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1. OBJETIVO. Realizar la entrega de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste a las instancias competentes previo concepto del Comité de Archivo de la Entidad, en concordancia con las normas de Archivo vigentes y a lo previsto en las Tablas de Retención Documental.

2. ALCANCE. Este procedimiento se inicia con la elaboración del cronograma de Transferencia y termina con el envío oportuno de la documentación por parte de las dependencias productoras al Archivo Central ubicado en la UPI La Florida, una vez se hayan cumplido los tiempos de retención señalados en las Tablas de Retención Documental.

3. GENERALIDADES. 3.1 Marco Normativo. Para que las Transferencias Documentales Primarias sean gestionadas de manera adecuada, es necesario responder y cumplir con la normatividad pertinente para ello. A continuación se describen algunas de las normas en materia: Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 998 de 1997. Por el cual se reglamenta la Transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del Orden Nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los Criterios para la Organización de los Archivos de Gestión en las Entidades Públicas, se regula el Inventario Único Documental.

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3.2 Funciones del Archivo Central.

El Archivo Central deberá ejecutar las siguientes funciones operativas y normativas pertinentes: Garantizar condiciones ambientales, operacionales, así como la integridad, autenticidad, fidelidad, seguridad, perdurabilidad e inalterabilidad de la información contenida en nuevos soportes y la prestación de servicios archivísticos. Responder por la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Velar por la correcta recepción, distribución, organización, consulta y custodia de los documentos y registros, de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá y el Comité de Archivo del Instituto. Apoyar la ejecución del Cronograma de Transferencias Documentales. Alimentar y actualizar constantemente el Inventario Único Documental. Antes de realizar la Transferencia Secundaria al Archivo de Bogotá (Archivo Histórico), deberá aplicarse la disposición final y procedimientos previstos en la Tabla de Retención Documental.

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4. PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DEL IDIPRON. 4.1 Requisitos para efectuar las Transferencias Documentales Primarias.

RESPONSABLE

REGISTRO

-

-

4.2 Preparación Física de la Documentación.

RESPONSABLE

REGISTRO

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

-

Teniendo en cuenta que al Archivo Central son transferidos los documentos de los Archivos de Gestión cuya consulta no es tan frecuente, este deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el Archivo Central, el responsable deberá constatar que las Series y Subseries Documentales transferidas concuerdan con el Inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes. Por tanto, se deben realizar las transferencias primarias teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las Tablas de Retención Documental en cada entidad, por lo que deberá tener en cuenta: La existencia del Comité de Archivo en la Entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Las Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Consejo Distrital de Archivos.

- Póngase en contacto con el Responsable del Área Administración Documental para acordar las fechas de transferencias y aclarar dudas en cuanto a la forma como debe enviar los registros.

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Limpieza de la documentación: Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

-

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

-

Por tanto: - El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: bata, gorro, monogafas, tapa bocas y guantes. - Para realizar esta labor se debe contar con un equipo que comprende: aspiradora, brochas de cerda suave, telas de algodón preferiblemente blancas y bayetilla.

Eliminación de Material Metálico. Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente. Por tanto: - Debe eliminar el material metálico (clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.), procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. - Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación. - Reemplazar las carpetas deterioradas por nuevas y de materiales desacidificados o de cartulina blanca.

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Identificación del Material afectado por Biodeterioro. Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

-

Responsables de Área

-

Por tanto:

- Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación (caja, carpeta, legajo), en su parte externa. - Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

Revisión. La documentación deberá estar organizada y relacionada en el Inventario Único Documental.

Por tanto:

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

- Debe seguir las indicaciones dadas en el Instructivo para la Organización de Archivos de Gestión. - Debe levantar el Inventario Único Documental que adjuntara al momento de la Transferencia.

Unidades de Conservación y Realmacenamiento.

Responsables del

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Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están los Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas y Carpetas, cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

Manejo del Archivo de Gestión

- La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberán someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. - La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas. - Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en los Archivos son Cajas y Carpetas, con las siguientes especificaciones: Cajas: Material. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón. Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm., ancho 40 cm. y profundidad 12.5 cm. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación. Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón. Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales.

Carpetas: Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). IT-2011-1

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Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los doscientos (200) folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los temas. Identificación. Las carpetas deben ser rotuladas sobre la solapa, de manera horizontal con el lomo hacia abajo, en la esquina superior derecha. - En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de acido.

Embalaje. Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y realmacenamiento, se procederá al embalaje o empaque, así:

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

-

RESPONSABLE

REGISTRO

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. - La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada Caja deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso. - Al empacar se debe mantener el orden estricto del Inventario Documental. - Las Cajas deberán numerarse consecutivamente, en un lugar visible en su respectivo rótulo.

4.3 Proceso de Transferencia Documental Primaria.

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Proceso mediante el cual, una vez cumplidos los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental, se trasladan los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central.

Responsables de Área

Todas las dependencias del IDIPRON deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con las pautas establecidas en este Instructivo y realizado el respectivo Inventario Documental, se procede a realizar la transferencia documental primaria.

Responsables del Manejo del Archivo de Gestión

Inventario Único Documental

La metodología a utilizar para realizar la Transferencia Documental Primaria, es:

Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales, atendiendo lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, siguiendo la metodología y recomendaciones que haga el Responsable del Área Administración Documental. Consulte la Tabla de Retención Documental y confirme: Tiempos de Retención y Nombre de Series y Subseries Documentales. Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de uno (1) hasta n, según la cantidad que vaya a transferir.

Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente. IT-2011-1

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Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental. Realice la entrega del Inventario Único Documental en físico (original y copia) y medio magnético junto con la documentación a transferir al Responsable del Área Administración Documental, quien deberá devolver la copia del mismo firmada y con el número de transferencia asignado. Exija la revisión de la documentación física frente a lo relacionado en el Inventario Único Documental. Conserve la copia del Inventario Único Documental de Transferencia, para consultas posteriores y determinar responsabilidades. Todas las copias de Inventarios Documentales de Transferencia, deberán ser ordenados y guardados. Realice la transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.

5. RECOMENDACIONES. No transfiera documentos al Archivo Central, tales como: Documentación personal, libros, folletos, revistas, manuales y demás material bibliográfico, cotizaciones y portafolios de servicios de empresas y propuestas que no hagan parte de contratos, órdenes de compra o sean soporte de otro documento, invitaciones y demás correspondencia protocolaria, cuadernos y libretas de notas. Evite el traslado de copias y duplicados de documentos originales que estén plenamente localizados, notas internas cuando no forman parte de un trámite o no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo, borradores de registros que se hayan utilizado para la elaboración de un registro definitivo, registros de apoyo informativo u otras publicaciones oficiales.

6. VENTAJAS DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS. Las transferencias documentales permitirán: IT-2011-1

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Garantizar el acceso a la información. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias productoras. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

7. GLOSARIO. ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consulta la información que conservan los archivos, en los términos consagrados por la Ley. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. ARCHIVO: Conjunto de registros y documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una institución en el transcurso de su gestión. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

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COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y obtener una copia de los mismos. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres etapas, con miras a su conservación, temporal, permanente o a su eliminación. DOCUMENTO: Todo soporte que contiene información. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO: Existen en todas las oficinas como el conjunto de datos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa, normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislación, folletos y/o copias de escritos remitidos por otras oficinas, que se conservan por su función informativa y deben ser eliminados en las propias oficinas una vez hayan cumplido su misión informativa. Nunca se han de transferir al Archivo Central. EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y recibidos orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales: Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar, describir, conservar y custodiar los documentos de la entidad, para la formación de expedientes. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: En el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión, archivo central tal como lo consigna la tabla de retención documental.

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SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mimo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especificas, para el cumplimiento de los objetivos por Macroprocesos, Procesos y Subprocesos. Ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que conforman parte de la serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto por los tipos documentales que varían de acuerdo al tramite o asunto. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Instrumento reglamentado por el Archivo General de la Nación que se refiere al listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento, logrando establecer responsabilidades sobre el manejo de los registros y ejerciendo control sobre la producción, organización y utilización de los mismos. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

8. BIBLIOGRAFÍA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Introducción a la Archivología. Bogotá, 1999. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Pautas para el establecimiento de políticas y planes de automatización de archivos. 1998. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. Bogotá, 1997. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Mini/manual 2ª. Ed. Actualizada, Bogotá, 2001.

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9. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN. NOMBRE ELABORÓ

ANDREA TOLEDO PÉREZ

REVISÓ

JOSE DARIO GUERRERO

APROBÓ

LUIS ENRIQUE GONZALEZ

10.

CARGO CONTRATISTA IDIPRON (C.P.S. No. 2504 DE 2010) RESPONSABLE ÁREA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL SUBDIRECTOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

FECHA (DD/MM/AÑO)

FIRMA

29/04/2011

FIRMA EN ORIGINAL

29/04/2011

FIRMA EN ORIGINAL

29/04/2011

FIRMA EN ORIGINAL

CONTROL DE CAMBIOS.

No. Versión

Fecha (DD/MM/AA)

Descripción de Cambios

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