FORMALIZACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESA
[Guía del Participante]
Técnico Nivel Operativo Senati virtu@l
Formación y Creación de Empresas
FORMALIZACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESA Guía del Participante
PRIMERA EDICIÓN Marzo 2011 Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI. © Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima Perú. Teléfono: (0051-1) 533-4503 E mail:
[email protected] Material auto instructivo, destinado a la capacitación dentro del SENATI a nivel nacional.
Lima, Marzo 2011
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Formación y Creación de Empresas
ESTRUCTURA DEL MÓDULO
FORMALIZACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESA
ESTRUCTURA DEL MÓDULO
UNIDAD TEMÁTICA N° 1: FORMALIZACIÓN
DE EMPRESA, DEFINICIÓN DEL MARKETING
Y COSTOS
UNIDAD TEMÁTICA N° 2: LAS
FINANZAS Y LA CONTABILIDAD EN EL CONTEXTO
EMPRESARIAL
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Formación y Creación de Empresas
ÍNDICE GENERAL
Unidad II: Las finanzas y la contabilidad en el contexto empresarial 5 1.
Objetivos de la Unidad 02 ................................................. 6
2.
Contextualización ............................................................ 6
3.
Recuperación de Experiencias ........................................... 8 3.1.
4.
Caso de estudio ....................................................... 8
Profundización del conocimiento ...................................... 9 4.1 Presupuesto de efectivo................................................ 9 4.2.
Formulación del Presupuesto de Efectivo ............... 11
4.3. Financiamiento........................................................ 14 4.4. La contabilidad en la pequeña Microempresa ........... 16 4.5.
Concepto de comprobantes de pago ...................... 22
4.6.
Libros contables .................................................... 23
4.7
Los Estados Financiero ............................................. 24
5.
Poniendo en Práctica lo Aprendido .................................. 35
6.
Resumen ....................................................................... 35
7.
Auto Evaluación de la Unidad .......................................... 36
8.
foro............................................................................... 36
9.
Glosario......................................................................... 36
10.- Bibliografía: ................................................................... 37
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Formación y Creación de Empresas
UNIDAD II: LAS FINANZAS Y LA CONTABILIDAD EN EL CONTEXTO EMPRESARIAL
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LAS FINANZAS Y CONTABILIDAD EN EL CONTEXTO EMPRESARIAL 1. OBJETIVOS DE LA UNIDAD 02 Se identificarán las fuentes y modalidades de financiamiento de las inversiones de la empresa Se Formulará presupuestos de Caja. Conocerá como se debe controlar las finanzas de la empresa mediante el uso de registros contables Conocerá la rentabilidad de la empresa mediante el análisis del Estado de Pérdidas y Ganancias Conocerá la situación financiera de la empresa mediante el análisis del Balance General
2. CONTEXTUALIZACIÓN La importancia que va adquiriendo las finanzas, se debe a los cambios que está transcurriendo en el mundo. Uno de esos factores es la globalización (el mercado es todo el mundo), estamos en la era del conocimiento y la información ¿contamos con mucha información? La variabilidad de los mercados es fluctuante, e indirectamente estamos entrelazados con otros países del mundo si sucede un cambio o es afectado por un factor en otro país de alguna manera afecta a nuestro país (ejem. si sube el precio del petróleo en los países que producen gran cantidad, nos afecta a los peruanos en la subida del transporte y de alimentos, y así sucesivamente). A todo esto, hay que agregar el papel que juega la tecnología como del
cambio
importante
elemento acelerador
en el sistema. Por eso es tener
conocimientos
de
Finanzas. Asimismo las personas tienen que Senati virtu@l
estar
dispuestas
al
cambio, 6
Formación y Creación de Empresa innovarse, tener visón y buscar oportunidades con estrategias para tener una empresa con capital de trabajo y utilidades rentables; y lo más importante, además de ser una empresa rentable, es que sea sostenible en el tiempo. Así como el ingeniero utiliza todo su ingenio y conocimientos para construir un edificio, sólido y sostenible, que preste seguridad para los que lo habitan en ese edifico. Así se debe lograr la estabilidad económica y de solvencia para la empresa, lo que permitirá seguridad para los inversionistas. Para ello la base es estudiar finanzas, conocer cómo se mueve el dinero y el valor del dinero en el tiempo. ( VAN) Cada empresa emplea en forma muy diversa los registros e informes de sus actividades financieras. De manera periódica, se preparan informes para organismos de control, para acreedores (prestamistas), para organismos
de
propietarios y
control
exigen la
información financiera. Los para
evaluar
la
para
de
gerencia. Los
declaración
acreedores
capacidad
la
usan
exacta
esta
la empresa para
de
la
información cumplir
los
pagos de deuda programados. Los propietarios la emplean para decidir si deben comprar, vender o conservar las acciones de la
empresa. La gerencia
disposiciones propietarios, y empresa. Las
se
regulativas para para
preocupa satisfacer
supervisar
directrices que
mantener los registros
e
se
informes
por a
cumplir
los acreedores
el funcionamiento utilizan para financieros
de
las y la
preparar y se
conocen
como principios de contabilidad generalmente aceptados. Al finalizar la unidad el participante identificará las fuentes de financiamiento de la
empresa ( Pasivo
y
capital ), los usos
o
inversión ( Activo ) y cómo se debe controlan las operaciones y las finanzas de la empresa mediante el uso de registros contables, que
se
resumen
en los
estados
financieros, mostrando
finalmente la situación económica de la empresa en el Estado de Pérdidas y Ganancias ( o Estado
de Resultados ) y la
situación
financiera en el Balance General
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Formación y Creación de Empresa
3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS 3.1. Caso de estudio
El caso de Estudio debe resolverlo en la plataforma.
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Formación y Creación de Empresa
4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO 4.1 Presupuesto de efectivo Al elaborar un presupuesto tenemos la idea de que el dinero que obtenemos de las Ventas, de préstamos obtenidos, de instituciones financiera, socios de la Empresa y
de terceros
debe ser bien
controlado, de tal manera que se haga un buen presupuesto de gastos, como por ejemplo, si se hace un presupuesto para cuatro meses, no terminemos diciendo a fin de mes que no hay efectivo para pagar las obligaciones de los siguientes meses (eje., pago de las facturas de los proveedores, sueldos etc.). Por eso es necesario de hacer un buen presupuesto de gastos a fin de llevar un buen registro de cómo gastar. Así, con una proyección de ventas y de gastos, se podrá determinar si conviene hacer préstamos, (Ejm: los ingresos deben cubrir los préstamos más intereses),
dichos
presupuestos
también
permite
elaborar
proyectos de inversión, estar preparado para gastos imprevistos y hacer más fácil para ahorrar el dinero. Con el apoyo del software informático (Excel), la preparación de un presupuesto no es difícil, permite organizarse logrando satisfacer sus
metas
financieras,
y
proyectar
las
ventas,
producción,
distribución y finanzas.
Objetivos del Presupuesto
Previsión y planeación, ser eficientes en obtener tiempo
los recursos, con
programadas
las por
cumplir a actividades
la
empresa,
minimizando los costos, aumentando los niveles de producción, y haciendo el marketing adecuado para aumentar Senati virtu@l
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Formación y Creación de Empresa las ventas. Organización.- Permite estructurar funciones (Ejm: dar tareas específicas para cada área), niveles (cada puesto de trabajo tiene responsabilidades), y coordinación de actividades y esfuerzo hacia el objetivo de la empresa. Coordinación.-Dirigir, guiar y orientar al personal y buscar un equilibrio entre las diferentes áreas de la empresa... Control.-
Garantiza
que
los
resultados
obtenidos
se
encuentren dentro de los objetivos esperados
Un Presupuesto no es tan sólo 'Plan de trabajo, lo más importante es el contenido, (información), lo que permitirá y servirá de guía para que el Empresario realice sus actividades. Ejemplo: XCompuesto (soles) en 4 Interés Interés Compuesto presupuestado (soles)
"Tenemos que vender gastar más de lo
mes",
"No debemos
por este concepto".
En el interes compuesto, el interes (I) ganado en cada periodo (n) es Establecida la o límite, se debe esforzar por agregado albase capital inicial (P) para constituirse en un nuevo capital (S) sobre el alcanzar el se calculaque un nuevo produciendose lotiene que se que conoce alcanzar como objetivo, cual siendo el interes presupuesto para 4 capitalización la cual puede ser anual,trimestral, mensual, diaria; y se sigue meses, y aplicando no terminar dicho presupuesto 1 mes hasta que vence la transaccion de acuerdo a en lo pactado. P
S1= P + P x i S2= S1+S1x i
i
0
S3= S2 +S2 x i S4= S3+S3 x i S
i
1
i
2
i
3
meses
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1.- Tipos de Presupuestos en función a su Naturaleza a. Presupuesto Financiero o FLUJO DE CAJA: Presupuesto de efectivo o flujo de caja. Balance general presupuestado. Senati virtu@l
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Formación y Creación de Empresa
b. Presupuesto Económico: Presupuesto de ingresos. Presupuesto de egresos. Estado de resultados presupuestado.
4.2. Formulación del Presupuesto de Efectivo El presupuesto financiero o flujo de caja: Brevemente se describe en: Es un reporte de ingresos y gastos. Compara lo proyectado con lo real Muestra la capacidad de pago de una empresa. Advierte para buscar un nuevo financiamiento. Reflejando movimientos de: Operaciones. Inversión. Financiamiento.
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Preparación del Flujo de Caja Para la elaboración del flujo de caja el responsable de cada área debe de preparar la información que se registrará en el flujo de caja. La responsabilidad del área financiera al preparar el flujo de caja, es el de cuestionar la información al ingresar
El flujo de caja se puede hacer en soles, dólares
Proyectar las ventas y cobranzas,
Presupuesta las compras para abastecer la producción
Prevé todos los gastos de la empresa (ejem: sueldos de los trabajadores, servicios de terceros luz, agua, teléfono.)
Permite hacer simulaciones de los escenarios posibles: optimista, realista y pesimista.
Cumplir coherentemente el flujo de caja proyectado con los otros
estados
contables
proyectados
(incluyendo
el
presupuesto de venta, producción, compras, inversión, etc.)
Como utilizar el Flujo de Caja
Según su elaboración, puede ser mensual, semanal, diario, según la necesidad
Permite saber si con la inversión se logrará que el proyecto sea viable.
Permite conocer cuánto de financiamiento se necesita.
Muestra lo que se presupuesta sobre las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, financiamiento, costo, tributos, inversiones, otros.
Permite tomar decisiones por ser una herramienta de gestión.
Sirve
de
comparación
de
los
ingresos
y
egresos
presupuestados con lo real. Vea lectura adicional sobre CAJA en la Plataforma
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MODELO DE FLUJO DE CAJA La Empresa Textil “Los Quipus” SRL presenta la siguiente información: Saldo inicial de caja por 32000 Ventas: Enero (37500), febrero (54750), marzo (71250), abril (66150) Compras: Enero (50000), febrero (52000), marzo (50000), abril (60000) Gastos administrativos: Enero (5000), febrero (5000), marzo (5000), abril (5000) Gastos de Venta: Enero (3750), febrero (3225), marzo (4125), abril (3000) Impuestos: marzo (7500)
FLUJO DE CAJA Enero
Febrero Marzo
Abril
Saldo Inicial
3200
10750
5275
9900
Ventas
37500
54750
71250 66150
Total Ingresos
69500
65500
76525 76050
Compras
50000
52000
50000 60000
Gastos Administrativos
5000
5000
5000
5000
Gastos de Ventas
3750
3225
4125
3000
Ingresos
Egresos
Impuestos Total Egresos
Senati virtu@l
7500 58750
60225
66625 68000
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4.3. Financiamiento Cuando el Empresario inicia sus operaciones necesita dinero para su negocio, teniendo una parte del todo, se puede recurrir a un préstamo o financiamiento. El empresario cuenta con opciones que le permitan tomar la mejor decisión de préstamo para su negocio. Las instituciones financieras nacionales cada día se dirigen más al sector de la microempresa. Se cuenta con las cajas municipales, cajas rurales, EDPYME, etc. El préstamo que las entidades conceden al empresario (cliente) a cambio de una promesa de pago, en una fecha futura indicada en un contrato, se indica ahí el importe del préstamo más un monto adicional
que son los intereses. Las instituciones que conceden
préstamo y evalúan el negocio, la clase de producto que vende la empresa, el tipo de maquinaria con la que cuenta la empresa, cuál es su producción diaria, costos y precios de sus productos. Con todos estos datos la institución financiera, evalúa la capacidad de pago y las garantías que ofrece el cliente. a) ¿Qué Entidades Financieras otorgan financiamiento? Las entidades públicas y privadas: créditos gubernamentales, créditos internacionales, créditos bancarios y créditos de otras instituciones. Los Créditos gubernamentales. El Gobierno Peruano otorga créditos de manera a través de Fondepes, Banco de Materiales y Agrobanco; en cambio los créditos indirectos son otorgados por Cofide a través de otras instituciones financieras A través de las entidades bancarias los empresarios pueden solicitar un crédito para iniciar un negocio. En la actualidad los productos que ofrecen los bancos están dirigidos mayormente a las MYPE. Senati virtu@l
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BANCOS: • Banco de Crédito del Perú. • Banco del Trabajo. • Banco Financiero del Perú. • Mibanco - Banco de la Microempresa • Scotiabank. • Banco de Comercio. INSTITUCIONES FINANCIERAS: Fogapi • EDPYME. • Cajas municipales. • Cajas rurales. • ONG. b) ¿Por qué busca un financiamiento? Por necesidad de capital de trabajo, que será usado para pago de
proveedores
(compra
de
materia
prima),
pago
de
Remuneraciones. Por la necesidad de
comprar un activos, maquinaria que
servirá para la producción de productos Ejemplo, si se produce queque, tortas etc. (panadería) se necesita máquinas amasadoras, y hornos., con un financiamiento se logrará equipar
las operaciones, o de lo contrario, si ya está
produciendo le permitirá innovar con mejor tecnología al adquirir una nueva máquina que le ahorrará tiempo y bajará los costos. A continuación se detalla lo que es un leasing:
Leasing La primera mención oficial del leasing, en nuestro país, se realizó a través del Decreto Ley 22738 del 23 de octubre de 1979. Senati virtu@l
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a) ¿Qué es el arrendamiento financiero o leasing? Es una herramienta financiera que permite a las empresas adquirir bienes de capital mediante el pago de cuotas periódicas y una opción de compra final. Se le da forma legal mediante la firma de un contrato en el que el cliente deja constancia de la elección de los bienes, el proveedor y la forma de pago. El empresario a través de un contrato de locación con una entidad financiera intermediaria, adquiere un bien de capital previamente a pedido del Empresario, la duración del contrato será igual al plazo de vida útil del bien y un precio que permite al locador amortizar el costo total de adquisición del bien (durante el plazo de locación), más un interés por el capital adelantado. Facultando asimismo al Empresario a adquirir en propiedad el bien al término de la locación mediante el pago de un monto igual al valor residual del bien b) ¿Para quién es el arrendamiento financiero? Toda empresa que necesite inversión en bienes de capital, recurrirá al leasing, asimismo hacer uso los profesionales independientes, asociaciones, pequeños empresarios y personas naturales con creciente aceptación, por sus ventajas. c) ¿Qué ventajas tiene el arrendamiento financiero? Permite pagar la deuda en cuotas. El marco legal y contable permite depreciar adquiridos
aceleradamente cuentan
con
los
activos
coberturas
adquiridos.
Los
de
apropiadas,
seguro
bienes
resguardando la inversión realizada. La elección de los proveedores y de los bienes a adquirir es totalmente libre. El cliente está en capacidad de diseñar la estrategia de compra más conveniente.
4.4. La contabilidad en la pequeña Microempresa La importancia de la contabilidad
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Formación y Creación de Empresa ¿Cómo está mi negocio? ¿Cuánto gano con mi empresa? ¿Estoy generando bastante utilidad? Trabajo, trabajo y el dinero se va no sé por dónde, ¿Cuánto debo y cuánto me deben? ¿A quiénes debo y quiénes me deben? ¿Podría ganar más teniendo el control sobre mis gastos? La contabilidad es una herramienta
que permite a la empresa el
registro de sus operaciones en forma histórica, exacta, y con datos reales. Se
registran
las
operaciones
correctamente
y
cronológicamente, de todos los hechos suscitados en la empresa. Una operación es el resultado de una acción o hecho que se genera en la actividad de comercio y/o industria. Por ejemplo, si se compra materia prima, se genera una operación de compra para abastecer con materiales a la producción, los cuales serán elaborados y transformados en producto terminado. Aquí se origina varias operaciones: Se registra primeramente la compra (Cuenta contable 60 Compras- cargo), al registrar la factura (se está haciendo provisión de la Factura) generando
la
cuenta por pagar a un
Proveedor (cuenta contable 42 Cuentas por pagar comerciales Terceros - abono). Asimismo
realizada
la
compra,
(cuenta
contable
20
Mercaderías- cargo) el registro será por el ingreso de la mercadería a los Almacenes (cuenta contable 61 Variación de Existencias- abono). Luego se procede a cancelar con efectivo la factura que se compró al proveedor (cuenta contable 42 Cuentas por pagar comerciales- cargo) generando la operación y movimiento de caja y/o bancos, por el pago (cuenta contable
10 Efectivo y
equivalentes de efectivo- abono)
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Formación y Creación de Empresa Estos
acontecimientos
y
operaciones
deben
registrarse
cronológicamente, de acuerdo con las normas legales, normas internacionales de contabilidad (NIC) y principios de contabilidad. El registro detallado, permitirá un fácil análisis de las cuentas que generaron las operaciones del ejercicio contable.
Ejemplo de Venta de Mercaderías La empresa vende mercadería a sus clientes. Debemos ingresar los datos siguientes: a) fecha de emisión de la Factura b) Número d RUC del cliente c) Nombre o razón social d) dirección e) cantidad de los artículos que se venden f) descripción del artículo g) importe unitario h) impuesto general a las ventas, i) importe total. Factura Lima…de…2008 RAZON SOCIAL Dirección:…… Sres.…….…… P.U DETALLE 01 MUEBLE
IVG VT
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Nº 0010001 RUC….
IMPORTE 100 100 19 119
COSTO
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Formación y Creación de Empresa
CICLO CONTABLE (del registro de Factura de Venta)
Ejercicio: se vende 01 mesa de madera por S/100.00 + IGV. (S/.19.00) TOTAL = S/. 1,190.00 Como se muestra en el siguiente ejemplo, en un boucher, se registra los datos de la factura de ventas, y luego se registra en el Registro de Ventas,
(en este caso, se hace uso de un software
contable).
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Formación y Creación de Empresa
Ingreso datos: a) Fecha de emisión de la Factura, b) Número d RUC del cliente. (código del cliente) c) Nombre o razón social, d) Descripción de la venta e) Valor de venta f)
I. G. V.
g) Valor total
119.00
Al
ingresar
estos
datos
en
el
boucher
del
software,
automáticamente y paralelamente el sistema registra en el Registro de Ventas, y luego pasará a los Estados Financieros (Estado de Ganancias y Pérdidas) por las Ventas totales registradas en el mes del ejercicio contable. Una Contabilidad bien organizada y al día, constituye la brújula que guía a la empresa, en su camino al éxito"
Senati virtu@l
20
Formación y Creación de Empresa
Ventajas de la contabilidad A continuación se señalan las ventajas más destacables, entre muchas, que la Contabilidad aporta como una importante fuente de información: Nos permite informarnos de lo que debemos y lo que nos deben. Permite controlar los gastos y las inversiones. Ayuda a diferenciar los gastos de los propietarios con los de su negocio. Le informa cuánto cuesta producir un artículo y en cuanto lo puede vender. Permite conocer oportunamente cuánto estamos ganando o perdiendo. Con una contabilidad organizada será más fácil conseguir préstamos y asesoría. Es orientadora, porque nos permite conocer en un momento dado, la situación financiera (BALANCE GENERAL) y situación económica (ESTADO DERESULTADOS) del negocio.
Objetivos de la Contabilidad
Tal como se mostró en el ejemplo el registro de los documentos por ventas (ingresos) y por pago de compra de mercadería (costo) y servicios de terceros (gastos), siendo este el objetivo principal de la contabilidad el registro y la preparación de los estados Financieros que reflejan en forma concluyente, los verdaderos resultados de las actividades comerciales de un período de tiempo definido y la auténtica situación financiera del negocio en una fecha determinada.
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21
Formación y Creación de Empresa
4.5. Concepto de comprobantes de pago
Factura y boleta de venta
a) Factura Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador, del vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. ¿En qué casos debe emitirse facturas? En
todas
aquellas
operaciones que se realicen con personas naturales o jurídicas, que sean sujetos del Impuesto General a las Ventas y tengan derecho a utilizar el crédito fiscal. Cuando
el
usuario
comprador solicite
o
este
comprobante para sustentar gasto
o
costo
para
efecto
tributario. Cuando
el
comprendido
contribuyente en
el
Nuevo
Régimen Único Simplificado lo solicita, por la compra de bienes y la prestación de servicios. En las operaciones de exportación. En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no domiciliados, en relación con la
venta
en
el
país de bienes
provenientes del exterior siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país
y otro no
domiciliado y la comisión sea pagada en el exterior. En las operaciones realizadas con las Unidades Ejecutoras y Entidades del Sector Público Nacional a las que se refiere el Decreto Supremo Nº Senati virtu@l
22
Formación y Creación de Empresa 053-97-PCM y normas modificatorias, cuando adquieran los bienes y/o servicios definidos como tales en el artículo 1° del citado Decreto Supremo; salvo que las mencionadas adquisiciones se efectúen a sujetos del Nuevo Régimen Único Simplificado o que, de acuerdo con el Reglamento de Comprobantes de Pago, puedan sustentarse con otro documento autorizado. Las Facturas sólo se emitirán y entregarán al adquiriente o usuario que posea número de RUC, salvo en los casos de operaciones de exportación
y
servicios
de
comisión
mercantil
señalados
anteriormente, en los que no es exigible tal requisito. http://www.sunat.gob.pe/orientacion/comprobantesPago/cpFacturas.htm
IMPRESIÓN
DE
COMPROBANTES
DE
PAGO
(Solamente
en
imprentas SOL) Con las operaciones en línea de SUNAT, ahora ya no tendrá que trasladarse hasta sus oficinas de SUNAT, para solicitar la autorización de impresión y/o importación de Comprobantes de Pago. Este trámite lo podrá hacer en cualquier imprenta autorizada conectada
al
sistema
SOL
(SUNAT
Operaciones
en
Línea)
y
presentando el formulario 816: " Autorización de Impresión a través de SUNAT operaciones en Línea".
A continuación damos las páginas de SUNAT para mayor información: Para obtener el formulario 816: Descárguelo desde aquí el formulario 816 y sus Instrucciones, Superintendencia
Fotocópielo N°
de
la
Resolución
167-2003/SUNAT
publicada
de el
13/09/2003 ó Solicítelo en cualquier Centro de Servicios al Contribuyente u oficinas de SUNAT. Para consulta la relación de imprentas habilitadas para tramitar las solicitudes de autorización de impresión de comprobantes de pago vía Internet haga clic aquí (actualizada al 31.08.08)
b) Boleta de venta 4.6. Libros contables
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Formación y Creación de Empresa La clasificación de los libros de contabilidad, se efectúa atendiendo a dos aspectos: Aspecto legal y aspecto técnico: -OBLIGATORIOS o PRINCIPALES: Corresponde a los Libros exigidos por disposiciones legales y que son imprescindibles o indispensables para la buena marcha de la contabilidad de una empresa. Estas disposiciones se emanan según la Normas LIBROS CONTABLES INVENTARIOS; DIARIO, CAJA, MAYOR, VENTAS, COMPRAS; SUELDOS Y SALARIOS; etc. -AUXILIARES O VOLUNTARIOS: No existe una obligación legal, sin embargo, no siendo principales, se emplean para anotar, registrar o transcribir de una manera minuciosa y detallada operaciones que realiza la empresa: BANCOS; DOCUMENTOS POR COBRAR; etc. La "Superintendencia Nacional de Administración Tributaria" exige la legalización
y control de los libros y documentos de contabilidad
(Inventarios; Diario, Caja, Mayor, Compras, Ventas, etc.)
4.7
Los Estados Financiero Introducción Los
dueños
y
gerentes
de
negocios
necesitan
tener
información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones.
La información
financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. ¿Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período (un año)? En el complejo mundo de los negocios, caracterizado hoy en día por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.
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Formación y Creación de Empresa Los Estados financieros comprenden: Balance general Estado de ganancias y pérdidas Estado de cambios en el patrimonio neto Estado de flujos de efectivo
¿Las
características
fundamentales
que
debe
tener
la
información financiera son utilidad y confiabilidad? La utilidad, como característica de la información financiera, es la cualidad de adecuar ésta al propósito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la Veracidad de lo que sucede en la empresa.
El balance general
Este estado Financiero muestra la naturaleza, cantidad y origen de los recursos económicos de la empresa a la fecha del cierre de un ejercicio económico. Muestra la posición
financiera de la empresa
en
un
momento determinado. Asimismo, El BALANCE GENERAL es una herramienta para
medir la
situación financiera de la empresa, con los índices de liquidez, solvencia, capacidad de pago o capacidad de endeudamiento, muestra lo que la empresa tiene y lo que debe al final de un periodo. (Periodo = año)
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25
Formación y Creación de Empresa ACTIVO = RECURSOS. Representa el conjunto de bienes y valores que la empresa tiene y su grado de realización. Es decir, indica como la empresa utilizó el
"dinero" o recursos que fueron facilitados por las fuentes de
financiamiento. En resumen, el activo de una empresa, está formado por los recursos (bienes y derechos) que tiene la empresa a una fecha determinada, tales como el dinero que posee, las mercaderías, los muebles, los documentos y facturas por cobrar, etc. PASIVO = DEUDAS Representa: Las obligaciones y compromisos y deudas contraídos por la empresa y su grado de exigibilidad, es decir de acuerdo a su vencimiento. Indica el dinero recibido y las fuentes de financiamiento que la empresa ha recibido de de
terceros, recursos que la empresa
ha obtenido. En resumen, el pasivo está constituido por todas las deudas y obligaciones contraídas por la empresa, a una determinada fecha, tales como las facturas
por
pagar,
pagarés,
deudas
con
terceros,
proveedores, entidades financieras, cuentas por pagar,
etc.
(socios,
deuda a corto y
largo plazo) CAPITAL
SOCIAL
Conocido también como Capital Contable, es la
diferencia entre: el ACTIVO y el PASIVO. Representa el aporte inicial que realizan los socios, propietarios de una empresa,
adicionado
posteriormente
futuras
capitalizaciones
y
distribuciones. Representa los derechos de los propietarios sobre la empresa. Al Patrimonio Neto, también se le conoce como Pasivo No Exigible, cuya fuente de financiamiento propia, o también denominado recursos propios, son puestos a disposición de la empresa, con carácter perdurable. En un Balance, el total del Activo es exactamente igual al total del Pasivo más el Patrimonio Neto.
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Formación y Creación de Empresa
EL BALANCE GENERAL
ACTIVO
PASIVO Cuentas
por
pagar Caja –Bancos Cuentas pagar Destino de Los fondos
Cargos por pagar por Deuda plazo
a largo
Inventario
Origen
Capital
Terrenos
de
los
Edificios
fondos
Maquinarias
Como se muestra en el cuadro, el Activo que es parte del Estado Financiero “Balance General”, muestra el depósito del dinero en Caja y Bancos (destino de los fondos), por
préstamo a terceros, lo que ha
generado una cuenta por pagar, (origen de los fondos) que es una cuenta del Pasivo. Ejemplo., si debemos a un tercero por préstamo de S/10,000, su registro aplicando partida doble será: DEBE
HABER
--------------------*--------------Caja y Bancos
10,000.00
Cuentas por Pagar Div.
10,000.00
-----------------*----------------
DEBE: Los cargos (ingresos)
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HABER: los abonos (egresos)
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Formación y Creación de Empresa
Las cuentas en la Contabilidad
Para contabilizar las operaciones efectuadas por un negocio, es necesario representarlas por medio de las "CUENTAS". El manejo y análisis de las mismas es la parte fundamental para el registro de transacciones u operaciones comerciales. La cuenta es definida como la representación contable de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa. Así por ejemplo: a)
El dinero que una empresa posee en efectivo se le llama con la cuenta "caja". (Cuenta 10, en el Plan de Cuentas)
b)
A los artículos que el comerciante compra, los representamos con la cuenta "mercaderías" (Cuenta 20, en el Plan de cuentas)
c)
A la venta de las mencionadas mercaderías, la representamos con
d)
la cuenta "ventas" (Cuenta 70, en el Plan de Cuentas) Al gasto que se hace en el alquiler del local, lo representamos con la cuenta "alquileres" (Cuenta 63, en el Plan de Cuentas)
* LINK Plan de cuentas a). La cuenta La cuenta en contabilidad, se representa por una
T
de brazos largos o
de "doble columna" y sus partes son: a) Nombre de la cuenta. b) Debe (anotación que se realiza en el lado izquierdo), los ingresos, los débitos, los cargos. c) Haber (anotación que se realiza en el lado derecho). Los egresos, los créditos, los abonos d) Saldo (diferencia entre el debe y el haber de una cuenta).
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Formación y Creación de Empresa La anotación que se realiza en el debe y en el haber tienen espacios destinados, la fecha en que se realiza la operación, así como la valorización de las cuentas que sufren modificaciones de aumento o disminución.
EJEM: DE PARTIDA DOLE (el ingreso y egreso debe ser igual) El cliente cancela el importe de S/. 100.00 Todo lo que se recibe, debe anotarse en el debe
100
T
de la cuenta que recibe (10 caja y Bancos)
Todo lo que entrega, se anotarse en el haber
de la cuenta que entrega (12 clientes)
T
100
CUENTAS DE “PLAN CONTABLE” ACTIVO
PASIVO
10 CAJA
42 PROVEEDORES
104 BANCO CUENTA CORRIENTE
421 FACTURAS POR PAGAR
12 CLIENTES
(O PROVEEDORES)
121 FACTURAS POR COBRAR 20 MERCADERIAS
PATRIMONIO NETO
33 INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO
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50 CAPITAL
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Ejercicio de aplicación Realice el registro aplicando la partida doble, de lo Siguiente: Un cliente cancela su deuda por S/300.00, lo que se deposita en Caja y Banco ------------------*---------------Caja y Bancos
300.00
Clientes
300.00
Pagamos a un proveedor la suma de S/. 500.00 en efectivo (caja y Banco) -------------------*---------------Proveedores
500.00
Caja y Bancos
500.00
-------------------*-----------------
Situación Financiera
Consiste en verificar si la empresa ha distribuido ¿? de tal forma que sus activos y pasivos, le permitan cumplir oportunamente con el pago de sus obligaciones y compromisos. Así mismo,
establecer
si sus capitales propios (Patrimonio Neto)
guardan relación con los capitales ajenos (Pasivo); y si ambos,
están
debidamente respaldados.
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BALANCE GENERAL
EMPRESA “ MECÁNICA AUTOMOTRIZ RUIZ” Al 31 de DICIEMBRE del 2010
I ACTIVO
II PASIVO
ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
EFECTIVO (CAJA Y BANCO)
26.000,00
PROVEEDORES
24.000,00
TOTAL PASIVO CLIENTES MERCADERIA
20.000,00
CORRIENTE
24.000,00
7.500,00
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
54.000,00
PASIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
ACTIVO NO CORRIENTE
III PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
CAPITAL
29.500,00
TOTAL PATRIMONIO
29.500,00
TOTAL PASIVO Y TOTAL ACTIVO
============ Contador
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54.500,00
PATRIMONIO
54.500,00
================= Gerente
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El estado de Resultado Muestra
las causas que originaron las Ganancias o Pérdidas de un
determinado ejercicio económico ( meses , semestres para efectos de control interno o un año para efectos fiscales ) Mide la situación económica y la rentabilidad en relación a los Capitales Invertidos.
Las cuentas de pérdidas son
Las cuentas de ganancias
los gastos y se clasifican de la
son los ingresos y clasifican
siguiente manera:
de la siguiente manera:
COSTO DE VENTAS
VENTAS NETOS
GASTOS DE VENTA O COMERCIALIZACION GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS FINANCIEROS
INGRESOS ORDINARIOS INGRESOS FINANCIEROS INGRESOS EXCEPCIONALES
GASTOS EXCEPCIONALES O EXTRAORDINARIOS
Ventas -Costos de Producción
xxxxx ( xxxxx)
Mano de Obra Materia Prima Costos Indirectos
No es
Depreciación
desembolso de efectivo
Utilidad Bruta -Gastos de Ventas
xxxxx
-Gastos de Administración
xxxxx
=Utilidad Operativa
xxxxx
Cuentas fundamentales del estado de ganancias y pérdida a) Cuentas de Ganancias Senati virtu@l
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Formación y Creación de Empresa Representa los ingresos de ventas de bienes y/o servicios, efectuados por la empresa dentro del giro del negocio.
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Formación y Creación de Empresa En un concepto genérico de las Ventas, se incluyen a las Ventas Brutas; que son las que se deduce las devoluciones sobre las ventas y los descuentos otorgados en las Ventas.
b) Cuentas de Pérdidas Estos gastos se relacionan con el periodo de tiempo cubierto por el ejercicio, siendo necesaria su comparación con los Ingresos Totales de este periodo para determinar el resultado total de ganancia o pérdida
Ejemplo: ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS Compramos un lapicero a S/1.00 y luego lo vendemos a S/1.20, nuestra utilidad bruta será de S/0.20,…ua!....como vamos ganando, queremos más, contratamos una secretaria para que conteste el teléfono y le pagamos S/. 0.05; ¡Y vamos bien!.....y queremos vender más, contratamos un vendedor y le pagamos igual S/0.05,……… Entonces de nuestro Utilidad Bruta
(S/.0.20) deducimos los gastos
(S/.0.05+0.05) y nos queda una Utilidad Neta (antes de Impuestos) de S/0.10, ¡Bien por nuestra utilidad!
LINk power point
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5. PONIENDO EN PRÁCTICA LO APRENDIDO La Tarea deberá enviarse por la plataforma.
6. RESUMEN La empresa es un ente jurídico, con personería jurídica, con una organización,
con
planes
y
objetivos,
teniendo
como
misión
la
satisfacción del cliente, cumpliendo con normas jurídicas y sociales, dedicada a actividades comerciales e industriales. Asimismo el logro de ser una empresa en marcha y sostenible en el tiempo, estar dispuesta al cambio
y
estar
estratégicos,
innovándose
constantemente,
aplicando
planes
realizar presupuestos bien elaborados, ¿porque sirven de
guía? Tener visión para ampliar nuevos proyectos de inversión, lo que incrementará las utilidades. Lo más importante no es ser una empresa rentable, sino una empresa sostenible en el tiempo, y conservar el dinero que ganan. Una empresa es Rentable cuando obtiene ganancias por el capital invertido y se dice que tiene liquidez cuando tiene los medios para cubrir los desembolsos necesarios,
y eso se
logrará con un Planeamiento
Estratégico y con la ejecución de buenos presupuestos, ya mencionados en el presente capitulo. Cuándo la Empresa está con buenos vientos, es cuando más se debe preguntar.
¿Qué nuevos cambios se debe de hacer?,
preguntar a los
clientes por sus preferencias, aceptando sus opiniones en nuevos diseños, porque son ellos los que tiene la razón. Hacer un Benchmarking, para ver dónde ha habido un logro o éxito, ¿Qué empresas lo ha hecho?, ¿Cómo? Eso permitirá que estemos siempre investigando y estudiando nuestro entorno (Amenazas y Oportunidades) y evaluando nuestras Fortalezas y debilidades (Análisis FODA)
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7. AUTO EVALUACIÓN DE LA UNIDAD La auto-evaluación debe resolverlo en la plataforma.
8.
FORO
Se desarrollará en la PLATAFORMA
9. GLOSARIO Finanzas. Estudia el flujo del dinero entre individuos, empresas o Estados. Las finanzas son una rama de la economía que estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, individuo o del Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos y de los criterios con que dispone de sus activos.
Contabilidad.
Es un medio cuyo objetivo principal es proporcionar
información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico. .
Presupuesto. La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentado una cosa”. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. “El presupuesto es un proyecto
detallado
de
los
resultados
de
un
programa
oficial
de
operaciones, basado en una eficiencia razonable.
Leasing. Se define como un negocio jurídico, el leasing es un contrato complejo de arrendamiento por el cual una parte, en lugar de adquirir un bien de capital que necesita, solicita de la otra parte que lo adquiera y le concede su uso y goce por un periodo determinado, vencido el cual podrá el locatario dar por terminado el contrato.
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10.- BIBLIOGRAFÍA: http://www.sunat.gob.pe/orientacion/comprobantesPago/cpFacturas.htm 1. Backer,
Jacobsen;
1983.
Contabilidad
de
Costos;
un
enfoque
administrativo para toma de decisiones. 2. Sánchez Navarro, F.; 1999. Contabilidad General y de Finanzas de Empresas 3. Giraldo Jara, Demetrio; Contabilidad de Costos 4. Sánchez Navarro, Fortunato; 2001. Presupuesto Empresarial 5. (1 Tomado de las notas de clase elaboradas por el profesor René Cornejo (ESAN). FINANCIAMIENTO133 6. www.caf.com MYPEQUEÑA EMPRESA CRECE134 7. Instituto Apoyo, 2000, Herramientas Empresariales 8. QG Editores, 2010, SOY EMPRESA
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