INSTRUCTIVO PARA ELABORAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PRIVADAS

1.

Código: IAA3-1 Versión: 1 Fecha: Mayo 2012

DESARROLLO Normas Generales Diligenciar los formatos de la diplomática documental teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:

      

 

Toda comunicación de la UCC deberá ser escrita en letra Arial, estilo normal tamaño 11. Toda comunicación oficial se elaborará en tamaño carta, papel bond. El Logo Institucional estará incluido en las plantillas Circular Externa y Carta, por lo cual, en ninguna oficina deberá existir papel con membrete a excepción de la oficina de Admisiones y Registros. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, NO USAR MICROPUNTAS NI ESFEROS DE TINTA HÚMEDA. Los campos de ANEXOS, COPIA, seran de uso opcional, solo si el documento así lo exige. Los campos PROYECTÓ y REVISÓ serán de uso obligatorio Las abreviaturas de las comunicaciones serán: - Carta: CTA - Circular Externa: CEX - Memorando: MEM - Circular interna: CIN La estructura para nombrar el archivo será: Abreviatura de la comunicación – consecutivo – asunto Ejemplo: MEM-018 Disponer en el computador y dentro del directorio “Mis Documentos” el siguiente árbol: Comunicaciones Privadas (Año)/Recibidas Comunicaciones Privadas (Año)/Enviadas

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1.1.

Diligenciar Memorando

N°

1

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Diligenciar el memorando teniendo en cuenta los siguientes pasos: - CÓDIGO: Consignar los números que identifican la dependencia productora y seguida de guión, y se coloca el número consecutivo que inicia en 001 cada año. - SEDE Y FECHA: Anotar el nombre de la sede y la fecha. - PARA: Escribir Siempre en mayúsculas sostenidas el nombre del empleado a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. - DE: Consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. - ASUNTO: (Obligatorio) Constituye la síntesis del tema de memorando., Debe expresarse en máximo en un renglón, con mayúscula inicial y sin subrayar. Puede obviar artículos. - SALUDO: (Obligatorio) Por protocolo institucional, en toda comunicación tanto interna como externa, se debe saludar. - TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto. Termine siempre con punto. - DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). - DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Rector, Secretaría General, Vicerrector, Director, Decano, Jefe o Coordinador) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la Universidad.

RESPONSABLE

REGISTROS

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Memorando

Nota: El remitente es el responsable de la dependencia según lo autorizado por los manuales de gobierno institucional. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, NO USE MICROPUNTAS NI ESFEROS DE TINTA HÚMEDA.

-

-

ANEXOS: (Opcional) Relacione cuantos documentos va a enviar y entre paréntesis consigne el número de folios. COPIA: Relacionar los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. PROYECTÓ: (Obligatorio) Se reclaciona el nombre de la persona que elabora el documento. REVISÓ: (Obligatorio) Se realciona el nombre de la persona que revisa la comunicación, antes de pasar al remitente.

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1.2.

Diligenciar Carta

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

1

RADICADO: Será registrado en la oficina del CAD al momento del envío mediante el radicado impreso en esa dependencia. Consta de tres partes: número consecutivo del CAD, código de la sede y fecha.

Coordinador del CAD

Carta

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Carta

2

Diligenciar la carta teniendo en cuenta los siguientes pasos: - CIUDAD: En la oficina productora sólo se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO: - Tratamiento o título académico: Con mayúscula inicial. Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista. - Nombre del destinatario: Ubicar en la segunda línea, en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos. - Cargo: Se escribe mayúscula inicial. - Empresa o entidad: Se escribe en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución. - Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. - Domicilio: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local. - País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

-

-

-

ASUNTO: (Obligatorio) Constituye la síntesis del tema. Debe expresarse en máximo en un renglón, con mayúscula inicial y sin subrayar. Puede obviar artículos. SALUDO: (Obligatorio) Por protocolo institucional, en toda comunicación tanto interna como externa, se debe saludar. TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto. Termine siempre con punto. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

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N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

-

RESPONSABLE

REGISTROS

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Rector, Secretaría General, Vicerrector, Director, Decano, Jefe o Coordinador) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la Universidad.

Nota: El remitente es el responsable de la dependencia según lo autorizado por los manuales de gobierno institucional. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, NO USE MICROPUNTAS NI ESFEROS DE TINTA HÚMEDA.

-

-

ANEXOS: (Opcional) Relacione cuantos documentos va a enviar y entre paréntesis consigne el número de folios. COPIA: Se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. PROYECTÓ: (Obligatorio) Se reclaciona el nombre de la persona que elabora el documento. REVISÓ: (Obligatorio) Se realciona el nombre de la persona que revisa la comunicación, antes de pasar al remitente.

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1.3.

Diligenciar Circular Interna

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Circular Interna

Diligenciar la Circular Interna teniendo en cuenta los siguientes pasos:

-

-

-

1

-

-

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año. Y su control será llevado por la dependencia productora CIUDAD Y FECHA: Escriba ciudad; seguida de coma (,) se escribe la fecha. DESTINATARIOS: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, a quienes va dirigida la circular (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: (Obligatorio) Constituye la síntesis del tema. Debe expresarse en máximo en un renglón, con mayúscula inicial y sin subrayar. Puede obviar artículos. SALUDO: Por protocolo institucional, en toda comunicación oficial, se debe saludar. TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando sólo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Rector, Secretaría General, Vicerrector, Director, Decano, Jefe o Coordinador) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la Universidad.

Nota: El remitente es el responsable de la dependencia según lo autorizado por los manuales de gobierno institucional. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, NO USE MICROPUNTAS NI ESFEROS DE TINTA HÚMEDA.

-

ANEXOS: (Opcional) Relacione cuantos documentos va a enviar y entre paréntesis consigne el número de folios. PROYECTÓ: (Obligatorio) Se reclaciona el nombre de la persona que elabora el documento. REVISÓ: (Obligatorio) Se realciona el nombre de la persona que revisa la comunicación, antes de pasar al remitente.

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1.4.

Diligenciar Circular Externa

N°

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

1

RADICADO: Será registrado en la oficina del CAD al momento del envío mediante el radicado impreso en esa dependencia. Consta de tres partes: número consecutivo del CAD, código de la sede y fecha.

Coordinador del CAD

Circular Externa

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Circular Externa

2

Diligenciar la Circular Externa teniendo en cuenta los siguientes pasos: - CIUDAD: En la oficina productora sólo se anota el nombre de la ciudad. - DESTINATARIOS: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, a quienes va dirigida la circular (mayúsculas sostenidas). - ASUNTO: (Obligatorio) Constituye la síntesis del tema. Debe expresarse en máximo en un renglón, con mayúscula inicial y sin subrayar. Puede obviar artículos. - SALUDO: Por protocolo institucional, en toda comunicación oficial, se debe saludar. - TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando sólo un asunto por Circular. - DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) - DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Rector, Secretaría General, Vicerrector, Director, Decano, Jefe o Coordinador) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la Universidad. Nota: El remitente es el responsable de la dependencia según lo autorizado por los manuales de gobierno institucional. La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra, NO USE MICROPUNTAS NI ESFEROS DE TINTA HÚMEDA.

-

ANEXOS: (Opcional) Relacione cuantos documentos va a enviar y entre paréntesis consigne el número de folios. PROYECTÓ: (Obligatorio) Se reclaciona el nombre de la persona que elabora el documento. REVISÓ: (Obligatorio) Se realciona el nombre de la persona que revisa la comunicación, antes de pasar al remitente.

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1.5. N°

1

Diligenciar Acta de Reunión DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Diligenciar la Acta de Reunión teniendo en cuenta los siguientes pasos: - NOMBRE DEL EQUIPO QUE SE REUNE: Escribir el nombre del equipo que se reúne, ya sea comité, grupo primario u otros, para realizar el acta. - N°: Escribir el número consecutivo que inicia en 001 cada año, el relator del equipo será en encargado de llevar el consecutivo para la reunión. - CIUDAD Y FECHA: Escribir el nombre de la ciudad donde se realiza la reunión, registrar fecha de sesión así: día, mes y año. - HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización en formato de hora militar HH:MM - LUGAR: Escribir el nombre de la sede e instalación fisca donde se realiza la reunión. - ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de quienes asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo y la dependencia a la que está suscrito. - INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de quienes asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el nombre de la dependencia a la que está suscrito. - AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de quienes NO asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo y la dependencia a la que está suscrito y entre paréntesis escribir si tiene o no justificación. - ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión. - DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del orden del día con el fin de desarrollar el contenido (redactar en tiempo pasado). - PRÓXIMA REUNIÓN: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima sesión. - FIRMA: Es el espacio dejado sobre el nombre, en el cual el presidente o secretaria deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).

RESPONSABLE

REGISTROS

Acta de Reunión Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Registro Asistencia a Reunión Interna

Nota: Adjuntar al Acta el Registro de Asistencia a Reunión Interna.

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DEFINICIONES Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno la cual se emplea para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, de asuntos relacionados con la gestión de la Universidad. Carta: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar respuesta a oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Institución; podrá ser dirigida a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Circular interna: Comunicación interna que se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Universidad, así como las normas generales, cambios, políticas disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. Circular externa: Comunicación externa de carácter generalmente informativa o normativa, que se utiliza para dar a conocer actividades externas a la Universidad, así como las normas generales, cambios, políticas disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución Rectoral No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las pautas para la radicación de comunicados internos y externos. GTC 185:2009 Documentación Organizacional. NTC 3393:1996 Documentación Elaboración de Cartas. NTC 3234 Documentación Elaboración de Circulares. NTC 3394 Documentación Elaboración de Actas. NTC 3397 Documentación Elaboración de Memorandos Circular 13 de 1999 Produccion Documental, Uso de Tintas de Escritura. Resolución No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las aputas para la radicacion de comunicados internos y externos. NTC 3393 Elaboración de Cartas Comerciales.

CONTROL DE REGISTROS Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Memorando

Nombre Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta MEM

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

Carta

Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta CTA

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

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Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta CIN

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

Circular Externa

Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Código Responsable

Circular Interna

Nombre

Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como Acata de Reunión

Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta CEX

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

Acta de Reunión Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta Acta de Reunión

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

Revisó: Dora Ospina

Documentó: Paula Andrea Vélez

Aprobó: Carlos Alberto Zuñiga

Fecha: Mayo 2012

Fecha: Mayo 2012

Fecha: Mayo 2012

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