CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa Área Educación, Trabajo y Previsión Social

Informe Final Ministerio de Educación.

Fecha: 7 de enero de 2010. Informe N°: 245/09

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AREA DE EDUCACION, TRABAJO Y PREVISION SOCIAL

DAA N° 1455/2009 REMITE INFORME FINAL N°245, DE 2009, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES AL SUBTÍTULO 22, BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO, SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN.

SANTIAGO,



07.ENE2O10,000581

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 245 de 2009, con el resultado de la auditoría practicada por esta División en ese Ministerio.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarán en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamente a Ud.,

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INFORME FINAL N°245, DE 2009, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES AL SUBTÍTULO 22, BIENES Y SERVICIOS DE SUBSECRETARÍA DE CONSUMO, EDUCACIÓN.

SANTIAGO,

— 7 ENE, 2010

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2009, se efectuó una auditoría de transacciones al Subtítulo 22 Bienes y Servicios de Consumo, de la Subsecretaría de Educación, durante el período comprendido entre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de 2009.

Objetivo La auditoría tuvo por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N°10.336, en el artículo 55 del decreto ley N°1263 de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y en la resolución N° 759 de 2003, de esta Entidad Superior de Control.

Metodología El examen se practicó de acuerdo con la Metodología de Auditoría de este Organismo Superior de Control e incluyó el análisis de procesos y la identificación de riesgos de la entidad, considerándose revisiones selectivas de los registros y documentos, e incluyó la aplicación de otros medios técnicos que se estimaron necesarios de acuerdo con las circunstancias.

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De acuerdo a los datos recopilados del ' '6 --c-ts( oSistema de Gestión Financiera del Estado (SIGFE), para el período comprendido ..- . . 09ntre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de 2009, las imputaciones realizadas con cargo a gastos en bienes y servicios de consumo, ascendieron a M$6.963.083.

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A LA SEÑORITA JEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Muestra Para efectos de la presente revisión, se seleccionó una muestra de M$1.437.643 del total de desembolsos efectuados, equivalente al 20,6% de los montos imputados. Sobre el particular, se emitió el Preinforme de Observaciones N° 245, de 2009, cuyo resultado fue comunicado en forma confidencial a la Ministra de Educación mediante oficio N° 66.457/2009, documento que fue respondido por esa Entidad a través del oficio N° 1764, de 2009, cuyos argumentos y antecedentes fueron considerados para emitir el presente Informe Final. Antecedentes generales El Ministerio de Educación, MINEDUC, es una entidad cuyo fin primordial es fomentar el desarrollo de la educación en todos sus niveles y promover el progreso integral de todas las personas, a través de un sistema educativo que asegure igualdad de oportunidades y aprendizaje de calidad para todos los niños/as, jóvenes y adultos durante su vida, con independencia de la edad y el sexo. La ley N°20.370, General de Educación, representa el marco para una nueva institucionalidad de la educación en Chile, y derogó la Ley Orgánica Constitucional de Enseñanza, LOCE, en lo referente a la educación general básica y media, manteniendo la normativa respecto a la educación superior. Ahora bien, del examen practicado se determinaron las siguientes situaciones: I.- SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1.- Contratación de servicios sin aprobaciones de contratos o resoluciones. En la muestra examinada, se verificó la ejecución de servicios omitiendo, en algunos casos, las resoluciones de aprobación de los contratos y, en otros, se emitieron las resoluciones en forma extemporánea, llevándose a cabo las transacciones sin que estuviese completamente perfeccionado el acto administrativo que aprobó el gasto (Anexo N°1). Se destacan las siguientes situaciones: a) Se cursó un pago a través del documento contable N°2534 del 19 de mayo de 2009, a la "Empresa Periodística la Nación S.A.", por un monto de M$2.825, por servicio de publicaciones en el Diario Oficial durante el mes de enero de 2009. La resolución que autorizó el pago de dicho servicio quedó totalmente tramitada el 15 de abril del mismo año, acto administrativo que el MINEDUC no había perfeccionado con antelación a la contratación del servicio.

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En su respuesta, el Servicio argumentó que con fecha 15 de abril 2009 se emitió la resolución N°3241 para autorizar el pago a la referida Empresa Periodística la Nación, agregando que se han tomado las medidas pertinentes a fin de no utilizar nuevamente este procedimiento. Indica que para tales efectos en la actualidad se cuenta con el decreto N°328, tomado de razón por la Contraloría General el 31 de agosto del 2009, en el cual se autoriza el trato directo y aprueba contrato celebrado entre el Ministerio de Educación y Empresa Periodística la Nación S.A. sobre servicios de publicación en el diario oficial de los actos administrativos de esa Secretaría de Estado. En mérito de lo expuesto, se da por subsanada la observación, sin perjuicio de revisar en una próxima visita el nuevo procedimiento relativo a las compras. Se pagó la factura N°6520 de la empresa "Turismo Esquerre Ltda.", de 30 de marzo de 2009, cuya orden de compra fue emitida un mes después de la facturación y uso del servicio. Sobre el particular, la Institución señala que con el fin de evitar situaciones similares, el Jefe de la División de Administración General, mediante ordinario N°726 de 23 de octubre 2009, impartió instrucciones de carácter administrativo contables respecto al expediente de pago, mediante las cuales se establece que la orden de compra debe ser expedida con fecha anterior a la factura o boleta. Agrega, que en ordinario N°739 de 29 de octubre 2009, se estableció que la regla general es que las órdenes de compra deben ser generadas con anterioridad a la factura. Dado lo anterior, esta Contraloría considera subsanada la observación. Mediante documento contable N°826, de 9 de marzo de 2009, se cursaron pagos a la empresa "Telefónica Empresas Chile S.A.", por servicios prestados durante el mes de diciembre de 2008, sin que a esa fecha se encontrase aprobado el contrato respectivo. En su respuesta, la Subsecretaría de Educación señala que la aprobación del pago fue emitida mediante resolución N°9137 de 26 de enero de 2009, indicando que los servicios fueron efectivamente realizados y recepcionados conforme. Por otra parte, agrega que en la actualidad se está tramitando un contrato con esta empresa, lo que permitirá dar cumplimiento irrestricto a las normas que regulan estas materias, situación que será superada a más tardar el 30 de diciembre de 2009. Por lo anteriormente expuesto, este Organismo de Control considera subsanada la observación, sin perjuicio de validar en una próxima visita la existencia del nuevo contrato al qu- z 1195,17. DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA,

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d) A través de los documentos contables N°s.1479 y 2912 de marzo y junio de 2009, respectivamente, se autorizaron pagos de los servicios recibidos por parte de la "Empresa Nacional de Telecomunicaciones S.A.", por un monto de M$180.052, sin que existiese contrato vigente con la citada empresa, el que al mes de marzo de 2009, se encontraba en etapa de licitación. Al respecto, el Servicio indicó que, mediante las resoluciones N°1459 de 26 de marzo y N°4052 de 27 de mayo, ambas del año 2009, se autorizó el pago a la Empresa Nacional de Telecomunicaciones, acreditando que los servicios fueron realizados y recibidos conforme. Añade, que actualmente se están cumpliendo los procesos administrativos en la contratación de la empresa y una vez terminados serán enviados al Organismo Contralor antes del 30 de diciembre de 2009. Como respaldo a esta respuesta, se adjuntó detalle sobre la trayectoria del procedimiento. En relación con lo observado, esta Contraloría da por superada la observación, sin perjuicio que en la próxima visita se validará que efectivamente exista la contratación de los servicios mencionados, además de su correspondiente trámite administrativo.

2.- Pagos a proveedores con plazo mayor a un mes. De la documentación revisada se verificaron pagos que excedían los 30 días, contados desde la recepción de la factura, contraviniendo lo dispuesto en la circular N°23, de 13 de abril de 2006, del Ministerio de Hacienda, relativa al pago de proveedores. Entre las facturas examinadas, se determinaron 28 casos que presentan atrasos que fluctuaban entre 40 y 222 días (Anexo N°2). Sobre el particular, la Subsecretaría de Educación informó que la División de Administración General a través del oficio N°726 de 23 de octubre 2009, procedió a impartir instrucciones con el objeto de que todos los programas dependientes del MINEDUC documenten los respaldos que avalan el proceso de pago, con el objeto de minimizar los tiempos y el cumplimiento de la citada circular N°23. En atención a lo indicado, se da por subsanada la observación. Por otra parte, en lo que corresponde a gastos por concepto de electricidad, de acuerdo a las facturas examinadas, se verificaron pagos por concepto de intereses por un monto de $126.059, de acuerdo al siguiente detalle:

DC

733

733 733 735 1374

Fecha DC

05/03/2009 05/03/2009 05/03/2009 05/03/2009 25/03/2009

N° Factura

Proveedor

CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A.

5.145.818 5.151.470 5.145.818 5.162.135 5.248.620

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Mes

Intereses

Factura

$

Ene-09 Ene-09 Ene-09

29.559 62 14.742 2.878 ~...;\50 887 .

DIVISION DE AUDITORIA DMINISTRA

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1374 1425 1425 1425

25/03/2009 30/03/2009 30/03/2009 30/03/2009

CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A. CHILECTRA S.A.

5.248.614 5.254.283 5.454.284 5.454.285

Mar-09 Mar-09 Mar-09 Mar-09

27.428 262 119

Total

126.059

122

Acerca de este punto, la autoridad señala que la Unidad de Administración Interna, realizará un análisis exhaustivo de cada uno de los comprobantes por concepto de consumo de energía eléctrica, para determinar si los intereses aplicados corresponden a un error en el cobro o por haber incurrido en atrasos administrativo en la emisión de los pagos, situación que será informada antes del 29 de enero del 2010. En mérito de lo señalado y dado a que el Ministerio no entrega al momento de concluir la fiscalización, mayores antecedentes que permitan aclarar la situación anteriormente expuesta, se mantiene la observación formulada. II.- SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Gastos de representación, protocolo y ceremonial (Anexos N°s 3, 4 y 5).

En el examen efectuado a los gastos de representación, protocolo y ceremonial incurridos entre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de 2009, se tuvieron en consideración los requisitos necesarios para financiarlos con recursos destinados a estos fines, de conformidad con las instrucciones presupuestarias del decreto N°854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, y la jurisprudencia del Organismo Contralor sobre la materia. Acorde con lo anterior, se procedió a clasificar dichas partidas en: Rendición de gastos efectuados por la Subsecretaría, en las que se incluyen desembolsos relacionados con actividades realizadas tanto por la Ministra como por el Subsecretario. Rendición de gastos en que figura el timbre del Jefe de Gabinete de la Ministra. Rendición de gastos en que figura el timbre del Jefe de Gabinete del Subsecretario. Asimismo, dada la diversidad de conceptos en la utilización de los fondos, se procedió a catalogar genéricamente los gastos de acuerdo al siguiente orden: Rendición de gastos Subsecretaría

Almuerzos Arreglos florales Arriendo de escenografía

Montos en $

927.619 _38-7205

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20.432.300 344.609 323.959 277.775 300.000 6.504.030 428.281 300.000 3.568.010 1.824.538 282.790 8.251.942 1.298.390 105.529 293.094 792.540

Arriendo de recinto para aniversario Cena Insumos comestibles Locución Músico Pasajes aéreos Reunión Mineduc Taller PSU Sin detalle Arriendo de salón Banquetes Implementos deportivos Obsequios aniversario Diplomas Aniversario Medallas Obsequios Cocktail

Total

51.020.821

Rendición de gastos con timbres de Gabinete 311

Gabinete Ministra

Detalle Arreglo floral Bebestibles Calugas Cena Chocolates Discos CD Pan de pascua Sandwich Torta Insumos comestibles Insumos para café Galletas Almuerzos Articulo de cuero Frutos secos Libros Onces

516.268 22.000 71.000 143.040 21.432 73.900 77.650 1.721.418 121.024 67.648 218.710

Monto en $ Gabinete Subsecretario 19.000 495.593

5.200 5.000 21.961 83.000 776.682 292.000 21.192 51.500 10.000

242.176 109.939 133.000

Totales

3.539.205

1.781.128

Total General 19.000 1.011.861 22.000 71.000 148.240 21.432 5.000 95.861 160.650 2.498.100 413.024 88.840 270.210 10.000 242.176 109.939 133.000

5.320.333

Realizadas las precisiones anteriores, a continuación se analiza en detalle algunos de los comprobantes contables observados:

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1.1. Utilización de gastos de representación en la adquisición de comestibles en general. En el examen selectivo practicado a los desembolsos efectuados con cargo a los gastos de representación, se determinaron erogaciones por concepto de adquisición de comestibles y bebidas relacionados con reuniones sostenidas en el Gabinete de la Ministra y en el Gabinete del Subsecretario, en los cuales no se evidencia el cumplimiento de los requisitos para imputarlos a este ítem. Al respecto, es importante precisar que los gastos efectuados con motivo de reuniones del Ministro con sus subalternos, no corresponde considerarlos como gastos de representación por no cumplir con los requisitos de exteriorización del Servicio, de conformidad con lo establecido en el clasificador presupuestario. Por su parte, la jurisprudencia de esta Contraloría General en relación con este punto señala que se acepta como gasto de representación la realización de reuniones con otros organismos, sean públicos o privados, siempre que correspondan a encuentros de trabajo que digan relación con las materias que les son propias y que se realicen en las dependencias del Servicio. (Aplica dictamen N°9503/2009). En su respuesta el Ministerio indica que con el objeto de subsanar las observaciones realizadas por el Órgano Contralor, respecto de la utilización de Gastos de Representación y para evidenciar el cumplimiento de los requisitos para imputarlos a dicho ítem, como también para indicar las acciones realizadas para corregir las observaciones, se generó una matriz en una planilla Excel, la que cuenta entre otros atributos con la siguiente información: Entrega de antecedentes complementarios como nómina de asistentes, fechas, indicaciones de errores u omisiones en la documentación de respaldo, entre otros. Medio de acreditación: Corresponde al medio utilizado para validar la información señalada en el punto anterior. Causal invocada para imputarlos a gasto de representación de acuerdo a las instrucciones contenidas en el clasificador presupuestario y los dictámenes de la Contraloría General. Tipo de gasto o acción: Gastos de representación: Se señalan los gastos que corresponden 100% a gastos de representación. Jornada de Trabajo: Se identifican los gastos por concepto de reuniones de trabajo que preside la Ministra, con concurrencia de Asesores, Jefes de División, Jefes de Departamentos, Jefes de Sección y Unidades realizadas tanto en dependencias del Ministerio como externas a este para tratar materias prop Inkci'et ,a\cartera. 1\

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Restitución: Se señalan los gastos que la Ministra procederá a reintegrar. Ya restituidos: Dichos partidas constituyen los gastos ya reintegrados por la Ministra. Añade, además, en su oficio de respuesta, que el sistema de compra de insumos para el Gabinete de la Sra. Ministra fue atender una autoridad o reunión de trabajo específica, lo que no implica que la totalidad de los insumos se consuman en dicha oportunidad. Una prueba concreta de ello y a la luz de la información que la agenda de la Ministra evidencia, se reciben más autoridades que las señaladas en la rendición, como también muchas audiencias son canceladas a último minuto, así como muchas otras no son agendadas dado que no estaban planificadas, pero para las cuales es necesario estar preparados. Agrega, que es absolutamente necesario mantener insumos en stock para la atención de reuniones, audiencias y otros, dado a que constantemente se reciben autoridades de otros servicios, expertos, periodistas, embajadores, delegaciones extranjeras con las cuales se firman acuerdos de cooperación, alcaldes quienes exponen sus preocupaciones locales, se atienden también frecuentemente a Senadores y a Diputados para discutir indicaciones a las leyes, entre otros. Además, en virtud del presupuesto que maneja el área de educación, así como también de la variedad de líneas de acción que la propia Ley de Presupuestos explícita, la Subsecretaría debe abocarse en conjunto con la Ministra y el Subsecretario a generar instancias de coordinación y monitoreo de manera directa. Dado lo anterior, fue imperioso llevar a cabo una serie de jornadas de trabajo tendientes a subsanar lo que en el pasado le ha sido tan criticado a esta Secretaría, en lo que refiere a la ausencia de la autoridad en el trabajo específico de las distintas unidades. Finalmente, en su respuesta advierte que con el objeto de corregir la mala imputación de las jornadas de trabajo, se dictaron dos resoluciones exentas, la N°8608 y la N° 8609, ambas del 11 de diciembre de 2009, que regularizaron la autorización de dichos encuentros de trabajo. Asimismo, la Sección de Ejecución presupuestaria fue instruida mediante ordinario N°905, de 11 de diciembre de 2009, con el objeto de realizar los ajustes correspondientes antes de que finalice el ejercicio contable 2009. A mayor abundamiento, se adjuntan los siguientes documentos: Copia de Agenda de la Ministra. Copia de Agenda del Subsecretario Copia de la resolución exenta N°670 del año 1993. Copia de resolución exenta N°8608 y 8609, ambas del año 2009. Cd con planilla detalle.

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