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Código: MAN-MC-001
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MACROPROCESO:
Versión: 07
MEJORAMIENTO CONTINUO
MANUAL INTEGRADO DE GESTION (MANUAL DE CALIDAD)
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MANUAL DE CALIDAD
ELABORÓ
REVISÓ
Equipo MECI-CALIDAD
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Fecha: Agosto de 2015
Fecha: Agosto de 2015
APROBÓ Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Diciembre de 2015
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Código: MAN-MC-001 Versión: 07 Pág. 2 de 52 Vigente desde: 03/12/2015
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 3 1.
GENERALIDADES .......................................................................................................................... 17 1.1 1.2 1.3
2.
DESCRIPCION DE LA ENTIDAD .................................................................................................. 23 2.1 2.2 2.3
3.
OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ...................................................... 33 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ....................................................... 33 EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIONES .................................................................................. 35 ÁRBOL DE CARACTERÍSTICAS DE PRODUCTO O SERVICIO ....................................... 36
CARACTERIZACION ESPECÍFICA DEL SISTEMA DE GESTION ........................................... 38 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
6.
PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS ........................................................................................ 28 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ................................................................................ 29
REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTION ....................................................... 33 4.1 4.2 4.3 4.4
5.
RESEÑA HISTÓRICA DE LA GOBERNACIÓN .................................................................... 23 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...................................................................................... 24 CONFORMACION DE LA ENTIDAD ...................................................................................... 25
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ........................................................................................ 28 3.1 3.2
4.
OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................. 17 ANTECEDENTES .................................................................................................................... 17 NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 20
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................. 41 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ...................................................................................... 42 ENFOQUE AL CLIENTE.......................................................................................................... 42 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................... 44 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. ................................................................................... 44 PROPIEDAD DEL CLIENTE ................................................................................................... 45
MATRIZ DE REQUISITOS VS DISPOSICIÓN............................................................................. 47
ANEXO 1. CARACTERIZACIONES DE PROCESO ........................................................................... 51
Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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INTRODUCCION El Estado colombiano, en su proceso de modernización y mejoramiento de la Gestión Pública, ha adoptado una serie de sistemas de gestión (MECI, SGC y SISTEDA) que proporcionan las herramientas para que las entidades territoriales lleven a cabo su misión, bajo los principios de idoneidad, transparencia, eficiencia y oportunidad. Para el buen funcionamiento del Estado, es vital encontrar la relación entre los subsistemas de control estratégico, de control de gestión y de control de evaluación, que conforman el MECI, con las herramientas de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social, como lo establece el Sistema de Gestión de Calidad. Por otra parte, el Plan de Desarrollo Administrativo, también es complementario a la implementación de estos dos modelos y, si bien, constituye una serie de políticas, estrategias y metodologías de carácter administrativo y organizacional, su cobertura trasciende el ámbito de la entidad para llevarlo al campo sectorial
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: NTCGP 1000:2009 Los inicios del Sistema de Gestión de Calidad en el estado colombiano, se materializaron con la Ley 872 de 2003, en donde se estableció la obligatoriedad de implementar sistemas de gestión en las entidades de la rama ejecutiva y otras entidades prestadoras de servicios, de igual manera, el Decreto 4110 de 2004 definió los requisitos para la implementación, documentación y mantenimiento de dicho sistema, adoptando la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, denominada NTCGP 1000. En enero de 2007, a través de la Circular No. 1000-002-07 el Departamento Administrativo de la Función Pública, recomendó la alineación del Sistema de Gestión de Calidad con el Modelo Estándar de Control Interno MECI y con el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, con el fin de reducir costos y trabajar en pro de una mayor eficacia, eficiencia y efectividad institucional.
Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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Confirmando la necesidad de armonizar y articular estas herramientas, para fortalecer la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros, mediante el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, se adoptó la actualización de la Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2009, la cual desarrolla en cada uno de sus numerales, un amplio nivel de detalle frente a la aplicabilidad y evidencias que se deben proporcionar en la entidad, para el logro de los objetivos propuestos en la modernización del estado.
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
El propósito principal de esta norma, esta orientado a mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios, de todas las entidades que conforman el aparato Estatal Colombiano, promoviendo la adopción de un enfoque basado en procesos, en el que se identifica y gestiona, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre si. Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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La adopción de dicho enfoque supone el cumplimiento de ciertos requisitos formales determinados por la norma y otros requisitos, mas de fondo, determinados por los usuarios, beneficiarios o destinatarios de los servicios de la entidad frente a la prestación y características de los mismos. El usuario, destinatario o beneficiario juega un papel definitivo en el establecimiento de requisitos como elementos de entrada, siendo necesario evaluar y retroalimentar al final del ejercicio, la percepción del mismo frente al producto y su grado de satisfacción. Para adelantar este ciclo de gestión, frente al cumplimiento de requisitos, el modelo de gestión de la Gobernación del Tolima basado en la NTC GP 1000:2009 enfatiza los siguientes aspectos:
La comprensión y el cumplimiento de dichos requisitos, La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor a cumplimiento de dichos requisitos, La obtención de resultados de desempeño frente a los requisitos establecidos y la eficacia de los procesos, La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas y con el propósito de sostener o aumentar los niveles de cumplimiento de los requisitos y satisfacción de los usuarios.
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El Control Interno en Colombia El control interno en Colombia, se destaca por los siguientes antecedentes:
La Constitución Política de 1991 incorporó el concepto del Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública.
La Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismo del Estado.
La Ley 489 de 1998 dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno, con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado.
El Departamento Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de un Modelo de Control Interno, iniciativa que fue acogida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, que condujo a la expedición del Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005”, en el Estado Colombia.
El 21 de mayo de 2014, el Gobierno Nacional en un esfuerzo por fortalecer los esquemas de planeación, ejecución, verificación y evaluación al interior de las entidades públicas, adoptó e Decreto 0943, en donde se adopta la nueva versión del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.
Es así, como la normatividad vigente en el país sobre la materia, ha llevado a las entidades de un sistema de control interno circunscrito a la auditorías de cuentas y al control “Previo”, a un sistema de control interno que tiene como principio básico y fundamental la administración pública, para que cada entidad asuma la responsabilidad y el compromiso de cumplir con los objetivos y la misión definida. (Ver Figura 2)
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Figura 2. Antecedentes del Control Interno en Colombia
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El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) La primera versión del Modelo Estándar de Control Interno MECI se construyó tomando como fundamento el marco conceptual desarrollado con ocasión de la cooperación internacional con la Agencia de los Estados Unidos para la Cooperación Internacional (USAID), y su operador en Colombia Casals & Associates Inc., dentro del Programa de Fortalecimiento de la Transparencia y Rendición de Cuentas en Colombia. La segunda versión, adoptada en mayo de 2014, se fundamenta en los siguientes aspectos:
Buscando con ello:
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Dicho marco conceptual propone un Modelo Estándar de Control Interno para el sector público, de tal forma que se establezca una estructura básica de control, respetando las características propias de cada entidad, utilizando un lenguaje común para coadyuvar en el cumplimiento de sus objetivos, al tiempo que unifica criterios de control en el Estado. El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del estado proporciona una estructura fundamentada en 2 módulos, uno de planeación y ejecución y otro de Seguimiento y Evaluación, con acciones transversales de comunicación e información (Ver figura 3), este modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.
Figura 3. Estructura de Modelo Estándar de Control Interno
Además, el modelo tiene como propósitos: orientar a las entidades estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, así como apoyar el mejoramiento del desempeño institucional, mediante el fortalecimiento de los procesos de Control y Evaluación.
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Complementariedad del Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP 1000) y el Sistema de Control Interno (SCI): Tanto el SCI como el SGC NTCGP 1000, contienen elementos comunes que al ser aplicados de manera organizada y coordinada ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no solo va a permitir el cumplimiento obligatorio legal de su implementación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas. El SCI, bajo el modelo del MECI 1000:2014 plantea una estructura compuesta por dos módulos, seis componentes y trece elementos, por su parte la norma NTCGP 1000:2009, plantea 242 requisitos normativos, divididos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos; ambos sistemas enfocan su estructura bajo el ciclo PHVA, lo que facilita su implementación en forma paralela y armonizada, tal como se observa en la figura 4:
Figura 4. Integración del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Control Interno
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MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Este modelo tiene su origen en el Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA”, el cual se define como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional, dirigidos a la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública, con el fin de fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional” (art. 15, Ley 489/98). Es así como a través del Decreto 3622 de 2005, se adoptaron las políticas de desarrollo administrativo y reglamentó el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo. A partir del Decreto 2482 del 03 de diciembre de 2012, se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Estado Colombiano, como una herramienta de articulación del quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo, el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional.
Figura 5. Modelo Integrado de Planeación y Gestión Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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Es así como se presenta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el cual contempla los siguientes elementos: Referentes-Insumos: Punto de partida para la construcción de la planeación, incluyen las metas de Gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal. Políticas de Desarrollo Administrativo: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos. Metodología: Esquema de planeación articulado, que facilita la implementación de las políticas e iniciativas gubernamentales que estén orientadas a fortalecer el desempeño institucional, en procura del cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno para la prestación de un mejor servicio al ciudadano. Instancias: Responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo a nivel sectorial e institucional. Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión: Herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. En resumen, las principales ventajas de este modelo integrado son:
La articulación de la planeación a través de sus tres modalidades: Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e iniciativas de gobierno, sin desconocer que muchas de ellas poseen metodologías e instrumentos propios.
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Es así como los planes de desarrollo administrativo sectorial e institucional, el de eficiencia administrativa y cero papel, el de gobierno en línea, el de Antitrámites, se recogen en estas tres modalidades y dejan de ser planes y formatos aislados.
La racionalización de reportes e informes: A través de la planeación integrada se implementarán todos los componentes de las políticas de desarrollo administrativo, obligando a las entidades rectoras de estas políticas a obtener la información requerida sobre las mismas, en este esquema de planeación.
La reducción de requerimientos: Resultado de la revisión y unificación de criterios por parte de las entidades formuladoras de las políticas de desarrollo administrativo.
La alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo
Un único instrumento de reporte de avances de la gestión.
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST - consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo en la Entidad. El gobierno nacional, a través de un Decreto presidencial, ha emitido una norma jurídica que opera a manera de «reglamento técnico» y que establece las directrices a cumplir en relación a la implementación de un SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. No podrá hablarse de SALUD OCUPACIONAL sino de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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Figura 6. Componentes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Es necesario que la Gobernación del Tolima realice un proceso de migración del Programa de Salud Ocupacional al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por tal motivo se desarrollarán las siguientes etapas:
Figura 7. Migración del PSO al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
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Es clara la afinidad de propósitos y como la implementación de los cuatro sistemas convergen en garantizar la optimización de la administración pública. De ahí que en la Gobernación del Tolima, hablemos del: “Sistema Integrado de Gestión”
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN LA GOBERNACION DEL TOLIMA Integra de manera armonizada, los tres Sistemas de Gestión (NTCGP 1000, MECI 1000 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión), buscando mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos.
Figura 8. Estructura del Sistema Integrado de Gestión
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Para entender la complementariedad entre estos sistemas es necesario identificar aspectos relacionados con los objetivos que cada uno de ellos persigue a fin de encontrar su correspondencia, en el entendido que estos sistemas son el vehículo para el logro de los objetivos propuestos, es decir son un instrumento orientado a facilitar la gestión y el control. La teoría general de los sistemas, estudia las organizaciones como sistemas sociales inmersos en otros sistemas mayores, cuya dinámica y constante movimiento permiten su interrelación, de tal forma que se afectan mutuamente. En este sentido, hablamos de un sistema integrado de gestión cuando estos elementos se refieren a la realización y control de unas actividades coordinadas que incluyen políticas, objetivos, estrategias, estructura orgánica, procesos y procedimientos, desarrollo tecnológico y del talento humano de la entidad, orientados de manera coherente a la satisfacción del usuario, destinatario, beneficiario o ciudadano y a garantizar el cumplimiento de los objetivos trazados. El Sistema Integrado de Gestión integra todos los aspectos de la organización, ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las áreas, procesos y actividades de cada una de las entidades. Implementarlos implica contar con una organización sistémica que permita el desarrollo constante de la Gobernación del Tolima, la cual será medida básicamente en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios que misionalmente le corresponden. El MECI 1000:2014 (Modelo Estándar de Control Interno), plantea una estructura compuesta por dos módulos y un eje transversal; la NTCGP 1000:2009 (Norma Técnica de la Calidad en Gestión Pública), plantea 242 requisitos normativos, divididos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos; el Modelo Integrado de Planeación y Gestión aborda 5 políticas administrativas y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, define el proceso lógico que permita anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo en la Entidad. Los cuatro modelos enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA, lo que facilita su implementación en forma paralela y armonizada. Aquí es importante aclarar que la aplicación de los sistemas mencionados no se debe tomar como la obligatoriedad de disposiciones legales, sino como la consolidación de herramientas gerenciales, por lo que deben ser abordadas de manera compatible, complementaria y coherente. Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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1. GENERALIDADES 1.1 OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN El Manual Integrado de Gestión de la Gobernación del Tolima tiene como objetivo consolidar el Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación, estandarizando su estructura y contenido, permitiendo que los funcionarios y colaboradores se familiaricen con el enfoque aplicado a cada requisito de las normas involucradas para alcanzar un nivel alto de apropiación y la posibilidad de un cumplimiento mucho mayor. Algunos objetivos específicos del presente manual integrado son:
Describir y comunicar la política integrada de gestión, los objetivos y metas, los procedimientos y los requisitos de la institución. Demostrar a la ciudadanía y partes interesadas, las capacidades institucionales para la prestación de servicios. Proporcionar un mecanismo de control adecuado para el cumplimiento de los requisitos legales, los establecidos por la entidad y los determinados por la ciudadanía y partes interesadas.
1.2 ANTECEDENTES A continuación, se realiza una breve descripción de los principales aspectos que han favorecido el diseño, implementación, evaluación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, definido en la Gobernación del Tolima: Control Interno con enfoque netamente financiero (1993-1997): Se inicia el control interno en su primera etapa, con una marcada tendencia financiera en las áreas de presupuesto, contabilidad y cuentas, desarrollando controles puntuales solicitados por las diferentes dependencias, y estableciendo e interiorizando la cultura del autocontrol. Se crea la oficina de Control Interno (1998): El gobernador del Departamento organiza, dependiente de la Secretaría General, la Oficina de Control Interno con un equipo de funcionarios quienes dieron cumplimiento a los parámetros establecidos en la ley 87 de Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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1993. Iniciando así una cultura de control y la conformación del Sistema de Control Interno, que desaparece con el cambio de administración. Consolidación del Sistema de Control Interno (1999-2004): En 1999, a raíz de la reestructuración administrativa adelantada, se crea la Dirección de Control Interno con un equipo interdisciplinario, el que contó con el apoyo irrestricto del Gobernador, dependiendo de la Secretaría General, iniciándose una etapa de desarrollo del Sistema de Control Interno, etapa ésta en la que además se crearon las herramientas de control. Adicionalmente, se dio aplicación a las funciones que por norma tiene establecida la oficina. Se adopta el MECI y se constituye el equipo MECI (2005): En esta etapa se realizó: Adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI, mediante el Decreto 0717 del 25 de noviembre de 2005, así como la reglamentación de los procedimientos para garantizar su implementación; se estableció el compromiso de la Alta Dirección como requisito indispensable para la implementación del MECI, lo cual quedó consignado en el Acta de Compromiso del 04 de julio de 2006. Igualmente se designó el Representante de la Dirección, mediante el Memorando 0168 del 04 de julio de 2006 y se organizó el Equipo MECI, según el Memorando 0168 del 04 de julio de 2006, en donde se establecieron tres equipos al interior de la entidad: Equipo Directivo (Conformado por el Gobernador, Secretarios de Despacho y Directores de Departamentos Administrativos) Equipo MECI (Conformado por representantes de las diferentes secretarías y departamentos administrativos de la entidad, del cual hacen parte aproximadamente 45 funcionarios de planta) Equipo Evaluador (Conformado por los servidores públicos que hacen parte de la Dirección de Control Interno) Implementación y certificación del Sistema de Calidad ISO 9001 para el Departamento Administrativo de Planeación (2006 - 2007): El Departamento Administrativo de Planeación implementó el Sistema de Gestión de Calidad para los procesos desarrollados por esta dependencia y realizó auditoria de certificación en diciembre del mismo año recibiendo la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad, en mayo de 2007, por parte de la firma certificadora Bureau Veritas.
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Documentación e Implementación del Modelo de operación por procesos (20072008): La Gobernación del Tolima mediante contrato 1312 del 4 de julio de 2007, celebrado con la firma Applus Norcontrol, efectúa el diagnóstico al Sistema Integrado de Gestión e inicia la documentación del Sistema. Con la Resolución 0285 del 14 de Noviembre se adoptó formalmente el Sistema Integrado de Gestión para la Gobernación del Tolima. En diciembre de 2008, realiza el primer ciclo de auditorías internas, a los procesos implementados. Fortalecimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión (2009-2015): Con base en el diseño documentado del Sistema Integrado de Gestión y con la participación activa de los funcionarios de la Gobernación del Tolima, bajo el liderazgo de la Secretaría Administrativa, durante los años 2009 a 2015 se ha trabajado en el fortalecimiento del Sistema, en su evaluación y seguimiento, a partir del seis ciclos de auditorías internas, así como diversas actividades de socialización y actualización, buscando su sostenibilidad y mejora continua.
Figura 9. Antecedentes de la implementación Sistema de Calidad y Control Interno en la Gobernación del Tolima.
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1.3 NORMATIVIDAD TIPO
N°
NA
Ley
87
Ley
489
Ley
872
Decreto
1826
Decreto
4110
Decreto
1599
Decreto
3622
TEMA Constitución Nacional - artículos 209 y 219 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Que regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública Por la cual se crea el sistema de Mejoramiento Continuo en la rama ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicio. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 Por el cual se adopta la norma técnica de calidad para el Estado Colombiano NTCGP 1000 de 2004 y su respectivo anexo. Por el cual se adopta el modelo de control estándar para el Estado Colombiano. Adoptó las políticas de desarrollo administrativo y reglamentó el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
FECHA
ORIGEN Nacional Dptal. Interna
1991
x
1993
x
1998
x
2003
X
1994
X
2004
X
2005
X
2005
X
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N°
TEMA
FECHA
Decreto
0717
Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Administración Central Departamental
2005
Decreto
4485
Por el cual se actualiza la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
2009
Memorando
0168
Conformación del Equipo MECI 1000:2005 de la Administración Central Departamental
2006
Resolución
356
Por La cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica
2007
Resolución
285
Por la cual se adoptó el Sistema Integrado de Gestión en el Gobernación del Tolima
2008
X
Decreto
1639
Por el cual se adopta el Código de Etica de la Gobernación del Tolima
2008
X
Decreto
1609
Por el cual se adopta el Código de Buen Gobierno de la Gobernación del Tolima
2008
X
4485
Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública
2009
X
2482
Por medio del cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión
2012
X
Decreto
Decreto
X
X
X
X
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N°
TEMA
FECHA
Decreto
2641
Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la ley 1474 de 2011 Plan anti corrupción y atención al ciudadano
2012
Decreto
0327
Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Administración Central Departamental
2013
Resolución
1032
Actualización del Equipo MECICALIDAD de la Gobernación del Tolima
2014
Decreto
0943
Por el cual se adopta la nueva versión del Modelo Estándar de Control Interno
2014
Decreto
0640
Por medio del cual se ajusta el decreto 0327 de 2013 y se dictan otras disposiciones.
2015
X
2015
X
2015
X
2015
X
Por medio del cual se establece la planta global de cargos de la Decreto 0644 Administración Central Departamental Por el cual se adopta el Manual Específico de Funciones y de Decreto 0645 Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global de Personal Por medio de la cual se establece el equipo de trabajo para el Sistema Resolución 0214 Integrado de Gestión y se dictan otras disposiciones Tabla 1. Normatividad relacionada
X
X
X
X
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2. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD La Gobernación del Departamento del Tolima es una entidad territorial del nivel intermedio de la división políticoadministrativa del Estado, con autonomía para la gestión de sus intereses, manifiesta en términos de ejercer el gobierno, promover la construcción social del Departamento, planificar su desarrollo social y económico, coadyuvar por el mejoramiento de la capacidad de gestión de sus municipios y demás entidades territoriales, fomentar su desarrollo integral, mediante el ejercicio de las funciones administrativas de coordinación, complementariedad, concurrencia, subsidiaridad e intermediación, dentro del marco de la Constitución y las leyes.
2.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA GOBERNACIÓN El 12 de abril de 1861, en el Alto de Raizal, se crea el Estado Soberano del Departamento del Tolima siendo presidente de los Estados Unidos de la Nueva Granada Tomás Cipriano Mosquera, con las antiguas provincias de Mariquita y Neiva, con los limites señalados por la Ley 14 de mayo y la Ley 15 de julio de 1857 respectivamente, cuya capital fue la Villa de Purificación, encargándose del poder ejecutivo el mismo presidente, mientras se convoca a elecciones, constituyéndose en su primer gobernante. En la Constitución Política de 1886 se cambia el nombre de estados soberanos por Departamentos, Intendencias y Comisarías y desde entonces se conoce como Departamento del Tolima. Fue su primer gobernador, el General Manuel Casabianca. Posteriormente, en 1905 se tiene una última división territorial de este departamento y se crea el Departamento del Huila, con los límites que actualmente ostenta, quedando con el Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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nombre de Departamento del Tolima, el actual ente político administrativo, siendo gobernador el General Maximiliano Neira quien gobernara de 1905 a1907. El edificio en el que operaba la gobernación era de dos pisos adornado en la mitad con un escudo de Colombia, sitio en el que se construyó la actual Gobernación, y en el período que duró su construcción se trasladó a la Sexta Brigada, período en el que actuó como gobernador el Teniente Coronel César Augusto Cuellar Velandia, 1953-1955 y dictador de la República de Colombia el Teniente General Gustavo Rojas Pinilla. Desde 1956 viene funcionado en las actuales instalaciones de la Gobernación del Tolima.
2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El organigrama de la Gobernación del Tolima se basa en las técnicas normativas de diseño de organigramas en la gestión publica; para lo cual se relacionan las diferentes interacciones entre cada una de las secretarías y departamentos; con el objetivo de generar un mecanismo de información integral para la ciudadanía en general. Mediante el Decreto 0327 del 04 de marzo de 2013, se ajustó su estructura organizacional, evolucionando hacia una estructura moderna y acorde con las necesidades de la comunidad y con la funcionalidad del modelo de operación por procesos. La nueva estructura administrativa (Ver Figura 6) obedece a las competencias constitucionales y legales, haciendo de la administración departamental un instrumento promotor del desarrollo regional, que canalice de manera efectiva los recursos nacionales hacia la resolución de las necesidades de sus entidades territoriales, que promueva efectivas relaciones de complementariedad entre los gobiernos territoriales de su jurisdicción y la sociedad civil y que de acuerdo con el marco normativo que define las competencias de los entes territoriales, promueva el aumento progresivo de la capacidad gerencial de la gobernación y gobiernos municipales.
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2.3 CONFORMACION DE LA ENTIDAD La Gobernación del Tolima cuenta con doce (12) secretarias, dos (2) departamentos administrativos y dos (2) direcciones de control, que al interior se subdividen en Direcciones Administrativas, Técnicas, Financieras u Operativos, de acuerdo a la necesidad del servicio. De acuerdo con el Decreto 0327 de 2013, modificado mediante el Decreto 0640 de agosto de 2015, la entidad está conformada por las siguientes dependencias: 1. DESPACHO DEL GOBERNADOR 1.1. DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO 1.2. DIRECCIÓN DE CONTROL DISCIPLINARIO 2. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ASUNTOS JURÍDICOS 2.1. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN 3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE 3.1. DIRECCIÓN OPERATIVA 4. SECRETARÍA GENERAL Y DE APOYO A LA GESTIÓN 5. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA 5.1. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO 5.2. DIRECCIÓN DEL FONDO TERRITORIAL DE PENSIONES 5.3. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y APOYO LOGÍSTICO 6. SECRETARÍA DEL INTERIOR 6.1. DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL 6.2. DIRECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS, JUSTICIA, PAZ, CONVIVENCIA CIUDADANA Y ÓRDEN PÚBLICO 7. SECRETARÍA DE HACIENDA 7.1. DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO 7.2. DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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7.3. DIRECCIÓN DE RENTAS E INGRESOS 7.4. TESORERÍA DEPARTAMENTAL 8. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA 8.1. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 8.2. DIRECCIÓN DE CULTURA 8.3. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD EDUCATIVA 8.4. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE COBERTURA EDUCATIVA 9. SECRETARÍA DE SALUD 9.1. DIRECCIÓN DE SALUD PÚBLICA 9.2. DIRECCIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL 9.3. DIRECCIÓN DE OFERTA DE SERVICIOS 10. SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y PRODUCCIÓN ALIMENTARIA 10.1. DIRECCIÓN DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y RURAL 10.2. DIRECCIÓN DE COMPETITIVIDAD, PRODUCTIVIDAD E INNOVACIÓN 11. SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA Y HÁBITAT 11.1. DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA 11.2. DIRECCIÓN DE HÁBITAT 12. SECRETARÍA DE AMBIENTE Y GESTIÓN DEL RIESGO 12.1. DIRECCIÓN DE ASUNTOS AMBIENTALES 12.2. DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES 13. SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO 13.1. DIRECCIÓN DE TURISMO 13.2. DIRECCIÓN DE ASUNTOS INTERNACIONALES, INDUSTRIA Y COMERCIO 13.3. DIRECCIÓN DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES 14. SECRETARÍA DE INCLUSIÓN SOCIAL POBLACIONAL 14.1. DIRECCIÓN DE MUJER, INFANCIA Y JUVENTUD 14.2. DIRECCIÓN DE GRUPOS VULNERABLES, DIVERSIDAD Y ASUNTOS ÉTNICOS Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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15. SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y TIC 15.1. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO 15.2. DIRECCIÓN DE GESTIÓN PÚBLICA TERRITORAL 15.3. DIRECCIÓN DE TIC Cada una de ellas tiene definido un propósito o misión, así como una serie de funciones generales, que se detallan en el Decreto 0327 de 2013, modificado mediante el Decreto 0640 del 29 de mayo de 2015.
Figura 10 Estructura Organizacional de la Gobernación del Tolima
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3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3.1 PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS Los actos de los servidores públicos de la Gobernación del Tolima están regidos por los siguientes principios y valores éticos:
Figura 11.. Principios y valores de la Gobernación del Tolima
La descripción de los principios y valores aplicables en la Gobernación del Tolima, así como las políticas éticas, los compromisos y prohibiciones de los servidores públicos y las políticas de operación, divulgación y socialización del Código de Ética, se encuentran descritos en el documento COD-DE-001 Código de Ética, disponible en el enlace del SIG en la página web de la Entidad.
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3.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MISION Somos una entidad que promueve el desarrollo económico, social y ambiental del Departamento del Tolima, para la construcción de una sociedad democrática, justa y participativa, a través de la conformación de alianzas estratégicas y la intermediación entre la nación y los municipios; apoyados en un Sistema Integrado de Gestión orientado a la calidad y satisfacción en la prestación de sus servicios.
VISION Seremos una entidad modelo de buen servicio en el ámbito nacional e internacional, comprometida con la competitividad, el emprendimiento, la innovación y la unidad intersectorial, dirigiendo su accionar, a favor de la población tolimense, con prioridad hacia la más vulnerable.
POLITICA DE CALIDAD Nuestro compromiso con la comunidad tolimense y partes interesadas, es garantizar una efectiva gestión pública, en donde la innovación, el trabajo en equipo y el compromiso de su talento humano, contribuyen a la satisfacción de sus expectativas y necesidades y al mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. Versión 03 Vigente desde: Abril 26 de 2013 Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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La Política de Calidad fue construida de manera colectiva, con la participación de los directivos de la entidad y con la aprobación final del Gobernador. Es acorde a los propósitos establecidos en el direccionamiento estratégico de la entidad, el marco legal que la rige y regula la prestación de sus servicios, así como las necesidades y expectativas de sus usuarios. La política de calidad se convierte en el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, contando como principal herramienta con el procedimiento PRO-MC007 Revisión por la Dirección. La alta dirección de la Gobernación del Tolima entiende que la implantación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión es responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad y así lo comunica a través de:
Intranet Eventos internos, talleres y charlas de sensibilización y motivación. Boletín NotiCalidad Pagina Web Jornadas de socialización
OBJETIVOS DE CALIDAD La determinación de objetivos de calidad se realizó con base en la política de calidad, el direccionamiento estratégico de la Gobernación, los planes, programas y proyectos que le asisten y son el marco de acción para la formulación de planes y proyectos específicos que garanticen la adecuada implementación del sistema y la efectividad del mismo. 1. Mejorar la satisfacción de la comunidad tolimense. 2. Formular y ejecutar políticas, planes, programas y proyectos planteados en el plan de desarrollo. 3. Cumplir con la normatividad legal vigente que aplique a la Gobernación
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4. Proporcionar a los usuarios y partes interesadas, manera oportuna, pertinente y equitativa
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productos y/o servicios de
5. Desarrollar contrataciones con proveedores confiables 6. Garantizar las competencias del personal de la Gobernación, la tecnología y los mecanismos de comunicación 7. Asegurar el uso adecuado y racional de los recursos asignados 8. Mejorar continuamente los procesos del Sistema Integrado de Gestión A cada objetivo se le asocian una o más metas que recogen los resultados esperados del objetivo, así como los indicadores que permitirán su adecuado seguimiento y monitoreo. Una vez definidos los objetivos de calidad, fueron comunicados a la organización a través de publicación en la intranet, charlas de socialización y boletines de calidad, entre otros.
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La Gobernación del Tolima consciente de la importancia, beneficio y cumplimiento del
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) dentro del proceso de calidad y mejoramiento continuo, se compromete a llevar a cabo las actividades tendientes a promover la salud y prevenir los Accidentes y Enfermedades Laborales, con el acompañamiento de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). Para el desarrollo de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo se establecen los siguientes compromisos:
Sus directivos asumirán liderazgo en acuerdo con los funcionarios y contratistas, para lograr mantener los más altos estándares de bienestar físico, social y mental.
Evaluar periódicamente el estado de salud de los funcionarios y solicitar el concepto de medicina laboral a los contratistas, previo a su contratación.
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Cumplir con lo establecido en la legislación vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de garantizar la calidad y transparencia de los procesos.
Realizar esfuerzos permanentes y eficaces para identificar y controlar a tiempo los riesgos en salud asociados al trabajo.
Responder de forma rápida y eficiente ante eventos de salud y emergencias que se presenten en la empresa.
Mantener abiertos los canales de comunicación efectivos entre directivos, funcionarios, contratistas en la sede principal y sedes alternas (SAGER, DIRECCIÓN DE CULTURA, LABORATORIO DE SALUD PUBLICA y BODEGA LAS BRISAS) para mantener un buen entorno laboral.
Con la implementación de la presente política de Seguridad y Salud en el Trabajo, se evidencia el compromiso de la GOBERNACIÓN DEL TOLIMA, por promover una ambiente sano y seguro de trabajo.
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4. REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTION
4.1 OBJETIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Mejorar como un todo y de manera integral, el desempeño y la capacidad que tiene la entidad de promover el desarrollo económico, social y ambiental del Departamento del Tolima, para la construcción de una sociedad democrática, justa y participativa que respondan a las necesidades y expectativas de la ciudadanía tolimense, cumpliendo la normatividad legal vigente.
4.2 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Tolima contempla los procesos necesarios para promover el desarrollo económico, social y ambiental del Departamento del Tolima, a saber: •
Procesos estratégicos. Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección: TIPO DE PROCESO
ESTRATÉGICOS
NOMBRE
CODIGO DEL PROCESO
PLANEACIÓN DEL DESARROLLO
PD
GESTION ESTRATÉGICA
GE
MEJORAMIENTO CONTINUO
MC
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
GC
GESTIÓN DE TIC
GT
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•
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Procesos misionales. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. TIPO DE PROCESO
MISIONALES
•
Versión: 07
NOMBRE
CODIGO DEL PROCESO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
IV
GESTION Y DESARROLLO DE PROYECTOS
GP
ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y/O ASISTENCIA TECNICA
AT
PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO
PS
GESTION Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
GS
FORMULACION, ADOPCIÓN Y/O IMPLEMENTACIÓN DE POLITICAS PUBLICAS SECTORIALES O POBLACIONALES
FP
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA GESTION MUNICIPAL
SE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
AC
Procesos de apoyo. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora: TIPO DE PROCESO
APOYO
NOMBRE
CODIGO DEL PROCESO
GESTIÓN JURÍDICA
GJ
GESTIÓN HUMANA
GH
GESTION CONTRACTUAL
CB
GESTIÓN FINANCIERA
GF
GESTIÓN DOCUMENTAL
GD
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y METROLOGÍA
RF
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NOMBRE
CODIGO DEL PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA
AP
GESTION DISCIPLINARIA
CD
TIPO DE PROCESO
•
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Procesos de evaluación. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora continua de la eficacia, la eficiencia y efectividad: TIPO DE PROCESO
NOMBRE
CODIGO DEL PROCESO
EVALUACION
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
EI
Nota: Este Manual de Calidad también aplica cuando alguna Secretaría, Departamento Administrativo, Dirección, o Dependencia de la Gobernación del Tolima, implemente un Sistema de Gestión de Calidad bajos los estándares de la Norma ISO 9001, ISO 14000 ó ISO 17025. Para tal efecto, cuando se mencione Sistema Integrado de Gestión, será equivalente al Sistema de Gestión de Calidad.
4.3 EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIONES El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Tolima, excluye los siguientes requisitos de la NTCGP 1000:2009 por su no aplicabilidad en la entidad: 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio: A la prestación del servicio se le hace seguimiento y monitoreo, por medio de supervisión permanente y no se esperan resultados previos para efectuar algún tipo de liberación.
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4.4 ÁRBOL DE CARACTERÍSTICAS DE PRODUCTO O SERVICIO En la tabla 2, se enumeran las características del producto o servicio y su definición y en la figura 10 se muestra el árbol de características del producto o servicio. Tabla 2. Definiciones características del Producto
CARACTERISTICA PERTINENTE VIABLE OPORTUNO PRACTICO
A . CARACTERISTICAS DE LOS SERVICIOS
CLARO PRECISO LEGAL IDONEO COMPLETO UTIL (FUNCIONAL) SEGURO ACCESIBLE QUE CUMPLA ESPECIFICACIONES CONFIABLE VERAZ EQUITATIVO
DEFINICION Que pertenece o corresponde a algo Que por sus circunstancias, tiene probabilidades de poderse llevar a cabo. Que se hace o sucede en tiempo a propósito y cuando conviene. Se decide de los conocimientos que enseñan el modo de hacer algo. Que se distingue bien Necesario, indispensable, que es necesidad para un fin. Conforme a la ley. Adecuado y apropiado para algo. Acabado, perfecto. Que puede servir y aprovechar en alguna línea. Libre y exento de todo peligro, daño o riesgo. De fácil comprensión, inteligible Que cumpla con requisitos que se declaran generalmente en documentos. Cosa o persona en la que se puede confiar Que dice siempre la verdad Que beneficie a la comunidad
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Figura 12. Árbol del servicio – Gobernación del Tolima
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5. CARACTERIZACION ESPECÍFICA DEL SISTEMA DE GESTION Este capitulo establece los requisitos generales y la documentación que la Gobernación del Tolima cumple, en la estructuración e implantación del Sistema del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de garantizar la calidad y legalidad en la prestación de sus servicios. Para garantizar la efectividad de la política de calidad, alcanzar los objetivos de calidad y asegurar que nuestros servicios son conformes con los requisitos del cliente (destinatarios, usuarios, beneficiarios), la Gobernación del Tolima ha establecido, documentado e implantado el Sistema Integrado de Gestión cuyas directrices han sido documentadas en el presente Manual de Calidad El punto de partida para adelantar un proceso de mejora continua al interior la Gobernación del Tolima, es establecer, documentar, implementar y mantener: Identificación de procesos. Para efectos de cumplir este requisito, se llevó a cabo la determinación del Mapa de Procesos de la Gobernación del Tolima (Figura 11.), el cual está conformado por procesos misionales, de apoyo, estratégicos y de evaluación.
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Figura 13. Mapa de Procesos
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El Sistema Integrado de Gestión ha identificado los rasgos distintivos del proceso a través de las Caracterizaciones de Procesos (Ver Anexo 1), en donde se establece la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los controles, permitiendo a los usuarios del sistema y del manual, clarificar de manera muy sencilla el accionar de la entidad y la gestión de sus procesos. Las caracterizaciones contienen:
Objeto del proceso y responsable del mismo, Proveedores e insumos o entradas; productos o salidas y usuarios o clientes, Recursos asociados a la gestión del proceso, Parámetros de control e indicadores del proceso Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del mismo Actividades en ciclo PHVA Requisitos NTCGP 1000 Y MECI Requisitos MECI: 1000 Autoridad y responsable Riesgos del proceso Políticas de Operación
Se determinaron los métodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento efectivo y el control de los procesos del sistema integrado de gestión, a partir de: Todas las caracterizaciones de proceso Proceso de Evaluación Independiente Proceso Mejoramiento Continuo
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5.1 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN El Sistema Integrado de Gestión requiere del diseño, divulgación, conservación y mantenimiento de evidencia objetiva del sistema, reflejados en documentos que se constituyen en el sistema documental, cuyo propósito fundamental es la descripción de métodos de trabajo y se determinan en el proceso Mejoramiento Continuo CAR-MC-001 Control de Documentos Para el efectivo control de la documentación se han definido los siguientes procedimientos y procesos: Procedimiento Control de Documentos PRO-MC-002 Proceso de Gestión Documental CAR-GD-001 La disposición de la documentación y la emisión de copias controladas se reglamentan en el procedimiento de Control de Documentos PRO-MC-002. El Sistema Integrado de Gestión implementado por la Gobernación del Tolima, en sus diferentes servicios y procesos, se ha documentado siguiendo la jerarquía establecida en la pirámide documental (Ver Figura 9).
Figura 14. Jerarquía Documental del Sistema Integrado de Gestión.
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Control de los registros Para el efectivo control de los registros y con el propósito de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema, se ha definido el siguiente procedimiento e instructivo: Procedimiento control de los registros PRO-MC-003 Proceso de gestión documental CAR-GD-001
5.2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección de la Gobernación del Tolima está comprometida con el desarrollo, implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión para la prestación de los servicios y la gestión de los procesos de la entidad, mediante la aplicación del proceso Gestión Estratégica CAR-GE-001, en donde se establece: La sensibilización y comunicación a todos los servidores públicos de la importancia de satisfacer los requisitos de los destinatarios, usuarios o beneficiarios y los requisitos legales y reglamentarios. El establecimiento y aprobación de la política y los objetivos de calidad. La realización de revisiones por la dirección. La asignación de los recursos necesarios para el mantenimiento del SIG.
5.3 ENFOQUE AL CLIENTE El fin último de la Gobernación del Tolima es satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía tolimense; en este sentido fueron identificados como clientes del presente sistema: La Gobernación del Tolima ha identificado sus clientes y sus partes interesadas en la Figura 15.
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Cliente Externo: Ciudadanía y comunidad tolimense.
Cliente Interno: Funcionarios Gobernación del Tolima
Clientes Corporativos: ONG, Presidencia de la Republica, Congreso de la republica, Asamblea Departamental, Entidades publicas, Empresas privadas de la región, Gremios.
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Partes Interesadas: Departamento Administrativo de la Función Publica, Contraloría Departamental, Contraloría General de la Nación, Contaduría General de la Nación, todos las instituciones departamentales comunitarias, Alcaldías Municipales, Departamento Nacional de Planeación, Procuraduría Departamental, Procuraduría General de la Nación.
Figura 15. Identificación de Clientes y Partes Interesadas
Así mismo, tiene en cuenta las disposiciones legales y normas vigentes, las cuales son de obligatorio cumplimiento en el desarrollo del sistema y han sido identificadas en los Normogramas de Proceso NOR-MC-001. La alta dirección a través del proceso Gestión Estratégica CAR-GE-001 asegura que las necesidades, expectativas, quejas y reclamos de los destinatarios, usuarios o beneficiarios se identifiquen y conviertan en directrices de calidad, garantizando su cumplimiento. Para ello, emplea diferentes mecanismos de escucha al usuario, como son la Encuesta Medición Satisfacción del Cliente FOR-AC-001 el análisis de quejas, reclamos y solicitudes (ver Proceso de Atención al Ciudadano CAR-AC-001) y los informes a los entes de control (Ver Proceso Evaluación Independiente CAR-EI-001).
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5.4 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La planificación del Sistema Integrado de Gestión –SIG- de la calidad es responsabilidad de la alta dirección de la Gobernación del Tolima y tendrá en cuenta el grado de participación de todos los niveles de la organización. Las etapas para la planificación del Sistema Integrado de Gestión se dan a conocer en la Figura 16:
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ETAPA 6. MEJORA Y SOSTENIMIENTO DEL SIG Mediante el uso de acciones correctivas, preventivas y plan de mejoramiento institucional. ETAPA 5. EVACUACIÓN DEL SIG A través de la Revisión por la Dirección, las auditorias internas, el seguimiento a riesgos y los indicadores de gestión. ETAPA 4. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Con el compromiso del Gobernador y el concejo de Gobierno, el liderazgo de los lideres de proceso y la participación activa de todos los funcionarios de la entidad. ETAPA 3. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Basándose en la NTCGP 1000:2004 , MECI 1000:2005 y SISTEDA:
ETAPA 2. DIAGNOSTICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Con el apoyo de la firma de consultoria Applus Norcontrol y la participación de los lideres de proceso.
ETAPA 1. CONSOLIDACIÓN DE LA CULTURA DE CALIDAD FORTALECIMIENTO EQUIPO MECI
Figura 16. Planificación sistema integrado de gestión.
5.5 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. La Gobernación del Tolima asegura permanentemente el reconocimiento y el estado en que se encuentran los servicios que se prestan y los productos utilizados en la entidad para el desarrollo. El sistema de identificación incluye: códigos de solicitudes, identificación de los usuarios y entidades que solicitan servicios, planes, programas y proyectos identificados, oficios de inspección, vigilancia y control codificados, entre otros. La documentación que se genera en cada servicio se guarda en carpetas individuales en medio físico o magnético, de acuerdo con el Reglamento de archivo de la Gobernación del Tolima, con los que se puede conocer en todo momento el estado del servicio y los componentes que han intervenido. La Gobernación del Tolima establece de esta manera un vínculo entre el servicio prestado y los componentes que han intervenido en el proceso, pudiendo responder ante las demandas de información de cualquier integrante de la empresa. Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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5.6 PROPIEDAD DEL CLIENTE La documentación entregada por los usuarios de la Gobernación del Tolima para adelantar requerimientos, es entregada a la dependencia correspondiente e incorporada en el respectivo trámite, aplicando los requisitos establecidos por el proceso de Gestión Documental CAR-GD-001 para su custodia y conservación. La Tabla 4 muestra algunos de los más significativos elementos propiedad del cliente, identificados en el SIG, que por sus características requieren ser controlados y debidamente conservados: TIPO DE ELEMENTO
DESCRIPCION DEL ELEMENTO Registros que componen las historias clínicas de los pacientes de la Secretaria de Salud
TIPO DE CONSERVACION Permanente
Archivo confidencial – según normatividad
Documentos para adelantar requerimientos
Documentos necesarios APRA tramites y solicitudes
Permanente – Temporal
Archivo según normatividad
Hojas de Vida de Funcionarios
Registros que componen las hojas de vida de los funcionarios de la gobernación
Permanente
Archivo restringido – según normatividad
Temporal
Según protocolos de preservación de muestras y desecho definitivo luego de realizado el análisis y no requerir reconfirmación del resultado diagnostico.
Temporal
Salvaguarda del vehiculo en garajes o parqueaderos que garantizan la conservación y seguridad del vehiculo
Historias clínicas
Muestras restringidas
Vehículos
Muestras para análisis diagnostico
Vehículos de infractores en custodia de la Secretaria de Transito
MECANISMO DE CONSERVACION
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MANUAL INTEGRADO DE GESTION (MANUAL DE CALIDAD Y MECI) TIPO DE ELEMENTO
DESCRIPCION DEL ELEMENTO
Bebidas alcohólicas decomisadas
Por presunción de fallas en el estampillado
Licencias de conducción
Por presunción de infracción
En alquiler o en calidad de préstamo para realizar eventos En alquiler o en calidad de Maquinaria préstamo para obras publicas Tabla 4. Propiedad del Cliente. Locaciones, bienes e inmuebles
TIPO DE CONSERVACION Temporal o definitivo en caso de demostrar la falta cometida Temporal
Temporal
Temporal
Código: MAN-MC-001 Versión: 07 Pág. 46 de 52 Vigente desde: 03/12/2015 MECANISMO DE CONSERVACION Almacenamiento de las bebidas en condiciones de seguridad y conservación. Archivo restringido Cuidado de las locaciones e infraestructuras durante el evento Cuidado del vehiculo durante la obra; mantenimiento requerido.
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6. MATRIZ DE REQUISITOS Vs DISPOSICIÓN
NUMERAL GP 1000
NUMERAL MECI
REQUISITO NTC GP 1000
DISPOSICIÓN (PROCESO, PROCEDIMIENTO O REGISTRO)
4. SISTEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO
4.1
4.2 4.2.1 4.2.2
Requisitos generales
Módulo de Planeación y Gestión
Requisitos de la documentación Generalidades Manual de calidad
4.2.3
Control de documentos
4.2.4
Control de registros
5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la dirección
5.2
5.3 5.4 5.4.1
Enfoque al cliente
Módulo de Planeación y Gestión
Política de calidad Planificación Objetivos de calidad
5.4.2
Planificación del sistema de gestión de calidad
5.5
Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1
Responsabilidad y autoridad
Mapa de Procesos Caracterizaciones de Proceso Proceso de Evaluación Independiente Proceso de Control Disciplinario Proceso Mejoramiento Continuo Proceso Mejoramiento Continuo Manual de Calidad Procedimiento Control de Documentos Proceso de Gestión Documental Procedimiento Control de los Registros Proceso Gestión Documental Direccionamiento estratégico Proceso de Atención al Ciudadano Normogramas de Proceso Encuesta de Medición Satisfacción del Cliente Proceso de Evaluación Independiente Direccionamiento Estratégico Proceso Direccionamiento estratégico Procedimiento Revisión por la Dirección Proceso Direccionamiento estratégico Objetivos de Calidad Direccionamiento estratégico Resoluciones Representante Alta Gerencia y Comité de Calidad Manuales de Funciones, Caracterizaciones de Proceso Procedimientos del SIG
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NUMERAL GP 1000
NUMERAL MECI
5.5.2 5.5.3
REQUISITO NTC GP 1000 Representante de la dirección
Módulo de Planeación y Gestión
Comunicación interna
5.6 Revisión por la dirección 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Información para la revisión 5.6.3 Resultados de la revisión 6. GESTION DE RECURSOS
6.1
Provisión de recursos
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DISPOSICIÓN (PROCESO, PROCEDIMIENTO O REGISTRO) Proceso de Direccionamiento estratégico Proceso de Gestión de Comunicaciones Matriz de Comunicaciones
Procedimiento Revisión por la Dirección.
Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Ejecución de Proyectos Proceso de Gestión Financiera Proceso de Gestión de TICs Proceso de Contratación de Bienes
6.2
Recursos humanos
6.2.1
Generalidades
6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formación
6.3
Módulo de Planeación y Gestión
6.4
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Proceso de Talento Humano Proceso de Control Disciplinario Proceso Gestión de TICs Proceso Contratación de Bienes y Serv. Proceso de Mantenimiento, Metrología e Infraestructura Proceso de Salud Ocupacional y Salud Ambiental Medición de Clima Organizacional Proceso de Salud Ocupacional y Salud Ambiental Panorama de Riesgos Plan de Bienestar Programa de Salud Ocupacional Plan de Incentivos y Estímulos Proceso de Control Disciplinario
7. REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1
Módulo de Planeación y Gestión
Planificación de la realización del producto
Proceso de Planeación del Desarrollo Proceso de Ejecución de Proyectos Proceso Inspección, vigilancia y control
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NUMERAL GP 1000
NUMERAL MECI
REQUISITO NTC GP 1000
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DISPOSICIÓN (PROCESO, PROCEDIMIENTO O REGISTRO)
Procesos relacionados con el cliente
7.2 7.2.1
Determinación de los requisitos relacionados con el proceso
Caracterización procesos misionales
7.2.2
Revisión de los requisitos relacionados con el producto
Proceso Soporte Jurídico Normogramas de Proceso Proceso Inspección, vigilancia y control
7.2.3
Comunicación con el cliente
Proceso Atención al Ciudadano, Ejecución de Proyectos, Inspección, Vigilancia y Control
7.3
Diseño y desarrollo
Caracterización procesos misionales Procedimientos del SIG
7.4
Adquisición de Bienes y/o Servicios
7.4.1 7.4.2 7.4.3
Módulo de Planeación y Gestión
Proceso de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados
Proceso Contratación de Bienes y Servicios
Producción y prestación del servicio
7.5
Control de la producción y de la prestación del servicio
7.5.1
Proceso Atención al Ciudadano Proceso de Planeación del Desarrollo Proceso de Ejecución de Proyectos Proceso Gestión TIC´s Proceso Inspección, Vigilancia y Control Proceso de Evaluación Independiente Proceso Mejoramiento Continuo Matrices de Riesgos, Matrices de novedades e indicadores de gestión. Procedimiento Control del Producto/Servicio no Conforme Proceso Atención al Ciudadano.
7.5.2
3.1
7.5.3
Módulo de Planeación y Gestión
7.5.4
Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente
Exclusión Todos los procesos misionales Proceso de Gestión Documental Matriz de Propiedad del Cliente
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NUMERAL GP 1000
NUMERAL MECI
REQUISITO NTC GP 1000
7.5.5
Módulo de Planeación y Gestión
7.6
Módulo de seguimiento Control de los dispositivos de y seguimiento y medición evaluación
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DISPOSICIÓN (PROCESO, PROCEDIMIENTO O REGISTRO) Proceso de Apoyo a la Gestión
Preservación del producto
Proceso Inspección, Vigilancia y Control Proceso de Gestión Documental. Proceso Contratación de Bienes y Serv. Proceso de Mantenimiento, Metrología e Infraestructura Cronograma de Calibración de Equipos.
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1
Generalidades
Proceso Mejoramiento Continuo
8.2 8.2.1
Seguimiento y medición Satisfacción del cliente
Proceso de Atención al Ciudadano
8.2.2
Auditoria interna
8.2.3
8.2.4
8.3
Seguimiento y medición de los procesos Módulo de seguimiento Seguimiento y medición del producto y evaluación Control de producto no conforme
Procedimiento de Auditorías internas Proceso de Evaluación Independiente Proceso de Mejoramiento Continuo Matrices de Indicadores Reporte de Indicadores Procedimiento de Auditorias Internas Proceso de Mejoramiento Continuo Matrices de Indicadores Reporte de Indicadores Procedimiento Control Servicio No Conf. Matrices de producto/servicio no conforme Proceso de Mejoramiento Continuo Matrices de Indicadores.
8.4
Análisis de datos
8.5
Mejora
8.5.1
Mejora continua
Proceso de Mejoramiento Continuo. Planes de Mejoramiento Proceso Evaluación Independiente
8.5.2
Acción correctiva
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas
8.5.3
Acción preventiva
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
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ANEXO 1. CARACTERIZACIONES DE PROCESO Ver Anexo 1. IDENTIFICACION DE CAMBIOS FECHA Diciembre de 2008
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Edición de documento
Actualización de la norma NTCGP 1000 de la versión 2004 a la versión 2009. Actualización de los antecedentes Actualización de la Figura No.5 Actualización de la normatividad Se eliminó el organigrama del manual de calidad y se adjunta como Anexo 3. Incluir en numeral 2.3. Conformación de la Entidad, la Secretaría de Turismo, Industria y Comercio. Actualización de los principios y valores éticos. Capítulo 3. Actualización de la Visión, de acuerdo con las modificaciones aprobadas en el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, del 30 de marzo de 2010. Actualización en todo el documento debido a los cambios en los nombres de los procesos de mejoramiento continuo y evaluación independiente. Inclusión de los códigos de los documentos referenciados. Actualización del árbol del servicio, con la inclusión de la Secretaría de Turismo, industria y comercio.
Marzo 30 de 2010
Noviembre 24 de 2011
Se actualizaron las caracterizaciones de procesos, las cuales constituyen un anexo del presente Manual.
VERSIÓN 01
02
03
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MANUAL INTEGRADO DE GESTION (MANUAL DE CALIDAD Y MECI) FECHA Diciembre 13 de 2011
Diciembre 19 de 2013
Agosto 04 de 2014
Diciembre 03 de 2015
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DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se actualizó el numeral 1. Introducción. Se agregaron dos nuevos procesos: Gestión de Mantenimiento, metrología e Infraestructura y Gestión de Salud Ocupacional y Ambiental. El proceso de Gestión de Comunicaciones, pasó de proceso de apoyo a proceso estratégico. Se cambió el mapa de procesos Se actualizó el documento teniendo en cuenta los ajustes del SISTEDA, con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, según el Decreto 2482 de 2012. Actualización de la estructura de la Gobernación del Tolima, de acuerdo con el Decreto 0327 de 2013. Actualización del Organigrama de la Entidad. Se incluyó en la normatividad los Decretos 2482 y 2641 de orden nacional y el 0327 de orden departamental. Actualización de los principios y valores éticos de acuerdo con el Código de Ética COD-DE-001 Vr. 02. Actualización del direccionamiento estratégico de la Entidad (Misión, Visión, Política de Calidad), actualizado por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, a versión 03 del 26/04/2013. Ajustes en el documento a raíz de la aprobación por parte del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno de la nueva versión del Modelo de Operación por Procesos de la Entidad. Actualización de lo relacionado con la nueva versión del MECI 1000:2014, adoptado mediante el Decreto 0943 de 2014. Se incluyó como un componente del Sistema Integrado de Gestión, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se incluyó la Política de Seguridad y salud en el trabajo.
VERSIÓN
04
05
06
07
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