Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial Versión 1. Noviembre de 2015

“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti” 1

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Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial

Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial

Coordinación Editorial - Redacción y Edición Dirección de Desarrollo Organizacional

Diseño y Diagramación Grupo de Comunicaciones Estratégicas

Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515 Web: www.funcionpublica.gov.co e mail: [email protected] Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770

Bogotá, D.C., Colombia 3

Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial

Liliana Caballero Durán Directora

Gustavo García Bate Subdirector

Carlos Humberto Moreno Bermúdez Director Desarrollo Organizacional

Equipo de Trabajo

Fredy Suárez Castañeda Oswaldo Galeano Carvajal Alba Maritza De Guzmán Sierra

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Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial

Tabla de Contenido Presentación ..................................................................................................................................... 6 ¿Cómo interpretar esta guía? ......................................................................................................... 7 Fase diagnóstica .............................................................................................................................. 8 1. Análisis financiero ..................................................................................................................... 12 2. Análisis externo ......................................................................................................................... 13 3. Análisis de capacidad institucional ......................................................................................... 15 4. Análisis de procesos ................................................................................................................ 16 4.1 Cómo elaborar el mapa de procesos .................................................................. 18 4.2 Evaluación de la prestación del servicio .............................................................. 20 5. Diseño de estructura interna .................................................................................................... 21 5.1 Recomendaciones para el rediseño de estructura administrativa de una gobernación, alcaldía o entidad descentralizada ................................ 22 5.2 Modelo de estructura administrativa con cuatro dependencias ........................ 27 5.3 Modelo de estructura administrativa con cinco dependencias .......................... 28 5.4 Modelo de estructura administrativa con seis dependencias ............................. 29 6. Diseño de planta de personal ................................................................................................ 30 6.1 Perfiles y cargas de trabajo .................................................................................... 31 6.2 Planta de personal .................................................................................................. 32 6.3 Comparativo planta de personal actual y planta propuesta ............................. 35 6.4 Escala salarial ......................................................................................................... 38 6.5 Empleos de carácter temporal ............................................................................... 39 6.6 Manual de funciones y competencias laborales ................................................. 40 Glosario ......................................................................................................................................... 43

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Presentación

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l Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-, en cumplimiento de sus objetivos institucionales, pone a su disposición la “Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial”, cuyo propósito es facilitar los cambios necesarios para fortalecer la capacidad institucional en los Departamentos, Distritos y Municipios y sus entidades descentralizadas, en los temas que por su especificidad, desarrollo y justificaciones técnicas corresponden al Departamento Administrativo de la Función Pública. Así pues, con la firme convicción de formalizar la política pública en materia de desarrollo organizacional, el Departamento Administrativo de la Función Pública establece, a través de esta guía, los lineamientos que se deben tener en cuenta al iniciar un proceso de rediseño institucional. En este sentido las Entidades Públicas tienen la obligación inmediata de cumplir con su objeto social y las funciones que les han sido conferidas, interiorizarlas y aplicarlas en una configuración institucional ordenada, racional y orientada a la prestación del servicio. El objetivo de esta guía es explicar de manera simple y eficiente cómo es el proceso que se debe llevar a cabo en un rediseño institucional, por qué es importante, con qué se debe contar antes de iniciarlo y cómo se debe adelantar. Igualmente, se busca cumplir con el mandato dado a la Escuela Superior de Administración Pública mediante la Ley 1551 de 2012, que consiste en apoyar especialmente a los municipios de Quinta y Sexta categoría, en sus procesos de rediseño institucional para mejorar su capacidad administrativa y promover el uso eficiente de los recursos.

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¿Cómo interpretar esta guía? Importante Señala información que se debe tener en cuenta durante el proceso, cita normas o doctrina técnica con la cual se desarrollan principios de la administración pública. Recuerde Se emplea con el fin de aclarar términos e indica pautas para desarrollar procedimientos correctamente. Nota Se utiliza para citar un ejemplo Anexos El documento contiene hipervínculos a los anexos para visualizarlos y trabajar en ellos.

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Fase diagnóstica

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El diagnóstico es un proceso de investigación que consiste en la evaluación de la situación actual de la organización, en el estudio sistemático y presentación de conclusiones sobre la misión que desarrolla la entidad frente al rol que le corresponde desempeñar al Estado, su funcionamiento, aspectos críticos, naturaleza y magnitud de las necesidades, y el conocimiento analítico de los problemas que afectan o alteran el desarrollo de sus actividades. El propósito del diagnóstico es identificar las dificultades y problemas críticos que están afectando el normal funcionamiento de la organización, las causas que los originaron, analizar sus implicaciones y definir las necesidades y retos de la organización. Así, para todo proceso de rediseño institucional se debe partir de las siguientes preguntas, que son la base para iniciar un diagnóstico organizacional • ¿La estructura organizacional debe ser intervenida para crear o suprimir dependencias? • ¿La planta de personal debe ser objeto de una redistribución interna o requiere una modificación para crear o suprimir empleos? • ¿Se evidencian fraccionamientos de procesos que implican desgastes administrativos y demoras injustificadas en la entrega de resultados? La respuesta a estas preguntas permite descubrir y planear una intervención apropiada en la estructura y planta de personal, y orienta a la entidad hacia el procedimiento más adecuado que asegure su mejora organizacional.

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La respuesta a estas preguntas permite descubrir y planear una intervención apropiada en la estructura y planta de personal, y orienta a la entidad hacia el procedimiento más adecuado que asegure su mejora organizacional.

Necesita elaborar

Productos entregables

Resultado esperado

Estudio o justificación técnica

Acto administrativo de estructura y funciones de las dependencias

Proceso de modernización de la entidad

Acto administrativo de planta de personal Acto administrativo Manual de funciones y de competencias laborales Concepto de viabilidad presupuestal

Importante Según lo establecido en el artículo 228 del Decreto 019 de 2012, Ley Antitrámites, lo ideal es que la entidad interesada en adelantar un proceso de rediseño institucional, lo haga directamente, sin la necesidad de contratar a un consultor externo.

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Para llevar a cabo un rediseño institucional en gobernaciones, alcaldías o entidades descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas), se debe elaborar un estudio técnico que será el fundamento por el cual la entidad justifica el proceso que va a iniciar, y además orienta acerca de las mejores decisiones que puede tomar antes de realizar una modificación. Para este efecto, la entidad deberá adelantar los siguientes pasos:

Análisis financiero

Análisis externo

Análisis de capacidad institucional

Identificación de procesos

Diseño de estructura interna

Diseño de planta de personal

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1. Análisis financiero Para realizar el Estudio Técnico utilice el instrumento de análisis financiero, que conduce a la revisión de los componentes principales de las finanzas públicas de cualquier ente territorial, a través del registro de información básica del presupuesto aprobado para vigencias anteriores. Esto contempla la posibilidad de registrar la información hasta de 4 períodos y de igual manera, genera las proyecciones para 4 períodos posteriores al diligenciamiento del mismo. Así mismo, refleja la realidad financiera y permite la oportuna toma de decisiones con el fin de mejorar o mantener una situación específica. Con respecto al presupuesto, el aplicativo recauda información de gastos, ingresos y atención a la deuda a través de los siguientes indicadores: • Indicador de gastos de funcionamiento que establece la Ley 617 de 2000. • Indicador de solvencia y sostenibilidad para la adquisición de deuda que establece la Ley 358 de 1997 y la Ley 819 de 2003. Por último, el aplicativo arroja un informe que dispone de un resumen general sobre la información registrada, con los análisis de cada uno de los componentes presupuestales del ente territorial. Antes de diligenciar los datos en la hoja ingreso de información, se recomienda leer las instrucciones en la hoja inmediatamente anterior denominada presentación e instrucciones. Aplicativo de análisis financiero

Importante El resultado del análisis financiero le indicará a la entidad si tiene posibilidad de ampliar su planta de personal, con base en los indicadores de la Ley 617 de 2000, o bien, hacer la modificación a costo cero. 12

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2. Análisis externo Cuando se adelanta un proceso de rediseño institucional es importante tener en cuenta la interacción con su contexto, con el fin de identificar qué cambios conducen a la reorientación de estrategias, planes y programas de la entidad. Los factores que se deben considerar para realizar el análisis externo son: Situación político - administrativa Las entidades públicas territoriales deberán adoptar y ajustar su estructura organizacional teniendo en cuenta el contexto de orden político. Por ejemplo: Plan de Desarrollo Municipal, Lineamientos de Política Pública, Plan de Ordenamiento Territorial – POT, entre otros. Economía Identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicación de las políticas macroeconómicas, presupuestales y fiscales, que enmarcan el quehacer de la Gobernación, Alcaldía o Entidades Descentralizadas (Adscritas o Vinculadas), y determinan su incidencia en el costo de la prestación de los servicios, salarios y la diversificación de productos. Factor Social Determinar las situaciones que influyen en las dinámicas sociales, como orden público, crecimiento de la población, juventud, nivel de educación, población víctima de la violencia, entre otros. Se debe conocer y responder a las necesidades cambiantes de la población.

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Factor Ambiental Se debe prestar especial atención en cómo sus actividades impactan en el medio ambiente. Se debe conocer cómo afecta al entorno natural y las personas, a través del ejercicio de sus actividades. Factor Tecnológico Se debe tener en cuenta y estar al tanto de los diferentes avances en todo lo referente a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- TIC-, para analizar si pueden ser aplicadas, maximizando el beneficio para la comunidad. Este análisis mide la brecha que tiene la entidad con respecto a los avances tecnológicos y la utilización de las redes de información como un mecanismo de comunicación e intercambio.

Resumen Análisis Externo Factores externos

Norma o Lineamiento

Incidencia Debilidad

Oportunidad

Situación políticoadministrativa Economía Factor social Factor ambiental Factor tecnológico

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Efectos

Propuesta

Acciones

3. Análisis de capacidad institucional Este análisis permite realizar un diagnóstico para fortalecer la capacidad institucional de las gobernaciones, alcaldías o entidades descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas) y así determinar los componentes claves para lograr un fortalecimiento institucional. La herramienta técnica para realizar este análisis es el instrumento de capacidad Institucional que identifica las debilidades objeto de mejora y evalúa la gestión de la entidad.

Importante La metodología se articula alrededor de entrevistas con funcionarios que conozcan a profundidad la organización. Los datos transmitidos por ellos se diligencian dentro del aplicativo. Instrumento de capacidad institucional

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4. Análisis de procesos Para el desarrollo de esta revisión y análisis existen varias técnicas; una de ellas es el análisis de “Opciones Prioritarias”, la cual se constituye como una técnica fundamental para la toma de decisiones estratégicas sobre los procesos que adelanta la entidad. Es decir, permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no y cómo puede hacerse más eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priorización de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organización invierta tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales para el logro de sus objetivos. Para aplicar esta técnica, se deben formular las siguientes preguntas en el orden en el que aquí se presentan: Pregunta 1: ¿Se requiere que el proceso sea llevado a cabo? Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere o no el proceso. En caso contrario deberá eliminarse. Pregunta 2: ¿Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad? En el evento que así sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, este deberá ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio de eficiencia. Pregunta 3: ¿Se está llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de la entidad, en otras entidades del sector de la entidad territorial, o en otro sector? Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y procesos y cuantificar los niveles de ineficiencia. A partir de este ejercicio, la entidad está en capacidad de definir la estructura interna y por ende aproximarse a la identificación de lo que ha de ser la planta de personal requerida para el cumplimiento de su misión. 16

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Nota a continuación se presenta un ejemplo de análisis de procesos con la metodología de opciones prioritarias:

Análisis de procesos a través de la metodología “opciones prioritarias” Dependencia 3. Unidad financiera

4. Servicios generales

o ¿SeNorma requiere Lineamiento el proceso?

¿Es necesario que sea ejecutado por la entidad?

¿Se lleva a cabo en otras dependencias?

3.1 Gestión de presupuestos

Si

Si

No

Se mantiene el proceso

3.4 Gestión de tesorería

Si

Si

No

Se mantiene el proceso

3.5 Gestión de contabilidad

Si

Si

No

Se mantiene el proceso

Proceso

Observaciones

3.7 Facturación y cartera

Si

No

No

El proceso se puede contratar con externos para mejorar la calidad en el servicio y la eficiencia

4.1 Almacén

Si

Si

Si

Se traslada el proceso

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4.1 Cómo elaborar el mapa de procesos Orientan, evalúan y hacen seguimiento a la gestión de la entidad, contienen procesos sobre políticas, estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de los recursos.

Procesos Estratégicos Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Procesos de Apoyo Proceso

Proceso

Proceso

Procesos de Control y Evaluación

Salidas

Entradas

Procesos Misionales

Contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos y a la razón de ser de la organización; su objetivo principal es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer sus necesidades. Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operación de los procesos estratégicos y misionales de la organización. Son adelantados por las dependencias responsables de verificar que los resultados y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado. Es un proceso que se realiza transversalmente en toda la organización.

Tenga en cuenta que para identificar los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, primero debe identificar el tipo de organización actual de la gobernación, alcaldía o entidad descentralizada (adscrita o vinculada), con el fin de determinar si es necesaria la modificación de la estructura de la entidad. Además será la base para establecer las cargas de trabajo.

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A continuación se presenta un ejemplo de mapa de procesos:

Planeación Estratégica

Gestión de Información y Comunicaciones

Normadeo Gestión Lineamiento Desempeño

Misionales Gestión de Políticas

Fomento y Promoción

Asesoría, Capacitación y Asistencia Técnica

Negociación y Administración de Relaciones Comerciales

Apoyo Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión de Recursos

Gestión Documental

Control y Evaluación

Negociación y Administración de Relaciones Comerciales

Mejoramiento de la competitividad, sostenibilidad de las empresas productoras de bienes, servicios y tecnología incentivando la generación de mayor valor agregado.

Necesidades de las empresas productoras de bienes, servicios y tecnologías, así como de la gestión turística de las regiones del País.

Estratégicos

Mejora Continua y Control de la Gestión

Fuente: Mapa de procesos y cadena de valor del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2015

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4.2 Evaluación de la prestación del servicio Según las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública, la evaluación del servicio tiene por objetivo analizar si el producto o servicio prestado satisface, en términos de calidad, eficiencia y eficacia, las necesidades de sus usuarios o clientes. Para realizar dicha evaluación se debe tener en cuenta la identificación de todos los productos y servicios ofrecidos por la institución, separando los internos de los externos, y una vez identificados se deben revisar los siguientes aspectos básicos: • • • •

Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institución. El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio o producto. Los medios de divulgación e información de los productos y/o servicios. Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestación de los productos y/o servicios. • El nivel de investigación, desarrollo y avance tecnológico de los productos y/o servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas. Con base en esta información el equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos que deben ser eliminados por considerar que no cumplen con los objetivos, funciones y misión institucional, así como aquellos que pueden ser contratados como es el caso de las labores de celaduría, vigilancia, aseo, o de proyectos especiales que no pueden ser desarrollados con personal de planta. En este orden de ideas, al final del capítulo se sugiere presentar un resumen de los procesos y servicios, así como las falencias que se traducen en necesidades de personal y/o de mejora de la estructura administrativa, diligenciando la siguiente matriz: Proceso/Servicio

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Dificultades

Necesidades administrativas y/o de personal

5. Diseño de estructura interna Una vez concluido el análisis de procesos y la evaluación de la prestación del servicio, el siguiente paso es definir la estructura administrativa, entendida como el conjunto de dependencias y sus funciones, las cuales deben responder a los propósitos institucionales en términos de eficacia, eficiencia y efectividad para la prestación de los servicios por parte de las entidades, logrando la satisfacción de las necesidades de la comunidad. La estructura administrativa de la entidad debe estar acorde con los procesos que realmente desarrolla y con los productos o servicios que presta y por ende aproximarse a la identificación de la planta de personal requerida.



Recuerde

Dependencia: unidad funcional especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. Cada dependencia debe tener especificadas sus funciones y debe estar integrada mínimo por cinco (5) funcionarios. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de la Gobernación, Alcaldía o entidad descentralizada del orden territorial (Adscrita y vinculada).

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5.1 Recomendaciones para el rediseño de estructura administrativa de una gobernación, alcaldía o entidad descentralizada Para comenzar, se recomienda responder las siguientes preguntas orientadoras: 1. ¿Cuál es el proceso de modernización que se va a realizar? 2. ¿Para qué se va a iniciar dicho proceso? 3. ¿Cómo se va a desarrollar? 4. ¿Qué resultados se espera obtener? 5. ¿Qué recursos (humanos, físicos, financieros o tecnológicos) se necesitan? 6. ¿Cuenta la entidad con dichos recursos? 7. ¿Existen referentes nacionales, regionales o internacionales de cómo se gestiona la prestación del servicio? Para definir la estructura se deben establecer niveles, tanto superiores como inferiores, que permitan determinar cuál proceso depende de cuál. Para ello, es conveniente identificar los macroprocesos en un nivel superior y subprocesos en un nivel inferior, que permitan conocer la desagregación de los mismos y así, su fácil manejo y comprensión, de acuerdo con el ejemplo que se muestra a continuación.

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Nivel de procesos en la estructura organizacional

Primer nivel

Gerencia

Dependencia Macroproceso 1

Dependencia Macroproceso 2 Segundo nivel

Dependencia 1 Proceso 1

Dependencia 2 Proceso 2

Dependencia 3 Proceso 3

Dependencia 4 Proceso 4 Tercer nivel

Dependencia 1 Subproceso 1

Dependencia 2 Subproceso 1

Dependencia 3 Subproceso 1

Dependencia 4 Subproceso 1

Dependencia 1 Subproceso 2

Dependencia 2 Subproceso 2

Dependencia 3 Subproceso 2

Dependencia 44 Subproceso 2

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Estructura alineada entre procesos y funciones

Gerencia

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Actividades

Actividades

Actividades

Funciones

Funciones

Funciones

El ejercicio de definir la estructura con un enfoque basado en procesos articula las actividades del proceso con las funciones de la dependencia, de tal forma que los productos o servicios resultantes pueden ser finales o convertirse en el insumo de otra dependencia o proceso. En este sentido hay una alienación entre las funciones y las actividades propias para el desarrollo del proceso dentro de la dependencia.

Recuerde Según la Ley Estatutaria 1622 de 2013 la cual expide el estatuto de ciudadanía juvenil, específicamente en el Art.16 numeral 1 se indica que se debe establecer en el nivel departamental y local una estructura organizativa con una dependencia (secretaría, dirección, oficina, etc.) con capacidad política, técnica, financiera y administrativa para coordinar y articular las acciones de política que garanticen el goce efectivo de los derechos de la juventud, y que además esté articulada al sistema de juventud.

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Antes de determinar la estructura interna, con ayuda de los resultados obtenidos de la realización del ejercicio aquí sugerido, verifique los procesos y la evaluación de la prestación de servicios. Verificar • Que los procesos estén asignados a las áreas o dependencias atendiendo a su afinidad, a los productos elaborados o a los servicios prestados para lograr agilización en la producción de los mismos. • Que existan niveles jerárquicos mínimos de decisión que faciliten el desarrollo de los procesos, la obtención de los productos y la prestación de los servicios. • Que no exista duplicidad de funciones entre dos o más dependencias de la institución o con otras entidades u organismos públicos. • Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada. Concluir • ¿Es necesario modificar la estructura vigente? • Cuáles son las dependencias que integrarán la institución donde se reflejen los órganos de dirección y administración, los de asesoría y coordinación. • Describir las funciones de las dependencias nuevas teniendo en cuenta las funciones generales y procesos de la institución.

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Acto administrativo con la estructura u organización interna para entidades descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas) Las entidades descentralizadas del orden territorial, luego de realizar el análisis de las etapas anteriores y demás aspectos relacionados con su organización, deberán analizar la conveniencia de ajustar sus estatutos internos para que se adecúen a la naturaleza, funciones, objetivos y misión de la respectiva entidad. A continuación, se encuentra un modelo del acto administrativo de entidades descentralizadas del orden territorial. Modelo de acto administrativo de estatutos

Nota: Los siguientes modelos de estructuras administrativas son ejemplos para alcaldías de municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría. Para establecer la estructura empleando alguno de estos modelos, se deben considerar los ingresos corrientes de libre destinación y que no se exceda el tope destinado a gastos de funcionamiento. La entidad debe escoger una de las siguientes opciones: • Estructura con cuatro dependencias (2 Secretarías) integrada por mínimo 27 servidores públicos • Estructura con cinco dependencias (3 Secretarías) integrada por mínimo 33 servidores públicos • Estructura con seis dependencias (4 Secretarías) integrada por mínimo 38 servidores públicos



Recuerde

Las funciones que hacen parte de la vocación del municipio y las relacionadas con el sector agropecuario (antes UMATA) se integran a la dependencia SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL y debe indicarse el responsable de llevar a cabo esta función. 26

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5.2 Modelo de estructura administrativa con cuatro dependencias Este modelo debe contar con al menos 27 servidores públicos y su estructura se constituye de la siguiente manera: 1. Despacho del Alcalde 1.1. Oficina Asesora de Planeación 2. Secretaría General y de Gobierno 3. Secretaría de Desarrollo Económico y Social

Organigrama Estructura de cuatro dependencias (2 secretarías de Despacho)

Despacho del Alcalde

Oficina Asesora de Planeación

Secretaría General y de Gobierno

Secretaría de Desarrollo Económico y Social

Modelo de acto administrativo con cuatro (4) dependencias

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5.3 Modelo de estructura administrativa con cinco dependencias Es un modelo estándar para municipios de sexta categoría que no presentan situaciones de riesgo y que tienen un esfuerzo y capacidad fiscal promedio, en comparación con los demás municipios que pertenecen a la misma categoría. Su estructura administrativa se describe a continuación 1. Despacho del Alcalde 1.1. Oficina Asesora de Planeación 2. Secretaría General y de Gobierno 3. Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas 4. Secretaría de Desarrollo Económico y Social. Organigrama Estructura de cinco dependencias (3 secretarías de Despacho)

Despacho del Alcalde

Oficina Asesora de Planeación

Secretaría General y de Gobierno

Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas

Secretaría de Desarrollo Económico y Social

Modelo de acto administrativo de estructura con cinco (5) dependencias

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5.4 Modelo de estructura administrativa con seis dependencias Para establecer este modelo, se debe considerar la capacidad presupuestal en cuanto a los gastos de funcionamiento, debido a que se necesitan mayores recursos para la sostenibilidad de este tipo de estructura. En este sentido, se debe tener en cuenta que el artículo 6° de la ley 617 de 2000 señala que los ingresos corrientes de libre destinación pueden ser reservados como gastos de funcionamiento hasta en un 80%. Así las cosas, la estructura de este modelo sería: 1. Despacho del Alcalde 1.1. Oficina Asesora Jurídica 2. Secretaría de Gobierno 3. Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas 4. Secretaría de Desarrollo Económico y Social. 5. Secretaría de Planeación Organigrama Estructura de seis dependencias (4 secretarías de Despacho)

Despacho del Alcalde

Oficina Asesora Jurídica

Secretaría General y de Gobierno

Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas

Secretaría de Desarrollo Económico y Social

Secretaría de Planeación

Modelo de acto administrativo con seis (6) dependencias

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6. Diseño de planta de personal 6.1 Perfiles y cargas de trabajo Con base en los procesos definidos, se debe proceder a realizar el estudio de cargas de trabajo que permita determinar las necesidades de personal (en cantidad y calidad) de cada dependencia de la institución. Del resultado de los perfiles y de las cargas de trabajo podrá efectuarse el análisis, identificando si existe déficit o excedente de empleos con relación a la planta de personal actual y a la verificación de los perfiles de los empleos de la misma. En el estudio de cargas de trabajo se puede aplicar un conjunto de técnicas que miden la cantidad y el tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones, procesos y actividades asignadas a cada dependencia, para determinar la cantidad y calidad de los cargos requeridos para tal fin. La medición de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del estudio del trabajo que se requiere en una reforma organizacional, pero previamente a la medición es necesario tener en cuenta: • Los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos que requiere la Entidad en cada dependencia. • El análisis de la organización o estructura de la entidad u organismo acorde con la normativa vigente. • El diligenciamiento de la planilla de registro de información por dependencia en los anexos que encontrará a continuación, y que contienen las instrucciones para diligenciar cada formulario. • La cantidad de personal requerido para la para la entidad.

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Nota: Los siguientes modelos de matrices de cargas de trabajo son ejemplos para alcaldías de municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría. A continuación se presentan cuatro tipos de modelos de levantamiento de cargas de trabajo según el número de dependencias con que contaría la entidad, y de acuerdo con los modelos de acto administrativo de estructura que se mostraron en el acápite anterior: Matriz de cargas de trabajo - Modelo genérico Matriz de cargas de trabajo para cuatro dependencias (2 secretarías de Despacho) Matriz de cargas de trabajo para cinco dependencias (3 secretarías de Despacho) Matriz de cargas de trabajo para seis dependencias (4 secretarías de Despacho)

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6.2 Planta de personal La planta de personal es el conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados jerárquicamente, acorde con un sistema de nomenclatura y clasificación vigente y aplicable a la respectiva institución. La planta de personal, desde el punto de vista de su aprobación, debe ser global, pero técnicamente debe corresponder al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u organización interna determinada. En este orden, la planta global es la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución. Con este modelo los empleos no pertenecen a las dependencias sino a la entidad.



Recuerde

El sistema de nomenclatura y clasificación de empleos es una ordenación sistemática de las distintas denominaciones de empleo dentro de cada uno de los niveles jerárquicos determinados por las normas vigentes, para el orden territorial se encuentran en el Decreto Ley 785 de 2005 y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

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Proceso para establecer la planta de personal 1

2

Del estudio de cargas de trabajo tome la información correspondiente a los empleos requeridos para el cumplimiento de la misión institucional.

Determine las denominacio-nes de esos empleos y los códigos. Tenga en cuenta el Decreto ley 785 de 2005.



3

Fije, de acuerdo con el presupuesto asignado, el grado de los empleos y el número de éstos.

Importante

Para establecer la planta de personal tenga en cuenta: • La estructura u organización interna propuesta. • El sistema de nomenclatura y clasificación de empleos, • La escala salarial vigente, y el estudio de cargas de trabajo.

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Nota: Ejemplo de planta global en el orden territorial.

Número de Cargos

Dependencia y denominación del empleo

Código

Grado

1 (uno) 1 (uno) 1 (uno)

Despacho del Alcalde Alcalde Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde Conductor mecánico

005 438 482

… 03 02

020 115

04 03

219 219 201 202 367 425 303

02 03 03 02 02 02 01

3 (Tres) 1 (Uno) 3(Tres) 2(Dos) 1 (uno) 1 (uno) 4 (Cuatro) 1 (Uno) 1(uno)

Planta Global Secretarios de despacho Jefe de Oficina Asesora de Jurídica o de Planeación Profesional Universitario Profesional Universitario Tesorero General Comisario de Familia Técnico Administrativo Secretario ejecutivo Inspector de Policía 3ª a 6ª Categoría

Establezca Los empleos de cualquier nivel jerárquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan funciones de asesoría, asistenciales o de apoyo para el gobernador o alcalde (distrital, municipal o local), contralor o personero, presidente, Director o Gerente de Establecimiento Público, entre otros, deben ser especificados en forma separada, pues tales particularidades le dan connotación de empleos de libre nombramiento y remoción, de conformidad con las normas de carrera administrativa.

Establezca la planta global con los demás empleos, ya sean de libre nombramiento y remoción (por pertenecer al nivel directivo) o de carrera administrativa de los distintos niveles, compuesta por un número de empleos determinados por el Estudio de cargas de trabajo.

Modelo de acto administrativo por el cual se adopta la planta de personal de una alcaldía o gobernación Modelo de acto administrativo de planta de personal para una entidad descentralizada

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6.3 Comparativo planta de personal actual y planta propuesta Realice un comparativo de los costos de la planta de personal que su entidad tiene actualmente y los costos de la planta de personal que propone. La herramienta técnica para realizar este a análisis es el aplicativo comparativo de costos planta de personal, que se puede consultar en el siguiente enlace: Comparativo costos planta de personal Especificaciones que debe tener en cuenta para realizar el proceso de supresión de empleos.

Importante

En cumplimiento de los programas de saneamiento fiscal y fortalecimiento institucional, establecidos en la Ley 617 de 2000, las entidades territoriales y sus descentralizadas, deben incluir planes de contingencia para la adaptación de las personas desvinculadas a una nueva etapa productiva en razón de procesos de reestructuración. Para adelantar los respectivos planes de readaptación, las entidades pueden apoyarse en las directrices establecidas en la cartilla “Readaptación laboral: lineamientos de política y guía de ejecución”, elaborada por el Departamento, la cual pueden consultar en el siguiente enlace: http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=4 En el caso de ser necesaria la supresión de empleos, estos deberán identificarse de acuerdo con su provisión (libre nombramiento y remoción, carrera administrativa o provisionalidad), y si el servidor que lo ejerce cumple alguna de las siguientes condiciones:

Recuerde

No se considera supresión efectiva del empleo cuando hay un simple cambio de nombre o denominación del empleo o variación del grado de remuneración. 35

Especificaciones para el proceso de supresión de empleos Ley 909 de 2004 Artículo 44. Los empleados públicos de carrera administrativa, que como consecuencia de la liquidación, reestructuración, supresión o fusión de entidades, organismos o dependencias, o del traslado de funciones de una entidad a otra, o por modificación de planta de personal, se les supriman los cargos de los cuales sean titulares, tendrán derecho preferencial a ser incorporados en empleo igual o equivalente de la nueva planta de personal, y de no ser posible podrán optar por ser reincorporados a empleos iguales o equivalentes o a recibir indemnización. Derecho preferencial de los empleados públicos inscritos en Carrera administrativa

Decreto 1083 de 2015 Artículo 2.2.11.2.3 Empleos equivalentes. Se entiende que un cargo es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura diferente. En caso de incorporación a empleos iguales o equivalentes, a los empleados de carrera no se les puede exigir requisitos distintos a los que acreditaron cuando ingresaron a la carrera.

Fuero sindical

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De acuerdo con las normas vigentes el retiro de un empleado de carrera y un trabajador oficial con fuero sindical requiere una autorización judicial previa.

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Especificaciones para el proceso de supresión de empleos

Protección a la maternidad

Madres y padres cabeza de familia sin alternativa económica y limitados físicos, mentales, visuales o auditivos.

Si hay empleadas de carrera en estado de embarazo que optan por la incorporación y no es posible esta, tienen derecho por ser empleadas de carrera a: • Indemnización • Una indemnización por maternidad • Según el artículo 51 de la ley 909 de 2004, el valor de la remuneración que dejare de recibir entre la fecha de supresión y la fecha probable del parto • Pago mensual a la correspondiente entidad promotora de salud de la parte de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Salud que corresponde a la entidad pública. Durante toda la etapa de gestación y los tres meses posteriores al parto, más las doce semanas de descanso remunerado a que tiene derecho como licencia de maternidad. Gozan de este derecho las empleadas de libre nombramiento y remoción, y las nombradas provisionalmente. Según lo establecido en el Decreto 190 de 2003 en caso de supresión del organismo o entidad, la estabilidad laboral de los servidores públicos que demuestren pertenecer al grupo de protección especial deberá ser respetada, hasta la culminación del proceso liquidatario, pero si antes del proceso cesa dicha situación o el empleador identifica una justa causa para hacer el despido, se deberá respetar el debido proceso. Si hay despido motivado el gerente liquidador podrá primero desvincular al funcionario y posteriormente suprimir el cargo.

Servidores públicos próximos a pensionarse

Solo se suprimirán los empleos cuando el cargo se encuentre vacante como consecuencia del retiro del servicio del empleado que ha adquirido los derechos de pensión y se encuentre en nómina de pensionado.

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6.4 Escala salarial La escala salarial establece una asignación básica mensual de acuerdo al grado y al nivel de los empleados de la gobernación, alcaldía o entidad descentralizada del orden territorial (adscrita o vinculada). En el siguiente documento se encuentra un modelo general del acto administrativo de escala salarial para una alcaldía, gobernación o entidad descentralizada del orden territorial. Modelo de acto administrativo por el cual se establece la escala salarial

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Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial

6.5 Empleos de carácter temporal Tenga en cuenta que las entidades del orden territorial podrán contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio. Su creación deberá responder a por lo menos una de las siguientes condiciones. a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración. b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada. c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales; d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a doce (12) meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución. La justificación para la creación de empleos temporales deberá contener la motivación técnica, apropiación y disponibilidad presupuestal correspondiente.



Recuerde

En términos generales el procedimiento para establecer una planta de empleos temporales es el mismo que se emplea para modificar la planta permanente. Es decir, que la justificación técnica deberá contener: • El análisis de procesos • La evaluación de la prestación del servicio, y • El análisis de cargas de trabajo Adicionalmente, debe existir el certificado de disponibilidad presupuestal con el cual se asegura el pago del cargo o los cargos que se creen.

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6.6 Manual de funciones y competencias laborales El manual específico de funciones y de competencias laborales es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo (DAFP; 2012). En aras de resolver preguntas frecuentes sobre este tema, se sugiere consultar la nueva Guía para establecer o modificar el manual de funciones y de competencias laborales que este Departamento Administrativo expidió para tal fin y que se encuentra disponible en nuestra página web, www.dafp.gov.co, pestaña publicaciones, enlace Guías y cartillas, o en el enlace: http://portal.dafp.gov.co/portal/pls/portal/formularios.retrive_ publicaciones?no=2339 Para las instituciones de orden territorial se deben considerar los requisitos mínimos y máximos para el nivel jerárquico y la categoría de la respectiva entidad territorial, en cuanto a educación y experiencia, como está señalado en el Decreto Ley 785 de 2005 en el siguiente cuadro:

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Requisitos mínimos para nivel jerárquico y categoría de la respectiva entidad

Nivel

Departamentos, Distritos, y Municipios de categorías especial, primera, segunda y tercera

Departamentos, Distritos, y Municipios de categoría cuarta, quinta y sexta

Directivo

Mínimo: Título profesional y experiencia. Máximo: Título profesional y título de postgrado y experiencia.

Mínimo: Título de Tecnólogo o de profesional y experiencia. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.

Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la ley.

Asesor

Mínimo: Título profesional y experiencia. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.

Mínimo: Al fijar el requisito específico podrá optar por el título de formación técnica profesional o terminación y aprobación de tres (3) años de educación superior. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.

Profesional

Mínimo: Título profesional. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.

Mínimo: Título profesional. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.

Técnico

Mínimo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad. Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por el título de formación técnica profesional o tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pensum académico de educación superior en formación profesional y experiencia.

Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por título de formación tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pensum académico de educación superior en formación profesional y experiencia.

Asistencial

Mínimo: Terminación y aprobación de educación básica primaria. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia.

Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia.

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Finalmente, presentamos el modelo de acto administrativo para establecer o modificar el manual de funciones y de competencias laborales:

Modelo de acto administrativo para establecer o ajustar el manual de funciones

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Glosario Actitudes: Disposición de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y búsqueda de la excelencia. Acto administrativo: manifestación de producir efectos jurídicos que se dicten en la actuación administrativa por cualquier órgano del Estado, o particulares que ejerzan funciones públicas. Análisis de capacidad institucional: se aplica en los casos en que se necesita identificar el grado de capacidad institucional actual para llevar a cabo determinadas acciones; evaluar los obstáculos y debilidades a remover o eliminar y establecer las acciones y planes requeridos para ello. Aplicativo: es un tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de trabajos. Sirven para la automatización de ciertas tareas complicadas y de la información. Aptitudes y Habilidades: Características biológicas o aprendidas que permiten a una persona hacer algo mental o físico. Laboralmente, es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo un determinado tipo de actividad.

Competencias: Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Cmpetencias comportamentales: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad. Competencias funcionales: Capacidades que se identifican a partir de un análisis del propósito principal del empleo y su desagregación progresiva, con el objeto de establecer las contribuciones individuales del empleo, los conocimientos básicos, los contextos en los que se deberán demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales. Conocimientos básicos o esenciales: Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.

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Contribuciones individuales: Conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de “resultados observables” como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo. Eficacia: La eficacia como principio supone que la organización y la función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe ser ligado a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas. Eficiencia: obtención de los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. Empleo público: conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. Entidad pública: son aquellas de origen estatal y cuyo capital también es estatal o público, sin que el régimen jurídico aplicable sea necesariamente el derecho público, a pesar de que ésta sea la regla general.

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Entidad territorial: Corresponden al segundo nivel de división administrativa en Colombia, que mediante agrupación conforman los departamentos. Colombia posee 1.123 municipios registrados ante el DANE, que de acuerdo con el Artículo 311 de la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley 136 de junio 2 de 1994 y la ley 1551 de 2012 es la entidad territorial fundamental de la división político-administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa dentro de los límites que le señalen la Constitución y las leyes de la República. Estructura funcional: Es la división del trabajo en una organización agrupando las principales actividades o funciones que deben realizarse dentro de la organización. Se diseña desde la parte inferior hasta la parte superior en forma vertical. Estudio de cargas trabajo: Conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución. Evidencias requeridas: Conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos, los servicios, el desempeño o el conocimiento, que permiten comprobar o demostrar por parte de un empleado que alcanza las contribuciones individuales dentro de los estándares esperados y definidos para el efecto.

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Función pública: La función pública puede ser definida como el conjunto de relaciones laborales entre el Estado y sus servidores en donde las funciones desempeñadas son señaladas por la Constitución, una Ley o un reglamento. La función pública es la actividad realizada en cabeza de personas naturales en nombre del Estado cuyo fin está encaminado al logro de los fines esenciales del mismo. Grado Salarial: Número de orden que indica la asignación básica mensual para cada denominación de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, según la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio d sus funciones. Macroproceso: Conjunto de procesos que contribuyen, en forma sistémica, a satisfacer los requerimientos de la comunidad y de la entidad para lograr el cumplimiento y los fines propios del Estado. Manual de funciones: Instrumento de administración de personal a través del cual se establecen funciones y competencias laborales para los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de estos. Planta de personal: Es el conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados jerárquicamente, acorde con el sistema de

nomenclatura y clasificación vigente y aplicable a la respectiva institución. Proceso: Serie de actividades o acciones organizadas e interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica. Presupuesto: Equilibrio y relación entre los ingresos y gastos en una vigencia. Está dirigido al cumplimiento de metas en un periodo de tiempo y bajo ciertas condiciones. Se relaciona con el control financiero, desempeñando un rol preventivo y correctivo, ya que minimiza el riesgo en las operaciones en una organización. Propósito principal de empleo: Identificación de la misión crítica que explica la necesidad de existencia del empleo o razón de ser dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. Valores: Corresponden a los principios de conducta; entre ellos se cuentan la ética, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesión a normas y políticas y orientación al servicio.

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Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial Versión 1. Noviembre de 2015

Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515 Web: www.funcionpublica.gov.co e mail: [email protected] Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770

Bogotá, D.C., Colombia.

“Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti” 46

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