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Mantenimiento Preventivo y Correctivo

1. Objetivo y Alcance Implementar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de cómputo, producción, redes eléctricas y telefónicas, instalaciones (carpintería, cerrajería, plomería, albañilería, pintura, muebles y enseres), infraestructura y zonas verdes (limpieza y jardinería). El procedimiento involucra actividades que van desde la Programación del Mantenimiento preventivo y correctivo, hasta el archivo de los registros generados por este procedimiento en la Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico. 2. Responsable El Responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento para el Mantenimiento General en la Universidad de Pamplona es el Profesional Universitario de la Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico 3. Definiciones 3.1. Dependencia Sección de la Universidad de Pamplona determinada según la estructura organizacional. 3.2. Elemento Material o herramienta que se requiere para realizar un Proyecto de Mantenimiento. 3.3. Equipo Se denomina equipo a todo bien o máquina necesaria para desarrollar cualquier operación dentro de un proceso productivo y a la cual se le desea seguir un historial de mantenimiento y utilización. Un equipo debe de ser montado en una ubicación técnica y puede poseer una lista de materiales asociada. Todo equipo requiere de mantenimiento. 3.4. Personal de Mantenimiento Son los funcionarios de la Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico del área de Mantenimiento ya sean del grupo tecnológico o de infraestructura física. 3.5. Mantenimiento Actividades que desarrolla la Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico, relacionadas con el cuidado y la conservación de maquinaria, equipo, instalaciones

Fecha

Elaboró

Aprobó

Validó

Firma Nancy Mireya Galvis Parada

Firma Juan Carlos Peláez Suescún

Firma María Victoria Baustista Bochagá

13 de Noviembre de 2015

Fecha

13 de Noviembre de 2015

Fecha

15 de Febrero de 2016

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físicas, recurso físico, hardware, software, redes (eléctricas y telefónicas) con el fin de que estén en buenas condiciones; lo cual permitirá un mejor desenvolvimiento del usuario dando garantía en la seguridad laboral. 3.5.1. Mantenimiento Preventivo Planificar y programar las actividades de mantenimiento de los equipos e instalaciones antes que se presente una falla. 3.5.2. Mantenimiento Correctivo Este mantenimiento también es denominado "mantenimiento reactivo", tiene lugar luego que ocurre una falla o avería, es decir, solo actuará cuando se presenta un error en el sistema. 3.5.3. Mantenimiento de Infraestructura Física Es el mantenimiento que se realiza a todas las edificaciones que están construidas para el servicio de actividades académicas, laborales y de esparcimiento de la comunidad universitaria. 3.5.4. Mantenimiento Deportivo Es el mantenimiento que se realiza a todas los campos deportivos con los que cuenta la Universidad de Pamplona, para el servicio de actividades académicas y de esparcimiento. 3.6. Instalación Edificio, obra civil o zona verde que comprende el área física de nuestra Universidad. 3.7. Programación Se determinan los tiempos y fechas del mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos e infraestructura perteneciente a la Universidad de Pamplona, determinando los costos para su ejecución. 3.8. Prioridad Existe prioridad en el servicio cuando éste se presenta fuera de la programación del mantenimiento pero es un caso de urgencia y que es necesario efectuarlo de inmediato. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.

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4. Contenido N° DE ACTIVIDAD 1

ACTIVIDADES

TIEMPOS

RESPONSABLE

FORMATOS

PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Mantenimiento Tecnológico El personal de mantenimiento tecnológico y el profesional universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico se reúnen al finalizar cada semestre académico para realizar la programación del mantenimiento general de la institución y lo registra en el FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo”; esta programación se realiza teniendo en cuenta las necesidades, especificaciones y condiciones de los equipos registradas en el FGI-64 “Hoja de Vida Equipo de Cómputo” de cada uno de los equipos. Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera: 

 1.1



FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo”

Se inicia la planeación del mantenimiento determinando los elementos necesarios de la solicitud tales como (material, mano de obra y/o herramienta). Según cada caso se cuantifica el costo total teniendo en cuenta el presupuesto del año anterior y proyectando el del año siguiente. Se realiza la solicitud de Materiales al líder del proceso remitiendo el FDE.VA-15 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Bienes”. FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Servicios” y la solicitud de disponibilidad presupuestal.



Si en la solicitud se requiere contratación de mano de obra y es aprobada se procede según lo descrito en el PDE.VA-07 “Solicitud para Prestación de Servicios Personales”.



Para realizar el mantenimiento preventivo el personal procede de acuerdo a la previa programación registrada en el FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo”

2 Horas al finalizar el semestre

Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico y el personal de mantenimiento Tecnológico.

FDE.VA-15 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Bienes”. FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Servicios”. FGI-64 “Hoja de Vida Equipo de Cómputo”

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Nota: Para el mantenimiento de equipos especializados de laboratorio el interesado solicita el mismo directamente ante la Coordinación de Laboratorios. Año a año la Universidad hace adquisición de equipos tecnológicos, es necesario tener conocimiento de cuales de estos pueden recibir mantenimiento por parte del personal y cuales requieren de trabajos especializados, para esto la oficina de gestión del recurso físico solicita anualmente un informe detallado de los equipos adquiridos a la oficina de adquisiciones y almacén. Mantenimiento de Infraestructura. El personal de Mantenimiento de Infraestructura Física y el Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico se reúne al finalizar cada semestre académico para realizar la programación del mantenimiento general de la institución y lo registra en el FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo”; esta programación se realiza teniendo en cuenta las necesidades, especificaciones y condiciones registradas en el FGI-71 “Hoja de Vida Infraestructura Física” de cada uno de los edificios o espacios físicos.

FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo”

Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera:  1.2



Se inicia la planeación del mantenimiento determinando los elementos necesarios de la solicitud tales como (material, mano de obra y/o herramienta). Según cada caso se cuantifica el costo total teniendo en cuenta el presupuesto del año anterior y proyectando el del año siguiente.



Se realiza la solicitud de Materiales al líder del proceso remitiendo el FDE.VA-15 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Bienes”. FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Servicios” y la solicitud de disponibilidad presupuestal



Si en la solicitud se requiere contratación de mano de obra y es aprobada se procede según lo descrito en el PDE.VA-07

2 Horas al finalizar el semestre

Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico y el personal de mantenimiento de Infraestructura Física.

FDE.VA-15 “Estudio de Conveniencia y OportunidadRequerimientos de Bienes”. FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Servicios”. FGI-71 “Hoja de Vida Infraestructura Física”

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“Contratación de Orden Prestación de Servicios”

de



Para realizar el mantenimiento preventivo el personal procede de acuerdo a la previa programación registrada en el FGI-01 “Programación de Mantenimiento Preventivo” Mantenimiento Vehicular El Profesional Universitario programa las fechas de ejecución del mantenimiento de acuerdo al estado actual y necesidades del parque vehicular ya sea: cambio de aceite, alineación, balanceo, etc., y según lo registrado en el FGI-69 “Hoja de Vida Vehículo” de cada uno de los vehículos. Dado que la Institución no cuenta con servicios especializados en el área de mantenimiento vehicular y no posee la infraestructura necesaria para la realización de los mismos, se hace indispensable contratar una empresa que garantice estos con el fin de asegurar la operatividad del parque automotor. Para la realización del mantenimiento preventivo se procede de la siguiente manera: 1.3 



Se determina el precio de cada uno de los ítems a contratar mediante cotizaciones enviadas previamente.

Al inicio del semestre

Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico y Auxiliar Administrativo.

FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad Requerimientos de Servicios”. FGI-69 “Hoja de Vida Vehículo”

Se requiere el servicio mediante el FDE.VA-16 “Estudio de Conveniencia y Oportunidad - Requerimientos de Servicios” y la solicitud de disponibilidad presupuestal.



2

Para realizar el mantenimiento preventivo la empresa contratada procede de acuerdo a la programación de los trabajos registrada en el FGI-69 “Hoja de Vida Vehículo” y lo ejecuta en las fechas estipuladas. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO La persona interesada en recibir el servicio realiza la solicitud diligenciando el FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento” y la envía al correo institucional:

2.1

Diariamente [email protected] o en medio físico en la oficina de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico.

Interesado

FGI-02 “Solicitud de Servicio de Mantenimiento”

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El auxiliar administrativo registra la solicitud en el FGI-14 “Registro de Solicitudes”. 2.2

3

3.1

4

4.1

4.2

Nota: Para el mantenimiento de equipos especializados de laboratorio el interesado solicita el mismo directamente ante la Coordinación de Laboratorios. ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Si la solicitud es de mantenimiento de equipos tecnológicos se procede según lo descrito en el IGI-04 “Mantenimiento de Equipos Tecnológicos”, en el caso de ser un mantenimiento de infraestructura física se procede según lo descrito en el IGI-05 “Mantenimiento de Infraestructura Física”.

Diariamente

Auxiliar administrativo.

Diariamente

Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico, Auxiliar Administrativo y personal de transporte.

Diariamente

Auxiliar Administrativo.

FGI-65 “Seguimiento del Servicio de Mantenimiento”

Diariamente

Profesional Universitario de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico y Auxiliar Administrativo.

FGI-65 “Seguimiento del Servicio de Mantenimiento”

Si el mantenimiento es de tipo vehicular se procede según el IGI-08 “Mantenimiento Vehicular” SEGUIMIENTO DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Mantenimiento Tecnológico. Después de ejecutada la asignación por parte del personal de mantenimiento tecnológico y firmada a satisfacción por el solicitante, el funcionario aclara al mismo que dentro de un término de 5 días hábiles en caso de existir inconformidades con el trabajo podrá diligenciar el FGI-65 “Seguimiento del Servicio de Mantenimiento”, manifestando la(s) inconformidad(es) con el trabajo realizado. De no ser diligenciado en el plazo estipulado se dará por hecho que fue satisfactoria la prestación del servicio. Mantenimiento de Infraestructura Física. Después de ejecutada la asignación por parte del personal de mantenimiento de infraestructura física y firmada a satisfacción por el solicitante, el funcionario aclara al mismo que dentro de un término de 5 días hábiles en caso que el servicio no haya sido efectivo podrá diligenciar el FGI-65 “Seguimiento del Servicio de Mantenimiento”, manifestando la(s) inconformidad(es) con el trabajo realizado. De no ser diligenciado en el plazo estipulado se dará por hecho que fue satisfactoria la prestación del servicio. Según la necesidad el Profesional Universitario de Gestión del Recurso

FGI-14 “Registro de Solicitudes”.

N/A

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5 5.1

Físico y Apoyo Logístico verifica la ejecución del servicio por medio de visita al sitio donde se desarrolló el mantenimiento y hace registro fotográfico del mismo. ARCHIVO DE LOS REGISTROS El Auxiliar Administrativo archiva según las TRD todos los documentos generados por el cumplimiento del presente procedimiento

Diariamente

Auxiliar Administrativo.

Documentos generados por el cumplimiento del procedimiento

5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Vocabulario. - NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - Modelo Estándar de Control Interno MECI:2014 - PDE.VA-07 Contratación de Orden de Prestación de Servicios - IGI-04 Mantenimiento de Equipos Tecnológicos - IGI-05 Mantenimiento de Infraestructura Física - IGI-08 Mantenimiento Vehicular

Fundamentos y

6. Historia de Modificaciones Versión 00 01 02 03 04

05

7. Anexos “No Aplica”

Naturaleza del Fecha de Fecha de Cambio Aprobación Validación Se incluyo una nueva actividad Noviembre 9 de Noviembre 11 de 2005 seguimiento del servicio 2005 Se cambio varios conceptos y Octubre 27 de 2006 Noviembre 16 de 2006 términos en el procedimiento Por directrices de la Administración del Sistema de Octubre 17 de 2007 Octubre 25 de 2007 Gestión de la Calidad Por cambios en el procedimiento Abril 30 de 2008 Mayo 2 de 2008 y en los roles Por directrices de la Administración del Sistema de Octubre 21 de 2013 Octubre 24 de 2013 Gestión de la Calidad Actualización del Procedimiento según lo descrito en el FAC-08 Noviembre 13 de Febrero 15 de 2016 Acta de Reunión N° 014 del 13 2015 de Noviembre de 2015