Fecha: Negociado: Expte.: Asunto:

17 de Marzo de 2010 Informática Pliego Gestión Expedientes

EXCMO. AYUNTAMIENTO DE ALLER PLIEGO TÉCNICO PROYECTO: “IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA”

1.-

INTRODUCCIÓN La presente actuación del Ayuntamiento de Aller asume el núcleo básico de los objetivos planteados por el MAP para los proyectos de modernización en la Administración Local a través del empleo de las TIC y para la consecución de los siguientes objetivos: •

Mejora de los servicios

•

Simplificación de procedimientos

•

Modernización administrativa

•

Administración electrónica

La vigente Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos obliga a todas las AAPP a la implantación de varios instrumentos tecnológicos y a la prestación de determinados servicios a los ciudadanos, objeto de la presente contratación. Esta contratación circunscrita al Plan de Modernización del Ayuntamiento de Aller para el cumplimiento de la Ley 11/2007, pretende la adquisición de herramientas corporativas de modernización administrativa y administración electrónica, la consultoría y simplificación de los procedimientos administrativos y la prestación de servicios de implantación de los sistemas contratados.

Avda. Constitución Nº 1 – 33686 Cabañaquinta (Asturias) Tfno. 985494000 – Fax: 985495121 e-mail: [email protected] Web: http://www.ayto-aller.es

2.-

OBJETIVOS Los objetivos generales de este proyecto se detallan en los siguientes puntos:

2.1.-

MEJORA DE LOS SERVICIOS El objetivo fundamental es la mejora de los servicios administrativos que se prestan diariamente al ciudadano; para ello se trabajará en la adición de nuevos servicios proporcionados de manera telemática con la implantación de sistemas de información electrónica.

2.2.-

SIMPLIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Uno de los sistemas que debe mejorar este Ayuntamiento es su trabajo interno, por lo que, se requiere analizar, normalizar, simplificar y mejorar los procedimientos administrativos internos. Para ello, se debe efectuar un trabajo de consultoría y reingeniería de procedimientos que puede llevarse a cabo siguiendo estas tareas: o Inventario de los procedimientos administrativos del Ayuntamiento. o Diseño de una ficha por cada procedimiento que describa la información característica del mismo incluyendo los trámites requeridos para su resolución, todo ello, para presentar una información más estructurada a los ciudadanos. Todas estas fichas deben ser publicadas y mantenidas desde el servicio de información y atención ciudadana que se incluirá en el portal web municipal. o Elaboración de una manual de identidad corporativa que sirva para unificar los modelos y estilos de los documentos y ficheros que genere internamente este Ayuntamiento y poder así ofrecer al exterior una imagen uniforme común. o Diseño del circuito del proceso o workflow que sigue cada procedimiento administrativo para su posterior parametrización y automatización en la herramienta interna de gestión de expedientes que se pretende consolidar. o Análisis de los trámites seguidos en cada procedimiento, adaptación a legalidad vigente, si procede, reingeniería de procesos y elaboración de propuestas de normalización para mejorar su eficacia y eficiencia. o Desarrollo de un conjunto de referencias indicadoras para el seguimiento y control de la eficacia de los procesos y trámites, agrupados en el marco de un cuadro de mando integral.

2.3.-

MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA Se pretende consolidar un sistema unificado e integral de registro, gestión de expedientes y documentos municipales y archivo, que afiance una forma de gestión racional y organizada, fomentando el uso de documentos electrónicos estándares y la firma digital, siguiendo el principio de procedencia y reduciendo las copias en papel requeridas por esta administración a sus ciudadanos. Este objetivo se debe llevar a cabo mediante la consecución de las siguientes tareas: o Fortalecimiento del sistema de modernización administrativa de manera integral y corporativa que unifique los registros, el seguimiento de expedientes, el control de documentos, la gestión de órganos de gobierno y de decretos y el archivo municipal. o Implantación de la firma electrónica avanzada entre los funcionarios municipales para un mejor tratamiento de la información empleando un certificado digital, previa integración en la herramienta de modernización administrativa. Asimismo se promoverá el uso de la certificación digital para la validación y autentificación tanto en las herramientas de gestión internas como en los servicios de información electrónica publicados en el portal web.

2.4.-

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Todos los trabajos contemplados deben conducir a la implementación de una nueva plataforma de servicios de administración electrónica según lo requerido en el articulado de la Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Los principales propósitos a conseguir son: o El envío de notificaciones telemáticas de cortesía a través de correo electrónico y de mensajería móvil a los ciudadanos y entidades del municipio y de notificaciones telemáticas fehacientes cumpliendo los requerimientos legales a través del buzón web personal en la sede electrónica municipal de atención al ciudadano. o La presentación a los ciudadanos y empresas de manera dinámica de toda la información de los procedimientos municipales según los datos almacenados y que se parametricen en el inventario de procedimientos de la herramienta de gestión de expedientes, la realización de quejas y sugerencias a través del sede electrónica municipal de atención al ciudadano y su posterior tratamiento interno, la consulta telemática de los datos y expedientes propios del interesado y del buzón particular de solicitudes realizadas al registro telemático. Asimismo, el asiento de solicitudes e instancias firmadas digitalmente empleando un certificado digital reconocido dentro del registro telemático integrado e interconectado con el registro general de entrada corporativo.

o Utilización de sistemas comunes de información promovidos por otras AAPP para la mejora de la interoperabilidad entre administraciones y el fomento de la prestación de servicios electrónicos de atención al ciudadano. 3.-

RESULTADOS A OBTENER

3.1.-

CONSULTORÍA Y REINGENIERÍA DE PROCEDIMIENTOS o Inventario y catálogo de todos los procedimientos corporativos con las fichas informativas descriptivas de cada uno de ellos. o Análisis del proceso de tramitación actual de los 20 procedimientos más demandados por los ciudadanos, según las prioridades anteriormente marcadas, y, previo estudio, reingeniería y racionalización de cada proceso para su simplificación administrativa. o Parametrización del proceso analizado en la herramienta de gestión de expedientes que contrate el ayuntamiento mediante circuito de tramitación automatizado (workflow) y campos específicos del proceso. o Definición de indicadores de calidad y elaboración de un cuadro de mando integral para el control de los procesos.

3.2.-

MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA o Solución integral unificada de procedimientos administrativos con registro, gestión de expedientes, control de documentos, órganos de gobierno y archivo municipal que permita automatizar los procedimientos de gestión y hacer un seguimiento de los trabajos municipales. o Plataforma corporativa de certificación digital que integre la firma electrónica en las aplicaciones administrativas internas y el portal web de atención ciudadana.

3.3.-

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA o Sistema corporativo de notificaciones telemáticas seguras a través del buzón web personal y de notificaciones telemáticas de cortesía o no fehacientes a través de SMS/MMS y e-mail. o Servicio electrónico de información y atención ciudadana integrado con el portal web y la gestión administrativa del Ayuntamiento para poder obtener información de procedimientos, consultar el tablón de anuncios, consultar expedientes e instancias presentadas, datos y documentación solicitada, cumplimentar formularios en línea, etc. con registro telemático integrado y sincronizado con el registro de entrada del Ayuntamiento, la sede electrónica del municipio y las aplicaciones y trabajos internos.

o Plataforma corporativa de certificación digital que integre la firma electrónica en las aplicaciones administrativas internas y la sede electrónica basada en certificados electrónicos reconocidos por la plataforma de validación que el ayuntamiento designe a tal efecto: FNMT, SARA, Camerfirma,... 4.-

DURACIÓN DEL PROYECTO El plazo máximo de ejecución del proyecto será de OCHO MESES a partir de la adjudicación definitiva del concurso.

5.-

GARANTÍA Y MANTENIMIENTO El plazo de garantía para este proyecto será de UN AÑO tras la fecha de implantación y puesta en servicio de todo el sistema. Esta garantía obligará a la empresa adjudicataria a las revisiones y actualizaciones imprescindibles sobre los módulos que se suministren, un servicio de atención telefónica y un soporte telemático para la resolución de incidencias en tiempo real. Una vez transcurrido el período de garantía, el Ayuntamiento de Aller opcionalmente podrá contratar un servicio de mantenimiento cuyas características económicas y técnicas se harán mención en la oferta que se presente: modalidad de servicio (presencial, telefónico, telemático...), coste anual, coberturas y exclusiones..., con el fin de, en su caso, posterior contratación como contrato complementario al presente.

6.-

DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS El responsable del proyecto en el Ayuntamiento de Aller, y las personas en las que se delegue, supervisarán el cumplimiento de los objetivos del contrato. Asimismo, el contratista nombrará un jefe de proyecto que hará las veces de interlocutor con el responsable del proyecto en el Ayuntamiento de Aller durante la ejecución del contrato. Se establecerá conjuntamente un plan general de trabajo inicial que, de ser necesario, se irá redefiniendo, adaptando y corrigiendo periódicamente en función de las necesidades que surjan en el desarrollo del proyecto. El contratista deberá de realizar la presentación de sus productos y trabajos correspondientes dentro del plazo máximo asignado a cada fase, de acuerdo con el esquema pactado en el plan general de trabajo El personal de la empresa adjudicataria para la realización de los trabajos objeto de este pliego de condiciones será el adecuado en número, titulación y experiencia para llevar a cabo el trabajo encomendado. Cualquier cambio en el personal propuesto para llevar a cabo la prestación de servicios habrá de ser comunicado al responsable del proyecto en Ayuntamiento de Aller que, una vez analizado, lo autorizará si lo cree conveniente. El licitador deberá indicar el sistema de garantía de calidad que vaya a seguir durante el proyecto.

Los trabajos de instalación, formación y puesta en marcha a los que se refiere el presente pliego deberán realizarse in-situ en las dependencias del Ayuntamiento de Aller. 7.-

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS TRABAJOS Los resultados de la documentación elaborada serán propiedad del Ayuntamiento de Aller. En ningún caso, y debido a la confidencialidad de los datos, el adjudicatario podrá utilizar la documentación generada para un fin distinto del indicado en este pliego. En el caso de que alguna entidad o empresa estuviera interesada en una parte o en la totalidad del mismo, la distribución solo podrá realizarse con su consentimiento y en los términos que se establezcan. El personal encargado de realizar las tareas guardará secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos o asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del presente contrato, y específicamente no podrá dar información sobre los usuarios del proyecto ni sobre las actividades realizadas a ninguna persona o entidad sin el permiso explícito de los responsables del Ayuntamiento de Aller. El personal que tenga relación directa o indirecta con la prestación prevista en este pliego estará obligado a no hacer público o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución incluso después de finalizar el plazo contractual. El adjudicatario se compromete expresamente al cumplimiento de los dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, y a formar e informar en las obligaciones que de tales normas dimanan.

8.- REQUERIMIENTOS TÉCNICOS: •

El sistema a implantar deberá obligatoriamente posibilitar el Enlace con la Base de Datos de Terceros y Territorio y padrón corporativo de AYTOS del Ayuntamiento de Aller.

•

Posibilidad de creación de Registros Distribuidos o independientes.

•

Posibilidad de creación de Registros internos de la corporación.

•

Posibilidad de impresión de códigos de barras.

• Posibilidad de generación de plantillas y documentos con Openoffice. • Cumplimiento del sistema SERADE de Correos para generación de código de barras. • Posibilidad de generar por lotes los acuses de recibo de los documentos de salida. • Control automático de plazos de vencimiento en función de fecha de notificación.

• Posibilidad de creación y visualización de documentos con aplicaciones ofimáticas (Autocad, Presto, Word, Writer, Excel, Calc). • Posibilidad de establecer protocolo de firmas y orden de las mismas. • Posibilidad de visualizar desde el expediente evolución histórica del mismo así como fechas e intervinientes en los mismos. • Enlace con la cartografía municipal para ver la localización del expediente sobre plano. • Posibilidad de imprimir etiquetas autoadhesivas para identificación física de expedientes. • Posibilidad de relacionar expedientes entre si. • Incorporación de calendario laboral para control automático de vencimientos y fechas. • Definición de alarmas visibles basadas en consultas configurables sobre la base de datos para organizar asuntos pendientes. • Definición de circuitos de tramitación gráficos para guiar a los usuarios en la gestión de expedientes. • Posibilidad de gestionar las sesiones de los Órganos Resolutorios (composición automática del Orden del día, generación automática de los documentos de convocatoria, generación automática del acta y el extracto, enlace con el módulo de resoluciones…). • Posibilidad de definir las partidas presupuestarias y sus dotaciones anuales. • Posibilidad de asociar la financiación del expediente con las distintas partidas presupuestarias. • Definición de permisos de visualización de los asientos, documentos, expedientes... para que cierta información pueda ser visualizada únicamente por los usuarios autorizados. • Bloqueo de la visualización de los documentos hasta que hayan sido validados. • Posibilidad de realizar notificaciones telemáticas (SMS y E-Mail) a los interesados que tengan definidos como medios de contacto un teléfono móvil y una dirección de correo electrónico. • Posibilidad de enviar por correo electrónico un resumen de las entradas por registro a los jefes de departamento. • Posibilidad de definir archivos de oficina, archivo general y archivo histórico basado en la normativa (ISAD-G).

• Gestión de transferencias entre los distintos archivos. • Gestión de préstamos de expedientes archivados. • Gestión de períodos de custodia y posterior expurgo de expedientes. • Posibilidad de inventariar y gestionar el patrimonio municipal para cada bien municipal: vehículos, fincas, inmuebles, etc. • Posibilidad de ubicar cada bien municipal mediante su referencia geográfica o catastral a través de un visualizador de GIS. • Posibilidad de generar listados dinámicos (libros de registro, libro de decretos…). • Posibilidad de establecer un punto de información para informar al ciudadano sobre los procedimientos administrativos (documentación a aportar, legislación que les afecta…). • Posibilidad de visualizar información en Internet acerca de los procedimientos administrativos (documentación a aportar, legislación …) • Posibilidad de que los ciudadanos vean información acerca de la situación de sus expedientes (validación bajo firma electrónica / clave de acceso). • Migración de los datos actuales en plataforma de AYTOS al nuevo sistema de gestión de expedientes. • Posibilidad de definir metadatos adicionales a los asientos y realizar búsquedas sobre los mismos. • Archivo de documentos en formato PDF/A. • Asociación a legislación que ampara cada documento. • Posibilidad de creación de nuevos procedimientos por parte del personal municipal sin necesidad de intervención por parte de personal externo. • Posibilidad de conocer la ubicación física del expediente en papel. • Posibilidad de exportar expediente electrónico para su envío a otra administración. • Posibilidad de creación de propuestas de resolución por cada departamento para una posterior gestión de decretos de alcaldía centralizada. • Generación del libro de decretos de alcaldía. • Sellado de los decretos de alcaldía para distinguir el original de las posibles copias.

• Posibilidad de configurar las herramientas telemáticas desde la propia aplicación. • Posibilidad de indicar qué procedimientos se desean mostrar en la web. • Tramitación online de los procedimientos mediante certificados digitales. • Posibilidad de anexar documentos en el proceso de registro telemático. • Emisión de un justificante firmado digitalmente como resultado del proceso de registro telemático. • Posibilidad de consultar todas las solicitudes realizadas. • Visualización del estado del expediente y de los actos administrativos pendientes para la finalización del mismo. • Gestión de pasarela de pagos. • Integración de la pasarela de pagos con la aplicación de tributos administrativa. • Gestión específica del perfil del contratista (cumplimiento Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público). • Gestión de seguridad con SSL en las zonas privadas. • Cumplimiento de normas de accesibilidad web. 9.-DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR LOS LICITADORES EN EL SOBRE 3 (CRITERIOS SUBJETIVOS). La documentación técnica a presentar por cada licitador constará mínimamente de los siguientes apartados: •

Memoria del proyecto: que incluya toda la solución tecnológica, tanto física como lógica y procedimental detallada en el presente pliego, y que justifique la solución e idoneidad de la ofertada presentada.

•

Plan de proyecto: contendrá una descripción completa de la forma en que se desarrollarán los trabajos y asistencias objeto de este pliego. Tendrá la suficiente claridad y amplitud, presentándose cada una de las fases o etapas de trabajo descritas en el presente documento y las correspondientes actuaciones previstas de forma concreta y pormenorizada. Además deberá contener un diagrama con el plan de acción propuesto que incluirá todos los aspectos que puedan desprenderse del contenido del presente pliego.

•

Mantenimiento: se adjuntará una propuesta técnica y económica para la prestación de los servicios de mantenimiento del sistema tras el período de garantía especificando con detalle el contenido y alcance de la misma.

10.- CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN A. CRITERIOS OBJETIVOS: •

Mejor precio ofertado. Máximo 15 puntos. Se asignará la máxima puntuación a la mejor oferta y el resto por regla de tres inversamente proporcional. De acuerdo con lo preceptuado por el artículo 136 de la Ley de Contratos del Sector Público, a los efectos de apreciar, en su caso, que las ofertas se consideran, en principio, desproporcionadas o anormales, se aplicará el artículo 85 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

•

Mayor plazo de garantía. Máximo 15 puntos. Fórmula de valoración: Por cada año adicional sobre el establecido con carácter general en el pliego de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, 5 puntos.

•

Plazo de ejecución. Máximo 10 puntos. Se valorarán las mejoras razonadas en el plazo de ejecución, para lo cual se adjuntará el correspondiente cronograma. 0 puntos quienes se ajusten al plazo de ejecución previsto en el proyecto 5 puntos por cada mes que se rebaje el plazo inicial.

•

Fomento del empleo: Máximo 10 puntos: Se valorará el personal contratado y a contratar. Otorgando una puntuación de 20 puntos a la empresa que oferte mayor número trabajadores a emplear en la prestación del servicio, sobre el mínimo de trabajadores previsto en el presente pliego que es de un trabajador; y proporcionalmente al resto. La propuesta deberá de estar basada en el plan de proyecto propuesto por el licitador en la oferta. No serán consideradas, en la aplicación de este criterio, las ofertas que contengan datos “no reales” que resulten de imposible cumplimiento y/o inviables de aplicación desde el punto de vista técnico. B. CRITERIOS SUBJETIVOS.

•

Memoria de Proyecto, Plan de Proyecto y Mantenimiento: 0 a 50 puntos.

De los cuales: • Memoria hasta 35 puntos • Plan de Proyecto hasta 5 puntos • Mantenimiento hasta 10 puntos

MEMORIA: La valoración se efectuará en función de la documentación presentada por los licitadores de acuerdo con los siguientes niveles de valoración en los que se agruparán las distintas ofertas: 1. Idóneo: aquellas memorias que describen detalladamente el servicio y su visión para ejecutarlo, coherente con la base recogida en el pliego de prescripciones técnicas y que justifique los requerimientos técnicos establecidos en el mismo. 2. Adecuadas: las memorias que no se adaptasen a las previsiones anteriores en alguna de sus partes y no alcanzasen el nivel de detalle anterior o incurriesen en algún error. 3. Suficiente: para los meros enunciados que se limiten a repetir la descripción realizada en el pliego de prescripciones técnicas, con escasa incidencia y conocimiento del servicio, sin un análisis adecuado y sin justificar los requerimientos técnicos establecidos en el mismo. 4. Inadecuada: la falta de datos, la escasa o errónea descripción de estos procesos. La puntuación se distribuirá de la siguiente forma: ADECUACIÓN MEMORIA

PUNTOS

IDONEA

35

ADECUADA

15

SUFICIENTE

10

INADECUADA

0

PLAN DE PROYECTO: La valoración se efectuará en función de la documentación presentada por los licitadores de acuerdo con los siguientes niveles de valoración en los que se agruparán las distintas ofertas: 1.-Idónea: Aquella que contenga una descripción completa de la forma en que se desarrollarán los trabajos y asistencias en los términos establecidos en el presente pliego. 2.-Suficiente: para los meros enunciados que se limiten a repetir la descripción realizada en el pliego de prescripciones técnicas. 3.-Inadecuada: la falta de datos, la escasa o errónea descripción de estos procesos. La puntuación se distribuirá de la siguiente forma:

ADECUACIÓN MEMORIA

PUNTOS

IDONEA

5

ADECUADA

2

SUFICIENTE

1

INADECUADA

0

MANTENIMIENTO: Se otorgará 10 puntos a la oferta que plantee la mejor solución técnica en cuanto disponibilidad del servicio post venta, tiempos de respuesta, precios, actualización de versiones, mejoras en la aplicación, nuevas funcionalidades etc y proporcionalmente al resto.