INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTO DE REPOSICIÓN DE MOBILIARIO ESCOLAR 2015 1. OBJETIVO La Evaluación de Requerimientos de Mobiliario 2014 tiene como objetivo identificar y cuantificar la necesidad de Mobiliario Escolar EN CALIDAD DE REPOSICION y con ello programar la adquisición y distribución de los bienes requeridos en el marco del Plan Nacional de Reposición de Mobiliario Escolar PRONIED-MINEDU. Para esta evaluación se requiere del diagnóstico del ESTADO SITUACIONAL del Mobiliario en cada Institución Educativa Pública, el cual se realizará a partir del LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION requerida la cual se registrará en las FICHAS PARA LA EVALUACION DE MOBILIARIO 2014. 2. DE LAS COORDINACIONES PARA EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION 2.1 DE LAS COORDINACIONES DE LA UGEL CON LAS IIEE: La UGEL tiene la responsabilidad de informar a los directores de las IIEE acerca de los objetivos de las actividades programadas para el Levantamiento de información del Estado situacional del Mobiliario Escolar en el marco del PLAN NACIONAL DE REPOSICION DE MOBILIARIO ESCOLAR a fin de identificar y cuantificar la necesidad de Mobiliario en SITUACION DE REPOSICION de cada local escolar a inspeccionar. Asimismo, la UGEL tendrá la responsabilidad de coordinar con los Directores de la IIEE las probables fechas en que se realizarían las inspecciones y toma de información. 2.2 DE LAS COORDINACIONES QUE REALIZARÁN LOS RESPONSABLES PARA LA TOMA DE INFORMACIÓN CON LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA 2.2.1

COORDINACIONES PREVIAS A LA VISITA A LA INSTITUCION EDUCATIVA Acercarse a la Institución Educativa previa confirmación de la coordinación de la UGEL con la IIEE respectiva.

2.2.2

ACREDITACION ANTE LA INSTITUCION EDUCATIVA Presentarse en la IIEE en la fecha programada debidamente identificado con DNI original Copia de Oficio MINEDU ante la DRE sobre el levantamiento de información sobre el Estado del Mobiliario Escolar en calidad de Reposición

2.2.3

COORDINACION CON EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Solicitar reunirse con el Director de la IE para explicarle la finalidad de la visita. Es necesario señalar que dicha visita: Se realiza el marco del Plan Nacional de Reposición de Mobiliario Escolar Tiene como objetivo identificar y cuantificar la necesidad de Mobiliario Escolar en situación de reposición en dicho Local Escolar. Servirá para el levantamiento de la información necesaria para identificar y cuantificar dicha necesidad, y que para ello se llenarán dos tipos de fichas: A. FICHA DE AULA PARA LA EVALUACIÓN DE MOBILIARIO Resume el Estado situacional del mobiliario de cada aula del Local Escolar B. FICHA RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR Resume el Estado situacional del mobiliario del Local Escolar a partir de la información obtenida en las FICHAS DE AULA Es importante mostrar al Director de la IIEE los dos tipos de ficha e indicarle que los datos consignados en dichas fichas requieren de su aprobación y firma a fin de que PRONIEDMINEDU procese el requerimiento de mobiliario de la IIEE y pueda programar la adquisición y distribución de las mismas.

Para ello es necesario solicitar al Director se sirva hacer las coordinaciones con los docentes de aula y de ser posible acompañar durante la visita de por lo menos una (01) aula a fin de que constate la metodología empleada y pueda avalar los resultados que se obtengan del levantamiento de información en el Local Escolar.

2.2.4

COORDINACION EN EL AULA Presentarse ante el docente de aula con la autorización de la Dirección de la Institución Educativa, como el personal designado por el MINEDU responsable del levantamiento de Información y registro en la FICHA DE AULA PARA LA EVALUACIÓN DE MOBILIARIO 2014-PRONIED-MINEDU Para ello indicará el proceso a seguir en el siguiente orden: “El objetivo de esta visita es conocer cuántas carpetas y sillas de esta aula necesitan reponerse por nuevos bienes. Vamos a realizar algunas preguntas, luego vamos a ver todas sus sillas y carpetas durante 10 minutos, por lo cual necesitamos su colaboración”. Pedir a los alumnos que se paren a un lado de su carpeta y realizar las siguientes preguntas pidiéndoles que respondan sólo levantando la mano: “ Levanten la mano los que están utilizando una silla rota, coja o malograda” Mantener a los alumnos de pie y realizar la inspección ocular de las sillas de los niños que manifestaron algún desperfecto para su registro en la FICHA DEL AULA (ver punto 4) “¿Cuántos de ustedes están usando una carpeta o mesa rota, coja o malograda?” Mantener a los alumnos de pie y realizar la inspección ocular de las carpetas o mesas de los niños que manifestaron algún desperfecto para su registro en la FICHA DEL AULA Luego realizar una inspección ocular breve de las sillas y carpetas de los alumnos que no reportaron ningún desperfecto y registrar en la FICHA DEL AULA el estado en el que se encuentran (en buen estado o requieren mantenimiento) Finalmente, evaluar el estado actual de la silla y escritorio del docente, la pizarra y el equipamiento del aula y registrarlo en la FICHA DEL AULA.

3. DEL REGISTRO DE LA INFORMACION EN LAS FICHAS: 3.1 CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACION 3.1.1 El registro de la información se realizará en tres tipos de fichas: A. FICHA DE AULA PARA LA EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MOBILIARIO Resume el Estado situacional del mobiliario de cada aula del Local Escolar B. FICHA RESUMEN POR LOCAL ESCOLAR Resume el Estado situacional del mobiliario escolar del Local Escolar a partir de la información obtenida en las FICHAS DE AULA C. FICHA RESUMEN POR UGEL Resume el Estado situacional del mobiliario escolar del Local Escolar por UGEL a partir de la información obtenida en las FICHAS RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR pertenecientes a la misma UGEL. La información registrada en las tres fichas debe corresponderse entre sí. 3.1.2

La FICHA DE AULA PARA LA EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MOBILIARIO tiene como unidad de análisis el MOBILIARIO que se encuentra en AULA del Local Escolar, es decir en el espacio físico del aula. Para el registro de la información de mobiliario escolar, no se considera si el aula la usa el turno tarde o noche o para otro tipo de servicio educativo (ej: un Instituto Tecnológico, CEBA, etc.).

3.1.3

De la tipología del mobiliario escolar. Clasificación tipológica del mobiliario de aula: En un aula podremos encontrar lo siguiente:

-

Mesa Grupal Inicial: Mesa de dos (02) a cinco (05) alumnos. Mesa Unipersonal Inicial: Mesa para el uso de un (01) alumno. Carpeta Unipersonal: Mobiliario que comprende una estructura integrada que incluye tablero + asiento para el uso de un (01) alumno Carpeta Bipersonal: Mobiliario que comprende una (01) mesa + dos (02) sillas para el uso de dos (02) alumnos. Mesa (primaria y secundaria): Mesa para el uso de un (01) alumno. Silla: Silla para el uso de un (01) alumno.

3.1.4

En el caso del rubro “estantería de biblioteca”, esta se levanta sólo para el caso de la “FICHA RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR” y en la “FICHA RESUMEN POR UGEL”. Este es el único caso donde se levanta información de un ambiente fuera del aula de clases y solo referido a la estantería.

3.1.5

Las FICHAS NO REGISTRAN información sobre ambientes administrativos, laboratorios, talleres, auditorios, sala de profesores, ni de otras áreas complementarias fuera del aula.

4. DEL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN EN LA FICHA DEL AULA 4.1 Datos del local: indicar el código del local y el(los) nombre(s) de la IIEE. 4.2 Nivel y grado: indicar el nivel o niveles educativos a los que corresponde el aula en cuestión, así como el grado o grados que utilizan dicha aula. A. En el caso que el aula sea utilizada por educación para adultos o institutos superiores estos clasifican dentro del grado “adultos”. B. Por ejemplo, si el aula es utilizada por el 4to grado de secundaria en el turno mañana y por un instituto superior en la tarde, se deberá consignar como niveles “secundaria y técnico superior” y como grados “4to de sec y adultos”. Para el momento de la consolidación de la información de aulas en la Ficha de Local Escolar, ubicar este mobiliario en la celda correspondiente al grupo de grados más alto, en el caso del ejemplo en cuestión se consolidaría en el grado “adultos”. 4.3 Datos de mobiliario de alumnos, docentes y pizarra: Indicar el número de bienes por tipo. Con respecto al estado de conservación se deberá tomar en cuenta los criterios de la sección IV. Determinación del estado físico del mobiliario para determinar si están: En Buen Estado, Requiere Mantenimiento o Requiere Reposición. 4.4 Otros Equipos y Mobiliario complementario: Indicar el estado y la antigüedad de los bienes según corresponde en cada caso (no llenar las celdas rellenas de color negro). El dato de antigüedad es un dato estimado lo más aproximado a la realidad, se puede tomar como referencia el año en que fueron recepcionados por el local escolar. 4.5 Firma: la Ficha del Aula debe de ser validada con el nombre, DNI y firma del director y del responsable del levantamiento de la referida información. 4.6 Los datos de las FICHAS DE AULA deben ser consistentes con los datos de la FICHA DE LOCAL ESCOLAR, dado que esta última es la versión consolidada de la ficha de aula. 5. DEL REGISTRO DE INFORMACION EN LA FICHA RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR 5.1 Nombre y datos de la IIEE y el director: Indicar el código de local y el(los) nombre(s) de la IIEE, consignar el nombre de UGEL y DRE asociadas; finalmente incluir el nombre y teléfonos del Director.

5.2 Matrícula: Indicar el número de alumnos matriculados por nivel educativo (divido por grados en primaria y secundaria) y según el turno al que asisten. Solo si existe confusión se podrá verificar los datos en la Nómina de matrícula de la IIEE. 5.3 Número de Aulas: Indicar el número de aulas del local escolar (sin importar qué nivel o turnos la usa). No incluir ambientes complementarios como talleres, laboratorios, ambientes administrativos, etc. 5.4 Datos del contexto: Indicar la Ubicación Geográfica (centro poblado, distrito, provincia, región), área geográfica (urbana/rural), el estado de la IIEE (activo/inactivo).

5.5 Datos de mobiliario de alumnos: Indicar el número de bienes por nivel o grupo de grados (según corresponda), el cuál debe responder al consolidado de las Fichas de Aula. Con respecto al estado de conservación del mobiliario de aula y de docentes se deberá tomar en cuenta los criterios 5.6 de la sección IV. Determinación del estado físico del mobiliario para determinar si están: En Buen Estado, Requiere Mantenimiento o Requiere Reposición. 5.7 Datos de mobiliario de docente y pizarra: Indicar el número de bienes y el estado de conservación. No se requiere la desagregación por nivel o grado. SI la pizarra es tradicional( uso de tizas) considerar en la celda “ REQUIERE REPOSICIÓN” 5.8 Otros equipos y mobiliario complementario: Indicar estado de los bienes según el consolidado de aula. 5.9 Datos de Estantería de Biblioteca: Este es el único ambiente que se visita además de las aulas. Primero consignar si el local escolar cuenta con un ambiente que es o puede ser utilizado como biblioteca. Si la respuesta es “si” consignar el número de estantes para libros y el estado de conservación, dado que solo se levanta información sobre la estantería de la biblioteca, este ambiente no necesita el llenado de una ficha de Aula, solo se consigna los datos en la ficha de Local Escolar. 5.10 Firmas: la FICHA RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR debe de ser validada con el nombre, DNI y firma tanto del Director de la II.EE así como del responsable del levantamiento de la referida información. Esto permitirá que la ficha sea considerada en la adquisición y distribución de mobiliario por parte de MINEDU-PRONIED. En el caso de que el Local Escolar cuente más de cinco (05) aulas, el responsable del levantamiento de información podrá consolidar la información a nivel de Local Escolar posteriormente, siempre y cuando las Fichas de Aula tengan la firma del director de la II.EE. 6. DEL RESIGTRO DE INFORMACION EN LA FICHA RESUMEN DE LA UGEL 6.1 Datos de la UGEL: Indicar el nombre, dirección y teléfono de la UGEL, la DRE a la que pertenece y el nombre del director de la UGEL. 6.2 Datos de los locales escolares pertenecientes a la UGEL: Indicar el código del local escolar, código(s) modular(es) de las IIEE ubicadas en el local escolar, nombre del director que firmó la Ficha de Local Escolar y teléfono de la IIEE. Asimismo indicar el número de aulas del local escolar (no considerar otros tipos de ambientes) 6.3 Datos del contexto: Indicar el área geográfica (urbano, rural) y estado de la IIEE

6.4 Matrícula: Indicar el total de alumnos matriculados, tomar en cuenta todos los niveles, modalidades y turnos que utilizan el local escolar. 6.5 Datos del requerimiento de mobiliario para reposición: Indicar únicamente los bienes que requieren REPOSICIÓN según tipo de bien y grado. referente a: mesas y sillas de para alumnos según grado, escritorio y silla para docentes, pizarras acrílicas y estantes de biblioteca. En el caso del nivel inicial tomar en cuenta la mesa que debe ser para 5 alumnos (01 mesa más 05 sillas) 6.6 IMPORTANTE: Los datos de la Ficha de UGEL consolida los datos de mobiliario de reposición de las FICHAS RESUMEN DEL LOCAL ESCOLAR, por lo que los datos de las fichas deben ser consistentes. 6.7 Firmas: La FICHA RESUMEN DE LA UGEL debe de ser validada con el nombre, DNI y firma tanto del Director de la UGEL, así como del responsable del levantamiento de la referida información. Esto permitirá que la ficha sea considerada en la adquisición y distribución de mobiliario por parte de MINEDU-PRONIED.

7. CRITERIOS PARA DETERMINAR EL ESTADO FÍSICO DEL MOBILIARIO 7.1 CRITERIOS GENERALES EN BUEN ESTADO: Mobiliario operativo; REQUIERE MANTENIMIENTO: Mobiliario requiere trabajos de pintura y compostura pues No está afectada la estructura del mismo. REPOSICIÓN: Requiere cambio pues está afectada estructura del Mobiliario 7.2 EN CASO DEL MOBILIARIO DE CON ESTRUCTURA DE MADERA 7.2.1 7.2.2

7.2.3

Se considera en BUEN ESTADO (Operativo); cuando la estructura del mueble no presenta ninguna fisura en las uniones del mueble y su pintura se encuentra en buen estado. Se considera que requiere MANTENIMIENTO, cuando la estructura del mueble presenta leve separación en las uniones, el mueble es estable (no presenta desplazamientos ante pesos verticales o laterales); la pintura está en regular estado (se necesitaría lijado y barnizado o pintado total). El mantenimiento, consistente en reforzar las uniones con clavos y encolado y su lijado y barnizado o pintado total. Se considera que el mobiliario requiere REPOSICIÓN, cuando la ESTRUCTURA del mueble presenta rotura de las espigas, separaciones en las uniones o rotura de cualquier elemento de la estructura del mueble (DAÑOS A NIVEL DE LA ESTRUCTURA). El mobiliario deberá ser sustituido.

7.3 EN EL CASO DEL MOBILIARIO CON ESTRUCTURA METALICA 7.3.1 7.3.2

7.3.3

Se considera en BUEN ESTADO (Operativo), cuando la estructura del mueble no presenta oxidaciones, fisura en las uniones del mueble y su pintura se encuentra en buen estado. Se considera que requiere MANTENIMIENTO, cuando la estructura del mueble presenta oxidaciones muy superficiales y fisura en las uniones del mueble, el mueble es estable (no presenta desplazamientos ante pesos verticales o laterales), la pintura está en regular estado. Necesitará mantenimiento, consistente en la eliminación del óxido y reforzar la zona fisurada con un nuevo cordón de soldadura y su lijado y pintado total. Se considera que el mobiliario requiere REPOSICIÓN, cuando la ESTRUCTURA del mueble presenta oxidación profunda, que ha atacado al fierro, grietas en las uniones, separación de los elementos unidos, o cuando las uniones o algún elemento de la estructura esté roto. El mobiliario deberá ser sustituido.

8. PROCESAMIENTO DIGITAL DE LAS FICHAS EN FORMATO DE BASE DE DATOS

Si bien el levantamiento de la información de las FICHAS se hará de manera manual, deberán ser procesadas de forma digital. Para ello, se automatizarán las fichas, de tal manera de que la información contenida sea directamente migrada a un formato de Bases de Datos. Cada uno de los equipos destinados al levantamiento de la información en las II.EE seleccionadas, deberá completar la información en físico contenida en las FICHAS proporcionadas y posteriormente digitalizarlas en un formato Excel previamente alcanzado de forma estandarizada. La información que deberá ser enviada al equipo técnico del PRONIED constará de: A. Fichas en físico completas, firmadas y selladas por el director de la II.EE y por el profesional encargado del levantamiento de la información. B. Fichas digitalizadas y escaneadas de forma completa. 8.1 ESCANEOS DE FICHAS Se deberá escanear todas las FICHAS (FICHAS DEL AULA, FICHA DE LOCAL ESCOLAR, FICHAS RESUMEN POR UGEL) 8.2 DIGITALIZACION A. Se deberá procesar la información de LA FICHA DEL LOCAL ESCOLAR según Formato Excel para la digitalización de datos de la Ficha del Local Escolar. B. Se deberá procesar la información de LA FICHA RESUMEN POR UGEL según Formato Excel para la digitalización de datos de la Ficha del Local escolar. C. En los casos de las Fichas de Aula estas sólo se deberán enviar escaneadas como sustento a las demás fichas.