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UNIDAD 4- EL PROCESO ADMINISTRATIVO 4.1

Concepto de Administración

Concepto de administración Real Academia: Del lat. administratĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de administrar. 2. f. Empleo de administrador. 3. f. Casa u oficina donde el administrador y sus dependientes ejercen su empleo. Según Henry Fayol (1841-1925), la función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento a las personas. Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas. Según James A. Stoner: “Proceso de planificación, organización y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la empresa para alcanzar las metas establecidas” Stephen P. Robbins Es proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y a través de otras personas.

4.2

Planificación

Concepto general de la Planificación Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás. Definición: es la acción de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso, en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación. Conceptos: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación en tiempo y números necesarios para su realización. ELEMENTOS DEL CONCEPTO 1. Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (¿Qué es lo que se quiere lograr?). 2. Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias para alcanzar los objetivos. 3. Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, entre alternativas, de la decisión más adecuada. 4. Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. 1

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4.3 Organización Organización es una función o un proc eso: la acción de organ izar. La orga ni zac ión es tam bién el re su ltado de esa acción: la organizac ión f orm al. Por últ im o, el térm ino organ izac ió n es tam bién uti lizad o para hac er ref erencia a las organi zac iones c om o inst itucion es soc iales. Stoner establ ece que : organi zar es el p roceso d e ha cer que la estru ctura de la e mpres a se ajuste a sus ob jet ivos, su s recurso s y su me dio ambiente. Es l a estructuraci ón de las rel acion es que de ben existir entre las f unc ion es, nive les y actividades de los el em entos m ateriale s y hum anos de un organ ism o socia l, con el f in de logr ar su m áxim a ef iciencia dentro de los planes y objet ivos. En la coordi nación de las a ctividades de todo s l os indiv iduos que integran una em presa con el propós ito de obtener el m áxim o de aprovecham iento pos ib le de los elem entos m ateriales, técnicos y h um anos, en la reali zac ión de los f ines que la propia em presa persi gue. Es ag rupa r la s actividade s n ecesari as para alc an zar c ierto s objet ivos, as ignar a ca da grupo un adm inistra dor con la autoridad neces aria p ara s upervisar lo y c oord inar t anto en sentido hori zo nta l com o vertical toda la estructura de la em presa. El estab lecim iento de la estructura necesaria para la sist em atiza ci ón rac iona l de los recursos, m ediante la det erm inación de j e rarquías ; disposición, c orrel ación y ag rupación de acti vidade s, con e l f in de poder realizar y sim plif icar las f unci ones del grupo so ci al.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO 1. Est ruct ura: Estable ce la d ispo sición y la corre lac ión de las f unciones, j erar quías y actividades neces arias para lograr los ob jetivos. 2. Sistematizaci ón: Todas las act ividad es y recurs os de l a em presa deb en de coord inarse rac ional mente. 3. Agrupación y asignación de activi dades y re sponsabilidades: Orga ni zar, im plic a la neces ida d de agrupar, divid ir y a si gnar f uncion es para prom over la espec ia lizac ió n. 4. Je ra rquía: Estab le cer niveles de aut oridad y respons abi lidad dentro de la em presa. 5. Simplificación de f unciones: Establ ec er los m étodos m ás sencillo s para realizar el trabajo de l a m ej or m anera posible.

La organización formal representa un intento de establecer patrones de relación entre sus integrantes para alcanzar los objetivos. Dichos patrones de relación serán el resultado de la conjunción de la organización estructural y la organización operativa.

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Las unidades administrativas

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que int egran la estruc tura son:

Órganos – Son uni dades de carácter im personal q ue tienen a su cargo e l de sem peño de f uncion es o act ivi dades. Ejem plo: div isión, departam ento, secc ión. Carg os – so n un a grupam iento de tareas sim ilares, j unto a las aptit udes que debe poseer y las respon sabilid ades que deb e asum ir quien las realiza. Son de c arácter im persona l. Ejem plo: Gerente, Jef e de Co mpras, Secretaria. Puest os - so n los cargos (agrupam iento de tareas, apt itudes y resp onsabi lidades) asi gnados a personas en particular. So n unidad es específicas y de c arácter per sonal.

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Ejemplo de Organigrama con los diferentes niveles jerárquicos Gerencial, Departamento, Sección

4.4 Dirección CO NC E P TO

Por m edio de la autoridad del admi nistrador ejercida basándose en deci siones, ya sea tom adas directa m ente o dele gando dic ha aut orid ad, v igi lan do s im ultáneam ente que se cum pla en la f orm a adecuad a todas las órdene s em itidas. 4

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Es hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo; de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo . La ejecución de los planes d e acuerd o con la estru ctura organ izac iona l, m ediante la s guías de los esf uerzos del grupo soc ia l a través de la m otivac ió n, la com unicación y superv is ión.

PRINCIPIOS DE LA DIRE CCIÓN •

•

• •

•

De la c oordinación de intereses. El logro de l f in com ún se hará m ás f ácil, cuand o m ej or se logre coor dinar los intere ses de grupo y los indi viduales de q uiene s partic ipan en la búsq ueda de aqu el. De la impe rsonalidad del mando. La autori dad en un a em presa deb e ejerc ers e, m ás com o producto de una necesidad de todo e l orga nis m o social, que com o resultado ex clusi vo de la v ol untad del que m anda. Pri ncipio de la vía Jerá rquic a. Al tra nsm itirse una orden , deb en s eguirse lo s condu ctos prev iam ente estab lec idos y jam ás saltarlos sin raz ón. Pri ncipio de la resolución de los conflictos. Debe procurarse que l os conf lict os que par ezcan se resue lvan lo m ás pronto que s ea posibl e, y de m odo que sin les ionar la discipl ina , pueda pr oduc ir el m enor disgusto a las partes. Pri ncipio del aprov echamiento del conflicto. El conf licto puede s er construct iv o, porque t ien e la v irtud de f orzar la m ente a buscar soluc io nes que sean ventajos a s a am bas partes.

La actividad de un dirigente consiste en garantizar el trabajo y la colaboración de las personas bajo su dirección. Los m edios m ás típicos de d irecc ión son: • Man do: h ac iendo uso de la aut orid ad)- Im plica una cond ucción directa y c iert o rasgo de pasividad de los d irigidos. Pue de ser ejercida desde la autoridad f orm al. • Lide razgo : por persona lidad)- Mot ivand o a los i nd iv idu os por razone s de lógic a, inf luencia personal, o de copartic ipa ci ón, pue de ser ejerc ida por cu al quier persona acepta da por los grupos y que reúna las características necesarias. Ordenes por es crito (Ventaja s): • Pens adas detenidamente, elim inan dis crepanc ias y activ id ades superp uestas. • Los subord inados dispondrán de t iem po para estudiar el cont enido. • Com unicación s im ultánea a todos los inte resados. • Facilita su c onsu lta posterior para s u m ejor cum plim iento. • Evita los m alos ente ndidos por f alla de m em oria, y la dualidad de esf uer zos. (Inconvenient es): • • • •

Costo a lto p or el tiem po que se inv ierte. Fácilm ente conduce n a la inf lex ibilidad. Más d if íciles de m odif icar. Aun sien do inconvenientes los sub alter nos se atendr án a ellas.

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Liderazgo Un líder es una per sona capa z de influir positiv am ente en otras para el logro de un objetiv o determ inado. Existen dos tip os: • •

Formales: son aque llos que tienen inf luenc ia por su posici ón jerárqu ica y por sus capacidades perso nales. No for males: s u i nf luencia responde a c ondiciones persona les, independ ientem ente de su jerarquí a f uncional.

4.4 Coordinación La coord inación e s e l proces o integra dor por m edio del cua l se aj ustan las partes entre el las, de suerte que f uncionen arm ónica mente y s in f ricciones o duplicaciones y dan do cada sector o indiv iduo su m áxim a contribuci ón a es e todo, a f in de sat isf acer los objetiv os soc iales de la em presa en particul ar. Jam es Moone y estab lece dos clases d e coordina ción: * ve rtical- que se expresa en una sola palabra, autoridad. * horizontal- q ue actúa por m edio de la aplicac ión un iversal d el conocim iento. Comuni cación como importante medi o de coordinación Las com unicac iones podrían def inirse c om o: un proceso d e intercamb io verbal, escrito, visual, para trasmit ir y conocer cr iterios, informaciones, pens amientos, asp irac iones, que pued en influir en el co mporta miento d e los ind iv iduos o de los grupos formales o infor males. Las com unicac iones pueden ser: 1. sociale s (f orm ales o inf orm ales) 2.

desc endentes (ordenes, procedim ientos, son la s que plantea la línea f orm al)

3.

asce nde ntes (informes, sugerencias, q uejas, reuniones, es critos o ver ba lm ente)

4.

colaterales (int ercam bio horizontal o de l m ism o nivel)

4.6 Control. La f unción adm inistrativa de control es l a me dida y la c orre cción del desempeño de las act iv ida des d e l os subord in ados para asegur ar que los objetivos y planes la em presa dis eñados par a cons eguirlos se estén lle vando a cabo. Se apoya en los planes y l os adm inistradores se d eben asegurar que se c um plan m anej ando las desv iaciones.

Principios * Del ca rácter administrativo. D istingui mos las operac iones de control, de la f unción de c ontro l. La función control es de carácter admi nistrativo y es la respuest a a l princ ipio de de le gación, s ólo correspon de a l adm inistrador. Las ope ra cione s de control so n de car ácter técnic o. 6

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* De los est ándares. El contro l es im posib le si no existe n “están dares” de alguna m anera prefij ados, y será m ejor cuanto m ás preciso s sean d ichos estánd ares. * Del ca ráct er medi a. Un contro l solo debe rá usa rse s i el trabajo, g asto etc. que im pone, se j ust if ican ante los benef ic ios que de é l s e esperan. ( Costo – benef ic io) * De excepción. El cont rol admi nistrativo es m ucho m ás ef ica z y rápido, cuand o se concentr a en las cosas e n q ue no se logró lo previsto, m ás bien que en los resultados que se obtuv ier on com o se había planeado. (Reportar sól o cuando se d an desv iaciones o cam bios, de lo contrario, no se reporta).

Proceso básico de control Los planes y la estructura deb en ser c laros, com pletos e inte grados, f acilitando a toda la organi zac ión su com prens ión y cum plim iento.

Los pasos serían: 1. Establecimi ento de normas. U n está nda r pu ede s er def in ido com o una unida d de medida que sirve com o m odelo, guía, con base en la cual se ef ectúa el co ntrol. 2. Medidas de dese mpeño. Una ve z ef ectuada la m edición y ob tenida esta inf orm ación, será necesario co mpa ra r los resultados medi dos en relac ió n con los est ándares pre es table ci dos, det erm inándose así las desviacione s que deberán reporta rse inmediata ment e. 3. Corre cción de desviacione s. El tom ar acción co rrectiva es f unción del car ácter netam ente ejecutivo: no obstant e, antes de in ic iar la, es de vit al im portancia reconoc er si la desv iación es un síntom a o una ca usa. 4. Ret roali mentación. De l a calidad d e la inf ormación, depende rá el grado y rapidez con qu e se retroa lim ente el sist em a.

Requisitos de controles adecuados • Debe n ref lejar la nat ural eza y las necesi dades de la act ividad. • Debe n avisar pronta m ente las desv iaciones. • Debe n m irar hacia a delante. • Debieran señalar la s excepc io nes e n los puntos críti cos. • Debería n ser objet iv os. • Debe n ser f lexi bles. • Debieran ref lej ar el patrón de la organ ización. • Debe n ser económ icos. • Debe n ser com prensib les. • Debe n con ducir a la acci ón correctiva.

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