GESTIÓN DE PROYECTOS DEL PROGRAMA DE SALUD PÚBLICA DE LA UE (DG SANCO) INTRODUCCIÓN El Programa de Salud Pública es una iniciativa de la Comisión Europea - Dirección General de Sanidad y Protección de los Consumidores (DG SANCO), la cual, al objeto de gestionar las convocatorias y los proyectos, creó la Agencia ejecutiva para el Programa de Salud Pública con sede en Luxemburgo -Executive Agency for Health and Consumers (EAHC)-. Por tanto, la información y documentación referente a las convocatorias se encuentra en la dirección web de la Agencia: http://ec.europa.eu/eahc/

DOCUMENTACIÓN PARA LA GESTIÓN: 1. Guidelines for Request of Balance Payment - Grant for an Action: Esta guía está dirigida a los coordinadores de los proyectos, pero pueden servir de ayuda dado que ésos serán los principios que los coordinadores utilizarán en la gestión financiera y tiene los modelos de los informes económicos. Se descarga en la dirección: http://ec.europa.eu/eahc/documents/management/EAHCGuidelines_for_request_of_balance_payment-25_09_2008.pdf Ésta es la documentación que sirve de base para el presente documento. 2. Grant Agreement (Acuerdo de Subvención): Es el documento oficial del Proyecto donde se recogen los derechos y deberes de los participantes. La unidad de gestión debe disponer de una copia completa del Acuerdo firmado dado que en éste se indican aspectos relevantes como: -

Fecha de comienzo del proyecto (fecha a partir de la cual es posible imputar gastos) Presupuesto del proyecto, la subvención otorgada, global y por participante. Los anticipos de la subvención. Las fechas de envío de los informes.

Este documento lo firma la Comisión con el Coordinador, y por tanto es éste el que debe enviar una a los participantes. 3. Guide for Applicants submitting a Project Proposal – Guía del solicitante: Esta guía es la necesaria para la preparación de propuestas que se presentan a la convocatoria, pero puede ser útil en la gestión en casos de duda. Actualmente está vigente la guía de la convocatoria http://ec.europa.eu/eahc/documents/health/calls/2009_Guide_Projects.pdf

2009:

4. Proyecto: Se recomienda disponer de una copia del proyecto.

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5. Internal co-operation agreement – Acuerdo de cooperación o acuerdo de consorcio: Es posible, pero no obligatorio, que en algunos proyectos se firme este documento que se trata de un contrato privado entre los participantes (no con la Comisión) para desarrollar ciertos aspectos de la gestión del proyecto tales como el reparto de la subvención o los derechos de propiedad intelectual e industrial.

ASPECTOS A PROYECTOS

TENER

EN

CUENTA

EN

LA

GESTIÓN

DE

-

La máxima subvención (salvo excepciones) del proyecto será del 60% del coste total.

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Los costes indirectos son del 7% (por participante) del total de costes elegibles.

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El presupuesto que aparece en el anexo del Acuerdo de Subvención es una estimación, dado que el coste final del proyecto será la suma de los gastos realmente efectuados y registrados, aunque nunca por encima de la subvención otorgada.

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Existen anticipos (indicados en el Acuerdo de Subvención) que podrían ser, por ejemplo: 30% (primer pago), 40% (siguiente pago), y 30% de pago final (una vez enviados los informes y aceptados los gastos)

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A los costes se les debe excluir el IVA.

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Los costes deben ser reales (no estimados), registrados, identificables (para el caso de una auditoría financiera por parte de la Comisión) y realizados en las fechas de duración del proyecto (no hay posibilidad de gastos retroactivos).

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Hay posibilidad de transferencia entre socios y entre conceptos presupuestarios, y si es superior al 20% del presupuesto se necesita aprobación previa.

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La justificación de los costes (así como cualquier otra comunicación o necesidad) y el envío de informes se realiza a través del coordinador del proyecto.

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Habitualmente en la justificación sólo pedirá el Informe (report) de gastos, pero los documentos de apoyo (facturas, etc.) deben estar archivados por si hay algún requerimiento.

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Resumen del presupuesto:

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DESGLOSE POR CONCEPTOS COSTES DE PERSONAL (STAFF) El personal puede ser: 1. Contratado para el proyecto o 2. Personal propio de la institución. En este Programa se hace la diferencia por tipo de personal (tal como aparece en la tabla anterior): a) Personal de organismos públicos (Cost pertaining to public officials): Personal cuyo salario es pagado por organismos públicos oficiales (es decir, funcionarios, personal laboral de la CM, estatutarios) b) Personal no de organismos públicos (Cost not pertaining to public officials): Resto, por ejemplo, personal contratado por las Fundaciones. Por tanto, es posible la imputación de costes de personal propio, en base al coste diario y los días dedicados al proyecto. Se trata, pues, de una de las vías de cofinanciación del proyecto. Estos costes deben ser reales, es decir, basados en el salario bruto del profesional. Una forma de obtener el coste diario (daily cost) es dividir todo el salario bruto entre 220 días laborables (o los días que se determinen en servicios de recursos humanos) Los documentos que quedan como evidencia son las nóminas y las time-sheet (hojas de registro de las horas trabajadas en el proyecto) El registro de las horas trabajadas en el proyecto debe ser efectivamente realizado y archivados. Hay diferentes modelos al respecto. Por tanto, para cada proyecto hay que identificar: - Los nombres de los investigadores a contratar (o categorías). - Los nombres de los investigadores de personal del SERMAS, su dedicación al proyectos (horas) y coste/día. Para cada periodo de justificación de costes, se realizará un informe de gastos de personal (Staff cost report) que debe contener la siguiente información: -

Acrónimo de la entidad (ejemplo, ALE) Código país (ES) Nombre de la persona (investigador) Cargo/categoría Número de días trabajados en el Proyecto. Coste día de la persona (investigador) Total cantidad (Nº días x coste día)

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VIAJES Y DIETAS (Travel Costs and Subsistence Allowances) Se seguirán las normas habituales de la institución. En caso de no existir, o si se prefiere, se pueden utilizar las de la Comisión Europea (gastos admitidos y dietas por países indicados en la página 45 de la Guía del Solicitante) Los documentos (autorización viaje, facturas, programas u orden del día, actas de las reuniones, etc.) deben ser archivados aunque no sean solicitados. El informe de gastos tendrá la siguiente información: Viajes -

Acrónimo de la entidad Código país Nombre de la persona que viaja Propósito del viaje y fechas. Medios de transporte Lugar de partida. Lugar de destino. Coste del viaje

Dietas -

Acrónimo de la entidad Código país Nombre de la persona que viaja Propósito del viaje y fechas. Destino. Número de días. Coste diario de la dieta (deberá justificarse con tabla de dietas) Coste total (nº días por coste dieta diaria)

Imp.: Los viajes serán los realizados por el personal investigador (propio o contratado) indicado en el proyecto. Los viajes de otras personas deberían entrar en el concepto “Otros gastos”.

EQUIPAMIENTO (Equipment) El comprado durante la ejecución del proyecto. El coste que se puede imputar al proyecto es el coste del equipo (sin IVA) del periodo de depreciación del equipo que esté dentro de la duración del proyecto. El sistema de depreciación de equipos es el habitual de la entidad, por ejemplo, 3 años para equipos informáticos, y resto de equipos en 5, o por defecto el de la Comisión Europea. El software se imputa si es específico para el proyecto, si no, será coste indirecto.

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FUNGIBLE (Consumables and Supplies) Igualmente se seguirán las prácticas contables habituales del participante. Las facturas deberán tener una referencia al proyecto, bien su acrónimo o el número del proyecto. Para el informe se tendrá en cuenta la siguiente información: -

Acrónimo de la entidad Código del país. Nombre de la entidad suministradora. Descripción del producto. Precio

Hay que recordar que el IVA no puede incluirse en la justificación económica.

SUBCONTRATACIÓN (Subcontracting) Incluye los costes de aquellas actividades del proyecto que son realizadas por otras entidades. Necesitan aprobación previa de la Comisión (vía coordinador) OTROS GASTOS (Other Costs) Los costes de otras actividades como traducciones, producción de documentos, etc. así como los gastos de viajes de personal no directamente ligado al proyecto. COSTES INDIRECTOS (Overheads) Para cada periodo de justificación del proyecto, los costes indirectos no son una cantidad fija sino un porcentaje (el 7%) de los costes que se han imputado como gastos para ese periodo. INGRESOS (Income) Son de 3 tipos: -

Costes de personal propio (Contribution pertaining to public officials): por tanto, debe ser la misma cantidad que se ha indicado anteriormente en “Personal”.

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Ingresos generados por el proyecto (Income generated by the Project): Venta de publicaciones, tarifas de congresos, etc. Lo habitual es que sea 0.

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Ingresos de otras fuentes de financiación (Other current funding applications): Si hubiera. Por ejemplo, contribución de una entidad privada o por obtención de un proyecto complementario.

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