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Guide de l’employé Dernière modification : Juin 2022

Table des matières 1.

Mot de la direction ....................................................................................... 5

2.

ADN BRIO ..................................................................................................... 6

3.

Structure organisationnelle ........................................................................ 8

4.

Nos politiques internes ............................................................................. 10 4.1. Professionnalisme, confidentialité et attitude générale .......................... 10 4.2. Horaire, présence, assiduité et flexibilité ............................................... 10 4.2.1. Horaire ............................................................................................ 10 4.2.2. Pauses et repas .............................................................................. 10 4.2.3. Présence, assiduité et absence ...................................................... 11 4.3. Politique de télétravail ............................................................................ 11 4.4. Droit à la déconnexion ........................................................................... 12 4.5. Tenue vestimentaire .............................................................................. 13 4.6. Stationnement........................................................................................ 13 4.6.1. Sherbrooke...................................................................................... 13 4.6.2. Drummondville ................................................................................ 13 4.7. Propreté des lieux et entretien des équipements ................................... 14 4.8. Mécanisme de communication .............................................................. 14 4.8.1. Communications internes ................................................................ 14 4.8.2. Communications externes ............................................................... 14 4.9. Utilisation du cellulaire, système informatique, des réseaux sociaux et du courriel ............................................................................................................ 15 4.9.1. Utilisation du téléphone cellulaire .................................................... 15 4.9.2. Système informatique...................................................................... 15 4.9.3. Réseaux sociaux ............................................................................. 15

5.

4.10.

Matériel prohibé et inapproprié ........................................................... 16

4.11.

Cigarettes, alcool et drogues .............................................................. 16

4.11.1.

Cigarettes..................................................................................... 16

4.11.2.

Alcool ........................................................................................... 17

4.11.3.

Drogues ....................................................................................... 17

4.12.

Vol et vandalisme ............................................................................... 17

4.13.

Politique de harcèlement .................................................................... 17

Pratiques en matière de gestion des ressources humaines .................. 18 5.1. Équité en emploi .................................................................................... 18 5.2. Processus de recrutement et sélection .................................................. 18 5.2.1. Progression à l’interne..................................................................... 18 5.3. Accueil et intégration ............................................................................. 19 5.3.1. Formation d’un nouvel employé ...................................................... 19 5.3.2. Période de probation ....................................................................... 19 5.4. Formation continue ................................................................................ 20 5.4.1. Remboursement des frais de formation .......................................... 20 5.4.2. Autorisations requises ..................................................................... 20 5.5. Appréciation de la contribution............................................................... 21 5.5.1. Rencontre d’appréciation de la contribution .................................... 21 5.6. Mesures disciplinaires ........................................................................... 21 5.6.1. Gradation sanctions ........................................................................ 22 5.7. Démission ou départ volontaire ............................................................. 22 5.8. Mise à pied et avis de cessation d’emploi .............................................. 23 5.9. Congédiement ....................................................................................... 23

6.

Rémunération............................................................................................. 24

6.1. Politique salariale................................................................................... 24 6.2. Versement de la paie ............................................................................. 24 6.2.1. Paie ................................................................................................. 24 6.2.2. Système de gestion du temps ......................................................... 24 6.3. Ancienneté ............................................................................................. 24 6.4. Heures supplémentaires et temps cumulé ............................................. 25 6.4.1. Banque de temps ............................................................................ 25 6.5. Frais de déplacement et de représentation............................................ 26 7.

Avantages sociaux .................................................................................... 27 7.1. Politique de santé mieux-être ................................................................ 27 7.2. Politique de bonus de performance ....................................................... 27 7.3. Demande de congés.............................................................................. 27 7.4. Vacances annuelles............................................................................... 28 7.4.1. Durée du congé annuel ................................................................... 28 7.5. Jours chômés, fériés, payés .................................................................. 28 7.5.1. Congé mobile .................................................................................. 29 7.5.2. Congés pour obligations familiales / maladie .................................. 29 7.5.3. Congés pour maladie ...................................................................... 30 7.5.4. Congés sociaux............................................................................... 30 7.6. Programme d’aide aux employés (PAE) ................................................ 31 7.7. Assurances collectives .......................................................................... 32

8.

Santé et Sécurité au Travail ...................................................................... 33

8.1.

Comportements sécuritaires .................................................................. 33 8.1.1. Solutions aux problématiques de santé, sécurité et bien-être ......... 33

8.2. Premiers soins ....................................................................................... 33

8.3. Procédures lors d’un incident ou d’un accident...................................... 34 8.4. Principes environnementaux.................................................................. 34 9.

Implication et comités ............................................................................... 35 9.1.1. Comité social ................................................................................... 35 9.1.2. Comité bien-être .............................................................................. 35

10. Annexe 1 – Entente de confidentialité ................ Erreur ! Signet non défini. 11. Annexe 2 – Politique de télétravail ........................................................... 36 12. Annexe 3 – Politique visant à promouvoir la civilité et à prévenir le harcèlement ....................................................................................................... 41 13. Annexe 4 – Politique salariale .................................................................. 48 14. Annexe 5 – Relevé de rémunération globale ........................................... 51 15. Annexe 6 – Politique de santé mieux-être ............................................... 52 16. Annexe 7 – Politique de bonus de performance ..................................... 54

1. MOT DE LA DIRECTION L’axe de communication de Brio est : « Pour une équipe en santé, performante et humaine ». À cet égard, il nous paraît tout à fait opportun de bien encadrer et représenter cette vision par le biais de notre manuel de l’employé. Basé sur un principe de consensus, cet outil a été mis sur pied dans l’optique de mettre de l’avant la structure organisationnelle, mais également les valeurs que nous souhaitons véhiculer au sein de Brio. Par ailleurs, les données recueillies font l’objet d’une orientation cadrée par la direction, mais également par la vision de l’ensemble de l’équipe et par un sondage qui a été réalisé afin de mettre de bien répondre aux besoins de l’équipe.

Ce document a également été rédigé en tenant compte des principes importants chez Brio, et qui sont les suivants : L’équité L’écoute La saine communication La transparence Le respect La santé et le bien-être

Pour toute question à propos du présent guide, nous vous invitons à vous référer à votre responsable de département ou à une associée. Bonne lecture ! *Le masculin est utilisé dans le présent manuel afin d’alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

2. ADN BRIO Brio est issue de l’union de trois femmes passionnées par la gestion des ressources humaines et le bien-être des employés d’une organisation. Ayant préalablement travaillées pendant de nombreuses années au sein d’une firme de consultants RH, elles font le choix de la quitter et d’unir leurs forces afin de créer leur propre organisation et mettre de l’avant leur vision commune et avancée de ce qu’est pour elles une saine gestion des RH ! C’est donc en 2008 que Brio RH voit le jour. Afin d’optimiser leur offre de service et faire la promotion de la santé, elles font l’acquisition du CRESS PAE en 2011, qui deviendra Brio PAE. Cette nouvelle orientation positionne Brio sur le marché comme la première firme à agir comme consultants

en

santé

organisationnelle

et

préventionnistes

en

santé

psychologique. Cette approche novatrice donne un angle bien distinct aux interventions et permet à l’organisation de prendre en charge l’entièreté des besoins en ressources humaines.

« Nous inspirons et accompagnons les organisations dans le développement, la performance et la croissance de leurs ressources humaines pour assurer le bienêtre au travail en tenant compte des enjeux stratégiques, psychologiques et humains! »

Les valeurs organisationnelles de Brio RH représentent plusieurs principes qui orientent également nos méthodes de travail et nos prises de décision :

PROPOSITION DE VALEURS

3. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Tous les postes au sein de Brio ont une valeur inestimable et la contribution de chaque employé est importante, et ce, peu importe le poste occupé. Les rôles et les responsabilités sont distincts, et la structure organisationnelle est construite en fonction de ces postes :

Adjoint aux ressources humaines Technicien en ressources humaines Spécialiste en acquisition de talents Conseiller en acquisition de talents Conseiller d’orientation Conseiller d’orientation organisationnelle Consultant en ressources humaines Consultant en santé organisationnelle Responsable département orientation organisationnelle Responsable département recrutement stratégique Responsable département santé organisationnelle Technicien réseaux sociaux Directrice générale/Associée

Les descriptions de ces postes se retrouvent sur SharePoint, dans le dossier de chaque employé, ainsi que dans l’espace commun partagé à cette adresse :

ORGANIGRAMME COMMUNICATIONNEL

Mise à jour de l’organigramme communicationnel : https://briorh.sharepoint.com/BrioRH/BRIO/Documents%20internes/Politiques%2 0internes%20et%20Guide%20Employ%C3%A9/Travail%20en%20cours/Organig ramme%20BRIO%20RH%20PAE%202022.pptx?web=1

4. NOS POLITIQUES INTERNES

4.1. PROFESSIONNALISME, CONFIDENTIALITÉ ET ATTITUDE GÉNÉRALE Chez Brio, nous partageons notre passion en soutenant nos clients qui aspirent à créer un environnement de travail performant où employés et gestionnaires s’épanouissent en harmonie. Cette conviction est une force qui nous permet de multiplier le potentiel de succès de nos clients, et ce, pour une équipe en santé, performante et humaine !

Par ce faire, toutes nos approches (téléphone, courriel, vidéoconférence, présentiel) doivent refléter cette vision. La bienveillance, l’écoute, le respect et la transparence sont partie prenante de nos actions au quotidien. Nous faisons confiance à l’équipe afin qu’elle adhère à cette approche, tout en optant pour un langage professionnel et courtois. De plus, il importe de respecter le principe de confidentialité des données traitées. Ainsi, une entente de confidentialité est signée avec chaque employé et est disponible à l’annexe 1.

4.2. HORAIRE, PRÉSENCE, ASSIDUITÉ ET FLEXIBILITÉ 4.2.1. Horaire En général, ou à moins d’une clause contraire dans son contrat de travail, la semaine normale de travail est de 37,5 heures par semaine. Considérant que Brio offre des horaires flexibles, nous demandons quand même aux employés d’être présents entre 9h00 et 15h30 afin de répondre aux besoins de la clientèle. De plus, puisque Brio mise sur la santé et le bien-être de ses équipes, les bureaux sont fermés à la clientèle à compter de midi tous les vendredis. Nous demandons donc aux employés qui doivent s’absenter, pour des motifs personnels ou des rendez-vous, de prioriser cette plage horaire.

4.2.2. Pauses et repas Chez Brio, il n’y a pas de moment précis pour la pause compte tenu de la nature du travail et de la disponibilité nécessaire envers notre clientèle. Toutefois,

Commenté [MS1]: Différent PAE

l’organisation juge qu’il est sain de prendre un court temps de répit dans la journée, et ce, afin d’optimiser son temps de travail. Par conséquent, les employés peuvent, s’ils le désirent, prendre un moment personnel de pause pendant l’avant-midi et l’après-midi, mais celles-ci ne doivent pas nuire à la productivité des autres membres de l’équipe. De plus, Brio croit qu’une période de repas est nécessaire pour maximiser l’énergie au travail. Ainsi, chaque employé doit obligatoirement prendre une pause repas sur l’heure du diner d’une durée minimale de 30 minutes. Cette période est non rémunérée. Nous demandons aux employés, autant que possible, d’être assidus et de respecter le temps alloué aux périodes de pauses et de repas, et ce, afin de favoriser la collaboration entre collègues.

4.2.3. Présence, assiduité et absence La présence au travail de l’employé est essentielle pour le bon fonctionnement de l’organisation. Pour toute absence, l’employé doit aviser son responsable de département le plus rapidement possible. De plus, l’employé est responsable d’organiser son agenda en conséquence et d’aviser les individus concernés des changements. Aussi, lors d’une absence, l’employé doit s’assurer de mettre à jour son message d’absence sur sa boîte vocale ainsi que son courriel de réponse automatique.

4.3. POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Brio permet aux employés de travailler à domicile, et ce, de façon occasionnelle. L’employé doit d’abord obtenir l’approbation de son responsable de département et doit être disponible entre 9h00 et 15h30 et être accessible par courriel, par Teams ou par téléphone.

La politique complète concernant le télétravail peut être retrouvée en annexe 2 ainsi qu’à cette adresse sur SharePoint :

4.4. DROIT À LA DÉCONNEXION Afin de promouvoir une équipe en santé et performante, Brio souhaite offrir des moments de repos loin du travail à ses employés. Ainsi, Brio définit le concept de droit à la déconnexion comme étant « le fait de ne pas effectuer des communications

liées

au

travail,

notamment

les

courriels,

les

appels

téléphoniques, les appels vidéo, l’envoi ou la lecture d’autres messages, de manière à être en inactivité ». Ainsi, Brio s’engage à :

Respecter les temps de repos et de congé Garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle et familiale Protéger la santé des salariés Brio demande également la contribution de ses employés afin qu’ils puissent mettre en place des mécanismes pour être en mesure d’effectuer une déconnexion. Des exemples de telles mesures peuvent être de :

Ne pas répondre aux courriels ou à des appels en dehors des heures de travail Enlever les notifications des appareils électroniques personnels Activer les messages d’absence

Lors de cas d'exception, les employés qui doivent effectuer des communications internes en dehors des heures raisonnables, soit entre 7h00 et 17h30, devraient utiliser le courriel par envoi différé. Dans le cas d’une urgence, votre responsable de département ou l’associée vous contactera directement par téléphone.

4.5. TENUE VESTIMENTAIRE Le maintien d’une apparence professionnelle et corporative est très important pour le succès de Brio. Chaque employé, quelles que soient ses interactions avec les clients, fournisseurs ou partenaires d’affaires, exerce une influence sur la réputation de l’organisation. Il doit donc être conscient de l’image qu’il projette. Les employés doivent donc faire preuve de jugement en s’habillant de manière adéquate, en respectant l’angle préconisé par l’organisation.

Plus particulièrement, voici ce qui est attendu : Jeans respectant le principe de la tenue professionnelle (de couleur unie, sans trous); Chandail ne dévoilant ni le ventre ni le décolleté; Camisole à bretelles épaisses couvrant les épaules; Short, robes ou jupes de longueur appropriée, soit légèrement au haut du genou (les shorts en jeans ne sont pas acceptés); Sandales attachées à l’arrière du pied (les sandales de type gougoune ne sont pas acceptées). Pantalon long lors de rencontre client pour la gent masculine.

4.6. STATIONNEMENT 4.6.1. Sherbrooke Les employés travaillant à la succursale de Sherbrooke peuvent se stationner gratuitement dans le stationnement à l’arrière de l’établissement. Les places de stationnement situées près de la porte d’entrée doivent être conservées pour la clientèle.

4.6.2. Drummondville Les employés travaillant dans les locaux situés à Drummondville doivent se stationner dans les rues environnantes. Des vignettes sont disponibles auprès des responsables.

Commenté [MS2]: Quel est vraiment le fonctionnement des vignettes ?

4.7. PROPRETÉ DES LIEUX ET ENTRETIEN DES ÉQUIPEMENTS Pour Brio, le respect des locaux et de l’équipement mis à la disposition de tous passe par un entretien quotidien. De ce fait, il va de soi que quelques endroits communs, comme les salles de repos et de repas, doivent être nettoyés après chaque utilisation. La propreté des lieux est de la responsabilité de tous et a un impact direct sur l’image de Brio. De plus, il incombe à chacun de veiller à conserver son espace de travail propre en s’efforçant de respecter les mesures d’hygiène appropriées. Afin d’assurer le suivi de ses inventaires informatiques, un registre des outils informatique est conservé.

4.8. MÉCANISME DE COMMUNICATION 4.8.1. Communications internes Dans le cadre de son emploi chez Brio, l’employé doit utiliser Teams ainsi que les courriels pour adresser les informations nécessaires. Plus particulièrement, en ce qui concerne les informations importantes qui nécessitent d’être retracées facilement, la boîte courriel est à prioriser. À cet effet, Teams constitue un outil de communication quotidien entre collègues. Il est à noter qu’aucun autre moyen de communication, tel que Facebook ou le message texte, peut être utilisé pour des communications professionnelles. Dans un autre ordre d’idées, lors d’un questionnement, l’employé doit s’adresser à son responsable de département qui s’assurera d’effectuer, au besoin, le suivi à la direction ou avec le département administratif et comptable.

4.8.2. Communications externes En ce qui a trait aux communications avec des clients, certains moyens sont privilégiés, soit le courriel, le téléphone via l’application 3CX, Teams ainsi que les

Commenté [ER3]: J'ai ajouté ce bout concernant Samar, il faudrait voir comment il se nomme exactement ce département.

rencontres en présentiel. De plus, les principales communications à l’externe doivent être insérée dans Éolia.

4.9. UTILISATION

DU CELLULAIRE, SYSTÈME INFORMATIQUE, DES RÉSEAUX SOCIAUX ET

DU COURRIEL

4.9.1. Utilisation du téléphone cellulaire Le téléphone doit être prioritairement et principalement utilisé pour le travail. L’utilisation à des fins personnelles du téléphone ne doit pas empêcher l’employé de remplir ses obligations et ses tâches.

4.9.2. Système informatique Brio met à la disposition de l’employé des outils informatiques dans l’objectif de faciliter l’accomplissement des tâches et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Ainsi, les logiciels utilisés doivent être compatibles avec les choix technologiques imposés par Brio. Aucun logiciel ne peut être installé ou utilisé sur une base régulière sans avoir été planifié et approuvé par l'équipe de direction. Dans le cas d’une problématique en lien avec le système informatique, les demandent doivent être acheminées au responsable de département qui transféra la demande à la direction générale en premier ou à la directrice financière en second. Une demande sera alors envoyée au fournisseur de services TI.

Il est également demandé aux employés de porter une attention particulière à l’endroit où les équipements informatiques sont laissés. Par conséquent, nous demandons aux employés de ne pas les laisser dans les voitures ou dans un endroit à la vue de tous sans surveillance.

4.9.3. Réseaux sociaux Tout employé de Brio présent sur les médias sociaux doit faire un usage sensé des publications effectuées, autant au niveau des messages écrits que des photos ou vidéos diffusées. Les publications et les commentaires doivent respecter en

tout temps le principe de loyauté ainsi que les valeurs de l’organisation. Toute publication pouvant atteindre la réputation de l’organisation devra être retirée des médias sociaux sur-le-champ à la demande de la direction et des sanctions pourraient s’imposer.

Toutes les publications de Brio sur les pages médiatiques doivent être publiées par la personne mandatée.

4.10. MATERIEL PROHIBE ET INAPPROPRIE Brio favorise un environnement de travail excluant tout matériel prohibé ou inapproprié. Pour toute activité réalisée sur les lieux de travail, il est interdit de diffuser, de propager ou d’avoir en sa possession tout matériel pornographique (nudité, érotisme, suggestif ou autre), obscène, offensant ou autre matériel pouvant inciter, provoquer ou harceler d’autres employés. Ceci s’applique principalement, mais sans se limiter, aux champs d’action suivants : La fréquentation de sites Web contenant ce type de matériel; L’affichage sur ordinateur (image, fond d’écran ou autre), la sauvegarde et l’impression d’un tel type de matériel; L’affichage dans les différentes aires de travail (photos, calendriers ou autre) d’un tel type de matériel.

Il est de la responsabilité de tout employé qui est exposé à du matériel de ce genre ou tout autre matériel inapproprié de rapporter l’incident à la direction générale.

4.11. CIGARETTES, ALCOOL ET DROGUES 4.11.1. Cigarettes Tel que le précise la Loi concernant la lutte contre le tabagisme, il est interdit de fumer à l’intérieur. L’employé peut fumer à l’extérieur de la bâtisse à une distance de 9 mètres de toutes portes ou fenêtres ouvrables, et ce, pendant les périodes

de pauses et de repas. Cette mesure s’applique aussi pour la cigarette électronique. Nous demandons aux employés de disposer des mégots de cigarette convenablement afin de maintenir la propreté des lieux.

4.11.2. Alcool La consommation d’alcool est interdite à l’employé avant et pendant son quart de travail. Elle peut cependant être permise lors d’activités sociales organisées par Brio RH. Toute infraction à cette règle engendrera des mesures disciplinaires.

4.11.3. Drogues La consommation, la possession ou la vente de substances illicites ou de drogues sur les lieux du travail sont interdites en tout temps. Brio applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la consommation de drogue en milieu de travail. Dans le cas où l’employé se présenterait au travail sous l’effet de la drogue qui altère le jugement, la direction générale pourrait outrepasser le processus de gradation des sanctions et pourrait engendrer un congédiement automatique. À la suite de l’étude du dossier, l’employé sera informé par la direction générale des conséquences de son geste.

4.12. VOL ET VANDALISME Brio n’accepte aucun acte de vandalisme sur les biens et propriétés de ses établissements ou de ceux de ses clients. L’employé ou témoin d’un tel geste doit en informer immédiatement son associée responsable.

Brio ne se tient pas responsable des vols de toute nature ni des dommages sur les véhicules ou autres effets personnels.

4.13. POLITIQUE DE HARCÈLEMENT Brio RH tient à maintenir un environnement de travail respectueux et exempt de toute forme de harcèlement. Pour ce faire, l’organisation prend les moyens raisonnables pour prévenir le harcèlement et s’engage à prendre les mesures

nécessaires pour faire cesser toute situation jugée inadéquate. Le maintien d’un climat ouvert et respectueux est une condition de base à la réalisation de notre mission. C’est pourquoi nous sommes sensibles et ouverts à offrir tout le soutien nécessaire aux employés en conformité avec les lois en vigueur.

La politique visant à promouvoir la civilité et prévenir le harcèlement a clairement été définie et se trouve en annexe 3 de ce guide.

5. PRATIQUES EN MATIÈRE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

5.1. ÉQUITÉ EN EMPLOI Brio s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi de ses employés. Par le fait même, aucune discrimination, directe ou indirecte quant à la race, l’ethnie, la religion, le sexe, la couleur, l’âge, l’état civil, les allégeances politiques, la langue ou autre ne sera tolérée.

5.2. PROCESSUS DE RECRUTEMENT ET SÉLECTION Brio reconnait que le recrutement et la sélection de personnel sont cruciaux. Nous pensons que l’embauche d’employés compétents et l’affectation de ceux-ci aux bons postes sont des gages de réussite pour notre organisation. À cet effet, nous priorisons une approche par compétences afin de bien cibler l’ensemble du potentiel d’un individu et ainsi évaluer sa capacité à relever les défis liés au poste. Par ailleurs, des outils psychométriques et de mesure du potentiel sont intégrés au processus de recrutement et/ou de mouvement à l'interne. 5.2.1. Progression à l’interne Brio favorise l’enrichissement des tâches et la progression à l’interne de ses employés. Les employés seront donc informés de toutes les ouvertures de poste chez Brio. L’employé qui désire poser sa candidature à la suite d’un affichage interne peut le faire en informant son responsable de département ou la direction générale. Une analyse objective de ses compétences sera réalisée afin d’évaluer

son potentiel à occuper le poste. Dans tous les cas, Brio priorisera les compétences professionnelles et personnelles pour effectuer la sélection.

5.3. ACCUEIL ET INTÉGRATION Chez Brio, nous sommes conscients que la qualité de l’accueil influence directement la rétention des nouveaux employés, le sentiment d’appartenance, l’implication de l’employé au sein de l’entreprise ainsi que sa mobilisation et son adhésion à la mission. Brio prévoit donc un processus d’accueil et d’intégration qui facilite la transmission et le partage de la mission, des valeurs, de la philosophie ainsi que des attentes envers l’employé. 5.3.1. Formation d’un nouvel employé Pour favoriser l’intégration et le maintien en emploi des nouveaux employés, un système de parrainage a été mis en place par Brio. Le rôle du parrain est présenté dès la première journée de travail et consistera à fournir un soutien dans les différents apprentissages et répondre aux questions qui pourraient survenir. De plus, à différents moments dans le processus d’accueil et d’intégration, nous prendrons le temps de discuter des besoins particuliers en formation pour mettre au point un plan visant à répondre à vos attentes et à développer les compétences.

5.3.2. Période de probation Tout nouvel employé de Brio est soumis à une période de probation. Celle-ci fait référence aux six (6) premiers mois qui suivent l'entrée en service du nouvel employé. Pendant cette période, l’entreprise évalue la capacité qu’a le nouvel employé à assumer l’ensemble des tâches liées à son poste. Un rapport d’étonnement est complété par le nouvel employé durant son premier mois au sein de l’équipe. Par la suite, une première rencontre a lieu (après un mois) afin de faire un retour sur l’accueil et l’intégration et identifier les forces et les possibilités d’amélioration dans le processus.

Par la suite, une appréciation de la contribution plus complète est réalisée après la période de six (6) mois de service. Si les résultats sont probants, l’entreprise confirme l’embauche de l’employé.

5.4. FORMATION CONTINUE Chez Brio, la formation constitue un levier pour développer ses employés et l’organisation. Nous privilégions le développement des compétences par la combinaison de formations internes et externes en concordance avec les besoins organisationnels et individuels. Nous considérons que, pour maximiser le transfert des acquis à l’ensemble du personnel, la gestion efficace de la formation ainsi que la collaboration entre les responsables de département et les employés sont essentiels. Un programme de développement personnel et professionnelle (PDPP) est au cœur des valeurs de Brio et vise à être implanter pour tous les employés.

5.4.1. Remboursement des frais de formation Sous présentation de reçus, les dépenses de formation approuvées par la direction générale seront remboursées. De plus, l’employé est rémunéré pendant ses déplacements et pour les heures passées en formation, lorsque cette formation est à la demande de Brio. À la suite d’une formation, nous encourageons le partage des savoirs entre les employés lors des réunions départementales ou organisationnelles, selon le public cible.

5.4.2. Autorisations requises L’employé souhaitant suivre une formation pendant ses heures de travail doit valider son choix de plage horaire avec son responsable de département afin que cela n’entre pas en conflit avec les activités de Brio.

Commenté [MS4]: Budget maximal par année ? Souvent différent pour temps partiel vs temps plein. À vous de voir

5.5. APPRÉCIATION DE LA CONTRIBUTION Pour assurer le développement des compétences à l’interne, nous croyons que les forces des employés doivent être valorisées, reconnues, encouragées et soutenues. Pour Brio, gérer la contribution, c’est participer à la progression des individus et à l’évolution de l’organisation en ciblant les opportunités de développement professionnel. Ainsi, pour assurer la réussite de l’appréciation de la contribution, nous considérons qu’il est essentiel que l’employé et le responsable adoptent une attitude participative et une ouverture afin de permettre un véritable échange. 5.5.1. Rencontre d’appréciation de la contribution Bien que le dialogue soit encouragé tout au long de l’année, chacun des employés bénéficiera d’une rencontre avec son responsable de département une (1) fois l’an, soit au mois d’avril. Ce moment privilégiera les discussions concernant les réalisations de l’année et permettra d’échanger sur les projets à venir. Il s’agit d’une occasion pour l’employé de comprendre les attentes de l’organisation et de recevoir une rétroaction sur sa contribution, de préciser les actions de développement à entreprendre et d’ajuster les conditions salariales.

5.6. MESURES DISCIPLINAIRES Chez Brio, il est important d’établir clairement les attentes en matière de comportement et de rendement en communiquant directement les éléments importants aux employés. L’ouverture à la discussion est l’avenue privilégiée pour régler les différends et les mésententes.

Toutefois, il demeure que des situations délicates et non désirées peuvent se produire et Brio a alors la responsabilité d’agir conformément à une procédure établie et connue. Les mesures disciplinaires sont vues comme un processus constructif, axé sur l’intervention préventive des problèmes qui incitent le responsable et l’employé à se responsabiliser mutuellement pour régler la

Commenté [ER5]: À revoir selon moi concernant les objectifs de cette rencontre Commenté [GD6R5]: Comme nous en avons parlé lors notre lac à l'Épaule: plus des statutaires + une rencontre annuelle de reconnaissance . Idée que nous avons lancée et à faire évoluer

situation. Il s’agit en fait d’encourager les deux parties à aborder le problème d’une façon constructive et organisée.

5.6.1. Gradation sanctions Les étapes des mesures disciplinaires suivent un processus graduel et progressif qui incite l’employé et le responsable de département à convenir rapidement de mesures à prendre pour l’amélioration de la situation.

Voici les étapes de mesures disciplinaires appliquées chez Brio ● Étape 1 - Avertissement verbal documenté ● Étape 2 - Avertissement écrit ● Étape 3 – Suspension ● Étape 4 – Congédiement Chaque cas est particulier et devra être analysé en fonction de la gravité, de la fréquence et des circonstances. Toutefois, certains gestes ou comportements considérés comme étant graves peuvent mener au congédiement immédiat sans avertissement préalable ni indemnité de départ.

Pour obtenir plus de détails : Recommandations de la CNESST en ce qui a trait au droit de gestion https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/prevention-securite/milieu-travail-sain/droitgestion

5.7. DEMISSION OU DEPART VOLONTAIRE Un membre de l’équipe peut, en tout temps, remettre sa démission en avisant par écrit au moins deux (2) semaines avant son départ. (cf. Art. 2091 du Code civil en ce qui a trait au délai raisonnable).

Pour obtenir plus de détails:

https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/fin-demploi/licenciement-misepied-congediement-demission 5.8. MISE À PIED ET AVIS DE CESSATION D’EMPLOI Brio peut être dans l’obligation de procéder à une mise à pied pour différentes raisons (restrictions financières, projet retardé, compromis ou toute autre raison valable). Dans ces circonstances, l’employé affecté par une mise à pied serait avisé dans les meilleurs délais.

Années de services

Délai entre l’avis et le départ du travailleur

3 mois à un an

1 semaine

1 à 5 ans

2 semaines

5 à 10 ans

4 semaines

10 ans et plus

8 semaines

Pour obtenir plus de détails: https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/fin-demploi/avis-cessationdemploi-indemnite

5.9. CONGÉDIEMENT Une personne salariée ne peut être congédiée que pour des raisons justes et suffisantes. D’ordre général, un congédiement suivra d’abord l’application de la gradation des mesures disciplinaires présentée ici haut (voir section 5.6. Mesures disciplinaires).

Pour obtenir plus de détails : Recommandations de la CNESST en ce qui a trait à la fin d’emploi https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/fin-demploi/licenciement-misepied-congediement-demission

6. RÉMUNÉRATION

6.1. POLITIQUE SALARIALE La politique de rémunération a été établie en fonction des objectifs de croissance, de la reconnaissance envers l’équipe et de la capacité financière de l’organisation. Il est possible de retrouver la politique salariale afin d’obtenir plus de détails à l’annexe 4.

6.2. VERSEMENT DE LA PAIE 6.2.1. Paie Chaque paie est directement versée, aux deux semaines, dans le compte bancaire de l’employé. Le dépôt s’effectue le jeudi avant 16h00. Le bulletin de paie est accessible directement via le site ou l’application de EmployeurD de Desjardins. Les relevés fiscaux annuels sont aussi accessibles sur EmployeurD.

6.2.2. Système de gestion du temps Tout nouveau membre du personnel de Brio reçoit une formation en lien avec les modalités de saisie de ses activités quotidiennes dans le système de gestion du temps professionnel Collabox. Tout le temps professionnel doit y figurer, et ce, pour la totalité des heures travaillées. Ce système de gestion des heures travaillées permet de traiter adéquatement les données pour effectuer la gestion de la facturation du temps professionnel selon les politiques de Brio. Chaque membre du personnel est donc responsable de compléter quotidiennement la saisie des données de sa feuille de temps, et ce, avant 8h00 le lundi suivant.

6.3. ANCIENNETÉ Au sens de la Loi sur les normes du travail (LNT) le terme années de service continu pour les employés réguliers à temps plein est utilisé pour désigner l’ancienneté. Le nombre d’années de service continu est calculé depuis la date

Commenté [MS7]: Différent PAE

d’embauche et n’est pas affecté en raison d’un congé payé, d’un congé sans solde, d’un congé de maladie, d’un accident de travail ou d’un congé parental.

6.4. HEURES SUPPLÉMENTAIRES ET TEMPS CUMULÉ Les heures supplémentaires représentent les heures travaillées en surplus des heures de la semaine de travail normale selon la CNESST, soit 40 heures par semaine. Les heures supplémentaires doivent être préalablement autorisées par le responsable de département. Chaque heure travaillée excédent 40 heures pour la semaine sera majorée et payée à 50 % du salaire horaire habituel de l’employé ou cumulée à temps et demi dans une banque d’heures, au choix de l’employé et à la suite à une entente avec son responsable. Il importe cependant de mentionner que si la moyenne des heures sur une période de paie de deux semaines n’excède pas 40h par semaine, il n’y a pas lieu de payer des heures supplémentaires à temps et demi. Il en va de même si une journée férié fait en sorte que le nombre d’heure excède 40h.

6.4.1. Banque de temps À la demande de l’employé, les heures supplémentaires et les heures régulières peuvent être accumulées dans une banque d’heures jusqu’à un maximum de 37,5 heures. Ces heures accumulées peuvent être utilisées pour prendre un congé d’une durée maximale de trois (5) jours consécutifs à raison d’une fois par année ou pour de la reprise de temps. L’employé doit aviser son responsable de son intention de prendre un congé. Toutefois, il est à noter que, par souci d’équité, la banque d’heures ne peut pas agir à titre de semaine complète de vacances. De plus, une fois le maximum atteint, l’employé en sera avisé et aura un mois pour diminuer les heures qui s’y retrouve. Il importe aussi de mentionner qu’il est impossible d’avoir une banque d’heures négative.

Commenté [MS8]: Différent PAE

6.5. FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION Le membre de l’équipe qui utilise son automobile dans le cadre de son travail est indemnisé selon le taux en vigueur, soit 0,55 $ du kilomètre pour les voitures et les camionnettes. Les frais reliés au kilométrage effectués entre les bureaux sont remboursés si ce déplacement est nécessaire pour des rencontres ou autorisé par la direction. Si l’employé souhaite travailler dans une autre région de manière ponctuelle et volontaire, le temps de déplacement et les frais relatifs ne seront pas assumés par Brio.

Le compte de dépense est versé mensuellement par dépôt direct dans les 15 premiers jours du mois suivant. Les dépenses doivent être consignées dans Collabox et être liées aux projets appropriés pour les employés de Brio. En ce qui concerne les repas lorsqu’un employé est en déplacement, Brio remboursera les dépenses encourues selon la grille suivante, sous présentation de la facture et la preuve de paiement :

Déjeuner

Diner

Souper

15$

20 $

30 $

7. AVANTAGES SOCIAUX Brio offre de nombreux avantages à ses employés. Certains sont détaillés dans les prochaines lignes et un résumé de ceux-ci est présenté dans le Relevé de rémunération globale disponible en annexe 5.

La gamme complète des avantages est accessible après la période de probation de six mois.

Commenté [MS9]: Est-ce vraiment après 6 mois ?

7.1. POLITIQUE DE SANTÉ MIEUX-ÊTRE Brio souhaite encourager la santé de ses employés. De ce fait, une politique sur la santé et le mieux-être a été mise en place afin d’encourager les membres de l’équipe à investir du temps dans une ou des activités physiques. Cette démarche d’amélioration continue constitue une façon de promouvoir la santé comme levier indispensable au rendement d’une organisation, mais aussi de la santé des individus. La politique complète concernant la santé et le mieux-être en annexe 6 ainsi qu’à cette adresse sur SharePoint :

7.2. POLITIQUE DE BONUS DE PERFORMANCE La politique de bonus de performance de Brio formalise la reconnaissance de la contribution des employés au succès de l’entreprise. Il est à noter que le versement de cette rétribution est à la discrétion des associées et dépend également du rendement de l’organisation. La politique complète concernant peut être retrouvée en annexe 7 ainsi qu’à cette adresse sur SharePoint :

7.3. DEMANDE DE CONGÉS À l’exception de jours chômés, fériés et payés, l’employé qui souhaite bénéficier d’un congé doit en faire la demande à son responsable. Lors d’une absence pour

Commenté [GG10]: Je n'indiquerai pas bonus de ''performance''. C'est en fonction des heures travaillées et payées...plus un employé travaille, plus le bonus est élevé. Commenté [ER11R10]: Rendement organisationnel ou performance organisationnelle ? Serait-il bon de revoir cette formule et redistribuer le bonus en fonction de la semaine normale de travail attendue pour chaque employé?

maladie, l’employé doit en informer son responsable dans les plus brefs délais afin que ce dernier puisse prendre les mesures nécessaires.

7.4. VACANCES ANNUELLES Pour le congé annuel, la période de référence pour la prise des vacances s’étend du 1er avril au 31 mars. Effectivement, les employés ont jusqu’au 1er avril pour exercer un choix de dates de vacances qui sera approuvé par la direction. Après cette date, les employés qui n’ont pas fait de choix perdent leur priorité suivant l’ancienneté. Les vacances des employés sont accordées par ancienneté. Il est de la responsabilité de chaque employé d’assurer le transfert des informations nécessaires pour assurer le maintien des dossiers durant son absence. Il est à noter qu’en tout temps, la période de repos annuel ne peut excéder trois (3) semaines consécutives. De plus, entre le 24 juin et la fête du travail, les employés ont droit à un maximum de trois (3) semaines de vacances. Il est aussi recommandé de prendre ses vacances durant les semaines de la construction.

7.4.1. Durée du congé annuel La durée du congé annuel est déterminée en fonction des années de service à partir de la date d’embauche : Années de service

Durée du congé annuel

De 0 à 5 ans

3 semaines (6%)

De 5 ans à moins de 10 ans

4 semaines (8%)

Plus de 10 ans

5 semaines (10%)

7.5. JOURS CHÔMÉS, FÉRIÉS, PAYÉS Tel que prévu, selon le calcul établi par la Loi sur les normes du travail, Brio offrent à leurs employés les jours fériés et chômés suivants : ➢ Le Vendredi saint ou le lundi de Pâques (au choix)

Commenté [MS12]: Est-ce vraiment cela ? car le tableau est sorti plus tard cette année, il me semble

➢ Le lundi qui précède le 25 mai, Journée nationale des patriotes ➢ Le 24 juin, Saint-Jean-Baptiste ➢ Le 1er juillet, fête nationale du Canada ➢ Le 1er lundi de septembre, fête du Travail ➢ Le 2e lundi d’octobre, Action de grâce ➢ Le 25 décembre, Noël ➢ Le 1er janvier, Nouvel An ➢ 2 fériés de Noël à déterminer annuellement ➢ Une journée de congé dans le mois d’anniversaire, à prendre 15 jours avant ou après la date de fête.

Le congé se calcule en fonction du % des heures travaillées, équivalent à 1/20 du salaire gagné au cours des quatre (4) semaines complètes précédent le congé, sans tenir compte des heures supplémentaires.

Pour obtenir plus de détails : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/jours-feries/calculerindemnites-pour-un-jour-ferie

7.5.1. Congé mobile Brio accorde un (1) congé mobile pouvant être utilisé pour divers motifs. Ces journées peuvent également être fractionnées en demi-journées, et ce, sur approbation de son responsable. Le calcul d’une journée d’absence rémunérées s’effectue selon les mêmes modalités que les congés fériés précisé à la section 7.5. 7.5.2. Congés d’urgence personnelle Tel que prescrit par la Loi sur les normes du travail (LNT), Brio offre deux (2) congés d’urgence personnelle par année civile (1er janvier au 31 décembre). Ces journées sont calculées comme un jour férié.

7.5.3. Congés pour maladie L’employeur est dans l’obligation d’accorder un congé pour maladie lorsque requis, mais n’est pas tenu de le rémunérer. Lorsqu’un employé doit s’absenter pour cause de maladie ou accident, il doit aviser son employeur de son état dans les plus brefs délais. De plus, le salarié doit fournir à l’employeur les motifs qui tendent à préciser la nature de l’absence, à savoir s’il s’agit d’une maladie ou d’un accident. Lorsqu’un employé présente un billet médical pour un arrêt de travail d’une semaine et plus, et ce, dans le cadre de prestations de maladie de l’assuranceemploi, l’employeur s’engage à payer quatre (4) heures de maladie.

Pour obtenir plus de détails: https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/accidents-maladies

7.5.4. Congés sociaux Congé de naissance ou d’adoption Lors d’un congé de maternité, de paternité, parental ou d’adoption, Brio se réfère à l’application de la Loi sur les normes du travail (LNT) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

Pour obtenir plus de détails: https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/lies-famille/adoptionnaissance

Congés de deuil ou pour mariage Dans le cas du décès ou du mariage d’un employé ou d’un de ses proches, Brio s’engage à accorder les congés suivants :

Événement

Avec salaire

Sans salaire

Durée totale du congé

Décès ou funérailles du conjoint,

3 jours

Commenté [MS14R13]: CNESST 5 jours payés dont 2 avec salaire

4 jours

de son enfant ou de l’enfant de

7 jours

son conjoint, de son père, de sa mère, d’un frère ou d’une sœur Décès ou funérailles d’un gendre,

1 jour

1 jour

d’une bru, d’un oncle, d’une tante, de l’un de ses grands-parents ou de l’un de ses petits-enfants et des pères, mères, frères ou sœurs de son conjoint. Mariage

ou

union

civile

de Le jour du

l’employé

1 jour

mariage

Mariage ou union civile de l’un de

Le jour du

ses enfants, de son père, de sa

mariage

1 jour

mère, d’un frère, d’une sœur ou d’un enfant de son conjoint.

Pour obtenir plus de détails : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/lies-famille 7.6. PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS (PAE) Brio offre huit (8) heures de consultation par employé par année, transférables aux enfants immédiats, soit du 1er avril au 30 mars. L’employé doit être en poste depuis plus de trois (3) mois. Les services professionnels offerts regroupent les spécialistes suivants : psychologue, travailleur social, conseiller en orientation, psychoéducateur, nutritionniste, sexologue, planificateur financier et avocat (1 heure téléphonique). De manière confidentielle, les employés sont invités à communiquer directement au numéro sans frais au 1-888-799-0303.

Commenté [MS13]: Seuls points qui sont différents de la CNESST donc à voir si vous désirez garder tout ce tableau

7.7. ASSURANCES COLLECTIVES Brio reconnaissent l’importance de soutenir leurs employés. Ainsi, l’employeur s’engage à fournir une assurance collective et en défrayer 25% des frais.

8. SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Chez Brio, le bien-être des employés est une préoccupation quotidienne. Il importe donc promouvoir et préserver la santé et la sécurité des employés en leur procurant un milieu de travail sécuritaire et en favorisant les meilleures méthodes de travail. Cette politique est le reflet de l’engagement de la direction ainsi que des attentes qu’elle a face à ses employés, et a pour but d’assurer un milieu de travail sain.

8.1. COMPORTEMENTS SÉCURITAIRES En vertu de la Loi sur la Santé et la Sécurité au Travail (LSST), chaque employé a l’obligation de se comporter et d’exécuter ses tâches de façon à ne pas mettre sa santé, sa sécurité ou sa vie, ni celles des autres employés en danger.

8.1.1. Solutions aux problématiques de santé, sécurité et bien-être Dès qu’un risque ou un élément à améliorer dans l’environnement de travail est identifié, il doit être signalé au responsable de département ou au comité bien-être qui vous écoutera et mettra les efforts nécessaires à la résolution de la problématique soulignée.

8.2. PREMIERS SOINS Il importe à Brio d’assurer un suivi rigoureux du matériel de premiers soins et des ressources disponibles. Effectivement, il est nécessaire d’avoir suffisamment de ressources formées et disponibles afin d’offrir les services de premiers soins sur place au besoin. Une liste du personnel compétent à exercer les manœuvres de premiers soins est mise à jour, à la disposition des employés et annexée à la trousse de premiers soins. Plus particulièrement, celles-ci se retrouvent dans le rangement informatique et dans la cuisine dans les locaux de Sherbrooke et X dans les locaux de Drummondville.

Pour obtenir plus de détails :

https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/prevention-securite/secourisme-en-milieutravail/formation-secourisme-en-milieu-travail 8.3. PROCÉDURES LORS D’UN INCIDENT OU D’UN ACCIDENT Que ce soit pour un accident mineur nécessitant ou non les premiers soins, signalez l’événement immédiatement à votre responsable. Remplissez la déclaration d’accident disponible dans les trousses de premiers soins et rendezvous immédiatement à l’urgence au besoin ! Vous devez vous absenter à la suite d’un accident de travail ? Ne vous inquiétez pas, vous recevrez les indemnités prévues par la Loi sur les accidents du travail.

Pour obtenir plus de détails : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/prevention-securite/secourisme-en-milieutravail/registre-daccidents-dincidents-premiers-secours

8.4. PRINCIPES ENVIRONNEMENTAUX Brio s’engage à respecter l’ensemble des exigences légales en matière d’environnement et à améliorer sa performance environnementale.

Plus particulièrement, mais de manière non exhaustive, Brio applique les orientations suivantes : •

Effectuer du recyclage et du compost;



Limiter, dans la mesure du possible, l’impression abusive de documents;



Éteindre les lumières dans les locaux les soirs et les fins de semaine;



Mettre à disposition de la vaisselle réutilisable.

Commenté [MS15]: À mettre dans les trousses si écrit

9. IMPLICATION ET COMITÉS Tous les membres de l’équipe de Brio sont invités, sur une base volontaire, à participer aux différents comités mis en place afin de multiplier le potentiel de l’organisation. Les réunions et les projets travaillés sont rémunérés et doivent être approuvés par la direction.

9.1.1. Comité social Afin de promouvoir un environnement de travail agréable et assurer une cohésion d’équipe, un comité social a été mis sur place. Le comité est responsable des différentes activités organisées (party de Noël ou toute autre activité sociale).

9.1.2. Comité bien-être Afin de promouvoir un environnement de travail sain, un comité bien-être a été mis en place. Ce comité se charge de valider la santé physique et psychologique des employés afin d’identifier les solutions possibles et de respecter les exigences de la Loi modernisant la loi sur la santé et sécurité au travail.

10. ANNEXE 1 – POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL

Brio RH-PAE tient à instaurer une politique de télétravail pour aider à concilier les obligations professionnelles, personnelles et familiales. Nous estimons que cette souplesse permettra d’en tirer plusieurs avantages : Un avantage concurrentiel permettant d’attirer et de maintenir en poste des personnes hautement qualifiées Une diminution du stress Une augmentation de la productivité et une diminution de l’absentéisme Une satisfaction et une motivation accrues Un milieu de travail plus satisfaisant

OBJECTIF Cette politique a pour objectif de fournir des paramètres pour la direction et les employés qui effectuent du télétravail afin de mieux concilier la vie professionnelle et la vie privée, tout en continuant de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’organisation.

DÉFINITION Le télétravail est un régime de travail souple selon lequel l’employé a l’autorisation d’effectuer une partie ou la totalité de ses tâches dans un lieu extérieur à son bureau traditionnel, au moyen de technologies de communication dans le cadre de son contrat de travail.

ADMISSIBILITÉ Pour qu’un employé soit admissible, il doit : Avoir complété sa période d’intégration et de formation avec succès et obtenir l’approbation de son responsable de département; Avoir démontré une certaine autonomie dans le cadre de son travail; Satisfaire aux attentes ; concernant son rendement au travail;

Occuper un poste pour lequel le télétravail est possible; Disposer d’un endroit adéquat pour effectuer du télétravail assurant sa sécurité L’employé qui ne satisfait pas les attentes pourrait se voir retirer le télétravail. Les étudiants et les stagiaires sont admissibles. HORAIRE DE TRAVAIL Brio RH-PAE permet à un employé d’effectuer jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine. L’horaire, le nombre et le choix de ces journées doivent être approuvés préalablement par le responsable de département. Également, celui-ci pourra déterminer la présence requise (hebdomadaire, bihebdomadaire, etc.) minimale physique au bureau. Toutefois, dans certaines circonstances, d’autres ententes peuvent être prises avec le responsable, selon le cas. L’objectif de cette politique tend à favoriser la flexibilité, mais également assurer et préserver la synergie de l’équipe. Pour l’équipe du RH : Afin de préserver la synergie d’équipe et nous assurer de tous nous côtoyer, la présence au bureau est requise tous les mardis. La présence pourrait être également requise lors de certaines activités et rencontres hebdomadaires. Cette information vous sera alors rapidement communiquée. Pour l’équipe du PAE : Afin de préserver la synergie d’équipe et nous assurer de tous nous côtoyer, la présence pourrait être requise lors de certaines activités et rencontres hebdomadaires. Cette information vous sera alors rapidement communiquée.

Temps supplémentaire (plus de 40 heures) : Même en télétravail, toute heure supplémentaire doit être autorisée préalablement par le responsable. Il est important de se rappeler que la reprise de temps liée à

une absence ne peut faire l’objet d’une demande d'heures supplémentaires la semaine précédente ou suivante. Réunion : La présence physique n’est pas nécessairement requise pour toutes les réunions. Le supérieur immédiat ciblera celles qui le sont, en fonction des besoins. Si le présentiel

n’est

pas

requis,

l’employé

doit

se

rendre

disponible

par

vidéoconférence dans un environnement convenable et confidentiel. CONDITIONS D’EMPLOI Le salaire, les avantages sociaux, l’indemnisation, les congés, les vacances et les autres conditions de travail des employés ne sont pas modifiés en raison du télétravail. De même, les devoirs, obligations et responsabilités des télétravailleurs demeurent inchangés. Vous êtes réputés être au travail selon les heures normales de bureau.

COMMUNICATION La communication constitue la base de la réussite du programme de télétravail. L’employé doit être accessible en tout temps pendant les heures de travail. Les outils de communication et de courriel doivent être activés en tout temps.

JOURNÉES DE MALADIE L’employé a l’obligation d’aviser son responsable s’il est malade et ne peut fournir sa prestation normale pendant ses journées de télétravail. DÉPENDANCE OU AUTRES RESPONSABILITÉS NON LIÉES À L’EMPLOI Le télétravail n’est pas conçu pour remplacer les soins aux enfants ou aux personnes à charge. L’employé qui doit prendre des dispositions pour les services de garde pendant les jours de travail au bureau doit prendre les mêmes dispositions pour les journées de télétravail, de sorte qu’il ne soit pas responsable des soins aux enfants, des soins aux adultes à charge ou d’autres tâches durant les heures de travail.

EXIGENCES DE PERFORMANCE Les normes de rendement pour le télétravail des employés sont équivalentes aux normes utilisées lorsque les employés travaillent au bureau :

Rien dans la politique de télétravail ne renonce ou ne modifie les normes de performance ou de comportement sur le lieu de travail. Le responsable doit se doter de pratiques de gestion efficaces afin que le télétravailleur puisse recevoir un encadrement optimal répondant à l’exercice de ses fonctions.

CONFIDENTIALITÉ L’employé doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements confidentiels et la propriété intellectuelle de l’entreprise utilisés à l’extérieur du bureau (habituellement à son domicile) et empêcher l’accès non autorisé aux renseignements de l’organisation à d’autres individus.

MATÉRIEL Le matériel (portable avec logiciels, souris, écran, casque d’écoute, imprimante, papier et encre), fourni par l’entreprise pour l’exécution du travail à distance reste à tout moment la propriété de l’entreprise. L’employé doit se servir de ce matériel dans le cadre de ses fonctions et non pour un usage personnel. L’employeur peut demander à tout moment à l’employé de rapporter ce matériel sur les lieux de l’organisation. L’employé est responsable de prendre les précautions nécessaires pour protéger le matériel contre le vol, les dommages ou le mauvais usage. L’employé est responsable de fournir une connexion internet haute vitesse de son propre fournisseur de services internet. Si le réseau internet n’est pas disponible, l’employé devra se rendre au bureau pour effectuer son travail.

Si pour une raison particulière, et à la demande de Brio RH-PAE, un employé devait travailler à 100% de la maison (ex : Québec, Montréal), d’autres dispositions quant aux équipements nécessaires pour le travail pourraient être envisagées (ex : classeur barré pour la conservation des dossiers).

RESPONSABILITÉ Le télétravail n’est pas un droit, mais un privilège. L’employé s’engage donc à se doter d’un environnement de travail sécuritaire et de travailler de manière sécuritaire en tout temps. Même si le télétravailleur ne se trouve pas dans les locaux de l’entreprise, l’employeur doit, en vertu du Code civil du Québec et de la LSST veiller sur sa santé, sa sécurité et son intégrité physique (voir page 39). À cet effet, Brio RH-PAE se donne le droit de visiter les lieux privés de travail afin de s’assurer que l’ergonomie ainsi que la confidentialité sont respectées.

SANTÉ ET SÉCURITÉ L’employé doit s’assurer que son poste de travail est conforme aux normes ergonomiques. Si l’employé est victime d’un incident, d’un accident de travail ou d’une maladie ou malaise quelconque relié à son travail, il a la responsabilité d’avertir son responsable le plus rapidement possible afin que la situation soit évaluée et que des mesures adéquates soient prises. RÉSILIATION DE L’ENTENTE DE TÉLÉTRAVAIL Le télétravail se terminera qu’à la demande d’une des deux (2) parties ou suite à une modification des besoins organisationnels suite à un préavis de deux (2) semaines.

MESURES EXCEPTIONNELLES Lors d’une situation exceptionnelle, unique et inhabituelle, l’employeur peut exiger à l’employé d’assurer 100% de ses heures de travail en télétravail – ou sur les lieux du travail. Si la situation exceptionnelle revêt un caractère urgent, des

mesures pourront alors être prises entre l’employeur et l’employé concernant le respect des articles de la présente politique. 11. ANNEXE 2 – POLITIQUE VISANT À PROMOUVOIR LA CIVILITÉ ET À PRÉVENIR LE HARCÈLEMENT

Objectifs Le but de cette politique vise à prévenir et à contrer la violence, le harcèlement et l’abus d’autorité. Brio s’engage à assurer à tout son personnel un milieu de travail sain et productif où chacun est traité avec dignité et respect et qui est exempt de toute forme de violence, de harcèlement et d’abus d’autorité de la part de l’employeur, des autres employés, des clients ou des visiteurs.

Brio assure aussi à toute personne qui se croit harcelée le droit de porter plainte et de voir celle-ci traitée et analysée de la manière la plus confidentielle possible, en toute justice et équité et le cas échéant, le droit de bénéficier des correctifs appropriés. Les actions, les attitudes et les comportements qui risquent de nuire au milieu de travail sont préjudiciables à tous et ne seront ni excusés ni tolérés. Des moyens appropriés seront mis en place afin de prévenir tout événement ainsi que pour les faire cesser, le cas échéant.

Pour ce faire, Brio prend les moyens raisonnables pour prévenir le harcèlement et s’engage à : Prévenir et identifier du mieux possible toute forme de violence ou de harcèlement en milieu de travail afin de protéger la dignité et l’intégrité psychologique et physique des personnes; Diffuser la politique complète de manière à la rendre accessible à l’ensemble de son personnel; Prévenir ou, selon le cas, faire cesser les situations de harcèlement en :

Commenté [MS16]: Ici se trouve un résumé de la politique complète de 22 pages afin de simplifier le manuel et éviter d'y ajouter une lourdeur

o Mettant en place une procédure de traitement des plaintes et des signalements liés à des situations de harcèlement psychologique ou sexuel; o Veillant à la compréhension et au respect de la politique par toutes les personnes; o Faisant la promotion du respect entre les individus.

Portée Cette politique s’adresse à tous les employés ou témoins impliqués, de près ou de loin, dans une situation de harcèlement et s’applique tant sur les lieux de travail que dans les aires communes ou tout autre endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre de leur emploi (ex : réunions, formations, déplacements, activités). Celle-ci s’applique tant au niveau des communications directes que de celles technologiques.

Définitions La Loi sur les normes du travail définit le harcèlement psychologique comme suit : « Une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du salarié et qui entraine, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste. Pour plus de précision, le harcèlement psychologique comprend une telle conduite lorsqu’elle se manifeste par de telles paroles, de tels actes ou de tels gestes à caractère sexuel. Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié. » La notion de harcèlement doit être distinguée d’autres situations telles qu’un conflit interpersonnel, un stress lié au travail, des contraintes professionnelles difficiles ou encore l’exercice normal des droits de gérance (gestion de la présence au travail, organisation du travail, mesure disciplinaire, etc.).

La définition inclut le harcèlement discriminatoire lié à un des motifs prévus à la Charte des droits et libertés de la personne (article 10). Ainsi, la discrimination fondée sur les motifs suivants peut aussi constituer du harcèlement : la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge sauf dans la mesure prévue par la Loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap. À titre d’exemple, les comportements qui suivent pourraient être considérés comme étant des conduites vexatoires constituant du harcèlement s’ils correspondent à tous les critères de la loi.

Comportements pouvant être liés à du harcèlement psychologique Intimidation, cyberintimidation, menaces, isolement; Propos ou gestes offensants ou diffamatoires à l’égard d’une personne ou de son travail; Violence verbale; Dénigrement.

Comportements pouvant être liés à du harcèlement sexuel Toute forme d’attention ou d’avance non désirée à connotation sexuelle, par exemple, sollicitation insistante, regards, baisers, attouchements, insultes sexistes ou propos grossiers; Propos, blagues ou images à connotation sexuelle par tout moyen, technologique ou autre.

Attentes envers le personnel Il appartient à tout le personnel d’adapter un comportement favorisant le maintien d’un milieu exempt de harcèlement psychologique ou sexuel.

Brio considère que toute personne peut se prévaloir de la politique de prévention du harcèlement en milieu de travail sans crainte de représailles, à moins que son intention soit de nuire à autrui en faisant une fausse déclaration. Nous vous invitons à dénoncer les situations pouvant porter atteinte à votre intégrité et votre santé psychologique.

Traitement des plaintes et des signalements Avant de déposer une plainte, vous êtes invités à signifier à la personne votre mécontentement vis-à-vis de ses agissements à votre égard. Nous vous invitons également à noter la date et les détails des incidents ainsi que les démarches effectuées pour tenter de régler la situation. Si cette première intervention n’est pas souhaitée ou si le harcèlement se poursuit, vous êtes en droit de vous adresser aux personnes responsables pour obtenir du soutien et de l’aide. À ce moment, une médiation peut vous être proposée pour remédier à vos différends. Selon la situation, des moyens adaptés sont mis en place.

Une plainte peut être formulée verbalement ou par écrit. Les comportements reprochés et les détails des incidents doivent être décrits avec autant de précisions que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement pour faire cesser la situation.

Brio S’assura que les personnes responsables désignées seront dûment formées et auront les outils nécessaires à leur disposition pour le traitement et le suivi de la plainte ou du signalement; Libérera du temps de travail afin que les personnes responsables désignées puissent réaliser les fonctions qui leur ont été attribuées. Les personnes responsables désignées par l’employeur sont

Ginette Desforges Éloise René Geneviève Gagnon Cindy Gagnon

Ces personnes responsables doivent principalement Informer le personnel sur la politique de l’entreprise en matière de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel; Intervenir de façon informelle afin de tenter de régler des situations; Recevoir les plaintes et les signalements; Recommander la nature des actions à réaliser pour faire cesser le harcèlement.

Engagement des personnes responsables Par la présente, je déclare mon engagement à respecter la présente politique et j’assure que mon intervention sera impartiale, respectueuse et confidentielle.

______________________________ ____________________ Ginette Desforges

Date

______________________________

____________________

Éloise René

Date

____________________________

____________________

Geneviève Gagnon

Date

____________________________

____________________

Cindy Gagnon

Date

Principes d’intervention Brio s’engage à : ● Prendre en charge la plainte ou le signalement dans les plus brefs délais; ● Préserver la dignité et la vie privée des personnes concernées, c’est-à-dire de la personne qui a fait la plainte, de la personne qui en fait l’objet et des témoins; ● Veiller à ce que toutes les personnes concernées soient traitées avec humanité, équité et objectivité et à ce qu’un soutien adéquat leur soit offert; ● Protéger la confidentialité du processus d’intervention, notamment des renseignements relatifs à la plainte ou au signalement; ● Offrir aux personnes concernées de tenir, avec leur accord, une rencontre avec elles en vue de régler la situation; ● Mener, au besoin, une enquête sans tarder et de façon objective, ou en confier la responsabilité à un intervenant externe. Les personnes concernées seront informées de la conclusion de cette démarche. Si l’enquête ne permet pas d’établir qu’il y a eu des comportements inacceptables, toutes les preuves matérielles seront conservées pendant deux (2) ans et détruites par la suite; ● Prendre toutes les mesures raisonnables pour régler la situation, notamment les mesures disciplinaires appropriées.

Toute personne qui commet un manquement à la politique de prévention du harcèlement fera l’objet de mesures disciplinaires appropriées. Le choix de la mesure applicable tiendra compte de la gravité et des conséquences du ou des gestes ainsi que du dossier antérieur de la personne qui les a posés.

La personne qui déposerait des accusations mensongères dans le but de nuire est également passible de mesures disciplinaires appropriées.

Une personne qui croit subir ou avoir subi du harcèlement psychologique ou sexuel en lien avec son travail peut aussi porter plainte en tout temps directement

auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Le délai maximal pour ce faire est de deux (2) ans à compter de la dernière manifestation de harcèlement.

Pour obtenir plus de détails : Veuillez vous référer à la politique complète à l’adresse suivante sur le SharePoint :

12. ANNEXE 3 – POLITIQUE SALARIALE

La politique de rémunération a été établie en fonction des objectifs de croissance, de la reconnaissance envers l’équipe et de la capacité financière de l’organisation. Afin d’optimiser sa compréhension, nous souhaitons définir spécifiquement ses règles. Salaire à l’embauche Habituellement, un nouvel employé est embauché à un salaire correspondant au minimum de sa classe salariale. Toutefois, une personne possédant des qualifications supérieures au minimum requis ou une expérience antérieure pertinente pourra être embauchée à un échelon supérieur, sans dépasser l’échelon correspondant au salaire maximum de son échelle salariale. •

Temps partiel / étudiant : personnel travaillant moins de 1 500 heures en continu au cours de l’année à la réalisation des mandats de Brio RH-PAE



Temps plein : personnel travaillant 1 500 heures et plus en continu au cours de l’année à la réalisation des mandats de Brio RH-PAE

Reconnaissance de l’expérience antérieure pertinente

Règle de reconnaissance de l'expérience Expérience acquise au sein d'une organisation du même domaine

75%

Expérience acquise au sein d'une organisation d'une autre branche d'activité,

50%

mais poste similaire Expérience acquise au sein d'une organisation d'une autre branche d'activité,

25%

mais tâches connexes Temps plein chez Brio RH-PAE- 1 500 heures et plus Expérience acquise au sein de l'organisation (même poste)

100%

Expérience acquise au sein de l'organisation (autre poste niveau inférieur

75%

Temps partiel/étudiant (pas stagiaire) chez Brio RH-PAE - Moins de 1 500 heures

Expérience acquise au sein de l'organisation (même poste)

75%

Expérience acquise au sein de l'organisation (autre poste niveau inférieur)

50%

Expérience pertinente supplémentaire à ce qui est requis pour le poste 1 an à moins de 2 ans

Ajout d'un (1) échelon

2 ans à moins de 5 ans

Ajout de deux (2) échelons

5 ans à moins de 10 ans

Ajout de trois (3) échelons

10 ans et plus

Ajout de quatre (4) échelons

Reconnaissance de la formation académique pertinente Niveau de formation Supérieur à celui requis pour le poste

Ajout Ajout d’un (1) échelon par diplôme pertinent obtenu – Max de deux (2) échelons

*Étudiants

Max d’un (1) échelon

Progression salariale En principe, le salaire d’un employé progresse d’un échelon tous les ans, jusqu’au maximum du salaire évalué pour son poste dans son échelle. Cette progression d’échelons de chaque employé a lieu annuellement le 1er avril, selon son rendement, son implication au sein de l'entreprise et des bénéfices annuels, ainsi que la capacité financière de l'organisation. Une fois le maximum des échelons atteint, l’employé pourra bénéficier d’une augmentation liée à l’indexation des prix à la consommation (IPC), avec les mêmes conditions citées préalablement. L’entreprise s’engage à faire une révision de la politique salariale tous les 5 ans.

Commenté [GG17]: Indiquer les balises (ex : min 2 % - max 3 %)

Congé de maladie longue durée / congé de maternité : Avantages sociaux: l'employé(e) conserve les avantages sociaux prévus par les normes.

Rémunération: l'employé(e) devant s'absenter pour une maladie longue durée ou pour un congé de maternité ne peut bénéficier de l’augmentation d'un échelon puisque celle-ci est liée à l'ancienneté (temps travaillé). Le calcul s'effectuera en fonction de la règle sur la reconnaissance de l'expérience.

Assurances collectives Conditions d’admissibilité Travailler 24 heures/semaine en service continu Après trois (3) mois au sein de l’organisation Participation de l’employeur Un montant de 25% de la prime payé par l’employeur

Conditions de maintien lors de congé : à finaliser

Commenté [MS18]: En haut on dit que la probation est de 6 mois, donc à valider ce qui est désiré

13. ANNEXE 4 – RELEVÉ DE RÉMUNÉRATION GLOBALE

14. ANNEXE 5 – POLITIQUE DE SANTÉ MIEUX-ÊTRE

La politique sur la santé et le mieux-être vise à encourager les membres de l’équipe à investir du temps dans une ou des activités physiques. Cette démarche d’amélioration continue constitue une façon de promouvoir la santé comme levier indispensable au rendement d’une organisation, mais aussi de la santé des individus.

Personnes visées : membres du personnel ayant un statut permanent et temporaire (excluant les stagiaires) et cumulant plus de 500 heures à la réalisation des mandats de BrioRH-PAE. Période : 1er janvier au 31 décembre ✓ Une fois le nombre de 500 heures atteint, le calcul du montant alloué pour l’année en cours est effectué au prorata des mois restants, à raison de 12,50$/mois pour le statut temporaire et de 25$/mois pour le statut permanent. Montant alloué et règles d’application :

Périodes

Employés temps plein

Montant alloué

Remboursement

Conditions

Jusqu’à 300$/année

Compte de

Si non utilisé, ne peut

dépenses

être reporté à l’année suivante. Ne peut être

Employés temps partiel

Jusqu’à 150$/année

transférable à un membre de la famille. Non monnayable.

Exemples d’activités acceptées : Inscription au gym, entraîneur personnel Yoga, pilates, crossfit, etc. Entrée dans un Parc national, montagne de ski Club de marche Inscription à une course, marathon Équipement de sport (ex : espadrilles : pas juste par ce que c’est beau, mais pour s’entraîner – faire approuver avant) Frais de dentiste et de soin de la vue Etc. Condition additionnelle – L’employé(e) consent qu’à son départ de l’entreprise, il devra effectuer un remboursement à la compagnie, en fonction du prorata des mois non travaillés. Merci d’investir dans votre santé!

15. ANNEXE 6 – POLITIQUE DE BONUS DE PERFORMANCE

La politique de bonus de performance de BrioRH formalise la reconnaissance de la contribution des employé(e)s au succès de l’entreprise. Il est à noter que le versement de cette rétribution est à la discrétion des actionnaires et dépend également du rendement de l’organisation. 1. Personnes visées : Le bonus annuel de performance s’adresse à tous les membres du personnel ayant un statut permanent et temporaire (excluant les stagiaires) cumulant plus de 500 heures à la réalisation des mandats de Brio RH.

2. Objectif : Le bonus de performance est un incitatif visant à stimuler l’implication au travail des employé(e)s quant à leur contribution au succès de l’entreprise. Il vise également à remercier les employé(e)s et à les motiver en instaurant un climat organisationnel stimulant basé sur la collaboration et le professionnalisme. 3. Règles d’application : Un bonus annuel est versé à la condition que l’entreprise réalise des bénéfices d’exploitation avant impôts (janvier à décembre)

Le bonus annuel, qui sera versé aux employé(e)s de BrioRH, représente 10% du bénéfice net d’exploitation (avant impôts) % des bénéfices versés 60 1er janvier au 30 % juin Boni total 1er juillet au 31 moins 1er décembre versement Période

Versements

Conditions

Août

Être en poste le 1er août

Février

Être en poste le 1er février

Commenté [MS19]: Juste pour BrioRH?

4. Méthode de calcul du bonus À moins d’une entente contractuelle particulière, le bonus est calculé comme suit : Total du nombre d’heures travaillées et payées à l’employé(e) durant la période de référence X 10 % du bénéfice net avant impôts Total du nombre d’heures travaillées et payées à tous les employé(e)s durant la période de référence

5. Modalités de versement Les bonus seront versés sous forme d’avantages imposables. La somme sera subdivisée par tranche de 400$ maximum et ajoutée par période de paie hebdomadaire jusqu’au paiement total

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