Universidad de Santiago de Chile Facultad de Administración y Economía Ingeniería Comercial

Incorporación de TIC’s “Tecnoestructura”

Integrantes:  Flor Aguirre  Aurora Becerra  Claudia Hernández Profesor :

Hernaldo Zamora

Cátedra

:

Aplicaciones Computacionales III

Fecha

:

02/12/2008

INDICE Introducción ............................................................................................................................. 3

Presentación de la Empresa ...................................................................................................... 5 Análisis SEPTA ........................................................................................................................ 10 Entorno Social ............................................................................................................................... 10 Entorno Económico ....................................................................................................................... 11 Entorno Político-Legal ................................................................................................................... 12 Entorno Tecnológico ..................................................................................................................... 15 Entorno Ambiental ........................................................................................................................ 16 Conclusión Análisis SEPTA ............................................................................................................. 17

Análisis FODA ......................................................................................................................... 19 Problemáticas a la que se enfrenta Tecnoestructura ................................................................ 20 Desarrollo de Marco Teórico ................................................................................................... 25 Integración de Tecnología a la Empresa ....................................................................................... 25 Alternativas genertales de TIC’s .................................................................................................... 25 Integración de Tecnología específica en Transtecnia ................................................................... 28 Confección de Presupuesto ............................................................................................... 28 Facturación ....................................................................................................................... 30 Planificación de Tareas ........................................................................................................... 41 Cuadro de Actividades................................................................................................................... 41 Carta Gantt .................................................................................................................................... 42 Diagrama de Recursos ................................................................................................................... 42

2 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

INTRODUCCION Durante los últimos años nuestro país ha experimentado un rápido proceso de crecimiento económico, el cual ha obedecido a una serie de factores, tales como, un sólido manejo macroeconómico, elevadas niveles de inversión, oportunidades de apertura económica e integración comercial y del perfeccionamiento del marco regulatorio de los mercados.

Sin embargo, creemos que la consolidación de esta tendencia va más allá de la continuidad de estas políticas, ya que también depende de la capacidad de las empresas e instituciones económicas de nuestro país, las que idealmente deben desarrollar nuevas capacidades que posibiliten ampliar la competitividad de estas y en general de nuestro país, aprovechando las oportunidades existentes.

Dentro de estas capacidades, vemos la oportunidad que tienen pequeñas empresas como Tecnoestructura para potenciarse en el mercado, pudiendo mejorar sus índices de competitividad frente a otras organizaciones. Esta es una pequeña empresa nacional que presta servicios de confección de infraestructuras a empresas constructoras contratistas de mayor envergadura, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas medianas, cercos, etc.

A través de distintas investigaciones hemos podido detectar ciertas oportunidades de mejora de las actividades y los sistemas que la empresa realiza actualmente respecto de las áreas de finanzas, operaciones y del ámbito administrativo.

Así mismo, dado que el crecimiento sostenible y el desarrollo económico le dan la oportunidad a Chile de absorber y difundir nuevas Tecnologías de Información, hemos de presentar en el siguiente informe el análisis de sistemas de información que representarán una mejora sustantiva en la empresa, posibilitando a corto plazo la acumulación de nuevas ventajas competitivas sobre las que ya ha adquirido, basadas en más conocimiento e innovación, reducción de costos y automatización, entre otros. Estos procesos traerán consigo una serie de cambios que afectarán al sistema económico de Tecnoestructura en todos sus aspectos, desde la manera de organizarse internamente hasta el funcionamiento en 3 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

los mercados nacionales y la interacción con sus clientes, proveedores y entidades relacionadas.

Específicamente, el informe contiene la presentación de alternativas de proyectos y propuestas de valor para que la empresa en cuestión implemente nuevos sistemas de flujos de información, para lo cual presentamos detalles acerca de la empresa, sus actuales procesos, necesidades de esta, características de los sistemas que se ofrecen en el mercado, ventajas y desventajas de estos, etc.

4 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

PRESENTACION DE LA EMPRESA Historia: Tecnoestructura, comenzó sus actividades hace 12 años y está dedicada principalmente a la realización de servicios menores de estructuras metálicas. Es una microempresa familiar, la cual tiene una dotación de personal aproximada de 5 personas, la que varía según el tipo de obra que se realice. Hoy en día Tecnoestructura presta servicios más amplios a empresas constructoras contratistas, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas medianas, cercos, entre otras. Esta empresa se ha ido desarrollando gracias al espíritu emprendedor de su dueño y en la actualidad obtiene ventas de alrededor de 30 millones anuales, lo que la sitúa como una microempresa.

Identificación de la Empresa  Nombre de la empresa:

TECNOESTRUCTURA

 Origen:

Nacional

 Dueño:

Sr. Luis Aguirre Ascencio

 Estructura Jurídica:

Empresario Individual

 Rut:

11.753.743-9

 Rubro:

Estructuras metálicas

 Año de Inicio de Actividades: 1996  Dotación de personal:

5-6 personas (variable según el tipo de obra)

 Objeto social:

Prestar servicios de construcción de estructuras metálicas

medianas, Diseño; Cálculo y Construcción de Estructuras de Hormigón Armado, Metal y Madera

5 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

 Dirección:

Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana

 Teléfono:

5 390 760

 Mail de Contacto:

[email protected]

 Leyes y normativas de Interés para la empresa:  Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario  Ley sobre impuesto a la Renta  Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios  Ley de subcontratación

Visión de Tecnoestructura Contribuir a entregar el mejor servicio global en las construcciones, principalmente en la estructura metálica. Asegurando la competitividad de la empresa mediante el servicio de calidad, económico y confiable.

Misión de Tecnoestructura Ser un actor relevante a nivel regional en la creación, implementación e instalación de estructuras metálicas, seguras y eficientes para las empresas, comercios e industrias, brindando un servicio de excelencia a nuestros clientes, una rentabilidad atractiva a nuestra empresa y oportunidades de desarrollo a nuestros trabajadores y colaboradores.

Estructura Organizacional Al ser una microempresa su estructura es muy sencilla, en la que el dueño es principalmente todos los cargos superiores, esto es el toma las decisiones de compra, venta, contratación etc. Además de actuar como relacionador público (gestiona las reuniones para presentar presupuestos y los presenta), luego viene una secretaria quien se encarga de temas administrativos básicos, como contestar teléfonos, llevar básicamente la contabilidad, realizar los

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pagos previsionales, etc. Y por último se encuentra la mano de obra, que son maestros que realizan el trabajo operativo, como soldadores, estucadores etc.

Dueño

Secretaria

Operarios

Ventas Anuales Son de alrededor de 30 millones anuales, teniendo periodos en el año en el que las demanda de este tipo de servicio aumenta como en el verano, su participación de mercado al ser una microempresa es menor, ya que se dedica principalmente a los trabajos que las grandes empresas constructoras no realizan, comparte participación con otras pequeñas y medianas empresas que se detallarán más adelante.

Descripción del Cliente actual Geográficamente se atiende principalmente y casi exclusivamente a la región Metropolitana de Chile.

A empresas del rubro de la construcción Mercados Agrícola, Construcción, Industrial. Atacando acuciosamente al nicho de mercado que está desatendido por las grandes empresas constructoras, es decir, prestar servicios que dichas empresas no prestan, , por otro lado parte importante de la cartera de clientes son precisamente estas mismas empresas denominadas “grandes constructoras” quienes buscan a Tecnoestructuras como prestador de servicios,

Por otro lado se encuentran los clientes denominados “particulares” a los cuales ese les ha ido atribuyendo más importancia paulatinamente.

7 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Cartera de clientes “grandes empresas constructoras” como son, DESCO, PRECON, SALFA, las cuales representan

aproximadamente un 70% de las entradas anuales, el otro 30% está

representado por otro grupo de clientes que son principalmente clientes particulares con algún proyecto en particular, que varían ampliamente en montos y días necesarios a trabajar en ellos.

Principales Clientes:

1.

DESCO: Empresa constructora. A lo largo de los años DESCO ha construido obras

en prácticamente todas las regiones del país, - desde la primera región del norte de Chile, realizando la ampliación de la Central Hidroeléctrica de Chapiquiña, en Arica, hasta la localidad de Porvenir -. Ha tenido como mandantes, entre otros al Ministerio de Obras Públicas, el Serviu, Codelco, Enap, Endesa, Compañías Mineras, Industrias y numerosas personas jurídicas y naturales. Puertos, Industrias, Puentes, tramos del Metro de Santiago, Iglesias, Edificios Residenciales, Conjuntos Habitacionales, Oficinas, Urbanizaciones, Edificios Corporativos e Institucionales, Recintos Hospitalarios, Colegios, Hoteles se encuentran en la larga lista de obras que la empresa ha desarrollado a través del tiempo. 2.

PRECON: empresa Constructora, realiza obras industriales (Planta Watt´s Lo

Espejo, Bodega Despacho Papel CMPC, Talleres Puerto San Antonio Emporchi, entre otros), Establecimientos educacionales y deportivos (Escuela Industrial de Nuñoa, Hogar de Menores Cordam, Gimnasio Bowling Salón de Actos Estadio Israelita, Colegio San Benito, entre otras), centros empresariales, comerciales y de distribución (Centro Empresarial Flex Center II, Multiahorro La Florida Obra Gruesa, entre otras), obras de edificación (Oficinas Planta Poliéster Sumar, Ampliación Centro Nuclear de La Reina, Oficinas Administrativas Comando Logístico FACH, entre otras) y obras civiles de infraestructura y especiales (Estación Satelital Longovilo I y II, Blindaje reactor nuclear La Reina, entre otros).

8 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

3.

SALFACORP: Actualmente SalfaCorp conforma uno de los mayores grupos de

empresas chilenas ligado al sector de la construcción liderando los mercados de Obras Civiles y Montajes Industriales, participando en las obras más importantes del país. Tras la fusión con Inmobiliaria Aconcagua, anunciada en septiembre de 2007, SalfaCorp se convirtió en el mayor grupo de empresas chilenas ligado al sector inmobiliario y de la construcción. La unión de ambas compañías contempla más de 65 proyectos inmobiliarios en desarrollo; 80 obras de construcción y montaje; terrenos disponibles por 2.300.000 metros cuadrados; y un enorme potencial de desarrollo tanto para los profesionales, como para los negocios futuros. 4.

TECSA: Constructora Tecsa lleva casi 60 años aportando al desarrollo del país. Son

más de 1.000 obras concretadas las que respaldan la excelencia de servicios. Cientos de obras en Edificación, Infraestructura, Industria, Comercio y Minería (Costanera Norte, TPI Quintero-Copec). 5.

BESALCO: Construcción Obras Civiles, Estaciones La Granja Santa Julia, San Ramón,

Interestaciones Asociadas y Recintos Técnicos Complementarios, Proyecto 2 Tramos M-N, Línea 4, Construcción Obras Civiles estaciones Grecia y Los Orientales y túneles Interestación, entre otras.) 6.

BPYC: Bassi Proyectos y Construcción Ltda. dedicada a la Construcción y

reparación de edificios, casas, etc. Constructora BPC Ltda. Ingresa al mercado de la construcción en el año 1992, distinguiéndose de inmediato por la calidad de sus obras y la seriedad con que cumple sus compromisos, tanto en el aspecto

9 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

ANALISIS SEPTA Entorno Social La variable social es una variable muy importante en el análisis externo de la empresa, vemos que es una variable importante ya que actualmente las tendencias en el sector industrial de la construcción le permiten a la empresa encontrar nuevas oportunidades de desarrollo. Estas tendencias vienen dadas por los cambios culturales que se están dando en la población, por ejemplo tenemos que existe un aumento en la construcción de ampliaciones en hogares, en general se aprecia un aumento en el nivel de la actividad en el sector construcción, explicado principalmente por las variaciones positivas de dos de los subsectores que lo componen; la edificación no habitacional y obras de ingeniería. En la edificación no habitacional se aprecia un aumento en la cantidad de metros cuadrados edificados, los cuales son destinados en mayor proporción a actividades relacionadas con el sector comercio. También vemos que el aumento en estos subsectores se da principalmente en la región metropolitana, donde la empresa atiende sus mayores demandas.

Los cambios en los requerimientos que están exigiendo las empresas y personas clientes de Tecnoestructura son una mayor preocupación por la inversión en mejoras en sus construcciones, en sus instalaciones comerciales; y/o el hecho también tan simple como para una empresa constructora contar con un sistema de seguridad que resguarde el trabajo de sus obreros, como la creación de cercos para cubrir las áreas de trabajo. Vemos asimismo que dentro de las variables sociales que incrementen el requerimiento de la empresa está el aumento de la delincuencia que se ha presentado en el país, lo que le ha permitido a la empresa tener mayores demandas por instalaciones de mejores sistema de seguridad en los hogares y mejores obras de estructuras metálicas en las empresas.

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Entorno Económico El ambiente económico se encuentra altamente revolucionado con la crisis subprime, la que se desato en Septiembre con la quiebra de importantes bancos de EEUU. Pero qué es la crisis subprime. 1La crisis subprime tiene su origen en Estados Unidos y se relaciona con los problemas de pago de créditos hipotecarios entregados a personas de alto riesgo. Por tratarse de créditos con mayor riesgo, el interés asociado es más elevado que en los préstamos personales y las comisiones de los bancos y entidades financieras son considerablemente mayores.

Y como el mercado financiero norteamericano es altamente sofisticado y la deuda hipotecaria puede ser objeto de venta y transacción mediante compra de bonos o títulos de crédito, estas hipotecas subprime podían ser retiradas del pasivo del balance de la sociedad concesionaria transferidas a fondos de inversión o planes de pensiones.

El problema surgió cuando las entidades financieras desconocieron realmente el riesgo asumido y cuando se confió en que la sola plusvalía de la propiedad era garantía del pago de los compromisos adquiridos.

La crisis hipotecaria de este año se desató cuando los inversionistas lograron identificar señales de alarma: el alza progresiva de la tasa de interés impuesta por la Reserva Federal y el consiguiente aumento de las cuotas de estos créditos hicieron aumentar la tasa de morosidad y el nivel de ejecuciones (o, dicho de otro modo, “embargo”).

Pero que tiene que ver esto con nuestro país y específicamente con la construcción, la respuesta es muy simple, todo. El sector de la construcción en Chile es un sector muy fuerte y sensible, cuando la economía sufre perturbaciones es uno de los primeros sectores que se ve afectado, de este modo se reduce la demanda de viviendas por ejemplo, y se han paralizado grandes construcciones a la espera que la situación mejore. La economía deja de crecer o crece a menores tasas de las esperadas. Aumenta el desempleo y las empresas realizan ajustes en sus costos. Por otro lado se puede visualizar como los bancos chilenos flexibilizan las condiciones de los créditos

1

http://www.economiaynegocios.cl/especiales/subprime2007/subprime.html

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hipotecarios con el fin de reactivar el sector de la construcción, como lo hizo recientemente el banco del Estado y a lo cual se espera que otros bancos sigan su ejemplo. Económicamente el panorama para la empresa es inestable, y aun quedan consecuencias de la crisis por sentir por lo que se torno aun más incierto. 2

Las economías emergentes como Chile que entraron en este ciclo global de ajuste con cuentas

externas y fiscales ordenadas, bajos niveles de vulnerabilidad financiera, flexibilidad cambiaria y con un menor grado de acople a economías desarrolladas, han tenido espacio para implementar, en algún grado, políticas monetarias y fiscales contracíclicas. En todo caso, la posible relajación de la política monetaria en estos países ha estado limitada por el alto nivel que aún mantiene la inflación en varios de ellos.

De este modo, la revisión del escenario externo da cuenta de un crecimiento mundial de 2,3% en el 2009 y 3,2% en el 2010, ambas cifras bastante inferiores a lo que se proyectó en el escenario base del IPoM de septiembre: 3,7 y 4,4%, respectivamente.

Dado este panorama, se espera que el crecimiento de la economía chilena se ubique en un rango entre 2 y 3% el 2009, esto es aproximadamente 1,5 puntos porcentuales por debajo de lo previsto en septiembre entre 4 y 4,5%. Hacia el 2010, en el escenario más probable, se espera un repunte en el crecimiento de la actividad.

Estas proyecciones representan una amenaza para el sector industrial.

Entorno Político - Legal La adversa coyuntura económica de los últimos años ha provocado una desaceleración del flujo de inversión, el que adicionalmente se ha visto afectado por diversos cambios legislativos y regulatorios.

Como sabemos, en nuestro país las actividades industriales se encuentran fuertemente reguladas, en el caso de la construcción, las obras de edificación se encuentran pródigamente reguladas por 2

Información obtenida del informe de política monetaria (actualizado) del Banco Central de Chile.

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distintas leyes y normativas, por lo cual están afectas a una amplia gama de controles, permisos y certificaciones ante distintos organismos, y en particular las Direcciones de Obras Municipales, el Instituto de Construcción y la Cámara Chilena de la Construcción.

En Chile, las responsabilidades de los distintos participantes en un Proyecto de Construcción están contenidas en la Ley General de Urbanismo y Construcciones (D.F.L. 458-1976, MINVU y Ley 19.472 de 1996) -y su Reglamento Ordenanza General de Urbanismo y Construcciones-, la cual en lo sustancial establece, en su artículo 18, la responsabilidad del promotor o propietario primer vendedor por todos los daños y perjuicios que provengan de fallas o defectos en la obra, sea durante su ejecución o después de terminada -con un plazo de prescripción de 5 años contados desde la recepción definitiva de la obra-, sin perjuicio de su derecho a repetir en contra de quienes sean los verdaderos responsables de las fallas o defectos de construcción que dieron origen a los daños y perjuicios.

Los proyectos de infraestructura están sometidos a una variada y profusa tramitación regulada por diversos organismos (públicos y privados). Los trámites que normalmente se encuentran sobre la ruta crítica dependen del tipo de proyecto, tanto según tamaño del mismo (mientras más grande es el proyecto tiene más exigencias) como de su complejidad, así mismo son tomadas en cuenta factores según los tiempos que toma la gestión de proyecto, cuales son los organismos responsables y el plazo legal que existe para su ejecución, o el plazo estimado como razonable para ello, etc.

Por otro lado encontramos otras leyes y normativas que son de interés para organizaciones como la que presentamos en este informe. 

Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario



Ley sobre impuesto a la Renta



Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios



Ley de subcontratación

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Además como consecuencia de la mayor incidencia relativa en la calidad final de los proyectos se sugiere la utilización de modelos como lo establecido en las normas internacionales ISO 9000, referidas a sistemas de calidad.

En el caso del constructor de la obra, la ley le impone la obligatoriedad de velar porque en la construcción se adopten medidas en relación al tema de la calidad, de tal forma que ella se ejecute conforme a las normas de la Ley General de Urbanismo y Construcciones y de la Ordenanza General, debiendo una vez terminada la obra informar las medidas adoptadas y demostrar documentalmente que se han adoptado. De acuerdo a esto, y dado el hecho de encontrarnos en situación contractual lo que corresponde es desarrollar un sistema de Aseguramiento de Calidad de acuerdo a las normas aplicables en dichos casos, ya sea ISO 9001 o bien ISO 9002, según ciertos factores a analizar en cada caso particular, los cuales determinarán finalmente el modelo más adecuado a las necesidades del contrato. A diferencia del caso del promotor o propietario primer vendedor, el modelo a implementar por el constructor permitirá dar confianza a aquél (aseguramiento externo de la calidad) de que el producto suministrado cumple con los requisitos preestablecidos. Respecto de los documentos necesarios para sustentar el sistema de Aseguramiento de Calidad (en situación contractual), se utiliza el Manual de Calidad, de Aseguramiento de Calidad, etc.

Por otra parte, los constructores serán responsables por las fallas, errores o defectos en la construcción, incluyendo las obras ejecutadas por subcontratistas y el uso de materiales o insumos defectuosos, sin perjuicio de las acciones legales que puedan interponer a su vez en contra de los proveedores, fabricantes y subcontratistas.

Por último, y en referencia a disposiciones legales, cabe destacar lo establecido en el artículo 143 de la citada ley, en cuanto a la obligatoriedad del constructor de la obra de adoptar medidas de aseguramiento y control de calidad para que ésta se ejecute conforme a las normas legales correspondientes, y se ajuste a los planos y especificaciones del proyecto. Además, una vez terminada la obra, dicho profesional deberá informar las medidas adoptadas y demostrar documentalmente que éstas se han aplicado.

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Entorno Tecnológico La incorporación de nuevas tecnologías al área de construcción es un factor muy importante, producto de los mejoramientos por ejemplo de los materiales o de nuevas formas de realizar los procesos, así como otros cambios tecnológicos que se producen y de los cuales la empresa debería tener permanente conocimiento, para mantenerse vigente en el mercado y poder competir. Por ejemplo; 3en la actualidad la ciencia en base al conocimiento que se tiene de los materiales que nos brinda la naturaleza. Está aprendiendo -basada en inmensos avances en el terreno de la física y la química- a combinarlos de formas jamás antes vistas, para venir a crear novedades aplicables prácticamente a cualquier rubro de construcción que se piense; desde una casa hasta una nave espacial, desde una computadora hasta un automóvil. A través del complejo estudio de las distintas propiedades físico químicas, algunos científicos ciento por ciento geniales y originales- están logrando diseñar materiales totalmente novedosos; como ser: plásticos que conducen perfectamente la electricidad, materiales cerámicos que resisten las más elevadas temperaturas, aceros que son capaces de auto-repararse.

También por ejemplo la incorporación de formas en las que la nanotecnología puede aportar mejoras a la construcción de carreteras, puentes y edificios.

La aplicación de la nanotecnología en las carreteras y la construcción hará posible identificar y reparar de forma automática, sin intervención humana, brechas y agujeros en el asfalto o en el hormigón, y fabricar señales de tráfico que se limpian a sí mismas. Se utiliza la nanotecnología para fabricar acero y hormigón más fuertes. También para la seguridad vial. Por ejemplo en algunos sitios de los Estados Unidos se han colocado nano sensores para vigilar el estado de sus puentes y detectar cualquier anomalía o riesgo.

3

http://www.tecnositio.com/materiales/

15 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Además de los avances tecnológicos propios del sector, también hay cambios tecnológicos muy importantes que trasciende el sector en el que se encuentre la empresa y que si se incorporan adecuadamente a la empresa puede significar una ventaja competitiva para la empresa. Como por ejemplo la utilización de sistemas automatizados para la contabilización, la administración de las bases de datos de clientes etc.

En base a estas y otras tecnologías este factor es muy importante puesto que la empresa deberá constantemente informándose acerca de las innovaciones en materiales de construcción o nuevas formas de realizar las actividades por ejemplo, de tal forma de poder cumplir con las exigencias del mercado.

Entorno Ambiental: Cada día adquiere mayor importancia el tema del cuidado, respeto y la responsabilidad de las empresas con el medio ambiente. Para el sector industrial de Tecnoestructura la variable ambiental adquiere también importancia ya que al trabajar con materiales de construcción se está inmerso en la preocupación del reciclaje y la reutilización de sus materiales de construcción y demolición, trabajando conscientemente en pos de las dificultades medioambientales que están insertas las personas.

La empresa por lo tanto está consciente que el trabajar con materiales metálicos, no debe afectar el medio ambiente de contaminación, y para esto los materiales que no los utiliza los vende a una empresa encargada de reciclar metales, actuando responsablemente por el tema ambiental, disminuyendo así la contaminación de desechos industriales.

16 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Conclusión del análisis SEPTA El análisis del entorno nos permite tener una visión más amplia para identificar el atractivo de la industria en donde se encuentra inserta la empresa. Las variables analizadas nos permiten tener una visión de cómo se comportara el sector de la construcción y como la empresa deberá hacer frente a las diversas exigencias que se presenten en el mercado, como también deberá hacer frente a las conductas que presenten sus principales competidores. Vemos que dentro del análisis económico, la empresa se encuentra afecta a las variaciones presentes globalmente, dado principalmente por la crisis Subprime, en donde el sector de la construcción se ve grandemente afectado, ya que es un sector sensible que afecta los índices de demandas en las viviendas.

Es por esto que la empresa debe estar en constante búsqueda de cómo poder seguir en la industria participando competitivamente, logrando sobrepasar las adversidades que se puedan ir generando, que provoquen inestabilidad en el sector.

Vemos que para la empresa es de gran importancia incorporar tecnologías de información, ya que como sabemos crea valor a la empresa a través de una gestión integrada de su cadena de valor. La empresa debe superar la visión que hasta el momento limitada presenta de incorporar nuevas tecnologías de información, en donde quizás la empresa ve que implementar un nuevo sistema de información le permitirá reducir parte de sus costos en un corto plazo, pero no toma un serio peso de la real valor que le puede generar a futuro. También podemos agregar y resaltar la importancia que tiene la información y su mejora tecnológica tomándola como un elemento clave para la obtención de ventajas competitivas sostenibles a través de la coordinación de las actividades de presupuesto y sistema de contabilización.

La incorporación de nuevas tecnologías al área de la construcción le permite a la empresa mejorar sus procesos de producción, también debe estar al día en los nuevos avances tecnológicos de los materiales de construcción que utiliza la empresa, estando al tanto de los requerimientos que se presenten en el mercado y de cómo también la competencia está reaccionando a éstas exigencias.

17 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

La importancia de generar ventajas competitivas utilizando de buena forma la tecnología de información le permite a la organización aumentar la eficiencia en sus procesos administrativos, mejorando la capacidad que tenga la empresa para hacer frente a sus problemas, ya que utilizando un proceso de información tecnológico le permitirá mejorar su capacidad para resolver sus problemas, como también obtener soluciones más rápidamente.

Así también la empresa estará más preparada para el futuro, ya que incorporar nuevas tecnologías le permitirá marcar un antes y después en la organización, en el futuro tendrá una base de información rica, que podrá utilizar para tomar nuevas decisiones estratégicas a favor de la empresa, mejorando su forma de hacer negocio.

18 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

ANALISIS FODA Factor Clave de éxito

Acceso a Clientes

Fortaleza

Relación directa y estrecha con clientes

Relación con los clientes

Clientes antiguos y conocidos

Procesos Internos

Procesos relativamente estándar

 Pocas áreas

Integración de información de las áreas

 Conocimiento de todos los procesos internos

Oportunidad

Acceso a gran cantidad de clientes potenciales

Responder a nuevos requerimientos y necesidades de los clientes

 Reducción de costos  Eficiencia

 Aprovechamiento de la sinergia  Acceso a información en tiempo real  Mejorar e integrar los procesos de negocios

Debilidad  Baja utilización de correos masivos  Escasa presencia en internet

 Capacitaciones masivas

Pocos servicios y transacciones en línea

Deficiencia en los procesos actuales (falta de automatización)

 Base de datos con gran cantidad de errores  Incompatibilidad entre áreas

Control de gestión

Visualización más clara y oportuna de desviaciones

 Procesos simples

Acceso al sistema financiero

Productividad

Operaciones y procesos simples

Pérdida en la participación de mercado

Internet Teléfono

 Imposibilidad de obtener nuevos clientes

Pérdida de competividad

CRM

Facturas electrónicas Excel avanzado

 Fugas de información

Red interna (LAN)

 Duplicidad

EIS

 Personal Obsoleto Cultura no acorde con los nuevos métodos

 Aumentar la productividad

 Número reducido de personal

TI

 Pérdida de clientes antiguos

 Reducir los costos de capacitación

Capacitación de personal

Amenaza

 Desconocimiento de beneficios de control de gestión  Administración de baja capacidad

Mejorar acceso al sistema financiero

Información de baja calidad

Aumentar la productividad

No existen mediciones de productividad

 Bajo capital humano

 Baja consecución de metas  Mayores márgenes de ineficiencias  Imposibilidad para conseguir créditos  Tasas de interés elevadas Competidores más productivos

E-learning

Sistema de control de gestión

Sistema contable

Sistema de producción

19 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Problemáticas a las que se enfrenta Tecnoestructura A continuación se analizarán a grandes rasgos los problemas centrales de la empresa, de las cuales se le buscara solución a problemas administrativos, los cuales serán detallados y analizados con mayor profundidad.

Se pudieron observar problemas tales como: 

Problemas Financieros

Necesidad de recursos para financiar las inversiones, mejoras y renovaciones, pero al ser un microempresa se ve enfrentada a dificultades para acceder a los recursos, por falta de información, por los riesgos asociados, o por poca accesibilidad al mercado financiero. Generalmente los créditos a los que pueden acceder son sólo de corto plazo se justifica por la naturaleza misma de los negocios que éstas emprenden, el costo de estos créditos es más alto por la mala calidad de información que generan las microempresas, es decir, son más riesgosas, y esto se deriva en el cobro de mayores primas por riesgo. 

Problemas Operacionales o

Publicidad: no es posible generar campañas de alto costo.

o

Mercado objetivo limitado: debido a las características propias de estas empresas no abarcan mercados más allá de la región donde se encuentran establecidos.



o

Tamaño: Dificultad para alcanzar economías de escala y economías de ámbito.

o

Limitaciones para competir en licitaciones de gran tamaño.

Problemas de Administración

Falta de información para la toma decisiones, pérdida de clientes, inversiones innecesarias, baja productividad, etc. La innovación se ve restringida por aspectos presupuestarios y por limitaciones al acceso de fuentes de información, imposibilitando el desarrollo de tecnología y la adopción de nuevos métodos de producción y de manejo de información.

20 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Tecnoestructura es una microempresa, que tiene sus procesos administrativos poco o nulamente automatizados, no utiliza los recursos disponibles, intentaremos solucionar dos problemas siguientes:  Primero referente al Presupuesto, el cual es rudimentariamente realizado en Excel. Como lo muestra la siguiente imagen

La realización del presupuesto es del siguiente modo:

1. Ingresa la solicitud de presupuesto, la cual puede ser vía telefónica o por correo electrónico. 2. Se cotiza materiales y demás necesarios para la obra.

21 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

3. Se ingresan los datos a la hoja de Excel 4. Se realizan los cálculos, sin la utilización de un formulas muy avanzadas, si no que se crean las necesarias en el momento. 5. Se envía el presupuesto de forma impresa o vía correo.

Desventajas del Sistema  No existe automatización, por lo que el tiempo en realizar el presupuesto es de alrededor de 1 hora ( esto se refiere al ingreso de los datos a la hoja de Excel, y el cálculo)  Baja seguridad, ya que el envió es en una hoja de Excel la cual puede ser modificada.  Inadecuada presentación (imagen) del presupuesto.

Diagrama de Flujo

Solicitud de Presupuesto

Cotización de materiales

Ingreso de datos a la factura

Cálculos

Envío de presupuesto

22 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura



Segundo, el Sistema de Facturación física (básicamente manual), para lo cual incorporaremos alguna tecnología.

Tecnoestructura RUT N° 11.753.743-9

Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana 5390760

Nº de Factura:

Nombre: C.I.F. Nº: Dirección:

Fecha:

Ciudad:

OBRA:

Cantidad

Descripción

TOTAL

BASE IMPONIBLE IVA 19%

-

TOTAL

-

23 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Proceso de facturación

Luego de aceptado el presupuesto y tomados los acuerdos necesarios, se ejecuta la obra el proceso de facturación es el siguiente

1. Obtención de Facturas impresas. Debidamente timbradas por el servicio de impuestos internos 2. Obtención de datos del cliente. 3. Rellenado de las facturas manualmente. 4. Entrega de factura.

Desventajas 

Los costos de facturación manual son más elevados que la facturación electrónica.



Además hay que considerar de igual forma que con la facturación manual no registran los datos esenciales de la factura como la obra, el monto facturado, el cliente, etc. Datos que podrían ser muy útiles para futuros servicios.



Se corre el riesgo de perder alguna factura o de que el tiempo las deteriore.

Obtención de facturas

Obtención de datos de cliente

Completar facturas

Entrega de factura

24 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Desarrollo Marco teórico Integración de Tecnología a la empresa Con los avances tecnológicos existentes hoy en día es necesario que las organizaciones se encuentren integrando tecnologías de forma continua para ser cada vez más competitivas. Existe una amplia gama de procesos que permiten un “valor agregado” a la organización, mejorando su situación actual y que pueden ser percibidos por el entorno; por sus clientes y proveedores, como mejoras en la eficiencia de los procesos, lo que a su vez puede ver mejorado los niveles de ventas, maximizar la utilidad de la empresa y aumentar sus tasas de productividad general hacia niveles óptimos, etc.

Específicamente, los recursos y las opciones no son muchas cuando dentro de nuestra economía nos referimos a las conocidas Pequeñas y Medianas Empresas, denominadas más comúnmente como PYMEs. En este tipo de organizaciones es común encontrar que el manejo de la información no es el más adecuado, pues cada área la procesa a nivel local, no existen bases de datos comunes, ni procedimientos automatizados para compartir éstos datos, por lo que la presencia de errores como duplicidad, inconsistencia omisiones, entre otros, es bastante habitual, y por lo tanto la probabilidad de tomar decisiones incorrectas es alta, produciendo retrasos en los procesos, aumento de costos, llegando incluso a la perdida de negocios rentables por el solo hecho de no tener un adecuado apoyo al momento de decidir.

Alternativas generales de TIC’s Para evitar estos problemas, encontramos que hoy en día existen una gran cantidad de alternativas que le permiten a la empresa en cuestión satisfacer sus necesidades en cuanto a lo que a Tecnologías de Información se refiere, como por ejemplo, a través de la utilización de un software específico para la empresa, cuyo diseño e implementación se realizan a la medida de los requerimientos de las empresas. También encontramos el uso de aplicaciones estándar para las PYMEs, los cuáles son softwares que están pre hecho por empresas especializadas en el tema, así

25 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

como la implementación de Internet

y sus derivados como solución tecnológica para las

empresas. En el primer caso, el software específico es realizado en base al conocimiento que tiene el empresario PYME de su propia empresa a través de la experiencia. Su conocimiento le permite tener una visión detallada de cómo debe funcionar la empresa, lo que le permite tener una visión más clara de cuáles son los procesos que pueden automatizase mediante el uso de Tecnologías de Información y Comunicación para así mejorar la eficiencia de los procedimientos que realiza la empresa. Esto también le proporcionará la seguridad al empresario PYME de que la solución a sus problemas con el uso de TICs se resolverán siguiendo, respetando y adaptándose a la forma como él quiere que se realicen las funciones, y como quiere que se obtenga la información para el control y la gestión. Es importante hacer notar que el uso de esta alternativa se consideraría siempre que la posibilidad de adquirir un software estándar en el mercado implicará un desembolso mucho mayor que hacer el software a la medida para la empresa.

La segunda alternativa puede justificarse por dos razones: Las empresas de mayor tamaño, especialmente las clasificadas como medianas y grandes, se encuentran en la madurez de su ciclo de vida, consolidándose en los mercados, por lo que la eficiencia y automatización de la producción ya ha sido una variable considerada y solucionada. La problemática pasa ahora por la necesidad de integrar sus departamentos, mejorar la gestión y control de la información, organizar los procesos internos como consecuencia del crecimiento en las ventas o mayor participación de mercado, repercutiendo con ello, en un mayor movimiento en los diversos departamentos. Este tipo de problemáticas son comunes para este tipo de empresas que se encuentran en situaciones similares, por lo que cada una de ella son consideradas por las empresas desarrolladoras de software, las cuáles ofrecen soluciones inmediatas y con posibilidades de adaptación, lo que permite obtener las mejoras necesarias para lograr la eficiencia y mejorar el control y la gestión de la información.

En cuanto a la alternativa de implementar la Internet como solución tecnológica, esta responde en su gran mayoría a una necesidad comunicacional e informativa, con un claro objetivo comercial, lo que permite que la Internet sea el nexo entre la empresa y sus Clientes/Proveedores. Además de

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ello, Internet es muy importante para comunicar la información entre las sucursales y la casa matriz de una empresa usando para ello, por ejemplo, el correo electrónico, que permite una comunicación rápida e instantánea lo que sirve para obtener respuestas rápidas y en los momentos necesarios. Además tiene la ventaja de que en él se puede enviar gran cantidad de información desde un punto a otro.

Si bien habitualmente el empresario PYME ve a estas alternativas recién mencionadas como la solución a sus problemas, muchas veces desconoce la necesidad, exigencia e importancia de que estas requieren de un hardware idóneo, compatible y capaz de soportarlas, como además, de la necesidad de implementar sistemas de redes, principalmente si su objetivo es centralizar o integrar la información. Como podemos ver, estas tres alternativas descritas necesitan primero que todo que la empresa se encuentre dispuesta a realizar inversiones en los siguientes recursos que hemos definido como básicos para el desarrollo de tecnologías de información al interior de la misma: 

Presencia de PC



Conexión a Internet



Conocer el manejo y saber utilizar recursos disponibles para el desarrollo de actividades comerciales y administrativas.

Estos recursos son la base para que las Tecnologías de Información en la empresa sean un gran aporte en las diferentes labores administrativas que realiza la empresa, permitiéndole automatizar cada una de las tareas que realiza, optimizando la utilización de los distintos recursos disponibles, realizar sus principales operaciones en forma rápida y eficaz, mediante la utilización del correo electrónico, banca electrónica, relaciones con los proveedores, programación de los procesos productivos, controles administrativos a través del computador y haciendo uso de la interconectividad, etc.

27 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Integración de Tecnología especifica en Tecnoestructura Como hemos revisado con anterioridad, Tecnoestructura es una microempresa, que tiene sus procesos administrativos muy poco automatizados, desaprovechando los recursos y potenciales disponibles. Es por esto que a continuación son presentados los sistemas que sin duda significarían mejoras al interior de esta organización, cuyas soluciones están dadas por los problemas descritos anteriormente.

1.

Confección del Presupuesto.

Actualmente el presupuesto es realizado rudimentariamente en el programa Excel de Microsoft Office, es decir, este es confeccionado por una persona que ingresa de forma manual todos y cada uno de los datos.

¿Qué es Excel? Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de cálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea de los productos de PC-DOS.

Descripción del Programa Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que calculan valores basados en referencias a otros números del libro. La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.

28 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Ventajas y características principales 

Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las comisiones, los pagos, etc.



Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos - en Excel son muy precisos.



Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los técnicos llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula las soluciones es asombrosa.



Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...



Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos



Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.



Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.



Puede en Excel sumar filas y columnas.



Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.



La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta



En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si

necesitaremos una fila o una columna. 

Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

29 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

La idea en general consiste en automatizar este presupuesto enlazándolo a bases de datos de los clientes de donde se puedan obtener los datos repetitivos, además agregarle opciones de formulario que permitan una mejor utilización de este

2. Facturación. El Sistema de Facturación actual de Tecnoestructura es básicamente manual, por lo que la incorporación de la tecnología adecuada permitirá a la empresa mejorar sustancialmente este proceso administrativo. La idea entonces, es que la empresa incorpore un sistema de Facturación Electrónica, a fin de que pueda posicionarse en nuestro país en la liga de las organizaciones más competitivas en materia digital.

Este proyecto implica la realización acciones como investigar de que se trata el sistema, cuales son las ventajas y desventajas de este, que regulaciones exige el Estado e instituciones a fines, cuales son las opciones que ofrece el mercado, programas de incentivo existentes del gobierno y privados, etc.

Comenzaremos por responder a la primera de estas inquietudes acerca de que se trata este sistema.

La Factura Electrónica Hoy en día sabemos que la Factura es uno de los documentos tributarios más comunes en el mercado, y es de gran importancia para el Servicio de Impuestos Internos (SII) ya que cada transacción afecta a impuesto, realizada entre dos agentes, debe ser respaldada por una factura o un documento de similares características, por lo tanto, el proceso de facturación, principalmente en aquellas empresas con alto número de transacciones, es un proceso que implica costos financieros y operativos considerables. El ahorro de estos costos es la principal razón del porque el SII y el gobierno han impulsado el proyecto de la Factura Electrónica.

Por tanto La Factura Electrónica es sin duda una de las TICs avanzadas más importantes del momento, esto principalmente porque significará una fuerte contribución al desarrollo económico de Chile, además de ser considerada como un proyecto clave dentro de la Agenda Pro

30 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Crecimiento, y el más importante del Gobierno Electrónico en lo referente a la Agenda Digital. Este proyecto apunta principalmente al ahorro de estos costos financieros y operativos asociados al proceso de facturación, los que podrán destinarse a procesos productivos. Según estima la Cámara de Comercio de Santiago, estos ahorros podrían alcanzar los US$ 300 millones, lo que representa un 0.5% del PIB y un tercio de la inversión anual en Tecnologías de Información. Todo esto sin contar los gastos de preimpresión en papel especial, autorización y timbraje ante el SII, emisión de 3 copias, ensobrado, despacho, registro, seguimiento al pago, almacenamiento físico, etc.

En una primera etapa se espera que las principales ventajas del nuevo sistema estén asociadas directamente con los costos de la facturación, pero también podría dar comienzo a la creación de nuevos negocios y a la modernización de los procesos administrativos, logísticos y de negocio de la empresa. Específicamente la Factura Electrónica es la representación informática de un Documento Tributario Electrónico (DTE) y que reemplaza al documento físico, pero con idéntico valor legal. Es la respuesta a la convicción de un gran ahorro de costos producto de la automatización del proceso de facturación, además de mejoras en el proceso de negocio del contribuyente y facilitar el desarrollo del comercio electrónico.

La factura electrónicas uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales. Después de su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy comprometido en masificar el uso de la factura electrónica, recordemos que esta una de las principales iniciativas propuestas en la Agenda Digital.

La tecnología de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que contienen. La promulgación de la ley de firma digital permite que la factura, así como otros actos y contratos firmados por este mecanismo, sean legalmente válidos y tengan el mismo efecto que los celebrados por escrito. La promulgación de esta ley está enmarcada dentro de la estrategia del Gobierno de posicionar al país en la vanguardia de la nueva economía.

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En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, los contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza a operar con documentos tributarios electrónicos.

Análisis de Costos de las Facturas

La importancia para nuestra empresa en análisis y también para las grandes empresas, viene dada por el ahorro que significa la implementación de este sistema, el cual se hace más evidente en empresas con un alto volumen de facturación, el cual se estima, por la Cámara de Comercio de Santiago en un tercio del valor actual por documento, sin contar los ahorros obtenidos por una mejor administración de la información y el aumento de la seguridad.

Como podemos ver, a continuación presentamos dos cuadros que nos permitirán comparar la incidencia en los costos que significa pasar de la utilización de facturas físicas a facturas electrónicas, en base a la información recabada desde la Cámara de Comercio de Santiago.

Cuadro N˚1: Costo de facturación por contribuyente por Factura Física

N° FACTURAS EMITIDAS

8

100

500

1.000

10.000

296.000

Costo Impresión DT Costo Timbraje Procesamiento Despacho Físico Almacenamiento Físico Perdida de Papeles Valorados COSTO TOTAL

90480 866 197107 300672 160080 1428 750633

24570 419 44064 85050 45713 1428 201784

9555 195 14868 34020 16814 1428 76880

5897 80 8604 22861 10584 1428 49454

914 24 1256 4269 1651 8566 8970

46 2 78 383 86 57 652

32 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Cuadro N˚2: Costo de facturación por contribuyente por Factura Electrónica

N° FACTURAS EMITIDAS

8

100

500

1.000

10.000

296.000

Costo Impresión DTE Procesamiento Despacho Físico Conexión a Internet Almacenamiento electrónico COSTO TOTAL

50112 147830 211584 691 24469 434686

13860 33453 53865 636 9044 110858

5250 11151 19950 608 3938 40897

3266 6453 11491 508 2552 24270

510 942 2003 70 395 3920

26 65 135 16 24 265

Finalmente, en base a la información recogida por ambos cuadros podemos ver que según el número de facturas emitidas efectivamente si existe una diferencia sustancial para la empresa, lo cual se traduce en un ahorro de los costos si utiliza el sistema de Facturación Electrónica, que se incrementa cuando aumenta el número de facturas emitidas.

En el siguiente cuadro podemos ver la diferencia relativa que existe entre los costos totales que significa la utilización de cada sistema.

Cuadro N˚3: Comparación de Costos entre Sistemas de Facturación

N° FACTURAS EMITIDAS

8

Costo Total F. Física

100

1.000

10.000

296.000

750633 201784 76880

49454

8970

652

Costo Total F. Electrónica

434686 110858 40897

24270

3920

265

AHORRO DE COSTOS

42.1%

50.9%

56.3%

59.3%

45.1%

500

46.8%

33 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Implementación del Sistema de Facturación Electrónica Por otro lado, debemos definir como se relaciona la implementación de este sistema con la plataforma pública, determinando los requerimientos específicos de la ley, es decir, de acuerdo al volumen de transacciones manejadas, tanto de emisión como de recepción de este tipo de documentación digital, con el propósito de hacer más fácil para la empresa todo el proceso, según lo establecido por el SII, quienes son los responsables de brindar dicha plataforma, ofreciendo un espacio para que la empresa contribuyentes puedan en forma gratuita facturar y recibir directamente la documentación de terceros en su sitio web institucional. Para llevar a cabo esto, encontramos que el primer desafío planteado en este sentido apunta a establecer un sistema con acceso de calidad a la red, para lo cual la empresa debe invertir en tecnología, específicamente equipo físico (computadores) y acceso a internet y en segundo lugar es necesaria la formación del capital humano, instruido para el manejo de la tecnología digital.

Una vez implementado el sistema de facturación electrónica, y que la empresa cuente con los certificados digitales y la autorización del SII, el empresario está capacitado para solicitar los folios autorizados por el SII para emitir sus facturas electrónicamente. Por lo tanto, previo a la generación de un documento tributario electrónico es preciso que la empresa obtenga, desde el sitio Web del SII, un rango de folios autorizados para los documentos que generará en forma electrónica. El SII adjuntará a cada rango autorizado un “código de autorización” asociado a ese rango de folios, que será utilizado para la obtención del timbre electrónico que aparecerá en el documento como un código de barras 2D.

Al generarse el documento debe ser firmado por la persona autorizada en la empresa ante el SII para hacerlo, luego se le debe enviar una copia electrónica del documento al receptor y se enviará automáticamente otra copia al SII, por lo que en caso de duda el receptor podrá verificar directamente en www.sii.cl su autenticidad.

Si el receptor no cuenta con el sistema de recepción de facturas electrónicas, o se despachan mercaderías de un lugar a otro, se debe utilizar una copia impresa en papel corriente, la cual, el receptor estará obligada a almacenar.

34 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Mensualmente la empresa deberá enviar información de los libros de compra y de venta, de acuerdo al formato establecido por el SII. Esta información de los libros de compra y venta deberá incluir la totalidad de los documentos emitidos y recibidos, tanto electrónicos como manuales.

Toda corrección de una factura válidamente emitida debe ser realizada vía Notas de Crédito o de Débito electrónicas.

Es importante señalar que existen opciones de carácter público para llevar a cabo esta tarea, como son los programas enfocados al ámbito de la capacitación, donde en los últimos años los montos y coberturas de la franquicia tributaria SENCE para capacitación digital han aumentado significativamente, así como capacitaciones en TIC’s vía FONCAP y ChileCalifica.

La importancia radica en otorgar al personal herramientas necesarias para desarrollarse en la empresa respecto estas nuevas tecnologías, consiguiendo de este modo aumentar la rentabilidad de las inversiones realizadas por la empresa en este sentido.

Legislación Electrónica Respecto al uso de este recurso, este se encuentra amparado bajo el marco jurídico de la Ley de Documento y Firma Electrónica, y también por las anteriormente promulgadas Ley de Delitos Informáticos y la Ley de Protección de la Vida Privada, que difunden el uso confiable de plataformas electrónicas e incentivan su uso y masificación entre las organizaciones. Respecto a las Pymes, tiene un impacto directo sobre el Título ejecutivo de la Factura Electrónica

Cabe destacar que si la empresa Tecnoestructura comienza a utilizar este sistema de facturación electrónica podrá acceder al sistema de Factoring Electrónico (e-factoring), que le permitirá a su vez aumentar su competitividad, al ser una nueva opción de financiamiento para éstas.

Softwares tecnológicos Respecto al desarrollo de este sistema, la implementación dependerá de la adquisición de un software en especial. Actualmente existen muchos tipos de aplicaciones disponibles en el mercado, cada una con características distintas.

35 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Generalmente para estos softwares, la licencia es cancelada sólo una vez y no se incurren en costos adicionales para desarrollar la aplicación del sistema en la empresa. La principal desventaja es que se debe escoger una aplicación que se adecué a las características de la empresa, principalmente a su proceso de facturación; además del hecho de que se estará ligado al soporte que entregue el creador, por lo tanto también es importante estudiar la confiabilidad que este ofrezca.

Los siguientes son ejemplos de algunas de esas aplicaciones que están disponibles para pequeñas empresas como es el caso de Tecnoestructura. 

“Factures” creado por E-CertChile, es un software de administración de DTEs, desarrollado sobre tecnología Microsoft. Su costo oscila entre las UF 100 y las UF 700.



Transtecnia S.A. ofrece un software llamado “E-Safe” el que puede recibir y enviar facturas electrónicas, controlar los libros de Compras y Ventas y cuenta con aplicaciones que realizan la contabilidad inmediata. El costo del software, que incluye una garantía de adecuación a cambios tributarios, es de $40.000 mensual, más $295.000 por los servicios de instalación.



C&C NET Ltda. creó Extensible Cash, esta solución automatiza la operación de las empresas, mediante un mecanismo de generación automático de DTEs, dando la oportunidad de incorporar funcionalidades para la integración en línea con otras empresas o medios de pago electrónico, entre otras.



DTE Plus fue creada por Azurian. Es una herramienta multiplataforma, lo que le permite adaptarse a cualquier arquitectura; acepta altos volúmenes de documentos electrónicos sólo incrementado su hardware, y está integrada por componentes que pueden ser reutilizados para actividades críticas. Una alternativa adicional es la posibilidad de que la empresa desarrolle su propio

software. Pero para este caso queda desestimado puesto que al interior de la empresa no existe capital humano capaz de desarrollar una herramienta de esta tecnología.

36 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Por otro lado, existe la posibilidad de que la empresa presente sus inquietudes a alguna empresa dedicada a desarrollar este tipo de programas, permitiendo crear y utilizar un programa de Facturación Electrónica según las necesidades específicas de la empresa. La desventaja es el desconocimiento y falta de información respecto de los costos que este proceso involucra.

De igual manera existe la posibilidad de que la empresa externalice el proceso de facturación (Outsourcing), actualmente las soluciones que se ofrecen son a través de planes adecuados para la empresa, en términos de números de documentos que emita y reciba. Generalmente el soporte del sistema es un portal en Internet, y los precios dependen del número de documentos emitidos.

Un ejemplo es el caso de E-CertChile, con su producto “Facture Service”, cuyo costo promedio por DTE enviado y recibido es de $50. También encontramos a Telefónica CTC Chile, a través de un portal especialmente diseñado para las PYMEs ofrece este servicio de outsoursing; los planes, van desde las UF 0,25 ($4.230 aproximadamente), incluyendo el certificado digital.

La principal ventaja de esta alternativa es que el outsourcing implica un medio de economía significativo, donde cifras empresariales demuestran ahorros de hasta un 50% en inversión tecnológica, pero con esta alternativa, al igual que con la adquisición de un software de aplicación, es muy importante el respaldo y soporte técnico posterior ofrecido por el proveedor, ante requerimientos de modificación o de actualización de la solución, además de la seguridad que ofrezca en términos de continuidad del servicio y de confidencialidad de la información de la empresa. Como mencionamos con anterioridad, es pertinente establecer cuáles son las opciones que el gobierno de nuestro país ofrece. En este sentido encontramos que la Cámara de Comercio de Santiago ofrece financiamiento a través del cofinanciamiento de proyectos en las siguientes áreas: 

Comercialización y Ventas



Operación y Logística



Finanzas y Contabilidad



Gestión de Calidad – ISO 9000

37 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Este cofinanciamiento es posible utilizarlo para financiar proyectos asociados al nuevo sistema de facturación electrónico. Por último el SII también pondrá a disposición de las PYMEs una aplicación básica y gratuita, similar al proceso de declaración de renta, ingresando al sitio Web del SII (www.sii.cl).

Análisis de Ventajas y Desventajas del Sistema Sin duda la implementación de este nuevo sistema traerá muchos y muy variados beneficios que provienen principalmente del aumento en eficiencia que se logra producto de disminuciones de costos y mayor rapidez de procesamiento de información. Estos son algunos de los principales beneficios de la E-factura: 

La simplificación y agilización de los procesos de facturación y pago a través de una gestión informatizada de los documentos. A mayor proporción de facturas emitidas electrónicamente, se obtiene mayor simplicidad de procesamiento. El archivo que contiene las facturas enviadas puede ser visto rápidamente, impreso cuando sea necesario y usado como plantillas para nuevos documentos. Además se mejoran los tiempos de búsqueda de los documentos.



Se producen ahorros en costos operacionales (papel, impresión y timbraje de la factura, despacho y envío de las mismas; además de su almacenamiento). Bajo el nuevo sistema se pueden evitar muchos gastos innecesarios, en los cuales hoy una empresa debe incurrir, tales como los relacionados con la impresión no en papel corriente y sino en papel prefoliado, el envío de los documentos, ya que es posible la facturación a distancia, o facturación remota, debido a que bastará con un mail para hacer llegar el documento al cliente que se encuentra a miles de kilómetros de distancia. Además se podrán percibir ahorros en tiempo de manejo de los documentos electrónicos.



El nuevo sistema mejora la comunicación entre clientes, proveedores y SII. Esto le permite a la empresa enriquecer el servicio al cliente y originarles ahorros de costos relevantes, relacionados con el manejo de los documentos y confiabilidad de estos. Además se produce un enriquecimiento de la imagen de la empresa, ya que el procesar las facturas y enviarlas electrónicamente otorga una imagen moderna. Con respecto a la relación que se establecerá con el SII, ocurrirán dos cosas, la primera de ellas es que se simplificará la

38 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

declaración y pago de impuestos, y la segunda, es que aumentará el nivel de fiscalización, al respaldar digitalmente todas las acciones de los contribuyentes. 

Se reducen los errores en el proceso de facturación, principalmente los asociados a la digitación, porque el lenguaje estándar de las facturas electrónicas incorpora la capacidad de utilizar información contenida en otras para generar una nueva, esto se denomina “función de upload” que permite que las empresas usen este medio para modificar y/o preaprobar facturas emitidas, haciendo innecesaria la digitación repetitiva.



Se reduce el riesgos de fraude por la indebida utilización de los documentos, ya que se les pueden verificar, a través de la pagina Web del SII, las 24 hrs. del día. Además de aumentar la confidencialidad de los documentos durante todo el proceso, evitando robos y la falsificación.



La FE, al enviar automáticamente una copia al SII al momento de generar el documento, evitará la evasión tributaria, concepto por el cual el Estado espera recibir alrededor de US$ 800.



Además de que se mejora el resguardo de la información, principalmente por el hecho de que los DTEs, al ser un medio digital, pueden ser fácilmente guardados en un disquete, CD, memoria de un computador o cualquier otra forma de almacenamiento digital.



Debido a que con el nuevo sistema ya no será necesario mantener físicamente una copia de la factura por lo menos durante 6 años, sino sólo mantener el registro electrónico de estos, se producirá una liberación de espacio físico de almacenamiento.



Se eliminan los trámites físicos con el SII, como timbraje, ahora, trámites como este se realizarán (por la persona autorizada) a través de Internet desde cualquier lugar.



El sistema permite anticipar registros de documentos de compra.



Estos DTEs evitan pérdidas del IVA crédito fiscal por documentos recibidos y extraviados, además se debe evita multas por eventuales pérdidas de documentos timbrados sin emitir.

39 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Como podemos ver, la factura electrónica traerá consigo múltiples ventajas para la empresa, los clientes y el SII, pero como todo, también traerá costos. Los costos más relevantes están relacionados con: 

En Procesamiento: se requerirá de la generación o adquisición del Sistema de Generación de Documentos Tributarios Electrónicos (software) y actualización o adquisición de un Sistema Contable para poder operar el sistema.



En Redes: Para asegurar el correcto funcionamiento y la continuidad del servicio será necesario tener una conexión estable y de buena calidad a Internet, Certificados Digitales, Adquisición o actualización de red interna, si es necesario.



En Almacenamiento Físico: A pesar de que físicamente es más fácil guardar un documento digital, este también requiere de ciertos cuidados y cierta capacidad de la infraestructura computacional, además, de una buena administración de datos, esto hará necesario que se pague por este servicio a un externo (outsourcing) o bien la empresa decida invertir en su propio medio de almacenamiento.



En implementación: será necesario la adecuación de los actuales sistemas de facturación, inclusive es posible que se deban modificar los procedimientos a seguir por cada área involucrada. Además se debe tener en cuenta los costos, monetarios y en tiempo, asociados a la adquisición del software o servicio, o al desarrollo del mismo.



En Aceptación: Si bien el nuevo sistema producirá grandes beneficios, es lógico pensar que en un principio exista dificultad en la aceptación de los documentos impresos sin el timbre de cuño del SII, principalmente más por una costumbre asociada, que por un desconocimiento de su validez.

40 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

PLANIFICACION DE TAREAS

Con el fin de llevar a cabo de manera organizada la investigación y realización de la propuesta de valor a la empresa, hemos desarrollado la planificación de tareas a través de un cuadro de actividades, con sus respectivas fechas y personas responsables.

Además más adelante presentamos la planificación de tareas a través la representación de estas actividades en un diagrama a modo de Carta Gantt y un Diagrama de Recursos durante los meses de Noviembre y Diciembre 2008.

Cuadro de Actividades

TAREA

INICIO

TERMINO

RESPONSABLE

Recopilar información

24-11-2008

26-11-2008

Aurora Becerra

Entrevista Dueño

26-11-2008

27-11-2008

Claudia Hernández

Análisis de información

27-11-2008

28-11-2008

Flor Aguirre

Búsqueda de tecnologías

28-11-2008

29-11-2008

Claudia Hernández

Elaboración de la propuesta

01-12-2008

04-12-2008

Aurora Becerra

Presentar Propuesta a la empresa

04-12-2008

05-12-2008

Flor Aguirre

Resolver dudas y afinar detalles

05-12-2008

06-12-2008

Flor Aguirre

Compra de los implementos Necesarios

08-12-2008

11-12-2008

Aurora Becerra Flor Claudia Hernández Flor Aguirre

Instalación de los instrumentos

11-12-2008

13-12-2008

Flor Aguirre

Capacitación

15-12-2008

20-12-2008

Aurora Becerra Claudia Hernández

Control ( Retroalimentación)

15-12-2008

26-12-2008

Flor Aguirre

41 Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura

Carta Gantt

Diagrama de Recursos