Programa de gestión publica distrital, bajo la metodología e-learning

MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO INTRODUCCION La gestión del manejo efectivo del tiempo es una fuente de productividad y paz interior que redunda en beneficio de la efectividad individual y organizacional y que, por supuesto, se traduce en un mejor servicio al cliente. La mayoría de las personas ven la efectividad desde el paradigma de los huevos de oro: cuánto más se produce, cuánto más se hace, más efectivo se es. Pero como muestra el relato la verdadera efectividad está en la valoración de los objetivos, de las finalidades, en el equilibrio de la “eficacia” entendida como el logro de darle al cliente lo que espera (los huevos de oro) y la “eficiencia” interpretada como el uso óptimo de los recursos para la obtención de los resultados (la gallina). Si tomamos en consideración que uno de los recursos presentes en todo proceso y actividad es el tiempo, veremos el porqué de la importancia de su manejo efectivo. “Todo lo que hacemos consume tiempo” Es fundamental estar conscientes del tiempo y vivir intensamente en todo momento. Sin embargo, solemos pensar que éste se encuentra fuera de nuestro control. El tiempo es un recurso no renovable. Cada cosa que hacemos consume tiempo y tiene valor, por lo tanto debemos planear, administrar y controlar el uso de este valioso recurso.

1. Conceptos básicos sobre el tiempo y su control En el desarrollo del módulo de "Competencias Institucionales" se aborda, en esta oportunidad, el manejo del tiempo. Pero antes de adentrarnos en el concepto del tiempo y su control es útil precisar que para la Administración Distrital factores como productividad y efectividad son parte de sus valores institucionales y de su cultura organizacional: •

Recordemos que productividad es ser eficientes, es decir, utilizar bien los recursos, reducir y conciliar malentendidos y desacuerdos en nuestra cotidianidad (cultura distrital); efectividad, es el equilibrio entre eficacia y eficiencia, sin perder de vista la finalidad individual y de la organización. Un elemento fundamental para lograr estos objetivos es saber “controlar", gerenciar las actividades.

Preguntémonos y reflexionemos sobre lo siguiente: •

¿Qué es el tiempo?

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¿Cómo lograr ser dueños de nuestro tiempo?

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No tengo tiempo ¿será cierto?

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El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, ningún otro puede competir con éste intangible. Su uso, el manejo y administración son los factores más importantes en nuestra vida. Se refleja de manera significativa en todos los roles que desempeñamos, bien sea como: - Individuo/Desarrollo Personal. - Esposo/Padre. - Servidor Público. - Miembro de un Equipo de Trabajo.

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Miembro de la Iglesia a la que pertenezco. Participante de alguna organización social, deportiva ó de beneficencia.

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El tiempo es también un recurso único, no se puede alquilar, contratar, comprar u obtener de ninguna manera más tiempo del que existe.

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Es completamente perecedero, dura lo mismo todos los días y no puede almacenarse. El tiempo de ayer se fue para siempre y nunca regresará. Es por lo tanto supremamente escaso.

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El tiempo es totalmente insustituible. Drucker (3) menciona que podemos sustituir un recurso por otro, por ejemplo, cobre por aluminio. Podemos utilizar más conocimientos ó emplear mayor fuerza muscular. Pero el tiempo no tiene sustituto.

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El tiempo es una realidad interna y personal. Es un proceso continuo en el cual suceden eventos. La relatividad del tiempo y su percepción depende de las personas que lo están experimentando. No es lo mismo el tiempo para un enfermo, que para una pareja de enamorados. Al primero le puede parecer una eternidad, en tanto que para la pareja dos horas pueden parecer pocos minutos.

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Todo necesita tiempo. Todo trabajo se realiza en el tiempo y emplea tiempo. Sin embargo la mayoría de las personas dan por sentada su existencia, sin apreciar verdaderamente éste recurso único, insustituible y necesario.

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Todos lo tenemos por igual y existe mientras tengamos vida. El problema es saber administrarlo correctamente bien.

Estas reflexiones generan una actitud distinta frente al adecuado uso del tiempo: lo administro bien porque me conviene, porque quien se enriquece del tiempo soy yo mismo. ¿cómo lo manejamos?, ¿cómo lo controlamos? El nuevo concepto de la palabra “control” significa administrar los procesos, gestionar las actividades. Ant eriormente cuando se hablaba de control, relacionábamos palabras como supervisión, vigilancia, auditoria. Hoy en día con ésta nuevo significado de “control”, cada uno directamente administra el tiempo como un proceso, con autocontrol, sin necesidad de que externamente se lo exijan o lo supervisen. Lo “controlo” porque precisamente el primer beneficiado soy yo mismo. Y entonces que es un proceso? Un proceso esta conformado por una serie de actividades que conducen a un resultado. El “proceso” como tal tiene unas “entradas” que alimentan las actividades (agregan valor e involucran gente, procedimientos y actividades) y tiene unas “salidas” que son los resultados. “Todo lo que hacemos lleva implícito un proceso”. Veamos algunos ejemplos de procesos: A nivel individual:

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El proceso de levantarme y llegar a tiempo a mi sitio de trabajo. El proceso de pagar mis cuentas de servicios, colegios y demás obligaciones. Y a nivel organizacional, algunos ejemplos son:

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Proceso de pago de nómina.

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Proceso de tesorería.

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Proceso de servicio al cliente.

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Proceso de facturación.

Gerenciar cualquier proceso no es más que cuestión de sentido común. En otras palabras, gerenciar el tiempo es cuestión de aplicar el sentido común a las actividades y priorizarlas de acuerdo con los valores, objetivos y metas individuales y de la organización. En el módulo de Competencias Generales se desarrolla en detalle el concepto de Procesos. Veamos entonces la aplicación del proceso en el manejo efectivo del tiempo. 2. Técnicas para el manejo eficiente del tiempo: El ciclo del PHVA. Para gerenciar el tiempo nos ayudamos de la herramienta conocida como el ciclo de control PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar correctivamente). El método PHVA sirve para corregir, mantener o mejorar los procesos, en nuestro caso específico será útil para corregir o mejorar el manejo de nuestro tiempo. Sus etapas son: Primera Etapa - Planear: Esta etapa es básica para el éxito en el manejo eficiente del tiempo. Es necesario determinar muy bien cuál es el problema, como estoy utilizando el tiempo, mi relación personal con el tiempo, mis metas personales a corto y largo plazo y de acuerdo con esto planear para dominar mi tiempo, diseñar un sistema propio en función de mis principios, valores y objetivos y de mis responsabilidades personales y organizacionales. Los pasos para lograr una buena planeación son: 2.1. Realice un diagnóstico por escrito de los hábitos actuales y de su relación personal con el Tiempo: 2.1.1 Escriba cada una de las actividades que realiza y el tiempo que gasta en cada una de ellas. Realice ese registro durante una semana. Analice las actividades que mas le consumen tiempo y su efecto en el desempeño individual y de la organización. 2.1.2 Identifique su relación personal con el tiempo: Al respecto se proponen los siguientes ejercicios de auto-evaluación que encuentra al final del módulo (9). El objetivo es simplemente evidenciar sus actitudes personales con relación al tiempo: - Identificar que funciona: Con relación a sus metas, a encontrar tiempo para hacer lo que más le gusta, en cumplir plazos, etc. - Identificar que no funciona: al calcular mal el tiempo, desperdiciarlo, postergar actividades, etc. - Preferencias en cuanto al manejo del tiempo: La mayor parte del tiempo prefiero…,

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- Identificar Ciclos y Fuentes de Energía: En la mañana, en las tardes, el peor tiempo para….Cuando su energía disminuye se recupera a través de…….. 2.2 Tenga en claro sus metas a corto y largo plazo, deben estar direccionadas por sus principios y valores, por su visión y su misión. Definir ésta etapa será la garantía para llevar una vida feliz, productiva y tranquila. Al definir sus metas debe ver ciertas cosas de una manera más profunda y fundamental, algún principio y valor que afecte el modo en que ve su tiempo, su vida y su propia naturaleza. - Principios: Los principios son como faros. Son leyes naturales que no se pueden quebrantar. Leyes naturales entretejidas en la trama de todas las sociedades civilizadas a lo largo de la historia, y que incluyen las raíces de toda la familia e institución que haya perdurado y prosperado. Son evidentes por sí mismo y pueden ser comprobados fácilmente por cualquier persona. Forman parte de la condición, conciencia y moral humana. Por ejemplo el principio de la Rectitud, la Integridad y la Honestidad, la Dignidad Humana, El Servicio, etc. - Valores: Las creencias particulares, personales, individuales, que usted sustenta en relación con lo que le parece importante. Sus valores son sus sistemas de creencias sobre lo justo y lo injusto, lo bueno y lo malo. Se manifiestan a través de las actitudes y los comportamientos. - Visión: Estado deseado y necesario a largo plazo. Es la fotografía de lo que queremos ser dentro de 5 años. - Misión: Filosofía o credo personales. Razón de ser de mi existencia. Se centra en lo que uno quiere Covey cita a su Comentario: amigo RolfeyKerr expresando su ser (carácter) y hacer (aportaciones y logros), y en los valores o principi os que dan fundamento al ser credo personal: al hacer. Primero el éxito en casa. Busca y merece la ayuda divina. Nunca te comprometas con la deshonestidad. - Metas: Un Objetivo + un Valor + un Plazo. Acuérdate de las otras personas implicadas. Escucha a ambas partes antes de Al final del módulo sugerimos unos ejercicios de autoevaluación que le ayudarán a definir sus metas, juzgar. sus principios, valores, visión y misión. Pide consejo a otros. Defiende a los que no están presentes. 2.3. Elabore un planifi cador diario: Sé sincero pero terminante. Desarrolla una nueva ha bilidad cada año. Las siguientes son algunas guías para utilizar un planificador diario: Planifica hoy el trabajo de mañana. Lucha mientras esperas. 2.3.1 Seleccionar la agenda de acuerdo a sus actividades personales. Además de la agenda Mantén impresa, una actitud positiva. el sentido del humor. existen agendas electrónicas como la palm pilot o también se pueden utilizar las que Conserva traen los Sé ordenado en tu persona y en el programas de computador. trabajo. No temas a los errores; teme solo la ausencia de respuesta creativa, 2.3.2 Identificar un lugar único y accesible para guardar la agenda. constructiva y correctiva a esos errores. Facilita el éxito de tus 2.3.3 Introduzca la información básica: Nombre, teléfono, dirección, actividades, otros. subordinados. Escucha el doble de lo que hables. 2.3.4 Lleve la agenda en todo momento: Al trabajo, a la casa, si lo citan a una reunión. Concentra todas tus habilidades y todos tus esfuerzos en la tarea que entre manos, sin preocuparte 2.3.5 Use la agenda como un planificador diario para todo: En una hoja de papel haga unatienes lista de por tu próximo empleo o tu .(10) todas las citas, organícelas según prioridades, luego trasládelas a la agenda, al mes, día y hora próxima promo ción

particular. Una buena ayuda es utilizar bolígrafos de distintos colores. 2.3.6 Use la agenda para anotar ideas espontáneas: La mente tiene sus destellos de nuevas ideas, en cualquier momento y en cualquier lugar, si no las anota, fácilmente se pueden olvidar.

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2.3.7 Construya una lista diaria de “cosas por hacer” y refiérase a ellas constantemente, para planearlas, priorizarlas y asignarles fecha y hora de realización. 2.3.8 Realice una sesión diaria de planificación. La meta de esta sesión es planificar las actividades del día siguiente y desarrollar un plan de ataque para llevarlas a cabo. Además de enumerar las actividades y repasar los itinerarios, la sesión de planificación es el momento para considerar como se va a lograr cada una de las tareas. 2.3.9 Genere una lista de metas a largo plazo y descompóngalas en partes pequeñas y manejables, distribuyendo estas partes en las sesiones de planificación mensual y semanal. Segunda Etapa - Hacer: Es la ejecución, la disciplina de hacer las cosas. O sea cumplir las Disciplina: deriva Comentario: de “discípulo”: actividades, citas y llamadas que están en el planificador diario. En lo posible, y cuando comience este discípulo de una filosofía, de un conjunto de ejercicio, mientras lo convierte en un hábito o de regularidad inconsciente, identifique a un valores, amigo o meta superior. de una disciplina proviene del interior. pareja que le sirva como su “consejero de planificación”, repase el planificador diario con éstaLapersona Uno espaso discípulo, un seguidor de y discuta cada paso antes de llevarlo a cabo. El rol de ésta persona, es recordarle practicar cada los propios valores profundos y sus y supervisar el progreso general. Debe elogiar sus esfuerzos, y proveer retroalimentación sobre fuentes. Y tiene la voluntad, la integridad, de subordinar a esos cualquier error. valores todos los sentimientos, .(10) impulsos y estados de ánimo

Tercera Etapa - Verificar: Desarrolle el hábito de revisar la agenda con regularidad, mínimo tres veces al día. Usted debe consignar las actividades que efectivamente realizó, las citas cumplidas y las llamadas efectuadas. En el planificador resaltar las actividades que quedaron por hacer.

Cuarta Etapa – Actuar Correctivamente: Recuerde que el objetivo de esta técnica es el manejo efectivo del tiempo. En esta etapa usted debe determinar, ojalá en colaboración con su “consejero” que funcionó en la planificación, felicitarse, y mantener éste buen hábito. Analizar porqué no realizó alguna actividad programada y actuar correctivamente. En el siguiente punto ahondaremos sobre los malgastadores del tiempo o popularmente conocidos como “ladrones del tiempo” y sobre las actividades no productivas. •

Dado que el PHVA es una potente herramienta en la gerencia de procesos, se destaca aquí como vía el análisis y mejoramiento de los procesos. En las organizaciones, y fundamentalmente en entidades de servicio como la Administración Distrital, el factor tiempo en los diferentes procesos es un diferenciador en la calidad del servicio que se presta a la comunidad y a los usuarios.

En el Módulo de Mejoramientpo se profundizará sobre estos conceptos de análisis, y estandarización de procesos.

3. Administrar el Tiempo 3.1 Establezca Primero lo Primero. La administración efectiva del tiempo, consiste en empezar por lo primero. En subordinar las cosas a la fuerza de sus propósitos, a su misión y su visión, a su claro sentido de dirección. El poder de hacer algo cuando uno no quiere hacerlo, y depender de los valores y no del impulso del momento. Es el poder de actuar con integridad respecto a sus metas individuales y organizacionales. Cuando dedicamos nuestro tiempo a atender las actividades importantes, es porque realizamos una aportación a nuestras metas de alta prioridad, a nuestros valores. Administramos nuestro tiempo con visión y perspectiva, con disciplina aplicando el ciclo de control PHVA. En tanto que el tiempo dedicado a las actividades urgentes demanda acción inmediata, nos presionan, generan estrés y agotamiento. Covey lo asemeja a un oleaje, en el cual llega un problema,

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nos golpea y nos deja tendidos y confusos. Uno lucha, se pone de pie y lo único que consigue es estar frente a otro problema que vuelve a golpearlo y dejarlo tendido. Si hay verdadera planeación y manejo efectivo del tiempo con las herramientas mencionadas en el numeral segundo, las actividades urgentes se pueden presentar, pero su peso relativo es cada vez más pequeño. En tanto que las actividades importantes van ganando más relevancia. El modo en que uno emplea su tiempo es la consecuencia del modo en que uno ve su propio tiempo y sus propias prioridades. Si nuestras prioridades surgen de un centro de principios y de una misión personal, si están profundamente arraigadas en nuestro corazón y nuestra mente, las actividades importantes aparecerán como un lugar natural y estimulante para invertir el tiempo. (10) 3.2 Identificar las actividades no productivas: si una actividad no contribuye a mi propósito personal, ni a los objetivos de la organización, debo aprender a decir “no”. Comentario: Por qué no podemos decir “no”: (9) •Buscamos aprobación y Con base en la Agenda Diaria: aceptación ü Identificar las cosas que no es necesario hacer y en coordinación con su jefe o Equipo •Tenemosde miedo de ofender •No podemos abandonar un Trabajo, sugerir alternativas para eliminarlas y/o cambiarlas proyecto ü Acerca del tiempo de los demás que el servidor público malgasta, preguntarse: ¿Qué hago que •No sabemos explicar aljefe las le quite tiempo a otros, sin cont ribuir a su eficacia? actividades prioritarias.

ü Preguntarse cuales de esas actividades podrían ser llevadas a cabo mejor modificando el proceso.

3.3 Podar los elementos malgastadores del tiempo: Estos están relacionados con una mala administración, una organización deficiente de este valioso recurso y malos hábitos. Entre otros, citamos los siguientes: •

Los derivados de la falta de proceso o previsión: el síntoma es la “crisis” recurrente.

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El exceso de reuniones es síntoma de una mala organización.

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El mal funcionamiento de las informaciones.

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Las interrupciones.

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Comentario: Cómo desperdician el tiempo las personas: (9) Mala planificación. •No hacer nada constructivo •Realizar la actividad equivocada •Desempeñar la actividad correcta El estrés. en forma equivocada •Desempeñar la actividad equivocada en forma correcta Errores de otros. •Duplicación •Proporcionar detalles en exceso Postergación de tareas / falta de autodisciplina. •Permitir que las cosas queden inconclusas •Permitir la inexactitud. El exceso de información irrelevante o mal diseñada es uno de los grandes malgastadores del •Aplazar actividades. tiempo. Cabe aquí destacar la importancia que tiene dentro de las instituciones que se maneje laagenda diaria. •No hacer la •No ordenar por prioridades. información y su flujo con tres conceptos claros: oportunidad, claridad y confiabilidad. Oportunidad

significa que se entregue a tiempo, cuando sea útil. Claridad quiere decir que sea entendible y que esté presentada como le sea útil a quien la utiliza y confiabilidad que la información sea cierta, precisa, consistente y coherente. •

De otro lado, todos somos conscientes de la abrumadora información que se recibe en los correos electrónicos y del tiempo que se pierde “navegando” en Internet en temas ajenos a nuestra

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actividad. Existen filtros cibernéticos para controlar estos excesos que debemos poner en práctica. Son herramientas que permiten a los sistemas informáticos identificar los usuarios y el tipo de información que no es compatible con los intereses de las entidades o personas. •

Manejo del Estrés: Entendido como una reacción de adaptación a las circunstancias y demandas del medio con el cual interactúa la persona. En princi pio el estrés es un motor para la acción. Sin embargo cuando el entorno impone un número de respuestas al cual la persona no se encuentra en capacidad de resolver se convierte en “distress o estrés de consecuencias negativas”. Los posibles factores estresantes pueden ser aspectos físicos (medio ambiente del trabajo), de la organización y contenido del trabajo y los concernientes a las relaciones interpersonales de trabajo. Se debe entonces buscar un equilibrio entre las condiciones de trabajo y los factores humanos, que creen sentimientos de confianza, aumento de la motivación, de la capacidad de trabajo y de la calidad de vida.

4.Recomendaciones •

El uso efectivo de un planificador diario ayuda a los servidores públicos a manejar el tiempo, a recordar sus responsabilidades y a mantenerse organizado.

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Mientras logre organizar su agenda por módulos, quizás dejando unos días y horas específicas para atender a sus clientes internos o externos, podrá utilizar mejor su tiempo.

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Hacer conciencia de los factores que lo llevan a malgastar el tiempo le permitirá controlarlos más fácilmente.

Semanalmente fije sus roles y sus metas y conviértalas en un Plan organizado y priorizado de acción. Ejecute y al final de la semana Verifique hasta que punto su plan ha traducido sus valores y propósitos y finalmente Actúe Correctivamente para mejorar su plan de la siguiente semana.

Bibliografía Falconi V. Gerenciamiento de la rutina; QFCO, 1992. Morales JE. La Gerencia se aprende; Cámara de Comercio, 2000. Drucker P. El ejecutivo eficaz; Norma, 1993. Drucker P. La innovación y el empresario innovador; Norma, 1986. Deming WE. Quality, Productivity and Competitive Position; MIT,1982. Fischman D. El Camino del líder; El Mercurio Aguilar, 2000. Moliner M. Diccionario de uso del español, 1992. Un paso adelante. Guía para los participantes, Premio Colombiano a la Calidad, 2001. Guajardo, C. Administración del Tiempo: Fuente de Productividad y Paz Interior, ITESM, 2003 10. Covey, S. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Paidós ediciones Paidós Ibérica, 1990