EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Examen final

NOMBRE:_______________________________ FECHA:__________________ OBJETIVO Determinar las habilidades del auditor para el reconocimiento de hallazgos respecto a incumplimientos de requisitos de la norma ISO 9001:2000 y determinar el grado de eficacia del Sistema de Calidad. METODOLOGÍA Ud. es un auditor líder y durante las evidencias que recoge se resumen en un caso que se presenta. Solamente las evidencias presentadas son en las que Ud. puede basarse. Lea Detenidamente el texto presentado de un caso de una empresa de metalurgia de conocimiento general. 1. Identifique y clasifique los hallazgos como no conformidades u observaciones según considere. 2. Redacte las no conformidades u observaciones. Identifique los numerales de la norma ISO 9001:2000 contra los cuales se relaciona el hallazgo; si identifica dos numerales colóquelos en orden de importancia o impacto al Sistema de Calidad. ( ejemplo: 7.4/ 6.2) 3. Realice un análisis integral de las evidencias recolectadas y haga una conclusión respecto al sistema de calidad de esta empresa.

NOTA: Tenga en cuenta que todas las situaciones descritas, desde la misma presentación y descripción de la empresa son evidencia para el proceso de auditoria, no suponga otras situaciones que no se presentan aquí. Calificación de cada hallazgo (no conformidad) identificada: Redacción y claridad de la no conformidad respecto a evidencias: 50%; Identificación de Requisitos de la norma ISO 9001: 50%. Calificación de prueba: RESULTADOS Calificación del 80% de no conformidades del caso: 70% _________ % Conclusión de eficacia del Sistema de Calidad: 30% _________ % Calificación mínima de auditor: 80% _________ % CALIFICACIÓN: ___________________ RECOMENDACIONES:

Docente: Carlos Chicaiza Varela

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EMPRESA DE PRODUCTORA DE LAMINAS SIL S.A.

SIL S.A. fabrica y comercializa perfiles redondos torneados y platinas de acero para la empresa en general. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y ESTUDIO DE CASO La empresa presenta el siguiente Organigrama.

PRESIDENTE GRUPO GERENTE GENERAL Director Administrativo & Financiero Asegurar los procesos de soporte financiero, calidad y humano Jefe de

Compras

Director de Calidad

Jefe Control de Calidad & Laboratorio Asegura la calidad de insumos, productos en proceso y terminado

Asegurar el cumplimiento de estándares en la empresa

Jefe de Recurso Humano Asegura competencia desempeño personal

la y de

Jefe Contabilidad

Director Producción

Jefe de Mantenimiento

Realiza y controla programa mantenimiento compras de repuestos Jefe de Normalización Asegura el mejoramiento de los métodos y procedimientos organizacionales.

Reparación mecánica equipos

Asegurar el cumplimiento de pedidos y calidad de los clientes

Asegura la logística hacia producción y para el cliente

Jefe planta

Jefe de Almacén

Coordinación de planes de producción

Mecánicos/ Eléctrico

Supervisor

Control de la de producción

Supernumerarios

Director Logística

Operarios

Controla entrada y salida de insumos para planta

Jefe de Despachos Control de pdto terminado hacia el cliente Auxiliares

El Representante del Sistema de Gestión de la Calidad es el Director de Calidad de la Organización.

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En el manual de calidad el auditor lee literalmente la política de calidad, aprobada el día 20 de enero de 2005. SIL S.A. satisface las necesidades y expectativas de sus clientes en la comercialización de perfiles y platinas asegurando el cumplimiento de especificaciones técnicas y de entrega con base en el permanente mejoramiento de su tecnología, competencia y gestión del sistema de calidad.

CLIENTES La empresa entre sus principales clientes cuenta con empresas constructoras del sector, algunos grupos de distribución. Los requisitos esenciales de los clientes son:     

CALIDAD DE ACUERDO A FT GARANTIA DE COMPOSICION Y PROPIEDADES FISICAS SOPORTE SERVICIO TRANSPORTE.

ENTREVISTAS Y OBSERVACIONES EN CAMPO (Auditoria)

Ud el día 26 de junio del año realiza las siguientes entrevistas y observaciones en campo de la auditoria: Procesos Aseguramiento de Calidad Ud. Evalúa las evidencias de la auditoria interna realizada al proceso de producción durante la auditoria interna donde constata que el auditor líder realiza el plan de auditoria conforme a lo planificado con el siguiente programa durante la segunda semana de junio en el área de producción: Proceso Acerias Despachos Laminación

auditor Jefe de Normalización Jefe Contable Laboratorista

auditado Jede sección Acerias Jefe Despachos. Jefe sección Laminación

Se verifican y solicitan al Director de Calidad las listas de chequeo, informes y solicitudes de acciones correctivas al proceso de auditoria interna, para los procesos auditados. Verifica todas las no conformidades internas y le llama la atención la No. 5, redactada por el auditor Jefe Contable. Fecha: Febrero 12

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No conformidad mayor: “Se evidencio que no se esta realizando control de lodos de laminilla, incumpliendo requisitos legales de impacto ambiental” Requisito: 7.2 de la norma ISO 9001:2000

El Área de Calidad, explica el director de calidad, realiza seguimiento a los grupos de mejoramiento, formula y coordina mejoramiento en los procesos y en el sistema. Los procesos disponen de procedimientos, instructivos necesarios para la operación de sus procesos. El área de calidad controla todos estos documentos de manera controlada entregando copias controladas en las áreas y vigila su actualización por medio de un listado maestro que evidencia las versiones vigentes de estos. Ud. Continúa evaluando y observa que los auditados han formulado acciones correctivas a todas las no conformidades detectadas, al menos en una semana de la auditoria. Explica el Director de Calidad que Las acciones correctivas a la fecha (4 meses después) han cerrado el 70% de las no conformidades internas y las no conformidades abiertas están en proceso debido a que han requerido la implementación de formación y recursos como la zona de desbaste 1 y de control del tren continuo. Se pregunta al Director de Talento Humano como se realiza el proceso de selección? A lo cual este responde, Una vez se genere al interior de la empresa una vacante y se requiera la incorporación de un trabajador, el encargado de esta dependencia solicitará a Recursos Humanos, tras presentación del perfil requerido la concurrencia de candidatos, se efectúa: visita domiciliaria, entrevistas con Jefe y Gerente de Linea, pruebas de conocimientos y

personalidad, evaluación y contratación. Se realiza una inducción durante un mes al recién contratado. Dentro de la evaluación de competencia indagada por el auditor al analista de laboratorio. El Jefe de Recursos Humanos le muestra la evaluación de competencia del cargo que califica un 77% , donde se evalúan cuatro aspectos: conocimientos requeridos por el cargo dada por educación formal, formación relativa al cargo (normas de seguridad, análisis especiales, espectrofotometría, entre otros), habilidad para el cargo ( toma de muestras, concentración, etc.) y experiencia requerida (como analista). El Jefe de Recursos Humanos le explica que el programa de formación PL-FO-23-02 se ha orientado principalmente a mejorar la competencia del personal en mediciones de laboratorio en nueva técnicas de análisis, mas rápidas y eficientes, control de procesos y fortalecimiento de los grupos de mejoramiento continuo. Ud. Evidencia 36 formaciones respecto a estos temas en el programa. Al solicitar evidencias de formaciones observa que 5 formaciones no se han realizado por diversas causas y se ha reprogramado de acuerdo a un plan correctivo anexo en ejecución. El indicador de competencia presenta un mejoramiento % competencia personal 67,0 % al 72,5% en los últimos siete meses.

Planta Laminación La planificación del proceso se realiza mediante un programa SAP, el cual planifica con comercial y despachos, todo la programación de referencias por líneas. Durante la auditoria se realiza recorrido por los hornos, verifica que la presión centralina durante el cargue del horno está ligeramente por encima de acuerdo a especificación del proceso, y el supervisor de turno le explica

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de acuerdo al registro de proceso RT.34.0.1 que se esta llevando un correctivo durante esa hora. Evidencia las anotaciones correspondientes a: disminución de presión. Continuando en el horno verifica que la temperatura se encuentra en control y reporta en el formato FR23.3.0 la temperatura cada hora de acuerdo a la especificación NR 23.4. Realiza una verificación de la termocupla de este equipo identificada como DMT34 y anota en su lista de chequeo. Solicita registros de las semanas 2 y 3 del mes de marzo, después de unos cuarenta minutos observa que estos registros son traídos en un sobre Manila rotulado con el mes de marzo, estos registros se archivan en cajas de la oficina en planta de la sección de laminación. Le solicita al operario Ramírez el instructivo de operación del tren de laminado, no dispone de una copia, pero este le pide prestada en la oficina del Jefe de Laminación una copia de este documento: INT 45.3; posteriormente Ud. constata que la versión disponible es la 2 y que en el listado maestro de documentos se registra la versión 3 como última versión. Continuando durante el recorrido le pregunta a Álvaro Solarte supervisor de turno, de tren de desbaste, acerca de la política de calidad, a lo cual establece “ nuestra política de calidad se basa en la mejora permanente del control de proceso, formación, e indicadores del proceso”; Le pregunta acerca del conocimiento de algún indicador del proceso, a lo cual Álvaro responde : “Nuestro indicador de desperdicio de material en desbaste ha mejorado en un 5% en los últimos seis meses, para lo cual se ha formulado el equipo de trabajo F conformado por operarios de la sección.”. Ud. Continua revisando los planes de trabajo de este equipo. Durante la entrevista solicita la presencia del Jefe de Mantenimiento Raúl para que demuestre el plan de mantenimiento preventivo PMA35.4 al tren intermedio, para lo cual el Raúl le muestra: 7 mantenimientos correctivos en los últimos dos meses, registros RMA34 de 34 a 41 de este equipo. No evidencia el mantenimiento preventivo a

la máquina programada para la semana 4 de marzo y semana 2 de septiembre. Menciona Durante el recorrido observa que contiguo a la mesa de enfriamiento encuentra unas platinas que se encuentran identificados como producto no conforme: el supervisor le comenta que este producto tiene defecto de dimensiones y que fue rechazado: longitud. El auditor le pregunta acerca del reporte de no conforme y el supervisor muestra en el reporte de control de no conforme FR3412.08 el tratamiento: “ Cortar a otra referencia”. Compras Sonia López, Jede de Compras, le explica el procedimiento general de compras; nosotros compramos y de acuerdo a listado de materias criticas le efectuamos selección, evaluación de proveedores donde se encuentran desde chatarra, insumos de mantenimiento, equipos de laboratorio & metrologia, insumos críticos del proceso entre otros. Se solicita la orden de compra 234 de aleante DR3-3 ( clave interna), este reporta: proveedor: DISTRIBUIDORES NACIONALES LTDA, Fecha de orden 25 de mayo, Esta orden de compra detalla la ficha técnica de la materia prima FT34.5-1, donde determina % composición y análisis de esta materia prima. Sonia explica que se solicitan a estos proveedores el certificado de calidad. En este caso no se evidencia el certificado de calidad, Sonia explica y muestra registrado como pendiente en la bitácora del almacenista y se hace seguimiento para su entrega posterior. El proveedor evidencia registro de selección FT53.3 el día 2 de enero desde el año pasado. Sonia muestra las evaluaciones de todos los proveedores a junio 15. Distribuidores Nacionales se evaluó con un 89% de cumplimiento, basado en cumplimiento, % entregas, y mantenimiento comercial.

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Laboratorio & Metrologia Al metrologo ud. le solicita los reportes de calibración de los equipos, termocupla DMT34, pie de rey DML23, y flexómetro DML54, Evidencia estos dos últimos con fecha vigente (hace tres meses calibración vencimiento en un año), y la termocupla reporta calibración DMT34 de hace tres años. El metrólogo le justifica que esta termocupla no es relevante para el proceso, y por eso no se ha previsto su calibración actual.

Despachos El Auditor pregunta acerca de despachos, - Como se programan los despachos de los clientes? Los despachos de programan de acuerdo a la hoja en enrutamiento de los vehículos FRT-34-5, la cual en el momento de la auditoria registra así: Cliente

Carga o numero de contenedor

DISTRAL DISTRAL CONSTRUCENTRO

1345-41564H 1564-545RTD 1564-SS545RT

día -hora cargue

placa vehículo

26- 3:00 am 26-5:00 a.m. 26-6:00 a.m.

VFG 789 VRE 564 WFR 567

Se evidencio al preguntársele al Liliana Arias auxiliar de atención al cliente que el cliente había aplazado la hora de cargue en CONSTRUCENTRO, siete horas debido a un retraso en la preparación de la carga de ultimo momento. Quedando el cargue a las 1:00 p.m. . Sin embargo se mantiene sin modificación la hoja de enrutamiento FRT-34-5 del auxiliar de despacho tal como se verifico anteriormente. El auxiliar de despacho que desconocían de esta modificación a última hora del cliente Procesos Gerenciales Al evaluar al Sr. Ramiro Téllez Gerente General, le explica claramente el cumplimiento de objetivos de calidad, soportados en los indicadores de calidad de la organización. Ud. le solicita la última acta de revisión gerencial, y evidencia que durante esta acta ACT23-5 de Enero 23 se evaluaron y revisaron en forma explicita los siguientes puntos: El desempeño de procesos de la empresa, El cumplimiento de objetivos de Calidad, El informe de auditoria interna de calidad a Diciembre 20 del año pasado, La eficacia de los grupos de trabajo. En el informe se realiza una revisión de la adecuación y eficacia del Sistema de Calidad y se generó un plan de acción para el año en curso. Se solicitaron evidencian del cumplimiento de este plan de acción PAT3-3 y se evidenció cumplimiento en desarrollo: Ensanchamiento de planta y sección de laminación, Fortalecimiento comercial y atención a distribuidores, Tecnología en procesos.

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