Introducción a Office 1. LOS PROGRAMAS DE OFFICE

E

n cualquier tipo de empresa o negocio se maneja una gran cantidad de información: citas, mensajes, formularios, encuestas, faxes, listas, informes, propuestas, albaranes, facturas, previsiones, folletos, agendas, gráficos, memorandos, currículos, etc.

Toda esta información es muy importante para la empresa, ya que se utiliza para tomar decisiones, como por ejemplo, qué comprar o qué vender y cuándo hay que hacerlo. Para manejar toda esta información más fácil y eficazmente, puedes utilizar la suite Microsoft Office, que es un conjunto de aplicaciones con las que podrás utilizar mejor la información de una empresa, crear distintos tipos de documentos, buscar datos...

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Seguro que te preguntarás para qué te sirve Office si no tienes ninguna empresa o negocio. También puedes utilizar las aplicaciones de Office en otras actividades, como escribir cartas, sobres, correo electrónico, llevar la contabilidad de la casa, hacer apuntes y trabajos para el colegio y otras muchas cosas. Cuando conozcas Office tú mismo encontrarás algo en que aplicarlo. Microsoft a lo largo de los años ha creado ya varias versiones de Office (97, 2000, XP, 2003 y 2007), siendo Office 2010 la última que acaba de aparecer y la que aquí veremos. Office 2010 se vende en distintas ediciones, cada una preparada para un modo o forma de trabajo (estudiantes, hogar, pequeña empresa...). Cada edición tiene distintas aplicaciones. Veamos las principales aplicaciones que hay en la edición Office Professional 2010: z Microsoft Word: es un potente procesador de textos para hacer documentos en los que puedes escribir texto, crear tablas, colocar gráficos, imágenes, etc., de una forma sencilla y amena. Podrás hacer informes, cartas, boletines, memorándums, páginas web, fax, etc. z Microsoft Excel: hoja de cálculo con la que podrás hacer tareas que necesiten cálculos, como facturaciones, planes de amortización, presupuestos, llevar la contabilidad de la casa, etc. z Microsoft Access: sistema de administración de bases de datos para poder guardar, clasificar y relacionar distintos tipos de datos y así poder obtener otro tipo de información que te puede ser útil.

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Además de estos programas principales hay alguno complementario más, como OneNote, que sirve para organizar, trabajar y compartir notas u otro tipo de información, o InfoPath, que crea formularios para recoger información de distintos usuarios.

Por ejemplo, puedes tener todos los datos de tus películas de vídeo y DVD en una base de datos y, a partir de estos datos, gestionar las que has dejado a tus amigos, obtener una lista de las que son de ciencia ficción, de vaqueros, de policías, etc. z Al presentar un producto, hablar de algo en una conferencia o exponer un trabajo en el colegio, puedes comunicar tus ideas de una forma más clara, sencilla y divertida si además de hablar, muestras imágenes, animaciones, gráficos, sonido, etc. Todo esto lo puedes hacer con Microsoft PowerPoint. z Cuando tienes muchas cosas que hacer, te tienes que organizar un poco. Microsoft Outlook te puede servir para planificar las tareas, citas, reuniones, actualizar tu agenda y controlar los mensajes de tu correo electrónico. z Microsoft Publisher: aplicación de autoedición que se utiliza para la creación y diseño de diferentes tipos de publicaciones: material para publicidad o marketing, folletos, catálogos, anuncios, trípticos, etc. Uno de los temas estrella del mundo informático en la actualidad es Internet. Esta "red de redes" permite tener al alcance de tu ordenador prácticamente cualquier información que necesites, sin importar dónde se pueda encontrar. Con Internet puedes consultar bibliotecas de todo el mundo, entrar en foros de temas especializados, obtener aplicaciones gratuitas a través de la red, comprar en cualquier parte del mundo y mucho más. Esto hace que Internet influya, no solo en la informática sino también en cualquier aspecto de nuestra vida diaria. Imitando a Internet, también en una empresa, en una escuela o en otra organización pueden existir redes particulares, denominadas intranets, con las que los trabajadores o los usuarios pueden estar interconectados para intercambiar documentos, sin importar el lugar en el que se encuentren.

Pues bien, los programas de Office 2010 están preparados para incorporar tecnología de Internet. Por ejemplo, puedes abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en Internet, aplicar seguridad a tus documentos para que solo los usuarios que indiques puedan ver su contenido o hacer cambios en ellos, etc. Por otro lado, desde el sitio web de Microsoft Office puedes acceder a un completo sistema de ayuda y formación, plantillas, diccionarios, traducciones, imágenes prediseñadas y otros servicios que se actualizan constantemente.

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Office 2010 puedes utilizarlo en actividades de distintos tipos, trabajando tú solo o colaborando con otras personas, bien en un pequeño grupo o en un gran equipo o empresa.

En Office, la Web es como una prolongación más, por lo que suele ser una buena idea el tener conocimientos acerca de cómo funciona Internet y de sus principales características (páginas web, correo electrónico, etc.).

A través de las opciones que tiene Office para compartir documentos con otras personas por medio de Internet o de una intranet, no importa si estas personas están en la misma habitación, en otra planta del mismo edificio o muy lejos en cualquier otra parte del mundo.

Aunque siempre se ha entendido como documento un papel en el que hay algo escrito, como una carta o un informe, las aplicaciones de Office trabajan con documentos. Por eso, en Office llamaremos documentos tanto a una carta escrita con Word, a una hoja de cálculo de Excel, a una presentación de PowerPoint o a una base de datos de Access.

2. EL ENTORNO DE TRABAJO

P

ara continuar con la introducción a los programas de la suite informática Microsoft Office 2010, vamos a ver el aspecto general que presentan estas aplicaciones, describiendo los distintos elementos de su entorno. 4

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Puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de Office desde el menú de Inicio de Windows, al que puedes acceder a través del Si utilizas muchas veces los programas de Office, también puedes crear accesos directos al programa o programas correspondientes en el escritorio de Windows, con lo que podrás acceder a estas aplicaciones más rápidamente.

botón Inicio

, que está en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Las aplicaciones de Office, junto con algunos programas auxiliares y herramientas, se encuentran en la carpeta de programas Todos los programas - Microsoft Office de este menú Inicio. La primera vez que pones en marcha Office, te puede indicar que selecciones el formato de archivo predeterminado para sus programas. Las opciones disponibles están descritas en el cuadro de diálogo.

De todas formas, esta característica la puedes configurar cuando quieras desde las opciones de cada aplicación. En ocasiones también puede aparecer un cuadro que te pregunte el nombre de usuario y/o las iniciales. En cualquier momento también puedes configurar esta característica, desde las opciones de configuración de los programas de Office (para acceder a estas opciones pulsa en la ficha Archivo y selecciona el comando Opciones; a continuación, indica el nombre y las iniciales en la sección Personalizar la copia de Microsoft Office del cuadro de diálogo que aparecerá).

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Lo primero que vamos a ver es el entorno de las distintas aplicaciones de Office, es decir, la interfaz de usuario, el diseño de la ventana de los programas, la distribución de los comandos, la ubicación de las distintas herramientas y elementos que nos permiten trabajar con la aplicación. En la parte superior puedes ver la Cinta de opciones (también denominada, en ocasiones, Banda de opciones). Este elemento está compuesto por distintas fichas o pestañas, organizadas según lo que quieras hacer en cada momento (insertar distintos elementos, cambiar el diseño de la página, etc.). Si haces clic en una ficha podrás ver los comandos que están en ella.

Dentro de una ficha, los distintos botones y controles están organizados por grupos. En la parte inferior de cada grupo puedes ver su nombre, que te indica para qué sirven los comandos de ese grupo. Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables. Para ejecutar alguno de los comandos de una ficha, solo tienes que pulsar en el botón correspondiente, seleccionar la opción en la lista desplegable, etc. Los botones o controles en los que aparezca una pequeña flecha a su lado o debajo, indican que, si pulsas en dicha flecha, se desplegará una lista con distintas opciones que puedes elegir.

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Este tipo de herramientas que solo aparecen al seleccionar un tipo de objeto se llaman herramientas contextuales (también se llaman a veces comandos contextuales o fichas contextuales). Las distintas pestañas de este tipo de herramientas se ven resaltadas con otro color distinto al de las otras fichas estándar.

Además de las fichas estándar que aparecen en la Cinta de opciones, existen otras fichas que únicamente aparecen cuando seleccionas el objeto correspondiente. Por ejemplo, al ponerte en una tabla, aparecen las fichas que sirven para trabajar y hacer cosas con esa tabla. De la misma forma, si seleccionaras una imagen, aparecerían otras fichas que contendrían los comandos que puedes utilizar con la imagen; si seleccionaras un gráfico aparecerían sus fichas correspondientes, etc.

De esta forma tendremos la pantalla más despejada, porque solo se muestran las fichas importantes para lo que estás haciendo en cada momento, ocultándose cuando no son necesarias. Otra posibilidad de la Cinta de opciones es poderla minimizar, para lo que puedes pulsar el botón Minimiza la cinta de opciones que está en su esquina superior derecha o hacer doble clic sobre la ficha activa. De esta forma tendrás más espacio para trabajar con el documento.

Si haces clic sobre una ficha se mostrarán los botones y comandos que están dentro de ella, para poderlos ejecutar. Si quieres volver a tener la Cinta de opciones como antes, pulsa en Expande la cinta o haz doble clic en una ficha. En lugar de utilizar el ratón para acceder a los distintos elementos de la Cinta de opciones, también puedes utilizar el teclado, a través de lo que se llaman sugerencias de teclas. Para utilizar el teclado, pulsa la tecla , con lo que podrás ver las teclas correspondientes en las fichas de la Cinta de opciones. Tras pulsar la tecla correspondiente a la ficha, aparecerán las teclas de los botones, para que puedas pulsar la teclas o teclas de lo que quieras hacer.

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En versiones anteriores de Office podías ejecutar algunos comandos pulsando y alguna tecla más (por ejemplo, + para copiar y + para pegar). Puedes seguir utilizando estas combinaciones de teclas en Office 2010.

Si, tras pulsar la tecla , quieres cancelar el acceso a un comando con el teclado, pulsa la tecla . Si estás viendo las teclas de los comandos de una ficha, esta tecla también sirve para volver atrás y ver las teclas asociadas a las fichas de la Cinta de opciones. El aspecto general es muy similar al de la versión anterior (Office 2007), aunque cambia bastante más respecto otras versiones más antiguas. Si conoces o has trabajado anteriormente con algún programa de Office es fácil el acostumbrarte a este entorno de trabajo. En las versiones 2003 y anteriores de Office existía una barra de menús desplegables en la parte superior de la ventana, desde la que podías acceder a los distintos comandos y opciones. También existían varias barras de herramientas, que contenían botones para ejecutar los comandos correspondientes; podías mostrar u ocultar estas barras de herramientas conforme las necesitaras, así como moverlas, añadir o eliminar botones en ellas, etc.

Estos elementos desaparecen desde la versión Office 2007, para que sea más fácil usar los distintos comandos. De esta forma se agrupan las distintas acciones en grupos según lo que quieres hacer (es decir, una agrupación orientada a las tareas y subtareas a realizar); además, los comandos más utilizados son más visibles, mientras que los que solo se usan sobre determinados objetos (por ejemplo, los que trabajan sobre una imagen o sobre una tabla), aparecen únicamente cuando son necesarios. Este entorno, aunque al principio puede resultarte un poco complejo, es más simple e intuitivo, con lo que puedes localizar más fácilmente el comando adecuado según lo que quieras hacer, creando y diseñando tus documentos de una manera más rápida y con menos esfuerzo.

No importa si hay alguna cosa que no entiendes completamente. Solo estamos empezando a conocer lo que aparece en la ventana del programa, poco a poco iremos viendo más cosas y seguro que lo ves todo más claro. 8

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3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

V La vista Backstage a la que se accede desde la ficha Archivo tiene muchos de los comandos básicos que se veían al pulsar en el Botón de

amos a continuar viendo otros elementos del entorno de los programas de Office.

Desde la ficha Archivo, que está en la parte superior izquierda de la Cinta de opciones, puedes mostrar la vista Backstage, que tiene comandos relacionados con el trabajo con documentos: abrir, guardar, imprimir, etc. La ficha Archivo se muestra resaltada en un color distinto para cada programa de Office.

Office o en el menú Archivo, en versiones anteriores de Office.

Esta vista Backstage tiene comandos que se usan para hacer cosas con un documento, mientras que la Cinta de opciones tiene comandos que se usan para trabajar en un documento. En esta vista aparecen dos secciones principales: en el panel de la izquierda se muestra lo que puedes hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que en la sección derecha aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. En principio puedes ver la sección Información, que muestra distintas propiedades generales del documento y comandos relacionados con el mismo (Proteger, Desproteger, Permisos, Administrar versiones, etc.). Desde la opción Nuevo podrás ver las opciones disponibles para crear nuevos documentos, tanto en blanco como utilizando alguna de las plantillas proporcionadas por Office. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Si haces clic en la opción Guardar y enviar, en la sección de la izquierda de la vista Backstage, accederás a las opciones para guardar el documento en distintos formatos, enviarlo por correo electrónico y otras opciones más.

Desde Reciente puedes acceder directamente a los documentos recientes que hayas abierto en el programa, mientras que Imprimir permite imprimir el documento actual, estableciendo algunas de las opciones más comunes. Esta vista también permite acceder a varias herramientas de Ayuda o cerrar el documento actual, entre otras. 10

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El comando Opciones se encuentra en todos los programas de Office y se utiliza para acceder a las opciones generales, que sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del programa.

Algunas opciones muestran el icono al lado. Si colocas el cursor del ratón en este icono, aparecerá un texto de ayuda que te indica para qué sirve esa opción.

Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de las categorías de la parte izquierda de la ventana podrás ver sus opciones. Por ejemplo, en la categoría Mostrar del programa Word están varias opciones que sirven para indicar cómo se debe mostrar el documento en la pantalla o al imprimirlo en papel (mostrar marcas de formato en pantalla, imprimir o no imprimir los colores, dibujos, propiedades del documento, etc.). Hay un montón de opciones que puedes configurar. Muchas veces no es necesario cambiar estas opciones, porque los programas de Office las establecen a los valores más comunes. De todas formas, algunas veces puede ser conveniente cambiarlas, para adaptar el funcionamiento del programa a tus gustos. En la parte superior izquierda de la ventana de Word, al lado del icono del programa, puedes ver la Barra de herramientas de acceso rápido, en la que aparecen algunos comandos que se suelen utilizar . muchas veces En principio aparecen los botones de Guardar , Deshacer y Rehacer (o Repetir , según lo que vayas haciendo), aunque puedes añadir los botones que uses más a menudo, para poder acceder a ellos más rápidamente. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Otra forma de añadir botones de la Cinta de opciones a esta barra es pulsar en ellos con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para eliminarlos de esta barra, puedes usar el menú que aparece al pulsar con el botón derecho sobre el botón de la barra que quieras quitar.

Desde el menú del botón Personalizar barra de herramientas de acceso puedes activar o rápido desactivar los botones, según quieras que aparezcan o no en la Barra de herramientas de acceso rápido. Desde la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás seleccionar los comandos de entre todos los existentes en el programa. Si muestras la vista Backstage (pulsando en la ficha Archivo de la Cinta de opciones), desde el comando Opciones puedes seleccionar la categoría Personalizar cinta de opciones, desde la que puedes personalizar la Cinta de opciones, creando fichas y grupos de comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o con la organización que quieras.

Puedes utilizar los botones Nueva ficha, Nuevo grupo y Cambiar nombre para personalizar la Cinta de opciones. A continuación, selecciona los comandos desde la lista de la parte izquierda, selecciona el grupo adecuado y utilizar el botón Agregar para incluirlos en dicho grupo. 12

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Ten en cuenta que, aunque puedes añadir comandos para personalizar grupos de comandos, no puedes cambiar las fichas y los grupos predeterminados de Office. Los grupos que no pueden modificarse se muestran en un color gris en la lista derecha de esta sección. Por otro lado, además de utilizar los distintos botones y comandos de la Cinta de opciones, es posible utilizar un cuadro de diálogo. Cuando en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos puedas ver el icono Iniciador de cuadro de diálogo , esto indica que puedes pulsar en este icono para que se abra un cuadro de diálogo o una ventana con opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con este grupo. Muchas veces estos cuadros de diálogo son parecidos a los de versiones anteriores de los programas de Office, por lo que, si has trabajado ya con alguna versión anterior, podrás ver que las opciones son muy parecidas o las mismas.

4. VISTAS PREVIAS ACTIVAS

O

tra característica común de los programas de Office que puede resultarte de mucha utilidad es la vista previa activa.

La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla. Esto quiere decir que puedes ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas opciones. Si te gusta como queda, selecciona la opción para aplicarla; si no, prueba con otras opciones.

De esta forma puedes ver mejor el efecto de aplicar cada una de las opciones sobre el documento, sin tener que ir aplicándolas una a una. Al seleccionar una determinada opción se aplicará finalmente en el documento. Esto puede hacerte más fácil el elegir las distintas opciones, aparte de ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de crear el documento. Copyright © Computer Aided Elearning, S.A.

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Otra de las características del entorno de los programas de Office son las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista, en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento.

Las galerías hacen más sencillo el trabajo, aunque, si quieres personalizar más los resultados, siguen existiendo cuadros de diálogo y otras ventanas desde las que se tiene más control sobre lo que quieres hacer.

Todos estos elementos del entorno que hemos visto son comunes a los distintos programas de Office, aunque cada uno tiene ciertas características propias: fichas de la Cinta de opciones, comandos, etc.

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Por ejemplo, en la lista de la imagen superior izquierda puedes ver el aspecto (color, tamaño, estilo...) del texto al aplicarle cada uno de los estilos; en la lista derecha puedes ver el aspecto de la forma que se insertaría en el documento, mientras que en la lista inferior izquierda se muestra el aspecto del pie de página que se insertaría. De esta forma puedes ver rápidamente el resultado que obtendrías al seleccionar cada una de las opciones, al mostrarse el aspecto del elemento que vas a insertar o modificar. Las galerías ayudan a la hora de elegir una determinada opción, ya que es más fácil elegir uno de los posibles resultados que introducir las distintas opciones en un cuadro de diálogo. SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

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5. SALIR DEL PROGRAMA

U

na vez has terminado de trabajar con el programa de Office o con el documento, puedes cerrar el programa o cerrar el documento de varias formas. Con la opción Cerrar de la vista Backstage cerrarás el documento en el que estés trabajando. También puedes cerrar el documento actual con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa. Si el documento es el único que tenías abierto con el programa, se cerrará también este programa.

Si has hecho algún cambio en el documento, el programa te preguntará si quieres guardar o no los cambios antes de cerrarlo. Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el documento.

Aunque cierres el archivo sin guardarlo, se guarda una versión temporal del mismo, de forma que puedes recuperarlo más adelante. Esto puede ser útil si por error cierras sin guardar un archivo. Esta posibilidad depende de la configuración de autorecuperación que esté establecida entre las opciones de la aplicación. Con la opción Salir, que está en la parte inferior izquierda de la vista Backstage, cerrarás la aplicación en la que te encuentres, cerrando también todos los documentos que tengas abiertos en la misma. Con todo lo que hemos visto te habrás podido hacer una idea del entorno y de los distintos elementos que te encontrarás con los distintos programas de Office, ya que comparten muchos de los elementos en la ventana de trabajo, el uso de la Cinta de opciones, la vista Backstage, etc.

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