LABORATORIO CLINICO MANUAL DE USUARIO TABLA DE CONTENIDO 1. 2.

3.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................2 PARAMETRIZACION..........................................................................................................................2

a. b. c. d. e. f. g. a. b. c. d.

4.

5.

Servicios ......................................................................................................................... 2 Tipo de resultado: ........................................................................................................... 2 Grupos de Analitos ......................................................................................................... 3 Grupos Etareos............................................................................................................... 3 Secciones ....................................................................................................................... 4 Analitos ........................................................................................................................... 5 Maquinas de Laboratorio................................................................................................ 6

MOVIMIENTO .....................................................................................................................................7

Administración de Ordenes y Muestras ......................................................................... 7 Hoja de trabajo................................................................................................................ 8 Resultados ...................................................................................................................... 8 Entrega e Impresión de resultados................................................................................. 9 INTERFASE CON OTROS MODULOS ............................................................................................11

a. b.

Historia Clínica Dinámica.............................................................................................. 11 Enfermeria .................................................................................................................... 11

NOTA DE CAMBIOS.........................................................................................................................12

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1. INTRODUCCIÓN El modulo de Laboratorio Clínico de la aplicación CNT PACIENTES es una herramienta que apoya la gestión del Laboratorio: 3 3 3 3 3 3 3

Manejo de la muestra Generación de resultados Hojas de trabajo Ordenes Ambulatorias e intrahospitalarias Interfase con la Historia Clínica Dinámica Interfase con el modulo de Enfermería Conexión con maquinas (opcional de acuerdo a la contratación)

2. PARAMETRIZACION a. Servicios (Administración – Mantenimiento del sistema – Maestros IPS - Servicios) En esta opción se deben seleccionar los procedimientos de Laboratorio, y verificar que se encuentren marcados como Servicios de Apoyo Dx y Laboratorio.

Para mayor información sobre la operación de esta opción consulte el manual de Admisión y Facturación b. Tipo de resultado: (Apoyo DX – Parametrización Laboratorio-Tipo resultado) En esta ventana se parametrizan los posibles tipos de resultados que pueden llegar a tener los analitos, incluyendo por cada uno los valores que puede llegar a tomar. Por ejemplo: un tipo de resultado puede ser el COLOR, el cual podría llegar a tener como posibles resultados: Amarillo claro, Amarillo Intenso, Ámbar, Rojo, Marrón, Incoloro, Colurica, etc.

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Procedimiento: a. Asigne un Código y Descripción b. Ingrese el primer Posible Resultado. En el orden que los ingrese se desplegaran al momento de hacer la captura del resultado. c.

Dé clic en Asignar

d. Si los datos son correctos de clic en Guardar e. Si desea quitar alguno de los posibles resultados, márquelo y de clic en f. Podrá seleccionar y consultar la información registrada dando clic en el icono de selección

c. Grupos de Analitos (Apoyo DX – Parametrización Laboratorio -Grupos de Analitos) Los analitos se pueden agrupar de acuerdo a su forma de análisis. Esta ventana permite crear los posibles grupos, que mas adelante se utilizaran al momento de parametrizar los analitos y de generar el resultado. Ejemplo: Físico - Químico, Sedimento Urinario, Directo, Otras Bacterias, etc. Procedimiento: a. Asigne un Código y Descripción b. Si los datos son correctos de clic en Guardar d. Grupos Etareos (Apoyo DX – Parametrización Laboratorio-Grupos etareos) Permite la creación del grupo etareo que se utilizara para la configuración de los exámenes de Laboratorio:

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Procedimiento: a. Asigne un Código y descripción para crear el grupo b. Cree el primer ítem, cada grupo puede tener varios ítems de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Ingrese la descripción. c. Marque el Genero al que pertenece d. Seleccione si la Edad se especificara en meses o años e. Ingrese la edad inicial y final que aplica para este ítem. . Los ítem creados se mostraran en el Si los datos son correctos de clic en Asignar recuadro Condiciones Etareas. g. El sistema le permitirá los ítems que requiera siempre que no exista cruce de Genero y Edad entre ellos. h. Finalizada la creación del grupo, debe ir a Complementos – Configuración General – Configuración y especificar el código del grupo creado para los datos de Laboratorio.

f.

e. Secciones (Apoyo DX –Parametrización Laboratorio-Secciones) Esta ventana permitirá crear las secciones o divisiones físicas en las cuales se divide el laboratorio. Por cada sección se deben parametrizar los exámenes que se allí se procesan. Ej: Química, Hematologia, Microscopia, etc, Procedimiento: a. Asigne un Código y descripción para crear la sección b. En la lista que se despliega en la parte inferior de la ventana se mostraran los exámenes. Ver creación de exámenes. c. Marque en el recuadro por cada examen los procedimientos que corresponden. d. Si los datos son correctos de clic en Guardar MANUAL LABORATORIO CLINICO V4 – V 16.3.0

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e. En la lista de la parte inferior se mostraran las secciones creadas. f. Analitos (Apoyo DX – Parametrización Laboratorio-Analitos)

En esta ventana se crean los exámenes y analitos. Los exámenes corresponden a un concepto que permite agrupar los procedimientos de Laboratorio. Por ejemplo: se puede crear un examen como Parcial de Orina, que tenga asociados los procedimientos que le hacen referencia tanto en el ISS, SOAT, CUPS y cualquier tarifario particular, de tal forma que la parametrización se realice por examen y no por procedimiento. Crear examen: a. Asigne un Código y Descripción para el Examen b. Marque los procedimientos que se relacionan a este Examen. En esta ventana sólo se mostraran los procedimientos que estén creados como Apoyo Dx – Laboratorio. Relacionar Examen con Analitos c. Ingrese el código del Analito que desea crear. Si lo requiere puede ser alfanumérico d. Especifique un Nombre e. Seleccione el Grupo al que pertenece el analito. Ver creación de grupos f. Si el analito maneja unidades ingréselas. Ejemplo: mg/dl g. Marque si el dato es: 3 Visible: Indica que el analito siempre aparecerá en la hoja de resultados, así no tenga resultado. 3 Posible: Solo aparecerá si fue digitado un resultado, si el analito se deja en blanco, este analito no aparecerá en la hoja de resultados 3 Invisible: El resultado no aparecerá en la hoja de resultados así se digite h. Por cada analito se permite tener hasta tres Tipos de resultados, los cuales pueden ser: 3 Texto: Valores alfanumericos que ingresa el usuario al momento de capturar el resultado 3 Numérico: Valores numéricos que ingresa el usuario al momento de capturar el resultado MANUAL LABORATORIO CLINICO V4 – V 16.3.0

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i. j.

3 Parametrizable: Se desplegara un combo para seleccionar de una lista de valores, al momento de capturar el resultado. Estos posibles valores son los que se parametrizaron en la ventana TIPO DE RESULTADO 3 Cada analito puede tener dos resultados. Esto no es habitual, pero en el caso de ser necesario, se puede habilitar el segundo resultado dando clic en cuadro de verificación que dice 2do Resultado Ingrese los valores de referencia para el analito por grupo etareo (Limite / Referencia – Superior e inferior). Estos limites serán utilizados al momento de la captura del resultado para la generación de alarmas cuando alguno de estos topes se haya excedido. Cuando el tipo de resultado sea numérico podrá especificar Formulas, utilizando analitos ya creados y constantes. Para especificar una formula: 3 De la lista de analitos seleccione el que desea utilizar y agréguelo dando clic en el icono (solo se permiten analitos que sean numéricos) 3 De clic en los operandos que desea utilizar 3 Si desea ingresar una constante, escríbala en el recuadro ilustrado y clic en

3 Puede verificar la formula dando clic en

. Esta verificación es de sintaxis.

Si se equivoco en la formula de clic en k.

Si los datos son correctos de clic en Guardar

l.

Podrá eliminar los analitos dando clic en el icono . Para eliminar un examen este no podrá tener ningún analito relacionado. m. En la parte inferior de la ventana se mostraran los analitos que se han parametrizado, repita los pasos del c-k para cada analito que requiere relacionar al examen activo. Las flechas que se encuentran frente a este recuadro le permitirán cambiar el orden en que se presentaran los analitos al momento de la impresión

Nota Aclaratoria: Para quienes hayan usado el modulo de Laboratorio antes de la versión 15.0 en el proceso de actualización a versiones posteriores el sistema tomara los servicios que se venían utilizando y los creara como Exámenes. g. Maquinas de Laboratorio (Apoyo DX – Parametrización Laboratorio-Maquinas de Laboratorio) En esta opción se crean los equipos con los que el modulo de Laboratorio puede llegar a tener interface para los resultados: a. Asigne un código y descripción para crear el equipo b. Marque los exámenes que se pueden realizar en la maquina. Ver creación de exámenes. Esta funcionalidad es opcional de acuerdo a la contratación, tipo de maquina y existencia de drivers de conexión.

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3. MOVIMIENTO a. Administración de Ordenes y Muestras (Apoyo Dx – Movimiento Laboratorio-Admisión) Esta ventana permite consultar las ordenes y hacer la admisión de las respectivas muestras. Para consultar la orden puede hacerlo por alguno de los siguientes criterios:

i. Origen : Las ordenes pueden tener diferentes vías de ingreso: a. Internas : Ordenes que se generan desde la Historia Clínica Hospitalaria. Si el cliente interactúa con el modulo de Enfermería la orden debe tener estado Solicitado b. Externas : Cuando se hace el cargo directamente por Consulta Externa o Relacionado con un registro de Admisión. ii. Pacientes: a. Paciente: Para una búsqueda mas selectiva puede especificar el paciente del que desea consultar las ordenes b. Tipo de Ubicación : Especifique el tipo de ubicación (Piso, pabellón, habitación o cama) iii. Rango de Tiempo: Especifique el rango de tiempo del que requiere consultar las ordenes (Fecha inicial-hora y final-hora) iv. Estado del examen: Los posibles estados de una orden son: a. Ordenado : Se encuentra el cargo o la orden desde la historia clínica hospitalaria. b. Recibido : La muestra ya ha sido recibida (admisionada). c. Leído : La orden ya cuenta con un resultado. v. Entre mas específicos sean los criterios, mas ágil será la consulta. Ingresados los parámetros de clic en vi. A continuación se mostraran las ordenes con la siguiente información: a. Índice : Numero consecutivo asignado por el sistema b. Consecutivo :Numero que el usuario asigna a la muestra al recibirla. c. Documento : Documento de identificación del paciente d. Paciente : Nombre del paciente al que corresponde la muestra e. Cod Examen : Código del examen, se debe tener en cuenta que no es el del servicio. f. Nombre Examen: Descripción del examen. g. Servicio : Descripción del procedimiento h. Fecha de recibido: Fecha en la cual se recibe la muestra i. Estado : Estado en el que se encuentra la orden (ordenada, recibida, leída) j. Condición : Determina la situación del registro. Si esta aprobado o pendiente de parametrizar. Cuando la condición es si parametrizar es por que el procedimiento no esta relacionado con algún examen. k. Atención : El tipo de atención en el que se genero al orden (ambulatorio, hospitalario o urgencias) MANUAL LABORATORIO CLINICO V4 – V 16.3.0

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l.

Cama : Si el paciente se encuentra con registro de admisión y tiene una cama asignada. m. Profesional : Profesional de la salud que genero la orden n. Comentario : Muestra la observación que ingresan en Laboratorio al momento de recibir la muestra. vii. Cuando se recibe la orden se debe cambiar el estado de Ordenada a Recibido: a. De doble clic en la orden requerida (tomara color amarillo). Solo podrá cambiar el estado a aquellas ordenes que se encuentren en Estado = Ordenado y Condición = Aprobado. b. En la parte superior de la ventana ingrese el consecutivo para la orden, la fecha / hora de recibo y las observaciones que considere necesarias. c. Por cada orden de clic en Asignar d. Repita los pasos del a-c por cada orden viii. Si los datos son correctos de clic en Guardar ix. Para regresar a la ventana principal (parámetros de selección) de clic en b. Hoja de trabajo (Apoyo Dx – Movimiento de Laboratorio - Hoja de trabajo)

Esta ventana permite consultar por medio de listados en pantalla la Hoja de Trabajo (exámenes por realizar) por alguno de los siguientes criterios: i. Indique si quiere visualizar la Hoja de Trabajo para todas las secciones o alguna en particular ii. Seleccione si quiere que el informe se agrupe por Examen dentro de la sección o por Paciente. iii. Si selecciona Agrupado por Examen especifique si requiere el informe • Resumido: Muestra el resumen de los exámenes • Detallado: Muestra el examen con sus analitos dando la posibilidad de imprimir la hoja de trabajo y diligenciar manualmente el resultado. iv. Y adicionalmente si requiere visualizar ordenes Internas o Externas v. Especifique el rango de fechas – hora requerido vi. Clic en

para generar el listado

c. Resultados (Apoyo Dx – Movimiento de Laboratorio -Resultados de Laboratorio)

En esta ventana se hace la captura de los resultados de los Exámenes, para aquellas ordenes que han sido Recibidas. i. Especifique si la orden que desea consultar es: 3 Pendiente : Aquellos exámenes que no tienen resultado 3 Leído : Exámenes que ya tienen resultado

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ii. Seleccione si desea consultar los exámenes por Sección o por Paciente, escogiendo el criterio respectivo iii. En el recuadro Exámenes, se mostraran aquellos que corresponden al criterio especificado iv. Dé doble clic en el examen del que requiere ingresar el resultado. v. A continuación se mostrara la información del Paciente, y los analitos del examen para hacer la captura del resultado. Por cada analito podrá visualizar: i. Grupo al que pertenece ii. Código del analito iii. Nombre del analito iv. Resultado 1 v. Resultado 2 vi. Unidad de medida, de acuerdo a la parametrización del analito vii. Limite Inferior y superior de acuerdo a lo parametrizado viii. Normal inferior y superior de acuerdo a lo parametrizado vi. El resultado se captura en los campos Resultado1 y cuando corresponda en el campo Resultado2 vii. Cuando el resultado se haya configurado como parametrizable, frente al nombre del paciente se activara un combo para seleccionar el resultado viii. Digite las observaciones que considere necesarias. ix. De clic en el icono ejecutar Formula

, para que se calculen los campos de tipo formula.

x. Si los datos son correctos de clic en Guardar xi. El icono permite validar los resultados de un examen. Mientras un examen no se haya validado, sus resultados se podrán cambiar, pero, una vez validado el examen, los resultados aparecerán en la historia clínica y será imposible cambiar los valores de los resultados. Cuando el examen ha sido leído por el personal de laboratorio, los datos son ingresados al sistema en esta ventana. En este proceso pueden presentarse errores de digitación. Para esto, el sistema genera alarmas cuando los valores ingresados están por fuera de los valores de referencia. Adicionalmente, luego de ingresar los resultados, y de haberlos guardado. Hay un proceso de validación de resultados, el cual debe ser realizado por el bacteriólogo responsable del examen (la digitación inicial de resultados la puede realizar una auxiliar). Para llevar a cabo el proceso de validación se debe elegir el examen, para visualizar y verificar que los resultados ingresados son los correctos. Cuando el profesional este seguro, puede dar clic . De este modo el examen quedara validado. A partir de este momento, el en el botón examen no podrá ser modificado, y estará disponible para que el medico lo pueda observar desde la historia clínica. Además, el responsable que aparecerá en el examen, será la persona que lo haya validado. Nota Aclaratoria: Los resultados pueden ser cargados directamente desde la maquina siempre que el usuario haya adquirido esta funcionalidad y la maquina permita conexión. d. Entrega e Impresión de resultados (Apoyo Dx – Movimiento de Laboratorio - Entrega de resultados) MANUAL LABORATORIO CLINICO V4 – V 16.3.0

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En esta ventana se pueden consultar e imprimir los resultados por cada paciente o en bloque, es decir que solo se mostraran los exámenes con estado validado. Ver resultados i. ii. iii. iv.

Ingrese el documento de identificación del paciente o selecciónelo Especifique el rango de fechas en el que quiere consultar los resultados De clic en Examinar Se cargaran los resultados que hayan sido diligenciados de este paciente, en el rango de fecha especificados. v. Seleccione los resultados que desea imprimir dando doble clic (tomaran color amarillo)

vii. De clic en el icono Clic en para generar el listado El reporte esta diseñado para que se pueda doblar en tres partes (Tamaño carta), en donde la primera tercera parte corresponde al encabezado del examen y las otra dos partes a los resultados, los cuales al doblar la hoja quedan ocultos. vi. Si requiere enviar el reporte a impresora sin visualizarlo en pantalla de clic en vii. Si requiere imprimir un bloque determinado de resultados de exámenes debe marcar la , digitar el rango de fechas y dar clic en Listar. El sistema opción automáticamente envía a la impresora todos los resultados de exámenes que se encuentran en el rango de fechas digitado e inactivará los campos documento, examinar y enviar a impresora.

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4. INTERFASE CON OTROS MODULOS a. Historia Clínica Dinámica Las ordenes de Apoyo Diagnostico que se generan desde la historia clínica llegan al Laboratorio para que se haga la respectiva admisión de la muestra. b. Enfermeria Una vez el examen haya sido validado, en el modulo de enfermería aparecerá el estado de la orden como leído. Además en historia clínica aparecerá también el examen como leído, permitiendo al medico dar doble clic sobre el examen y observar inmediatamente los resultados.

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5. NOTA DE CAMBIOS

Versión documento V1 V2 V3

Versión Programa 15.1.0 15.1.0 15.5.0

V4

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Fecha

Observaciones

11/03/2005 Versión Original del documento. (pacientes 15.1.0) 04/04/2005 Revisión y corrección área de desarrollo 15/07/2005 Cambio de formato de A4 a carta, inclusión del tema Servicios, y cambio de orden de las opciones de Movimiento de acuerdo a la secuencia de utilización 15/12/2005 En la hoja de trabajo permite visualizar el informe resumido o detallado cuando se agrupa por examen (Pág. 8). Impresión en bloque de resultados de laboratorio. (Pág. 10).

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