Comunicaciones Oficiales – Manual de Usuario
MANUAL DE COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO) Gerencia Operativa de Capacitación y Formación Continua
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Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires avanza con la ejecución progresiva de la digitalización de los trámites y las comunicaciones que se realizaban vía papel. El módulo de Comunicaciones Oficiales se incorpora al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE. La aplicación permite el intercambio electrónico de las notas y memos que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Comunicaciones Oficiales, en conjunción con el módulo de Track, permite la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las comunicaciones de un modo más seguro, controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel. El Decreto Nº 589/09 establece el marco normativo del Sistema de Administración e Documentos Electrónicos denominado SADE. El Decreto Nº 287/10, en su Artículo 1º, instruye a todos los organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), el módulo de “COMUNICACIONES OFICIALES” como medio de creación, comunicación y archivo de notas y memorandos. El Decreto Nº 696/10, en su Artículo 1º, establece que todos los organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires deberán tramitar las Notas y Memorandos que surjan del módulo “COMUNICACIONES OFICIALES” del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), los que están firmados con tecnología de firma electrónica. La Resolución N° 77/10 - establece que los tres números de secuencia que genera el módulo de Comunicaciones Oficiales en la numeración de las Notas, corresponde a la cantidad de copias generadas para los destinatarios externos.
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Índice 1 – Introducción ................................................................................................................................................................................................... 4 1.1– Descripción general.................................................................................................................................................................................. 4 1.2.- Recomendaciones ................................................................................................................................................................................... 6 1.3 – Tipos de campos ..................................................................................................................................................................................... 7 1.4 – Glosario ................................................................................................................................................................................................. 12 1.5 – Plataforma SADE .................................................................................................................................................................................. 13 2 – Descripción .................................................................................................................................................................................................. 16 2.1 – Acceso al módulo .................................................................................................................................................................................. 16 2.2 – Comunicaciones Oficiales ..................................................................................................................................................................... 21 2.2.1 – Inicio CO ........................................................................................................................................................................................ 21 2.2.2 – Bandeja CO .................................................................................................................................................................................... 37 2.2.3 – Bandeja CO Otros Usuarios ........................................................................................................................................................... 39 2.3 – Tareas ................................................................................................................................................................................................... 40 2.3.1 – Buzón de tareas ............................................................................................................................................................................. 40 2.3.2- Buzón de Tareas Otros Usuarios ..................................................................................................................................................... 42 2.4 – Datos Personales .................................................................................................................................................................................. 45 2.4.1 – Modificación Datos Personales....................................................................................................................................................... 45 2.4.2 – Derivación Comunicaciones Oficiales Por Licencia ........................................................................................................................ 48 2.5 – Sector Mesa .......................................................................................................................................................................................... 51 2.5.1- Mensajes de Salida .......................................................................................................................................................................... 51 2.5.2- Digitalización y envío de Comunicación en Papel............................................................................................................................. 55 2.6 – Consulta de usuarios de CCOO ............................................................................................................................................................ 60 2.7 – Consulta de Comunicaciones Oficiales ................................................................................................................................................. 62 3 – Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI ............................................................................................................................. 69 Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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1 – Introducción 1.1– Descripción general El objetivo de este módulo es el de notificar una información a una persona o a un grupo de personas. Las principales funcionalidades del módulo de Comunicaciones Oficiales son: Generación y envío de una comunicación Generación de una respuesta Reenvío de una comunicación Las comunicaciones internas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires se componen de notas, memorandos, email y comunicados institucionales. Las Notas (NO) y Memorandos (ME): Se numeran Comunican (no tramitan) Son documentos que deberán ser creados, firmados y circularizados a través del módulo de Comunicaciones Oficiales Se archivan El módulo de Comunicaciones Oficiales resuelve estas tareas de un modo seguro, controlado, automático; con soporte y registro digital y que por ende, elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel. A continuación se exponen algunas de las ventajas de la utilización del módulo de Comunicaciones Oficiales: Se reemplazan las comunicaciones internas por documentos digitales con firma electrónica Se unifican las tipologías de comunicaciones (Memo, Nota) Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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No es necesario generar providencias e informes de pase Numeración automática y correlativa de todas las comunicaciones Se brinda un ambiente tecnológico de alta seguridad informática Se producen ahorros en registración y transporte de la documentación, espacio (archivos transitorios y definitivos) y tiempos (vista en simultáneo de la documentación).
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1.2.- Recomendaciones Dado que Comunicaciones Oficiales se encuentra dentro de un entorno Web es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de ser utilizado
Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox
versión 31.
Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 7, Update (actualización) 65 y activarlo desde la sección herramientas/complementos del navegador. Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional. Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward / Adelante” que proveen los navegadores o la tecla de “Backspace / Borrar” del teclado. Todos los módulos cuentan con botones módulo.
o
para retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del
Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del siguiente link: http://ac.buenosaires.gob.ar Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link: http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf
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1.3 – Tipos de campos En las pantallas que se visualizan en el módulo se distinguen distintos tipos de campos que se completan o seleccionan. A continuación se muestra una lista de los más utilizados. Los datos obligatorios se indican con un asterisco al costado del campo correspondiente. Campo de texto: se completa el dato en el recuadro blanco
Selección de dato: se puede completar el dato y presionar la tecla de tabulación o posicionarse en otro campo o presionar en la lupa y se despliega una ventana con la posibilidad de buscar el dato
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Permite seleccionar un usuario. Para ello, se deben ingresar las primeras letras del nombre y se despliegan las opciones por aproximación. Se debe presionar en “Seleccionar” y luego en el botón “Aceptar”. El botón “Cancelar” permite salir de la búsqueda sin escoger ningún usuario. Otro tipo de selección de dato se presenta a continuación
Se ingresan las primeras letras del dato y se despliegan las opciones posibles como se muestra a continuación
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Se posiciona el mouse en el dato seleccionado y se presiona la tecla izquierda. Botón: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botón tiene el nombre de la acción que realiza.
Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en el calendario que se encuentra a la derecha del dato.
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Se posiciona el mouse en el día seleccionado y se presiona la tecla izquierda. El botón “Cancelar” permite salir sin escoger ninguna fecha. Botón de selección (Ejemplo: Selección para búsqueda)
Permite la selección de un ítem fijo para un campo. Se debe posicionar el mouse en el nombre o en el selector. Combo: al presionar en la flecha se despliegan las opciones del campo.
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Para su selección posicionar en la opción buscada y presionar la tecla izquierda del mouse.
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1.4 – Glosario Comunicación Oficial: aquella producida en el desarrollo de las funciones asignadas a las autoridades del Gobierno de la Ciudad. Actualmente, todos los organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad de Buenos Aires están autorizados a utilizar, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), el módulo “Comunicaciones Oficiales”, como medio de creación, comunicación y archivo de notas y memorandos. Las comunicaciones serán firmadas con tecnología de firma digital, la que tiene validez jurídica en los términos de la Ley de Firma Digital. Memo: comunicación escrita, de uso interno, que se cursa a una autoridad determinada para solicitar informes, impartir instrucciones, comunicar decisiones y para que los elementos de juicio que se exponen constituyan un recordatorio para la solución de un asunto. Nota: comunicación escrita relacionada a asuntos de gestión interna. Refiere, también, a los documentos emitidos por el Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires para la comunicación con otros organismos o personas de la gestión estatal. Usuario: el que usa ordinariamente algo. Desde el punto de vista archivístico, persona que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentación e información, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos. Usuarios electrónicos: son aquellos usuarios que fueron dados de alta en el módulo de Comunicaciones Oficiales. Usuarios no electrónicos: son aquellos usuarios que no fueron dados de alta en el módulo de Comunicaciones Oficiales y pueden o no formar parte del sistema SADE.
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1.5 – Plataforma SADE
SADE Track Caratulación Pases Remitos Consultas
PF Firmas pendientes
P A P E L
CCOO
EU GEDO
EE Caratulación Pases Consultas
Notas Memorandos
Normativa
Datos Personales
Documentos Oficiales
Legajo Único Legajo electrónico RRHH
RCE Registro Civil Electrónico
GUP Gestor único de proveedores
RIB Registro de Identificación de Beneficiarios
TUS
Tramitación a Distancia (TAD) PSOC Planes Sociales y Subsidios
RLM
ARCH
AFJG
Registro Legajo Multipropósito
Archivo y desarchivo de Expedientes
Administración firma Jefe de Gobierno
LOyS Expedientes Electrón. de contrataciones
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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los módulos que integran el SADE son los siguientes: TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto 589-09. Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento. CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10. Este módulo inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación, registro y archivo de Notas y Memorandos. GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó por Decreto 765-10. Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficiales necesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que están disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO. EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11. Permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos. La plataforma de Tramitación a Distancia – TAD – se implementa por Decreto 429-13. Crea TAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la plataforma. PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual. LUE – LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. GUP – GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado. PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario. LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios. RCE – REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil. RLM – REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades. Algunos ejemplos de Registros Públicos son: - Registro Público de Administradores de Consorcios - Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación - Registro de Guardavidas - Registro de Asistentes Gerontológicos. ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica. AFJG – ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica. EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.
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2 – Descripción Los usuarios que utilicen el módulo de Comunicaciones Oficiales deben ser usuarios del módulo TRACK con una repartición y un sector interno asociados. Para obtener un usuario corresponde al funcionario de la repartición solicitar al administrador local del sistema la creación de nuevos usuarios.
2.1 – Acceso al módulo Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:
http://eu.gcba.gob.ar A continuación se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio Único:
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Se accede con el nombre de usuario y clave del SADE. Una vez completados los campos de “Usuario” y “Clave”, se debe presionar en el botón “Acceder”. La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio Único:
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A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se permite acceder al presionar la flecha cercana al nombre. A continuación se muestra la pantalla de inicio de la aplicación.
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La pantalla muestra una zona superior donde presenta la opción “Salir” de la aplicación y el nombre del usuario que accedió. Luego despliega solapas con el nombre de las tareas contempladas en la aplicación. Una segunda línea de solapas muestra las opciones de cada una de las tareas del nivel anterior. Por cada tarea se despliega un grupo de opciones. Para seleccionar una tarea o una opción se posiciona el mouse sobre el nombre y se presiona la tecla izquierda. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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Debido a motivos de seguridad, el módulo de Comunicaciones Oficiales dispone de 30 minutos hasta que la sesión expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, se perderán los datos que no hayan sido grabados. El módulo requerirá que el usuario acceda nuevamente.
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2.2 – Comunicaciones Oficiales 2.2.1 – Inicio CO Al presionar en la solapa “Comunicaciones Oficiales”, se observa la bandeja de CO donde se visualizan las comunicaciones enviadas y/o recibidas por el usuario.
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Para crear una Comunicación Oficial se debe ingresar en la opción “Inicio CO” como se presenta en la siguiente pantalla. Dicha opción está disponible desde las solapas “Tareas” y “Comunicaciones Oficiales”. Se permiten confeccionar memos o notas. Para ello, presionar “Iniciar” en el tipo de comunicación requerida, a la derecha de la pantalla.
Una vez realizada la acción, el módulo presentará el “Buzón de Tareas” donde se encontrará la nueva tarea, es decir la comunicación creada, a la espera de la asignación del usuario encargado del proyecto. A continuación, presionar “Ejecutar” que se encuentra a la derecha de la pantalla.
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A continuación, se presentará una pantalla donde se deben cargar el nombre del usuario que va a confeccionar la nota o memo. Además, se puede ingresar una descripción detallada de la tarea. En el caso en que la tarea la realice el mismo agente que la asigna, debe ingresar su propio nombre de usuario.
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Una vez completados los datos, presionar en el botón “Iniciar”. El módulo mostrará la siguiente pantalla de confirmación de la tarea. Al presionar en el botón “Cancelar”, regresa a la pantalla anterior de “Tareas Usuario”.
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Luego de presionar en el botón “Continuar Tareas”, el moduló redirige al área de tareas pendientes. Se observa que la tarea ha cambiado de nombre y ha pasado a llamarse “Confección Nota” o “Confección Memo”.
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Una vez más, se presiona en el botón “Ejecutar” y se accede a la pantalla en la que se confecciona la nota o memo.
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La carga completa de esta pantalla puede demorar unos segundos. En algunos casos, solicita la confirmación para ejecutar un complemento de java script, que se debe aceptar. Se distinguen dos áreas de carga. A la izquierda se escribe el contenido de la nota o memo como texto simple o como texto con formato enriquecido. Se pueden incluir tablas y/o hipervínculos. Al presionar en el botón “Cancelar”, solicita la confirmación de la acción y regresa a la pantalla anterior de “Tareas Usuario”. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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Para adjuntar un archivo, presionar en el botón “Adjuntar Archivo” del área derecha de la pantalla. Se abrirá una ventana donde que permite buscar el documento a adjuntar.
Al presionar en el botón “Cerrar”, regresa a la pantalla anterior de “Confección comunicación oficial Nota/Memo”.
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Para realizar la carga del archivo seleccionado, presionar en el botón “Abrir”. La capacidad de cada archivo no puede superar los 7MB. Al presionar en el botón “Cancelar”, regresa a la pantalla anterior de carga de archivos adjuntos.
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Una vez finalizada la incorporación de archivos a anexar a la nota o memo, se debe presionar la flecha verde que se encuentra en la parte inferior y se iniciará el proceso de carga. Al retornar a la página se verán los archivos adjuntos. Al presionar en el botón “Cerrar”, regresa a la pantalla anterior de “Confección comunicación oficial Nota/Memo”. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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Al presionar en el botón “Previsualizar”, se podrá obtener en formato PDF una vista previa de la nota o memo que en producción. El siguiente paso es dirigirse a la página de envío de comunicaciones. Para ello, se debe presionar en el botón “Continuar Nota” o “Continuar Memo”, según sea el caso. Al presionar en el botón “Cancelar”, solicita la confirmación de la acción y regresa a la pantalla anterior de “Tareas Usuario”. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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En caso que sea pertinente, la sección “CO Asociadas”, ubicada en la parte inferior de la pantalla, muestra un detalle de la comunicación a la que se responde por medio de la nota o memo en curso.
Se ingresa a la pantalla de “Nueva CO”, en la que se seleccionan los destinatarios, que pueden ser electrónicos o no electrónicos. Además, se permite enviar “Copia” y/o “Copia Oculta” a destinatarios electrónicos. Un destinatario electrónico es todo usuario del Módulo de Comunicaciones Oficiales. La comunicación aparecerá en el buzón de recibidos del destinatario, quien puede reenviar, responder o eliminar la nota o memo. En el caso de que se remita a un usuario electrónico por copia o copia oculta, la comunicación aparecerá en el buzón de recibidos del usuario, quien no la puede reenviar ni responder, pero sí eliminar. Cuando el destinatario es copiado, todos los demás receptores lo ven especificado en el campo correspondiente. En caso de que se trate de una copia oculta, nadie lo ve entre los destinatarios de la comunicación. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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Un destinatario no electrónico no es usuario del Módulo de Comunicaciones Oficiales, ya sea porque aún no se registró o porque es externo al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. En el caso de destinatario no electrónico, el módulo remite la comunicación al sector de Mesa de Entradas correspondiente a la repartición del usuario, quien se encarga de finalizar la tarea. Debe estar especificado al menos un destinatario en la comunicación y pueden combinarse tanto destinatarios electrónicos como no electrónicos en la misma. Luego, se debe ingresar en forma obligatoria el “Motivo”. En el campo mensaje se permite ingresar un texto aclaratorio para los destinatarios. En caso de requerirse que la comunicación sea revisada por otro usuario, ingresar el nombre en el campo “Enviar a Revisar” y, luego, presionar en el botón correspondiente. Si se debe enviar a firmar la CO a otro usuario, cargar el nombre en el campo “Enviar a Firmar”. Luego, presionar en el botón indicado para tal efecto. Si el usuario que confeccionó la nota o memo es quien firma la comunicación, presionar en el botón “Firmar y Distribuir”. A continuación, se solicitará confirmación.
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Si está todo correcto, presionar en el botón “Aceptar”. El módulo genera el número de la comunicación y muestra que la tarea ha finalizado, como se ilustra en la siguiente pantalla. Al presionar en el botón “Cancelar”, regresa a la pantalla anterior de “Firmar CO”.
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Para visualizar la nota o memo que se ha enviado, se presiona el botón Bandeja CO, donde se muestra la comunicación junto con las anteriores. Si se presiona en “Detalles”, se pueden observar las características, el contenido en formato PDF y los archivos adjuntos, como se ve en la siguiente pantalla:
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2.2.2 – Bandeja CO La Bandeja de Comunicaciones Oficiales muestra todas las Comunicaciones en las que interviene el usuario. La misma consta de tres solapas: Bandeja de Recibidos/Enviados; Bandeja de Recibidos y Bandeja de Enviados. Todas están organizadas por paginación para facilitar la lectura de los listados. El número de resultados visibles en cada bandeja es variable. La Bandeja de Recibidos/Enviados muestra 4 CO por página. La Bandeja de Recibidos y la Bandeja de Enviados muestran 10 CO por página, respectivamente. La Bandeja de Recibidos cuenta con un ícono de color azul con un sobre abierto o cerrado, según si la CO ha sido leída o no. La Bandeja de Enviados permite conocer cuáles de los destinatarios de una CO la han leído. En el caso de que ningún usuario la haya leído muestra un ícono de color rojo con un sobre cerrado. Si la CO estaba dirigida a varios destinatarios y solo algunos la leyeron, pero otros no, entonces el ícono es un sobre abierto con un fondo de color anaranjado. Si se presiona en el ícono, se abrirá una ventana que especifica cuáles son los destinatarios que han leído la CO y cuáles no. Por último, en caso de que todos los usuarios hayan leído la CO, el sistema muestra un sobre abierto de color verde. La columna de “Operaciones” ofrece la posibilidad de efectuar distintas tareas en relación con la CO seleccionada. En primer lugar, permite acceder al “Detalle” de la Nota o Memo, donde se encuentra toda la información pertinente y se la puede visualizar en formato PDF. Por otra parte, la opción “Continuar” permite iniciar una nueva CO que dará respuesta al mensaje recibido. Es importante aclarar que la respuesta de cualquier CO es siempre otra CO con numeración independiente. Por último, se ofrece la posibilidad de “Redirigir” la CO a otro usuario, si fuese necesario. En caso de que una Nota o Memo sean redirigidas, el agente que las remitió ya no las puede ver en su Bandeja de Recibidos/Enviados.
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2.2.3 – Bandeja CO Otros Usuarios Los usuarios que tengan personal a cargo pueden acceder a los buzones de tareas de los agentes bajo su órbita si ingresan en la solapa “Bandeja CO Otros Usuarios”. Con ese fin, se debe seleccionar el agente que corresponda por medio del menú desplegable del campo “Seleccione usuario” y presionar en el botón “Buscar”. Se muestra la bandeja CO del usuario seleccionado de forma similar a la propia. Allí, se podrá visualizar cualquier comunicación si se presiona en el botón “Detalle”. Además, se puede responder la nota o memo con el botón “Continuar” o asignarle la tarea a otro agente por medio del botón “Redirigir”.
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2.3 – Tareas 2.3.1 – Buzón de tareas El buzón de tareas contiene los trabajos asignados al usuario en curso. Existen cuatro tipos de tareas que pueden efectuarse con el módulo de Comunicaciones Oficiales. Si se presiona en el botón “ejecutar” desde cualquiera de las tareas, el módulo redirige a la pantalla de producción de la comunicación. “Asignación de usuario”: se indica cuál es el agente productor de la nota o memo que se quiere efectuar. Cualquier usuario puede remitirle la tarea a otro agente o asignársela a sí mismo. “Confección Nota/ Memo”: se accede a la pantalla de redacción del contenido de la comunicación. “Revisión”: esta tarea es asignada por otro usuario que, previamente, ha confeccionado la nota o memo y requiere de la supervisión de otro agente. “Confirmación Firma”: se procede a la firma de la comunicación oficial, lo que da por finalizado el trabajo sobre la misma. El firmante puede verificar y/o modificar el contenido, si fuera necesario, al presionar en el botón “Editar”. Se abre la pantalla “confección de comunicación oficial” de nota o memo, donde se puede efectuar la revisión del cuerpo del mensaje y/o los archivos adjuntos. Además, se puede cambiar el motivo de la comunicación. Cuando se hubiere concluido con la revisión, se presiona el botón “continuar nota” o “continuar memo”, según sea el caso. El módulo redirige a la pantalla de firma de CO, donde se pueden cambiar o agregar nuevos destinatarios, ya sean usuarios electrónicos, como no electrónicos, al presionar la lupa. Finalmente se procede a la firma de la comunicación oficial y, una vez firmada, el módulo le asigna un número de identificación y seguimiento único.
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2.3.2- Buzón de Tareas Otros Usuarios El módulo permite visualizar el “Buzón de Tareas Pendientes” de los supervisados del usuario. Al presionar sobre la acción “Ir al buzón de Tareas” el supervisor accede a las tareas pendientes del supervisado seleccionado.
Al presionar sobre la acción “Ir al buzón de tareas” el supervisor accede a las tareas pendientes del supervisado seleccionado.
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El usuario supervisor, puede adquirir las tareas de un usuario supervisado. Se selecciona una o más tareas y luego se presiona el botón “Advocar/Distribuir Tarea” y luego ingresa su propio usuario. El módulo quitará la tarea seleccionada del buzón de tareas pendientes del usuario supervisado y la enviará a la bandeja de tareas del usuario supervisor. El usuario supervisor, puede reasignar la tarea de un usuario para asignarla a otro usuario cualquiera del sistema GEDO. Marca las tareas y presiona “Advocar/Distribuir Tarea” y luego ingresa el usuario al que desea enviarle la tarea. Luego de seleccionar el usuario correspondiente, debe presionar el botón “Aceptar”.
Al presionar en el botón “Volver”, el módulo regresa al listado de usuarios supervisados.
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El usuario supervisor puede eliminar la tarea de un supervisado de forma permanente. Debe seleccionar las tareas y luego presionar “Eliminar de su buzón”. Al presionar en el botón “Volver”, el módulo regresa al listado de usuarios supervisados.
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2.4 – Datos Personales 2.4.1 – Modificación Datos Personales Los datos obligatorios que se deben completar en la siguiente pantalla son: Su puesto
Su dirección de correo electrónico institucional (e-mail) CUIT/CUIL El nombre de su superior jerárquico, que debe haberse registrado previamente en Comunicaciones Oficiales. Sector Mesa (de la repartición del usuario) Su contraseña actual En el caso de cambiar la contraseña se debe ingresar:
Su nueva contraseña Confirme su nueva contraseña El campo “Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta” lo deben completar los usuarios que firmen documentos de firma conjunta en GEDO. El Asesor/Revisor debe haberse registrado previamente en Comunicaciones Oficiales. Antes de enviar la tarea al usuario firmante el módulo solicita al Asesor/Revisor la confirmación para continuar con el proceso de firma.
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Una vez ingresados los datos solicitados, presionar en el botón “Grabar” y se presentará la siguiente pantalla que confirma el cambio de contraseña. El botón “Eliminar” dispone la baja del usuario del módulo de Comunicaciones Oficiales. Luego de presionar en el botón, solicita la confirmación de la operación.
IMPORTANTE: Sus datos se actualizarán en Comunicaciones Oficiales y en el resto de las aplicaciones en un lapso de 15 a 20 minutos a partir de que presione el botón GRABAR.
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2.4.2 – Derivación Comunicaciones Oficiales Por Licencia El módulo permite redirigir las comunicaciones oficiales a otro usuario en caso de licencias. La siguiente pantalla muestra los datos a ingresar Fecha y Hora inicio de licencia Fecha y Hora Fin de licencia Apoderado, usuario de comunicaciones oficiales
Una vez completados los datos presionar en el botón “Grabar”. El módulo da la opción de cancelar la derivación con el botón “Cancelar”, como se ilustra en la pantalla siguiente:
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Luego de presionar en el botón “Cancelar” vuelve a la pantalla de ingreso de “Derivación de CO por Licencias”. Una vez que se hayan derivado las CO, el usuario apoderado recibirá en su “Bandeja CO” todas las Notas o Memos dirigidas al agente que lo ha designado. Las mismas se distinguen de las CO propias porque se identifican con un ícono similar a un maletín de fondo en color turquesa, como se ve a continuación:
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2.5 – Sector Mesa Esta solapa solo está habilitada para los sectores definidos como “Sector Mesa”. 2.5.1- Mensajes de Salida En esta subsolapa se verán las Comunicaciones Oficiales que tengan destino externo, generadas por usuarios pertenecientes a la Repartición y que hayan seleccionado al “Sector Mesa” en la solapa “Datos Personales”. Al ingresar a la subsolapa el módulo presenta la lista de Comunicaciones Oficiales pendientes de impresión.
Se debe seleccionar la CO y presionar en el botón “Imprimir y Distribuir”. Se abre un cuadro para confirmar abrir el documento. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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Al presionar “Aceptar” muestra la CO y se imprime. “Cancelar” remite a la pantalla anterior.
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Si el proceso se completó presionar en el botón “Aceptar”. “Cancelar” remite a la pantalla anterior y permite la reimpresión de la Comunicación Oficial. Luego de imprimir la Comunicación Oficial se debe ingresar en el módulo Track para procesar e imprimir los “Remitos” correspondientes. Dirección General de Gestión Documental – SECLYT
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2.5.2- Digitalización y envío de Comunicación en Papel Esta subsolapa permite adjuntar una copia digital de una comunicación en soporte papel que deba ser reenviada a un destinatario. Se completan los datos y se presiona en el botón “Buscar”.
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Si la carátula de la CO no es correcta el módulo avisa como muestra la siguiente pantalla.
Si la carátula es correcta se debe adjuntar la comunicación digitalizada, seleccionar el “Destinatario” a través de la lupa y completar el “Motivo”.
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Presionar en el botón “Reenviar a” y el módulo solicita la confirmación de la acción. “Cancelar” remite a la pantalla anterior.
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El módulo muestra que la tarea ha finalizado, como se ilustra en la siguiente pantalla.
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2.6 – Consulta de usuarios de CCOO El módulo permite la consulta de usuarios de Comunicaciones Oficiales. La búsqueda se realiza a partir de la repartición del usuario buscado como dato obligatorio. Una forma de consulta es ingresar la repartición y presionar en el botón “Buscar”, el resultado muestra, en la zona inferior de la pantalla, todos los usuarios de Comunicaciones Oficiales que pertenezcan a esa repartición. Otra forma de consulta es ingresar la repartición y algunas letras que compongan el nombre del usuario buscado, presionar en el botón “Buscar”, el resultado muestra, en la zona inferior de la pantalla, todos los usuarios de Comunicaciones Oficiales que pertenezcan a esa repartición y que tengan en su nombre las letras ingresadas.
La siguiente pantalla muestra el resultado de la búsqueda.
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2.7 – Consulta de Comunicaciones Oficiales Desde la solapa de “Consultas de Comunicaciones Oficiales” es posible realizar búsquedas según tres criterios. Para consultar por “Caratulación” se deben ingresar en forma obligatoria los siguientes datos:
Letra: identifica el tipo de actuación Año: de la actuación Número: de la actuación Repartición: en la que se generó la actuación
Si se conoce la identificación completa de la Comunicación, se pueden consultar notas o memos generados por cualquier repartición del Gobierno de la Ciudad. Otra forma de consulta es por “Rango de Fecha”. Para iniciar la búsqueda, se debe presionar en la opción y, luego, completar o seleccionar las fechas desde-hasta. El resultado mostrará todas las comunicaciones oficiales en las que el usuario esté involucrado y tengan fecha dentro del rango solicitado. Para consultar por “Referencia”, se debe presionar en la opción y, luego, ingresar una o varias palabras que figuren en el motivo de la comunicación oficial. Se realizará la búsqueda en todas las comunicaciones oficiales en las que el usuario esté involucrado.
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Una vez ingresados los datos solicitados para la opción de búsqueda deseada presionar en el botón “Buscar”. Se presentará la siguiente pantalla con el resultado de la búsqueda.
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Al presionar en la opción “Ver CO Original y Copias”, muestra el detalle de la comunicación oficial, como ilustra la pantalla siguiente. La opción “Historial” permite visualizar la ruta de la comunicación oficial. La pantalla que ilustra esta opción se encuentra después de la impresión de la comunicación oficial.
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Al presionar en el botón “Visualizar”, el módulo genera un archivo con formato PDF y permite “Abrir” la comunicación oficial o “Guardar archivo”. Al presionar en el botón “Volver”, regresa a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.
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Se selecciona con el botón “Aceptar” y se visualiza la comunicación oficial, lo que permite la impresión de la misma al presionar en el dibujo de la impresora o al entrar en la opción “Archivo” y luego “Imprimir”. El botón “Cancelar” permite regresar a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.
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Una vez completa la acción regresa a la pantalla de “Comunicaciones Oficiales”.
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Ruta de la comunicación oficial
El botón “Volver” permite regresar a la pantalla anterior de “Comunicaciones Oficiales”.
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3 – Acceso al Sistema de Ticket – Mesa de Ayuda – GOAAI El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y la Administración Central del SADE para la resolución de inconvenientes y consultas referidos al Sistema. El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Ayuda. Luego se pueden seguir las respuestas con el número de ticket obtenido. El sitio cuenta con un espacio “Base de Conocimientos” donde se encuentra información útil para el uso adecuado del SADE. Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:
sadesoporte.gcba.gob.ar A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:
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El campo “Haga una pregunta” permite buscar en la “Base de Conocimientos” temas de interés para el usuario. Al presionar en el botón “Enviar un ticket” se muestra la siguiente pantalla en la que se deberán completar los datos solicitados.
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Campos obligatorios
Apellido y Nombre: del solicitante. E-mail: del solicitante. Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere el ticket. Usuario SADE: del solicitante Tipo de Usuario: desplegable donde se debe seleccionar el perfil del usuario solicitante. Repartición: desplegable donde se debe seleccionar la Repartición donde pertenece el solicitante. Sector: donde pertenece el solicitante. Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la consulta. Tema: asunto del ticket. Detalle: descripción detallada del reporte.
Información adicional Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para su resolución.
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Una vez que se completan los datos, presionar en el botón “Enviar ticket”. Se recibe por e-mail la confirmación del envío del ticket. La pantalla siguiente muestra la respuesta con el número asignado.
Si se presiona en “Visualizar su ticket” muestra el detalle del mismo. Al presionar en el botón “Ver tickets existentes” de la pantalla de “Inicio”, se puede solicitar el código del ticket a consultar.
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La opción “¿No recuerda el ID de seguimiento?” permite obtener vía mail los códigos de los tickets pendientes. Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la Mesa de Ayuda. Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón “Ver ticket”.
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Si la respuesta de la Mesa de Ayuda concluye la consulta, presionar en “Marcar como resuelto”. De lo contrario se puede continuar la comunicación a través del campo “Detalle” en la zona de la pantalla “Añadir respuesta”. Aclaración: Pasados 7 días de respondido el ticket por parte de la Mesa de Ayuda y no registrarse movimiento alguno por parte del usuario solicitante, pasa a estado de “resuelto”.
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