PROCESO

PROCEDIMIENTO

1.

CÓDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIÓN

01

PÁGINA

1 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor del IDIPRON, con el fin de asegurar el servicio y el correcto funcionamiento del mismo. 2.

ALCANCE

Inicia con la solicitud de mantenimiento y termina con el archivo de la documentación de los mantenimientos. 3.

CONDICIONES GENERALES

3.1 El programa de mantenimiento preventivo de los vehículos está sujeto al kilometraje del parque automotor, éste se debe realizarcadacinco mil kilómetros (5.000 km) a seis mil kilómetros (6.000 km) de recorrido o según lo establecido en los manuales de fabricación. 3.2 Es deber de los conductores que operan los vehículos del parque automotor del IDIPRON, realizar la revisión diaria del nivel de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos, presión del aire de las llantas que permita la óptima condición del vehículo que se encuentra bajo su responsabilidad. 3.3 El o la responsable del área de Transporte, Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles y Apoyo Logístico de la entidad deberá exigir la devolución de inservibles que se le cambien a vehículos, maquinaria y los reintegrara al área de Almacén e Inventarios, quien llevarán el control durante el término de un (1) año, fecha en la cual procederá a clasificarlos como inservibles, para su posterior venta o remate. 3.4 De acuerdo a la Resolución 165 del 2011: “Cuando la reparación de un vehículo o equipo alargue la vida de éste, el valor de la reparación se considerará como un mayor valor del bien y el área de transportes, mantenimiento y apoyo logístico elaborara un acta con el impacto y mejoramiento del bien y del proyecto de vida útil e informará del hecho a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, para que esta a su vez imparta las instrucciones correspondientes al área de Contabilidad y al área de Almacén e Inventarios para que realicen los correspondientes registros y ajustes que sean del caso y sume dicho valor al valor histórico del bien. Se consideran mejoramientos de automotores los siguientes: reparaciones generales de la transmisión, reparaciones de la caja de velocidades, reparación del motor, latonería, pintura general y demás a criterio del responsable del área de Transporte, Mantenimiento de Bienes Muebles y Apoyo Logístico”. 4.

GLOSARIO

 ANALISIS COSTO – BENEFICIO: Es una herramienta financiera que mide la relación entre los costos y beneficios asociados a un proyecto de inversión con el fin de evaluar su rentabilidad, entendiéndose por proyecto de inversión no solo como la creación de un nuevo negocio, sino también, como inversiones que se pueden hacer en un negocio en marcha tales como el desarrollo de nuevo producto o la adquisición de nueva maquinaria  INSUMO: Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes.  MANO DE OBRA: Trabajo manual de los trabajadores para lograr el arreglo o mantenimiento del vehículo.  MANTENIMIENTO: Definido como el conjunto de operaciones para que un bien reúna las condiciones para el propósito que fue construido.  MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento enfocado a corregir o reparar un fallo del vehículo, es una acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamientode vida u otros factores externos de componentes, partes, piezas, materiales y en general cuando se presenta un daño que le impide funcionar correctamente.  MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de acciones tomadas para evitar o mitigar las causas de las fallas de un vehículo logrando prevenir las incidencias antes que ocurran, estas actividades se deben llevar a cabo en forma periódica, su inspección debe detectar las fallas en su fase inicial, para así corregirlas en el momento oportuno, se entenderá como mantenimiento preventivo las siguientes actividades tanto de funcionamiento como de seguridad: ajustes, alineación, análisis, balanceo, calibración, cambio de aceite y filtros, diagnósticos del sistema eléctrico, engrase de rodamientos, terminales y rotulas, limpieza, lubricación, revisión de frenos, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, líquido de frenos, sincronización.  REPUESTO: Pieza para sustituir a otro igual, esta debe ser nueva y original, que garantice el funcionamiento del bien de igual o mejor manera.

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

5.

CÓDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIÓN

01

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VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA

DESCRIPCIÓN

INICIO

Evaluar el tipo de mantenimiento a realizar al vehículo,con base en lo registrado en el formato Hoja de Vida y Ficha de Mantenimiento vehículo (últimos mantenimientos realizados, kilometraje y garantía) y diligenciar la solicitud de mantenimiento, teniendo en cuenta, que para:  Mantenimiento Correctivo:Se hace la solicitud con base en las alertas detectadas en el vehículo reportadas por el conductor.  Mantenimiento Preventivo:Debe tenerse en cuenta el kilometraje del vehículo según numeral 3.1 de este documento.

1. Evaluar mantenimiento a realizar

2. Elaborar y tramitar la Orden de Servicio

Elaborar y tramitar la Orden de Servicio del parque automotor.

SI

9 NO

Si el mantenimiento a realizar no es preventivo siga con la siguiente actividad, de lo contrario, continuar con la actividad Nº 9.

Enviar el vehículo con la orden de servicio al taller para el respectivo diagnóstico.

4. Informar al taller sobre el mantenimiento correctivo a realizar

Recibir y analizar el diagnóstico y la cotización teniendo en cuenta los costos de los repuestos y la mano de obra.

5. Recibir y analizar la cotización expedida por el taller

SI 6. ¿Se aprueba la cotización? 8 1

Área de Transporte

Área de Transporte

Verificar si el mantenimiento que se debe realizar al vehículo es preventivo

3. ¿Es mantenimiento preventivo?

NO

RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO

Verificarsi la cotización corresponde a los precios de la oferta económica según contrato, si se aprueba la cotización del diagnóstico emitida por el taller. Si la cotización no se aprueba siga con la siguiente actividad, de lo contrario siga con la Nº 8

Área de Transporte

Solicitar al taller que realice el ajuste correspondiente a los precios de la propuesta económica.

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor” Formato ASAD-FT003“Solicitud deMantenimien to/

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

Formato ASAD-FT-005 “Hoja de vida y ficha de mantenimiento vehículo”

Área de Transporte

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Cotización Correo Electrónico

Área de Transporte

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Cotización Correo Electrónico

Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera y/o área de Transporte

Subdirector Administrati vo y/o Profesional Universitario a cargo del supervisor del contrato

Correo Electrónico

Área de Transporte

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

1

7. Solicitar la corrección al contratista

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

DOCUMENTO/ TIEMPO REGISTRO (Unid)

Correo Electrónico

Max: 25 minutos Min: 15 minutos Prom:20 minutos

Max:15 minutos Min:5 minutos Prom: 10 minutos Max: 4 días Min: 2 días Prom: 3 días

Max: 3 días Min: 2 días Prom: 2.5 días Max: 3 días Min: 2 días Prom: 2.5 días Max: 60 minutos Min: 15 minutos Prom: 37.5 minutos

Max: días

2

Min: día

1

5

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA

CÓDIGO

A-SAD-PR-002

VERSIÓN

01

PÁGINA

3 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO

DOCUMENTO/ TIEMPO REGISTRO (Unid) Prom:1.5 días

Enviar al taller mediante correo electrónico la satisfacción de la cotización con la cual se aprueba el mantenimiento.

8. Emitir satisfacción de la corrección de la cotización

9. Coordinar el mantenimiento de Vehículos

Coordinar con el taller el mantenimiento a realizar (correctivo o preventivo).

Informar a través de llamada telefónica, al conductor asignado del vehículo, la fecha, hora y lugar de mantenimiento y entregar copia del Formato A-SAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

10. Informar al conductor

11. Llevar el vehículo al taller

Llevar el vehículo al taller autorizado, junto con el formato para realizar el mantenimiento.

Área de Transporte

Área de Transporte

Área de Transporte

Área de Transporte

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Conductor Asignado

Correo Electrónico

Max: días

2

Min: día

1

Prom: 1.5 días

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

Max: 15 minutos Min: 5 minutos Prom:10 minutos Max: 10 minutos Min: 5 minutos Prom: 7.5 minutos Max: 7 días Min: días

2

Prom: 4.5 días

Recibir el vehículo y efectuar la prueba de ruta.

12. Recibir el vehículo

Área de Transporte

Conductor a cargo del vehículo

Max: días

2

Min: día

1

Prom: 1.5 día Verificar que el vehículo funciona correctamente a través de la prueba de ruta.

SI 13. ¿El vehículo funciona correctamente?

15 2

NO

En caso que el vehículo no funcione correctamente siga con la siguiente actividad, de lo contrario siga con la Nº 15.

Área de Transporte

Conductor a cargo del vehículo

Max: días

7

Min: días

3

Prom: 5 días

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

DESCRIPCIÓN Ingresar nuevamente el vehículo al taller para nueva revisión e informar al Área de Transporte sobre lo anomalía encontrada en el automotor a través de llamada telefónica.

14. Ingresar vehículo a taller

12

15. Firmar la Orden de Servicio

Firma la orden de servicio como señal de visto bueno (Vo/bo) del servicio recibido

Recibir llamada telefónica del conductor donde se informe que el vehículo quedo en óptimas condiciones e ingresar los datos del mantenimiento a la Hoja de Vida y a la Ficha de Mantenimiento del vehículo.

16. Recibir llamada, registrar en hoja de vida y ficha

NO 17. ¿Fueron cambiadas piezas al vehículo?

19 SI

18. Remitir a Gestión Logística piezas inservibles

En caso que se tengan piezas inservibles siga con la siguiente actividad, de lo contrario vaya a la Nº 19. Remitir al proceso GestiónLogística las piezas inservibles cambiados a los vehículos en los mantenimientos, para realizar el ingreso de piezas y repuestos inservibles, mediante memorando

   

A-SAD-PR-002

VERSIÓN

01

PÁGINA

4 de 5

VIGENTE DESDE

01/04/2015

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO REGISTRO (Unid) DEPENDENCIA CARGO Profesional Max: 7 Universitario días a cargo y/o Área de supervisor Min: 3 Transporte del contrato; días y conductor a cargo del Prom: 5 vehículo días

Área de Transporte

Área de Transporte

Verificar si hay cambio de piezas al vehículo que son inservibles.

Archivar en la carpeta destinada para cada vehículo, los siguientes documentos: 19. Archivar los documentos en la carpeta del vehículo

CÓDIGO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Ordenes de Servicio. Cotizaciones. Facturas Demás documentación generada a lo largo del proceso.

Área de Transporte

Área de Transporte

Área de Transporte

conductor a cargo del vehículo

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato;

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Profesional Universitario a cargo y/o supervisor del contrato

Formato ASAD-FT-002 “Orden de Servicio del Parque Automotor”

formato ASAD-FT-005 “Hoja de vida y ficha de mantenimiento vehículo”

Formato AGDO-FT-013 “Memorando”

Max: días

2

Min: día

1

Prom: 1.5 días Max: 2 días Min: días

1

Prom: 1.5 días

Max: días

3

Min: días

2

Prom: 2.5 días Max: 3 días Formato AGDO-FT-013 “Memorando”

Min: días

2

Prom: 2.5 días Carpeta de cada vehículo y Copia a la Carpeta Contractual

Max: horas

8

Min: horas

4

Prom: 6 horas

FIN

Vr. 04; 21/08/2014

PROCESO

PROCEDIMIENTO

6.

A-SAD-PR-002

VERSIÓN

01

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

PÁGINA

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VIGENTE DESDE

01/04/2015

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

01

7.

CÓDIGO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 1. Por cambio en el mapa de procesos del Instituto se pasa el procedimiento "Mantenimiento Preventivo y Correctivo A-ABIPR-010" versión 02, de fecha 07/07/2011 al proceso Servicios Administrativos versión 01, anteriormente se encontraba en el proceso Administración de Bienes e Infraestructura. 2. Se anexa el objetivo y se modifica el alcance de acuerdo con el nuevo procedimiento. 3. Las condiciones generales se actualizan teniendo en cuenta las modificaciones realizadas al procedimiento. 4. En el glosario se anexan las siguientes definiciones: Análisis costo beneficio, insumo, mantenimiento, mano de obra y repuesto. 5. Se ajustaron las actividades del procedimiento a las condiciones de manejo actuales.

FECHA (DD/MM/AÑO)

ELABORO

FIRMA EN ORIGINAL _________________________ Luz Adriana García Profesional Universitaria Cód. 219 Grado 1

18/03/2015

FIRMA EN ORIGINAL __________________________ Clara Mendez Narváez Profesional Universitaria Contratista Oficina Asesora de Planeación

REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE REVISÓ

Victoria Eugenia SuarezLópez

APROBACIÓN LIDER DE PROCESO

Sandra Liliana Chaves Rodríguez

CARGO Profesional UniversitarioCódigo 219, Grado 10 SubdirectoraAdministrativa

FECHA

FIRMA

20/03/2015

FIRMA EN ORIGINAL

26/03/2015

FIRMA EN ORIGINAL

Vr. 04; 21/08/2014