Tipo:

Instrucción General

Asunto:

Actuaciones de gestión y control sobre el suministro de alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas más Desfavorecidas en España (2014-2020)

Clave temática:

308

Unidad:

Subdirección General de Regulación de Mercados

Número:

1/2015

Vigencia:

Programa 2015 y siguientes

Sustituye o modifica:

Sustituye a la IG 1/2014

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SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN

MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE

FONDO ESPAÑOL DE GARANTÍA AGRARIA

ÍNDICE Página 1.  EXPOSICION DE MOTIVOS ....................................................................... 1  2.  NORMATIVA DE APLICACIÓN ................................................................... 1  3.  GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS ......................................................... 2  3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. ......... 2  3.2. Organizaciones asociadas de distribución. .................................................. 2  3.3. Organizaciones asociadas de reparto. ......................................................... 3  3.4. Medidas de acompañamiento. ..................................................................... 3  3.5. Destinatarios finales de los alimentos. ......................................................... 4  3.6. Unidades de control. .................................................................................... 5  3.7. Comité de seguimiento ................................................................................ 5  3.8. Comisiones provinciales. ............................................................................. 5  3.9. REDABAL. ................................................................................................... 6  4.  PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS-PO FEAD (2014-2020)............................................... 6  4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de distribución. ...... 6  4.2. Organizaciones asociadas de distribución. .................................................. 8  4.2.1.  Obligaciones de las organizaciones asociadas de distribución en relación al suministro de los alimentos. ....................................................... 8  4.2.2.  Obligaciones de las oad en relación a la distribución de los alimentos. 8  4.2.2.1. 

En relación al procedimiento de distribución. ..................................... 8

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C/ BENEFICENCIA, 8 28004 - MADRID TEL: 913476500 FAX: 915219832

 

4.2.2.2. 

En relación a las oar a las que se distribuyen los alimentos. ........... 10 

4.3. Organizaciones asociadas de reparto. ....................................................... 10  4.3.1.  Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR............................ 11  5.  TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA .......................... 11  6.  DIRECTRICES

GENERALES

PARA

LA

REALIZACIÓN

DE

LOS

CONTROLES............................................................................................. 12  7.  ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA ............................................................................... 14  8.  CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) .......................... 15  8.1.1.  Controles a las empresas suministradoras. ........................................ 15  8.1.2.  Controles del alimento suministrado por las empresas suministradoras. ………………………………………………………………………………..15  8.1.3.  Control analítico en los CAD. .............................................................. 16  8.2. Controles a las OAD y CAD. ...................................................................... 17  8.3. Controles a las OAR. ................................................................................. 17  9.  CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD ........................ 18  10.  CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR ........................ 18  11.  CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS.............................. 18  12.  POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS. ......................... 19  ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL PROGRAMA ................................................................................................................... 20  ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS ....... 28  ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS ............................................. 30 

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ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE DISTRIBUCIÓN DEL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS 31  ANEXO 6 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 6. .................................................................................................. 37  ANEXO Nº 7- ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE REPARTO (OAR) ...................................................................................... 40  ANEXO 7 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 7 ................................................................................................... 47  ANEXO Nº 8 - PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES BENEFICIARIOS ....................................................................................... 50 

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1. EXPOSICION DE MOTIVOS La Unión Europea ha aprobado a través del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, el Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas para el periodo 20142020. El artículo 4 del citado Reglamento establece que el Fondo financiará los programas nacionales que distribuyen a las personas más desfavorecidas alimentos y/o asistencia material básica a través de organizaciones asociadas seleccionadas por los Estados miembros y, en el artículo 20 de este Reglamento, se establece que la tasa de cofinanciación comunitaria será del 85 %, corriendo el 15 % restante a cargo del Estado Miembro. La Comisión Europea, mediante decisión de fecha 17 de diciembre de 2014, aprobó el Programa Operativo español sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas (FEAD) para el periodo 2014-2020. La Autoridad de Gestión del Programa Operativo es la Subdirección General Adjunta de Gestión de la Subdirección General de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE), adscrita a la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Por otro lado, se ha designado como Organismo Intermedio al Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, a través del Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA), que tiene asignadas, entre sus funciones, la compra de alimentos mediante un procedimiento de licitación pública, para su distribución entre las personas más desfavorecidas. Las Áreas funcionales de Agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, en adelante unidades de control, son las unidades que, en nombre del FEGA, verificarán el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria en el ámbito territorial de su competencia. La presente Instrucción General establece las normas generales que regulan las actuaciones de gestión y control del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015 y sucesivos. 2. NORMATIVA DE APLICACIÓN -

Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas. Reglamento Delegado (UE) Nº 1255/2014 de la Comisión, de 17 de julio de 2014, que complementa el Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas mediante

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el establecimiento del contenido de los informes de ejecución anuales y del informe de ejecución final, incluida la lista de indicadores comunes. Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España, aprobado mediante Decisión de Ejecución de la Comisión, de fecha 17 de diciembre de 2014 (CCI 2014ES05FMOP001). Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, en adelante TRLCSP. Pliegos de cláusulas administrativas particulares para el suministro de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. Pliegos de especificaciones técnicas para el suministro y distribución de alimentos, en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. Resoluciones del Fondo Español de Garantía Agraria, por las que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015 y sucesivos. Real Decreto 1801/2008, por el que se establecen las normas relativas a las cantidades nominales para productos envasados y al control de su contenido efectivo.

3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS 3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. En el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España (2014-2020), para el Programa anual correspondiente de ayuda alimentaria se prevé la compra en el mercado, mediante licitación, de alimentos para su suministro a las organizaciones asociadas de distribución, de dimensión nacional, quienes las distribuirán a las organizaciones asociadas de reparto autorizadas para que, a su vez, los pongan gratuitamente a disposición de las personas más desfavorecidas. 3.2. Organizaciones asociadas de distribución. Son organizaciones de dimensión nacional, sin ánimo de lucro, que reciben en sus centros de almacenamiento y distribución (en adelante CAD) los alimentos de las empresas suministradoras que hayan resultado adjudicatarias de las licitaciones y los distribuyen a las organizaciones asociadas de reparto (en adelante OAR). Las organizaciones asociadas de distribución (en adelante OAD) son designadas para tal fin, mediante Resolución anual del FEGA en la que se establece el “procedimiento para la designación de organizaciones asociadas

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de distribución”, en el marco del correspondiente Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. En el desempeño de su labor, informan y asesoran al FEGA para garantizar la correcta ejecución del programa, a través del Comité de Seguimiento. 3.3. Organizaciones asociadas de reparto. Son organizaciones sin ánimo de lucro que reciben los alimentos de las OAD y los entregan directamente a las personas más desfavorecidas, junto con medidas de acompañamiento. La entrega de dicho alimento puede ser: -

Mediante entrega directa de lotes de comida. Mediante la elaboración de comidas preparadas para ser consumidas en sus instalaciones (entidad de consumo).

3.4. Medidas de acompañamiento. Son un conjunto de actuaciones dirigidas a favorecer la inclusión social de las personas más desfavorecidas destinatarias de la ayuda alimentaria. Todas la OAR deben ofrecer medidas de acompañamiento excepto en aquellos casos en los que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares. Todas la OAR ofrecerán como medida de acompañamiento básica información sobre los recursos sociales más cercanos. Esta información será elaborada por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad. La medida de acompañamiento básica se pondrá a disposición de todas las personas beneficiarias de la ayuda alimentaria, las cuales deberán firmar una hoja de registro indicando la recepción de la información. Están exentas de firmar esta hoja de registro las personas beneficiarias de las entidades de consumo y las personas sin hogar. En el caso de las entidades de consumo, la medida de acompañamiento básica se podrá poner a disposición de los beneficiarios de la ayuda alimentaria de varias formas, por ejemplo, mediante, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o poniendo a disposición de las personas atendidas hojas que contengan dicha información, entre otras. Esta medida de carácter básico está contemplada particularmente para que aquellas OAR que, disponiendo de menor capacidad administrativa y de gestión, puedan cumplir con la obligación reglamentaria habida cuenta de que se trata de entidades con recursos humanos (personas voluntarias en su mayoría) y financieros muy escasos y que, sin embargo, han resultado y resultan fundamentales para la entrega de alimentos, pues su localización y las características de su actividad les permite estar más cerca de las personas más necesitadas.

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Aquellas OAR que dispongan de mayores recursos y experiencia en el ámbito socio laboral podrán poner a disposición de las personas destinatarias medidas de acompañamiento más completas: -

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Derivación/reorientación a los recursos sociales, previo contacto con los mismos para establecer los canales de derivación e informando a la persona beneficiaria del programa o actividad a la que se le quiere derivar. Prestación directa de servicios, programas y actividades dirigidas a la inserción socio-laboral, siempre que la entidad cuente con una persona o un equipo de personas competentes en la materia.

En relación a las medidas de acompañamiento, el FEGA y en su nombre, las unidades de control, únicamente deberá verificar, que todas la OAR ofrecen como medida de acompañamiento obligatoria información sobre los recursos sociales más cercanos y que disponen de hojas de registro firmadas que indiquen la recepción de la información. Los demás aspectos relacionados con las medidas de acompañamiento serán competencia del Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad. En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están exentas de disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la medida de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición de las personas a las que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o la puesta a disposición de las personas atendidas hojas que contengan dicha información, entre otras. 3.5. Destinatarios finales de los alimentos. Son las personas más desfavorecidas que, a su vez, se definen como aquellos individuos, familias, hogares o grupos que se encuentren en situación de pobreza económica, así como las personas sin hogar y otras personas en situación de especial vulnerabilidad social. Estas circunstancias se determinarán mediante informe de los servicios sociales públicos o de las entidades participantes en el programa siempre que éstas últimas cuenten con trabajadores sociales o profesionales que realicen funciones asimiladas de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad No será necesaria la presentación del informe social en aquellos casos en que el reparto de alimentos se realice en comedores sociales o a personas sin hogar. En aquellos casos en los que el inspector no pueda verificar la existencia de dicho informe, por considerarse éste confidencial, las OAR deben poner a su disposición un documento alternativo que permita al inspector verificar que las

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personas a las que las OAR proporcionan los alimentos del Programa disponen de dicho informe. 3.6. Unidades de control. Las unidades de control son las áreas funcionales de agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, que en nombre del FEGA verifican el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria en el ámbito territorial de su competencia mediante la realización de controles. Podrán realizar controles bien a empresas, CAD y organizaciones asociadas, tanto de distribución como de reparto. 3.7. Comité de seguimiento Comité formado por el FEGA y las OAD, cuyas funciones serán las de revisar las solicitudes de participación de las OAR en el Programa de ayuda alimentaria, proponiendo su alta baja o modificación, informar sobre el funcionamiento del Programa correspondiente y proponer las medidas necesarias para la correcta ejecución de dicho Programa. A las reuniones del Comité de Seguimiento, se podrá invitar a expertos en los asuntos que se vayan a tratar. En particular, podrán participar representantes de la Dirección General de la Industria Alimentaria, como asesores expertos en aspectos nutricionales. También se invitará a participar a representantes de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y de la Dirección General de Servicios para la Familia y la Infancia del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, como Autoridad de Gestión y Organismo Intermedio de Gestión del Programa, respectivamente. El Comité de Seguimiento se reunirá por primera vez antes del comienzo del suministro de alimentos de cada Programa y, una vez iniciado éste, al menos, una vez antes del inicio de cada una de las fases en las que esté prevista la entrega de alimentos a las OAD. 3.8. Comisiones provinciales. Son comisiones que, de cara a mejorar la gestión del Programa de ayuda alimentaria, se pueden crear, de manera voluntaria, con el propósito de analizar y evaluar la ejecución del Programa a nivel provincial y promover iniciativas que se consideren necesarias para mejorar su funcionamiento. El FEGA recomienda la creación de comisiones provinciales en todo el territorio nacional, dado que son consideradas una herramienta que contribuye significativamente a la buena gestión del programa.

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Las comisiones estarán constituidas, al menos, por un representante de cada una de las OAD en la provincia y un representante de las Áreas Funcionales de Agricultura de las Delegaciones o Subdelegaciones del Gobierno. Serán presididas por el representante de las áreas funcionales de agricultura. Existe una Guía para el establecimiento de comisiones provinciales del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas, en la que se detalla la composición y el funcionamiento de dichas comisiones. 3.9. REDABAL. Es una herramienta informática de gestión del Programa de ayuda alimentaria, puesta a disposición de las OAD y de las unidades de control. Las unidades de control podrán utilizar dicha aplicación como soporte en las labores de control sobre empresas, OAD, CAD, OAR y duplicidades de beneficiarios. Si una unidad de control no dispone de acceso a REDABAL deberá solicitar el mismo a través de correo electrónico dirigido a la dirección [email protected] indicando el número del documento nacional de identidad (letra incluida), el nombre y apellidos, provincia y correo electrónico. Para facilitar el manejo de la aplicación existe un manual de usuario y una guía del módulo de control, dentro del apartado “documentos” de REDABAL. 4. PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS-PO FEAD (2014-2020) 4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de distribución. El FEGA, a través de un proceso de licitación pública, obtiene mediante la compra directa a las empresas del sector agroalimentario que hayan resultado adjudicatarias, los tipos de alimentos que se hayan considerado necesarios y adecuados. Estas empresas suministran los alimentos en los CAD de las OAD, distribuidos en todas las provincias del territorio español y en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. El FEGA establece la distribución territorial de los alimentos, que se realiza de forma equitativa en base a indicadores objetivos de la situación socioeconómica de cada Comunidad Autónoma, que son: la tasa de riesgo de pobreza o exclusión social (AROPE), tasa de desempleo y número de personas destinatarias del reparto anterior, ponderados en un 40 %, 10 % y 50 % respectivamente.

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El establecimiento de los coeficientes a nivel provincial, parte del número de destinatarios del reparto anterior, puesto que no existen datos oficiales sobre indicadores objetivos de la situación socioeconómica a este nivel. El FEGA establece las fases o periodos de suministro indicando, para cada fase, un periodo de suministro de alimentos que finalizará a los quince días naturales desde la fecha de inicio de cada fase, salvo que, por motivos justificados, autorice un plazo mayor. Las empresas suministradoras deben entregar los alimentos dentro del periodo establecido. Si vencido dicho período, una empresa no ha entregado el alimento en los CAD previstos, sin que exista una autorización previa del FEGA, este adoptará las medidas oportunas, de acuerdo con el Pliego de Cláusulas Administrativas correspondiente. Los alimentos serán entregados, descargados y apilados por las empresas en los almacenes autorizados por el FEGA. No obstante, las OAD podrán acordar con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se lleven a cabo por sus propios medios. Los alimentos suministrados deben cumplir con las características técnicas establecidas en los pliegos de licitación. En relación a la presentación y etiquetado de los envases, embalajes y palets las empresas deberán cumplir con lo especificado en el Pliego de especificaciones técnicas correspondiente, a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción. Los alimentos suministrados a las OAD por el FEGA se encontrarán identificados en su envase con el logotipo establecido en el Anexo 1 de esta Instrucción General. Las empresas suministradoras deberán acompañar la mercancía con un albarán y copia legible, que deberá ser firmado, sellado y fechado por los responsables de los CAD receptores como prueba de la formalización de la entrega del alimento. Al final de cada fase de suministro, las empresas remitirán al FEGA una copia de los albaranes, firmados, sellados y fechados, a efectos de que éste verifique la conformidad del suministro Los albaranes deberán incluir, al menos, los siguientes datos: - Identificación de la empresa - Número/código de identificación del albarán - Identificación del destinatario - Alimento suministrado - Cantidad suministrada: número de embalajes y peso neto o volumen neto - Lote/-s de fabricación de las cantidades suministradas - Fecha del suministro El FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de consumo preferente de cada uno de los alimentos que se vayan a suministrar así como

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la relación de empresas que hayan resultado adjudicatarias y el valor de los alimentos. Con anterioridad al comienzo de cada fase, el FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de suministro de los alimentos para esa fase, así como las cantidades de alimento y los lugares en los que se vayan a ser suministrados. 4.2. Organizaciones asociadas de distribución. Con carácter general, las OAD deberán:  Ofrecer en sus sitios web una breve descripción del programa, que incluya sus objetivos y resultados y destaque la ayuda financiera recibida de la Unión Europea.  Estar en disposición de facilitar información sobre los indicadores de resultados, relativos a la ayuda alimentaria distribuida, establecidos en los epígrafes 12), 13), 14) del anexo del Reglamento Delegado (UE) nº 1255/2014 de la Comisión, así como otros datos solicitados por las autoridades competentes. Los valores relativos a estos indicadores se establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados en información proporcionada por los beneficiarios finales. En cualquier caso estos datos se proporcionarán de manera agregada.  Por otra parte, en virtud del artículo 32.4.b) del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, las OAD deberán llevar una contabilidad aparte de los gastos subvencionables realmente contraídos con cargo al Programa. 4.2.1. Obligaciones de las organizaciones asociadas de distribución en relación al suministro de los alimentos. Las OAD facilitarán el suministro de los alimentos en las cantidades y en los plazos acordados asegurando un horario suficientemente amplio y flexible de los CAD. Cualquier modificación en relación a los datos de los CAD deberá ser puesta en conocimiento del FEGA. Las cantidades de alimentos recepcionadas deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como movimientos de entrada en REDABAL. 4.2.2. Obligaciones de las OAD en relación a la distribución de los alimentos. 4.2.2.1.

En relación al procedimiento de distribución.

Los CAD distribuirán los alimentos recibidos entre las OAR autorizadas por el FEGA.

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Los CAD de las OAD deberán exponer, en sus instalaciones, y en un lugar fácilmente visible por el público, un cartel informativo, que les será facilitado al efecto por el FEGA, en el que figure la mención “Programa de ayuda a las personas más de desfavorecidas” y el emblema del FEAD. Las OAD deberán utilizar REDABAL en la gestión de la distribución de los alimentos, en particular, para el cálculo del reparto de alimentos entre las OAR que tengan asignadas, así como para llevar una contabilidad material de la distribución. La distribución se debe realizar, por regla general, de forma directamente proporcional al número de beneficiarios por cada tipo de alimento. No obstante, en casos puntuales y debidamente justificados, las OAD podrán distribuir los alimentos en base a otros criterios de actuación que pondrán en conocimiento del FEGA, cuando así se les requiera. En estos casos se deberá aplicar en REDABAL los coeficientes correctores correspondientes. El periodo de distribución de los alimentos a las OAR en cada fase de suministro deberá finalizar antes del inicio de la fase siguiente. Por este motivo, los CAD deberán estar vacíos antes del inicio de la fase siguiente. No obstante, en situaciones justificadas, el FEGA podrá autorizar una ampliación del plazo de distribución. La última fase de distribución de alimentos a las OAR deberá finalizar, a más tardar, el día anterior a la fecha, que establezca el FEGA, de finalización del Programa de ayuda alimentaria. Al finalizar el Programa de ayuda alimentaria correspondiente, las unidades de control deberán comunicar al FEGA que los almacenes están vacíos. Los CAD acreditarán la retirada de los alimentos por la OAR mediante la cumplimentación, por duplicado, de un acta de distribución según el modelo del Anexo 2. Una vez cumplimentada y firmada, tanto por el representante del centro de almacenamiento como de la OAR, se entregará un ejemplar a cada uno. La OAD custodiará esta documentación durante un periodo mínimo de 5 años y, en caso de serle requerida, la pondrá a disposición de las unidades de control o de cualquier otra autoridad competente para efectuar los controles oportunos. Las OAD determinarán las fechas y plazos en las que las OAR deberán retirar los alimentos que les correspondan. En caso de que la cantidad retirada por la OAR difiera de la que teóricamente le hubiera correspondido, se dejará constancia de la diferencia en el acta de distribución. Las cantidades de alimentos retiradas por las OAR deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como movimientos de salida en REDABAL.

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Se considerará que un alimento se ha distribuido cuando ha sido entregado a las OAR y dicha entrega ha quedado correctamente registrada en REDABAL. 4.2.2.2.

En relación a las OAR a las que se distribuyen los alimentos.

Las OAD no podrán distribuir alimentos a OAR que no se encuentren autorizadas por el FEGA o que no estén asociadas a ellas. Las OAD no repercutirán cantidad económica alguna sobre las OAR a las que distribuyen los alimentos con destino a las personas desfavorecidas. Las OAD serán responsables de la verificación del cumplimiento por parte de las OAR a las que entreguen los alimentos, de los requisitos y obligaciones que éstas deben cumplir, del seguimiento de las mismas, de la actualización de sus datos, así como de la propuesta de entrega de alimentos a nuevas organizaciones o de la propuesta de interrupción en la entrega de alimentos a petición de la organización o por otra causa justificada, de acuerdo con las indicaciones que les proporcione el FEGA al respecto. Respecto al tratamiento de los datos de carácter personal, las OAD, deberán cumplir con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. Igualmente, las OAD deberán fomentar la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual en el acceso a la ayuda, así como velar por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas. 4.3. Organizaciones Asociadas de Reparto. Para que una organización sea autorizada como OAR para participar en el Programa de ayuda alimentaria debe cumplir con los requisitos y obligaciones indicados en las Resoluciones anuales del Fondo Español de Garantía Agraria, por las que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas correspondiente. En el documento “Guía de organizaciones asociadas de reparto” se detallan los requisitos y obligaciones que deben cumplir las OAR, así como una serie de aclaraciones que pueden resultar de utilidad al inspector a la hora de realizar los controles sobre dichas OAR. El FEGA será el organismo encargado de autorizar o interrumpir la participación de las OAR en los Programas de ayuda alimentaria. Con anterioridad al inicio del primer suministro de los alimentos de cada Programa, el FEGA autorizará la participación en el mismo de todas las OAR propuestas y verificadas por las OAD y aceptadas por el FEGA.

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Con anterioridad a cada uno de los suministros que se vayan a realizar en el Programa, las OAD podrán solicitar al FEGA que autorice la participación de nuevas OAR. Los plazos de presentación de solicitudes de alta y la relación de OAR autorizadas que deriven de estos procedimientos, se publicarán en la página web del FEGA (www.fega.es). No obstante, las OAD comunicarán a las OAR su participación en la distribución de alimentos del Programa de ayuda alimentaria. El FEGA interrumpirá la participación en el Programa de distribución de alimentos a las OAR que así lo soliciten a través de su OAD. Las unidades de control informarán al FEGA sobre los resultados del control realizado, quien, a la vista de los incumplimientos detectados por la unidad de control, podrá interrumpir la participación de una OAR si se comprueba que la misma ha dejado de cumplir los requisitos y obligaciones establecidos en la Resolución del FEGA1. El FEGA informará de las interrupciones de participación de las OAR en el Programa de ayuda alimentaria en el correspondiente Comité de Seguimiento. 4.3.1.

Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR.

Las OAR podrán solicitar el cambio de asignación a otra OAD mediante una solicitud motivada dirigida a la organización de la que dependan. Las OAD solicitarán al FEGA a través de REDABAL el cambio de asignación deseado. Los cambios de OAD se llevarán a efecto previo consenso entre las organizaciones afectadas. De no alcanzarse un acuerdo, el FEGA dirimirá la cuestión en el marco del Comité de Seguimiento. Los cambios de asignación, y por tanto del número de beneficiarios finales atendidos, que se efectúen con anterioridad al comienzo del Programa podrán tenerse en cuenta en el reparto de alimentos entre las OAD. Sin embargo, una vez iniciado el Programa, dicho reparto permanecerá estable, al estar ya pactadas con las empresas suministradoras de los alimentos las cantidades y los puntos de entrega. 5. TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA Los controles a realizar por las unidades de control podrán ser de tres tipos:  Controles programados: controles recogidos en el Plan de control cuya realización es obligatoria salvo casos debidamente justificados.

1

Más información en el documento “Guía de organizaciones asociadas de reparto””.

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 Controles dirigidos: controles a realizar por indicación de la Subdirección General de Mercados, en adelante SGRM, como consecuencia de una denuncia, de algún posible fraude o irregularidad.  Controles no programados: controles que se realizan a iniciativa del inspector cuando tenga indicios de que se está cometiendo algún fraude o irregularidad y cuando así lo considere necesario. Los controles dirigidos serán comunicados directamente por la SGRM a la unidad de control responsable de su realización. En el caso de que una unidad de control no pueda realizar un control programado deberá notificarlo, a la mayor brevedad, a la SGRM para que se tomen las medidas que se consideren necesarias. Siempre que sea posible, las unidades de control se apoyarán, para la realización de sus comprobaciones, en la información registrada en REDABAL. 6. DIRECTRICES CONTROLES

GENERALES

PARA

LA

REALIZACIÓN

DE

LOS

a. Preparación. Las actuaciones de control se deben recoger en los modelos de actas que estén vigentes en el momento de su realización. Los modelos de actas de control se deben obtener de la Instrucción General vigente en el momento de realización del control debiéndose poner especial cuidado en no utilizar modelos de actas de control obsoletos. En la aplicación REDABAL se pueden consultar y obtener los diferentes datos e informes necesarios para la correcta realización del control. b. Programación. Los controles deben programarse de tal manera que en el momento de la inspección se estén llevando a cabo las operaciones objeto de control. Por tanto, los controles se deben realizar en fechas en las que el inspector tenga la seguridad de que en las instalaciones a controlar dispongan de alimentos del Programa de ayuda alimentaria. c. Comunicación. 



La realización del control se deberá comunicar dejando constancia documental de dicha comunicación y con una antelación de, cómo máximo, 10 días. No obstante, en casos excepcionales debidamente justificados se podrá autorizar la ampliación de este plazo. En dicha notificación se informará de la naturaleza del control, la fecha y hora de personación de los controladores y la información que debe ser facilitada al inspector, (entre otros, para los CAD, albaranes y actas de distribución; y para las OAR estatutos, inscripción registral, justificación de

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la condición de beneficiarios, listado actualizado de beneficiarios, actas de distribución, notas de entrega, etc.). No obstante, podrán efectuarse controles sin previo aviso cuando el propósito del control así lo aconseje. d. Identificación. Al inicio del control, los controladores se identificarán y solicitarán la identificación y acreditación de la representatividad de la persona que firme el acta y le informarán al interesado sobre las comprobaciones que van a realizar e. Envío.  

Las actas de control se deben remitir a la SGRM a través de la aplicación REDABAL. Las instrucciones de carga de actas se encuentran en la Guía del módulo de controles dentro del menú “Documentos” de REDABAL. En el caso de que en las actas de control reflejen irregularidades que contravengan lo establecido en la normativa, la unidad de control correspondiente elaborará un informe complementario a las actas de control en el que se detallarán con la mayor claridad posible qué puntos de la normativa, han sido contravenidos. Asimismo en dicho informe se incluirán de manera clara y concisa las conclusiones obtenidas de dicho control.

Las actas de control deben cargarse en REDABAL a la mayor brevedad tras la finalización del control, con el fin de que en caso necesario se actúe rápidamente sobre la organización en cuestión. 

 



Las actas de control únicamente se grabarán en REDABAL una vez finalizado el control en su totalidad, es decir, si el inspector ha detectado alguna incidencia que requiera la aportación de alguna aclaración o documentación posterior por parte de la organización que ha sido objeto del control, no deberá grabar el acta en REDABAL hasta que el inspector haya recibido y valorado las mismas, debiendo informar en todo caso a la SGRM del resultado final del mismo. Dado que la aplicación únicamente permite la carga de un único fichero, deben incluirse en el mismo todos los documentos que el inspector quiera hacer llegar a la SGRM (actas, informes, etc.). Si con posterioridad a la carga de un acta de control se pusieran de manifiesto nuevas actuaciones, con informes o nuevas actas, no se deberá eliminar el registro ya grabado sino únicamente se deberá sustituir el archivo antiguo por el nuevo. Hay que tener en cuenta que en la realización de los controles la unidad de control manejará ficheros de datos de carácter personal relativos a los datos de beneficiarios que atienden las OAR controladas. En este sentido se deberá tener presente en todo momento las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.

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

En caso de sufrir algún problema en la carga de las actas en REDABAL se podrá contactar con el Servicio de atención a Usuarios (SAUS) en el teléfono: 91 322 50 61

f. Otros. Los inspectores podrán emplear en el control los métodos y equipos de medición, pesaje o contabilización necesarios para obtener un resultado de la precisión adecuada, dejando constancia de los mismos en el acta de control. 7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA   



 



 

El FEGA se encargará de facilitar a las unidades de control toda la información necesaria para el correcto desempeño de sus funciones de control. El FEGA mantendrá reuniones periódicas con las unidades de control para la coordinación y el seguimiento de la ejecución del programa de ayuda alimentaria. El resultado de los controles debe reflejarse en las actas de control proporcionadas en esta Instrucción que podrán ir acompañadas de un informe en caso necesario. En casos debidamente justificados, se podrá remitir al FEGA el resultado del control en un informe firmado por el inspector en lugar de hacerlo en el acta de control correspondiente. La información incluida en el acta por el inspector debe ser el resultado de las comprobaciones llevadas a cabo por el inspector y, en ningún caso, deben tratarse de manifestaciones del representante de la organización objeto del control. La información reflejada en el acta de control debe ser coherente y no debe ser contradictoria en los diferentes puntos de la misma. El inspector debe tener presente en todo momento que las no conformidades reflejadas en un acta de control conllevan, en todo caso, a una actuación por parte del FEGA que puede derivar en la interrupción de participación de un CAD o de una OAR en el programa de ayuda alimentaria o en la imposición de una penalización a una empresa, entre otros. El inspector debe comprobar y cumplimentar todos y cada uno de los puntos de las actas de control, marcando una sola casilla de las establecidas. La SGRM no considerará válidas actas de control con apartados sin valorar, es decir, en blanco. El control se formalizará en una única acta de control, aunque el mismo se realice en varias visitas. Si tras realizar un control se pusiera de manifiesto la existencia de incidencias y/o irregularidades consideradas de gravedad por parte del inspector que pudieran afectar al buen desarrollo del programa de ayuda, se informará de manera inmediata a la SGRM, quien podrá establecer que se efectúen nuevos controles, en caso necesario.

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 



En caso de que en el acta se solicite incluir la manera en la que se justifica un determinado punto, el inspector, debe cumplimentar dicha justificación y, en ningún caso, dejar este apartado en blanco. Si en el acta se marca el punto controlado como conforme, el inspector, en la medida de lo posible, no debe incluir información adicional en el apartado observaciones a menos que sea estrictamente necesario y, en ningún caso, debe reflejar observaciones que contradigan la respuesta marcada por el inspector. En todo control se deberá reflejar el tiempo total de duración del mismo (tanto el control sobre el terreno, como en control documental).

Las actas que no se ajusten a los puntos anteriores darán lugar a que la SGRM pueda solicitar al inspector las aclaraciones oportunas e incluso la repetición del control. 8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones exigidas para participar en el Programa tanto por parte de empresas, CAD, OAD y OAR, el FEGA establece anualmente un plan de control en base a los criterios de riesgo que se establecen en el mismo. Los controles programados se efectuarán dentro del período de ejecución del programa de ayuda y afectarán a empresas, CAD, OAD y OAR. 8.1.1.

Controles a las empresas suministradoras.

Los controles sobre empresas serán realizados por las unidades de control. Este control tiene como finalidad verificar la calidad de los alimentos destinados al programa, así como que éstos cumplen los requisitos exigidos en los correspondientes pliegos. Esta verificación incluirá:  Controles sobre los alimentos suministrados por las empresas en el CAD.  Controles analíticos de los alimentos mediante la toma de muestras en los CAD. Las unidades de control realizarán estos controles sobre los alimentos y en los CAD que el FEGA determine en el plan de control. 8.1.2.

Controles del suministradoras.

alimento

suministrado

por

las

empresas

Este control será realizado por las unidades de control en los CAD y en él se verificará:

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 La identidad del alimento, es decir, que los alimentos depositados en el CAD, cumplen con la descripción del alimento establecida en el Anexo 1 del pliego de especificaciones técnicas correspondiente, pertenece a la marca comercial y cumple con los periodos de consumo preferente, establecidos y comunicados por el FEGA.  Presentación y etiquetado del envase, embalaje y paletización, es decir que los envases, embalajes y palets de los alimentos cumplen con lo establecido en el punto 2 del pliego de especificaciones técnicas a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción.  Condiciones en las que se han suministrado los alimentos El resultado de dicho control debe reflejarse en el anexo 3. El FEGA proporcionará a las unidades de control la información necesaria y los pliegos de especificaciones técnicas correspondientes para que los inspectores puedan proceder adecuadamente a este control. 8.1.3.

Control analítico en los CAD.

La toma de muestras deberá programarse con el fin de que se pueda realizar en el momento en que se realicen los controles en los CAD. Las muestras se tomarán por triplicado. El inspector enviará una unidad de muestra al laboratorio y custodiará las otras dos que podrán ser analizadas en caso de que el resultado analítico sea no conforme. Los envases que se vayan a enviar a analizar se deben seleccionar de manera aleatoria y en las cantidades indicadas en la tabla que, según el tipo de alimento de que se trate, el FEGA pondrá a disposición de las unidades de control. El inspector levantará un acta de control (anexo 5) por triplicado, del que se dejará una copia al CAD objeto del muestreo. Otra copia deberá acompañar a la muestra y una tercera copia se remitirá a la dirección que establezca el FEGA. El inspector indicará al responsable del CAD que grabe en la aplicación REDABAL las cantidades tomadas en el muestreo. Si el inspector ha realizado una toma de muestras debe marcar la casilla “se realiza toma de muestras” del anexo 3. Las muestras deberán ser custodiadas por la unidad de control hasta su recogida por parte del FEGA quien las enviará al laboratorio designado para el control analítico. Tanto la toma de muestras en el CAD como la custodia de la misma serán realizadas por la unidad de control, mientras que su recogida y remisión al laboratorio corresponderá al FEGA.

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Una vez que se hayan preparado la/s muestra/s para su recogida, las unidades de control, se pondrán en contacto con las direcciones que le facilitará el FEGA, con el fin de proporcionar la siguiente información:  Dirección donde se localizan las muestras.  Persona de contacto de la unidad de control.  Número de envases/bultos. 8.2. Controles a las OAD y CAD. Estos controles se llevarán a cabo en los CAD y, en caso necesario, en las dependencias de la OAD. El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la OAD, de los requisitos y obligaciones recogidos en la Resolución del FEGA, así como comprobar las operaciones de entrada y salida de los alimentos, sus condiciones de almacenamiento y la comparación entre las existencias contables y las existencias físicas. Las actuaciones derivadas de los controles a los CAD se reflejarán en el anexo 6. Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado “controles”, en el punto “Gestión de actas de CAD”, lo antes posible tras la finalización de dicho control. En caso de detectarse alimentos deteriorados se deberá actuar conforme a lo establecido en la Guía para el procedimiento de retirada y destrucción de alimentos deteriorados. En caso necesario, el inspector levantará acta de retirada de alimentos deteriorados conforme al modelo establecido en el anexo 4. En caso de no poder examinar íntegramente la totalidad de los alimentos disponibles en el almacén en el momento de realizar el control, el inspector seleccionará una muestra representativa. El inspector deberá describir en el acta de control (punto 4 del anexo 6) el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población. 8.3. Controles a las OAR. El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la OAR, de los requisitos y obligaciones recogidos en la Resolución del FEGA. Las actuaciones derivadas de los controles a las OAR se reflejarán en el anexo 7.

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Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado “controles”, en el punto “Gestión de actas de EEBB”, lo antes posible tras la finalización de dicho control. 9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD De acuerdo a lo establecido en la Resolución del FEGA, el incumplimiento por parte de la organización asociada de distribución (OAD) de los requerimientos establecidos en la ejecución del programa anual, podrá ser motivo de exclusión de dicha organización en el proceso de designación de futuros programas, en función de la gravedad de dicho incumplimiento. Además la Resolución también establece que, el FEGA, adoptará todas las disposiciones necesarias para garantizar el correcto desarrollo de las operaciones de ejecución del programa y para prevenir y sancionar las irregularidades. A tal fin, podrá suspender la participación total o parcial de las organizaciones asociadas de distribución en función de la naturaleza y gravedad de los incumplimientos o de las irregularidades detectadas 10. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR Cuando, como consecuencia de un control, se determine que una OAR incumple los requisitos del programa, el FEGA realizará las actuaciones oportunas para interrumpir la participación de esta OAR en el Programa de ayuda alimentaria. En concreto, el FEGA comunicará a la OAR las incidencias comprobadas y le otorgará un plazo de diez días hábiles para el ejercicio del trámite de audiencia, de conformidad con el artículo 84 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Transcurrido dicho plazo, el FEGA podrá interrumpir la participación de dicha OAR y procederá a comunicárselo al interesado. El FEGA informará de estas interrupciones de participación en el correspondiente Comité de Seguimiento. Cuando, como consecuencia de un control, se detecte que los datos correspondientes a la OAR (datos de contacto, número de beneficiarios, etc.) son incorrectos, el FEGA modificará los datos comunicados por la Unidad de control en REDABAL y comunicará los mismos a la OAD correspondiente. 11. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS La aplicación REDABAL, al amparo de lo dispuesto en la Orden AAA/985/2012, de 30 de abril, por la que se modifica la Orden ARM/2952/2008, de 1 de octubre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal gestionados por el Fondo Español de Garantía Agraria, dispone de una herramienta de control para detectar duplicidades de beneficiarios en distintas OAR. Por ello, en el ámbito de sus competencias, las unidades de control, podrán realizar el control de duplicidades de beneficiarios.

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En el anexo 8 se establecen las instrucciones, para la cumplimentación de los ficheros de beneficiarios. Las instrucciones para la carga del fichero en la aplicación REDABAL se pueden consultar en el manual de usuario de la aplicación. 12. POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS. En aquellos casos en los que una unidad de control reciba una denuncia por parte de un tercero, ya sea verbal o por escrito, sobre la venta de alimentos del programa en un establecimiento o cualquier otro tipo de fraude o conducta tipificada en la normativa vigente, deberá instarle a que interponga la denuncia correspondiente ante las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda. No obstante, en tales supuestos de venta de alimentos o detección de cualesquiera otras irregularidades tipificadas, la unidad de control solicitará el apoyo de fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda para la realización del control.

EL PRESIDENTE, Firmado electrónicamente por Ignacio Sánchez Esteban

DESTINO: Secretaría General y Subdirecciones Generales del FEGA, Abogacía del Estado e Intervención Delegada en el Organismo. Áreas Funcionales de Agricultura o Agricultura y Pesca de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno

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ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL PROGRAMA

(AÑO)

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ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN (Anverso) ACTA DE DISTRIBUCIÓN Nº _____________________ OAD ___________________ CENTRO____________________________ PROVINCIA: _________________________ FASE: ______________________________ En __________________ a _____de _____________________ de ______, en ejecución del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 20____PO FEAD 2014-2020, se hace entrega de los alimentos que se relacionan a continuación a la organización asociada de reparto (OAR): Código:

Denominación:

Domicilio: Población Provincia: NIF:

Teléfono:

En el dorso de este documento se establecen los requisitos y compromisos a cumplir por esta OAR. El incumplimiento de los mismos dará lugar a que se interrumpa la participación de esta OAR en el Programa de ayuda alimentaria, sin perjuicio de las demás responsabilidades que se deriven del incumplimiento. Nº Benef.

Alimento

Cantidades asignadas Cantidades retiradas(*) Diferencia(*) Nº Nº Nº kg/l Alim. Entid. Nº Embal. kg/l Tot. kg/l Envas. (Total) Embal. Envas. Tot.

Totales: (*) A cumplimentar únicamente en caso de que no coincida con la cantidad asignada. POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE REPARTO (OAR)

POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE DISTRIBUCIÓN (OAD)

Recibido y conforme:

Entregué:

Fdo._________________________

Fdo.:___________________________

DNI________________________

DNI. __________________________ Sello de la Organización Asociada

Organización asociada de distribución (1 ejemplar). Organización asociada de reparto (1 ejemplar).

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ANEXO Nº 2 (Reverso) Requisitos y obligaciones a cumplir por la OAR con su participación en el Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 20___-PO FEAD 2014-2020 a)

Estar legalmente constituida y, cuando proceda, debidamente inscrita en el correspondiente registro administrativo y no ser una sociedad mercantil.

b)

Tener estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas con perfiles similares a los del FEAD1.

c)

Disponer de capacidad administrativa, operativa y financiera para realizar la distribución gratuita de alimentos entre las personas desfavorecidas.

d)

Atender a 10 o más personas desfavorecidas.

e)

Poner los alimentos a disposición de las personas desfavorecidas de forma gratuita, no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las personas a las que les entregan los alimentos.

f)

Desarrollar medidas de acompañamiento. Ofrecer como medida de acompañamiento obligatoria a todas las personas desfavorecidas a las que atiende, la información sobre los recursos sociales más cercanos. Dicha información será proporcionada por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad. La citada información se pondrá a disposición de todas las personas beneficiarias de la ayuda alimentaria, las cuales deberán firmar una hoja de registro indicando la recepción de la información, excepto las personas beneficiarias de las entidades de consumo y las personas sin hogar. No obstante, estas medidas de acompañamiento no serán obligatorias en los casos en los que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares.

g)

Proporcionar información sobre los indicadores de resultados, relativos a la ayuda alimentaria distribuida, establecidos en los epígrafes 12), 13), 14) del anexo del Reglamento Delegado (UE) nº 1255/2014 de la Comisión, incluida la información que se debe proporcionar en el momento de presentar la solicitud de participación, actualizada, cuando proceda o a petición del FEGA, en cualquier momento a lo largo del programa. Los valores relativos a estos indicadores se establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados en información proporcionada por los beneficiarios finales. En cualquier caso estos datos se proporcionarán de manera agregada.

h)

Recabar el consentimiento de las personas a las que atienden para que sus datos puedan ser comunicados a las autoridades competentes en materia de gestión y control del programa de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal, excepto las personas que asistan a comedores sociales o a personas sin hogar.

i)

Colaborar con las autoridades competentes, debidamente acreditadas, en la realización de actuaciones de control, a fin de supervisar la correcta distribución de alimentos del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas, en particular, facilitándoles el acceso a los locales donde se almacenen y se consuman o repartan los alimentos y a la información que justifique el destino final de los alimentos.

j)

Conservar los documentos y justificantes relacionados con el Programa de ayuda alimentaria durante un periodo mínimo de 5 años, permitiendo a las autoridades competentes y a las OAD el acceso a los mismos para efectuar los controles necesarios.

k)

Retirar los alimentos en la fecha, hora y lugar que le comunique la OAD que le corresponda con los recursos adecuados tanto humanos como materiales, en particular, vehículos con capacidad suficiente.

l)

Devolver a la OAD que le corresponda los alimentos que no vayan a utilizar con una antelación suficiente a su caducidad para que puedan ser redistribuidos a otras organizaciones.

m)

No ceder alimentos del programa a ninguna otra organización, aunque también esté autorizada a repartir alimentos del Programa, a menos que, dicha cesión esté debidamente justificada y autorizada por la OAD.

n)

Comunicar a la OAD correspondiente, a la mayor brevedad posible, cualquier tipo de incidencia en la distribución, sin tomar ninguna decisión sin el consentimiento de dicha organización.

o)

Justificar el número de personas desfavorecidas que declara atender, mediante informe de los servicios sociales públicos o por trabajadores sociales o profesionales de las organizaciones participantes en el programa que realicen funciones asimiladas. No será necesaria la presentación del informe social, en aquellos casos en que el reparto de alimentos se realice en comedores sociales o a personas sin hogar.

p)

En el caso de las OAR que entreguen lotes de comida a las personas desfavorecidas, disponer de una relación actualizada de los destinatarios de los alimentos del programa que se ajuste al modelo establecido en el anexo 2 de la Resolución del FEGA; así como de los documentos justificativos de entrega de los mismos debidamente cumplimentados, que deberán ajustarse, al menos, al modelo establecido en el anexo 3 de la Resolución del FEGA.

q)

Exponer claramente en sus instalaciones, en un lugar fácilmente visible por el público, un cartel informativo, en el que figure la mención “Programa de ayuda a las personas más desfavorecidas” y el emblema del FEAD, que le será facilitado al efecto por la OAD.

r)

En virtud de lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 y del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, fomentar la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual en el acceso a la ayuda, así como, velar por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas.

s)

Comunicar a la OAD, en el plazo más breve posible, cualquier cambio que se produzca en los datos manifestados en su solicitud.

1

Persona más desfavorecida: Individuos, familias, hogares o grupos que se encuentren en situación de pobreza económica, así como las personas sin hogar y otras personas en situación de especial vulnerabilidad social.

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ANEXO Nº3. ACTA DE CONTROL DEL ALIMENTO SUMINISTRADO POR LA EMPRESA SUMINISTRADORA2 PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS 20___ PO FEAD 2014-2020 UNIDAD DE CONTROL: PROVINCIA: SE REALIZA TOMA DE MUESTRAS

SÍ

NOTIFICACIÓN PREVIA CONTROL:

SÍ

FECHA …/…/…….

NO NO

EMPRESA Nombre: Alimento/s a inspecionar: DATOS DEL CAD CAD: Dirección: Provincia En ___________________ a ________ de ______________________ de ____________, se persona el funcionario D. __________________________________________en las instalaciones del centro de almacenamiento y distribución de la OAD arriba indicada y en presencia del representante de la citada OAD, D. ___________________________________________, con DNI ___________________, se procede, de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este Programa de ayuda alimentaria, a efectuar el control, necesitando para su realización un tiempo de______________________________________ (horas, días, meses). El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las empresas suministradoras de lo establecido en los Pliegos de Cláusulas administrativas y técnicas para el suministro de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015. 1. El alimento a inspeccionar, tras una inspección visual, está en buen estado, libre de alteraciones o daños:

SÍ

2

NO

Este control se realizará en el CAD

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Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

2. La identidad del alimento depositado en el CAD se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente SI

NO

Descripción del producto establecida en el Anexo 1 del Pliego correspondiente Pertenece a la marca comercial de la empresa adjudicataria comunicada por el FEGA, no tratándose de marca blanca Periodo de consumo preferente de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 del Pliego correspondiente Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

3. Que la presentación del envase se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el punto 2.1 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4.

Que el etiquetado del envase se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el punto 2.2 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente SI

NO

Se suprime el código de barras comercial (Código EAN 13) Contiene en posición visible, el logotipo identificativo establecido en el Anexo 1 en cada envase y en su cara o caras más visibles.

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Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

5. Que la presentación del embalaje cumple con lo establecido en el punto 2.3 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente. SI

NO

Cada embalaje contiene el número de envases establecido en el pliego de especificaciones técnicas Los embalajes cumplen con lo establecido en el punto 2.3 del pliego de especificaciones técnicas. Los embalajes garantizan unas condiciones de resistencia suficientes para evitar roturas y desperfectos en su manipulación

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

6. Que el etiquetado de los embalajes cumple con los requisitos de etiquetado establecidos en el apartado 2.4 del Pliego de especificaciones técnicas en relación a los siguientes puntos:3, SI

NO

El nombre de la empresa La denominación del alimento La fase de entrega La mención al Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015 La mención a que está “prohibida su venta”

3

Se debe tener en cuenta a la hora de cumplimentar este apartado si el FEGA ha autorizados alguna excepción de etiquetado para este alimento.

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Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

7. La paletización de los alimentos cumple con los requisitos establecidos en el apartado 2.5 del Pliego de especificaciones técnicas en relación a los siguientes puntos SI

NO

Los embalajes ocupan la máxima superficie posible del palet. El conjunto va protegido bajo una funda de plástico transparente o similar suficientemente resistente que evite durante su manipulación y/o transporte el desplazamiento o caída de los embalajes. En cada palet, consta de forma claramente visible, el lote o lotes a que pertenecen, los embalajes que o integran y las instrucciones de apilamiento. Cada palet contendrá una cantidad máxima que garantice que no se producirán aplastamientos y deterioros de la mercancía

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

8. Que los envases/embalajes suministrados por la empresa se encuentran en buenas condiciones. En caso contrario se relacionará el lote afectado, describiéndose la anomalía detectada y la cantidad de alimento afectado por la misma.

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

9. En el caso de que el control no se haya realizado sobre el 100% del alimento, deberá indicarse el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población.

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__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

10. Manifestaciones. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

En testimonio de lo actuado, se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el funcionario actuante y representante de la organización, al cual se le hace entrega de un ejemplar. EL FUNCIONARIO

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EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE DISTRIBUCIÓN

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ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS 2015-PO FEAD (2014-2020) UNIDAD DE CONTROL: PROVINCIA: Nº ACTA: En ___________________________________ a ________ de ______________________ de ____________ en presencia el funcionario D. _________________________________________ y, en su caso, del representante de la OAD/OAR____________________________________________________________________, D. ___________________________________________, con DNI ___________________, se procede a la retirada de los tipos y cantidades de alimentos que se relacionan a continuación, al haberse producido su deterioro, por D (indicar persona que procede a la retirada de los productos deteriorados).______________________________________________________________-, con DNI___________________________, en representación de (indicar en representación de quien actúa la persona que procede a la retirada de los productos deteriorados)___________________________________________________________________ ALIMENTO

CANTIDAD

NÚMERO DE LOTE

kg/l

LUGAR DE DESTINO DE ALIMENTOS

Observaciones (se debe detallar la causa del deterioro y el plan o programa al que pertenece el alimento): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ EL FUNCIONARIO (firma)

EL REPRESENTANTE DE LA OAD/OAR (en su caso) (firma)

EL REPRESENTANTE QUE PROCEDE A LA RETIRADA (firma)

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ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS FASE DEL PROGRAMA Centro de Almacenamiento (CAD)

OAD del CAD

Fecha de inspección

Domicilio CAD En la localidad de

Realizada por el inspector D/Dª DNI. DNI. DNI.

D/Dª En presencia de: D/Dª D/Dª

En calidad de:

Ensayos solicitados

Muestras

Observaciones

Identificación Parámetros Marca Lote Peso/volumen Unidades(EMBALAJES) de la Muestra a analizar Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa Matriz paramétrica definida en el Programa El interesado manifiesta

El inspector

El interesado

Fdo:

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Fdo:

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ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE DISTRIBUCIÓN DEL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS 20___PO FEAD (2014-2020) UNIDAD DE CONTROL: PROVINCIA: NOTIFICACIÓN PREVIA CONTROL:

SÍ

NO

FECHA …/…/…….

Nº ACTA:

FASE:

En ___________________________________ a ________ de ______________________ de ____________ se persona el funcionario D. __________________________________________ en el centro de almacenamiento y distribución ________________________________________ sito en la c/ _____________________________________________________, y en presencia del representante de la organización asociada de distribución ______________________________________,D._____________________________________ ______, con DNI ___________________, se ha procedido al control de los alimentos suministrados de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este Programa, necesitando para su realización un tiempo de__________________________________________________________(horas, días, meses). El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las OAD de lo establecido en la Resolución, de___ de____ de 20____ , del Fondo Español de Garantía Agraria, por la que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. En el desarrollo del control se ha comprobado lo siguiente:

1.- La OAD ha verificado que las OAR asociadas a su CAD, han presentado la documentación requerida para participar en el Programa, establecida en el punto _______de la Resolución del FEGA, de ___ de ______ de 20___. Solicitud de participación1

SÍ

NO

Tarjeta de identificación fiscal

SÍ

NO

Documentación acreditativa de la constitución de la organización y de sus fines

SÍ

NO

Memoria/Informe sobre capacidad administrativa, operativa y financiera

SÍ

NO

1

En relación al desglose de personas que reciben la ayuda que aparecen en el modelo de solicitud de participación de OAR, los valores relativos a estos indicadores se establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados en información proporcionada por los beneficiarios finales. En cualquier caso estos datos se proporcionarán de manera agregada.

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Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

2.- La OAD ha verificado que las OAR asociadas a este CAD, cumplen con los requisitos establecidos en el punto _______ de la Resolución del FEGA, de ___ de ______ de 20___. Estar legalmente constituida, y si procede, debidamente inscrita

SÍ

NO

No ser una sociedad mercantil

SÍ

NO

Tener estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas con perfiles similares a los del FEAD

SÍ

NO

Disponer de capacidad administrativa, operativa y financiera para realizar la distribución gratuita de alimentos

SÍ

NO

Disponer de capacidad administrativa, operativa y financiera para ofrecer la medida de acompañamiento obligatoria

SÍ

NO

Atender a 10 o más personas desfavorecidas

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

3.- La OAD está en disposición de verificar que las OAR asociadas a este CAD cumplen con las

obligaciones establecidas en el punto ________ de la Resolución del FEGA, de _____ de ___________de 20___. SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

4.- Que las condiciones de almacenamiento de los alimentos son adecuadas. En caso negativo, describir las incidencias observadas

SÍ

32 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

NO

Incidencias observadas: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

5.- Que las posibles incidencias ocurridas durante el suministro/ distribución han sido puestas en

conocimiento del FEGA por parte del CAD. En caso de no haber habido incidencias, se reflejará en el apartado de observaciones “Sin incidencias”.

SUMINISTRO

SÍ

NO

DISTRIBUCIÓN

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

6.- Que las OAR a las que se han distribuido los alimentos coinciden con las asignadas a la OAD designada según consta en REDABAL.

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

7.- Que las entregas de los alimentos a las OAR se acreditan mediante el acta de distribución correspondiente (anexo nº2 de la Instrucción General), debidamente cumplimentada. En caso negativo, describir las incidencias observadas. SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

33 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

8.- Que los alimentos que están siendo entregados en el momento de la inspección a las OAR,

que se relacionan a continuación, coinciden con las cantidades que figuran en el acta de distribución correspondiente. En caso negativo, describir las incidencias observadas. SÍ

NO

Relación de OAR a las que les están siendo entregadas los alimentos: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

9.- En el momento de la inspección se observa que la OAD entrega a las OAR los alimentos de forma gratuita.

SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

10.-

Que las existencias en el almacén para los alimentos marcados en la tabla son los indicados a continuación y que los mismos coinciden con las existencias contables.

ALIMENTOS*

EXISTENCIAS EN ALMACÉN (kg/l)

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ENTRADAS

EXISTENCIAS CONTABLES SALIDAS (kg/l) (ENTRADASSALIDAS)

Deficiencias observadas __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

11.-

En el caso de que el control no se haya realizado sobre el 100% de los alimentos, deberá indicarse el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

12.-

Que en las instalaciones del CAD aparece, en un lugar fácilmente visible para el público, el cartel proporcionado por el FEGA SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

13.-

Que la OAD, con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal, cumple con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

14.-

Que la entrega de los alimentos se realiza de conformidad con lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, fomentando la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos

35 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual, y que la organización vela por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas. En caso negativo, describir las incidencias observadas SÍ

NO

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

15.-

Manifestaciones del representante de la OAD.

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

16.-

Observaciones.

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ En testimonio de lo actuado se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el funcionario actuante y representante de la OAD, al cual se le hace entrega de un ejemplar. EL FUNCIONARIO

EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE DISTRIBUCIÓN

36 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

ANEXO 6 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 6.



Punto 1: Se debe comprobar si las OAR asociadas a ese CAD, han presentado la documentación exigida en el apartado noveno de la Resolución. En caso de no ser posible realizar la comprobación sobre la totalidad de la población, el inspector realizará el control sobre una muestra representativa.



Punto 2: Se debe comprobar que la documentación presentada cumple con los requisitos establecidos en la Resolución del FEGA. En caso de no ser posible realizar la comprobación sobre la totalidad de la población, el inspector realizará el control sobre una muestra representativa.



Punto 3: Se debe comprobar si en la OAD existen evidencias (informes de visitas, documentos de verificación o similar, etc) que demuestren que las OAD han verificado o están en disposición de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el apartado octavo de la Resolución del FEGA. En caso de no ser posible realizar la comprobación sobre la totalidad de la población, el inspector realizará el control sobre una muestra representativa.



Punto 4: Se debe comprobar que las condiciones de almacenamiento de los alimentos son adecuadas, es decir, que no ponen en peligro las propiedades de los alimentos. En caso de encontrar deficiencias en las condiciones de almacenamiento, se describirá de la manera más concisa posible las incidencias observadas.



Punto 5: Se debe comprobar que, las incidencias ocurridas durante el suministro/ distribución en el CAD han sido puestas en conocimiento del FEGA. En caso de no observarse incidencias, se indicará en el apartado observaciones “Sin incidencias”.



Punto 6: Se debe comprobar que las OAR a las que se han distribuido los alimentos coinciden con las asignadas a la OAD designada según consta en REDABAL



Punto 7: Se debe comprobar que las entregas de los alimentos a las OAR se acreditan mediante el acta de distribución correspondiente, debidamente cumplimentada, es decir que todos los campos están cumplimentados e incluyen toda la información solicitada. Cuando las actas de distribución reflejen alguna incidencia el inspector deberá describirlas de la manera más concisa posible, en el apartado observaciones de este punto.



Punto 8: Se debe comprobar que los alimentos están siendo entregados en el momento de la inspección a OAR. El inspector debe relacionar las OAR a la que el CAD esté haciendo entrega de los alimentos en el momento de la inspección. De igual manera, en este punto, el inspector debe comprobar que las cantidades realmente entregadas a estas OAR coinciden con las cantidades que figuran en el acta de distribución correspondiente y en caso de no ser así debe reflejar en el apartado observaciones los motivos por los que no coinciden.



Punto 9: Se debe comprobar que los alimentos se entregan a las OAR gratuitamente.



Punto 10: Se debe comprobar que las existencias en el almacén coinciden con las existencias contables. La comprobación de este punto resulta fundamental para

37 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

llevar un adecuado control de las existencias en los almacenes. En este apartado se deben reflejar los siguientes puntos:



Existencias en almacén. Son las cantidades totales de alimento que se encuentran en el almacén en el momento de la inspección.



Entradas: Son las cantidades totales de alimentos reflejadas en REDABAL en la fase en la que se realiza el control.



Salidas son las cantidades totales de alimentos distribuidas a las OAR hasta la fecha de realización del control según reflejan las actas de distribución



Existencias contables. Es la diferencia entre las entradas las salidas

Si el CAD ha realizado la distribución adecuadamente, las existencias en almacén deben coincidir con las existencias contables. En caso contrario se deberá indicar en el apartado observaciones los motivos de dicha diferencia. 

Punto 11: En caso de que el control no se haya realizado sobre el 100% de los alimentos localizados en el almacén en el momento de la inspección, la unidad de control deberá seleccionar una muestra representativa e indicar en este punto cual ha sido el método de selección de dicha muestra.



Punto 12: Se debe comprobar que el CAD dispone del cartel proporcionado por el FEGA y que lo tienen en un lugar fácilmente visible para el público. Si no es así el inspector debe instar a la OAD a que tome las medidas oportunas para cumplir con este requisito y debe reflejar en el apartado “observaciones” de este punto del acta que así lo ha hecho.



Punto 13: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector



Punto 14: Se debe comprobar que la OAD pone los alimentos del programa a disposición de las OAR sin discriminación alguna, además de velar por la dignidad de las personas a las que atiende. En caso de que se verifique que esto no es así se deberá reflejar en el acta



Punto 15: Destinado a incluir las manifestaciones que realice el representante de la OAR en caso de que lo desee.



Punto 16: Destinado a incluir las observaciones que el inspector considere necesario reflejar en el acta de control.

38 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

ANEXO Nº 7- ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE REPARTO (OAR) PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS 20___-PO FEAD (2014-2020) UNIDAD DE CONTROL: PROVINCIA: NOTIFICACIÓN PREVIA:

SÍ

FECHA…/…/…….

NO

FECHA DE LA ÚLTIMA RECEPCIÓN DE ALIMENTOS:

Nº ACTA:

En ___________________ a, ____ de ___________________ de ______ se persona el funcionario D. __________________________________________ en la OAR denominada _______________________________________________________ , con NIF ___________, sita en _____________________________________________________, y en presencia del representante de la citada OAR, D. ___________________________________________, con DNI ___________________, se procede, de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este Programa, a efectuar el control, necesitando para su realización un tiempo de___________________ (horas, días, meses). El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las OAR de lo establecido en la Resolución, de ___ de __________ de 20__, del Fondo Español de Garantía Agraria, por la que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 20__. En el desarrollo del control se ha procedido a comprobar lo siguiente, recordando que, cualquier dato de los beneficiarios comunicado, necesario para verificar el correcto desarrollo del Programa, será tratado según la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal: 1- La OAR realiza la distribución: (señalar con una X lo que proceda) Mediante entrega de lotes de comida Mediante la elaboración de comidas preparadas para ser consumidas en sus instalaciones (entidad de consumo) 2.- Los datos de la OAR coinciden con los registrados en REDABAL. SÍ

NO

En caso negativo, se deberá tomar nota de los datos correctos y comunicarlos al FEGA. Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

40 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

3.- Se trata de una OAR sin ánimo de lucro SÍ

NO

4.- La OAR es una sociedad mercantil. SÍ

NO

5.- La OAR está legalmente constituida y, cuando proceda, debidamente inscrita en el correspondiente registro administrativo SÍ

NO

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 6.- La OAR tiene estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas con perfiles afines similares a los del FEAD SÍ

NO

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 7.- La OAR dispone de la capacidad administrativa, operativa y financiera para realizar la distribución gratuita de alimentos entre las personas más desfavorecidas SÍ

NO

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 8.- La OAR pone los alimentos a disposición de las personas desfavorecidas de forma gratuita, no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las personas a las que entregan los alimentos SÍ

NO

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 9.-La OAR ofrece como medida de acompañamiento obligatoria, a todas las personas a las que atiende, información sobre los recursos sociales más cercanos.

41 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

SÍ

NO

NO APLICABLE1

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 10.-La OAR dispone de hojas de registro firmadas por las personas beneficiarias de la ayuda alimentaria, como justificante de que han recibido información sobre los recursos sociales más cercanos SÍ

NO

NO APLICABLE2

Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 11.- La OAR recaba el consentimiento de las personas a las que atienden para que sus datos puedan ser comunicados a las autoridades competentes en materia de gestión y control del Programa de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.

SÍ

NO

NO APLICABLE3

En caso negativo señalar los motivos alegados por la OAR _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 12.- La OAR justifica el número de personas desfavorecidas que declara atender, mediante informe (o documento correspondiente que permita su comprobación) de los servicios sociales públicos o por trabajadores sociales o profesionales de las organizaciones participantes en el programa que realicen funciones asimiladas

SÍ

NO

NO APLICABLE

4

1

Se debe marcar esta casilla en los casos en que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares, que se encuentran exentos de cumplir con este requisito. 2 Las personas atendidas por entidades de consumo (por ejemplo, comedores y residencias) y las personas sin hogar están exentas de firmar esta hoja de registro. En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están exentas de disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la medida de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición de las personas a las que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o la puesta a disposición de las personas atendidas de hojas que contengan dicha información, entre otras. 3

No se exige que se recabe este consentimiento a personas que asistan a comedores sociales o a personas sin hogar. 4 No se exigirá que exista informe social o documento de verificación en aquellos casos en los que el reparto se realice en comedores sociales o a personas sin hogar.

42 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

En caso afirmativo, indicar si dicho informe o documento está firmado por: Trabajador Social Profesional que realice funciones asimiladas Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 13.- Que, en el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, la OAR dispone de una relación actualizada de los beneficiarios destinatarios de los alimentos ajustada al modelo del anexo 2 de la Resolución del FEGA.

SÍ

NO

NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 14- Que el número de beneficiarios justificados por la OAR es:5 Adultos6 ………………………………………....................................................... Lactantes (0 a 2 años)7 ……………………………………. Total beneficiarios8……………………………………. 15.- Que el número de beneficiarios totales justificados por la OAR coincide, con un margen de tolerancia de ± 10 %, con el que figura en REDABAL. SÍ

NO

__________________________________________________________________________

16.- Que, en el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, la OAR dispone de documentos justificativos de las entregas de los alimentos que se ajusten, al menos, al modelo establecido en el anexo 3 de la Resolución del FEGA.

SÍ

NO

NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 5

En las OAR que entreguen lotes de alimento se contabilizará el número de personas a las que se entregan los alimentos. En los comedores sociales, el número promedio de personas a las que se da de comer al día. Cada persona se contabilizará una única vez, aunque se le entreguen o consuma alimentos en más de una ocasión. En otras entidades de consumo, pe residencias, el número se contabilizará en función de los informes sociales o documentos correspondientes disponibles. 6 Indicar los beneficiarios consumidores de alimentos destinados a la población adulta (todos a excepción de leche de continuación en polvo, cereales infantiles y tarritos infantiles). 7 Indicar los beneficiarios consumidores de alimentos destinados a la población lactante, (leche de continuación en polvo, cereales infantiles y tarritos infantiles). 8 El número total de beneficiarios (adultos + lactantes) deberá ser superior a 10.

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17.- Que, en el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, los documentos justificativos de las entregas de los alimentos están debidamente cumplimentados,

SÍ

NO

NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 18.-Que en las instalaciones de la OAR aparece en un lugar fácilmente visible para el público, el cartel proporcionado por el FEGA SÍ

NO

19.-Que en el momento de la inspección se observa que la entrega de los alimentos se realiza de conformidad con lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, fomentando la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual, y que la organización vela por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas. En caso negativo, describir las incidencias observadas. SÍ

NO

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 20.-Que la entrega de los alimentos a la OAR ha quedado acreditada mediante la correspondiente acta de distribución (anexo 2 de la Instrucción General). En caso negativo, describir las incidencias observadas. SÍ

NO

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 21.- Que el acta de distribución está debidamente cumplimentada. En caso negativo, describir las incidencias observadas SÍ

NO

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 22. Que los alimentos se encuentran almacenados en condiciones aptas para su buena conservación. En caso negativo, describir las incidencias observadas. SÍ

NO

_____________________________________________________________________________

44 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 23.- En el control de existencias, las cantidades de alimentos depositadas en el almacén, en su caso, por tipo de alimentos, así como el porcentaje que representan del total entregado a la OAR, son las siguientes:

ALIMENTOS*

  

CANTIDAD ENTREGADA (kg/l)

% EXISTENCIAS PENDIENTE EN ALMACEN DE (kg/l) DISTRIBUIR

Cantidad entregada (kg/l): cantidad total del alimento que ha sido entregada a la OAR hasta el momento de realizar el control a lo largo del Programa actual. Existencias en almacén (kg/l): cantidad de alimento que queda en el almacén en el momento de realizar el control procedente del Programa actual. % Pendiente de distribuir: porcentaje de alimento que queda en el almacén, pendiente de poner a disposición de los beneficiarios finales, referida al total entregado a la OAR a lo largo del Programa actual.

En caso de observar porcentajes de alimento pendiente de distribuir anormalmente altos, se tomará nota de la fecha de consumo preferente de los alimentos en el almacén y se evaluarán las posibilidades de su utilización. Observaciones: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 24.-Que existen alimentos almacenados de los anteriores programas o planes (no fases) de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. SÍ

NO

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En caso afirmativo, indicar tipo de alimentos, plan de ayuda, cantidades y motivos de su almacenamiento.

Alimentos

AÑO

Cantidad (kg/l)

Fecha de consumo preferente

_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 25. Observaciones, manifestaciones e incidencias. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 26. Documentación solicitada y no aportada. Se comunica que la siguiente documentación solicitada y no aportada: _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Se deberá poner a disposición de la unidad de control en el plazo máximo de 10 días naturales a contar desde la fecha de la presente acta de control en las dependencias de _______________________________________________________________ con domicilio en ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ En testimonio de lo actuado se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el funcionario actuante y el representante de la OAR, al cual se le hace entrega de un ejemplar. EL FUNCIONARIO

EL REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE REPARTO

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ANEXO 7 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 7

 Punto 1: Marcar una sola casilla, la que corresponda según lo comprobado por el inspector. No se deben marcar las dos casillas de una misma acta. Si el inspector quisiera realizar un control a una OAR en sus dos modalidades (consumo y entrega de lotes de alimentos) se deberá levantar un acta para cada tipo de OAR.  Punto 2: Se debe comprobar si los datos de la OAR coinciden con los datos de REDABAL. Si no coinciden reflejar los datos correctos en el acta y enviar el acta lo antes posible al FEGA para que los actualice.  Puntos 3, 4: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector.  Puntos 5 y 6: Se debe comprobar, a la vista de la documentación requerida a las OAR para participar en el Programa (estatutos, certificación registral, NIF., etc.), la concordancia de los datos de los distintos documentos y los reflejados en Redabal, en particular, la denominación de la entidad reflejada tanto en el NIF, como en los estatutos y datos de registro o certificación registral. Se debe tener en cuenta que pueden existir ciertas salvedades en cuanto a la documentación que obre en poder de algunas organizaciones al disponer de una forma de constitución diferenciada. Así los estatutos de Cruz Roja Española se encuentran publicados por Real Decreto 415/1996, de 1 de marzo, por el que se establecen las normas de ordenación de la Cruz Roja Española en el BOE. núm. 56, de 05/03/1996; las entidades de la Iglesia católica se rigen por lo dispuesto en el Instrumento de ratificación del Acuerdo entre el Estado Español y la Santa Sede sobre asuntos jurídicos, publicado en BOE núm. 300 de 15 de Diciembre de 1979; así como las entidades de la administración local que se rigen por lo dispuesto Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local, publicado en el BOE núm. 96, de 22/04/1986, Por tanto, se deberá tener en cuenta lo siguiente: Entidades de Cruz Roja Española: tanto sus estatutos, fines y registro se encuentran publicados en el BOE, por lo que es posible que no dispongan de ellos en el momento de la inspección sin que eso se considere un incumplimiento. Entidades religiosas católicas: En estos casos es de aplicación el Código de Derecho Canónico como derecho estatutario supletorio. Así podemos diferenciar las parroquias, circunscripciones territoriales y diócesis de la Iglesia católica que no disponen de estatutos y fines, (se aplica el Código de Derecho Canónico como derecho estatutario supletorio), aunque sí de registro; Otras entidades católicas (pe, conventos, órdenes religiosas, etc), sí disponen de estatutos y registro, aunque sus fines pueden estar amparados por el Código de Derecho Canónico como derecho estatutario supletorio. Por último, los ayuntamientos y algunas entidades de la administración local no disponen de estatutos y registro. Existe un registro de entidades en la página web de la secretaria de Estado de Administraciones Públicas (http://ssweb.seap.minhap.es/REL/) que se puede consultar, si se considerase oportuno. El resto de OAR distintas a las anteriormente mencionadas deben disponer de estatutos legalmente legalizados, deben estar inscritos en el correspondiente registro administrativo y deben disponer de estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas con perfiles similares a los del FEAD.

47 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

 Punto 7: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Este punto se podría comprobar verificando in situ lo reflejado en la memoria o informe presentado por la OAR a la OAD en el momento de presentar la solicitud de participación.  Punto 8: Los alimentos se deben poner a disposición de las personas desfavorecidas de forma gratuita, no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las personas a las que se entregan alimentos. No obstante, pueden presentarse dudas en alguna OAR donde el inspector observe que los beneficiarios realizan alguna aportación económica por otro concepto. En este caso el inspector debe señalar, en el apartado “observaciones”, el importe abonado por los beneficiarios y el concepto, para que desde el FEGA se tome una decisión al respecto.  Punto 9: Se debe comprobar que la OAR proporciona a todas las personas a las que atiende la información sobre los recursos sociales más cercanos proporcionada por el Ministerio de Sanidad, Asuntos sociales e Igualdad. En caso de marcar la casilla “no aplicable” se deberá indicar en observaciones el tipo de OAR de que se trata (pe, guardería, centro de cuidado de niños, etc). En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están exentas de disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la medida de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición de las personas a las que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o la puesta a disposición de las personas atendidas hojas que contengan dicha información, entre otras.  Punto 10: Se debe comprobar que todas las personas beneficiarias de la ayuda firman una hoja de registro indicando la recepción de la información sobre los recursos sociales más cercanos. No se han establecido modelos de hojas de registro. Las personas beneficiarias de las entidades de consumo y las personas sin hogar están exentas de cumplir con este requisito.  Punto 11: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector.  Punto 12: Se deberá comprobar que toda persona desfavorecida atendida por este Programa tiene dicha circunstancia determinada mediante un informe de los servicios sociales públicos o de las entidades participantes en el mismo. En este último caso, se deberá comprobar que dicho informe ha sido realizado por trabajadores sociales o profesionales que realicen funciones asimiladas, de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad. En aquellos casos en los que el inspector no pueda verificar la existencia de dicho informe, por considerarse este confidencial, las OAR deben poner a su disposición un documento alternativo que permita al inspector verificar que las personas atendidas por la OAR disponen de dicho informe. En caso de que los beneficiarios no dispongan de informe de los servicios sociales se deberá marcar la casilla “no” de este apartado e indicar en “observaciones” el motivo por el que no dispone del mismo, en caso de conocerse. Si el beneficiario no dispone de este informe aunque sí de un documento que pruebe q ha iniciado algún procedimiento para obtenerlo (por ejemplo, la cita previa de servicios sociales, un documento que pruebe que está a la espera de que sea emitido el informe por parte de una OAD o por una OAR participante en el Programa, etc.) se deberá reflejar igualmente en el apartado “observaciones”.  Punto 13: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Esta relación actualizada de los destinatarios del programa se debe ajustar al modelo establecido en el anexo 2 de la Resolución del FEGA.  Punto 14: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. No se debe reflejar el número de beneficiarios que figura en REDABAL sino los que

48 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

la OAR haya justificado mediante informes de servicios sociales o documento correspondiente  Punto 15: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector  Punto 16: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector.  Punto 17: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Los documentos justificativos de las entregas de los alimentos deberán incluir al menos, a los puntos reflejados en anexo 3 de la Resolución del FEGA.  Punto 18: Se debe comprobar que la OAR dispone del cartel proporcionado por el FEGA y que lo tienen en un lugar fácilmente visible para el público. En caso de no ser así, el inspector debe instar a la OAR a que tome las medidas oportunas para cumplir con este requisito y debe reflejar en el apartado “observaciones” de este punto del acta que así lo ha hecho.  Punto 19: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. La OAR deberá poner los alimentos del programa a disposición de las personas desfavorecidas sin discriminación alguna, además de velar por la dignidad de las personas a las que atiende. En caso de que se verifique que esto no es así se deberá reflejar en el acta.  Punto 20, 21 y 22: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector  Punto 23: El inspector cumplimentará la tabla en todos los casos teniendo en cuenta la leyenda indicada en el modelo de acta de control. El dejar en blanco este punto podría dar lugar a que se solicite volver a realizar el control.  Punto 24: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. En caso de que existan alimentos de planes anteriores el inspector debe indicar el tipo de alimento, el plan al que corresponde (2011, 2012,2013, 2014 según lo indicado en la etiqueta del alimento), y los motivos por los que aún sigue almacenado en la OAR y no ha sido distribuidos o devueltos al CAD.  Punto 25: Campo destinado a incluir observaciones, manifestaciones o incidencias producidas durante el control.  Punto 26: Campo destinado a detallar la documentación que el inspector ha solicitado a la OAR y no ha sido entregada en el momento del control. Se debe reflejar también en este punto el lugar al que la OAR debe enviar la documentación solicitada. La documentación solicitada se debe presentar en el plazo máximo de 10 días naturales a contar desde la fecha del acta de control.

49 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

ANEXO Nº 8- PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES BENEFICIARIOS A. PLANTILLA DE BENEFICIARIOS OAR Esta plantilla se encuentra en REDABAL dentro del apartado “Documentos” del menú principal. Al pulsar sobre este icono se abre una ventana para que el usuario pueda descargarse un fichero Excel que corresponde a una plantilla de beneficiarios por OAR. A esta opción de menú únicamente tendrán acceso los usuarios Administradores de la Aplicación y los usuarios de las unidades de control La aplicación REDABAL realiza el cruce de datos para la detección de duplicidades únicamente en base al campo NIF/NIE/Pasaporte. B. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA INFORMACIÓN A INCLUIR EN EL FICHERO “PLANTILLA DE BENEFICIARIOS OAR” NO SE DEBERÁN RELLENAR, INCLUIR O INCORPORAR NINGÚN CAMPO ADICIONAL A LOS ESTABLECIDOS EN EL MODELO DE FICHERO NI EN LA CABECERA DEL FICHERO. Se entiende por “cabecera del fichero” el conjunto de datos marcados en color azul del modelo de fichero “Plantilla de beneficiarios OAR”. El fichero a cargar en REDABAL debe ser únicamente el existente en REDABAL (apartado “documentos” del menú principal). Si el fichero no contiene la cabecera con un formato exactamente igual al modelo definitivo se producirá un error y no podrá ser cargado. Nº ORDEN: es el número secuencial con el que se detallan los distintos beneficiarios incluidos en el fichero (p.ej: 1, 2, 3,4, etc...). El último número de orden coincidirá con el total de beneficiarios de la OAR. NOMBRE DE ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE REPARTO: se debe introducir el nombre completo de la OAR. NOMBRE DEL BENEFICIARIO/APELLIDOS Y NOMBRE: este campo debe estar relleno en todos los casos ya que si no el fichero no se podrá cargar en la aplicación. Se podrá admitir que en el caso de los menores no se detalle su nombre y apellidos aunque sí debe de aparecer al menos, la fecha de nacimiento. Se debe incluir los apellidos y el nombre del beneficiario que recibe/consume el alimento. Los datos que aquí se incluyan podrán tener cualquier formato, mayúsculas, minúsculas, guiones, espacios, etc. Es conveniente, por establecer un criterio único para todos los ficheros, que se introduzcan, en mayúsculas, primero los apellidos y luego el nombre aunque podrá variarse el

50 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

orden sin que esto suponga un problema en la carga del fichero. Este campo debe ser rellenado obligatoriamente. Los campos de NIF/NIE y PASAPORTE: son dos campos independientes y, al menos uno de ellos, debe estar relleno. No obstante, en aquellos casos en los que los beneficiarios no dispongan de NIF/NIE o PASAPORTE, estos campos deben dejarse en blanco Se debe incluir el dato del documento identificativo del beneficiario. Este dato podrá tener cualquier formato, las letras podrán ser mayúsculas o minúsculas, podrá incluirse guion o no, espacios, signos de puntuación, etc. FECHA DE NACIMIENTO: Se debe incluir en el siguiente formato: dd/mm/aaaa El último número de orden coincidirá con el número de beneficiarios de la OAR. Si se desea totalizar el número de beneficiarios de cada rango de edades se deberá realizar un filtro por tramo de edades en el fichero Excel proporcionado por la OAR y totalizar los correspondientes a cada tramo.

51 Código documento 111100706045707661 Validación en www.sede.fega.gob.es Visado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 28/04/15 Firmado por:SANCHEZ ESTEBAN IGNACIO Fecha: 28/04/2015

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