Universidad Alas Peruanas Filial – Chimbote

Escuela de Turismo, Hotelería y Gastronomía

HOJA INFORMATIVA Nº 15 ASIGNATURA : Computación e Informática II ESCUELA : Turismo, Hotelería y Gastronomía DOCENTE : Ing. Jorge LUJÁN CARRIÓN CARRIÓ

INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA MICROSOFT ACCESS ¿QUÉ ES UN PROGRAMA GESTOR DE BASE DE DATOS? DATOS Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten crear y mantener una Base de datos,, asegurando su integridad, confidencialidad cialidad y seguridad. seguridad El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización. Algunas de las características deseables en un Sistema Gestor de base de datos SGBD son: - Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al actualizar, desperdicia de perdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de datos) aunque a veces es deseable por cuestiones de rendimiento. - Restricción de los accesos no autorizados: cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y autorización. - Cumplimiento de las restricciones de integridad: el SGBD ha de ofrecer recursos recurso para definir y garantizar el cumplimiento de las restricciones de integridad. Algunas de las ventajas de un Sistema Gestor de base de datos SGBD son: - Proveen facilidades para la manipulación de grandes volúmenes de datos. datos - Simplifican la programación de equipos de consistencia. - Manejando las políticas de respaldo adecuadas, garantizan que los cambios de la base serán siempre consistentes sin importar si hay errores correctamente, etc. - Bajan drásticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los desarrolladores. - Usualmente, proveen interfaces y lenguajes de consulta que simplifican la recuperación de los datos. Productos SGBD disponibles en el mercado: mercado SGBD libres : - MySQL - PostgreSQL - Firebird

- SQLite - DB2 Express-C - Apache Derby

SGBD no libres - dBase - Fox Pro - Microsoft Access

- Microsoft SQL Server - Oracle - WindowBase

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. eliminarla Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.

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Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: - Evitan la redundancia. - Evitan la inconsistencia. - Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos. - Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. - Se mantiene la integridad entre los datos.

¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS? Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos desarrollado por Microsoft, para la definición y manipulación de bases de datos. Es útil para la creación de pequeñas bases de datos para el hogar y pequeñas empresas. No es multiplataforma, pues sólo funciona en Windows. ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS. a) TABLAS: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenados, como en una hoja de cálculo, a través de filas y columnas que forman cuadros. b) CONSULTAS: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas. c) FORMULARIOS: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc. Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario. d) INFORMES: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina. Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios. e) MACROS: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

TABLAS EN ACCESS Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros.

1 Registro o fila 2 Campo o columna Crear una tabla en una nueva base de datos: 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos. ¿CÒMO INGRESAR A ACCESS? Para ingresar a Excel 2007, se realiza los pasos siguientes: ① Haz clic sobre el botón

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② Haz clic en la opción Todos los Programas. ③ Selecciona la opción Microsoft Office. ④ Haz clic sobre la opción

LA PANTALLA INICIAL DE ACCESS Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales.

CREAR UNA BASE DE DATOS Para crear una nueva base de datos debemos: a) Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

b) Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella

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A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación. c) Se abrirá un cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. d) Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

CAMPOS EN ACCESS Un campo es el espacio donde vas a introducir un dato. Por ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes. La información más común que puedes querer es el nombre, dirección, teléfono. En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla.

TIPOS DE CAMPOS. (más utilizados) • TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).

• NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...

• FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...

• MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...

• AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden...

CREAR DE TABLA DE DATOS Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:


El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

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Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

LABORATORIO 14 A. Crear la Base de Datos: CONCESIONARIO. 1)

Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos: Nombre del campo

Tipo de dato

Código Cliente

Numérico

Nombre Cliente

Texto

Apellidos cliente

Texto

Dirección cliente

Texto

Población

Texto

Código postal

Numérico

Provincia

Texto

Teléfono

Texto

Fecha nacimiento

Fecha/Hora

La clave principal será el campo Código cliente. 2)

Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Matricula

Texto

Marca

Texto

Modelo

Texto

Color

Texto

Precio

Texto

Extras instalados

Memo

La clave principal será el campo Matricula. 3)

Cerrar la base de datos.

B. Crear la Base de Datos: CLÍNICA 1)

Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Paciente

Numérico

Nombre Paciente

Texto

Apellidos Paciente

Texto

Dirección

Texto

Población

Texto

Código postal

Numérico

Provincia

Texto

Teléfono Paciente

Texto

Fecha nacimiento

Fecha/Hora

De momento no definimos clave principal.

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Crear otra tabla con el nombre de Médicos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Medico

Texto

Nombre Medico

Texto

Apellidos Medico

Texto

Teléfono Medico

Texto

Especialidad

Texto

De momento no definimos clave principal. 3)

Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Nº ingreso

Auto numérico

Habitación

Numérico

Cama

Texto

Fecha ingreso

Fecha/Hora

No definir clave principal. 4)

Cerrar la base de datos

C. Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos Concesionario. Código Nombre Apellidos Cliente Cliente Cliente

Dirección

Población

Código Postal

Provincia Teléfono

46011

Lima

Fecha nacimiento

100

Antonio

García Pérez Astilleros, 3 Surco

101

Carlos

Pérez Ruiz

Magallanes, Ate 21

46300

105

Luis

Reyes Más

Juan de Mena, 11

Miraflores

46700

112

Jaime

Jerez Soto

Balmes, 21

San Isidro

46014

Lima

963684596 31/01/68

225

Alfonso

Prado Mesa

Séneca, 23

Los Olivos

46500

Lima

963547852 28/04/69

260

José

Narro Lara

Río Segura, 14

San Miguel 46002

289

Elisa

Úceda Sam

Valencia, 4

Miraflores

46500

352

Eva

San Martín

Villafranca, 34

Ate

46600

365

Gerardo

Hernández Ludeña

Salinas, 8

La Victoria 46002

390

Carlos

Pretell Ruiz

Ercilla, 8

La Victoria 46005

810

Lourdes

Olivera Pérez

Gran vía, 34

Comas

822

Sergio

Castro Narváez

Blasco Ibáñez, 65

San Miguel 46005

860

Joaquín

Beltrán Ojeda

Gandía, 15

Los Olivos

46800

861

Joaquín

Cáceres Zurita

Gandía, 8

Surquillo

46800




Cerrar la tabla y la base de datos.

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46007

Lima Lima

Lima Lima Lima Lima Lima Lima Lima Lima Lima

963689521 15/08/60 962485147 26/04/58 962965478 30/03/61

963874569 15/05/64 963547812 10/07/62 962401589 12/08/65 963589621 02/01/65 963589654 03/05/67 963587412 25/06/64 963589621 25/12/67 963758963 04/02/59 963758963 04/05/69