Libros y Registros Electrónicos - PLE

CAPÍTULO I SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS - PLE 1.

Introducción ..................................................................................................... 2

2.

Definición del sistema de libros electrónicos ple ..................................................... 2

3.

Afiliación voluntaria al PLE .................................................................................. 3 3.1 ¿La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos es opcional? 3.2 ¿Pasos para afiliarse al Sistema de Libros Electrónicos de manera voluntaria? 3.3 Los contribuyentes afiliados al SLE-PLE adicionalmente al llevado de los libros y/o registros que les corresponda, deberán:

4.

Sujetos incorporados al PLE ................................................................................ 7 4.1 Obligaciones de los sujetos incorporados 4.2 Exclusión de los directorios de PRICOS de los sujetos incorporados:

5.

Sujetos obligados a llevar los registros de forma electrónica ................................... 9 5.1. Nuevos sujetos obligados a partir del 2015 5.2. Sujetos obligados a partir del 2016

6.

Generación y envío de libros electrónicos .............................................................10

7.

Descarga de la versión 4.0.9 del PLE ...................................................................12

8.

Descarga de la versión beta del PLE 5 .................................................................13

9.

Nomenclatura de libros electrónicos ....................................................................14

10. Estructura de los libros en el PLE ........................................................................16 11. Registro de las operaciones y forma de llevado.....................................................32 11.1 Registro de las operaciones 11.2 Forma de llevado 12. Fechas máximas de atraso .................................................................................33 1.1- Fechas máximas de atraso de Libros Electrónicos (excepto Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras) 1.2. Fechas máximas de atraso del Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras: 13. Validación – PLE ...............................................................................................34

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Libros y Registros Electrónicos - PLE 13.1 Los pasos a seguir por el contribuyente para llevar a cabo la validación de sus libros electrónicos serán los siguientes: 13.2 Reporte de Información Consistente 13.3 Reporte de Información Inconsistente 14. PLE "Modo de prueba" .......................................................................................38 14.1 Modo de Prueba 14.2 Funcionalidades del menú de libros electrónicos 15. PLE "Modo interactivo" .....................................................................................40 16. Control de versiones del PLE ..............................................................................42 17. Disposiciones adicionales ...................................................................................45 18. Cambio al SLE-portal ........................................................................................46 19. Resolución de superintendencia n° 055-2015/SUNAT que modificó el directorio de los principales contribuyentes. ................................................................................46 CAPÍTULO II SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS – PORTAL 1. 2. 3. 4.

Definiciones ....................................................................................................48 Obligatoriedad .................................................................................................49 Efectos de los sujetos obligados .......................................................................49 Calidad de generador: condiciones y efectos ......................................................50 4.1 Condiciones 4.2 Efectos

5.

Aplicación y utilización didáctica ........................................................................51 5.1 El Registro de Ventas Electrónico contiene la siguiente información: 5.2 En tanto en el Registro de Compras Electrónico se consignará: 5.3 Generación de Registro de Ventas Electrónico 5.4 Anotación en el Registro de Ventas e Ingresos 5.5 Rectificación del Registro de Ventas Electrónico 5.6 Descarga del Registro de Ventas Electrónico 5.7 Generación de Registro de Compras Electrónico Cambio SLE – PLE y SLE – portal .......................................................................62 Plazos máximos de atraso .................................................................................63 Estructura e información de los registros ............................................................64

6. 7. 8.

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Libros y Registros Electrónicos - PLE CAPÍTULO III CONSULTAS FRECUENTES RELACIONADOS CON EL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

¿Es necesario imprimir el libro electrónico? ..........................................................66 ¿El PLE es un software contable? ........................................................................66 ¿Qué pasa si mi archivo de formato texto tiene errores? ........................................66 ¿Cuándo puedo generar el libro electrónico? ........................................................67 ¿Existe un peso máximo del archivo de formato texto? ..........................................67 ¿Cómo debo cerrar los libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas? .......................................................................................................67 7. ¿Qué diferencia hay entre incorporación, obligación y afiliación al sistema de libros electrónicos – SLE? ..............................................................................67 8. ¿Puedo llevar voluntariamente alguno de los libros electrónicos señalados en el anexo 4 o tengo que llevarlos todos? ..................................................................68 9. ¿En qué momento declaro el domicilio adicional en el sistema de libros electrónicos – SLE? ..........................................................................................69 10. ¿Cuánto tiempo y dónde debo conservar mis libros electrónicos? ............................69 11. ¿Cómo puedo rectificar un libro electrónico? ........................................................69 12. ¿El plazo de atraso de los libros electrónicos es el mismo que el de los libros llevados manualmente o mediante hojas sueltas o continuas? .......................70 13. ¿El sistema de libros electrónicos - SLE estará disponible en todo momento? ...........70 14. ¿Se pueden anotar en forma consolidada las boletas de venta y los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el registro de ventas e ingresos electrónico? ............................................................................70 15. ¿Cuáles son las demás operaciones diarias que se pueden anotar en forma consolidada en el registro de ventas e ingresos electrónico? ...................................71 16. ¿Cómo se deben anotar los recibos de servicios públicos en el registro de ventas e ingresos electrónico? ............................................................................72 17. ¿Se puede incluir ruc inválidos en el registro de ventas e ingresos electrónico? ........72 18. ¿Cómo se deben anotar los comprobantes de pago anulados (estado 2) en el registro de ventas e ingresos electrónico, teniendo en cuenta que mi sistema no genera asientos contables para dichos documentos? .............................................73 19. ¿Cómo se debe anotar las notas de débito en el registro de ventas e ingresos electrónico? .....................................................................................................73 20. ¿Cómo se debe anotar la nota de crédito en el registro de ventas e ingresos electrónico? .....................................................................................................74 21. ¿Cómo se debe anotar un comprobante de pago anulado en el registro de ventas e ingresos electrónico? ............................................................................74 22. ¿Cómo se debe corregir la anotación de un comprobante de pago anulado en el registro de ventas e ingresos electrónico? ............................................................75 23. ¿cómo se deben anotar las percepciones en el registro de ventas e ingresos electrónico? .....................................................................................................75 24. ¿Cómo se deben anotar el impuesto selectivo al consumo en el registro de ventas e ingresos electrónico si la base imponible es 90, el ISC es 10 y el IGV es 18? .......................................................................................................76 25. ¿Cómo se debe anotar el recargo al consumo en el registro de compras electrónico? .....................................................................................................76 26. ¿Cómo se deben anotar las detracciones en el registro de compras electrónico? .......76 27. ¿Cómo se deben anotar las retenciones del igv en el registro de compras electrónico? ........................................................................................77

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Libros y Registros Electrónicos - PLE 28. ¿Cómo se deben anotar los recibos de servicios públicos en el registro de compras electrónico? ........................................................................................... 77 29. ¿Cómo se deben anotar un documento de atribución en el registro de compras electrónico? ........................................................................................... 78 30. ¿Cómo debo anotar los asientos contables por las operaciones correspondientes en el libro diario electrónico? ................................................................................. 80 31. ¿Cómo debo anotar los asientos contables por las operaciones correspondientes en el libro diario y en el libro mayor electrónico para que no generar errores por llave única duplicada? .......................................................................................... 80 32. ¿Cuáles son los plazos máximos de atraso en el caso del registro de ventas e ingresos y del registro de compras para los contribuyentes regidos por el cronograma tipo b para el año 2015? ..................................................................... 81 CAPÍTULO IV CASOS CASO 1: Presentación de libros electrónicos desde un archivo en excel. ........................... 84 CASO 2: Libro desde programa contable....................................................................... 89 CAPÍTULO V LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS ELECTRÓNICOS 1. Definición ........................................................................................................96 2. Generación de libros de ingresos y gastos ............................................................97 3. Utilización didáctica en la clave sol ......................................................................97 CAPÍTULO VI INFRACCIONES, SANCIONES Y GRADUALIDAD 1. 2. 3.

Infracciones .................................................................................................. 101 Gradualidad ................................................................................................. 102 Casos Prácticos ............................................................................................. 104 -

CASO 01: Infracción referida a llevar los libros atraso mayor al permitido en el caso de los Libros Diario y Mayor llevados de manera electrónica. CASO 02: Infracción referida a llevar los libros y registros sin observar las formas y condiciones establecidas. CASO 03: Multa por llevar con atraso mayor al permitido el libro electrónico de compras y ventas – empresa Prico CASO 04: Empresa que obtuvo ingresos mayores a 150 UIT en el ejercicio 2014 (s/. 570,000) CAPÍTULO VII LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

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Libros y Registros Electrónicos - PLE 1. 2.

Introducción .................................................................................................. 114 Obligatoriedad de llevar libros y registros contables ............................................ 115 2.1. Respecto a todas las rentas (excepto régimen general de tercera categoría) 2.2. Respecto a los contribuyentes del régimen general

3.

Autorización de libros y registros ...................................................................... 117 3.1. Legalización 3.2. Oportunidad de la legalización 3.3. Empaste de los libros y registros

4.

Libros Que Integran La Contabilidad Completa ................................................... 118

5.

Forma De Llevar Los Libros Y Registros ............................................................. 120

6.

Efectos del cambio de denominación social en el llevado de libros y registros ......... 121

7.

Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros ...................... 121

8.

Plazo para rehacer los libros contables .............................................................. 122

9.

Plazos máximos de atraso ................................................................................ 122 CAPÍTULO VIII PRONUNCIAMIENTOS DE SUNAT VINCULADOS A LIBROS Y REGISTROS CAPÍTULO IX NORMAS LEGALES

1. Normas Generales .......................................................................................... 130 2. Normas Legales SLE –PLE ................................................................................ 131 3. Normas Legales SLE – PORTAL ......................................................................... 133

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Libros y Registros Electrónicos

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Libros y Registros Electrónicos CAPÍTULO I SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS - PLE 1) INTRODUCCIÓN Según la Res. S. N° 286-2009/SUNAT y sus modificatorias se establecieron las disposiciones para que los contribuyentes puedan implementar el llevado de sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica. Dicha normativa está vigente desde el 1 de julio de 2010. Aprovechando del avance en las tecnologías de la información y comunicación, la SUNAT pone a disposición el Sistema de Libros Electrónicos (SLE), el cual genera ahorros en tiempo y dinero a favor del contribuyente al eliminar gastos como el de legalización, impresión, almacenamiento y seguridad que representa actualmente el llevado de Libros y/o Registros Contables y Tributarios de manera física. Con este sistema alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros contables, también se logra mejorar la competitividad de las empresas y, adicionalmente, ayudar a la protección del medio ambiente al no usar papel. Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios llevados de manera electrónica están referidas a: -

El procedimiento para el llevado. El sistema de llevado. El Programa de Libros Electrónicos (PLE). Incorporación al Sistema y sus efectos. Afiliación al Sistema y sus efectos. La forma en la cual deberán ser llevados. La cantidad de libros y/o registros a ser llevados de manera electrónica. Los plazos máximos de atraso. La conservación, pérdida o destrucción de los libros. El cierre. Nombre, Estructura, contenido y validaciones de acuerdo a lo dispuesto en los Anexos 1, 2 y 3 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias.

Para llevar sus libros de manera electrónica, el contribuyente debe ser incorporado por la SUNAT u optar por afiliarse al Sistema de Libros Electrónicos (SLE), a través de SUNAT Operaciones en Línea – SOL. 2) DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS PLE Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que se instala en la computadora del contribuyente y le permite generar el Libro Electrónico en el Sistema de Libros Electrónicos SLE–PLE y obtener la Constancia de Recepción respectiva. El PLE tiene las siguientes funcionalidades: -

La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.

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Libros y Registros Electrónicos -

La consulta del historial, y La visualización de las Constancias de Recepción generadas.

Cabe resaltar la funcionalidad del PLE que permite validar, en la computadora del contribuyente, los archivos (de formato texto), los cuales contienen la información de los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de manera electrónica. Dichas validaciones el PLE las realiza actualmente de acuerdo a las estructuras y con los parámetros señalados en la normativa dispuesta por la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. La versión 4.0.3 del PLE está a disposición de los interesados en SUNAT Virtual para su descarga e instalación. IMPORTANTE El contribuyente deberá tener presente que en la oportunidad que decida afiliarse o sea incorporado al sistema, debe contar con su propio aplicativo o software contable, del cual obtendrá en archivos de texto el contenido de sus libros contables y que, luego de utilizar las funcionalidades del PLE, darán origen a sus Libros Electrónicos. El PLE no es un software contable.

3) AFILIACIÓN VOLUNTARIA AL PLE 3.1 ¿La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos es opcional? La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos es opcional y conlleva la obligación por parte del contribuyente de llevar de manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras. Podrá ser realizada por el sujeto perceptor de rentas de tercera categoría que cuente con Código de Usuario y Clave SOL, siempre que cumpla con las siguientes condiciones: -

Este obligado a llevar algún libro y/o registro señalados en el Anexo N° 1 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.

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Libros y Registros Electrónicos ANEXO 1: RELACIÓN DE LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS CÓDIGO

NOMBRE O DESCRIPCIÓN

1

LIBRO CAJA Y BANCOS

3

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

4

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA

5

LIBRO DIARIO

5A

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

6

LIBRO MAYOR

7

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

8

REGISTRO DE COMPRAS

9

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

10

REGISTRO DE COSTOS

12

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS

13

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

14

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

-

Tenga la condición de domicilio fiscal Habido en el Padrón del Registro Único de Contribuyentes RUC que lleva la SUNAT.

-

No se encuentre en Estado de Suspensión Temporal o de Baja de Inscripción en el RUC.

3.2 ¿Pasos para afiliarse al Sistema de Libros Electrónicos de manera voluntaria? Si opta por afiliarse al sistema, debe seguir los siguientes pasos: -

Paso 1. Ingresar con su Clave SOL a SUNAT Operaciones en Línea – SOL.

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Libros y Registros Electrónicos

-

Paso 2. De las opciones del menú SOL, seleccione la opción denominada “Comprobantes de Pago y Libros Electrónicos”, y seguidamente la opción contenida en ella denominada “Afiliación al Sistema”.

-

Paso 3. Ingrese la información que el sistema le solicite.

-

Paso 4. Completado el proceso de afiliación, imprima la Constancia de Afiliación (CIR de afiliación) respectiva o envíela a su correo electrónico privado.

-

Paso 5. Adicionalmente, un ejemplar del CIR de afiliación será remitido a su Buzón SOL.

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Libros y Registros Electrónicos

El afiliado al sistema será denominado en adelante Generador. La afiliación al Sistema surtirá efecto con su registro y tendrá carácter definitivo, por lo que una vez realizada no procederá la desafiliación. La generación de cualquiera de los Registros Electrónicos (Registros de Ventas e Ingresos o Registro de Compras), determinará la obligación de generar el otro Registro en el Sistema SLE-PLE respecto del mismo período por el que se generó aquel con el que se obtiene la calidad de generador. 3.3 Los contribuyentes afiliados al SLE-PLE adicionalmente al llevado de los libros y/o registros que les corresponda, deberán: -

Presentar mensualmente ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras, lo cual se cumple automáticamente al generar el Resumen correspondiente, a través del Programa de Libros Electrónicos - PLE.

-

Cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación al Sistema o, en el ejercicio precedente a ésta, según sea el caso.

Tenga en cuenta que:

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Libros y Registros Electrónicos Los contribuyentes incorporados al SLE-PLE pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados en el Anexo 4 de la RS 286-2009/SUNAT incorporado por RS 248-2012/SUNAT y sustituido posteriormente por la RS 379-2013/SUNAT: "Relación de Libros y/o Registros que pueden ser llevados voluntariamente de manera electrónica”:

4) SUJETOS INCORPORADOS AL PLE 4.1 Obligaciones de los sujetos incorporados La incorporación al Sistema de Libros Electrónicos es realizada por la SUNAT, y comunicada a los contribuyentes involucrados a través de una Resolución de Superintendencia donde se establece la obligación de llevar sus libros a través del Programa de Libros Electrónicos - PLE. En tal sentido, la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT incorporó a partir del 1 de enero de 2013 al Sistema de Libros Electrónicos (SLE) a los sujetos designados como Principales Contribuyentes por la SUNAT, quienes tienen la obligación de llevar de manera electrónica: a) El Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras, a partir del 1 de enero de 2013; b) El Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder), a partir del 1 de junio de 2013. En el caso de los Principales Contribuyentes que, por primera vez, hubieran sido designados como tales en la modificación de directorios establecida por la Resolución de Superintendencia N.° 309-2012/SUNAT, tienen la obligación de llevar de manera electrónica: a) El Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras, a partir del 1 de marzo de 2013; b) El Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder), a partir del 1 de junio de 2013. En el caso de los Principales Contribuyentes señalados en el Anexo I de la Resolución de Superintendencia N.° 379-2013/SUNAT, tendrán la obligación de llevar de manera electrónica: a) El Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras, a partir del 1 de enero de 2014; b) El Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder), a partir del 1 de junio de 2014. En el caso que se designen nuevos Principales Contribuyentes en el futuro, éstos tendrán la obligación de llevar de manera electrónica:

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Libros y Registros Electrónicos a) El Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras, a partir del cuarto mes, desde su designación; b) El Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder), a partir del cuarto mes, desde su designación. A continuación presentamos un cuadro resumen con el detalle de los períodos respecto de los cuales los sujetos incorporados al PLE se encuentran obligados a llevar de manera electrónica los Registros de Ventas e Ingresos y de Compras así como los Libros Diario, Mayor y Diario de Formato Simplificado:

N°

INCORPORADOS

REGISTRO DE VENTAS Y REGISTRO DE COMPRAS

Los que eran PRICOS cuando 1 entró en vigencia la RS N° 248- Desde enero 2013 PLE 2012 Los que fueron designados nuevos 2 PRICOS mediante RS N° 309- Desde marzo 2013 PLE 2012. Los PRICOS señalados en el 3 Desde enero 2014 PLE Anexo I de la RS N° 379-2013

LIBRO DIARIO Y LIBRO MAYOR Desde Junio 2013 PLE

Desde Junio 2013 PLE Desde Junio 2014 PLE

Desde el cuarto mes Los nuevos PRICOS que sean Desde el cuarto mes siguiente a aquel siguiente a aquel en que 4 designados en el futuro mediante en que entre en vigencia la RS que lo entre en vigencia la RS que RS designe PRICO PLE lo designe PRICO PLE. Desde el cuarto mes siguiente a aquel en que Desde el cuarto mes siguiente a aquel R.S. N° 055-2015/SUNAT (Vigente 5 entre en vigencia la RS que en que entre en vigencia la RS que lo desde el 01 de marzo 2015) lo designe PRICO PLE. designe PRICO PLE. (Julio 2015) (Julio 2015)

IMPORTANTE: Los contribuyentes incorporados al SLE-PLE adicionalmente al llevado de los libros y/o registros que les corresponda, deberán: Presentar mensualmente ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras, lo cual se cumple automáticamente al generar el Resumen correspondiente, a través del Programa de Libros Electrónicos - PLE. Cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación al Sistema o, en el ejercicio precedente a ésta, según sea el caso.

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Libros y Registros Electrónicos TENGA EN CUENTA QUE:

Los contribuyentes incorporados al SLE-PLE pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados en el Anexo 4 de la RS 286-2009/SUNAT incorporado por RS 248-2012/SUNAT y sustituido posteriormente por la RS 379-2013/SUNAT: "Relación de Libros y/o Registros que pueden ser llevados voluntariamente de manera electrónica”:

4.2 Exclusión de los directorios de PRICOS de los sujetos incorporados: La exclusión de los directorios de PRICOS de los sujetos incorporados al Sistema, determina que, a partir del mes siguiente a la fecha de entrada en vigencia de dicha exclusión, puedan optar por llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras en el SLE-PORTAL. Asimismo, no se considera exclusión aquella que se realiza respecto de sujetos incorporados al Sistema que se excluyen de un directorio de PRICOS para incluirse en otro directorio de principales contribuyentes distinto al de procedencia. La exclusión no tiene efecto respecto de la obligación de continuar llevando en el Sistema el Libro Diario, el Libro Diario de Formato Simplificado o el Libro Mayor ni de aquellos libros voluntarios por los que se hubiera generado la primera constancia de recepción antes de la entrada en vigencia de la exclusión de los directorios de PRICOS. Respecto del Libro Diario, el Libro Diario de Formato Simplificado o el Libro Mayor se mantiene la obligación respecto de su conservación. 5) SUJETOS OBLIGADOS A LLEVAR LOS REGISTROS DE FORMA ELECTRÓNICA 5.1. Nuevos sujetos obligados a partir del 2015 Mediante Resolución de Superintendencia N° 018-2015/SUNAT se modificaron las condiciones establecidas en la Resolución de Superintendencia N° 390-2014/SUNAT para los sujetos obligados a llevar los Registros de Ventas e Ingresos y de Compras de manera electrónica a partir del 01 de enero de 2015 En este sentido, a partir de dicha fecha, los contribuyentes del Régimen General con estado de RUC activo (no incorporados/afiliados al SLE-PLE) que hayan obtenido ingresos mayores a 150 UIT en el ejercicio 2014 y que se encuentren obligados a llevar libros de acuerdo a lo dispuesto en la Ley del IGV, se encuentran obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrónica (SLE-PLE o SLEPORTAL). Para determinar las 150 UIT se utilizará como referencia la UIT vigente durante el 2014 (S/. 3,800), con lo cual el monto resultante es de S/. 570,000. Asimismo se deberán

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Libros y Registros Electrónicos considerar los montos declarados en las casillas 100, 105, 106, 109, 112 y 160 del PDT 621 y/o la casilla 100 del PDT 621 - Simplificado IGV - Renta Mensual.

EFECTOS DE LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR LOS LIBROS DE MANERA ELECTRÓNICA Se deben cerrar los registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas hasta el período diciembre de 2014 previo registro de lo corresponda anotar en estos.

5.2. Sujetos obligados a partir del 2016 A partir del 01 de enero de 2016 están obligados a llevar los registros de manera electrónica los sujetos que cumplan con las siguientes condiciones: a) Se encuentren inscrito en el RUC con estado activo al 01 de enero de 2016 b) Se encuentren acogidos al Régimen General o Especial del Impuesto a la Renta c) Estén obligados a llevar a llevar los registros de acuerdo a lo dispuesto en la Ley del IGV d) No hayan sido incorporados al SLE-PLE e) No se hubieran afiliado al SLE-PLE y generado los registros en dicho sistema f) No hayan generados los registros en el SLE-PORTAL g) Hayan obtenido en el ejercicio 2015 ingresos iguales o mayores a 75UIT. Para tal efecto se utiliza como referencia la UIT vigente para el ejercicio 2015 y se considerarán los montos declarados en las casillas 100, 105, 106, 109, 112 y 160 del PDT 621 y/o la casilla 100 del PDT 621 - Simplificado IGC - Renta Mensual.

EFECTOS DE LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR LOS LIBROS DE MANERA ELECTRÓNICA Se deben cerrar los registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas hasta el período diciembre de 2015 previo registro de lo corresponda anotar en estos.

6) GENERACIÓN Y ENVÍO DE LIBROS ELECTRÓNICOS El procedimiento para el llevado de los Libros y Registros Electrónicos se puede resumir en los siguientes pasos: Paso 1:

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Libros y Registros Electrónicos Una vez afiliado o incorporado al Sistema debe obtener el software Programa de Libros Electrónicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e instalarlo en su computadora. Paso 2: Generar, en sus propios sistemas informáticos, los libros y/o registros (archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras señaladas en el Anexo N° 2 y con los parámetros señalados en las tablas del Anexo N° 3 de La Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias. Paso 3: El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la información de los libros y registros elaborados por los sistemas informáticos del contribuyente en base a las estructuras a las que hace referencia el paso 2, y genera automáticamente un archivo denominado Resumen. Paso 4: Enviar dicho Resumen a la SUNAT a través del PLE haciendo uso de su Clave SOL. Paso 5: La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de Recepción respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepción así como la firma electrónica de la SUNAT. Paso 6: El contribuyente recibe la Constancia de Recepción y procede a almacenarla junto con el archivo validado de formato de texto que contiene la información del libro electrónico correspondiente, en su domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes deberán almacenar un ejemplar adicional en otro domicilio, el que deben comunicar antes de la generación de su primer libro electrónico.

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Libros y Registros Electrónicos

Recuerde que: El Libro Electrónico está constituido por los archivos de formato texto validados por el PLE más la Constancia de Recepción correspondiente.

7) DESCARGA DE LA VERSIÓN 4.0.9 DEL PLE Para instalar el programa, bastará que haga clic sobre el auto instalador, de acuerdo al Sistema Operativo que utilice: Windows: Auto instalador: SunatPle.exe (19.8 MB) Versión 4.0.9 (Actualizado el 17.06.2015) Mac: Auto instalador: SunatPle.dmg (9.1 MB) Versión 4.0.9 (Actualizado el 17.06.2015)

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Libros y Registros Electrónicos NOTA: Para procesar libros de más de 10 millones de registros, debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: -

Asegurarse que durante el proceso de validación del libro, se cuenta con el máximo de memoria disponible, esto se puede lograr reiniciando la PC antes de procesar el libro.

-

Asegurarse que el espacio libre de la unidad de disco duro donde se almacena la información de usuario, es mayor al tamaño del libro que se intenta procesar, para ello debe liberar espacio borrando los datos

8) DESCARGA DE LA VERSIÓN BETA DEL PLE 5 Para instalar el programa, bastará que haga clic sobre el auto instalador, de acuerdo al Sistema Operativo que utilice: Windows: Auto instalador: SunatPle-5Beta1.exe (19.9 MB) Versión 5 Beta (Actualizado el 30.04.2015) Mac: Auto instalador: SunatPle-5Beta1.dmg (9.2 MB) Versión 5 Beta (Actualizado el 30.04.2015)

NOTA: Dado que la nueva Versión 5.0.0 del PLE comenzará a aplicarse de manera obligatoria a partir de enero de 2016, se recomienda hacer los ajustes en sus sistemas informáticos con la debida anticipación Para ello se ha puesto a disposición de todos los contribuyentes la Versión Beta del PLE 5 cuya principal funcionalidad es validar las nuevas estructuras y tablas. Para procesar libros de más de 10 millones de registros, debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: -

Asegurarse que durante el proceso de validación del libro, se cuenta con el máximo de memoria disponible, esto se puede lograr reiniciando la PC antes de procesar el libro.

-

Asegurarse que el espacio libre de la unidad de disco duro donde se almacena la información de usuario, es mayor al tamaño del libro que se intenta procesar, para ello debe liberar espacio borrando los datos temporales.

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Libros y Registros Electrónicos 9) NOMENCLATURA DE LIBROS ELECTRÓNICOS El nombre de los Libros Electrónicos tiene una nomenclatura especial para que el Programa de Libros Electrónicos – PLE lo pueda reconocer. Dicho nombre está compuesto de 33 letras o números de acuerdo a lo siguiente: Posición

Nemotécnico

01-02

LE

03-13

RRRRRRRRRRR

14-17

AAAA

18-19

MM

Descripción Identificador fijo 'LE' RUC del deudor tributario Año, aplica a todos los libros Mes, aplica a los libros de periodicidad mensual, para los demás consigne '00': 1. Libros Caja y Bancos 4. Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de la LIR 5. Libro Diario 5A. Libro Diario de Formato Simplificado 6. Libro Mayor 9. Registro de Consignaciones 12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas 13. Registro de Inventario Permanente Valorizado 14. Registro de Ventas e Ingresos

20-21

DD

22-27

LLLLLL

28-29

CC

Día, aplica al Libro de Inventarios y Balances, para los demás consigne '00' Identificador del libro Código de oportunidad de presentación del EEFF, aplica al Libro de Inventarios y Balances, para los demás consigne '00':

1

Al 31 de diciembre

2

Al 31 de enero o 30 de abril, por modificación del porcentaje

3

Al 30 de junio o 31 de julio, por modificación del porcentaje

4

Al 30 de junio o 31 de julio, por modificación del coeficiente

5

Al día anterior a la entrada en vigencia de la fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas o extinción de la persona jurídica

6

A la fecha del balance de liquidación, cierre o cese definitivo del deudor tributario

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Libros y Registros Electrónicos

30-30

31-31

32-32

33-33

7

A la fecha de presentación para libre propósito

O

Indicador de operaciones

1

Empresa o entidad operativa

2

Cierre del libro - no obligado a llevarlo

0

Cierre de operaciones - baja de inscripción en el RUC

I

Indicador del contenido del libro o registro

1

Con información

0

Sin información

M

Indicador de la moneda utilizada

1

Nuevos soles

2

US dólares

G

Indicador de libro electrónico generado por el PLE

1

Generado por PLE (Fijo)

En tal sentido, se presenta el siguiente ejemplo del nombre de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico del mes de enero 2013 y en moneda nacional: LE 20131312955 20130100 140100 00 1 1 1 1.TXT Así tenemos: -

Los 2 primeros caracteres (posiciones) está referida a que se trata de un Libro Electrónico. Para todos los casos será las letras en mayúscula “LE”.

-

Las 11 siguientes posiciones están referidos al RUC del Generador del Libro Electrónico.

-

Las 4 siguientes posiciones están referidos al Periodo del Libro Electrónico. En este caso es Enero 2013 y se expresa como Año Mes Día, es decir 20130100. Al ser un libro mensual, las 2 últimas posiciones deben ser expresados como 00.

-

Luego debe expresarse el identificador del Libro, que al tratarse del Registro de Ventas e Ingresos (14.1) debe expresarse como 140100.

-

Luego debe expresarse la oportunidad en que se está presentando el Libro Inventarios y Balances. Si se trata de otro libro se consigna 00.

-

Operación (cierre)

-

Luego se consigna 1 si el Libro Electrónico tiene información, caso contrario se consigna 0.

-

Luego se consigna 1 si el Libro Electrónico utiliza la moneda nacional y 2 si es moneda extranjera.

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Libros y Registros Electrónicos -

10)

Por último se consigna siempre 1 por tratarse de un Libro Electrónico generado mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE. ESTRUCTURA DE LOS LIBROS EN EL PLE

Estructuras de los Libros Electrónicos para la Versión 4.0 y ajustes del PLE – Vigente a partir del 08/05/2014 Desde el 8 de mayo de 2014 están vigentes las estructuras que se detallan a continuación, tanto para la elaboración de los Libros Electrónicos de periodos en curso como para periodos anteriores a dicha fecha. La estructura e información que contendrá(n) el(los) archivo(s) de texto para cada libro electrónico de acuerdo al Anexo N° 2 de la Resolución de Superintendencia N° 3792013/SUNAT, sustituido por la Resolución de Superintendencia N° 121-2014/SUNAT (ANEXO N° 2), es la siguiente:

1. Libro Caja y Bancos 3. Libro de Inventarios y Balances 4. Libro de Retenciones incisos e) y f) de Artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta 5. Libro Diario 5A. Libro Diario de Formato Simplificado 6. Libro Mayor 7. Registro de Activos Fijos 8. Registro de Compras 9. Registro de Consignaciones 10. Registro de Costos 12. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas 13. Registro de Inventario Permanente Valorizado 14. Registro de Ventas e Ingresos

Asimismo, en el Anexo N° 2 se consigna la información sobre: -

" Estructuras e información de los Libros y/o Registros Electrónicos "

-

" Reglas generales de la información de los Libros y Registros Electrónicos "

-

" Reglas generales de la información de los comprobantes de pago y/o documentos "

Por su parte, los parámetros se obtendrán del Anexo N° 3 de la R.S. N° 286-2009/SUNAT y modificatorias:

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Libros y Registros Electrónicos ANEXO N° 3 TABLA 1: TIPO DE MEDIO DE PAGO TABLA 2: TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD TABLA 3: ENTIDAD FINANCIERA TABLA 4: TIPO DE MONEDA TABLA 5: TIPO DE EXISTENCIA TABLA 6: CÓDIGO DE LA UNIDAD DE MEDIDA TABLA 10: TIPO DE COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO (Derogada por RS. N°121-2014/SUNAT) TABLA 11: CÓDIGO DE LA ADUANA TABLA 12: TIPO DE OPERACIÓN TABLA 13: CATÁLOGO DE EXISTENCIAS TABLA 14: MÉTODO DE VALUACIÓN TABLA 15: TIPO DE TÍTULO TABLA 16: TIPO DE ACCIONES O PARTICIPACIONES TABLA 17: PLAN DE CUENTAS TABLA 18: TIPO DE ACTIVO FIJO TABLA 19: ESTADO DEL ACTIVO FIJO TABLA 20: MÉTODO DE DEPRECIACIÓN TABLA 21: CÓDIGO DE AGRUPAMIENTO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN VALORIZADO ANUAL TABLA 22: CATÁLOGO DE ESTADOS FINANCIEROS

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Libros y Registros Electrónicos a. Estructura del Registro de Compras

Campo

1

2

3

Long.

8

Hasta 40

De 2 hasta 10

Obligatorio

Si

Si

Si

Llave única

Descripción

Si

Periodo

Si

1. Contribuyentes del Régimen General: Código Único de la Operación (CUO), que es la llave única o clave única o clave primaria del sofware contable que identifica de manera únivoca el asiento contable en el Libro Diario o en el Libro Diario de Formato Simplificado en que se registró la operación. 2. Contribuyentes del Régimen Especial de Renta - RER: Consignar la frase "RER".

Si

1. Contribuyentes del Régimen General: Número correlativo del asiento contable identificado en el campo 2, cuando se utilice el Código Único de la Operación (CUO). El primer dígito debe ser: "A" para el asiento de apertura del ejercicio, "M" para los asientos de movimientos o ajustes del mes o "C" para el asiento de cierre del ejercicio. 2. Contribuyentes del Régimen Especial de Renta - RER: Número correlativo. El primer dígito debe ser: "M".

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Formato

Observaciones

Numérico

1. Obligatorio 2. Validar formato AAAAMM00 3. 01