INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2015 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO ENERO 2016

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Contenido I. “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la ANDJE.” ........................................................................................................ 4 1.

Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa ................ 4

2.

Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona natural. 7

3.

Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del contrato 21

II.

LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL ....................... 22

1.

Seguimiento ...................................................................................................................... 22

III.

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH........................ 25

1. Organización y administración de procesos 2015 .................................................... 25 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 26

IV. 1.

Eliminación de documentos físicos de Apoyo .................................................. 26

2.

Eliminación de documentos de reciclaje ............................................................ 27

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ................................................................................ 28

V.

1.

Cuadro de Clasificación Documental (CCD). .................................................... 28

2.

Tabla de Retención Documental (TRD) .............................................................. 28

3.

Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales .................................... 28

4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales ................................................................................................. 28 5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a los documentos .............................................................................................................................. 28 VI.

PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS.............................................. 29

1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de archivos, consultas y depósito y custodia. ................................................................... 29 Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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ANTECEDENTES .................................................................................................................. 29 2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a través de un operador postal autorizado. ......................................................................................... 56 VII. 1. VIII.

CONTROL* ......................................................................................................................... 58 Control ............................................................................................................................ 58 PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................................. 58

1.

Capacitación procedimientos y servicios ........................................................... 58

2.

Capacitación en los componentes del PGD ....................................................... 58

3.

Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental............................ 59

IX. 1.

OTRAS ACTIVIDADES* .................................................... ¡Error! Marcador no definido. Entrega archivos contrato 147-2013 ..................... ¡Error! Marcador no definido.

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I.

“Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la ANDJE.”

1. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa DISEÑO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN ANÁLOGA Y DIGITAL EN LA ANDJE Proceso FDJE-51-SBCC-CF Fecha

Actividad Formato Evaluación de 02/02/2015 Propuesta Elaboración Términos de 02/02/2015 Referencia

Evidencia Correo Electrónico

Revisión observaciones a los 10/02/2015 Términos de Referencia BID

Correo Electrónico

Envió formato para Cotización 13/02/2015 para Prestación de Servicios

Documento Electrónico/Estudio de Mercado

Diligenciar ficha de seguimiento 18/02/2015 a proyectos Recepción de Cotización SOFT18/02/2015 DI Recepción de Cotización 20/02/2015 HAERENTIA

Documento Electrónico/Ficha proyecto_POA_2015_PGDE Unificado Documento Electrónico/Estudio de Mercado Documento Electrónico/Estudio de Mercado

Recepción de Cotización MASTER Documento Electrónico/Estudio de 20/02/2015 DOCUMENTAL Mercado Ajustes Términos de Referencia 03/03/2015 BID Correo Electrónico Reunión ajustes Términos de 04/03/2015 Referencia BID

Correo Electrónico

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Aviso para que las firmas expresen su interés a la consultoría de Documentos 12/03/2015 Electrónicos

Correo Electrónico-BID

Mail preguntas técnicas por empresa servisoft 06/04/2015 respuesta correo

Correo Electrónico

Mail preguntas técnicas por 07/04/2015 empresa ibiscom

Correo Electrónico

Respuesta preguntas técnicas 07/04/2015 por empresa ibiscom

Correo Electrónico- Correos para el BID

08/04/2015 14/04/2015 21/04/2015 24/04/2015

Recepción Manifestaciones de Interés Firmas: Total Quality Management SA Macroproyectos SAS Tecnocom Telecomunicaciones y Energía SA Krokalium Ltda Informática El Corte Inglés SA Reunión aclaración proceso Recibir formato del BID sobre evaluación de expresiones de Interés Envió evaluación de expresiones de interés Documentos Electrónicos

Documento Correo Electrónico Correo Electrónico - BID Correo Electrónico- Correos para el BID

Envió documento para Selección de Consultores- Términos de Correo Electrónico- Correos para el 27/04/2015 Referencia Ajustado BID 11/05/2015 Estudio Lista corta Correo Electrónico Reunión aclaraciones 16/06/2015 proponentes Lista corta Observaciones presentadas por 24/06/2015 la Forma MACROPROYECTOS Respuesta Observaciones presentadas por la Forma 26/06/2015 MACROPROYECTOS

Acta de reunión Correo Electrónico Correo Electrónico- Correos para el BID

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Observaciones presentadas por la Forma TOTAL QUALITY 25/06/2015 MANAGEMENT

Documento Electrónico

Respuesta Observaciones presentadas por la Forma TOTAL Correo Electrónico- Correos para el 26/06/2015 QUALITY MANAGEMENT BID Apoyar la elaboración de la 26/06/2015 ADENDA Nº 1 15/07/2015 Evaluación Propuestas

Documento electrónico Observaciones Documento/Evaluación

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2. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona natural. Etapa 1: Proceso de Contratación 1 Objeto: “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la ANDJE.”

Actividades: 

       



Se diseñaron términos de referencia para iniciar un proceso de contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final. Posteriormente se enviaron los términos de referencia para la no objeción por parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva. Seguidamente se realizó la invitación a presentar las propuestas. Una vez agotada la fecha para presentación de propuestas, se consolidan tres propuestas que posteriormente son evaluadas y envidas al BID. Se ajusta evaluación de propuestas en el formato solicitado por el BID. Posteriormente se envió la evaluación realizada para la no objeción por parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva. A continuación se procedió a solicitar la elaboración del borrador del contrato. Se inició la elaboración del cronograma de tiempo y actividades para la ejecución del contrato. Con el borrador del contrato diseñado por el BID, se hacen los ajustes pertinentes respecto a plazos y términos, y se regresa el documento final para surtir el último paso que fue la no objeción del BID al contrato final. Se presenta objeción del BID, por temas de montos y contratación.

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



Seguidamente por parte de la dependencia de Gestión administrativa se justifica la pertinencia de desarrollar el proyecto, para lo cual surge una opción para la ejecución del mismo, esta consistía en separar este contrato en tres contratos. Se acuerda la finalización de este proceso para iniciar un segundo proceso, separar los entregables de este contrato en tres.

Dificultades Presentadas: La respuesta por parte del BID fue negativa, en dicha respuesta se justificó que el monto económico destinado para el desarrollo del proyecto se encontraba muy elevado para ser ejecutado por un solo contratista en muy poco tiempo. Etapa 2: Proceso de Contratación 2 En esta segunda etapa se separa el objeto de contrato que se pretendía ejecutar, a continuación se encuentra discriminado Objeto 1. Elaborar el Diagnostico de Conservación y restauración documental, Plan de Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido producido Objeto 2. Desarrollar diagnóstico integral de gestión de documentos electrónicos, plan de documentos vitales o esenciales, programa de reprografía y programa de documentos especiales. Objeto 3. Diseñar Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y sus planes subsidiarios; Plan de aseguramiento documental, Modelo de requisitos para la Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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gestión de documentos electrónicos, programa de normalización de formas y formularios electrónicos, programa de gestión de documentos electrónicos. Actividades:  





De acuerdo a las instrucciones de BID, se diseñaron y ajustaron los nuevos objetos para iniciar un proceso de contratación directa. A continuación, se dividieron los entregables que se tenían proyectados en el primer contrato (proceso finalizado 1) en tres contratos, y se justificaron de acuerdo a los conceptos del BID para comenzar a solicitar las vigencias futuras. Posteriormente no son aprobados los contratos dos y tres, dado que los montos proyectados a ejecutar en el 2015 y 2016 no se ajustaban a los entregables. A la postre se da una nueva opción en la cual solo se realizaran dos contratos: el primero se ejecutara en el 2015 con todos sus entregables y el segundo se ejecutara un 5% en el 2015 y el 95% en el 2016 a fin de asegurar las vigencias futuras.

Grafica 1 Justificación entrega de productos 2015 - 2016

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Dificultades Presentadas: No fueron aprobados los objetos de los contratos dos y tres ni la forma de pago, dado que se tenía poco tiempo para la ejecución de dichos contratos, los entregables principales se realizarían el próximo año y la mayor parte del presupuesto se ejecutaría en el año 2015, adicionalmente los entregables que se tenían estimados para el año 2015 no correspondían a los montos estimados, en la gráfica 1 se puede apreciar la estimación proyectada para ejecutar estos tres contratos entre los años 2015 y 2016. Etapa 3: Proceso de Contratación 3 Para el desarrollo del tercer proceso se definieron dos objetos: Objeto 1: Elaborar el Diagnostico de Conservación y Restauración Documental, Plan de Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido producido. Actividades septiembre: 



   

Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le asignó un presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado realizados previamente. Se diseñaron términos de referencia ajustados para iniciar un proceso de contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final. Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA. Se envió el documento final con los términos de referencia al BID para los comentarios y ajustes necesarios. Se hizo el trámite para el diligenciar el CDP ( certificado de disponibilidad presupuestal ) Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.

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Anexo: Términos de referencia V.1 Del proceso 3. Actividades octubre 

 





    

Una vez realizado el trámite para la autorización del CDP (certificado de disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General, (última actividad del mes de septiembre) se prosigue con invitación a proponentes. Se realizó la invitación a proponentes a fin de consolidar las propuestas para la realizar la evaluación. Al vencer el plazo para la presentación de propuestas por parte de personas naturales, se presentaron tres proponentes a los cuales se les verifico su información académica y laboral. Posteriormente se realizó la evaluación de proponentes quedando con el puntaje más alto el Señor Fabio Enrique Páez Villamizar. (anexo formato de evaluación) Se envía la evaluación al BID para la no objeción, paso que no tuvo inconveniente, para lo cual posteriormente se prosigue con el borrador del contrato. Se realiza el borrador del contrato por parte del BID y se valida por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Una vez se tiene el borrador definitivo del contrato, se invita a negociar con el proponente seleccionado. Posteriormente se presenta al contratista el detalle del contrato con sus actividades, productos, tiempo y recursos, y se procede a firmarlo. En la etapa final se realiza el acta de inicio y la aceptación de contrato por parte del contratista, se firman y se da inicio al desarrollo del proyecto. La primera actividad de planificación se desarrolló partiendo de la estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE, documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para su ajuste respectivo. 1.1.

Dificultades

Para el desarrollo de esta contratación no se produjo particularidad o dificultad alguna, dado que previamente estaban establecidos los lineamientos para el proceso de contratación de este objeto. El tiempo Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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fue bastante reducido para este proceso, pero con el apoyo del BID se logró firmar el contrato e iniciar actividades como se tenía estipulado para el mes de octubre. 1.2. 

Anexos: Términos de referencia aprobados BID.



Evaluación final de proponentes aprobados BID



Contrato:

Nombre Contratista No. Contrato Fabio Enrique Páez 047-2015 Villamizar

Expediente No. 2015104450100042E

. 

Propuesta de Cronograma de ejecución de actividades

Actividades noviembre 







La primera actividad de planificación se desarrolló partiendo de la estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE, documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para su ajuste respectivo. Una vez revisado el documento, se realizan las observaciones pertinentes respecto a la planificación para la ejecución de actividades en el levantamiento de la información, se detallan fechas para la aplicación de los instrumentos tanto en los depósitos de conservación documental de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado como en los del tercero que presta servicios de custodia de documentos. Se solicitan los instrumentos de recolección de información para el diagnóstico de conservación documental y de preservación digital a largo plazo. El contratista presenta dos instrumentos, el primero enfocado a recolectar información respecto a estado de conservación de los documentos físicos, y el segundo enfocado a recolectar información a los documentos

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









análogos, para lo cual una vez revisados y en una reunión posterior se presentan los ajustes estimados desde la supervisión del contrato. Se revisan los instrumentos finales con los ajustes requeridos, se hace una prueba piloto, y posteriormente se válida para iniciar la aplicación de los dos instrumentos. Por parte de la supervisión del contrato se hace el acompañamiento para el levantamiento de información, en la bodega del tercero Unión Temporal y en los dos depósitos en la oficina principal de la ANDJE. De acuerdo con la solicitud de información del contratista para el desarrollo del proyecto, se solicita información a otras dependencias de la ANDJE, respecto a espacios físicos y elementos tecnológicos de hardware y software. Se le hace seguimiento al cronograma establecido para el desarrollo del proyecto, se solicita al contratista el cumplimiento estricto del cronograma y en especial de las fechas para la entrega de los productos estimados. Se recibe el diagnostico de conservación documental y de preservación digital a largo plazo, se realiza la revisión detallada de cada uno de los diagnósticos y se envía de regreso al contratista con el fin de realizar los ajustes sugeridos. 1.3.

Dificultades

El proyecto se ha desarrollado dentro de los parámetros y lineamientos establecidos en la planificación. Como dificultad se puede mencionar que debido al tiempo tan reducido para levantar y analizar la información, ha hecho que los productos se retrasen y no se entreguen a la supervisión en las fechas establecidas. 1.4. 

Anexos: Instrumentos de levantamiento de información respecto conservación documental y preservación digital a largo plazo.  Diagnóstico de preservación digital a largo plazo  Diagnóstico de conservación documental a. Cronograma de ejecución de actividades ajustado

a

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Actividades diciembre: 

De acuerdo con lo planificado en el cronograma de actividades, se prosigue con el levantamiento de información en el marco del Diagnóstico integral conservación y preservación de documentos físicos y electrónicos, se desarrollan reuniones con cada responsable de la digitalización, organización y gestión de documentos por parte del tercero que presta los servicios de correspondencia y archivo en la ANDJE, a fin de conocer a fondo el desarrollo y ejecución de cada uno de los procesos documentales en la entidad enfocados en preservación y conservación documental.  Se hace entrega por parte del contratista del primer producto: “Diagnóstico Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral de preservación de documentos”. Una vez son recepcionados por la supervisión, se realiza la respectiva revisión de los documentos y se especifican algunas observaciones a fin de ajustar los documentos a la realidad de la ANDJE, seguidamente se devuelven los documentos al contratista con las correcciones y ajustes solicitados.  Posteriormente se hace recepción por parte de la supervisión de la segunda versión con correcciones y ajustes de los productos: “Diagnóstico Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral de preservación de documentos”. Se hace la respectiva comparación respecto a los dos documentos (versión 1 y versión 2) a fin de verificar que se ajustaron los documentos de acuerdo a las observaciones hechas al primer entregable.  Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.  Se recibe por parte de la supervisión el producto 2, “Lineamientos del Plan de Preservación de Documentos Electrónicos a Largo Plazo”. Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios y observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el documento a la realidad de la ANDJE.  Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 2: “Lineamientos del Plan de Preservación de Documentos Electrónicos a Largo Plazo” con los ajustes solicitados por la supervisión del contrato. Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la versión 1 del producto devuelto con correcciones y la nueva versión ajustada. Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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 





Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE. Se recibe por parte de la supervisión el producto 3, “Plan de Conservación Documental”. Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios y observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el documento a la realidad de la ANDJE. Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 3: “Plan de Conservación Documental” con los ajustes solicitados por la supervisión del contrato. Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la versión 1 del producto devuelto con correcciones y la nueva versión ajustada. Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE. 1.5.



 



Dificultades

Debido al tiempo tan reducido para la ejecución del contrato se presentaron algunas dificultades que retrasaron la entrega planificada de los productos, a continuación se detalla: Se retrasó el levantamiento de información y por ende la entrega de los dos primeros productos. Una vez se entregó el producto 1: “Diagnóstico de preservación digital a largo plazo y diagnóstico de conservación documental”, de acuerdo con la evaluación técnica estos no cumplieron en su totalidad con las necesidades de la ANDJE, por lo cual se devolvieron al contratista para que realizara los ajustes indicados, este proceso de ajuste retraso la entrega de los productos 2 y 3. Una vez validado el producto 1, el contratista inicia, desarrolla y entrega el producto 2 “Lineamientos Plan de Preservación digital a Largo Plazo”. Se hace la respectiva revisión por parte de la supervisión del contrato, se realizan comentarios y se devuelve al contratista para que lo ajuste, debido al retraso en la entrega del producto 1 y el tiempo tomado para los ajustes del producto 2, se hace imposible la entrega del producto 3 “Plan de Conservación Documental” en la fecha planificada, y de ser entregado por el contratista se produce el riesgo de no contar con la calidad esperada por la ANDJE.

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

Finalmente se hace necesario la solicitud de prórroga de contrato por un término de 15 días, lo anterior con el objetivo de tener una holgura de tiempo para poder revisar y realizar las observaciones pertinentes al producto tres y su posterior ajuste por parte del contratista. 1.6.   

Anexos: Diagnóstico de preservación digital a largo plazo versión final Diagnóstico de conservación documental versión final Plan de Preservación digital a Largo Plazo.

Objeto 2: CONTRATO 053 DE 2015 Diseñar el Modelo del Sistema de Gestión Documental electrónico con sus planes y programas subsidiarios: Diagnóstico Integral de la situación actual respecto a la gestión de documentos electrónicos, Programa de Documentos Especiales, Programa de documentos vitales o esenciales, Programa de Reprografía, Plan de Aseguramiento Documental y continuidad Digital, Modelo detallado de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Programa de normalización de formas y formularios electrónicos, Programa de gestión de documentos electrónicos. Actividades septiembre: 

   



Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le asignó el presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado realizados previamente. Se realizó la justificación técnica para la solitud de las vigencias futuras. Se desarrolló la matriz técnica – económica para la solicitud de vigencias futuras. Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA. Por parte del BID se ajustó el documento justificación técnica y matriz técnica – económica, adicionalmente se realizó el cronograma para la solitud de vigencias futuras. Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.

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Actividades octubre: 





Una vez se ajustó el documento justificación técnica y matriz técnica – económica por parte del BID y se aprobó cronograma para la solicitud de vigencias futuras, se inició este proceso ante la primera entidad que es el Ministerio de Justicia. Una vez presentado el documento final de justificación de vigencias futuras ante el Ministerio de Justicia, se hacen los ajustes respectivos y sustentaciones propuestas por dicha entidad respecto a la ejecución de actividades propias del contrato para el año 2016. A continuación se presenta el cronograma de actividades que se encuentra en desarrollo para la solicitud de vigencias futuras (actividad en desarrollo subrayada en azul)

NOMBRE DE TAREA Preparación de referencia (TDR)

los

DURACIÓN COMIENZO términos

de

FIN

5 días

mar 13/10/15 lun 19/10/15

No objeción del Banco a los TR

9 días

mar 20/10/15 vie 30/10/15

Certificado de Presupuestal (CDP)

2 días

jue 01/10/15

vie 02/10/15

Preparación documentación solicitud de 5 días vigencias futuras

lun 28/09/15

vie 02/10/15

Trámite vigencia futura ante Min Justicia 40 días - DNP - MHCP

lun 05/10/15

vie 27/11/15

Invitación a presentar propuesta

1 día

lun 07/12/15

lun 07/12/15

Presentación de propuesta

2 días

mar 08/12/15 mié 09/12/15

invitación a negociar

1 día

jue 10/12/15

jue 10/12/15

No objeción del Banco al contrato

3 días

vie 11/12/15

mar 15/12/15

Firma y legalización del Contrato

0 días

mar 15/12/15 mar 15/12/15

Disponibilidad

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

Se están desarrollando los términos de referencia para enviarlos al BID para la no objeción. (actual) 1.7.

Dificultades

Una vez iniciado el proceso para la obtención de vigencias futuras ante el Ministerio de Justicia se presentan unos comentarios respecto a los productos a implementar para el año 2016, para lo cual se realizan los ajustes respectivos para proseguir con el proceso. Estos ajustes retrasaron el cronograma estimado en una semana. 1.8.

Anexo:



Matriz cronograma de desembolsos vigencias futuras.



UEP Justificación técnica vigencias futuras ajustado de acuerdo a requerimientos del Ministerio de Justicia.

Actividades noviembre: 

1.1.

Se desarrolla la matriz de planificación del POA año 2016, ajustando acciones, indicadores y entregables. Dificultades Una vez hechos los ajustes solicitados por el Ministerio de Justicia para la obtención de vigencias futuras, el proceso surtió los pasos planificados sin novedad alguna.

1.2.

Anexo:

b. Comunicación con aprobación para comprometer vigencias futuras en el presupuesto de gastos de inversión del 2016.

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Actividades de Diciembre 

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

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





Una vez aprobadas la vigencias futuras y de acuerdo a lo estimado en el cronograma para el proceso de contratación, se prosigue con la invitación a presentar propuesta, presentación de la propuesta, invitación a negociar, No Objeción del Banco al Contrato y firma y legalización del contrato, posteriormente se desarrollan las siguientes actividades: Una vez firmado el contrato y el acta de inicio se realiza una reunión de inicio del proyecto entre la supervisión del contrato por parte de la ANDJE y el contratista, en el cual se define la hoja de ruta, se revisan las fechas principales para la entrega de hitos y se esboza a groso modo el alcance y calidad de cada producto. Posteriormente se procede a elaborar la primera versión de cronograma y metodología por parte del consultor, adicionalmente se realizan modelos para el desarrollo de los planes de dirección del proyecto basados en estándares de buenas prácticas PMI. Se hace la entrega de la primera versión del producto 1 por parte del contratista: “Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico integral en Gestión Documentos Electrónico terminado y planes de dirección del proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato de instrumento a utilizar en el levantamiento de información terminado”. Por parte de la supervisión se realizan los respectivos comentarios al producto y se devuelve para que el contratista ajuste el documento de acuerdo a la calidad y contenido esperado por la ANDJE. Se hace la recepción de la segunda versión del producto 1: “Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico integral en Gestión Documentos Electrónico terminado y planes de dirección del proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato de instrumento a utilizar en el levantamiento de información terminado”. Se revisan los ajustes de acuerdo a las observaciones presentadas en la primera versión, y se procede a validar los productos. Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.

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1.3.

Dificultades

En este primer producto no se presentaron dificultades. 1.4.    

Anexo:

Contrato 053 de 2015. Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico integral en Gestión Documentos Electrónicos Instrumentos de recolección de datos. Planes de dirección de proyecto basados en estándares PMI.

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3. Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del contrato Contrato 1:     

Diagnóstico de Preservación Digital a Largo Plazo Diagnóstico de Conservación Documental Instrumento de recolección de datos diagnóstico de conservación documental y preservación digital a largo plazo. Plan de conservación Documental Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Contrato 2:    

Metodología y plan de alcance basados en metodología PMI Cronograma de Proyecto ( Project)+ Instrumentos de Recolección de Información. Registro de interesados Stakeholders.

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II.

LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

1. Seguimiento 1.1

Socialización Política ambiental y cero papel

Se realizó socialización a funcionarios y contratistas en el marco de las inducciones programadas por el Grupo de Gestión Administrativa y talento Humano. En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia 2015, para socializar la Política.

Sesiones de Socialización realizadas 2015 9

10 8 6

4 2 0

3

Contratistas

Funcionarios Sesiones

A continuación se presentan el total de personas que participaron en la socialización de la Política.

TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON SOCIALIZACIÓN 50

42

40 30 20

11

10 0 Contratistas

Funcionarios

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1.2

Campañas Ambientales

Durante la vigencia 2015, se realizó el envió de Tips Ambientales mensualmente, a continuación se presentan algunos de los tips Enviados.

.

.

.

.

.

.

.

.

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1.3

Informe de consumo de papel

Papel Entregado 2015 116

120 100

109

83

79

76

80 60 40

50

40

23

20

18

20

42

40

0

8

5

5

15

44

4240 23

16 5

8

0

RESMA CARTA

RESMA OFICIO

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III.

ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH

1. Organización y administración de procesos 2015 Organización Unidad Expedientes Carpetas Organizados Total

Cantidad 383 581 190

Transferencia de Archivo a Cancillería Actividad Transferencia Documental Expedientes

Cantidad

Nombre

5

Desaparecidos del palacio de justicia Alba lucia Rodriguez Masacre de Segovia Antioquia Masacre del estadero el Aracatazo Masacre de Santo domingo Gloria Gonzalez Ardila y otros

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IV.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

1.

Eliminación de documentos físicos de Apoyo

En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1365 de 2013 “Por el cual se reglamenta entre otros, el artículo 612 del Código General del Proceso, la notificación de los autos admisorios y de mandamiento de pago, así como la entrega de copias de solicitudes de conciliación extrajudicial a la ANDJE, serán procedentes únicamente cuando se trate de procesos o asuntos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la Nación.” Y Teniendo en cuenta que el Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” En artículo 3 establece en su parágrafo “Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado procedio a eliminar los documentos de apoyo radicados en el Sistema de Gestión Documental, de acuerdo con el PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS (GD-PT-01) Por lo anterior en la vigencia 2015, se publicaron en la página web de la Agencia 12 Actas de Eliminación, relacionadas con documentos de apoyo.

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2.

Eliminación de documentos de reciclaje

Dentro de las actividades previstas y como acción de seguridad, la Agencia para la Vigencia 2015, realizo la actividad de eliminación física de papel reciclaje ubicado en al lado de las impresoras de cada una de las dependencias, a continuación se presentan las estadísticas de papel eliminado en centímetros por cada una de estas.

VOLUMEN (CENTIMETROS) 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

165,5 88,5

66 29

DEPENDENCIAS DGI DIRECCIÓN DE DPE DEFENSA JURIDICA

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS

20 GRUPOS SECRETARIA GENERAL Y OFICINAS

SECRETARIA GENERAL

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V.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Se actualizo el CCD, en el cual se inactivaron sesenta y cuatro (64) Subseries de acuerdo a la producción documental de la Agencia.

2. Tabla de Retención Documental (TRD) Se realizó la actualización de las TRD de la Agencia, en este sentido se crearon y actualizaron ciento sesenta y cinco 165 subseries documentales.

3. Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales Se realizó la actualización de los Procedimientos de Gestión Documental

4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales Se realizó en compañía con las diferentes dependencias el Banco de Términos creando cincuenta y siete 57 términos para series y 87 términos para subseries documentales.

5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a los documentos Para la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta los activos de información para definir el acceso a los documentos y se definieron políticas de acceso para los siguientes casos: Restricciones: Historias Laborales Contratos Procesos DAS. Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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VI.

PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de archivos, consultas y depósito y custodia. ANTECEDENTES La Ley 594 del año 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y en especial lo relacionado con el título 4, artículo 14 parágrafos 1 y 3, se señala que la administración pública podrá contratar los servicios de custodia, organización, reprografía v conservación de documentos de archivo y se establecen las condiciones que se deben cumplir. Por otra parte, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado no cuenta con espacio suficiente para la custodia, conservación y bodegaje de sus archivos que permita, la consulta y administración de estos documentos, ni con la capacidad de personal, infraestructura y conocimiento para realizar el proceso de archivo requerido y llevar a cabo a buen término el desarrollo de este proceso. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha realizado procesos de contratación para apoyar el servicio de Correspondencia y Gestión Documental en las instalaciones de la entidad para Archivos de Gestión y Fondo Documental Acumulado, lo anterior con el fin de fortalecer la estructura y la organización de sus sistemas de información. Los cuales están siendo implementados en los distintos procesos realizados por la entidad de igual forma la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha establecido capacitaciones en todas las áreas de correspondencia, administración de archivos y custodia actualizados para que estos servicios sean con calidad. De acuerdo a lo anterior la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado realizó un proceso de contratación nuevo que le fue otorgado a la Unión Temporal ITM-CSA, quien a su vez se constituyó en Contratista del proyecto, mediante la suscripción del contrato No. 216 de 2014. Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia Carrera 7 # 75- 66 Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co

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CAPITULO I: CORRESPONDENCIA La UT ITM-CSA sus servicios especializados los cuales se relacionan a continuación, para lo cual se apoyó en utilizar el Sistema de Gestión Documental - SGD de propiedad de la AGENCIA: 

Medios de Recepción en la Oficina de Correspondencia:

MEDIO DE RECECION-ENVIO Rango de fechas:

Fecha Generación

Total Radicados

Desde 01/01/2015 00:00:00 26/01/2016 12:31

67572

Hasta 31/12/2015 23:59:59 MEDIO DE RECECION-ENVIO #

Medio De Recepción 1 Correo 2 Fax 3 Interno 4 Mail 5 Personal 6 Telefónico TOTAL

Radicados 32391 27 358 26127 8668 1 67.572

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recepción 67.572 Comunicaciones Oficiales.

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

Recepción de Comunicaciones Oficiales: Recibir comunicaciones físicas Clasificar Registrar y radicar en el SGD Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD

Recepción de Imprimir certificado digital en comunicaciones comunicaciones oficiales. Direccionar comunicaciones internamente (físicas) a Dependencia y/o CCAG Inventario de comunicaciones recibidas en el SGD Trasladar comunicaciones físicas a bodega del Contratista Controlar las comunicaciones oficiales recibidas

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015se recepciono las siguientes comunicaciones por los siguientes medios: RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES FISICO

41865

WEB

20185

Correo. Electrónico.

5894

TOTAL

67944

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RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES C.E: 5894 WEB: 20185 FISICO: 41865



Envió de Comunicaciones Oficiales: Recibir comunicaciones físicas Verificar y registrar en el SGD Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD

Imprimir certificado digital en comunicaciones Envió de Comunicaciones Direccionar externamente envíos normales y masivos, Oficiales el mismo día a través de entrega personal, vía fax, a través del correo electrónico institucional, o a través de la(s) empresa de correo contratada por la AGENCIA. Entregar comunicaciones físicas al CCAG Controlar del trámite de las comunicaciones enviadas

En el periododel 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio trámite de envío de 12.135Comunicaciones Oficiales:

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COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS ANGY MARIN

531

ELSA YURANI

1644

JENNY OLIVARES

3

JULLY ALVAREZ

2

KATHERIN RAMIREZ

8

LUZ DARY GUERRERO

9927

FERNEY TENJO

20 TOTAL

12135

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 20

531 1644

3 2

9927

8

ANGY MARIN

ELSA YURANI

JENNY OLIVARES

KATHERIN RAMIREZ

LUZ DARY GUERRERO

FERNEY TENJO

JULLY ALVAREZ

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

Trámite de Comunicaciones Internas: Recibir comunicaciones físicas Verificar y registrar en el SGD

Trámite de Digitalización con PDF/A asociada al SGD Comunicaciones Imprimir certificado digital en comunicaciones Internas Entregar comunicaciones físicas al CCAG Controlar las comunicaciones internas

-

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio trámite de envío de977 Comunicaciones Internas: COMUNICACIONES INTERNAS ANGY MARIN

34

ELSA YURANI

1

JENNY OLIVARES

1

KATHERIN RAMIREZ

27

LUZ DARY GUERRERO

912

FERNEY TENJO

2 TOTAL

977

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COMUNICACIONES INTERNAS 2

34

1

1 27

912



ANGY MARIN

ELSA YURANI

JENNY OLIVARES

KATHERIN RAMIREZ

LUZ DARY GUERRERO

FERNEY TENJO

Digitalización:

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se digitalizó en total 2.756.260 imágenes.

DIGITALIZACIÓN TIPO DE RADICADO

CANTIDAD DE IMÁGENES

ENTRADA

2688792

SALIDA

63846

INTERNAS

3622

TOTAL

2756260

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DIGITALIZACIÓN 63846

3622

ENTRADA SALIDA INTERNAS 2688792

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

Prestamos realizados con el apoyo del SGD-ORFEO

-Cantidad de préstamos realizados con apoyo del SGD ORFEO:

DEPENDENCIA ANDJE-DAS

CANTIDAD 21

CONCILIACIONES-KOGUI

145

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

10

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

69

DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS GRUPO ARBITRAMENTO

4 20

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

9

GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y REPETICION

1

OFICINA ASESORA JURIDICA OFICINA ATENCION AL CIUDADANO PROCESOS-KOGUI TOTAL

14 2 1444 1739

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PRESTAMOS SGD-ORFEO

ANDJE-DAS

21

CONCILIACIONES-KOGUI 69

145 10

20

9 DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

4 1

14 2

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS GRUPO ARBITRAMENTO

1444 GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y REPETICION OFICINA ASESORA JURIDICA OFICINA ATENCION AL CIUDADANO PROCESOS-KOGUI

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-Reporte de préstamos pendientes de devolución: DEPENDENCIA

CANTIDAD

ANDJE-DAS

1

CONCILIACIONES-KOGUI

3

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

28

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

9

DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS

1

GRUPO ARBITRAMENTO

4

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

4

GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y REPETICION

1

OFICINA ASESORA JURIDICA

32

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

14

PROCESOS-KOGUI SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO TOTAL

166 42 3 308

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PENDIENTES DEVOLUCIOENS SGD-ORFEO 1 3

28

ANDJE-DAS CONCILIACIONES-KOGUI

9

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA 3

42

14

4 DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS GRUPO ARBITRAMENTO

1 32 14

166

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y REPETICION OFICINA ASESORA JURIDICA OFICINA ATENCION AL CIUDADANO PROCESOS-KOGUI SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO

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CAPITULO II: CENTRO DE CUSTODIA ARCHIVOS DE GESTIÓN -Los Expedientes conformados por la AGENCIA física y virtualmente, digitalizados en el Sistema de Gestión Documental Orfeo corresponden a todo tipo de series documentales transversales y misionales de la siguiente manera:

DEPENDENCIA

AÑO 2013

2014

CANTIDAD DE EXPEDIENTES

2015

DIRECCION GENERAL

13

8

12

33

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

41

12

33

86

9

25

26

60

25

190

522

737

ANDJE BID

0

24

92

116

ANDJE DAS

0

319

1499

1818

SECRETARIA GENERAL

31

32

971

1034

GESTION FINANCIERA

18

25

17

60

GESTION ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO

70

235

71

376

162

264

104

530

4

10

1

OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA JURIDICA

CONTRATACION OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

15

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DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA JURIDICA

26

41

42

109

SUBDIRECCION DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS SERVICIOS JURIDICOS

17

33

27

77

265

202

135

0

0

7

326

326

408

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

0

9

16

25

GRUPO TERRITORIAL DE RECUPERACION Y REPETICION

0

0

20

20

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION GRUPO DE ARBITRAMENTO DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

TOTAL

602 7 1060

6765

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Los anteriores Expedientes corresponden a las siguientes cajas: CAJAS DE LOS CCAG INTERVENIDAS POR ASD COD. DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

TOTAL CAJAS

100

DIRECCION GENERAL

2

101

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

2

102

OFICINA CONTROL INTERNO

2

103

OFICINA ASESORA JURIDICA

15

105

ANDJE - DAS

93

200

SECRETARIA GENERAL

5

210

GESTION FINANCIERA

6

220

GESTION ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO

11

230

GRUPO DE CONTRATACION

62

240

OFICINA ATENCION AL USUARIO

1

250

TUTELAS TERRITORIALES

32

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300

DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA JURIDICA

20

301

SUBDIRECCION DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS SERVICIOS JURIDICOS

1

400

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

43

500

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

368

TOTAL CAJAS

663

Lo anterior equivale a 133 metros lineales, correspondientes al Contrato 147 de 2013 de ASD.

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-Los Expedientes conformados por la UT ITM-CSA físicamente corresponden a todo tipo de series documentales transversales y misionales con las siguientes cantidades: OFICINAS

CANTIDAD DE CAJAS UT

Dirección General

1

Oficina Asesora de Planeación

2

Oficina de Control Interno

4

ANDJE BID

27

ANDJE - DAS

266

Secretaria General

4

Gestión Financiera

14

Gestión Administrativa y Talento Humano

10

Contratos

87

Oficina Atención Al Ciudadano

2

Dirección de Políticas y Estrategias

207

Subdirección de Acompañamiento

3

Dirección de Gestión de la Información

21

Dirección de Defensa Jurídica

50

Grupo Territorial de Recuperación y Repetición TOTAL

4 702

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Lo anterior equivale a 140 metros lineales, correspondientes al Contrato 2016 de 2014 de la UT ITM-CSA. En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se realizaron las actividades descritas a continuación en los CCAG: 

       

Recepción de documentos físicos y/o electrónicos para archivo en el CCAG, provenientes de: Servicio de Correspondencia y Dependencias de la AGENCIA. Ordenar documentos físicos por radicado. Organizar expedientes Físicos con base en virtuales: Clasificar en CCD y TRD. Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas X-200. Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes debidamente identificada en la estantería. Remplazar carpetas y cajas de expedientes deterioradas. Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo. Realizar inventario (FUID). Se prestó apoyo para la Organización, Foliación, Encarpetado, Rotulación de cajas y carpetas, Digitalización e Inventario a las siguientes dependencias: -OFICINA CONTROL INTERNO -OFICINA ASESORA JURIDICA -GESTION FINANCIERA -GRUPO DE CONTRATACION -ANDJE BID -DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

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

Cantidad de préstamos realizados de archivos: PRESTAMOS TOTALES POR DEPENDENCIA DEPENDENCIA DIRECCION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS ANDJE BID

CANTIDAD 7 496

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA ANDJE DAS

97 737

DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION

70

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

3

GRUPO DE ARBITRAMENTO

7

SECRETARIA GENERAL CONTRATOS

10 1028

OFICINA ASESORA JURIDICA

47

OFICINA DE CONTROL INTERNO

2

GRUPO ADMINISTRATIVO Y TALENTO HUMANO

4

GESTION FINANCIERA

1

TOTAL

2509

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CAPITULO III: ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO (FDA) Clasificación de los expedientes de acuerdo con el CCD, la TRD, e instructivo de expedientes judiciales de la AGENCIA. Radicación de expedientes por fuera del SGD-ORFEO.

Organización del Fondo Documental Acumulado (FDA)

Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se encuentren en el SGD. Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas X-200 Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes debidamente identificada en la estantería

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la supervisión de la ANDJE para la organización del Fondo Documental Acumulado 246 mtrl/doc, del cual después de organizado se obtuvo lo siguiente: SERIE

SUBSERIE

TOTAL CAJAS

MTRL

PROCESOS

Procesos Judiciales

895

179

Solicitud de CONCILIACIONES Conciliación Extrajudicial

1023

204,6

TOTAL

1918

383,6

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

Eliminación de documentos físicos del FDA: Clasificación de los expedientes de acuerdo con el CCD, la TRD, e instructivo de expedientes judiciales de la AGENCIA. Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se encuentren en el SGD.

Eliminación de Elaborar inventarios tipo FUID del AGN de documentos y/o documentos expedientes a eliminar de acuerdo con protocolo de la físicos del AGENCIA. FDA. Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes debidamente identificada en la estantería.(cuando aplique) Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo (cuando aplique)

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la supervisión de la ANDJE para la eliminación del Fondo Documental Acumulado169 mtrl, del cual después de intervenido se obtuvo lo siguiente: SERIE

SUBSERIE

TOTAL CAJAS

MTRL

DOCUMENTOS DE APOYO

Procesos Territoriales

514

102,8

Solicitud de CONCILIACIONES Conciliación Extrajudicial

28

5,6

TOTAL

542

108,4

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CAPITULO V: DIGITALIZACIÓN EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS Digitalizar en PDF/A con OCR. Imprimir certificado digital en expediente. Digitalización expedientes de Entregar a la AGENCIA los expedientes físicos en la transferencias misma presentación física y orden en que les entreguen. secundarias Entregar los expedientes digitales en medio magnético DVD (de alta gama).

La ANDJE entrego a la UT ITM-CSA 78 cajas del DAS EN SUPRESIÓN para realizar la intervención de los archivos en digitalización y creación de expedientes de los mismos en el SGD-ORFEO, a continuación se detalla la cantidad de cajas por cada serie: DAS EN SUPRESIÓN SERIE

TOTAL CAJAS

Contencioso Administrativos

61

Sustanciados

3

Por Sustanciar

3

Acciones Populares

1

Iniciados DAS

4

Procesos Fondo Rotatorio

1

Penales

1

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Sentencias

2

Civiles

1

Conciliaciones

1

TOTAL

78

Al momento de digitalizar cada carpeta, se creó en el SGD-ORFEO los siguientes expedientes por cada serie: SERIES

EXPEDIENTES

Contencioso Administrativos

411

Sustanciados

22

Por Sustanciar

30

Acciones Populares

2

Iniciados DAS

27

Procesos Fondo Rotatorio

4

Penales

11

Sentencias

10

Civiles

2

Conciliaciones

11

TOTAL

528

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A continuación se presenta la totalidad de imágenes que contiene cada Expediente: SERIE

TOTAL CAJAS

Contencioso Administrativos

70177

Sustanciados

3311

Por Sustanciar

4035

Acciones Populares

403

Iniciados DAS

3322

Procesos Fondo Rotatorio

994

Penales

683

Sentencias

2111

Civiles

249

Conciliaciones

278

Total

85563

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Al igual se digitalizaron los expedientes de Cancillería de los cuales se obtuvo lo siguiente: ETAPA I TOTAL CARPETAS

TOTAL EXPEDIENTES

TOTAL IMÁGENES

273

1831

412035

ETAPA II TOTAL TOTAL TOTAL CARPETAS EXPEDIENTES IMÁGENES 815

1831

236335

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CAPITULO VI: DEPÓSITO Y CUSTODIA Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200, en custodia de anterior contratista y/o AGENCIA Depósito y Custodia de Documentos de Archivo en instalaciones del Contratista

Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200, producidas durante la ejecución del Contrato. Control de condiciones físicas, técnicas, ambientales, de mantenimiento y seguridad para la conservación de los documentos en atención a la normatividad vigente. Atender consultas y/o prestamos de la AGENCIA en instalaciones del Contratista

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA custodia en el Archivo Central 8258 cajas, equivalentes a 1652 Mtrl en total, las cuales se dividen de la siguiente manera:   

Contrato 147-2013: 4295 cajas equivalentes a 859 Mtrl. Intervención FDA: 1918 cajas equivalentes a 834 Mtrl. Cantidad en unidades cajas y metros lineales de archivos de Archivos de Gestión generados en el marco del contrato 216-2014: 2045 cajas equivalentes a 409 Mtrl.

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

Consulta y Préstamo de Documentos Atención de consultas y solicitudes de préstamos en el CCAG, Archivo Central y/o FDA, a través del SGD – ORFEO.

Consulta y Préstamo de Documentos

Atención de consultas y solicitudes prestamos de forma física. Ubicación, suministro y rearchivo de documentos físicos. Transporte de documentos físicos desde y hacia la bodega del Contratista. Control de consultas y/o prestamos

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA, se generaron 3 préstamos y 2 consultas. FECHA DE CONSULTA

TIPO DE CONSULTA

ABRIL

PRESTAMO

CANTIDAD DE UNIDADES CONSULTADAS

X

3 CAJAS

ABRIL

X

1 CAJA

JUNIO

X

199 RADICADOS

OCTUBRE

X

2 EXPEDIENTE

DICIEMBRE

X

1 EXPEDIENTE

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2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a través de un operador postal autorizado. En el marco de la Ejecución del Contrato suscrito con Servicios Postales Nacionales para envió de comunicaciones oficiales, se presentan a continuación los datos de envíos de comunicaciones de la vigencia 2015. En la siguiente grafica se presentan los resultados del total de envíos de comunicaciones por mes.

TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES POR MES 900 804

800

784

700 600

619

500

474

410

400

300

554

497 316

318

487 373

200 100 0

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A continuación se detalla las cifras de envió de comunicaciones oficiales por mes y por servicio de envió.

ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES 900 800 700 600 500 400

224 379

76 57

194 410

300 200 100

30 152

349 170

0

134

240

77

71 251

226 200

56

298

111

51

312

341

131

95

189 154

113

Certificado

Urbano

73

140

191 99

42

Nacional

Finalmente se presentan los datos de envíos totales por medio de envió.

TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES

1272

1560

2804

Certificado

Urbano

Nacional

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VII.

CONTROL* 1. Control

Se realizaron visitas de control al Contratista de Gestión Documental en el marco del contrato 216-2014, con el fin de reportar las novedades de cumplimiento relacionadas con mantenimiento de Bodega y uso de elementos de protección. Adicionalmente, se realizaron las actividades de control a los servicios prestados por el Contratista. VIII.

PLAN DE CAPACITACIÓN

1. Capacitación procedimientos y servicios 2. Capacitación en los componentes del PGD Se realizaron las capacitaciones de los Procedimientos, Servicios y los componentes del Programa de Gestión Documental a los funcionarios y contratistas en el marco de las inducciones programadas por el Grupo de Gestión Administrativa y talento Humano. En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia 2015, para socializar la Política.

Sesiones de Socialización realizadas 2015 9

10 8 6 4

3

2 0 Contratistas

Funcionarios Sesiones

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A continuación se presentan el total de personas que participaron en la socialización de la Política.

TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON SOCIALIZACIÓN 50

42

40 30 20

11

10 0 Contratistas

Funcionarios

3. Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental

USUARIOS CAPACITADOS EN SGD-ORFEO 35 30

32

28

25

20

25

24

22

21

20

15 10

12

13

5

7

0

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