento institucional

%

9,33 2AC

plan de mejoramiento por proceso

%

9,33 2AD

plan de mejoramiento individual

%

17,46

6,00

plan de mejoramiento institucional

%

4,48 3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

4,48 3AD

plan de mejoramiento individual

%

8,50

3,15

%

valoración de riesgos

%

%

3Q

información primaria

sistemas de información

análisis de riesgos

2J

valoración de riesgos

2,59 1S

3I

análisis de riesgos

1J

3,15 3H

identificación de riesgos

2I

análisis de riesgos

%

4,17 2H

2,59 1R

EFECTIVIDAD % 38,75

ELEMENTOS 2Q

información secundaria

17,80 %

contexto estratégico

1I

%

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

20,85

EFICACIA 47,20

información primaria

3,15

%

%

CONTROL DE EVALUACION

4,70

ELEMENTOS 2T comunicación organizacional

%

1U

4,70

2U

%

1V

%

2,59

4,17

3U

%

4,17

3,15 3V

medios de comunicación

%

3,15 comunicación informativa

2V

medios de comunicación

5,20

%

comunicación informativa

comunicación informativa

%

4,17

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

3,15

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,5

EFICACIA

37,5

EFECTIVIDAD TOTAL

33,0 100

295 375 330 1000

92

ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR PUNTAJE DE PONDERACION

55,0%

PUNTOS

PLANEACION PRESUPUESTAL

PUNTAJE

540

28%

PUNTOS

37,0%

PUNTOS

35,2%

PUNTOS

EFICACIA

150

EFICIENCIA

200

EFECTIVIDAD

190

RESULTADO

37,5% PUNTOS PLANEACION PRESUPUESTAL

PUNTAJE

375

41,0%

PUNTOS

29,0%

PUNTOS

30,0%

PUNTOS

EFICACIA

152,38

EFICIENCIA

107,22

EFECTIVIDAD

114,93

93

17.- ANALISIS E INTERPRETACION TOTAL -CONSOLIDADO

ARBOL DE GESTION TALLER DE VALIDACION

INDICE DE GESTION

EFICACIA % 49,86

EFICIENCIA % 34,82

9,88

9,45

%

3A

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

%

%

%

desarrollo del talento humano

%

2,59 1C

estilo de dirección

5,50 2B

desarrollo del talento humano

%

4,17 2C

estilo de dirección

17,80

%

3,15 3B

desarrollo del talento humano

%

3,15 3C

1L políticas de operación

%

2,59 1M

procedimientos

%

estilo de dirección

4,70 1N

3L

políticas de operación

%

4,17 2M

procedimientos

%

controles

4,17 2N

%

2,59

%

4,17

%

3,15

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 9,88 15,17 % %

%

ELEMENTOS 2D

planes y programas

%

2,59 1E

políticas de operación

%

3,15 3M

procedimientos

%

controles

modelo de operación por proceso

%

4,70

5,50 2E

planes y programas

%

modelo de operación por proceso

%

5,50

5,20 3E modelo de operación por proceso

%

%

indicadores

8,62

AUTOEVALUACION % 15,33 %

8,96

3,15 3N

4,17 2O

%

indicadores

4,31 1X

%

4,31

2,59

%

1P manual de procedimientos

4,17

%

2P manual de procedimientos

9,33 2X

autoevaluación de control

%

%

6,00

4,48 3X

autoevaluación de gestión

autoevaluación de gestión

%

4,48

EVALUACION INDEPENDIENTE 11,81 15,33 % %

8,96

3,15 3O ELEMENTOS 2Y

indicadores

%

3W

autoevaluación de control

autoevaluación de gestión

controles

%

2W

autoevaluación de control

1Y

3D

planes y programas

%

EFECTIVIDAD 31,36

1W

13,55 %

1D

2,59 1O

EFICACIA 55,32

ELEMENTOS

2L

% %

%

%

ELEMENTOS

2A

acuerdos,compro misos,protocolos eticos

4,70 1B

EFICIENCIA % 33,36

COMPONENTE

ACTIVIDADES DE CONTROL 15,06 % 22,18 %

ELEMENTOS

364

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 36,70

COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL % 13,84 %

1A

EFICACIA % 47,20

NIVEL DE SATISFACCION

1000

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 40,80

COMPONENTE

%

%

SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 34,82

PERIODO

3,15 3P

manual de procedimientos

%

2,59

%

5,50

%

5,20

%

9,88

INFORMACION % 12,51

%

9,45

evaluación independiente al sistema de control interno

%

4,31 1Z

%

auditoria interna

%

7,50

3Y

evaluación independiente al sistema de control interno

6,00 2Z

evaluación independiente al sistema de control interno

%

auditoria interna

%

9,33

4,48 3Z auditoria interna

%

4,48

5,20

94

CONTROL ESTRATEGICO EFICIENCIA % 34,82

EFICACIA % 49,86

1F

2F

estructura organizacional

2,59

%

CONTROL DE GESTION

EFECTIVIDAD % 40,80

estructura organizacional

4,17

%

EFICIENCIA % 34,82

3F estructura organizacional

1Q

% ADMINISTRACION DE RIESGOS %

15,06

1G

%

2,59 1H

identificación de riesgos

2,59

%

%

4,17 2H

identificación de riesgos

4,17

%

contexto estratégico

%

2,59

%

valoración de riesgos

4,70 1K

4,17

%

3,15 3J

4,70

4,17 2K

%

comunicación organizacional

%

3,15 3K

políticas de administración de riesgos

políticas de administración de riesgos

%

%

%

4,17

%

información secundaria

%

4,17 2S

4,17

3,15 3R información secundaria

%

sistemas de información

%

12,93

%

EFICACIA 55,32

%

3,15 3S sistemas de información

%

%

4,31 1AC

plan de mejoramiento por proceso

%

4,31 1AD

3,15

plan de mejoramiento individual

9,45

%

4,31

EFECTIVIDAD 31,36

ELEMENTOS 2AB

1AB plan de mejoramiento institucional

%

PLANES DE MEJORAMIENTO 24,66 % %

información primaria

COMUNICACIÓN PUBLICA 9,88 % 12,51 %

1T

valoración de riesgos

políticas de administración de riesgos

2,59

%

análisis de riesgos

valoración de riesgos

%

%

4,17 2R

EFICIENCIA % 33,36

3AB

plan de mejoramiento institucional

%

9,33 2AC

plan de mejoramiento por proceso

%

9,33 2AD

plan de mejoramiento individual

%

13,44

6,00

plan de mejoramiento institucional

%

4,48 3AC

plan de mejoramiento por proceso

%

4,48 3AD

plan de mejoramiento individual

%

4,48

3,15

%

2J

%

sistemas de información

3I

análisis de riesgos

1J

3,15 3H

identificación de riesgos

2I

análisis de riesgos

%

3G

2,59 1S

3Q

información primaria

información secundaria

17,80 %

contexto estratégico

1I

%

%

ELEMENTOS 2G

contexto estratégico

%

20,85

2,59 1R

CONTROL DE EVALUACION EFECTIVIDAD % 36,70

ELEMENTOS 2Q

información primaria

3,15

%

EFICACIA % 47,20

4,70

ELEMENTOS 2T comunicación organizacional

%

1U

2,59

%

2,59

comunicación informativa

%

2V

medios de comunicación

%

4,17

4,17

3,15 3V

medios de comunicación

%

3,15 3U

comunicación informativa

1V

5,20

%

2U

comunicación informativa

%

4,17

3T comunicación organizacional

medios de comunicación

%

3,15

ICONTEC NIVEL DE SATISFACCION PUNTAJE OBTENIDO ( % ) NIVEL DE SATISFACCION ?80 ? 100 EXCELENTE ?60 < 80

REGULAR

< 60

DEFICIENTE

CUADRO DE PONDERACIONES POR FACTORES ESTRATEGICOS FACTOR ESTRATEGICO PONDERACION (%) PUNTAJE MAXIMO EFICIENCIA

29,5

EFICACIA

37,5

EFECTIVIDAD TOTAL

33,0 100

295 375 330 1000

95

17.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR PUNTAJE DE PONDERACION

29% EFICACIA

100%

PUNTOS

PUNTAJE

TOTAL PONDERACION

1000

PUNTOS

40% EFICIENCIA

PUNTOS

PUNTOS

PUNTAJE

TOTAL CONSOLIDADO

364,2

290 36,4%

400

31% PUNTOS EFECTIVIDAD 310

41,8%

PUNTOS

28,3%

PUNTOS

29,9%

PUNTOS

EFICACIA

152,38

EFICIENCIA

103

EFECTIVIDAD

108,86

96

ARBOL DE GESTIÓN

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR PUNTAJE DE PONDERACION

100%

PUNTOS

PUNTAJE

TOTAL PONDERACION

1000

29%

PUNTOS

40%

PUNTOS

31%

PUNTOS

EFICACIA

290

EFICIENCIA

400

EFECTIVIDAD

310

PUNTOS

PUNTAJE

31,8%

PUNTOS 147,7

RESULTADO

46,4%

POLITICA SECTORIAL

38,0% EFICACIA

PUNTOS 176,33 46,9%

30,2% EFICIENCIA

PUNTOS 140,04

PUNTOS

PUNTAJE

CONTROL INTERNO

36,9% EFICACIA

PUNTOS 172,83

29,2% EFICIENCIA

37,5% PUNTOS PLANEACION PRESUP/CALIDAD 40,6% EFICACIA

PUNTOS 152,38

464

469 PUNTOS 136,86

34,0% EFECTIVIDAD

PUNTOS 159,55

PUNTAJE

375

EFICIENCIA

PUNTOS 107,22

PUNTOS

PUNTAJE

TOTAL CONSOLIDADO

364,2

36,4%

28,6%

EFECTIVIDAD

EFECTIVIDAD

30,6%

PUNTOS 114,93

41,8%

PUNTOS

28,3%

PUNTOS

29,9%

PUNTOS

EFICACIA

152,38

EFICIENCIA

103

EFECTIVIDAD

108,86

97

18.- MEDICION.

Al considerar el Estado como un todo y dentro de un sistema. No deja de sorprender que los resultados de la gestión de las diferentes organizaciones sea tan dispar. Al observar los tableros de indicadores, se notan algunos diseñados para ser medidos como factor de cumplimiento, olvidando que, una vez se implementó un sistema de Gestión de Calidad y se atendió la implementación de un Modelo de Control, la entrega de un producto o servicio no puede ser medida como la exitosa finalización de un proceso. Para determinar la calidad en la entega de un producto o servicio, es necesario definir variables para un indicador como resultado de un estudio serio de la retroalimentación recibida por procesos de autocontrol y autoevaluación que lleven, un análisis de datos recurrentes relacionados en las auditorías internas y externas. Es así como, para este estudio, se han definido por dependencia y por subsistema, componente y elemento, los criterios más débiles. Posteriormente, se diseña un indicador con las variables contempladas en el interrogante elegido como el más representativo del elemento calificado como el más débil. Se pretende mostrar en su medición, el avance o estancamiento. La elección obedece a la calificación obtenida por los diferentes elementos así: Para el subsistema estratégico en el componente administración de riesgos el elemento más débil, fue el de valoración de riesgos. Para el subsistema de gestión, el componente comunicación pública y el elemento medios de comunicación fue el más débil. Para el subsistema de evaluación, el componente autoevaluación y el elmento autoevaluación de gestión es el que afrece oportunidad de mejora. Las tres premisas anteriores son el punto de partida para la elección de variables relacionadas en el indicador a diseñar.

98

19.- INSTRUCTIVO PARA DISEÑO DE INDICADORES Los datos necesarios, para el inicio del diseño de indicadores son los siguientes: A.- COMPLETE EL CHECK LIST B.- SIGA EL FLUJOGRAMA DEL INDICADOR.

99

100

19.1 DEFINICION Y DISEÑO DE INDICADORES INDICADOR: No 1

IDENTIFICACION DEL RIESGO

HOJA DE VIDA DEL IDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR : PROCESO: RESPONSABLE:

Identificación del Riesgo

Direc c ionamiento Estratégico. Circulo de mejoramiento a que corresponde el proceso en estudio

Formular: Calcular: Analizar:

Jefe de dependencia ejecutora. Dependencia de Calidad

DEFINICIÓN Permite determinar la diferenc ia en el impac to sobre la gestión del proc eso o proc edimiento dependiendo del tipo de riesgo manejado. ESCALA

FUENTE

TENDENCIA

TIPO

Positiva

Eficac ia

M apa de riesgos, Estadístic as

Unidad

por tipo de manejo de riesgo.

NIVEL DE REFERENCIA

FRECUENCIA

CRITERIO

No Existe históric os para referenc ia

• Estándar:

RECOLECCIÓN

REVISIÓN

Una vez terminado el mapa

Trimestral

de riesgo. Se deben

• Tendenc ia históric a:

reportar c ada tres meses

• M ejores prác ticas:

FÓRMULA DE CÁLCULO

FÓRM ULA DE CÁLCULO INDICADORES DESAGREGADOS

USUARIOS Alta Direc ción INFORM ACION OPERACIONAL

Enero

# riesgos evitados Total

225

230

178

450

265

268

manejados Resultado( 0,50 Unid) NIV EL DE

Febrero

Abril

0,87

0,66

CA TEGORIZA CION DEL RESULTA DO MA RCO DE

DESA GREGA CIÓN

Por Proc eso

Marzo

Registro de Resultados Mayo Junio Julio

Variable

REFERENCIA EXCELENTE

REGULAR

DEFICIENTE

?80?100

?60