Instructivo para elaboración contratos cátedra
Universidad de Antioquia Código: Versión: 01 Fecha: 11/02/2015
INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO CONTRATACION DOCENTES DE CATEDRA DE LA FNSP
1. OBJETIVO Describir el procedimiento a seguir para realizar las contrataciones de los docentes de cátedra de la FNSP. 2. RESPONSABLES 2.1 Jefes Departamentos y Centros: responsables de solicitar los contratos cátedra por intermedio de las secretarias de cada Departamento y el Comité de Contratación 2.2 Auxiliar administrativo proceso de cátedra: es responsable del proceso de contratación de todos los docentes de pregrado, postgrado, investigación, extensión, asesoría y consultoría y regionalización. 2.3 Decana: es responsable de aprobar el proceso de contratación. 2.4 Vicerrector de Docencia: es el responsable de aprobar las horas solicitadas para el proceso de contratación. Cuando aprueban las horas cátedra las envían a Presupuesto donde Yorlady para que las ingrese al Sistema SIPE, Secretaria Vicedocencia: Ana Maria Tel 219 51 03. 219 51 00. 2.5 Jefe de Presupuesto: es responsable de aprobar el presupuesto para realizar la contratación de los docentes. Encargadas del proceso: Yorlady: Ingresar horas cátedra al aplicativo SIPE, después de ser aprobadas por Vicedocencia. Tel 219 52 57. Andrea Agudelo: Encargada de ingresar el presupuesto al sistema, Tel 219 52 53. (cada mes, antes de elaborar las boletas de trámite de contratos, se le envía un correo electrónico donde se le informa el presupuesto requerido para los contratos cátedra del mes, separado por Centro de Costos y por tipo de contrato) 2.6 Oficina de Registro y Control Académico: encargados de ingresar los cursos y docentes responsables al sistema MARES. Se les remite las solicitudes de horas cátedra de pregrado y Postgrado firmadas indicando cuales cursos no están en MARES para que los ingresen. Responsable: Piedad Cárdenas FNSP. 2.7 Oficina de Asuntos Docentes: Encargados de asignar la categoría a los docentes de cátedra. Encargada: Marta Guzmán Tel 219 81 05.
2.8 Oficina Talento Humano: Encargados de proseguir proceso de contratación cátedra en la U de A. Luz Denia Areiza: Recibe Boletas de trámite y hace devoluciones, Luz Marina Pérez: Hace afiliaciones a Seguridad Social, Catalina Correa, procesos de nómina y cancelaciones. 2.9 Oficina Regionalización FNSP y U de A. Encargados de los procesos para los programas de Regionalización. Ruth Elena Mena: Programación FNSP. Leidy Castrillón: Proceso de contratación oficina central Regionalización: Hace boletas de trámite de contratos, imprime contratos y hace firmar por docentes, hace cancelaciones de contratos. Sandra: encargada de ingresar la programación de los cursos al sistema para que Leidy pueda tramitar los contratos. Cuando hay dificultades con el aplicativo de contratos cátedra se puede recurrir a los siguientes funcionarios del Área de Sistemas de la U de A: Ingeniera Silvia tel 2195075, Ingeniero Adalberto Tel 2195073 o Cesar Tel 2195069. 3. DEFINICION 3.1 Contrato de Cátedra: Acuerdo entre la institución y una persona natural contratada para laborar un determinado número de horas por período académico, para desempeñar labores de docencia en pregrado, en posgrado, en investigación, extensión o asesoría y consultoría, según las necesidades del servicio. SOPORTES LEGALES: -Acuerdo Superior 253 del 18 de febrero de 2003 (estatuto profesor de cátedra) -Acuerdo Superior 338 del 29 de mayo de 2007 (modifica el A.S. 253) -Acuerdo Superior 341 del 2 de octubre de 2007 (modifica el A.S. 253 en lo referente a programas de regionalización). TIPOS DE CONTRATOS DE CÁTEDRA
-CATEDRA EXTERNO: Se hace a las personas externas a la universidad y a los jubilados, el sistema permite diferenciar los que son jubilados. -ACTIVIDADES ESPECIALES: Se le hace a las personas vinculadas a la universidad, sean Docentes (Docentes Regulares, Docentes Ocasionales, Docentes Visitantes) o No Docentes (Empleados Administrativos). -PRESTACIÓN DE SERVICIOS HORA CÁTEDRA: Se le hace a personas externas que van a realizar una actividad que dura máximo 40 horas y dura menos de un mes. Es para personas que se contratan de manera muy esporádica. No pueden ser empleados públicos. Los docentes de cátedra tienen topes de contratación definidos por el Acuerdo Superior 388 del 29 de mayo de 2007 y por el Acuerdo Superior 341 del 2 de octubre de 2007, en lo referente a Regionalización. Por favor consultar.
Los docentes externos pueden contratar hasta 20 horas a la semana para cursos de pregrado y postgrado incluyendo horas de atención a estudiantes y hasta 40 horas a la semana para actividades de investigación, extensión o asesoría y consultoría. Si tiene contratadas 20 horas a la semana para pregrado y postgrado, tendría capacidad de contratar otras 20 horas para el resto de las actividades o si no tiene actividades de pregrado y postgrado, puede contratar hasta 40 horas a la semana para el resto de las actividades. Las personas vinculadas a la universidad, profesores o no, de Medio Tiempo, pueden contratar hasta 12 horas a la semana para cursos de pregrado y postgrado y hasta 20 horas a la semana para actividades de investigación, extensión y asesoría y consultoría. Las personas vinculadas a la universidad, profesores o no, de Tiempo Completo, pueden contratar hasta 10 horas a la semana para actividades de pregrado y postgrado y hasta 15 horas a la semana, para actividades de investigación, extensión y asesoría y consultoría. En los contratos cátedra para regionalización los topes de horas no se cuentan por horas a la semana, sino por horas al semestre, multiplicando el número de horas máximo permitido señalado anteriormente por 20 semanas (máximo de semanas permitidas al semestre para la FNSP) y esto da las horas al semestre permitidas 4.
DESARROLLO 4.1 CONTRATACIÓN DOCENTES DE CATEDRA
El auxiliar administrativo trabajará con la Clave de ingreso al Portal Universitario del funcionario Carlos Andrés Guzmán. Usuario: carlos.guzman Clave: 1618cagc. Revisar que este funcionario si tenga autorizados todos los centros de costos requeridos para este proceso: - C.C. 3252: Pregrado Departamento Ciencias Básicas - C.C. 3253: Pregrado Departamento Ciencias Específicas. - C.C. 8801: Postgrados por Ambos Departamentos (Ciencias Básicas y Específicas) y actividades de proyectos del Centro de Extensión y demás actividades de Asesoría y Consultoría. - C.C. 8708: Contratos Cátedra para el Centro de Investigaciones - C.C. 9889: Contratos cátedra del Centro de Investigaciones para algunos proyectos especiales. Centros de Costos Comunes: Se refieren a los Centros de costos para pregrado C.C. 3253 y 3252. Son financiados por el gobierno nacional. Centros de Costos Especiales: Se refieren a los Centros de Costos 8801 y 8708, son financiados con dineros de la FNSP. Siempre habrán fechas establecidas por Talento Humano con los plazos por mes para solicitar horas cátedra, enviar Boletas de Trámite, reportar la nómina cátedra y enviar
contratos firmados, se debe estar pendientes de esas fechas, ellos sacan una programación anual que puede variar algunos meses, dependiendo de dificultades puntuales. Cada mes el Auxiliar Administrativo coloca un correo electrónico, dirigido a todas las personas involucradas en el proceso de contratación de la FNSP, quienes solicitan contratos cátedra y a los jefes, colocando una fecha de plazo para recibir las solicitudes de contratos cátedra del mes. Calculando que se tenga tiempo de tramitar toda la contratación de manera efectiva. Encargadas proceso cátedra en la universidad: Talento Humano: -Luz Denia Areiza: Recibe Boletas de trámite y hace devoluciones. Tel 219 82 97. -Catalina Correa: Encargada del proceso de nómina y cancelaciones de contratos. Tel 219 52 94. -Luz Marina Pérez: Encargada de las afiliaciones a Seguridad Social. Tel 219 52 88. Asuntos Docentes: -Marta Cecilia Guzmán: Encargada de asignar categoría a los docentes de cátedra. Tel 219 81 05. Presupuesto: - Yorlady: Encargada de ingresar horas cátedra al aplicativo SIPE, apenas seán aprobadas por Vicedocencia. Tel 219 52 57. -Andrea Agudelo: Encargada de ingresar el presupuesto al sistema, Tel 219 52 53. Vicerrectoría de Docencia: -Ana María: Encargada de revisar las horas cátedra solicitadas. Tel 219 51 03 Regionalización: -Leidy Castrillon: Encargada de contratación cátedra para Regionalizados. -Sandra: Encargada de ingresar al sistema y mantener actualizada la programación de Regionalización para que Leidy Castrillon pueda tramitar los contratos. CONTRATOS PARA PREGRADO Y POSTGRADO -
Cada departamento maneja determinados programas de pregrado y postgrado y es el encargado de solicitar la contratación por cátedra requerida para dichos programas. Por ejemplo, Ciencias Básicas: Pregrado Gerencia de Sistemas de Información en Salud, Postgrados: en Salud Mental, Epidemiología, entre otros. Ciencias Específicas: Pregrado Administración en Salud con énfasis en Servicios de Salud y Gestión Sanitaria y Ambiental y Tecnologías para Regionalización. Porgrados en Salud Pública, Salud Ocupacional, Salud Internacional, Auditoría en Salud, entre otros.
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Los contratos de Pregrado se hacen por el centro de costos 3252 (Departamento de Ciencias Básicas, Jefa actual Isabel Cristina Posada) y 3253 (Departamento de Ciencias Específicas, Jefe actual Libardo Giraldo Gaviria).
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Los contratos de Postgrado se hacen por el Centro de Costos 8801 (Decanatura Facultad Nacional de Salud Pública) Sean solicitados por Ciencias básicas o específicas.
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Los docentes que no tengan título de postgrado se debe solicitar una exoneración ante el Consejo de Facultad, de esto se encarga la secretaria que solicita dicho contrato, pero se le debe recordar vía correo electrónico.
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Las horas de Atención a Estudiantes solo se le pagan a los Docentes Cátedra Externos que dictan cursos en Pregrado y en Regionalización, pero no es obligación, el pago de esto es definido por los jefes de los Departamentos.
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Las horas de Atención a Estudiantes corresponden máximo al 25% del total de horas contratadas, puede ser menos del 25%, pero nunca más de esto, esto lo define cada Jefe de Departamento.
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Los contratos para postgrado no pueden tener horas de atención a Estudiantes.
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Los contratos de pregrado (que se hacen por centros de costos comunes C.C. 3253 y 3252) nunca tendrán sobrerremuneración.
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Los docentes que sean jubilados y dicten cursos en Pregrado sea en los programas de la Sede de Medellín o en las Regionales, requieren exoneración de jubilación, expedida por el Consejo de Facultad, las secretarias que solicitan la contratación se encargan de solicitarla, se les debe recordar vía correo electrónico.
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Los contratos de postgrado pueden tener sobrerremuneración que puede ser hasta máximo del 200%, este porcentaje de sobrerremuneración lo definen los jefes de los departamento, de acuerdo con los presupuestos de los postgrados, las secretarias son las encargadas de solicitarla y colocan un asterisco (*) en el nombre del docente que van a sobrerremunerar en el formato de solicitud de horas cátedras y hay que estar pendiente que entreguen dicha sobrerremuneración para ingresarla en la boleta de trámite del contrato.
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La FNSP, tiene autorizado máximo 20 semanas por semestre académico, pueden ser menos, pero nunca más de 20 semanas al semestre.
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Los semestres académicos no necesariamente van acorde al semestre calendario.
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Cada secretaria del Departamento de Ciencias Básicas y Específicas, envía solicitud de los contratos cátedra vía e-mail al Auxiliar de Contratos Cátedra, este verifica que la solicitud tenga correctos el semestre académico, la actividad (puede ser Pregrado o Postgrado, dependiendo el caso) y el centro de costos, además que estén bien calculadas las horas a la semana, según el número de horas y las fechas de inicio y
terminación, que estén bien calculadas las horas de atención a estudiantes (que no sobrepase el 25% del total de las horas), que el tipo de vinculación sea el correcto (Externo – Jubilado - Profesor TC -Profesor MT - Ocasional TC - Ocasional TC Empleado TC - Empleado MT), que estén correctos los números de cédula, los apellidos y nombres, que los cursos estén ingresados en el aplicativo MARES, que los docentes no tengan topes de horas, verificar además los docentes que requieran exoneración de posgrado, jubilación y sobrerremuneración y que no estén en ninguna comisión. Incompatibilidades a las que se refiere el aplicativo SIPE:
Por Nivel Académico Por Novedad Laboral
Por Oficio
Cuando no tiene título de postgrado, requiere exoneración por Consejo Facultad. Se le informa a quien solicito el contrato para que la solicite. Cuando está en comisión de estudios, servicio, en permiso o en dedicación exclusiva, los vinculados no pueden tener contrato cátedra. Cuando está en Comisión Administrativa, por ejemplo es Jefe de Departamento o Centro o Decano o Vicedecano, entonces los docentes vinculados no pueden tener contrato cátedra, si está vinculado como Empleado si puede tener contrato cátedra.
Cuando tiene sobresueldo para trabajar en una actividad específica, no puede tener contrato cátedra, aplica para vinculados sean docentes o no Por Sobre Sueldo docentes. Por Categoría Valor Hora Por Tope de Horas
Cuando no tiene categoría asignada por la Oficina de Asuntos Docentes no puede tener contrato cátedra. Cuando el docente de cátedra tiene tope de horas no puede tener contrato cátedra
Si no han hecho la inscripción como aspirante a Docente de Cátedra en Por Hoja de Vida el portal de la Universidad, no se puede proseguir el trámite de contratación.
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Después de realizar correcciones cada secretaria envía la solicitud de horas cátedra firrmadas por el Jefe de cada Departamento a Vicedecanatura para el visto bueno y posteriormente de la Decanatura, las solicitudes firmadas las envía el auxiliar administrativo en original y una copia a Vicerrectoría de Docencia y se deja una copia en la carpeta de solicitud de horas cátedra, para hacer el control de las horas que van aprobando.
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Se envía una copia de la solicitud de horas cátedra a la oficina de Registro y Control Académico (Actualmente donde Piedad Cárdenas), señalando cuales cursos no están en MARES, para que los ingresen.
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Se verifica que aprueban las horas cátedra en el aplicativo SIPE en la parte: OtrosCátedra-Consultar Disponibilidad, se selecciona el semestre y Centro de Costos y se verifica que ya estén las horas aprobadas para empezar a hacer las Boletas de Trámite de contratos. Las horas cátedra deben ser aprobadas por Vicerrectoría de Docencia y por Presupuesto. Si no han aprobado las horas y ya se requiere empezar a hacer las boletas de trámite se llama a Vicedocencia donde la Secretaria Ana María, tel 219 51 03 y ella da un consecutivo si ya envió la solicitud de horas a Presupuesto y se le pregunta a Yorlady Tel 2195257, para solucionar cualquier inconveniente que se presente.
Este es el cuadro que se utiliza para solicitar las horas cátedra, el cual esta definido por Vicedocencia
-Cada mes llegan liquidaciones de Prestaciones Sociales pendientes por pagar de los contratos cátedra por todos los centros de costos: Se refieren a las liquidaciones de los contratos cátedra externos que se terminaron de reportar en el mes anterior, los contratos de Actividades Especiales no tienen liquidación, solo los contratos cátedra externos. Dichas liquidaciones vienen por Centros de Costos y los jefes pueden colocar una (x) en el docente que requieren que se le retenga la liquidación y firman como Persona Responsable. Al estar firmadas se envía a la oficina de Retribución dentro de las fechas establecidas por ellos. Las liquidaciones del C.C. 8801 las firma la jefa Vilma Salazar, las de los departamentos, las firma cada jefe de departamento y las del C.C. 8708, las firma el Jefe del Centro de Investigaciones (Actual es Sergio Cristancho). Se debe tener en cuenta que cuando se terminan los semestres académicos, no se pueden solicitar horas cátedra para el semestre anterior o si es necesario enviar una justificación. Tener presente colocar en la parte de observaciones generales, las aclaraciones que se requieran, por ejemplo, cuando un docente tiene tope de horas, pero se le liberan horas en el último reporte de nómina, colocar la aclaración o si a un docente se le termina el contrato como Doc. Ocasional, pero se vuelve a posesionar, informarlo
también, para que no devuelvan solicitudes por estas razones, esto aplica para todas las solicitudes de contratación por cátedra, sea de pregrado, postgrado, investigación, asesoría y consultoría. CONTRATOS PARA CONSULTORIA
INVESTIGACION,
EXTENSIÓN
Y
ASESORIA
Y
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el comité de contratación envía directamente la solicitud de contratación aprobada a el auxiliar administrativo en formato establecido por este comité. Estás solicitudes pueden ser entregadas por las funcionarias Lina Ospina del Centro de Investigaciones, Maria Elena Peña y Sandra Echavarría.
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Al recibir la solicitud de Contratación el Auxiliar Administrativo coloca la fecha y firma de recibido, verifica que estén correctos los números de cédula, los nombres y apellidos, el centro de costos, las fechas de inicio y terminación, los datos personales para contactar al docente, el objeto contractual, el nombre del proyecto, el valor total del contrato o el número de horas a contratar, el nombre del interventor o persona responsable.
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Luego en el Sistema SIPE se verifica que el docente no tenga tope de horas, si requiere exoneración de postgrado o sobrerremuneración, y le informa vía e-mail sobre esto a la persona que solicitó dicho contrato para que lo pida al Consejo de Facultad, también se verifica el tipo de vinculación, el valor de hora cátedra y cuando fue el último contrato que tuvo con la universidad o si es un docente nuevo para saber que documentos se debe solicitar al docente para su contratación. También se verifica
que el docente no esté en comisiones que le impidan contratar por cátedra. Si hay errores en la solicitud o el contrato no se puede elaborar, como lo solicitaron, se devuelve a quien la solicito para que la corrija. -
Al confirmar que no hay inconvenientes para tramitar dicho contrato, se elabora el cuadro para solicitar las horas cátedra a Vicerrectoría de Docencia y Presupuesto. En dicho cuadro se coloca la fecha actual, en Departamento o Centro, si el contrato se hace por el CC 8801 se coloca Decanatura y si se hace por el CC 8708 o 9889 se coloca Centro de Investigaciones, Semestre (Debe corresponder al semestre calendario), Actividad (Cuando se hace por el CC 8801 se coloca Asesoría y Consultoría y Cuando se hace por el CC 8708 o 9889 se coloca Investigación).
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En el cuadro para solicitar las horas cátedra se coloca completa la información del docente, en tipo de vinculación se coloca según el caso: (Externo – Jubilado Profesor TC -Profesor MT - Ocasional TC - Ocasional TC - Empleado TC - Empleado MT) todo esto se verifica en el sistema SIPE o preguntando directamente al docente. Se hace la cuenta de cuantas horas cátedra hay que contratar dependiendo del valor total del contrato solicitado, para esto se debe saber cuál es el valor de la hora del docente: si es vinculado se divide el valor a pagar por el valor de hora cátedra para saber el número de horas cátedra a contratar, si el docente es externo se calcula con el Cuadro para Calcular Valor Real del Contrato Cátedra, colocando el número de horas, valor de la hora y horas a la semana que se calculan dependiendo de las fechas de inicio y terminación, se calculan las horas a la semana, número de semanas y las fechas de inicio y terminación y se coloca la actividad o proyecto de forma resumida, la cual no puede decir la palabra coordinador, ni debe suponer que son actividades administrativas. Se puede iniciar con la frase: Actividades de Asesoría y Asistencia técnica para el proyecto:___ Dicha solicitud la firma el jefe que solicito la contratación y el ordenador del gasto que es la Decana y y por último se coloca el nombre y teléfono de quien elabora el cuadro.
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Si el docente es vinculado sea Docente regular, Ocasional o Visitante o es empleado se le tramitará contrato Actividades Especiales.
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Si el docente es externo se le tramitará contrato Cátedra Externo, se diferencia si el docente es jubilado.
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Muchas veces los objetos de los contratos son muy largos, y el nombre de los proyectos también, en este caso se tratará de resumir de la mejor manera dicho objeto, ya que el formato del contrato tiene un espacio reducido para esto, en todo caso siempre debe ir el nombre del proyecto y código si lo tiene y se podrá colocar actividades de asesoría y asistencia técnica para proyecto:______ o resumir de la forma más fiel el objeto, este objeto no puede suponer que son actividades administrativas ni de coordinación.
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Los contratos cátedra elaborados por el Centro de Costos 8801 y 8708 pueden tener sobrerremuneración, hasta máximo del 200%, los encargados de la solicitud de contratación son los responsables de solicitarla al Consejo de Facultad
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Cada vez que se aprueban resoluciones en el Consejo de Facultad, de Vicedecanatura le entregan el borrador al Auxiliar Administrativo para que el verifique la información y le haga los cambios pertinentes, ya que si la resolución queda con errores la devolverán de Talento Humano. La resolución siempre debe estar acorde con el objeto del contrato y debe coincidir en todos los aspectos entre la resolución y el contrato.
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA TRAMITAR LOS CONTRATOS DE CÁTEDRA: El auxiliar administrativo les informa a los docentes vía e-mail sobre los documentos requeridos para los contratos de cátedra y les coloca un plazo para que los hagan llegar. Verifica en el aplicativo SIPE que documentos debe solicitarle, se utiliza el link Otros/Cátedra/buscar contrato, allí se verifica lo siguiente: Si aparece en otras vinculaciones-tipo de empleado: Doc Regular, Ocasional, Visitante o No docente, se le tramitará Contrato Actividades Especiales, si tiene contratos como contratista en otras vinculaciones-tipo de empleado: aparecerá la palabra Servi, si es jubilado, aparecerán las siglas Pensi y si no aparece ninguna vinculación, significa que es externo. En estos últimos casos se tramita contrato cátedra externo y se diferencia cuando pregunta el aplicativo en el caso de que sea jubilado. En el link otros-cátedra-buscar contratos, también se verifica si los docentes tienen contrato vigente o cuando fue el último contrato, dato requerido para solicitar documentos para afiliación a seguridad social para su contratación. Cuando se verifica en el aplicativo la vinculación del docente, si sale que es de 120 horas, significa que es de medio tiempo y 240 horas, es de tiempo completo. Si un vinculado sea docente o no docente, tiene fecha de terminación de su contrato antes de la fecha de corte de la contratación del mes y se vuelve a posesionar, no se le podrá tramitar contrato cátedra ese mes, sino hasta que se posesione nuevamente. Si la fecha de terminación es posterior a la fecha de corte del mes y el docente se vuelve a posesionar, se coloca una nota en la Boleta de trámite informando que el docente se posesionará nuevamente. Si el docente no se vuelve a posesionar hay que solicitarle categoría como docente de cátedra externo en la oficina de Asuntos Docentes, mediante una carta donde se informe que dicho docente era vinculado pero que no se posesionará nuevamente, entonces si el docente era vinculado no hay que volver a mandar documentos para la
asignación de esa categoría, ya que estos ya están en los archivos de la universidad. Y Luego iniciar contratación como docente de cátedra externo. Cuando a un docente vinculado no le aparece el valor de la hora cátedra se llama a Catalina Correa de Talento Humano para que se la asigne en el sistema. Si el docente no ha realizado la inscripción como aspirante a docente de cátedra, debe realizarla para poder tramitarle su contrato. Cuando a un empleado no docente no le aparece el valor de su hora cátedra, se manda un oficio a la oficina de Asuntos Docentes para que haga dicho estudio y se la asigne, no es necesario enviar documentos para esto, ya que estos los pueden consultar en el archivo de la universidad. Si el empleado no ha realizado su inscripción como aspirante a Docente de Cátedra, lo debe hacer para poder tramitarle su contrato. Siempre se debe revisar cada solicitud de contratación en la parte: Otros-cátedraincompatibilidades, para tener en cuenta las incompatibilidades que tiene dicho docente. También se revisa por otros-cátedra-consultar por filtros para revisar los contratos anteriores de los docentes y mirar si requieren exoneración de postgrado y jubilación los que se hagan para pregrado y para mirar el nombre de su EPS y Fondo de Pensiones, para mirar si requieren formulario de afiliación. -
Para los contratos de Actividades Especiales los documentos que se requieren son:
Certificado de verificación firmado por el jefe inmediato de cada docente, donde se coloque el horario en que va a desarrollar las actividades que estén por fuera de su plan de trabajo y de su jornada laboral. Este documento se le envía directamente al docente que se requiere contratar vía e-mail, para que el complete la información y lo haga firmar y lo entregue en original al Auxiliar Administrativo encargado del proceso de cátedra dentro de las fechas establecidas, este se anexa a la Boleta de Trámite de contratación. Si el docente vinculado o no docente lo solicitan para pregrado o postgrado, el auxiliar administrativo elabora el certificado de verificación y se lo envía por mail a la secretaria que lo solicito para que ella complete la información de los días y horario en que va a desarrollar las actividades que estén por fuera de su plan de trabajo y de su jornada laboral, con la información que le dé el docente y la hace firmar por el jefe y lo envía al auxiliar administrativo para luego ser anexado a la boleta de trámite de contrato. Si el docente vinculado o no docente es de otra facultad, se le manda directamente a dicho docente el Certificado de Verificación al correo electrónico para que el diligencie la información requerida con los datos de su facultad y de su jefe y la información de los
días y horas en que va a desarrollar las actividades y lo haga llegar firmado por su jefe inmediato en original al auxiliar administrativo. -
También se puede requerir para este tipo de contrato Resoluciones de Exoneración de postgrado o Sobrerremuneración, según el caso.
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Para los contratos Cátedra Externos los documentos que se requieren son:
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Docentes Nuevos: El docente debe realizar la inscripción como aspirante a docente de cátedra en el Portal de la Universidad, de la siguiente manera: Ingresa a la página www.udea.edu.co /servicios y productos/aspirante a docente de cátedra/inscripción como aspirante, al docente le llegará un correo de confirmación con un link donde debe ingresar para luego recibir otro correo con su clave y nombre de usuario, con la cual deberá ingresar nuevamente al portal de la universidad para actualizar su información personal por: /servicios y productos/aspirante a docente de cátedra/actualizar información personal. Si tiene inconvenientes con este paso por favor comunicarse con los administradores del portal universitario en el teléfono: 2195959 opción 3.
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Todo esto se le informa al docente Vía e-mail por medio del listado de los requisitos para el contrato cátedra.
Además le solicita los siguientes documentos para la asignación de categoría como docente de cátedra: -
Fotocopia de títulos de formación profesional (pregrado y postgrado), con actas de grado. Si son títulos de instituciones del exterior debe anexar resolución de convalidación de dichos títulos, sino la universidad no le tendrá en cuenta esos títulos. No enviar certificados de asistencia a cursos, talleres, seminarios, congresos, pues estos no influyen en la asignación de categoría.
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Certificados de experiencia profesional y/o docente a partir de la fecha del pregrado. Deben especificar el cargo, período laborado e intensidad horaria en la que trabajó (ósea si fue de tiempo completo, medio tiempo o si fue por horas, cuantas horas a la semana). Que certifiquen como mínimo 5 años de experiencia como profesional de tiempo completo. No entregar certificados de experiencia laboral de la U de A, ya que estos se pueden consultar en los sistemas universitarios. Si el docente no tiene título de postgrado o tiene menos tiempo de experiencia laboral, de todas maneras le pueden asignar categoría como docente de cátedra.
El auxiliar administrativo envía estos documentos a la oficina de Asuntos Docentes (donde Marta Cecilia Guzmán Tel 219 81 05) Con copia de la cédula, y se envían estos documentos relacionados para que le asignen al docente la categoría como docente de cátedra. Adicionalmente se solicita:
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o para extranjeros: Cedula de Extranjería, Pasaporte y Visa) ampliada al 200%, ambas caras en una sola hoja tamaño carta. Los profesionales de Derecho, Medicina, Contaduría, Psicología, Adm. De Empresas, Enfermería, Arquitectura, Diseño Industrial, Químicos, Fonoaudiólogos, Agrónomos, Biólogos, Bacteriólogos, Geólogos, Economistas, Trabajadores Sociales, Bibliotecólogos, Nutrición y Dietética, Ingenierías, Veterinaria y Zootecnia deben anexar copia de la Tarjeta Profesional o registro profesional o un documento que certifique que está en trámite. Certificados de afiliación recientes expedidos por la entidad promotora de salud (EPS) y fondo de pensiones (AFP) a las que pertenece. Si su EPS es Salud Total, Colmédica, Aliansalud, Sanitas o S.O.S, debe ir hasta dicha EPS y solicitar un formulario de afiliación o novedades a la afiliación, para trabajador Dependiente, ya que la universidad debe afiliarlo como empleado a seguridad social, mientras dure el contrato de cátedra, dicho formulario, debe traerlo a mi oficina para diligenciarlo acá. O el auxiliar administrativo le solicita estos formularios a Luz Marina Pérez tel 219 52 88 o Leidy Castrillón Tel 210 5162, quienes hacen afiliaciones a seguridad social. O el docente envía estos formularios por correo certificado, por ejemplo por Servientrega. Si su EPS es Cafesalud, Saludcoop o Cruz Blanca, debe pasar por mi oficina que acá se le entregará el formulario para diligenciarlo. El auxiliar administrativo lo imprime de la página web de dichas entidades. O el docente envía el formulario por correo certificado por ejemplo por Servientrega. Si su EPS es Coomeva, Nueva EPS, Sura o Fundación Médico Preventiva, no requiere diligenciar formulario de novedades. Diligenciar formato para consignación de pagos (Si ya ha sido contratista de la U de A, no requiere diligenciarlo). El auxiliar administrativo imprime dicho formato. O el docente lo manda escaneado vía e-mail. Si el docente es pensionado, anexar copia de la resolución en la que se le reconoce la pensión. Si el docente que tiene contrato cátedra se jubila, se le informa que debe presentarse lo más pronto posible a la oficina de Seguridad Social de la universidad con sus soportes para que se le detenga su aporte a pensiones. Encargada de estos trámites en Seguridad Social U de A: Yamile Gaviria: 2198418
Estos últimos documentos se deben enviar con la Boleta de Trámite del contrato. -
Si el contrato cátedra es por menos de 40 horas y dura menos de un mes, se puede tramitar un contrato de prestación de servicios hora cátedra, para este no se hacen afiliaciones a seguridad social, se requiere adicionalmente copia del RUT (Registro Único Tributario) y si se requiere nuevamente contratarlo, bajo estas mismas condiciones, el docente debe demostrar que está afiliado a Seguridad Social. Este tipo de contrato es incompatible si el docente externo es empleado público y si tiene o ha tenido otros contratos cátedra externos por más de 40 horas ese mismo semestre.
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Si el docente externo ya ha tenido contratos cátedra, pero ha estado por fuera de la universidad más de 2 meses se requiere para la afiliación a Seguridad Social certificado de afiliación reciente expedido por su EPS y AFP y firmar formato de
novedades según la EPS a la que se encuentre afiliado y copia de la cédula ampliada al 200%. Si el formulario de EPS requiere declaratoria de salud, debe diligenciarla. -
Si el docente Externo ya tiene categoría como Docente de Cátedra, pero requiere actualizarla debe llevar directamente los documentos a la oficina de Asuntos Docentes o entregarlos al auxiliar administrativo para que los mande.
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Si el docente externo tuvo contrato cátedra hace menos de 2 meses, solo se requiere firmar formato de novedades según la EPS a la que se encuentre afiliado y copia de la cédula ampliada al 200%. No requiere en este caso enviar certificados de afiliación a la EPS y AFP. Si el formulario de EPS requiere declaratoria de salud, debe diligenciarla.
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Si el docente tiene contrato vigente para el mes que se le va a contratar, no requiere certificados recientes de su EPS y Fondo de Pensiones ni formulario de afiliación a la EPS.
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El auxiliar administrativo verifica en el aplicativo de contratos de cátedra que las horas cátedra solicitadas ya hayan sido ingresadas al sistema por la sección de presupuesto y si ya se tienen los documentos requeridos y las resoluciones, y si ya asignaron la categoría a los docentes nuevos, entonces se elabora en el aplicativo de contratos de cátedra la Boleta de trámite del contrato a la cual se le anexa además la constancia de verificación del Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría, una vez se revise dicho boletín y el docente no aparezca reportado.
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La boleta de trámite se remite relacionada a la oficina de Relaciones Laborales de la Universidad, con los documentos anexos (doc. Para afiliación a seguridad social, cédula, tarjeta o matricula profesional, según profesión, formato para consignación de pagos y resoluciones si se requieren. RUT si se trata de contratos de PSHC).
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Todas las boletas de trámite de contratos cátedra externos deben llevar anexo el certificado de verificación del boletín de responsables fiscales firmado por el auxiliar administrativo. Y se debe verificar que el docente no aparezca reportado en dicho boletín.
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La auxiliar administrativa revisa cuando en el aplicativo aparezca el contrato en estado Tramitado, para imprimirlo. Los contratos de cátedra que sean cargados a los centros de costos especiales (8801 y 8708) se deben remitir a la oficina de contabilidad de la facultad, para que elaboren la reserva presupuestal. (donde Luz Marina Moreno)
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Luego se le informa al docente vía e-mail para que pase a firmarlo y cuando está firmado se envía para VoBo de la persona que lo solicito y luego para firma de la Decana.
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El contrato firmado se escanea y se archiva en el computador en una carpeta con los contratos de dicho mes.
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Cuando está firmado el contrato se envía relacionado a la oficina de Relaciones Laborales de la Universidad. Antes de la fecha de corte de la nómina de dicho mes, para que pueda ingresar a dicha nómina.
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Si los docentes requieren certificados de ingresos y retenciones se deben comunicar con Amparo Tel 2198293 o Alexander Tel 2195297.
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Los contratos cátedra externos tienen un factor prestacional y se les paga liquidación. Ósea que al valor de la hora se le suma 41% y ese porcentaje se le paga al docente y a la universidad le vale dicho contrato el valor de su hora cátedra más el 63% aproximadamente.
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Hay unos docentes jubilados que solo pueden tener contrato cátedra externo como jubilados, ósea que no pueden tener otros tipos de contratos, por ejemplo de Prestación de Servicios, esto significa que el docente tiene Subrogación y esto se verifica con Gladys Olivia Tel 2198291.
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Cada semestre el auxiliar administrativo debe estar pendiente de recordar a los jefes que deben solicitar los contratos de cátedra que se repiten cada semestre, entre esos están: Nelson Agudelo-Area Desarrollo Tecnológico, Maria Elena Ruiz-Bienestar Universitario, Martha Lilliam Correa-Emisora, Martha Lucia Escobar-Laboratorio, Vilma Salazar-ULAF, Jose Ignacio Cano-Coro, Luz Marina Moreno-ULAF, entre otros.
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Cuando requieren contratarle a un docente externo un presupuesto específico, se utiliza el cuadro para calcular el valor real del contrato cátedra, allí se coloca el valor de la hora cátedra, las horas a la semana, según las fechas de inicio y terminación y se descubre el número de horas que se le debe contratar. Al docente se le paga el valor de los salarios y el valor de la liquidación y se muestra el cuadro del valor real del contrato cátedra, o sea lo que le vale al centro de costos.
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El docente debe aportar a Seguridad Social el 4% para salud y el 4% para pensiones, eso se lo descuentan de la nómina, la universidad aporta lo que le toca al empleador por ley.
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El docente puede verificar su pago cada mes en el portal de la universidad ingresando por el link de profesor y luego: Talento Humano-Consultar Colilla de Pago-la colilla le aparece por el centro de costos por el cual fue contratado.
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A los docentes de cátedra les pagan los días 05 de cada mes y las liquidaciones de contratos las pagan los 15 de cada mes. Los contratos de Actividades Especiales no tienen pago de liquidación. Solo los contratos cátedra externos. DATOS IMPORTANTES
Les informo que por ley a las docentes embarazadas que tienen contrato cátedra externo vigente, hay que sostenerles dicho contrato bajo las mismas condiciones hasta que él bebe
cumpla 6 meses. Durante este tiempo nunca se debe quedar sin contrato, ya que si se le termina a la universidad le tocará responder por el 100% de la licencia de maternidad y esto será responsabilidad de quien le termine de reportar el contrato. La docente debe traer copia de la historia clínica con la fecha probable de parto y esto será el soporte para sus contratos cátedra y cuando tenga él bebe debe hacer llegar original de la licencia de maternidad y esta se debe enviar a Talento Humano de la universidad donde Luz Marina Pérez Tel 219 52 88. Para mayor explicación si una docente tiene un contrato por 100 horas, 5 horas a la semana, y queda en embarazo dicho contrato se le termina de reportar según quedo estipulado y se empata con un nuevo contrato bajo las mismas condiciones (5 horas a la semana, hasta que él bebe cumpla 6 meses) en el tiempo que está en licencia de maternidad no puede trabajar, entonces habrá que contratar otra persona que realice sus actividades, pero mientras termine la licencia trabajará de manera habitual. Si un docente cátedra se incapacita, su contrato cátedra se paga normal, pero dicho contrato no es prorrogable, si la incapacidad es larga habrá que buscarle reemplazo y si es corta se puede reemplazar con un docente de planta como colaboración y este debe hacer llegar copia de la incapacidad a Talento Humano donde Luz Marina Pérez Tel 219 52 88. Cuando hay épocas de paros de estudiantes se debe consultar con Vicedocencia, Talento Humano y Vicedecanatura de la Facultad para ver que instrucciones dan para el reporte de la nómina de los docentes de dicho mes En los reportes de la nómina cátedra de cada mes, siempre se debe estar pendiente de que efectivamente salgan todos los docentes en el reporte de dicha nómina, ya que en ocasiones cuando se les terminan los contratos a los docentes ocasionales o empleados No Docentes, salen de la nómina, entonces si se vuelven a posesionar hay que llamar a Catalina Correa en Talento Humano Tel 219 52 94, para que active nuevamente dichos contratos para la próxima nómina o si el docente no se vuelve a posesionar deben iniciar un trámite nuevo como docente cátedra externo y Saul Benavides debe estar al tanto de estas novedades para poder proceder. De esto deben estar pendientes las secretarias de los departamentos, ya que ellas reportan las nóminas de sus centros de costos y el auxiliar administrativo no se entera de las situaciones con dichas nóminas. CONTRATOS PARA REGIONALIZACION Cada semestre entregan de la oficina de Vicedecanatura la programación del semestre para los cursos de regionalización. -
A la oficina de regionalización se debe enviar toda la documentación requerida para los contratos, y hacer las gestiones para la asignación de categoría de los docentes y el ingreso de los cursos a MARES, pero en esta oficina es donde elaboran las boletas de trámite, imprimen los contratos para la firma, los hacen firmar y los envían a la oficina de Relaciones Laborales.
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Se debe verificar que efectivamente realicen los contratos de regionalización según las fechas de la programación con anticipación a la fecha de corte del mes, ya que si
hay inconvenientes, hay que solucionarlos, pues un docente sin contrato no puede viajar y los estudiantes perderán muchas horas de clase y la programación de regionalización se afectará. -
Los contratos para regionalización tienen los mismos requisitos que para cualquier otra actividad, lo único que varía es el requisito adicional de Resolución de Jornada Especial.
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Un requisito adicional para los contratos de regionalización son las resoluciones de jornada especial que emite el Consejo de Facultad para autorizar a los docentes regulares, ocasionales y visitantes que trabajan de tiempo completo, para que tengan un horario especial de trabajo y puedan viajar en semana a dictar los cursos de regionalización y cumplan la jornada laboral habitual de 40 horas a la semana en la universidad.
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Se verifica que todos los cursos de regionalización estén incluídos en MARES.
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Los contratos de regionalización, nunca tendrán sobrerremuneración.
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Se verifica los docentes que requieren exoneración de postgrado y jubilación.
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Los documentos para que Leidy castrillon elabore las boletas de trámite se le deben enviar con suficiente anticipación a la fecha de plazo de elaboración de contratos de dicho mes, para que ella alcance a realizar las boletas de trámite de forma efectiva. Ya que ella elabora los contratos de todas las facultades de la universidad que son para regionalización.
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Los contratos de regionalización se hacen mes a mes, según las fechas de la programación.
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Cada mes hay que verificar antes de que se cumpla el plazo de contratación del mes que efectivamente hayan elaborado los contratos de la programación de forma correcta, con las fechas correctas, horas del curso y atención a estudiantes y centros de costos, ya que si hay inconvenientes, se van a generar problemas con los viajes de los docentes a las regiones. Si hay inconvenientes se le informa a Ruth Mena y al coordinador y a las secretarias y Jefes de Departamento para que ellos se encarguen de avisar al docente y estudiantes. Si el contrato quedo con una fecha diferente a la de la programación se revisa que paso con Leidy Castrillón y Con Sandra quien ingresa las programaciones y se trata de dar solución, siempre informando a Ruth de manera verbal y escrita.
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Continuamente Ruth envía reprogramaciones al correo electrónico del Auxiliar Administrativo, de los cursos de regionalización y con esto se debe estar actualizando la programación para saber efectivamente cuando se deben elaborar los contratos y
estar pendientes que dichas reprogramaciones si las actualicen en la oficina de regionalización. Pueden reprogramar fechas o hacer cambios de docentes también. -
Leidy Castrillón Auxiliar administrativa de Regionalización es la encargada de reportar la nómina de regionalización del semestre académico de los cursos que aparecen en la programación y para los coordinadores de los programas.
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Cada mes solicitan contratos adicionales que están por fuera de la programación del semestre para actividades de asesoría de trabajos de grado, de prácticas académicas, o jurados de trabajos de grado, dichas solicitudes las envían por mail las secretarias al auxiliar administrativo, estas se tramitan igual al resto de los contratos cátedra y se le manda todo listo a Leidy Castrillón para que ella elabore las boletas de trámite y lo único que cambia es que el Auxiliar Administrativo debe retroalimentar cada mes el reporte de nómina de dichos contratos y enviarlo a la secretaria Gloria Naranjo para que ella solicite el reporte de horas y firmas en la planilla a los coordinadores y cuando esté listo enviárselo a Leidy Castrillón antes de la fecha establecida para el reporte de la nómina de dicho mes. Se deja una copia como soporte de la FNSP y para retroalimentar el reporte del próximo mes.
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Cada Semestre solicitan contratos para los coordinadores de regionalización, se debe estar pendiente de esto para enviar los documentos que Leidy Castrillón requiere para su contratación y no hay que incluirlos en la nómina ya que Leidy es la encargada de dicha nómina.
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Estar pendiente de los correos electrónicos de Leidy Castrillon con los faltantes de cada mes, o sea los que tienen problemas con la contratación y los que no han ido a firmar para solucionar lo más pronto posible los inconvenientes.
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Los topes de horas para los contratos de regionalización no se calculan por horas a la semana, sino por horas al semestre, según el Acuerdo Superior 341 de 2007, de acuerdo con esto los docentes externos pueden contratar hasta 400 horas al semestre para pregrado incluyendo horas de atención a estudiantes y hasta 800 para Asesoría y Consultoría. Los docentes vinculados profesores o no de medio tiempo hasta 240 horas para cursos de pregrado y hasta 400 horas para asesoría y consultoría, y los docentes vinculados profesores o no de tiempo completo, pueden contratar hasta 200 horas para cursos de pregrado y hasta 300 horas para asesoría y consultoría.
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Cuando se revisa la programación se hace un listado de los que requieren resoluciones de exoneración de postgrado, jubilación y jornada especial y se les manda a Ruth Elena Mena, Sandra Muñoz y a las secretarias de los departamentos para que las soliciten al Consejo de Facultad
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Se hace un listado con los cursos que faltan por ingresar a MARES y se le envía a Ruth Elena Mena y Sandra Muñoz, para que ella lo envíe a Piedad y los ingresen
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Si se va a contratar un docente vinculado de tiempo completo de otra facultad que dicte curso en regiones en semana, se le debe solicitar a dicho docente que debe solicitar la resolución de jornada especial al Consejo de Facultad en la facultad a la que está vinculado.
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Los documentos que se le envían a Leidy Castrillon para que elabore contratos, al igual que la nómina, siempre se le envían en planilla relacionada
ELABORACIÓN DE CONTRATOS CATEDRA CC 9889 El Centro de Investigaciones Eventualmente solicita contratos por el CC. 9889. Estos contratos al solicitar las horas cátedra se solicitan por dicho Centro de Costos, el resto del trámite es igual, pero al elaborar la boleta de trámite hay un cambio. Cuando se pide el centro de costos, se coloca el CC 9889 y se sigue igual y luego se ingresa la parte que dice: Ingrese esta información si tiene incremento o proyecto asociado, allí se busca el código del proyecto por el que fue solicitado generalmente inicia por E00…. Y se busca la unidad ejecutora CC 8708 y de resto sigue igual. Dicho contrato me va a salir en la nómina del CC. 8708. Cuando se imprime el contrato va a salir por el CC 9889, este no se pasa para reserva presupuestal en la oficina de Contabilidad donde Luz Marina, pero se debe dejar pendiente de ingresar cuando se retroalimente la nómina del CC 8708.
4.2 TRAMITE DEL CONTRATO DE CÁTEDRA EN EL APLICATIVO DE CONTRATOS CÁTEDRA
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El auxiliar administrativo ingresa a la página de la universidad www.udea.edu.co, ingresa por el link de empleados y coloca su usuario y contraseña.
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Para elaborar una Boleta de trámite de contrato en el sistema SIPE, ingresa por: otros/cátedra/ingresar: Allí solicitan los datos necesarios para el contrato y el sistema genera la siguiente Boleta de Trámite de contrato:
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Se imprime la Boleta de trámite del contrato y se ingresa al link Resp. Fiscales para imprimir el Certificado de responsables fiscales de la contraloría (se debe verificar en la página http://www.contraloriagen.gov.co, que la persona a contratar no aparezca reportada). Este certificado solo se imprime para profesores externos y se envían a relaciones laborales con las resoluciones que se requieran (de excepción de posgrado o jubilado o sobrerremuneración) y con los documentos requeridos para la afiliación a seguridad social, formato para consignación de pagos, copia de la tarjeta profesional o registro (en el sistema aparecerá la boleta de trámite en estado enviado).
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Se ingresa al SIPE nuevamente por el link: Otros/Cátedra/Ver existentes y cuando la boleta de trámite aparece en estado tramitado: Se imprime el contrato, se tramitan las firmas del docente, los VoBo y la firma del ordenador del gasto.
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Se envía a relaciones laborales el contrato firmado. Antes de esto se escanea y se deja copia para la facultad en una carpeta por mes. Los contratos firmados se deben enviar antes de la fecha establecida para la nómina, de lo contrario dicho contrato no podrá ingresar a dicha nómina, si el docente no pasa a firmar se le debe informar que se deberá cancelar su contrato, pues es su obligación firmarlo. Si el docente vive fuera de Medellín, se le manda el contrato escaneado a su correo electrónico y se le informa que lo imprima en una hoja nueva tamaño carta y que lo firme con lapicero tinta negra, no tinta mojada y lo envíe por correo certificado (Por ejemplo Servientrega) COMO REALIZAR CONSULTAS EN EL APLICATIVO DE CONTRATOS CÁTEDRA -
Para consultar la disponibilidad para contratar de un docente: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Buscar Contrato. Allí se digita la cédula del docente y se visualiza que contratos tiene el docente en dicho semestre:
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Hay que tener en cuenta las horas permitidas para contratar según el Acuerdo Superior 338 de 2007 y el A.S. 341 de 2007.
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Para consultar incompatibilidades para contratar: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Incompatibilidades. Allí se digita la cédula del docente y la información que solicitan y se verifica si el docente requiere exoneraciones, si esta en comisiones o si tiene tope de horas.
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Para consultar si un docente tiene registrado un curso en MARES: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Consultar cursos MARES.
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Para consultar si un docente tiene registrada una actividad en REUNE: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Consultar cursos REUNE.
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Para consultar si en la sección de presupuesto ya ingresaron al sistema la disponibilidad de horas cátedra para contratar: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Consultar disponibilidad, allí se verifica por semestre y Centro de Costos.
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Para visualizar el estado de las boletas de trámite: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Ver existentes. Las boletas de trámite pueden estar en estado enviado, tramitado o devuelto, cuando están en estado devuelto se puede ingresar a ver las razones de la devolución.
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Cuando devuelven una boleta de trámite por algún faltante o error, la devuelven tanto en físico como por el sistema, entonces al verificar la devolución y solucionar el problema se debe volver a enviar por el aplicativo y en físico sin quitarle el memo con el motivo de la devolución.
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Para generar informes: Se ingresa al sistema SIPE por el link: Otros/Cátedra/Consultar por filtros o por: Otros/Cátedra/Contratos por fechas. Allí se filtra la búsqueda o se genera el informe, según se requiera.
4.3 REPORTE DE NÓMINA DE HORAS CÁTEDRA
La universidad establece un cronograma de fechas para los reportes de la nómina del año, se debe consultar con Catalina Correa en Talento Humano este cronograma para tenerlo presente, la nómina se empieza a tramitar con anticipación a que la activen en el sistema, porque es un proceso largo y también se les debe recordar a las secretarias de los departamentos para que ellas estén pendientes y hagan los reportes en la fecha correcta, también se le avisa con anticipación a la secretaria de la Decana para que ella lo tenga presente y luego de reportada se verifica que todas las nóminas hayan quedado aprobadas.
Claves del portal de las secretarias para verificar que las nóminas quedaron aprobadas: -Sandra Muñoz: Usuario: scristina.munoz. Clave: cristina1971. -Dora Salazar: Usuario: dora.salazar Clave: tuwevo55. -
El Auxiliar Administrativo actualiza cada mes una base de datos en Excel con toda la información de los contratos de cátedra por centros de costos especiales (8801 y 8708), los contratos que se hacen por el CC 9889 se ingresan en la nómina del CC 8708.
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Se retiran los contratos que se terminaron de reportar en el mes anterior, se actualiza la columna horas reportadas, se ingresan los contratos nuevos de dicho mes con toda la información requerida, inclusive el valor de la hora cátedra y la vinculación.
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Luego de asentar toda la información de los contratos para reporte en ese mes, debe imprimirlo y anotar cuantas horas máximo se les puede reportar. -
Para los reportes de nómina de proyectos de extensión, investigación y asesorías, se tiene un formato establecido de reporte de actividades para que los docentes diligencien y firmen ellos y los interventores, esto se les manda a cada uno al correo electrónico y se les coloca un plazo para que lo envíen y con este soporte los Jefes pueden proceder a autorizar el reporte del mes firmando la planilla que se retroalimenta.
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Para la nómina del CC 8708 se le envía en físico la planilla para el reporte del mes y por correo electrónico todos los formatos para el reporte de cada docente a Lina Ospina del Centro de Investigaciones con el máximo de horas que se le puede reportar y ella la entrega lista en la fecha establecida.
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Para la nómina del cc 8801 se hacen 3 archivos, uno para reportes de postgrados el cual se le entrega cada mes a Jeniffer de la oficina de postgrados con el número máximo de horas que se puede reportar y ella lo devuelve listo, o con los pendientes de firma del Departamento de Ciencias Básicas (profesora Isabel Cristina Posada) otro archivo es para los contratos que se hacen para las empleadas de la ULAF y otro archivo para lo que se refiere al resto de actividades, a cada docente se le envía al correo electrónico el formato para el reporte de actividades indicándoles el número de horas máximo a reportar y colocándoles una fecha máximo para devolver con la firma y VoBo del interventor.
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Cuando ya se tienen los formatos de reporte de nómina cátedra de cada docente, con las actividades diligenciadas, el número de horas a reportar y la firma de dicho docente y VoBo del interventor, el auxiliar administrativo se entrevista con cada jefe para que firme la planilla de la nómina, luego se revisa con la Jefa Vilma Salazar y en las fechas establecidas para la nómina se ingresa al SIPE por la parte reporte de horas, se selecciona el CC y se ingresan las horas que se van a reportar y las fechas de terminación si termina, generalmente se coloca la fecha de terminación del último día del mes. Cuando ya se haya ingresado todos los valores de la nómina se le da notificar y se le informa a la secretaria de la Decana con anticipación para que ella apruebe dicha nómina en la fecha establecida, la nómina debe quedar en estado aprobado y el auxiliar administrativo debe confirmar que todas las nóminas hayan quedado aprobadas y se termina el proceso.
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Siempre hay que verificar que en la nómina del aplicativo SIPE salgan todos los contratos que están en la planilla que se retroalimento y viceversa, ósea que todos los que están en la planilla salgan en el SIPE, si hay faltantes, puede ser que fue por olvido o error de ingresarlo a la planilla, entonces de manera urgente se debe hacer dicho reporte con el VoBo de quien lo solicito, o puede ser que hubo un error por parte de Talento Humano, entonces se debe consultar con Catalina Correa, y si ese fue el asunto, puede ser que soliciten la nómina manual , ósea enviar el reporte de esa persona en un oficio firmado por la Jefa Vilma Salazar o que un docente haya terminado vinculación como Ocasional y lo retiren de la nómina, en ese caso se debe preguntar si el docente vuelve a posesionarse bajo las mismas condiciones y Catalina puede volver a abrirle en el sistema su contrato para el próximo mes, o si cambia de vinculación, entonces habrá que solicitarle un nuevo contrato cátedra desde el principio por esas horas que se le cancelaron y hacer todo el proceso de contratación según la nueva modalidad de vinculación.
CANCELACIONES DE CONTRATOS DE CATEDRA -
El auxiliar administrativo debe realizar cada mes apenas las soliciten o inmediatamente después del reporte de la nómina las cancelaciones de los contratos que soliciten por que algún docente renunció o no termino la totalidad de los productos, o termino la actividad en menos horas cátedra, estás solicitudes de cancelación las envían quienes solicitan los contratos al auxiliar administrativo por
mail o por oficio impreso, y este encuentra el modelo de la carta de cancelación en la carpeta de documentos/ correspondencia contratos cátedra/correspondencia 2014. A este oficio le da VoBo quien solicito la cancelación y la firma la Decana. Se manda la original a Talento Humano donde Catalina Correa y se deja una copia en el archivo para que Marina de la oficina de contabilidad, haga la cancelación si corresponde al CC 8801 o 8708. -
No se pueden dejar contratos cátedra muchos meses en la nómina sin reportar por que la universidad tiene que seguir aportando a Seguridad social por ese docente, entonces si no le van a reportar mejor que quien solicito dicho contrato lo mande a cancelar y cuando efectivamente el docente vaya a realizar la actividad, se hace el contrato de nuevo.
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Los docentes que se van a posesionar como Ocasionales o vinculados no pueden tener contratos cátedra externos, por esto se deben cancelar dichos contratos y si sus actividades van a seguir, hay que hacerle contrato para el mes siguiente de Actividades Especiales, iniciando proceso de contratación desde el principio.
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Cuando los docentes cambian de tipo de vinculación, por ejemplo, pasan de Medio Tiempo a Tiempo completo o viceversa se ven afectados los contratos cátedra que tengan, por lo tanto se deben cancelar dichos contratos cátedra que tenga en el sistema y hacerlos según las nuevas condiciones de contratación para el próximo mes.
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Una vez estén firmados todos los reportes se debe ingresar al Sistema SIPE, digitarlos y luego notificar dicha nómina, el Decano como Ordenador del Gasto aprueba dicho reporte en el mismo sistema.
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La nómina de los centros de costos comunes (3252 y 3253) la reportan las secretarias de los departamentos con el aval de los jefes.
REPORTE DE NOMINA EN EL SISTEMA SIPE -
El auxiliar administrativo ingresa al portal de la Universidad, como empleado, escribe el usuario y la clave asignada e ingresa al aplicativo SIPE al link reporte de horas.
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A través de la pestaña Reporte de Horas, aparece la opción diligenciar y finalmente se obtienen los centros de costos de la nómina a reportar.
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Se selecciona el centro de costo y se da clic en la opción Reportar, a partir del cual se despliega la lista de docentes asignados a ese centro de costo
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Una vez obtenida la lista a cada profesor se le realiza el reporte del número de horas correspondientes al mes en curso y se coloca la fecha final de los que terminan, generalmente puede ser el último día del mes a reportar.
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Reportadas las horas totales se da click en Notificar.
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El ordenador del gasto (Decano) debe revisar y aprobar el reporte de horas. Una vez aprobadas, se da vía libre al proceso que debe seguir el Departamento de Relaciones Laborales.
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Siempre se debe revisar en todos los Centros de Costos, por la parte reporte de pagos ya que en esta parte aparecen los contratos que se realizan de Prestación de Servicios Hora Cátedra esta nómina se reporta es por porcentaje y se debe reportar el 100% el mes que se elabora, de lo contrario se deberá solicitar al docente que certifique y demuestre que está afiliado a Seguridad Social, esta nómina al igual se debe notificar por el auxiliar administrativo y aprobar por la Decana. No puede quedar en estado Autorizada, sino aprobada. NOTAS: - El proceso depende de Relaciones Laborales y sólo está activo entre dos días de cada mes. Al ingresar al SIPE se visualizan las fechas del reporte de nómina de cada mes. - El software sólo permite reportar las horas que están estipuladas en el contrato. Según como se programa dicho contrato, según las horas a la semana que se colocan y las fechas. - Después de Notificar no se pueden hacer cambios ni modificaciones a nómina, a excepción de que el ordenador del gasto (Decano) autorice ajustes.
CORREOS ELECTRONICOS: PLAZO PARA SOLICITAR CONTRATOS CATEDRA Dirigido a: Sandra Muñoz, Dora Salazar, Ruth Elena Mena, Jenifer de postgrados, Vilma Salazar, Lina Ospina, Sandra Echavarria, Gloria Naranjo, Maria Elena Peña, Isabel Cristina Posada, Libardo Giraldo, Nelly Zapata, Julian Vargas, Sergio Cristancho, Alvaro Olaya y los demás que participen en proceso de contratación.
Cordial saludo, Informamos que se recibirán solicitudes para contratos de cátedra que inician en el mes de ENERO DE 2015 hasta el día MARTES 11 de NOVIEMBRE SIN EXCEPCIONES. Lo anterior para poder garantizar la elaboración efectiva de los contratos, que incluye: La solicitud de documentos al docente, la solicitud de exoneraciones, sobrerremuneraciones, resoluciones de jornada especial, ante el Consejo de Facultad, la solicitud de horas cátedra ante la oficina de Vicedocencia y Presupuesto, la asignación de categoría ante la oficina de Asuntos Docentes, la asignación del presupuesto, el ingreso a Mares por parte de la oficina de Registro y Control Académico, el ingreso a Reune por parte del Centro de Extensión, su ingreso al aplicativo de contratos de cátedra, su afiliación a seguridad social y su ingreso a nómina, además la asignación de viáticos y tiquetes los que corresponden a regionalización. Además recuerden que estos trámites se hacen por medio de las Jefaturas de los Departamentos, ante Vicedecanatura y ante el Comité de Contratación, los que se refieren a proyectos y los de regionalización ante la asistencia de Vicedecanatura. Muchas gracias por su atención,
SAUL BENAVIDES ULAF - FACULTAD NACIONAL DE SALUD PUBLICA TEL 219 68 61 OFICINA 108 Dirigido a: Sandra Muñoz, Dora Salazar, Ruth Elena Mena, Jenifer de postgrados, Vilma Salazar, Lina Ospina, Sandra Echavarria, Gloria Naranjo, Maria Elena Peña, Isabel Cristina Posada, Libardo Giraldo, Nelly Zapata, Julian Vargas, Sergio Cristancho, Alvaro Olaya. CORREO PARA FIRMA DE LOS CONTRATOS Cordial saludo profesor (a): Por favor confirmar que recibió este e-mail. Le informo que debe pasar por mi oficina a firmar contrato de cátedra, lo más pronto posible, a más tardar miercoles 03 de septiembre. Los contratos los dejo encima de mi escritorio en una carpeta, por si no me encuentra en la oficina o en la oficina de mi compañera Luz Marina Moreno quien les hace la reserva presupuestal. Por favor recuerde que si no firma el contrato a tiempo, no podrá ingresar a nómina, no se le harán las afiliaciones a Seguridad Social y no podrá iniciar la actividad. Los docentes que se contratan para proyectos se les enviará un formato para el reporte de la nómina vía e-mail, por favor estar atentos a esto. Agradezco su atención,
SAUL BENAVIDES FNSP OF. 108 TEL 219 68 61 Horario: 8:00 A 12:00 Y 1:00 A 5:00pm CORREO PARA QUE APRUEBEN PRESUPUESTO DE CONTRATOS CATEDRA Dirigido a Margarita Andrea Agudelo Agudelo , con copia a Vilma Salazar:
[email protected] Cordial saludo Andrea: Por favor confirmar que recibió este e-mail. Le informo sobre el presupuesto aproximado requerido para tramitar Contrato de Cátedra del mes de ENERO DE 2015 de la FNSP. Las boletas de trámite se enviarán en cuanto aprueben las solicitudes de horas, lo cual será este mismo mes de noviembre. Centro de Costos 8801: -Cátedra Externos: $260.000.000 (Doscientos Sesenta Millones de Pesos) -Actividades Especiales: $60.000.000 (Sesenta Millones de Pesos)
Centro de Costos 8708: -Cátedra Externos: $10.000.000 (Diez Millones de pesos) -Actividades Especiales: $15.000.000 (Quince Millones de pesos) Agradezco su colaboración, si hay alguna inquietud o inconveniente, por favor comunicarse. Saúl Benavides Encargado Proceso Cátedra. FNSP Tel 219 68 61. Of. 108. Horario: 8:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00 Jefa: Vilma Salazar Villegas, Administradora FNSP. Tel 219 68 10. CORREO PARA SOLICITAR CERTIFICADO DE VERIFICACION A DOCENTE QUE NO ES DE LA FNSP Cordial saludo profesora Marta Lucía Escobar: POR FAVOR CONFIRMAR QUE RECIBIO ESTE E-MAIL. Le anexo carta para autorización de contrato cátedra que me debe hacer llegar firmada, lo mas pronto posible, a mas tardar el Jueves 12 de junio, para poder tramitar su contrato de cátedra para actividades con la FNSP-Laboratorio. Por favor colocar el horario en dicho documento, en que va a desarrollar las actividades, en el espacio asignado para ello, que no este dentro de su jornada laboral, ni dentro de su plan de trabajo, no colocar fechas, solo días y horas, que de 15 horas a la semana, cambiar los datos que resalto en rojo con los datos de su jefe inmediato y de su facultad, imprimirlo, hacerlo firmar y enviarmelo. El documento me debe llegar en original a mi oficina. Este es un requisito según Acuerdo Superior 338, que regula contratación de Docentes Cátedra. Agradezco su colaboración, si tiene alguna inquietud o inconveniente, por favor comunicarse. SAUL BENAVIDES FNSP OF. 108 TEL 219 68 61 Horario: 8:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00 CORREO PARA SOLICITAR CERTIFICADO DE VERIFICACION A DOCENTE QUE ES DE LA FNSP Cordial saludo profesora Nilton Montoya: POR FAVOR CONFIRMAR QUE RECIBIÓ ESTE E-MAIL. Le anexo certificado de verificación que me debe hacer llegar firmado a más tardar el martes 18 de noviembre, para poder tramitar su contrato de cátedra para actividades con la FNSPCentro de Investigaciones. Por favor colocar los días y horario en dicho documento, en que va a desarrollar las actividades en el espacio asignado para ello, que no este dentro de su jornada laboral, ni
dentro de su plan de trabajo, sin fechas, solo días y horas, imprimirlo, hacerlo firmar por su jefe inmediato y enviármelo. El documento debe llegar en original a mi oficina. Este es un requisito según Acuerdo Superior 338, que regula contratación de Docentes Cátedra. Agradezco su colaboración, si tiene alguna inquietud o inconveniente, por favor comunicarse. SAUL BENAVIDES FNSP OF. 108 TEL 219 68 61 Horario: 8:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00 CORREO PARA SOLICITAR FORMATO DE REPORTE DE NOMINA
Cordial saludo Profesor Edilson: FAVOR CONFIRMAR QUE RECIBIO ESTE E-MAIL. Le anexo el formato para el reporte de las actividades de su contrato de cátedra del mes de DICIEMBRE. En esta nómina se le pueden reportar: -Contrato por 42 horas: Máximo 7 horas cátedra y termina. Por favor detallar las actividades realizadas y por realizar en el mes de DICIEMBRE, en la parte de abajo de la hoja donde dice: ACTIVIDADES DEL MES DE DICIEMBRE: Colocar el número de horas que se le deben reportar en este mes en la casilla que dice: REPORTE DE HORAS MES DE DICIEMBRE 2014. Favor tener en cuenta el número de horas máximo que se le puede reportar según se le indica en el primer párrafo. Luego imprimirlo y firmarlo donde dice: Firma del docente contratado y colocar nombre y solicitarle también la firma al interventor, responsable o jefe inmediato de la actividad que se le contrató, por último hacerlo llegar a mi oficina o enviarlo escaneado vía e-mail, a más tardar el VIERNES 21 de NOVIEMBRE, De NO enviar este reporte en la fecha indicada NO se le podrá realizar el pago, es ÚNICO AVISO y de usted depende el reporte de su nómina. Agradezco su colaboración, si tiene alguna inquietud por favor comunicarse. SAUL BENAVIDES FNSP. Of. 108. TEL 219 68 61 Horario: 8:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00