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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO ACUERDOS DE GESTION TERCER TRIMESTRE 2013

OCTUBRE 2013

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INFORME

1.1 OBJETIVO GENERAL Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades consignadas en los acuerdos de Gestión del Nivel Directivo del Instituto Nacional de Salud, con corte a Septiembre 30 del 2013. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Análisis del grado de avance de los compromisos definidos en los acuerdos de gestión de los gerentes públicos del INS  Observaciones y recomendaciones 1.3 ALCANCE Acuerdos de gestión establecidos para el año 2013, corte a Septiembre 30 del 2013. 1.4 CRONOGRAMA

2 sem

1. 2.

3.

PLANEACION Objetivos, Alcance EJECUCION Recopilación de Información, Análisis de la Información INFORME Informe preliminar Informe Final Socialización del informe

OCTUBRE 3 sem 4 sem

NOVIEMBRE 1 sem

X X

X

X

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INFORME 

NORMATIVIDAD

La Oficina de Control Interno en desarrollo de su función de seguimiento del proceso de concertación y evaluación de los acuerdos de gestión de los gerentes públicos del INS, realizó revisión de avances a la gestión soportado en: Ley 951 de marzo 31 de 2005, Resolución Orgánica No 5672 de junio 24 de 2005, Circular No 11 de julio 27 de 2006 de la Contraloría General de la República respectivamente, Ley 909 del 2004 art. 50, Decreto 1227 de 2005 art. 104 y art. 107, circular Externa 100-02 de septiembre de 2012 donde se estipula la obligación del seguimiento permanente a los compromisos pactados en los acuerdos, dejando constancia escrita y soportes de la evaluación. El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, emitió “Guía Metodológica para la elaboración de un Acuerdo de Gestión”, en esta guía se establecen pautas para el seguimiento y evaluación de los Acuerdos de Gestión en las Entidades Públicas. En la guía se contextualiza lo siguiente:  Qué es un Acuerdo de Gestión Se entiende por Acuerdo de Gestión el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo.  Los principales objetivos que se persiguen mediante la aplicación de los Acuerdos de Gestión son:    

Orientar la actuación de las entidades hacia sus prioridades explícitas. Incentivar mejoras de eficiencia y eficacia. Promover el aprendizaje organizacional. Fortalecer y desarrollar la función directiva profesional en la Administración Pública.

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 Quiénes son Gerentes Públicos De acuerdo con la Ley 909 de 2004, son gerentes públicos quienes desempeñan empleos públicos que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva. Exceptúa la Ley mencionada, en el orden nacional, a aquellos cuya nominación depende del Presidente de la República; y en el orden territorial, a los secretarios de despacho, de director, gerente, rector de Institución de Educación Superior distinta a los entes universitarios autónomos. Los empleos de naturaleza gerencial son de libre nombramiento y remoción y comportan responsabilidad por la gestión y por un conjunto de funciones cuyo ejercicio y resultados son posibles de ser medidos y evaluados. Dado la conceptualización anterior, el INS cuenta con las siguientes Gerencias Públicas: 1. Secretario (a) General 2. Director (a) de Producción 3. Director (a) de Investigación en Salud Pública 4. Subdirector (a) de Investigación Científica y Tecnológica 5. Subdirector (a) de Innovación en Salud Pública 6. Director (a) de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública 7. Subdirector (a) de Prevención, Vigilancia y Control en Salud Pública 8. Subdirector ( a) de Análisis de Riesgo y Respuesta Inmediata en Salud Pública 9. Director (a) de Redes en Salud Pública 10. Subdirector (a) de Red Nacional de Trasplantes y Bancos de Sangre 11. Subdirector (a) de Gestión de Calidad de Laboratorios de Salud Pública 12. Subdirector (a) de Laboratorio Nacional de Referencia 13. Director (a) Observatorio Nacional de Salud 14. Jefe Oficina de TIC Adicionalmente se incluyen los empleos correspondientes a las siguientes oficinas: 15. Jefe Oficina Control Interno 16. Jefe Oficina Asesora de Planeación 17. Jefe Oficina Asesora Jurídica Cada uno de los Gerentes suscribe con el Director General, el Acuerdo de Gestión al inicio de la vigencia o a los cuatro meses de su posesión, y se compromete a realizar unas actividades en un periodo determinado.

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SEGUIMIENTO ACUERDOS DE GESTIÓN INS TERCER TRIMESTRE 2013

La Oficina de Control Interno en desarrollo de su rol de acompañamiento y asesoría realizó un ejercicio con cada uno de los Gerentes del INS, donde se analizó el estado de avance de cada uno de los compromisos definidos en los Acuerdos de Gestión. Dando cumplimiento con las fases de los Acuerdos de Gestión emitidas por el DAFP, durante el tercer trimestre del 2013, en el INS se presentaron las siguientes acciones: 1. Suscripción de cuatro nuevos acuerdos de gestión, los cuales se describen a continuación: Tabla No 1: Acuerdos de Gestión INS suscritos Tercer Trimestre 2013

NOMBRE

CARGO

Carlos Andres Castañeda

Director Observatorio Nacional de Salud

Juan Carlos Dib Diaz Juan Eugenio Burbano Ortiz

Director de Investigación en Salud Pública Jefe Oficina Asesora Jurídica

Mancel Enrique Martinez Duran

Dirección de Vigilancia y Análisis de Riesgo en Salud Pública

CODIGO

GRADO

FECHA DE POSESION

FECHA SUSCRIPCIÓN ACUERDO DE GESTIÓN

0100

19

06/05/2013

02/07/2013

0100

19

09/07/2013

01/08/2013

1045

11

05/08/2013

02/09/2013

0100

19

05/06/2013

30/09/2013

Como se observa se da cumplimiento con las fechas límites estipuladas por el DAFP para concertar el acuerdo de gestión, la cual estipula que máximo cuatro meses después de la posesión se deberá tener en firme los compromisos entre el Gerente Público y el Jefe Superior Jerárquico. 2. Retiro de los siguientes Gerentes Públicos de los cargos que se encontraban desempeñando. Tabla No 2 Gerentes Públicos INS que se retiraron Tercer Trimestre 2013

NOMBRE

CARGO

CODIGO

GRADO

FECHA SUSCRIPCIÓN ACUERDO DE GESTIÓN

FECHA DE RETIRO

Angela Liliana Albarracin

Jefe Oficina Asesora Jurídica ( e)

1045

11

11/03/2013

04/08/2013

Luis Antonio Ayala

Jefe Oficina Asesora de Planeación ( e)

1045

11

01/04/2013

30/09/2013

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Se entrego el informe de gestión con corte a la fecha de retiro, el cual tuvo seguimiento por parte de la OCI, para la evaluación respectiva por parte del Jefe Superior Jerárquico que en ambos casos corresponde al Director General del INS. Es importante recordar que la evaluación de los acuerdos se realiza al finalizar el período de vigencia del mismo, pero en los casos relacionados como es retiro anticipado del Gerente Público, el Jefe Inmediato debe realizar una valoración para determinar y analizar el porcentaje de logro en el cumplimiento de los compromisos y resultados alcanzados por el mismo, con base en los indicadores determinados y con referencia de los planes operativos o de gestión de la dependencia que dirige. La evaluación la realizó el Director General del INS, el Dr. Fernando de la Hoz Restrepo, ya que esta función es indelegable y se llevó a cabo dentro de los siguientes tres meses siguientes a la terminación del período del Gerente Público, dando cumplimiento con lo descrito en la guía metodológica del DAFP. Copia de estos resultados de evaluación son compartidos a Talento Humano para su correspondiente conocimiento y control, permitiendo definir las acciones de capacitación del gerente público, si se requieren, como una estrategia de mejoramiento y apoyo en su desempeño. 3. Se evidencia que con corte a 30 septiembre de 2013, las siguientes Subdirecciones no tienen nombramiento de sus respectivos Gerentes Públicos, por lo cual no existen acuerdos de gestión de las mismas:    

Subdirector/a Laboratorio Nacional de Referencia ( RED) Subdirector/a Innovación en Salud Pública ( INVESTIGACIÓN) Subdirector/a Análisis, Riesgo y Respuesta Inmediata ( VIGILANCIA) Subdirector/a Prevención, Vigilancia y Control (VIGILANCIA).

4. Con corte 30 de septiembre de 2013, no se ha recibido el informe de avances de los acuerdos de gestión de la Gerencia Pública de la Oficina TICs. 5. En la fase de seguimiento se realizaron unos ajustes de definición del indicador de dos compromisos de la Gerencia Pública de la Dra. Clara Inés Restrepo. 6. En el seguimiento realizado por la OCI durante el mes de octubre de 2013, se soporto la información descrita por los Gerentes Públicos con evidencias documentales que permitieran definir los porcentajes de avance de los mismos. 7. Se presenta a continuación el resumen del estado actual de los acuerdos de gestión de los Gerentes Públicos INS, vigencia 2013.

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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO No 3. Relación de acuerdos de gestión INS 2013 por Gerencia Pública

NOMBRE

CARGO

CODIGO GRADO

FECHA DE

FECHA DE

POSESION

RETIRO

FECHA SUSCRIPCIÓN ACUERDO DE GESTIÓN

Angela Maria Zambrano

Directora de Producción

0100

19

25/01/2013

Marcela Eugenia Varona Uribe

Directora de Investigación en Salud Pública ( e)

0100

19

06/03/2013

Director de Investigación en Salud

0100

19

09/07/2013

01/08/2013

0150

15

25/01/2013

11/03/2013

0100

19

25/01/2013

0100

19

05/06/2013

30/09/2013

Juan Carlos Dib Diaz

Pública Subdirectora de Investigación

Maria Leonor Caldas

Científica y Tecnológica ( e)

11/03/2013 14/06/2013

11/03/2013

Subdirector (a) de Innovación en Salud Pública

Danik de los Angeles

Directora de Vigilancia y Análisis

Valera

del Riesgo en Salud Pública

Mancel Enrique Martinez Duran

Dirección de Vigilancia y Análisis de Riesgo en(a)Salud Pública Subdirector de Prevención,

02/06/2013

11/03/2013

Vigilancia y Control en Salud Pública Subdirector ( a) de Análisis de Riesgo y Respuesta Inmediata en Salud Pública Mauricio Beltran Durán

Director de Redes en Salud

0100

19

25/01/2013

11/03/2013

Danik de los Angeles Valera

Subdirectora de Red Nacional de Trasplantes y Bancos de Sangre

0150

15

03/06/2013

30/06/2013

Lynda Patricia Prieto

Subdirectora de Gestión de Calidad de Laboratorios de Salud

0150

15

02/09/2013

01/10/2013

Navarrera

Pública

0100

19

06/05/2013

02/07/2013

0137

16

06/03/2013

11/03/2013

Subdirector (a) de Laboratorio Nacional de Referencia Director Observatorio Nacional de Carlos Andres Castañeda Salud Lady Patricia Florez Tapiero

Jefe Oficina de TIC ( e )

Ana Celia Montiel

Secretaria General ( e )

0037

19

25/01/2013

Clara Ines Restrepo

Secretaria General

0037

19

08/05/2013

13/05/2013

Cielo Castilla Pallares

Jefe Oficina Control Interno

0137

16

25/01/2013

11/03/2013

1045

11

01/04/2013

1045

11

01/10/2013

1045

11

25/01/2013

1045

11

05/08/2013

Jefe Oficina Asesora de Luis Antonio Ayala

Planeación ( e)

Jaime Cardona Botero

Jefe Oficina Asesora de

Angela Liliana Albarracin

Jefe Oficina Asesora Jurídica ( e)

Juan Eugenio Burbano Ortiz

Jefe Oficina Asesora Jurídica

07/05/2013

11/03/2013

30/09/2013

01/04/2013

04/08/2013

11/03/2013 02/09/2013

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RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ACUERDOS DE GESTIÓN TERCER TRIMESTRE 2013 Una vez recibido el reporte de avance de las Gerencias Públicas, frente al cumplimiento de los compromisos suscritos en los acuerdos de gestión con corte a septiembre 30 del 2013, esta Oficina de Control Interno realizó el correspondiente seguimiento y verificación de los avances reportados. A continuación se presentan los resultados porcentuales generados del seguimiento en las áreas misionales: Amarillo: Igual a lo planeado, Verde: Superior a lo planeado, Rojo: Inferior a lo planeado. Tabla No 4: Porcentajes de avance Acuerdos de Gestión – Gerencias Misionales con corte 30/09/2013

GERENCIA PÚBLICO

COMPROM PONDERA

% AVANCE PLANEADO

% DE AVANCE

ACUMULADO

% AVANCE

% DE AVANCE ACUMULADO

PLANEADO

EJECUTADO

PONDERADO

PONDERADO

1

40

60%

24%

47%

19%

DIRECCION DE

2

30

50%

15%

0%

0%

PRODUCCION

3

10

75%

8%

43%

4%

Angela Maria Zambrano

4

10

75%

8%

75%

8%

5

10

75%

8%

75%

8%

DIRECCIÓN DE REDES EN

1

25

50%

13%

50%

13%

SALUD PÚBLICA

2

25

90%

23%

72%

18%

Mauricio Beltran Durán

3

25

50%

13%

48%

12%

4

25

50%

13%

50%

13%

SUBDIRECCIÓN

1

30

40%

12%

40%

12%

TRASPLANTES Y BANCOS

2

20

25%

5%

5%

1%

5%

1%

DE SANGRE. Dra. Danik de los Angeles Valera

62%

60%

40%

3

20

25%

5%

4

30

60%

18%

60%

18%

1

30

21%

6%

23%

7%

DIRECCIÓN DE

2

20

35%

7%

32%

6%

INVESTIGACIÓN EN SALUD

3

10

0%

0%

50%

5%

PÚBLICA

4

10

50%

5%

50%

5%

Juan Carlos Dib

5

20

100%

20%

100%

20%

6

10

0%

0%

0%

0%

1

20

77%

15%

75%

15%

SUBDIRECCIÓN DE

2

15

64%

10%

71%

11%

INVESTIGACIÓN CIENTIFICA

3

10

75%

8%

215%

22%

Y TECNOLÓGICA

4

15

42%

6%

171%

26%

Maria L. Caldas

5

20

100%

20%

100%

20%

6

20

75%

15%

74%

15%

1

40

40%

16%

40%

16%

2

15

50%

8%

100%

15%

3

15

20%

3%

30%

5%

4

30

50%

15%

50%

15%

OBSERVATORIO NACIONAL DE SALUD Dr. Carlos Andres Castañeda

39%

74%

42%

EJECUTADO

38%

55%

32%

44%

108%

51%

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Los resultados de las Gerencias Públicas de los procesos Estratégicos, de Apoyo y Control son los siguientes: Tabla No 5: Porcentajes de avance Acuerdos de Gestión- Gerencias Públicas INS (Apoyo, Estratégica, Control), con corte 30/09/2013

GERENCIA PÚBLICO

COMPROM PONDERA

% AVANCE PLANEADO

% DE AVANCE PONDERADO

ACUMULADO

% AVANCE

% DE AVANCE ACUMULADO

PLANEADO

EJECUTADO

PONDERADO

1

20

60%

12%

79%

16%

2

3

100%

3%

50%

2%

3

4

25%

1%

9,8%

0%

4

3

50%

2%

100%

3%

SECRETARIA GENERAL

5

5

20%

1%

42%

2%

Clara Inés Restrepo

6

5

55%

3%

79,52%

4%

7

10

100%

10%

58,5%

6%

8

10

0%

0%

0%

0%

9

10

100%

10%

100%

10%

10

10

50%

5%

0%

0%

11

20

70%

14%

70%

14%

1

25

75%

19%

75%

19%

2

25

100%

25%

100%

25%

3

25

100%

25%

77%

19%

4

25

75%

19%

100%

25%

1

25

50%

13%

50%

13%

2

25

50%

13%

50%

13%

3

25

50%

13%

50%

13%

4

25

50%

13%

50%

13%

1

20

75%

15%

75%

15%

2

20

50%

10%

50%

10%

3

20

75%

15%

75%

15%

4

20

50%

10%

100%

20%

5

20

83%

17%

83%

17%

OFICINA DE PLANACION Luis Antonio Ayala

OFICINA ASESORA JURÍDICA Angela Liliana Albarracín OFICINA DE CONTROL INTERNO Cielo Castilla P.

60%

88%

50%

67%

EJECUTADO

57%

88%

50%

77%

Se puede observar que las Gerencias Públicas correspondientes a la Oficina Asesora Jurídica y Planeación cumplieron y registran avances acorde a lo planeado. Las Gerencias Públicas del Observatorio, Dirección de Investigación, Subdirección de Investigación Científica y Tecnológica y la Oficina de Control Interno registraron avances a sus compromisos en porcentajes mayores a lo planificado.

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De acuerdo a la información anteriormente presentada, se observa cumplimiento por debajo de lo planeado en las siguientes Gerencias Públicas:

GERENCIA PÚBLICO

ACUMULADO ACUMULADO

DIFERENCIA

PLANEADO

EJECUTADO

62%

38%

-23%

40%

32%

-8%

60%

55%

-5%

60%

57%

-3%

DIRECCION DE PRODUCCION Angela Maria Zambrano SUBDIRECCIÓN TRASPLANTES Y BANCOS DE SANGRE. Dra. Danik de los Angeles DIRECCIÓN DE REDES EN SALUD PÚBLICA Mauricio Beltran Durán SECRETARIA GENERAL Clara Inés Restrepo

I. En el Acuerdo de Gestión de la Dirección de Producción se observa avances por debajo de lo planeado en los siguientes compromisos: a. Ejecutar procesos de producción y de control de calidad de insumos de interés para la salud pública del país, el cual tiene un 47% de avance acumulado sobre un 67% planeado. Descripción de avance: Con corte al tercer trimestre del año, se reporta un cumplimiento ponderado del 47% de la meta de producción de hemoderivados, antivenenos, medios de cultivo y animales de laboratorio prevista para la vigencia. En tal sentido, es posible dar cuenta de la producción de 14.555 animales de laboratorio de status convencional (58,2% de la meta establecida para la vigencia), 65,4 litros de hemoderivados (65,4% de la meta establecida para la vigencia) y 2.956,4 litros de medios de cultivo, agua y soluciones (92,3% de la meta establecida para la vigencia). Limitación: El inicio del proceso productivo de Suero Antiofídico Polivalente, el cual se dio a finales del mes de julio del presente año, conlleva a que la realización de pruebas biológicas de control de calidad que involucran el uso de animales de laboratorio, se lleve a cabo durante el último trimestre del año, por lo que se espera que la demanda de dichos animales se incremente durante éste periodo. No obstante lo anterior, es necesario indicar que la entrega de animales de laboratorio está supeditada a la demanda que realicen los diferentes clientes internos y externos en el marco de ejecución de proyectos de investigación específicos.

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Respecto de la producción de animales SPF es preciso indicar que durante el tercer trimestre del año se adelantaron gestiones ante el Departamento de cuarentena y sanidad animal del ICA a fin de lograr la expedición del certificado zoosanitario y de cuarentena para el INS y el certificado del laboratorio proveedor de los animales en México. Para la expedición de éste último certificado, se cuenta con la visita realizada por Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación de México - SAGARPA a las instalaciones del CINVESTAV y se está a la espera del documento que autorice la salida del pie de cría que será donado al INS. Así las cosas, se encuentra que los tiempos que han requerido las entidades de vigilancia y control pecuario tanto en Colombia como en México para habilitar los establecimientos que participan en la donación de animales SPF en ambos países han afectado directamente la posibilidad de contar con el pie de cría y con ello la oportunidad en el cumplimiento de la meta de producción prevista para la vigencia. En relación con la producción de antivenenos, es necesario señalar que, en cumplimiento del cronograma de producción establecido para la vigencia, durante el tercer trimestre de la vigencia se dio inicio al proceso productivo de antivenenos en la planta de sueros hiperinmunes. En tal sentido, con corte a septiembre de 2013 puede darse cuenta del envase de 3.682 viales de suero antiofídico polivalente pertenecientes al lote 13SAP01 que entrarán a proceso de acondicionamiento una vez sean aprobados los análisis de control de calidad que realiza el grupo de aseguramiento de la calidad de la Dirección de Producción. Una vez se culmine con éxito el alistamiento y entrega al almacén del Instituto de los viales descritos, será posible reportar el avance correspondiente en el cumplimiento de la meta prevista para la vigencia. De igual forma, es posible señalar que el día 18 de septiembre de 2013 se dio inicio al proceso productivo del lote 13SAP02 con el cual se espera dar cumplimiento a la meta de producción contemplada para la vigencia. b. Brindar el apoyo técnico requerido para lograr la contratación del estudio de factibilidad técnica, económica, financiera, de administración, ambiental y social de una planta para la producción de la vacuna contra la fiebre amarilla y otras vacunas en Colombia, no reporta avances frente al 50% planeado al tercer trimestre. Descripción del Avance: Los dos procesos de concursos de méritos fueron declarados desiertos, no hay tiempo para ejecutar el objeto contractual. En el transcurso del tercer trimestre del año el INS adelantó los concursos de méritos 01 y 02 de 2013 los cuales tenían por objeto "Determinar la factibilidad técnica, económica, financiera, de administración, ambiental y social de una planta para la producción de la vacuna contra la fiebre amarilla y otras vacunas en Colombia. Alcance objeto: La planta está orientada en primer lugar a cubrir la demanda del mercado nacional y, de presentarse una oferta exportable, deberá atender las necesidades que sean identificadas en el contexto internacional". Infortunadamente en ninguno de los casos fue posible lograr la adjudicación del proceso contractual. En el primer concurso de méritos adelantado no se presentaron propuestas en el momento de su cierre y en el segundo de ellos se presentaron dos propuestas (Universidad del Valle y Universidad Nacional de Colombia), pero en ambos casos las propuestas presentaron falencias en la información técnica de las propuestas que conllevaron a que, en aplicación de los criterios establecidos en el pliego de condiciones del proceso, las mismas no fueran objeto de evaluación. Adicionalmente, la propuesta presentada por la Universidad Nacional de Colombia no cumplía jurídicamente con todos los requisitos previstos. OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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Limitaciones: Tomando en consideración el corto tiempo, que resta para la finalización de la presente vigencia, y los tiempos requeridos para el tramite contractual se tomo la decisión de no abrir un nuevo proceso. En atención a que no se solicitaron recursos para el proyecto de inversión para la vigencia 2014 (soportado en que no se requerían en tanto, no se conocieran las conclusiones y recomendaciones del estudio de factibilidad), será necesario esperar la actualización del proyecto de inversión para la vigencia 2015 y de esta manera solicitar nuevamente la asignación de recursos que viabilicen la contratación del estudio de factibilidad desde el proyecto inscrito en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión del DNP. Así las cosas, se ha contemplado la posibilidad de ubicar financiación de cooperación internacional para la realización del estudio. En tal sentido, ya se formuló un proyecto en estos términos para la Korea International Cooperatión Agency – KOICA que se encuentra actualmente en revisión de las instancias competentes. No obstante lo anterior, tratándose de un proyecto que involucra un alto interés nacional, es pertinente que se evalué la posibilidad de que la realización del estudio de factibilidad sea financiada desde algún proyecto del Ministerio de Salud y Protección Social en el que esta actividad tenga cabida. c.

Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo al cronograma establecido. Registra un 43% de cumplimiento frente a un 75% planeado. Descripción de Avance: Conforme a la información reportada por el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación, con corte al tercer trimestre del año los compromisos presupuestales de los proyectos "Administración producción y control de la calidad de biológicos y químicos y animales de laboratorio" y "Prevención, investigación, desarrollo y producción de biológicos de alto impacto para la salud pública nacional" ascienden a $1.152.451.852, lo que representa una ejecución presupuestal del 42,73% de los recursos apropiados en la vigencia. Limitaciones: Imposibilidad de adjudicar el proceso contractual adelantado para "Determinar la factibilidad técnica, económica, financiera, de administración, ambiental y social de una planta para la producción de la vacuna contra la fiebre amarilla y otras vacunas en Colombia. Alcance objeto: La planta está orientada en primer lugar a cubrir la demanda del mercado nacional y, de presentarse una oferta exportable, deberá atender las necesidades que sean identificadas en el contexto internacional" implica que los recursos contemplados para dicha actividad no sean ejecutados en la presente vigencia impactando la posibilidad de cumplimiento del compromiso de gestión relativo a la ejecución presupuestal.

II. En el Acuerdo de Gestión de la Gerencia Pública de Red Nacional de Salud, se observa el avances por debajo de lo planeado en los siguientes compromisos: a. Realizar seguimiento de la ejecución presupuestal de la Dirección de Redes en Salud Pública. Avance 72,26% sobre 90% planificado.

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Descripción del Avance: Con corte al tercer trimestre se alcanzo una ejecución presupuestal acumulada del 72,26%, la correspondiente al III trimestre fue del 29,94%, de una meta del 40%, teniendo 10 puntos por debajo de lo planificado. Al corte 30 septiembre se tiene el CDP con el 97,37% del presupuesto total. Limitaciones: Algunos procesos se encuentran en convocatoria, en evaluación y/o elaboración de minutas de contrato. b. Generar 2 informes breves semanales de al menos 2 eventos de vigilancia en salud pública por laboratorio priorizados. 48% cumplimiento sobre 50% planeado. Descripción de Avance: Se generaron los siguientes informes: Dengue 13 de 13 y Respiratorio 12 de 13. Se tienen los anexos desde la semana epidemiológica 27 a la 39. Limitaciones: En el tema Respiratorio falto un informe, debido a que la profesional encargada se encontraba en comisión.

III. En el Acuerdo de Gestión de la Gerencia Pública de la Subdirección de Red Nacional de Trasplantes y Bancos de Sangre, se presentan a continuación el detalle de los compromisos que se encuentran por debajo de lo planeado: a.

Implementar la estrategia de democracia en línea, del programa gobierno en línea, a través del desarrollo de un proceso de participación ciudadana alrededor del tema de donación y trasplante de órganos y tejidos. Descripción de Avance: Desde la primera semana de Agosto se definió la contratación de un profesional médico epidemiólogo para desarrollar la estrategia de democracia en línea sobre el tema de donación de órganos y trasplantes. Desafortunadamente ya se ha iniciado proceso con 3 profesionales de los cuales, las dos primeras desistieron por diferentes razones, y actualmente se encuentra en trámite el ajuste de los estudios técnicos de la tercera profesional para lograr la suscripción del contrato. Limitaciones: El tipo de contratación ya que les ofrecieron contratos a término indefinido en otras entidades.

b.

Implementar la continuidad y seguimiento de las actividades de promoción de la donación comunitaria través de redes sociales. Descripción de Avance: Desde la segunda semana de Julio se definió la contratación de un profesional en comunicaciones con experiencia en manejo de redes sociales para desarrollar la estrategia de comunicación a través de redes sociales y lograr informar y sensibilizar sobre el tema de la donación de sangre y de órganos en el país, después de un proceso de selección de un profesional de iniciar el trámite del contrato la cual después de casi un mes desistió de firmar el contrato porque inicio labores en otra parte. Actualmente se encuentra en trámite en gestión contractual para la firma con otro profesional de comunicaciones

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IV. En el Acuerdo de Gestión de la Gerencia Pública de Secretaria General, se observan avances por debajo de lo planeado en los siguientes compromisos: a. Ejecutar en un 80% el proyecto de obra de nuevo Bioterio en los siguientes aspectos. 1. Definir y aprobar el presupuesto de las fases Ingeniería Básica e Ingeniería de Detalle. 50% avance sobre 100% planeado. 2. Ejecutar en un 75% la fase de obra civil e instalaciones técnicas. 9,8% de avance sobre 25% 3. Realizar el proceso de contratación de las autoclaves para las instalaciones del nuevo Bioterio y equipos de laboratorio. 100% cumplimiento. Descripción de Avance: Se verifica que se entrego el presupuesto de Ingeniera Básica y se encuentra pendiente el presupuesto de ingeniera de detalle para el cuarto trimestre 2013. Se informa por parte de la Secretaria General, que el día 24 de agosto de 2013 el gerente de proyecto de la unión temporal nuevo bioterio Colombia presenta ante la interventoria Universidad de Cundinamarca el informe de solicitud de modificación a las cantidades de obra; Se realiza aprobación del presupuesto de ingeniería básica a través del informe entregado el 26 de junio de 2013 el cual fue incluido en la modificación y prorroga N° 1 del contrato de obra N° 727 de 2012 que se adjudicara el 7 de octubre 2013 . Por la complejidad de la obra del bioterio por ser un laboratorio de bajo nivel de contención biológica 2 (ABSL-2 bioseguridad) para dar conformidad a los estándares internacionales previstos para este tipo de instalaciones, se encuentra en revisión el presupuesto de ingeniería de detalle, el cual será entregado en el mes de noviembre por parte del contratista. b. Actualizar el 100% de las Tablas de Retención Documental -TRD de 82 Dependencias con la nueva estructura definida en el Rediseño Institucional. Ejecución 58% sobre el 100% planeado. Descripción de Avance: Como resultado del seguimiento a la actualización de las TDR con relación a rediseño institucional para el tercer trimestre del año, se actualizaron 48 dependencias de las 82 que se encuentran planeadas para desarrollar en esta vigencia. Se realizó seguimiento a las TDR según al rediseño institucional y se actualizaron las del Grupo Gestión Contractual, Grupo de Seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental, Grupo Ingeniería, mantenimiento y transporte, Grupo Gestión Documental y sus dos áreas, Grupo de biblioteca, Grupo Atención al Usuario, Área de Facturación y Cartera, Grupo de talento humano y sus tres áreas, Área de Control Interno Disciplinario, Área soporte técnico informático, Dirección de vigilancia, sus dos subdirecciones y siete grupos, Dirección de producción con sus seis áreas y tres grupos. Limitaciones: De acuerdo a lo informado hasta el tercer trimestre del año se dispusieron los los recursos necesarios para apoyar la actualización de las TDR con respecto al rediseño institucional y la organización de los archivos de gestión y el fondo acumulado, a través de la contratación del personal especializado y de apoyo. El porcentaje de avance para este periodo se ve afectado debido al retraso acumulado del segundo trimestre en el cual no se pudo adelantar la actualización de ninguna TRD como se tenía programado.

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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO Tabla No 6: Resultados Porcentuales de Avance por Gerencia Pública 30/09/2013

GERENCIA PÚBLICA

PLANEADO EJECUTADO 62% 38% 60% 55%

D. PRODUCCION D. RED SUB. TRASPLANTES Y BANCOS DE SANGRE D. INVESTIGACIÓN SUB. INV. CIENTIFICA OBSERVATORIO SECRETARIA GENERAL PLANEACION JURÍDICA CONTROL INTERNO

40%

32%

39% 74% 42% 60% 88% 50% 67%

44% 108% 51% 57% 88% 50% 77%

Gráfica No 1. Ejecución vs Planeación Acuerdos de Gestión INS 30/09/2013

PLANEADO - EJECUTADO 120%

108%

100%

88% 88%

77%

74%

80%

67%

62%

60%

60% 38%

60%

55%

51% 40%

40%

39%

44%

57%

50% 50%

42%

32%

20% 0%

PLANEADO

EJECUTADO

A continuación se anexa los resultados del seguimiento realizado por la OCI de la gestión realizada en el tercer trimestre del 2013, en desarrollo de los compromisos establecidos en el acuerdo de gestión.

ANEXOS SEGUIMIENTOS OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

1. Dirección de Producción FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud FECHA ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD FERNANDO PIO DE LA HOZ Y ANGELA MARIA ZAMBRANO OSPINA CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

Compromisos Institucionales

Puntaje

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento

Indicador

I II III PRODUCCIÓN DE INSUMOS DE INTERÉS PARA LA SALUD PÚBLICA DEL PAÍS 10%

10%

SEGUIMIENTO OCI

IV

Total

40% 40%

100%

Porcentaje de Ejecutar procesos de producción y de control de calidad de insumos de

cumplimiento de la meta ponderada de

40

% de cumplimiento

para la salud pública 10%

Avance: 22% Con corte al tercer trimestre del año, se reporta un cumplimiento ponderado del 47% de la meta de producción de hemoderivados, antivenenos, medios de cultivo y animales de laboratorio prevista para la vigencia. En tal sentido, es posible dar cuenta de la producción de 14.555 animales de laboratorio de status convencional (58,2% de la meta establecida para la vigencia), 65,4 litros de hemoderivados (65,4% de la meta establecida para la vigencia) y 2.956,4 litros de medios de cultivo, agua y soluciones (92,3% de

EVALUACIÓN COMPROMISOS

producción de insumos de interés

interés para la salud pública del país.

30/09/2013

la meta establecida para la vigencia). Se va a solicitar ante la Oficina Asesora de Planeación ajuste en la magnitud de las metas, en lo referente con la proucción de los 15%

22%

47%

animales , el proyecto " Administración producción y control de la calidad de biologicos y quimicos y animales de laboratorio". No se afecta el rubro de dicho proyecto.

FACTIBILIDAD TÉCNICA, ECONÓMICA, FINANCIERA, DE ADMINISTRACIÓN, AMBIENTAL Y SOCIAL DE UNA PLANTA PARA LA PRODUCCIÓN DE LA VACUNA CONTRA LA FIEBRE AMARILLA Y OTRAS VACUNAS EN COLOMBIA CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS CRONOGRAMA DE METAS Compromisos Institucionales

Puntaje

Indicadores

Brindar el apoyo técnico requerido para lograr la contratación del estudio de factibilidad técnica, económica, financiera, de administración, ambiental y social de una planta para la producción de la vacuna contra la fiebre amarilla y otras vacunas en

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento I

II

0%

0%

III

IV

Total

50% 50%

100%

En el transcurso del tercer trimestre del año el Instituto Nacional de Salud adelantó los concursos de méritos 01 y 02 de 2013 los cuales tenían por objeto "Determinar la factibilidad técnica, económica, financiera, de administración, ambiental y social de una planta

Total estudios de 30

factibilidad realizados / Total estudios de

Avance: 0% Los dos procesos de concursos de méritos declarado desiertos, no hay tiempo para ejecutar el objeto contractual.

EVALUACIÓN COMPROMISOS

para la producción de la vacuna contra la fiebre amarilla y otras vacunas en Colombia. Alcance objeto: La planta está orientada en primer lugar a cubrir la demanda del mercado nacional y, de presentarse una oferta exportable, deberá atender las necesidades que

% de cumplimiento

sean identificadas en el contexto internacional". Infortunadamente en ninguno de los casos fue posible lograr la adjudicación del proceso contractual. En el primer concurso de méritos adelantado no se presentaron propuestas en el momento de su cierre y en el segundo de ellos se presentaron dos propuestas (Universidad del Valle y Universidad Nacional de Colombia), pero en ambos caso

factibilidad proyectados

Colombia 0%

0%

0%

las propuestas presentaron falencias en la información técnica de las propuestas que conllevaron a que, en aplicación de los criterios establecidos en el pliego de condiciones del proceso, las mismas no fueran objeto de evaluación. Adicionalmente, la propuesta

0%

presentada por la Universidad Nacional de Colombia no cumplía jurídicamente con todos los requisitos previstos. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LA ENTIDAD CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales

Adelantar

los

Puntaje

Indicadores

trámites

precontractuales para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo al

Presupuesto 10

comprometido / Presupuesto

cronograma establecido.

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento I 25%

II 25%

III IV 25% 25%

SEGUIMIENTO OCI

Total 100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

año los compromisos presupuestales de los proyectos "Administración producción y control de la calidad de biológicos y químicos y animales de laboratorio" y "Prevención, investigación, desarrollo y producción de biológicos de alto impacto para la salud pública

% de cumplimiento

asignado 21%

9%

13%

Avance: 13% Conforme a la información reportada por el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación, con corte al tercer trimestre del

43%

nacional" ascienden a $1.152.451.852, lo que representa una ejecución presupuestal del 42,73% de los recursos apropiados en la vigencia. Se tiene el soporte del SIIF, al no ejecutarse el proyecto del compromiso anterior afecta la ejecución presupuestal.

ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO NUEVO BIOTERIO CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales

Puntaje

Total

Brindar acompañamiento técnico en la ejecución de las etapas contractuales y poscontractuales relacionadas con

CRONOGRAMA DE METAS

Indicadores

10

el proceso de construcción y dotación

25%

25%

25% 25%

100%

acompañamiento técnico realizados/

EVALUACIÓN COMPROMISOS

Total

% de cumplimiento

técnico solicitado

25%

25%

25%

Avance: 25% La Dirección de Producción continúa brindando, a través del seguimiento realizado por parte del profesional responsable del bioterio a la ejecución de los contratos 725 y 727 de 2012, relacionados con la interventoría y obras civiles requeridas para la terminación y puesta en marcha del nuevo bioterio, el acompañamiento técnico que se ha requerido. Se apoyó la definición de la ingeniería básica y de la ingenieria de detalle del proyecto. De otra parte es pertinente indicar que, como parte del seguimiento realizado en el seno del

acompañamiento

del bloque H (nuevo Bioterio)

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento II III IV Total

I

75%

Comité Técnico Nuevo Bioterio, se dio trámite de aprobación al modificatorio No. 1 al Contrato 727 de 2012 (relativo a las obras civiles del nuevo bioterio) por medio del cual se ajustaron los ítems constructivos del proyecto. Soporte: Actas de reunión.

ACOMPAÑAMIENTO TÉCNICO OBSERVATORIO NACIONAL - GRUPO FUNCIONAL CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales Puntaje Indicadores Brindar acompañamiento técnico a la

Total

implementación del Observatorio Nacional de Salud en el marco de las

acompañamiento técnico realizados/

competencias definidas para el equipo funcional creado para tales efectos en la Resolución 132 de 2013

10

Total acompañamiento técnico solicitado

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento I

II

25%

25%

III

SEGUIMIENTO OCI

IV

Total

25% 25%

100% Avance: 50% Participación en los diferentes Comités del Observatorio.

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 25%

25%

25%

Soporte actas de reunión. 75%

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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2. Dirección de Red en Salud Pública FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud FECHA ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, ( FERNANDO DE LA HOZ) Y (MAURICIO BELTRAN DURAN) CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

Compromisos Institucionales Realizar seguimiento a los compromisos de las 3 Subdirecciiones: Subdireccion de Trasplantes y Bancos de Sangre, subdireccion LNR y Subdireccion SGCLSP.

Puntaje

25

Indicadores

CRONOGRAMA DE METAS SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento I

II

III

IV

Total

0%

0%

50%

50%

100%

% cumplimiento del acuerdo de gestión de las 3 subdirecciones

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 0%

0%

50%

0%

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento Realizar seguimiento de la ejecución presupuestal de la Direccion de Redes en Salud Pública.

25

Presupuesto ejecutado/presupuesto asignado

20%

30%

40%

10%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 23%

20%

29,94%

72,26%

% de cumplimiento 25

Numero de informes generados/No. Informes programados

0%

0%

50%

50%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 0%

0%

48%

% de cumplimiento 25

Informe de auditoria

0%

0%

0% 50% 50% 100% EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 0%

Avance: 29,94% Con corte al tercer trimestre se alcanzo una ejecucion presupuestal del 72,26% acumulado. Del trimestre se tuvo una ejecución del 29,94% , de una meta del 40% , teniendo 10 puntos por debajo de lo planificado, debido a que encuentran algunos procesos en convocatoria, en evaluación y/o elaboración de minutas de contrato. Al corte 30 septiembre se tiene el CDPcon el 97,37% del presupuesto total.

50%

Soportes : anexos desde la semana 27 a la 39 epidemiologica. En el tema Respiratorio falto un informe, debido a que la profesional encargada se encontraba en comisión.

0%

CRONOGRAMA DE METAS

Presentar 4 ensayos a acreditación por ONAC

Avance: 50% Se hizo seguimiento al acuerdo de gestión suscrito por la Subdirectora de Trasplantes y Bancos de Sangre No se tiene registro de avances de las otras dos subdirecciones, ya que una Subdirectora firmo acuerdo de gestión el 1 de octubre de 2013 y la otra Subdirección no tiene gerente público.

Avance:48% Se generaron los siguientes informes: Dengue 13 de 13 y Respiratorio 12 de 13.

CRONOGRAMA DE METAS Generar 2 informes breves semanales de al menos 2 eventos de vigilancia en salud publica por laboratorio priorizados.

30/09/2013

0%

Avance: 50% Se tiene contrato con ONAC. Dentro del contrato estan incluidos 5 ensayos ( PH, CONDUCTIVIDAD, DETERMINACIÓN DE CRIPTOSPORIDIUM Y GIARDIA, SARAMPION Y RUBEOLA IGM E IGG) Adicionalmente se informa que la fecha de auditoria INSITU será del 28 al 31 de octubre de 2013.

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3. Subdirección de Red Nacional de Transplantes y Bancos de Sangre FORMATO SEGUIMIENTO OCI ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud

FECHA

30/09/2013

ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, MAURICIO BELTRAN Y DANIK DE LOS ANGELES VALERA CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

Compromisos Institucionales

Puntaje

CRONOGRAMA DE METAS

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento

Indicadores

I

II

III

IV

Total

40%

60%

100%

Avance: 40% Procedimientos de auditoria externa y asistencias técncias ajustados y avalados para la

Definir el procedimiento de supervisión a las redes de trasplantes y bancos de sangre y socializar en los grupos y con

30%

las entidades territoriales del País.

supervisión a las redes de trasplantes y bancos de sangre.

Se revisó el POE de auditoria externa para donación de órganos y trasplantes y se ajusto teniendo en cuenta que existiendo la subdirección actualmente se da un padso que antes no se hacia como es el seguimeinto a los planes de mejoramiento que no cumplen reiteradamente las

EVALUACIÓN COMPROMISOS

regionales adicionalmente se ajustan 4 formatos: 1. Seguimeinto a planes de acción de auditoria externa. 2. Acta de Acción de auditoria externa. 3. Informe de acción de auditoria externa. y 4.

% de cumplimiento

Plan de acción de auditoria externa. se entregaron a la profesional encargada de calidad del grupo para hacer el tramite ante el SIG para que queden normalizados e implementados.

40%

40%

En cuanto al POE y formatos de asistencias técnicas que utiliza el grupo de Bancos de Sangre aun no se han ajustado quedando para el ultimo trimestre.

CRONOGRAMA DE METAS

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento Implementar la estrategia de democracia

Documento insumo para el

en linea, del programa gobierno en linea, a través del desarrollo de un proceso de

desarrollo de una política pública en la estrategia de

participación ciudadana alrededor del

20%

tema de donación y trasplante de órganos y tejidos.

democracia donación y órganos

en

linea

en

trasplantes de

25%

75%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

Se observo que se adelantaron procesos contractuales con 3 profesionales de los cuales los dos primeros desistieron por diferentes razones, y actualmente se encuentra en tramite ajustando el perfil de la tercera profesional para lograr la suscripción del contrato.

% de cumplimiento

5%

Avance: 5%

Se observa que desde la primera semana de Agosto se definió la contratación de un profesional médico epidemiologo para desarrollar la estrategia de democracia en línea sobre el tema de 5%

donación de órganos y trasplantes. Soporte: Documentos contractuales.

CRONOGRAMA DE METAS

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento Avance: 5% 25%

Implementar la continuidad y seguimiento de las actividades de promoción de la donación comunitaria través de redes

75%

100%

Número de seguidores de las

20%

redes sociales en el tema de donación comunitaria.

sociales.

EVALUACIÓN COMPROMISOS

% de cumplimiento 5%

5%

Desde la segunda semana de Julio se definió la contratación de un profesional en comunicaciones con experiencia en manejo de redes sociales para desarrollar la estrategia de comunicación a través de redes sociales y lograr informar y sensibilizar sobre el tema de la donación de sangre y de organos en el país, después de un proceso de selección de un profesional de iniciar el tramite del contrato y de llamarla para la firma del mismo le surgieron muchas inquietudes a la profesional la cual después de casi un mes desistió de firmar el contrato porque estaba trabajando en otra parte. Actualemnte se encuentra en tramite en gestión contractual para la firma con otro profesional de comunicaciones

CRONOGRAMA DE METAS

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento 25% 60% Seguimiento de la ejecución presupuestal de la Subdirección de Red Naciuonal de Trasplantes y Bancos de Sangre.

30%

15%

100%

Presupuesto ejecutado/presupuesto asignado

EVALUACIÓN COMPROMISOS

en 87,11% para la Red de donación de organos y trasplantes, y en PR esta en 57,03 para Red de Bancos de Sangre y 69,69% para la Red de Donación y Trasplantes, en obigaciones y pagos va en 21,11% para bancos de sangre y 38,57% para trasplantes, adicionalmente se encuentran en tramite dos cartas de compromiso con DTI foundetion y la universidad de antioquia para desarrollar dos temas pendientes de capacitaciones especializadas para trasplantes con lo cual quedaría

% de cumplimiento 25% 60%

Avance: 60% La ejecución presupuestal en CDP se encuentra en 97,01% para la Red de Bancos de Sangre y

85%

ejecutado el 100% del presupuesto misional para ambas redes, quedando pendiente ejecución del presupuesto que se asigna para transversales. Soporte: SIIF

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GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

4. Secretaria General

ENTIDAD

FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN FECHA

Instituto Nacional de Salud

30/09/2013

ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, FERNANDO DE LA HOZ Y CLARA INES RESTREPO TRUJILLO CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales

Puntaje

CRONOGRAMA DE METAS Indicadores

SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento I

II

III

IV

Total

20%

40%

40%

100%

IMPLEMENTACION REDISEÑO INSTITUCIONAL

Adelantar en un 60% los procesos de selección del personal de los empleos vacantes mediante figura de encargo provisional dando cumplimiento a los

20

decretos 2774 y 2775 del 28 de diciembre

N°empleos ocupados Trim/ Total de empleos

Avance Total: 79% De acuerdo al seguimiento, se puede avalar que se tiene en el tercer trimestre 71 posesiones de las convocatorias del

EVALUACIÓN COMPROMISOS

tercer trimestre y 11 posesiones derivadas de las convocatorias del segundo trimestre, para un total de 82 cargos

% de cumplimiento

ocupados, dando un porcentaje de cumplimiento del 60,29% . Para un acumulado de 79% Se pide realizar el ajuste del indicador, ya que el denominador es fijo y no es medible por trimestre.

vacantes

de 2012 (210 cargos a proveer 2013)

Avance Trimestre: 60,29%

18,38%

60,29%

79%

El valor reportado en el informe de seguimiento se obtuvo de medir los datos con base en las convocatorios realizadas, pero no es acorde con el indicador planteado, ya que se debe tener como base los empleos ocupados en el trimestre independiente de la convocatoria a la que pertenezca.

CONSTRUCCION NUEVO BIOTERIO Avance Trimestre: 50%

CRONOGRAMA DE METAS

Se verifica que se entrego el Presupuesto de Ingeniera Básica y se encuentra pendiente el Presupuesto de Ingeniera

% de cumplimiento 0%

100%

0%

100%

Entrega de Presupuesto

de Detalle para el cuarto trimestre 2013. Se informa por parte de la Secretaria General, que el día 24 de agosto de 2013 el gerente de proyecto de la union temporal nuevo bioterio colombia presenta ante la interventoria universidad de cundinamarca el informe de solicitud de

EVALUACIÓN COMPROMISOS

modificación a las cantidades de obra, se realiza aprobación del presupuesto de ingenieria basica a traves del informe entregado el 26 de junio de 2013 el cual fue incluido en la modificación y prorroga N° 1 del contrato de obra N° 727 de

% de cumplimiento

2012 que se adjudicara el 7 de octubre 2013 . Por la complejidad de la obra del bioterio por ser un laboratorio de bajo nivel de contención biologica 2 (ABSL-2

aprobado

bioseguridad) para dar conformidad a los estandares internacionales previstos para este tipo de instalaciones, se 0%

50%

0%

encuentra en revisión el presupuesto de ingenieria de detalle, el cual sera entregado en el mes de noviembre por parte del contratista.

CRONOGRAMA DE METAS

Ejecutar en un 80% el proyecto de obra de nuevo bioterio en los siguientes aspectos.

Actividades ejecutadas según

1. Definir y aprobar el presupuesto de las fases Ingenieria Basica y Ingenieria de Detalle. 2. Ejecutar en un 75% la fase de obra civil e instalaciones tecnicas. 3. Realizar el proceso de contratación de las autoclaves para las instalaciones del nuevo Bioterio y equipos de laboratorio.

10

Avance: 9.8% El presupuesto de ingenieria basica realizado por la UTE nuevo bioterio colombia se encuentra dividida en 7 capitulos

% de cumplimiento 0%

25%

50%

75%

cronograma trim

EVALUACIÓN COMPROMISOS

/ Actividades programadas

% de cumplimiento

4 actividades. Capitulo 3 Instalaciones Metalicas conformado por 5 actividades. Capitulo 4 Detección y Extinción incendios conformado por 2 actividades. Capitulo 5 Electricidad conformado por 11 actividades Capitulo 6 Climatización conformado por 14 actividades Capitulo 7 Sistema de Control conformado por 1 actividad Para este tercer trimestre del año se han realizado las siguientes actividades:

según cronograma aprobado trim

0%

con sus respectivas actividades, con base a estas se realizara seguimiento a los avances de obra. Capitulo 1 Obras Preliminares conformado por 24 actividades., Capitulo 2 Instalaciones Hidrosanitarias conformado por

9,8%

0%

Capitulo 6: Desmonte de los conductos existentes en lamina galvanizada en un 100% . Capitulo 1: Se ejecutaron las obras preliminares como son el cerramiento en un 100% y adecuaciones previas en un 50% .. Mamposteria mayores y menores en un 90% Aseo varios en un 30% . Se tiene para el periodo de medición un avance del 9.8% Avance: 100%

CRONOGRAMA DE METAS

En el seguimiento se verifica los dos contratos relacionados. Mediante contratos numero 492 y 496 del 29 de agosto de 2013 se realiza la contratación directa bajo el causal de

% de cumplimiento

desarrollo de actividades cientificas y tecnologicas con las firmas BIOLOGIA MOLECULAR Ltda y Contrato legalizado

0%

50%

50%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 0%

100%

100%

SERVIMEDICAL GROUP Ltda, se realiza la adquisición de los siguientes 14 equipos: - Autoclave ,Esterilizador a vapor , Lavadora para racks. Llenadora de botellas para agua animales, Dispensador de encamado, Rack o estante ventilado ratones , Rack o estante ventilado ratas hamster cobayos, Unidad de alojamiento para cobayos, Modulo aislador de conejos, Estación de cambio y trabajo con animales modelos 1, Estación de cambio y trabajo con animales modelos 2, Cabina de bioseguridad clase II tipo A02, Unidad manejadora de residuos, Estación trabajo para necropsia de animales, Camara de eutanasiador CO2 animales de experimentación. Esta contratación se realizo por un valor de $ 2.064.992.470, 00 y $870.625.000

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL TRANSVERSALES Y PROYECTO DE INVERSION CONSTRUCCION Avance Trimestre: 23,07% Avance Acumulado: 42%

CRONOGRAMA DE METAS Presupuesto comprometido trim /

Ejecutar el 80% del presupuesto asignado al proyecto de construcción y remodelación vigencia 2013.

Presupuesto asignado trim

% de cumplimiento 10,00%

Presupuesto comprometido

Ejecutar el 100% del presupuesto transversal asignado vigencia 2013.

trim / Presupuesto

80,00%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

23,07%

Durante el tercer trimestre, se ha ejecutado el presupuesto del plan maestro de intervención de la entidad por un valor de $ 274.590.857 correspondiente al 28,8% del presupuesto asignado en la vigencia $ 1.189.797.710,5. El contrato adjudicado en el tercer trimestre es: 1) Adición N° 1 al contrato 570 de 2012,el 12 de septiembre de 2013 por un valor de $274.590.857

% de cumplimiento 18,8%

10

10%

42%

Se solicita realizar ajuste al termino trimestre del denominador, ya que es un presupuesto total asignado para la vigencia.

CRONOGRAMA DE METAS

Avance Trimestre: 45,92 % Durante el tercer trimestre, se ha ejecutado el presupuesto de recursos transversales por un valor de $2.344.389.495,15

% de cumplimiento

correspondiente al 79.52% del presupuesto asignado en la vigencia. A mediados del año se realizo una nueva distribución de valores para cada uno de los elementos quedando un valor de $2.948.320.042,5063 para la ejecución en

40%

15%

15%

70%

el año vigente. El avance de la ejecución de estos recursos con corte al 30 de septiembre por cada dirección es la siguiente:

EVALUACIÓN COMPROMISOS

Dirección de Producción: $184.361.250,32 millones con un avance de 66.6% a lo asignado para la vigencia $276.742.233,99 Dirección de Investigación: $300.363.907,22 millones con un avance de 65.29% a lo asignado para la vigencia

% de cumplimiento

$460.070.415,07 Dirección de Redes: $955.381.471,86 millones con un avance de 77.33% a lo asignado para la vigencia

asignado trim

33,6%

$1.235.395.878,40 79,52% Dirección de Vigilancia: 901.782.865,75 millones con un avance de 83.76% a lo asignado para la vigencia $1.076.571.757,14

45,92%

ACTUALIZACION E IMPLEMENTACIÓN TDR REDISEÑO INSTITUCIONAL N° De Actualizar el 100% de las Tablas de Retencion Documental -TRD de 82

dependencias TRD

Dependencias con la nueva estructura definida en el Rediseño Institucional

actualizadas/No. Dependencias 20

100%

0%

100%

% de cumplimiento

Dependencia TDR actualizada

58,5%

trimestre del año, se actualizaron 48 dependencias de las 82 que se encuentran planeadas para esta vigencia. Se realizo de nuevo seguimiento y actualización a las dependencias que tenían su TDR según al rediseño institucional y se actualizaron las TDR de Grupo Gestión Contractual, Grupo de Seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental, Grupo Ingeniería, mantenimiento y transporte, Grupo Gestión Documental y sus dos áreas, Grupo de biblioteca, Grupo

EVALUACIÓN COMPROMISOS

0%

realizado a la Dependiencia /

Tablas de Retencion Documental -TRD actualizadas.

0%

Avance: 58,5% Como resultado del seguimiento a la actualización de las TDR con relación a rediseño institucional para el tercer

del INS

Seguimiento

Realizar seguimiento a las 82 dependiencias para evidenciar la implementación de las

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento

58,5%

Atención al Usuario, Área de Facturación y Cartera, Grupo de talento humano y sus tres áreas, Área de Control Interno Disciplinario, Área soporte técnico informático, Dirección de vigilancia, sus dos subdirecciones y siete grupos, Dirección de producción con sus seis áreas y tres grupos.

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento 0% 0% 100% 100% CRONOGRAMA DE METAS

No se tenia programado actividades para este trimestre. Se tiene que cambiar el denominador del indicador, por el total Dependencias INS.

% de cumplimiento 0%

0%

0%

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ATENCIÓN AL USUARIO Avance: 100% Se realizo el informe de diagnostico del estado actual del area de atención al usuario y la encuesta de canales de comunicación a 49 oficinas del INS en el mes de julio, con el fin de poder conocer el manejo que le dan las areas con

CRONOGRAMA DE METAS Diseñar estrategia institucional e integral de la Atención al Usuario que comprenda la

% de cumplimiento

centralización de las PQRS realizadas por los usuarios en los diferentes canales de

Entrega de Informe

comunicación institucionales, en los siguientes aspectos:

0%

100%

0%

100%

CRONOGRAMA DE METAS

respecto a las solicitudes de los ciudadanos/clientes y la utilización de los canales de comunicación existentes. Como conclusiones generales, las areas del INS no conocen el procedimiento actual sobre el manejo de las PQRS y su

% de cumplimiento

retroalimentación al area de atención al usuario se evidencia que las areas reciben solicitudes de los clientes y estas no son informadas y el correo electronico es el canal con mayor uso con un 50% al presentarse constantes fallas utilizan

20 1. Realizar el diagnostico de la situación real

0%

del área y su relación con las demas dependencias del INS.

N° actividades ejecutadas

2. Definir la planeación estrategica del área de acuerdo a los resultados e implementar

según cronograma / N°

los resultados.

100%

100%

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento 0% 50% 50% 100%

de actividades programadas

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento 0% 0%

Total procesos

CRONOGRAMA DE METAS

tramitados trim/Total

% de cumplimiento

0%

correos con extensiones diferentes al institucional @ins.gov.co. Se evidenció una matriz DOFA para detectar las falencias y las fortalezas que se puede aprovechar para mejorar la gestión del area. Como resultado del mismo se generaron 14 estrategias, de las cuales se agruparon para elaborar el Avance: 0% No se tiene el cronograma de trabajo de actividades derivado del diagnóstico. No cumplimiento. No se pudo realizar el cronograma de actividades hasta tener definido el diagnóstico del proceso. Se tiene programado la elaboración para el cuarto trimestre, proyectando las actividades para la vigencia 2014.

OPORTUNIDAD TRAMITES CONTRACTUALES

Tramitar en un 100% las solicitudes de contratación provenientes de las áreas misionales.

20

procesos solicitados en el trim

30%

40%

30%

Avance Trimestre: 40% 100%

el 100% de las mismas siguiendo los requerimientos de la ley y las recomendaciones del comité de contratación

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento 30%

40%

Avance Acumulado: 70% Durante el tercer trimestre del año se solicitaron 282 necesidades de bienes y servicios, de las cuales fueron tramitadas

70%

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

5. Observatorio Nacional de Salud FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud

FECHA

30/09/2013

ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, FERNANDO DE LA HOZ Y CARLOS ANDRES CASTAÑEDA CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento

Compromisos Institucionales

Implementación y puesta en funcionamiento del Observatorio

Puntaje

40

Indicadores

Documento elaborado

Nacional de Salud

I

II

SEGUIMIENTO OCI

III

IV

Total

40%

60%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

documneto y primera version del mismo. Se observa demora en la conformación de la planta de personal del

% de cumplimiento 40%

Avance: 40% Se realizó la definición de la estructura y componentes del

ONS 40%

Soporte: Documento

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento Primer análisis integrador de la información de situación de salud de acuerdo a los requerimientos

Avance: 100% 15

Documento elaborado

50%

50%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

normativos

Se evidenció el informe publicado en su versión final, enviado a los principales actores del sistema Soporte: Informe

% de cumplimiento 100%

100% Avance: 30%

CRONOGRAMA DE METAS

Definición y realización de la primera encuesta de reconocimeinto

% de cumplimiento Posicionamiento del ONS en la población colombiana

Definición de linea de 15

base y evaluación posterior

20%

80%

para la generación de la linea de base 100%

Soporte: Encuesta

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 30%

30%

CRONOGRAMA DE METAS Estandarización de la metodología de análisis de la información para reporte por parte del Observatorio Nacional de

Estrategia de metodología de

30

análisis implementada

salud

% de cumplimiento 50%

50%

Avance: 50% 100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 50%

Documento con metodologías implementadas en el primer informe. Se evidencia retraso en la convocatoria de colciencias para incluir análisis adicionales

50%

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

6. Oficina Asesora de Planeación ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud

FECHA

30/09/2013

ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, FERNANDO DE LA HOZ Y LUIS ANTONIO AYALA RAMÍREZ CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales

Puntaje

CRONOGRAMA DE METAS Indicadores

% de cumplimiento II III IV

I

SEGUIMIENTO OCI Total Avance Trimestre: 25%

Asesorar a los 18 procesos del Sistema Integrado de Gestión en lo relacionado a cambios operativos, documentales, manejo de hallazgos y cualquier soporte, con el fin de adecuar y mantener el SIG a la nueva

25% No. 25%

Procesos asesorados

trim/ No. Procesos solicitan asesoría trim

25%

25%

25%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

que

25%

25%

Se verifico que durante el periodo se asesoraron dieciocho procesos que realizaron solicitud: Planeación Institucional, Gestión de calidad, Comunicación institucional, Redes en salud pública, Vigilancia y análisis del riesgo, Investigación en saluid pública, Producción, Situación en salud, Adquisición de bienes y servicios, Gestión documental, Gestión de mantenimiento, Gestión ambiental

% de cumplimiento

estructura y funciones del INS.

Acumulado: 75%

25%

75%

Gestión jurídica, Atención al ciudadano, Gestión financiera Se tiene un cuadro de control donde se registran las asesorias por proceso.

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento II III IV

I

100%

Gestionar y conseguir la aprobación de los recursos de inversión y funcionamiento para

25%

% Ejecución

SEGUIMIENTO OCI Total 100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

la vigencia 2014.

Avance Trimestre: 10% Acumulado: 100% En cuanto a los recursos de funcionamiento para la vigencia 2014, la Oficina Asesora de Planeación realizó las gestiones ante el MinHacienda, quien asignó $30.562 millones de pesos, distribuidos así: Gastos de personal: $26.790 millones

% de cumplimiento

Gastos generales:$2.324 millones 90%

10%

100%

Transferencias corrientes: $1.448 millones

CRONOGRAMA DE METAS SEGUIMIENTO OCI

% de cumplimiento No. Dependencias con planes de acción ajustados/Total de dependencias Realizar los ajustes de los planes de acción, planes de compras e indicadores de las dependencias del INS, de acuerdo con las nuevas funciones y estructura de la misma.

25%

I

II

III

33%

33%

34%

IV

Total Avance: 0%

No. Dependencias con planes

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

de compras ajustados/Total de dependencias.

% de cumplimiento

Acumulado: 77% En lo transcurrido en el tercer trimestre no hubo avance frente a este compromiso, teniendo un incumplimiento del 34% planificado. La anterior situación se justifica debido a que el profesional encargado no terminó la revisión de los indicadores con los procesos debido a que se encuentra en licencia de maternidad, adicionalmente se informa que no se cuenta con la totalidad de cargos asignados a la Oficina Asesora de Planeación de acuerdo con el Decreto 2774/2012, quienes podrían realizar esta actividad. Siguen faltando la revisión del total de los indicadores de los procesos.

No. Procesos con revisión de indicadores/Total de procesos 0%

77%

0%

77%

CRONOGRAMA DE METAS I

Asesorar, formular y conseguir la aprobación de los proyectos de inversión "Renovación tecnológica de los laboratorios del INS" e "Implementación del Observatorio Nacional de Salud" para su ejecución en las

Proyecto 25%

aprobado

de por

competentes

vigencias 2014 y 2015, respectivamente.

inversión entes

% de cumplimiento II III IV 50%

25%

25%

SEGUIMIENTO OCI Total 100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

Avance:50% Acumulado: 100% En el seguimiento se verifica que se asesoró al Observatorio Nacional de Salud en la formulación del proyecto de inversión " Mejoramiento fortalecimiento de la gestión en salud desarrollado por el Observatorio Nacional de Salud" el cual fue registrado y aprobado por el Banco de

% de cumplimiento 50%

50%

Proyectos de Inversión. Código 20130110005, durante el tercer trimestre. 100%

El otro proyecto "Renovación tecnológica de los laboratorios del INS", se había registrado aprobación en el segundo trimestre de 2013. Soporte: Aprobación Proyecto, actas de reunión

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

Seguimiento acuerdos de gestión Página 22 de 28

Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

7. Dirección de Investigación FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud FECHA ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD,

30/09/2013

FERNANDO PIO DE LA HOZ RESTREPO Y JUAN CARLOS DIB -DIRECTOR DE INVESTIGACION EN SALUD PUBLICA CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Compromisos Institucionales

Puntaje

Indicadores

Dirigir, coordinar, contribuir a ejecutar, controlar y fortalecer la

% de avance en las actividades de los

capacidad institucional para la investigación en salud y

cronogramas 2013 establecidas en el POA de los 30 proyectos de investigacion en

30

biomedicina (46% segundo semestre).

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento I

II

IV

Total

21%

25%

46%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento

ejecucion. 23%

23%

CRONOGRAMA DE METAS

Desarrollar las estrategias necesarias para realizar una ejecucion presupuestal minimo del 52% del proceso de investigacion,

SEGUIMIENTO OCI

III

Presupuesto ejecutado/presupuesto programado

35%

22%

57%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

durante el segundo semestre de la presente vigencia.

Se obtuvo un 23% sobre un 21% planificado en el trimestre. Es importante clarificar que la meta para el segundo semestre del Gerente Público es sobre un 46% ya que la anterior gerencia pública adelanto un 44% en los avances de los proyectos relacionados. Se ejecutaron las actividades de los proyectos de investigación según lo establecido en los cronogramas de cada uno de ellos. Soporte: cronograma de cada proyecto y cuadro ponderado de porcentaje de avance. Avance: 32% Se obseva una ejecucion del 32% del presupuesto total apropiado

% de cumplimiento 20

Avance: 23%

La meta para el segundo semestre de este compromiso es del 52% , ya que durante el primer semestre se logró un avance del 43% , para un total del 95% que es la meta inicial de esta Dirección.

% de cumplimiento 32%

32%

Soporte: SIIF

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento Realizar la gestión del proceso editorial de la revista Biomédica

10

Numeros publicados/numeros programados (2)

0%

100%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS

Avance: 50% Se publicó Vol 33 (2013): Suplemento 1, Fiebres hemorrágicas Soporte pagina web del INS.

% de cumplimiento 50% Brindar acompañamiento tecnico a

Avance: 50%

% de cumplimiento

la implementación del Observatorio Nacional de Salud en el marco de las competencias definidas para el

50%

CRONOGRAMA DE METAS

10

equipo funcional creado para tales efectos en la resolucion 0131 del

Acompañamiento tecnico realizado/ Total acompañamiento tecnico solicitado

50%

50%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento

31 de enero de 2013

Avance: 100% Se realizó el encuentro científico del 10 al 13 de septiembre. Donde se eligieron 103 trabajos

% de cumplimiento 20

100%

Evento realizado/ Evento programado

Se envia la información solicitada por el Observatorio Nacional de Salud sobre productividad de los

50%

CRONOGRAMA DE METAS

investigaciones mediante la organización de eventos cientificos

trabajo de diferentes entidades. grupos de Investigación

50%

Divulgación de resultados de las

Se realizó labor de acompañamiento al ONS a reuniones con el Ministerio de Salud y mesas de

0%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 100%

100%

distribuidos asi: Conferencias Magistrales=9 Conferencias magistrales Paneles Expertos= 8 Modalidad Oral=48 Modalidad en Cartel=38

CRONOGRAMA DE METAS % de cumplimiento Brindar apoyo tecnico para la estructuracion y puesta en marcha de la Subdireccion de Innovacion

10

Documento tecnico con justificacion de empleo lineamientos de perfiles

0%

0%

0%

100%

100%

No se registra avance.

EVALUACIÓN COMPROMISOS % de cumplimiento 0%

0%

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

Seguimiento acuerdos de gestión Página 23 de 28

Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

8. Oficina de Control Interno FORMATO SEGUIMIENTO ACUERDO DE GESTIÓN ENTIDAD

Instituto Nacional de Salud

FECHA

11/10/2013

ACUERDO DE GESTIÓN ENTRE EL DIRECTOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, FERNANDO DE LA HOZ RESTREPO Y CIELO CASTILLA PALLARES CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS Indicadores

% de cumplimiento I

II

III

IV

50%

0%

25%

25%

SEGUIMIENTO OCI ado

Puntaje

Acu mul

Compromisos Institucionales

CRONOGRAMA DE METAS

Avance: 25% Realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno para medir su efectividad y el grado de cumplimiento de la Gestión y de

No total de Informes de

20%

evaluaciones al Sistema de Control Interno presentados/ No

programados *100

Realizar la evaluación independiente al Sistema de

No total de Informes de evaluaciones al Sistema de

medir su efectividad y el grado

20%

Control Interno Contable de evaluaciones al Sistema de

de los Resultados.

Control Interno Contable programados *100

Seguimiento a la ejecución

Numero de informes 20%

planeación por procesos

realizados/Numero de informes planeados

0%

25%

Este Informe se presenta cada cuatro meses, el cual es de obligatoria presentación, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave. 75%

50%

0%

0%

50%

100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS OCI 50%

0%

25%

25%

0%

25%

25%

verificar la conformidad del

20%

Sistema de Gestión de Calidad del INS.

Calidad realizadas/ No de ciclo de Auditorias de Calidad

0%

0%

50%

75%

50%

100%

Soporte: Informes mensuales de Ejecución Presupuestal

Se pudo verificar la siguiente información: Durante el tercer trimestre se completan todas las visitas de campo de acuerdo a la programación general, se consolida la información y se presentan los resultados preliminares en la reunión de cierre en el mes de agosto de 2013, y se entrega informe final el 27 de agosto de 2013. Información socializada a la Alta Dirección y publicada en el LINK OCI intranet de la página INS, para el conocimiento de todo el personal de la Institución.

0%

100%

100%

No total de Informes a Entes de Control Externo realizados/ No

Presentar los informes a Entes 20%

46%

total de Informes a Entes de Control Externo programados

12%

25%

17%

Se evidencio que durante el tercer trimestre se elaboraron y presentaron los siguientes 6 informes: 1. Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno con corte Julio de 2013. 100%

2. Informe de Austeridad en el Gasto, segundo trimestre 2013. Presentado a la Contraloría General de la República. 3. Informe Zar Anticorrupción (Hallazgos detectados por la Oficina de Control Interno), tercer bimestre 2013. Presentado al Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción. 4. Informe Zar Anticorrupción (Hallazgos detectados por la Oficina de Control Interno), cuarto bimestre 2013. Presentado al Programa Presidencial de

EVALUACIÓN COMPROMISOS OCI

*100

Soporte: Informes de Auditoria por proceso e Informe Final de Resultados. Avance: 25%

CRONOGRAMA DE METAS

legal vigente

Se tienen los informes mensuales de soporte de esta actividad de los meses de julio, agosto y septiembre los cuales fueron socializados al Comié de Dirección y publicados en el Link Oci en la página intranet del INS.

Frente al indicador planteado para este compromiso, se verifica su cumplimiento al 100% . 0%

de Control Externo dando cumplimiento a la normatividad

En el cuarto trimestre se realizará una sgunda evaluación que permita medir el estado del Sistema Interno Contable del INS.

Avance: 100%

EVALUACIÓN COMPROMISOS OCI

programadas

En el mes de febrero se realizó la evaluación aplicando la metodología establecida por la Contaduría General de la Nación, de la vigencia 2012 se

Se observa y verifica que mensualmente se realizó un informe de seguimiento a la ejecución presupuestal del INS.

EVALUACIÓN COMPROMISOS OCI 25%

Para este trimestre no se tenia ninguna actividad planificada. El 50% reportado fue el obtenido en el primer trimestre.

Avance: 25% 75%

CRONOGRAMA DE METAS No de ciclos de Auditorias de

trimestre, que corresponde al 25% del porcentaje programado para la presente vigencia. Soporte: Informe Pormenorizado Julio 2013

obtuvo una calificación de 4,78% quedando dentro del rango ADECUADO, mostrando un resultado positivo dentro del manejo contable del INS. 50%

CRONOGRAMA DE METAS

25%

Coordinar y ejecutar las Auditorias de Calidad, para

El informe correspondiente fue socializado a la Alta Dirección, y fue publicado en la página web y en la pagina intranet link Oficina Control Interno en Julio de 2013. Observando lo anterior se puede concluir que la OCI frente a esta actividad dio cumplimiento al 100% de lo planeado para el

CRONOGRAMA DE METAS

presentados/ No total de Informes

de cumplimiento de la Gestión y

Presupuestal INS vigencia 2013 dando cumplimiento a la

50%

Se verifica la presentación del siguiente informe: Dando cumplimiento a la Ley 87 de 29 de noviembre de 1993, artículo 14 y a la Ley 1474 de 2011 art. 9 (Modifica la Ley 87) - Estatuto Anticorrupción, en el tercer trimestre se realizó el Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno con corte Julio de 2013, que evalúa el estado de implementación y mantenimiento de los Subsistemas del Sistema de Control Interno, él cual es insumo para el Informe Ejecutivo Anual.

EVALUACIÓN COMPROMISOS OCI

total de Informes de evaluaciones al Sistema de Control Interno

los Resultados.

Control Interno Contable para

100%

Lucha Contra la Corrupción. 46%

12%

25%

58%

5. Informe de Desplazamientos– Ministerio de Salud y Contraloría General de la República. 6. Seguimiento Modelo de Planeación y Gestión Estratégica Julio 2013. Se dió cumplimiento al 100% de lo planificado para el trimestre.

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

Seguimiento acuerdos de gestión Página 24 de 28

Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

En el seguimiento realizado por la OCI se realizaron ajustes a indicadores en la Gerencia Pública de Secretaria General y Subdirección de Investigación Científica y Tecnológica, como se presentan a continuación:

GERENCIA PUBLICA: SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIENTIFICA Y TECNOLÓGICA INDICADOR INDICADOR COMPROMISO JUSTIFICACION INICIAL AJUSTADO Incluir dentro de los resultados, los Desarrollar estrategias Investigadores Investigadores investigadores que se de cooperación técnica formados y en formados/ encuentran en para contribuir a la formación/ investigadores especializaciones, formación de investigadores programados a maestrias y doctorados, investigadores en programados a formar (24) cuyos resultados son a salud. formar (24) largo plazo pero son gestión de la Subdirección. Proyectos Coordinar las revisados en Medir resultados que actividades del comité Reuniones comités generen impacto y aporten tecnico de realizadas / asesores/ constructivamente al investigacion y el reuniones Proyectos objetivo de la Gerencia comité de etica en programadas recibidos en Pública. investigacion los comités asesores

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Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

GERENCIA PUBLICA: SECRETARIA GENERAL INDICADOR INDICADOR COMPROMISO INICIAL AJUSTADO Adelantar en un 60% los procesos de selección del personal de los empleos N°empleos N°empleos vacantes mediante ocupados Trim/ ocupados Trim/ figura de encargo Total de Total de provisional dando empleos empleos cumplimiento a los vacantes Trim vacantes decretos 2774 y 2775 del 28 de diciembre de 2012 (210 cargos a proveer 2013) Ejecutar el 80% del presupuesto asignado al proyecto de construcción y remodelación vigencia 2013. Realizar seguimiento a las 84 dependiencias para evidenciar la implementación de las Tablas de Retencion Documental -TRD actualizadas.

Presupuesto comprometido trim / Presupuesto asignado trim

Presupuesto comprometido trim / Presupuesto asignado

Seguimiento realizado a la Dependiencia / Dependencia TDR actualizada

Seguimiento realizado a la Dependiencia / Total Dependencia INS

JUSTIFICACION

En el denominador del indicador se elimino la palabra Trimestre, ya que los resultados esperados son sobre el total de empleos vacantes existentes ( que es un valor fijo) y no es variable trimestralmente

Se elimino trimestre del denominador del indicador, ya que el presupuesto asignado es único y no era modificable por trimestre. El seguimiento se debe realizar sobre el total de las dependencias y no solamente sobre las actualizadas en el TRD

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

Seguimiento acuerdos de gestión Página 26 de 28

Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 

Durante el proceso de seguimiento y evaluación a los resultados de los compromisos establecidos en los acuerdos de gestión, se observa que en la mayoría de los casos, se delega dicha actividad en profesionales del área. Se recomienda contar con el Gerente Publico para el desarrollo de dicha gestión.



Se evidenció que no todos los Gerentes Públicos entregaron informe de seguimiento de los acuerdos de gestión con corte trimestral a la Dirección General, con copia a la Oficina de Control Interno.



Se verificó que todos los Gerentes Públicos INS tienen suscrito Acuerdos de Gestión para la presente vigencia.



Se evidenció que con corte a 30 septiembre de 2013, no se han realizado nombramiento de los siguientes Gerentes Públicos: Subdirector/a Laboratorio Nacional de Referencia (RED) Subdirector/a Innovación en Salud Pública (INVESTIGACIÓN) Subdirector/a Análisis, Riesgo y Respuesta Inmediata (VIGILANCIA) Subdirector/a Prevención, Vigilancia y Control (VIGILANCIA).

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Se verificó el proceso de evaluación por parte de la Dirección General INS a los compromisos de los Acuerdos de Gestión a los Gerentes Públicos que se desvincularon de su cargo en la presente vigencia. Los resultados fueron compartidos con la coordinación de Talento Humano, para definir acciones futuras de capacitación y formación del gerente público y estrategias de mejoramiento de su desempeño.

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De los siguientes gerentes públicos no se presenta seguimiento a los compromisos, dado que estos fueron suscritos en los meses de septiembre y octubre del año en curso. o Dr. Mancel Martínez Durán - Director Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública, firmado el 30/09/2013. o Dr. Juan Eugenio Burbano – Jefe Oficina Asesora Jurídica, firmado el 2/09/2013. o Dra. Lynda Patricia Prieto Navarrera – Subdirectora de Gestión de Calidad de Laboratorios de Salud Pública, firmado el 1/10/2013. El seguimiento se realizará con corte al cuarto trimestre de la presente vigencia, con el respectivo informe de avance presentado por cada Gerente Público.

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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Instituto Nacional de Salud

GESTION DE CONTROL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO

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Atendiendo la Circular No. 100-006 del 6 de septiembre de 2013, en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, en el mes de octubre se realizó el reporte de la información sobre la implementación de los Acuerdos de Gestión del INS 2012 y 2013, a través del siguiente enlace: Encuesta Acuerdos de Gestión Orden Nacional: https://sites.google.com/a/esap.gov.co/ag-nat-2013/

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Se recomienda a la Secretaria General, dejar en firme la Resolución, que define los parámetros a tener en cuenta dentro de la elaboración, seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión del INS, igualmente la socialización de la misma.

NORMA PATRICIA CELIS Profesional OCI

CIELO CASTILLA PALLARES Jefe Oficina de Control Interno.

OFICINA DE CONTROL INTERNO INS

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