Lista de chequeo de buenas prácticas administrativas

www.auditool.org 1/09/2009

LISTA DE CHEQUEO DE BUENAS PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS "NO ES NECESARIO QUE REINVENTEMOS LA RUEDA”

Esta lista de chequeo está dirigida a gerentes, contralores, auditores y revisores fiscales y su objetivo es proveer de un punto de partida para implementar, evaluar o modificar prácticas administrativas. Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas administrativas. Esta lista de cheque fue elaborada con base en la estructura del Balanced Scorecard y el COSO. El Balanced Scorecard se basa en la hipótesis de que si se actúa sobre la perspectiva de los empleados, éstos serán el motor de mejora de los procesos. Esta mejora redundará en unos clientes más satisfechos que comprarán más, lo que generará mejores resultados financieros para la empresa. El modelo COSO provee a los usuarios (Gerentes, Contralores, Auditores, etc), de una base de comparación con la cual pueden implementar, evaluar o modificar un sistema de control interno.

SI NO N/A ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO La compañía tiene definidos sus objetivos de negocio que: Están determinados claramente Tienen definida una fecha para su cumplimiento Se pueden medir Los objetivos de la compañía se han alineado con los objetivos de los procesos Se definieron factores claves de éxito para el logro de los objetivos (lo que se debe hacer bien para alcanzar los objetivos) Se definieron indicadores claves de desempeño para monitorear las factores claves de éxito

La compañía definió políticas sobre riesgos y controles en todos los niveles de sus operaciones y éstas son modificadas de acuerdo con las necesidades Se vigila el ambiente interno y externo de la organización con el fin de identificar riesgos de negocio que puedan impedir el logro de sus objetivos (Ejemplos: DOFA, PESTA, 5 Fuerzas de Porter, etc) Los riesgos de negocio son calificados teniendo en cuenta su probabilidad de ocurrencia y su impacto en los estados financieros

Para cada riesgo significativo de negocio identificado existe una respuesta por parte de la gerencia que permite mitigar su impacto

SI NO N/A La Compañía ha establecido y comunicado un código de conducta Se han definido niveles de autoridad Se han implementado canales de comunicación efectivos Se mide el rendimiento de la organización e investigan resultados inesperados en las siguientes áreas: -

Recursos humanos Procesos Satisfacción de los clientes Financiera

RECURSOS HUMANOS Existe un plan de recursos humanos que está alineado con los objetivos y las estrategias de la compañía y que incluye, reclutamiento de nuevos empleados, compensación, capacitación de empleados, etc. La compañía cuenta con procedimientos que le permiten identificar las necesidades de capacitación de sus empleados teniendo en cuenta los objetivos y estrategias planteadas Se define y revisa el cumplimiento de planes de capacitación El desempeño de los empleados es medido por lo menos una vez al año El reconocimiento y los beneficios de los empleados es otorgado de acuerdo con el resultado de la evaluación de desempeño Se monitorea el clima organizacional

SI NO N/A Existen planes de crecimiento dentro de la organización para los empleados Se realizan estudios para comparar la compensación de los empleados con otras compañías similares Se promueve la satisfacción de los empleados Se fomenta la creatividad e innovación Se tienen implementados indicadores que permiten medir: La satisfacción de los empleados Productividad Necesidad de formación Iniciativa de las personas y equipos La capacidad de trabajar en equipo Rotación ción de empleados PROCESOS Los objetivos de la compañía se integran con objetivos más específicos a nivel de procesos

Cada proceso tiene definidos unos objetivos y unas acciones Se identifican los riesgos que impiden el logro de los objetivos del proceso Para cada riesgo de procesos existe un control que permite mitigar su impacto Se mide el rendimiento del proceso mediante indicadores relativos a costos, calidad, tiempos, etc. Las actividades de control se vigilan de forma permanente

SI NO N/A Los procesos están documentados y se revisan de forma permanente para actualizarlos y mejorarlos. Existen canales de comunicación que permiten tener en cuenta las sugerencias de las personas que participan en el proceso para su mejoramiento CLIENTES Existe un área de servicio al cliente Están definidos los procedimientos para atención a los clientes El personal de atención a los clientes es capacitado de forma permanente Cada cliente cuenta con una carpeta en donde se archiva información relevante del cliente

Se dispone de una estadística del trato a los clientes en donde se informe: Transacciones realizadas Monto de las operacion operaciones Cumplimiento de las condiciones pactadas Calidad de los productos o servicios Quejas Se apoya a las personas que tienen contacto directo con el cliente con información necesaria para llevar a cabo su trabajo Se ha desarrollado un programa de mejora continua de la calidad en la atención a clientes

SI NO N/A Se captan las percepciones del cliente en lo que se refiere a: Cómo quiere iere que lo atiendan Cuales ales son sus inclinaciones Que quiere comprar Cómo incrementar su confianza Que expectativas de servicio tiene Se implementa estrategias que le “facilitan la vida” al cliente tales como: Facilidad para realizar el pe pedido Facilidad para realizar el pago Facilidad para efectuar devoluciones, etc. Facilidad para realizar quejas Se proporciona un servicio de post postventa efectivo Se realizar un seguimiento a las reclamaciones de los clientes en donde se incluy incluye: Detección y corrección del problema causado por el producto o servicio Establecimiento de las acciones correctoras oportunas, para evitar, en lo posible, que haya más reclamaciones por la causa señalada por el cliente. Comunicación al departamento comercial rcial de la situación de las reclamaciones de los clientes Verificación del grado de satisfacción del cliente ante el tratamiento de la reclamación

SI NO N/A Manejo de devoluciones: Conocimiento de las deficiencias del producto o servicio rechazado Control del establecimiento de las acciones correctoras Seguimiento de las acciones correctoras La gestión con los clientes e es medida mediante indicadores tales como: Participación en el mercado Adquisición de clientes Retención de clientes Satisfacción del cliente % de quejas Tiempo de respuesta de las quejas

Equipo de Trabajo Auditool Auditool, es la Red d de Conocimientos en Auditoría y Control interno

Bogotá D.C. / Colombia [email protected] www.auditool.org