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INSTRUCTIVO ADMINISTRADOR DE CONTRATO INDICE 1

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

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2

OBJETIVO

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3

REFERENCIAS

3

4

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3

5

REGISTRO

5

6

ANEXO

5

Elaborado por:

Aprobado por:

Carlos Valdebenito N. Encargado de Gestión

Carlos Concha B. Gerente General

12-11-14

24-11-14

Firma

Nombre / Cargo

Fecha

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ADMINISTRADOR DE CONTRATO 1

Hoja de Control de Cambios

Rev. 0 1 2 3

Párrafo

Modificación realizada 25-09-08: Documento inicial. 21-01-10: Se incorpora concepto Empresas de Buses de Hualpén, todas las páginas. 23-03-10: Mejora y Cambio Norma ISO 9001:2008 24-11-14: Se incorpora la revisión de conformidad por parte del supervisor de la programación final resultante de los servicios ejecutados.

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ADMINISTRADOR DE CONTRATO 2

Objetivo

Este instructivo tiene por objetivo describir las actividades que los administradores de contrato realizarán, de manera de cumplir con los requerimientos establecidos de calidad, medioambiente, seguridad y salud ocupacional.

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Referencias

Este Instructivo cumple con: •

Sección 7, punto 7.5 “Operación y prestación del Servicio” del Manual Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional de Empresas de Buses Hualpén.

•

Procedimiento PGI-BH-711-01 Planificación y Programación de Servicios

•

Procedimiento PGI-BH-751-01 Prestación de los Servicios

•

Cláusula 7.5.1 “Control de la producción y de la prestación de Servicio” de la Norma ISO 9001:2008.

3.1

•

Cláusula 4.4.6 “Control Operacional” de la Norma ISO 14001:2004.

•

Cláusula 4.4.6 “Control Operacional” de la Norma OHSAS 18001:2007.

Terminología 1. Administrador: Persona designada por la gerencia para desempeñar la labor de gestión, administración, control, operación y supervisión de un contrato. 2. S&SO: Seguridad y Salud Ocupacional.

4

Descripción del Procedimiento

4.1 Operación del Servicio El Administrador de Contrato o quién el designe, gestiona que la ejecución del servicio se realice de acuerdo a las pautas de trabajo establecidas utilizando PGI-BH-711-01 F-02 Programación del Servicio contrastándola con el registro PGI-BH-751-01 IT 03 F-01 Reporte de Servicios entregado a los Conductores. En casos en que la Programación de

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ADMINISTRADOR DE CONTRATO los Servicios difiera con los reportes de servicio, el Administrador de Contrato investiga las causas que originaron dicho cambio y en caso que éste sea permanente, modifica los programas o corrige las desviaciones según lo establecido en el contrato con el cliente. Para el contrato OGP1 será utilizado programa de Meribia en donde serán consignados los recursos para ejecutar el servicio, de acuerdo a programación enviada por cliente. Será entregada a cada conductor carpeta de servicios la cual contendrá a lo menos: Reportes de Servicios- Anexo 01 Check Vehículos de Pasajeros, Anexo 02 Chequeo de Equipos, Anexo 03 Bitácora de Viaje. En el caso de los Servicios Adicionales o Especiales, verifica la disponibilidad de recursos para la prestación del servicio y aclara los requerimientos del Cliente. Para ello se basa en el registro PGI-BH-711-01 F-02 Programación del Servicio y el programa de descanso de Conductores y si existe disponibilidad. En caso que no sea factible la realización del servicio, comunica al Cliente la no-factibilidad del mismo. Si el servicio es posible de realizar, solicita la cotización respectiva a la encargada de servicios especiales, la que posteriormente es enviada al Cliente para su aprobación. Una vez aprobada la cotización por el Cliente, asigna los recursos para la ejecución del servicio. Si el servicio solicitado se encuentra tarifado en el Contrato del Cliente, no se realiza cotización y se procede a la prestación del servicio. El Administrador de Contrato o quién el designe, diariamente recibe las novedades de los servicios realizados y recoge las solicitudes de mantención entregadas por los conductores para luego aprobarlas y remitirlas antes de las 18:00 horas al Taller de Mantención, utilizando el formulario PGI-BH-63-01 A-04 Orden de Trabajo, que se emite del sistema de mantención cuando corresponda, exceptuando las eventualidades debidamente justificadas. Deberá validar la información de los servicios habituales y especiales traspasada en la programación final resultante de los servicios ejecutados.

4.2 RESPONSABILIDADES •

Es el Primer Responsable por la correcta ejecución de los Servicios

•

Evalúa anualmente al personal bajo su cargo

•

Es responsable que la Flota a su cargo este operativa.

•

Es responsable de la implementación del Sistema de Gestión Integrado en el área de su responsabilidad o competencia.

•

Debe informar por escrito al Gerente de Operaciones, de cualquier reclamo o desviación ocurrida en el contrato, levantando la No Conformidad correspondiente.

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ADMINISTRADOR DE CONTRATO

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•

Es responsable de controlar los estándares establecidos por la empresa y todos los costos asociados a su contrato (remuneraciones, combustible, neumáticos, mantenimiento, etc.).

•

Mantiene comunicación diaria con su contra parte en contrato y su personal a cargo, siendo registradas en el libro de obra de cada contrato.

•

Desarrolla reuniones de trabajo con su personal diariamente.

•

Se reúne semanalmente con el Jefe de Taller para evaluar el comportamiento y desarrollo del programa de mantenimiento preventivo.

•

Es responsable por el cumplimiento Global del Contrato.

•

Deberá informar inmediatamente al Prevencionista asignado y al Gerente de Operaciones, de todo incidente ocurrido a las personas, equipos y Medio Ambiente.

Registro •

PGI-BH-63-01 A-04 Orden de Trabajo

•

PGI-BH-711-01 F-01 Planificación del Servicio

•

PGI-BH-711-01 F-02 Programación del Servicio

•

PGI-BH-721-01 A-06 Control de Viajes Especiales

Anexo • • •

Anexo 04: Orden de Trabajo Plan Emergencias en Ruta Plan General de Emergencias.