FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

INFORME DE AUDITORIA I. OBJETIVOS: Reforzar y complementar los conocimientos de los participantes en los aspectos fundamentales de la auditoria, y en la elaboración del informe de auditoria, basado en el análisis de los resultados de las auditorias realizadas, aplicando sus competencias y conocimientos adquiridos durante el desarrollo del curso, utilizando métodos, principios, normas, y técnicas de redacción de informes de auditoria.. Incentivar al participante a presentar informes de alta calidad y competitividad a las empresas auditadas para la toma de decisiones. II. METODOLOGÍA: Se difundirá el presente material de enseñanza, para conocimiento y estudios de los participantes, procediendo el docente a exponer el tema de manera magistral por medio de pantallas power point. Se propiciará la intervención de los participantes, y se analizaran casos prácticos de elaboración de informes de auditoria.

III. EVALUACIÓN: La evaluación será de manera permanente y continua, a través de intervenciones orales, sustentación de trabajos individuales y grupales, contando con la elaboración de dos pruebas escritas, las que permitirán evaluar las habilidades adquiridas por los participantes.

IV. DESARROLLO TEMÁTICO: DEFINICION:

Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre Observaciones, Conclusiones de hechos significativos, así como Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. CLASES:
INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA (Estructura) - Revisión de eventos subsecuentes

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- Obtención de carta de representación - Dictamen sobre los estados financieros - Inf. sobre Est. Control Interno - Recomendaciones sobre el control interno financiero de la Emp.
INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Estructura) - Elaboración del borrador del Informe y Sup. - Remisión del borrador a la Emp. Auditada - Evaluación de comentarios de la Emp. Auditada - Revisión del comité de control de calidad - Aprobación del informe y remisión a la Emp. Auditada. - SS.MM:CC.

Importancia

El Informe de Auditoría, reviste gran Importancia, porque suministra a la administración de la empresa, información sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. El Informe a través de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como están operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparación, se pierde la oportunidad de hacer conocer a la empresa lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su administración, a pesar de que se haya emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar falto de sustentación y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar información útil para promover la toma de decisiones. Lamentablemente esto no se logrará si el informe revela pobreza de expresión y no se aportan comentarios constructivos.

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V. CARACTERISTICAS Redacción Del Informe

La Redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada; evitando párrafos largos y complicados, así como expresiones grandilocuentes y confusas. La Redacción del Informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan de él, en este sentido el Informe debe: Despertar o motivar interés.

o o

Convencer mediante información sencilla, veraz y objetiva. Claridad y simplicidad

La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito o pensó escribir. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de este modo que, se torne inútil y pierda su utilidad. En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente, el Auditor: o o o o

Evitará el uso de un lenguaje técnico, florido o vago. Evitará ser muy breve. Evitará incluir mucho detalle. Utilizará palabras simples, familiares al lector, es decir, escribirá en el idioma que el lector entiende.

Exactitud

La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión respecto a la Exactitud, es presentar información digna de creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si esto último ocurriera, el Informe perdería su validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional. Concisión

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El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias así lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes. El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe. Es oportuno considerar que, por lo general el informe debe ser conciso como los que se presentan al Directorio y más detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores. Los informes deben ser breves por lo siguiente: o o o o

Su preparación es menos costosa. Los informes largos pueden ser algo complicados y difíciles de analizar, además por lo general no tienen una organización uniforme. La verborrea generalmente da énfasis a detalles sin mayor trascendencia. Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresión sobre su falta de operatividad.

Oportunidad

Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la administración de la empresa pueda tomar acción inmediata; aún cuando la auditoría no haya sido concluida, debe informarse a tiempo para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales. Utilidad

El Informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó, es decir, si el contrato fue examinar el área de ventas, pues debemos informar sobre esa área, de tal manera que la empresa conozca la situación, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompañada de su correspondiente recomendación. Además es bueno considerar que, un informe será útil sí: Reúne los otros requisitos señalados para su redacción como: claridad y AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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simplicidad, exactitud, concisión, oportunidad, tono constructivo, sustentación adecuada e integridad. Cumple el siguiente principio: Sabiduría es saber que hacer; habilidad es saber como hacerlo, pero el mérito radica en persuadir a otra persona a que lo haga. Tono Constructivo

El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideración las virtudes de la cortesía y el respeto; además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe utilizarse jerga y, es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos. Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe; generalmente se escribe en tercera persona; y los títulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la empresa auditada. Sustentación adecuada

El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; así mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones. Integridad

Además de las características o requisitos ya indicados, el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, de otros especialistas; además debe contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con el fin de tener una información completa. ESTRUCTURA DEL INFORME No existe una Estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Administrativa, ya que es muy difícil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias

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de la actividad, operación o área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente. Definición del Contenido:

El contenido se define de la forma siguiente:

Síntesis

La Síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor indicando las observaciones más significativas e importantes del Informe. Se prepara principalmente para informar al lector del Informe, generalmente personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el contenido fundamental de éste para motivarlo a tomar las acciones correctivas. Introducción

Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos relativos a la empresa o entidad auditada. La Información introductoria que se presenta expone, sobre los Antecedentes, Objetivo, Alcance y Naturaleza de la Empresa a examinar.

Antecedente. En esta parte de la información introductoria, el auditor señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. La manifestación puede ser presentada según el caso, si obedece la realización del examen al cumplimiento del Plan de Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de Auditoría Interna de una empresa o entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede ser ejecutada por la misma Oficina de Auditoría Interna o por una Sociedad de Auditoría previo contrato en este último caso. Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de Trabajo de Campo o la Auditoría propiamente dicha.

Objetivo. Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada. Ejemplo: Si se practica la Auditoría Administrativa en el Área de Trámite Documentario y Archivo, los objetivos serán: Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.

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Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.

Alcance. Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa si se trata de determinar el alcance del área de trámite documentario y archivo, se especifican el alcance de la manera siguiente: Area auditada: La administración documentaria, depende de la Secretaría General. Aspectos A Examinar: Control Interno del Sistema Proceso de Recepción Proceso de Clasificación y Registro Proceso de Control y Seguimiento Proceso de Distribución Proceso de Información Proceso de Archivo Funcionarios Responsables Considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del órgano. Comisión Encargada Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría administrativa.

Naturaleza de la Empresa. Consiste en un breve resumen de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su organización, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y al personal con que cuenta. Observaciones Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tener que ver con el informe todas las observaciones deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría presentarán las observaciones que no tienen solución inmediata, las de menor importancia deben ser dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo para su solución inmediata. Durante el curso del examen, el auditor agotará todos los medios razonables a su alcance a fin de permitir las pruebas documentarias suficientes para absolver las Observaciones que el auditor encuentre. AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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No se expedirá ningún informe de Auditoría en forma final sin darle a los administradores la oportunidad de discutir las observaciones y presentar sus puntos de vista, excepto en caso de fraude o desfalco. Estas acciones evitarán que los informes de auditoría contengan Observaciones y Conclusiones que no estén debidamente sustentadas, o en todo caso, hubiese sido posible solucionarlas en el transcurso de la ejecución de la auditoría. Conclusiones Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor. Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta. Recomendaciones Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyudar a la eficiencia de la administración. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las Conclusiones. Anexos Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías administrativas cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones planteadas. ERRORES COMUNES EN LA REDACCION DEL INFORME La Redacción del Informe de Auditoría, requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso de la Auditoría; a veces el auditor hace un buen trabajo de campo pero no redacta el informe en la forma que debería hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad de análisis, síntesis y capacidad informativa o de redacción; estos factores o condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con el transcurso del tiempo, es decir a través de la experiencia. Redactar el Informe es difícil inclusive para el Auditor talentoso. Sobre el particular indicaremos algunos ejemplos de párrafos extractados de informes de auditoría en los cuales apreciaremos en primer término, el defecto y AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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enseguida nuestro comentario y/o recomendación sobre el caso en particular: (Las deficiencias están escritas en tipos de letras más negras) Creemos necesario insistir en que el área de abastecimiento no puede ser un órgano de la Gerencia Técnica sino más bien actuar a las órdenes del Gerente Administrativo. En lugar de "sino más bien actuar" debería indicarse, "sino, un órgano de la Gerencia Administrativa", ya que la frase en tipo de letra más negra no da la respuesta al órgano que debería ser. Cualquier modificación en las responsabilidades asignadas deberán ser comunicadas en todas las oficinas .... "deberán ser comunicadas" es plural, y no concuerda con "cualquier modificación" que está en singular. Máquinas cuyas estructuras, no ha sido determinadas. Debe escribirse "no han sido". El saldo correcto es S/. .......................... Es preferible indicar "nuestro saldo" es S/. .................., y omitir la palabra correcto; porque nadie es dueño de la verdad absoluta. Esta situación ocurre generalmente cuando el auditor detecta alguna diferencia en el saldo de una cuenta mostrada por el cliente. La empresa no ha conciliado la confirmación al 30.11.77. Falta claridad en la redacción, ya que puede inferirse que la empresa no ha efectuado la confirmación de saldos o que no ha efectuado la conciliación de los resultados de la confirmación. El cajero deberá modificar la modalidad de trabajo de su antecesor, cuya labor fue completamente nula,... La expresión en tipo de letra más negra es muy fuerte, a pesar de que sea cierta; además no es potestad del Cajero modificar la metodología de trabajo de su antecesor, sino del Jefe inmediato. Se ha reestructurado y replanteado el sistema de ... Debe invertirse el orden de los términos porque la secuencia de los hechos así lo indica. Durante el arqueo se encontraron 20 sobres de jornales de los obreros, pendientes de cobro. Debería decir, "pendientes de pago" ya que se esta informando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este caso es la que tiene que pagar. No existe un verdadero sistema de control interno. No cabe mencionar el término "verdadero" porque es muy difícil fundamentar lo que se quiere dar a entender con esa expresión; en todo caso debe indicarse algún aspecto negativo representativo, del sistema de control interno. No se ha elaborado ni difundido en toda la empresa el Manual de ...... Es lógico pensar que, no se va a difundir algo que no se ha elaborado, así que los términos "ni difundido" están demás. La gerencia de Producción debe desenvolverse activa, agresiva y decididamente en la producción de los artículos. Puede indicarse "la Gerencia de Producción debe activar la elaboración de los artículos". AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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Existen demoras en la remesa del efectivo de la sucursal de ......... El término "existen" da a entender que, actualmente, es decir después de haber efectuado la auditoría, todavía continúan las demoras, y esto es muy relativo, debido a que posteriormente pueden haberse superado esas demoras. S/. 150,853.— han sido sustraídos de la Oficina del Cajero de la Sucursal de Canta. No es conveniente empezar los párrafos o renglones con una o más cantidades. En este caso puede escribirse, "se han sustraído S/. 150,853.— de la... No se ha racionalizado el sistema de .............. No se ubicaron los sistemas fijos en .............. No pudimos obtener evidencias sobre .............. No fue posible confirmar .............. Es preferible no utilizar con mucha frecuencia el término "no" al comenzar a redactar las observaciones, porque presenta una imagen negativa de la empresa. Las importaciones del mes de Diciembre de 1977 ascendieron a S/. 3’475,436.25 Es preferible redondear las cifras. Como no se pudo visitar la Oficina de Canta, en la cual laboran tres empleados, esta oficina permanece cerrada. Falta dar respuesta y/o informar sobre la acción de no haber podido visitar la oficina. El Presidente del Directorio debe tomar acción inmediata respecto a la reorganización de la empresa, porque existen razones trascendentales que justifican tal accionar. Es conveniente indicar cuales son esas "razones trascendentales" para que el Presidente del Directorio aprecie objetivamente la dimensión de la medida a adoptar. Deberían considerarse las siguientes acciones para elevar el rendimiento del personal: Analizar la secuencia de las etapas .......... Verificar las operaciones efectuadas .......... La indagación que debe efectuarse al personal. Falta uniformidad en la utilización de los términos que van al principio de cada enunciado, en el tercer caso debería escribirse "indagar al personal .......", ya que las dos primeras palabras (analizar y verificar) de los renglones anteriores están escritas en infinitivo, y debe existir uniformidad en la forma de escribir. La única causa de la falta de eficiencia en el área de ........ No es conveniente utilizar los términos "La única causa porque siempre es posible encontrar otras causas o una combinación de éstas, que dan origen a esa deficiencia. El área de producción está mejor organizada en comparación con el año anterior. La expresión "mejor organizada", es vaga, pues no se fundamenta porque está mejor organizada; tampoco se señalan las mejoras efectuadas etc. AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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La situación es trascendente ya que el 75% de los activos fijos sobrepasa a los 8 millones de soles de los activos ubicados en Se está comparando un porcentaje con una cantidad de soles, lo cual no es lógico, ya que deben compararse porcentajes con porcentajes y soles con soles. El transporte de las máquinas se efectuó en Enero, la instalación se hizo en marzo ............. Es mejor indicar: "Las máquinas fueron embarcadas en Enero y se instalaron en Marzo" (aquí lo más importante es el sustantivo máquina, entonces nuestra redacción debe empezar precisamente con esta palabra). La empresa "X" experimentó un 8% de aumento en las ventas del período ........ Es preferible decir: "Las ventas de la empresa "X" se incrementaron en 8% en el período ........... Nuestro examen se efectuó el 12 del próximo pasado. Aquí están utilizando inútilmente varias palabras que generan interrogación de parte del lector, para determinar el mes en que se efectuó el examen. Se recomienda colocar el nombre del mes para evitar problemas al lector. Los controles internos en la Sucursal de la Provincia de Canta, son bastante buenos. La expresión "son bastante buenos", es muy genérica, pues no se identifica en que áreas son buenos, y cuanto de buenos son esos controles. La Oficina de Tesorería y el Gerente de Contabilidad informaron que no se efectúan inventarios físicos de los bienes desde Aquí se está comentando de una Oficina y de un Gerente, lo cual no es lógico, ya que deben uniformarse los términos principales, es decir debe comentarse de dos oficinas o bien de dos gerentes o jefes de tesorería y contabilidad. Los montos reportados por el Gerente de Ventas al Directorio, no concilian con los montos registrados en el departamento de contabilidad. No se puede apreciar la trascendencia de esa diferencia debido a que no se indican las cantidades a que ascienden esos montos. De acuerdo a la investigación efectuada en el área de ventas, se aprecia que, las otras áreas de la empresa también participan de las mismas deficiencias. No deben hacerse generalizaciones indebidas si no se han efectuado los exámenes y evaluaciones correspondientes en otras áreas. Recomendaciones Para La Redacción Del Informe

Escriba de manera constructiva. Recordar que nuestro objetivo es asistir y ayudar a la dirección empresarial a mejorar su administración. Cerciórese de haber incluido en el informe, solamente hechos significativos. Los hechos no significativos deben omitirse; sin embargo estos pueden ser comunicados a las empresas durante el examen o bien a través de memorándums. Entre los términos que pueden ser incluidos en los encabezamientos o subtítulos de las observaciones tenemos los siguientes: AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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Inconveniencia de utilizar los procedimientos ......... Improcedencia del uso de métodos de conservación de ....... El desaprovechamiento de los recursos humanos ocasionará a la empresa una pérdida de .............. La desigualdad en las características de los artículos importados puede motivar que ............. La inacción de la Jefatura de compras no permite ........... Necesidad de controlar el rendimiento del personal que labora en el área ........ Necesidad de obtener mejores resultados en ........... Después de cada uno de estos sub-títulos se anotará el comentario o contenido de las observaciones. Indique en primer término las observaciones más importantes. Esta es una forma de lograr la atención de la dirección de la empresa. Reflexione y medite antes de escribir. El objetivo es tener un concepto integral de lo que se va a escribir, es decir, conocer la finalidad y alcance de los asuntos por redactar. Piense como si estuviera en la posición de un Gerente o un Director. De este modo la redacción será más adecuada a los objetivos de la empresa y, ayudará a no omitir asuntos de vital importancia. Redacte con objetividad. Esto es esencial, el contenido de las observaciones debe estar basado en hechos demostrables Evite el uso de términos complejos. No es conveniente utilizar términos complejos, porque el objetivo es que el informe sea comprendido perfectamente, por consiguiente deben evitarse palabras confusas e innecesarias. Escriba lo que realmente desea comunicar. Tener mucho cuidado al hilvanar las ideas y conceptos de lo que se desea transmitir, para evitar que se comunique algo que no se tiene en mente. Por lo general, prefiera oraciones cortas o párrafos cortos. Las oraciones y párrafos cortos facilitan la lectura. Escriba en tercera persona. Es preferible decir, nuestra opinión es ............. ó, se opina que ...........; en vez de, mi opinión es Procure no hacer mucho rodeo y enfoque cuanto antes el asunto que desea informar. Esta es una forma de agilizar y lograr atención de la lectura; para el efecto use términos concretos. Evite empezar y terminar su redacción con términos débiles. Lo que más se recuerda al leer un trabajo es, su comienzo y su final, en consecuencia debe utilizarse términos significativos. Use adecuadamente la voz activa y pasiva. Determine el momento apropiado para utilizar tanto la voz pasiva como la activa, para darle el sentido lógico de lo que se quiere expresar. AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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Procure utilizar términos variados. Es decir, no repita siempre las mismas palabras; hay que darle variedad a nuestra redacción; así por ejemplo es preferible reemplazar a un sustantivo que se repite constantemente en un párrafo, con los términos, "el mismo", "la misma", "los mismos", etc. como puede verse a continuación: ............... acción tomada por la gerencia de Ventas, la misma que ............ Revise el uso de las reglas gramaticales. Para no cometer errores como el siguiente: Correcto: Señor, muerto está, tarde hemos llegado. Erróneo :Señor muerto, ésta tarde hemos llegado. No use términos que generan duda. Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente, aparentemente, aproximadamente, etc. Procure cuantificar los efectos. Es más útil para un ejecutivo, conocer en números, el alcance o trascendencia de los efectos. Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de criticar hechos del pasado. Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la empresa. Redacte el Informe en borrador, en el campo. Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier asunto pendiente. Asegúrese de incluir todos los elementos de la observación. Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe. Evite utilizar términos en Inglés cuando se está redactando en idioma Castellano; a menos que sean estrictamente necesarios. No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los lectores conocen ese Idioma. Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por ejemplo: No Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos señalados en el Tomo I, Capítulo 3°, Inc. .. Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos siguientes: Claridad, sencillez .............. En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de tiempo al lector. Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por decir, el 5 del próximo pasado; Utilice ayudas visuales cuando sea necesario. Pueden utilizarse fotografías, dibujos u otros elementos demostrativos. Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su significado. 5. Revisión del informe en borrador Antes de que el informe se emita definitivamente, es preciso revisarlo adecuadamente para salvaguardar la efectividad de los resultados que se AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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informan y, cautelar el prestigio del Auditor. Sobre el particular se estima que, deben contemplarse los aspectos siguientes: Que el informe de auditoría esté de acuerdo con: Las normas de auditoría, aplicables. Las normas o políticas establecidas por la propia sociedad de auditoría u órgano de control. Las cláusulas del contrato. Los criterios o parámetros correspondientes al área examinada. VI. BIBLIOGRAFÍA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas - NAGA Normas Internacionales de auditorias -NIAS Revista Fiscalización y Gestión Pública. Ámbito de acción de las unidades de auditoria interna públicas. Vol. 1, No 1. Hevia Vázquez, Eduardo. Concepto Moderno de la Auditoria Interna. Instituto de Auditores Internos de España, Madrid, España. Normas y Procedimientos de Auditoria, 21ª. Edición, Editorial: Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. , Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria. Indice de Argentina, Indice - Respondanet : http://www.respondanet.com Material de estudio de la Escuela Nacional de Control. http://www.monografias.com/trabajos7/inaud/inaud.shtml

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CASO PRACTICO DE OBSERVACION RESPONSABILIDAD CIVIL I. OBSERVACIONES SUMILLA 1.- INCUMPLIMIENTO DE FUNCIONES EN INSPECCION PROGRAMADA EFECTUADA POR EL MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO OCASIONA PERJUICIO ECONOMICO POR S/. 26,040.00. CONDICION Efectuado la revisión y evaluación del expediente Nº 2333-2003DRTPEL-DPI-5º SDI, sobre Inspección Programada a LA EMPRESA por parte de la Sub Dirección de Inspección Laboral del Ministerio de trabajo y Promoción del Empleo y como consecuencia del mismo emitieron la RESOLUCION SUB DIRECTOPRAL Nº 001-04-DRTPELCDIL-SDI-5 de fecha 15 de mayo del 2004 aplicando a la empresa una Multa por la suma de S/. 26,040.00 (VEINTISEIS MIL CUARENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES). El señor Roberto Muchotrigo Pocaplata – Jefe de Personal , durante la Inspección y posterior a la multa impuesta por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (si consideraba necesario o conveniente). No efectuó la subsanación de las observaciones o infracciones en los plazos otorgados por los inspectores del MTPE, considerando que tuvo hasta 39 días hábiles desde el inicio de la inspección ( 21.05.03 ) hasta al término del mismo ( 17.07.03 ) Dicha situación, acredita su actuar negligente, al exponer a la empresa a las sanciones propias del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& CRITERIO Lo anteriormente mencionado contraviene los siguientes dispositivos legales: - El DECRETO SUPREMO Nº 001-98-TR de 20.01.98 establece lo siguiente: Entrega de copia de la Boleta Artículo 19º.- El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago - El DECRETO LEGISLATIVO Nª 713 (08.11.91) establece lo siguiente: AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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Artículo 20ª - El empleador está obligado a hacer constar expresamente en el libro de planillas, la fecha del descanso vacacional, y el pago de la remuneración correspondiente. - La LEY Nº 25129 (06.12.89 ) establece lo siguiente: Artículo 1ª.- A partir de la vigencia de la presente Ley, los trabajadores de la actividad privada cuyas remuneraciones no se regulan por negociación colectiva, percibiran el equivalente al 10% del ingreso mínimo legal por todo concepto de Asignación Familiar. - La LEY Nº 27735 (28.05.2002) establece lo siguiente: Artículo 1ª.- Objeto y Campo de aplicación. &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& EFECTO Tal situación ha generado un perjuicio económico por el monto de S/. 26,040.00 (VEINTISEIS MIL CUARENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES) a LA EMPRESA por incumplir con la normatividad vigente, ampliamente detallado en líneas arriba. El día 20.05.2004 se recepciona la Cédula de Notificación Nº 0112919 posibilitando también la imposición de una Multa adicional equivalente al 50% de la multa ya impuesta si en el plazo de CINCO días hábiles de notificado (vence 27.05.2004) no se subsana las infracciones señaladas en la Resolución Sub Directoral Nº 301-04-DRTPELC-DIL-SDI-5-M DE FECHA 10 DE MAYO DEL 2004. &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& CAUSA. Los hechos señalados en los párrafos precedentes, son atribuibles a la inobservancia de los Dispositivos Legales emitidas por el Gobierno Central y el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo y a la inactividad de gestión de los siguientes funcionarios de LA EMPRESA: Señora Carola Canta Lindo - ex Jefa de Personal, señor Hugo Garabato Barato - ex Jefe de Personal, señor Roberto Muchotrigo Pocaplata Jefe de Personal y señor Juan Sin Miedo - Gerente General, al no haber efectuado en su oportunidad la emisión y entrega de Boletas de Pago, acreditar el pago por concepto de Asignación Familiar, Acreditar el pago de gratificaciones legales por Fiestas Patrias y Navidad, acreditar haber otorgado vacaciones anuales remuneradas correspondiente al ultimo periodo vencido 2001-2002 y al no efectuar el seguimiento o monitoreo del proceso de Inspección Programado del AUDITORIA GUBERNAMENTAL

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expediente Nº 00233-03 durante y después de la inspección., estipulados en el Reglamento Interno de Trabajo y Manual de Organización y Funciones de CONEMINSA, el cual como funciones detalla: &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE PERSONAS COMPRENDIDAS A)

Con Memorando Nº 22-06-04-GG de fecha 07 de junio de 2004, el señor Juan Sin Miedo – Gerente General hace sus aclaraciones o comentarios adjuntando copia de algunos documentos referenciados y manifiesta lo siguiente:

B)

Con MEMORANDUM Nº 16-06-2004-ADM. de fecha 04 de junio de 2004 el Señor Hugo Garbato Barato – ex Jefe de Personal y actual Jefe de Administración, hace sus aclaraciones o comentarios sin adjuntar ningún documento y manifiesta lo siguiente:

C)

Con MEMORANDUM Nº 30-06-2004-P de fecha 04 de junio de 2004 el señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal, hace sus aclaraciones o comentarios sin adjuntar ningún documento y manifiesta lo siguiente:

D)

Con documento de fecha 07 de junio del 2004 la señora Carola Canta Lindo - ex jefa de Personal, hace sus aclaraciones o comentarios sin adjuntar ningún documento y manifiesta lo siguiente:

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& OPINION TECNICA DEL AUDITOR PREVIA EVALUACION DE LOS COMENTARIOS O ACLARACIONES A)

De Juan Sin MIedo – Gerente General: 1.- Efectivamente se ordenó la subsanación de las infracciones, pero lamentablemente el señor Roberto Muchotrigo Pocaplata no acato la orden ni agilizo subsanar las observaciones. Ante este hecho la Gerencia no tomo medidas adicionales (a pesar que transcurrió un periodo de 62 días de la fecha del memo Nº 20.06.2003.GG hasta la fecha de la respuesta a la Gerencia 04.08.2003), puesto que la fecha límite para subsanar las infracciones era antes del 17 de julio del 2003.

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B)

De Hugo Garabato Barato - ex Jefe de Personal: Efectivamente el señor Hugo Garabato Barato. asume el cargo de Jefe de Personal el día 02 de enero del 2003, pero cabe precisar que los documentos o Boletas de Pago del mes de diciembre 2002, deben entregarse a los trabajadores en el siguiente mes e incluso en los siguientes meses para cumplir con la normativa vigente. Tal como lo indica el mismo al manifestar que el señor Roberto Muchotrigo Pocaplata tuvo tiempo suficiente para sustentar y acreditar las observaciones.

C)

De Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal: La Resolución de Multa establece que las 13 boletas aun están pendientes de subsanar, en todo caso el señor Muchotrigo no hizo uso de su derecho de reclamo en su debida oportunidad como lo establece la normatividad vigente.

D)

De Carola Canta Lindo - ex Jefe de Personal: La Resolución de Multa establece que no se acreditaron la entrega de boletas de pago del mes de noviembre del 2002 y también que no se acredito haber otorgado vacaciones anuales remuneradas correspondiente al último periodo vencido año 2001 - 2002, periodo en que se encontraba como Jefa de Personal la señora Carmen Chuquisengo Orihuela..

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD Considerando que la Responsabilidad Administrativa Funcional, es aquella en la que incurren los servidores y funcionarios por haber contravenido el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vínculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de Control. Los descargos antes indicados no superan la observación, debido a que los funcionarios aludidos no cumplieron oportunamente con sus funciones para prevenir una posible sanción por parte de la autoridad competente, por lo cual existe responsabilidad administrativa en el caso del señor Juan Sin Miedo - Gerente General, señor Hugo garabato Barato - ex Jefe de Personal y señora Carola Canta Lindo - ex Jefa de Personal Respecto al señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal, por ser el funcionario que en ejercicio de sus funciones, desarrollo una gestión deficiente para absolver las observaciones o infracciones oportunamente comunicados por los inspectores del MTPE y que por su acción u omisión ha ocasionado un daño económico a la empresa tiene responsabilidad administrativa y responsabilidad civil, que será

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tratado como lo dispone La Norma de Auditoria Gubernamental 4.50 (NAGU 4.50) &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

II.

CONCLUSIONES Como resultado del Examen Especial a la aplicación de la Multa por parte del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo a LA EMPRESA, se ha establecido la siguiente conclusión: 1.

El OCI ha determinado perjuicio económico a la empresa por la Multa de S/. 26,040.00 (VEINTISEIS MIL CUARENTA Y 00/100 NUEVOS SOLES impuesta por el MTPE y son atribuibles a la inobservancia de los Dispositivos Legales emitidas por el Gobierno Central y el MTPE. y a la inactividad de gestión de los siguientes funcionarios de LA EMPRESA: Señora Carola Canta Lindo - ex Jefa de Personal, señor Hugo Garabato Barato - ex Jefe de Personal, señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal y señor Juan Sin Miedo - Gerente General, al no haber efectuado en su oportunidad la emisión y entrega de Boletas de Pago, acreditar el pago por concepto de Asignación Familiar, Acreditar el pago de gratificaciones legales por Fiestas Patrias y Navidad, acreditar haber otorgado vacaciones anuales remuneradas correspondiente al ultimo periodo vencido 2001-2002 y al no efectuar el seguimiento o monitoreo del proceso de Inspección Programado del expediente Nº 00233-03 durante y después de la inspección (OBSERVACION Nº 1)

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 2.- El señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal NO efectuó la subsanación de las observaciones o infracciones en los plazos otorgados por los inspectores del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, considerando que tuvo hasta 39 días hábiles desde el inicio de la inspección ( 21.05.03 ) hasta el término del mismo ( 17.07.03 ), pudiendo evitar de esta manera la aplicación de la multa. Dicha situación, acredita su actuar negligente, al exponer a la empresa a las sanciones propias del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. (OBSERVACION Nº 1) &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

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III.

RECOMENDACIONES AL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO PARA QUE DISPONGA: 1.- Que el Directorio y/o Gerente General; dado el caso, evalúe el grado de responsabilidad Administrativa de los funcionarios y ex funcionarios: señor Juan Sin Miedo - Gerente General, señora Carola Canta Lindo ex Jefa de Personal, señor Hugo Garabato Barato - ex Jefe de personal y señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal, disponiendo las medidas disciplinarias correspondientes en conformidad a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de LA EMPRESA. (CONCLUSION Nº 1) 2.-

Que la empresa asuma el pago de la multa aplicada por el MTPE y el señor Juan Sin Miedo - Gerente General, por la vía administrativa, solicite al señor Roberto Muchotrigo Pocaplata - Jefe de Personal el recupero económico por el monto de S/. 26,040.00 o el que recaiga en la empresa cuando se concluya con la reducción de multa solicitada (CONCLUSION Nº 1)

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