AJUSTES CONTABLES Fecha: 10/10/2014

Autor: Sytec

GUIA DE USO PARA ELABORAR AJUSTES CONTABLES

Guía de uso para AJUSTES CONTABLES

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AJUSTES CONTABLES Fecha: 10/10/2014

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ÍNDICE 1.

¿QUÉ SON LOS AJUSTES CONTABLES? .................................................................................................. 3

2.

AJUSTE DE UN CHEQUE ......................................................................................................................... 4

3.

AJUSTE DE ÓRDENES DE PAGO.............................................................................................................. 8

4.

AJUSTE DE FACTURAS .......................................................................................................................... 14

5.

CÓMO AJUSTAR EL COMPROMISO PRESUPUESTAL ............................................................................ 17

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1. ¿QUÉ SON LOS AJUSTES CONTABLES?

Los Ajustes Contables, son movimientos que se realizan en el Sistema, cuando las Áreas requieren hacer reclasificaciones o adecuaciones al presupuesto, posterior a los Cierres Contables.

Estos movimientos implican procesos administrativos que necesariamente involucran a todas las áreas que intervienen de manera directa e indirecta en el pago de un documento.

Es necesario aclarar, que cuando los movimientos que se requieren se encuentren dentro de un periodo de captura abierto y aún no se han realizado los cierres del periodo contable, no es necesario hacer Ajustes, es decir, estos movimientos se podrán cancelar o modificar de manera normal.

Los Ajustes Contables, sólo podrán ser realizados por Usuarios con permisos asignados previamente en el Sistema.

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2. AJUSTE DE UN CHEQUE Si un documento ya fue pagado, el proceso de Ajuste Contable deberá iniciar en el módulo de Contabilidad, los pasos a seguir son los siguientes:

En el menú principal podrás dar un Click en el ícono del sistema Conpre/Contabilidad, como se muestra a continuación:

Una vez accesado, deberás seleccionar Pólizas de Egreso y elegir el documento que vas a Ajustar. A manera de ejemplo, ocuparemos el cheque 349, proyecto 16-003, partida 3991:

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Dar doble Click sobre la línea de la vista para abrir el documento y enseguida Click en el ícono “Doc. Ajuste”, como se muestra en la siguiente figura:

Se desplegará la siguiente pantalla para Crear un “Documento de Ajuste”, como se muestra a continuación:

Deberás anotar el “Motivo del Ajuste” y podrás también “conservar o modificar la fecha del Ajuste”, enseguida dar Click en “Guardar”. El Sistema emitirá el siguiente mensaje:

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Dar un Click en “Sí”, el Sistema emitirá el siguiente nuevo mensaje: “Documento de Ajuste Creado y Póliza Generada”, y deberá dar Clic en “Aceptar”:

Se creará el Documento de Ajuste con un número de Póliza de Egreso y de Orden Nuevos, y con el importe en negativo, como se muestra en la siguiente pantalla:

Al finalizar, deberá dar “Click” en Cerrar, observará que el Status del cheque en pantalla se mostrará como “Ajustado”, como se muestra en la siguiente pantalla:

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En esta parte deberá observar lo siguiente:

Se Creó un “Documento de Ajuste” con una nueva Póliza de Egreso y de Orden, congruentes con la fecha en que se está generando el Ajuste y con Folios distintos al “Documento Ajustado”.

El “Documento Ajustado” se referirá al Cheque modificado cuyo Status se continuará conservando como “cheque pagado” y conservará los Folios de sus Pólizas de origen; sin embargo, y para pronta referencia, en la vista de la Pantalla podrá observar que se muestra como “Ajustado” y a su vez, lo podrá visualizar en la Pantalla en la columna de Ajuste, como se muestra a continuación:

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O bien, buscando la Póliza de Egreso y de Orden generadas:

Recuerde: Los Ajustes Contables son movimientos de Ajuste a documentos que se encuentran afectados en periodos Contables actualmente Cerrados. Sólo se podrán Ajustar documentos en tiempo real, o con fechas dentro de un periodo de captura abierto. Guía de uso para AJUSTES CONTABLES

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3. AJUSTE DE ÓRDENES DE PAGO Una vez liberado el Cheque, el siguiente paso, es ir al menú principal del Sistema para accesar a Conpre/Programación/Órdenes de Pago, para Ajustar la Orden de Pago correspondiente:

Una vez accesado, deberás seleccionar Ordenes de pago y continuando con el ejemplo, la Orden de Pago a Ajustar es la 7663. De doble click para abrir el registro.

Una vez abierto el registro, de click en el botón “Doc. de Ajuste”, para iniciar el proceso:

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Se abrirá una ventana de captura, como se muestra en la siguiente figura:

Deberá anotar el motivo del Ajuste y conservar o modificar la fecha de captura, dar Click en Guardar, el sistema le preguntará si desea generar el documento de ajuste de la orden de pago. Deberá dar click en Sí.

Posteriormente, el Sistema generará el siguiente mensaje:

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Se creará el documento de Ajuste con una nueva Póliza, como se muestra en la siguiente pantalla:

El documento de Orden de Pago Ajustada mostrará en la pantalla “AJUSTADO”, sombreado en color rojo para poder identificarlo rápidamente:

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También podrá visualizar las Órdenes de Pago Ajustadas en la vista, al dar Click en la columna “Ajuste”, como se muestra en la siguiente pantalla:

O

bien,

podrá

buscar

la

póliza

de

orden

generada

en

el

Sistema

Conpre/Contabilidad/Pólizas de Orden, como se muestra a continuación:

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Deberá dar doble Click a la Póliza para abrir el documento, observará en el concepto la leyenda: “Documento de Ajuste”…. con importes en negativo, como se muestra en la siguiente pantalla:

Recuerde: Los Ajustes Contables son movimientos de Ajuste a documentos que se encuentran afectados en periodos Contables actualmente Cerrados. Sólo se podrán Ajustar documentos en tiempo real, o con fechas dentro de un periodo de captura abierto.

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4. AJUSTE DE FACTURAS Una vez Ajustada la Orden de Pago, podrá Ajustar la (s) Factura (s), que le permitirá liberar los documentos devengados.

Los pasos a seguir son los siguientes: Ir al menú principal del Sistema para accesar a Conpre/Compras/Facturas.

Una vez accesado al Sistema, deberá ubicar la Factura que corresponde a la Orden de Pago liberada:

Da doble Click sobre la línea, y se aperturará el módulo con los datos de la Factura, dar Click en el botón “Ajustar”, como se muestra en la siguiente pantalla: Guía de uso para AJUSTES CONTABLES

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Se abrirá una pantalla, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática, enseguida deberá dar Click en “Aceptar”

Posteriormente, el Sistema le generará un segundo mensaje para confirmar que se realizará un Documento de Ajuste, como se muestra a continuación y deberá dar Click en “Sí” y listo.

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La factura quedó Ajustada y podrá visualizar los documentos buscando en la vista de la pantalla, el número de factura

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5. CÓMO AJUSTAR EL COMPROMISO PRESUPUESTAL Los pasos a seguir son los siguientes: Una vez accesado al módulo Compras/Documentos/Compromisos. Deberá ubicar el Compromiso que corresponde a la Factura ajustada:

De doble click sobre la línea para abrir el compromiso. Y después de click en el botón Ajustar.

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Se abrirá una ventana, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática.

De click en el botón Aceptar, y el sistema emitirá un mensaje en el que le pedirá confirmar el ajuste del documento.

De click en Sí. Y podrá apreciar en la barrita de color rojo, que el documento de procedencia ya se encuentra ajustado.

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Una vez realizados todos estos pasos, finalmente, el recurso quedará disponible.

Otra forma de Ajustar el Compromiso presupuestal, es la siguiente: Una vez realizado el Ajuste de la factura, podrá abrir desde la vista de la Factura, el Compromiso Presupuestal.

Para ello permanezca en el menú Conpre/Compras/Facturas, deberá ubicar la Factura ajustada:

De doble Click sobre la línea, y se aperturará el módulo con los datos de la Factura, como se muestra en la siguiente pantalla:

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Ubíquese en la pestaña Documentos, observe que se despliega una lista con el documento de procedencia de la factura. Selecciónelo y de doble click para abrirlo. Se desplegará el registro del compromiso de donde procede la factura, de click en el botón Ajustar.

Se abrirá una ventana, donde podrá observar, o en su caso modificar, la fecha del Ajuste; y un número de Folio que generará el Sistema de manera automática, enseguida deberá dar Click en “Aceptar”

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El sistema emitirá un mensaje en el que le pide confirmar el ajuste del documento.

Deberá dar click en Sí, después el documento del Compromiso se cerrará automáticamente.

Observe que el Status del documento de procedencia cambia a Ajustado. De doble click para abrirlo nuevamente.

Y podrá apreciar en la barrita de color rojo que el documento de procedencia ya se encuentra ajustado.

Con esto finaliza el proceso y listo.

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