Manual de Campañas Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en docs.intelisis.com

Manual de Campañas 1

2

Introducción 1.1

Objetivos generales y aplicaciones con el ERP

4

1.2

Diagrama de Integración

5

1.3

Diagrama de Procesos

6

Funcionalidad 2.1

3

8

Exploradores 3.1

4

Nueva Campaña

Exploradores

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Errores Frecuentes 4.1

Errores en Campañas

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Introducción

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Objetivos generales y aplicaciones con el ERP La administración de la relación con los clientes, es un sinónimo de Servicio a Clientes o Gestión de Clientes. En Intelisis el módulo de campañas se utiliza para controlar desde los posibles clientes potenciales, el personal, proveedores etc., reuniendo la mayor información posible de cada grupo de personas a través de la recopilación de datos personales como encuestas de satisfacción o gustos por alguno de los productos, permitiendo agendar citas, enviar correos de forma automática y personalizada. Además se podrán configurar y revisar diferentes tipos de tareas de los asesores o agentes que podrán ser supervisadas para validar el cumplimiento de las mismas a través de una bitácora.

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Diagrama de Integración

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Diagrama de Procesos

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Funcionalidad

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Nueva Campaña Una Campaña es una serie de ideas y estrategias que se llevan a cabo para logran un objetivo. La mayoría de las veces se utiliza para vender o posicionar un producto en el mercado, pero también se puede usar para tener mucha más información de un grupo determinado de personas. Por ejemplo de los empleados, o de los prospectos, a través de encuestas recopiladas de la misma. En Intelisis se incluye tanto la parte operacional como la parte del análisis; por ejemplo, a qué grupo de personas irá dirigida la campaña y sobre qué criterios, la información exacta que se necesita recabar en esta campaña, el seguimiento y análisis de las estadísticas producidas por las encuestas y análisis de las tendencias, etc. Además permite agendar, revisar y controlar las actividades programadas. A continuación se muestra cómo en Intelisis ERP se pueden manejar todos estos procesos. Ruta: Comercial | Campañas | Botón Nuevo 1. Movimiento Seleccionar Campaña. 2. Proyecto al que pertenece la campaña si aplica. 3. UEN. Unidad estratégica de Negocios. 4. Fecha de emisión del movimiento. 5. Concepto del movimiento. 6. Tipo de Campaña, de las previamente configuradas. 7. Agente. Quien realiza el movimiento. 8. Asunto de la campaña. 9. Observaciones. Se coloca algún comentario relacionado con la campaña. 10 Vigencia. Rango de fechas. 11. Botón Agregar Contactos. Aquí se podrán agregar los prospectos, clientes, personal, al que va dirigida la campaña. Más adelante se explicará a detalle.

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Botón Agregar Contactos Ruta: Comercial | Campañas | Botón Nuevo | Botón Agregar Contactos 1. Al dar Click en Agregar contactos el sistema mostrará la siguiente pantalla donde se puede elegir entre prospectos y clientes.

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Agregar Prospectos Ruta: Comercial | Campañas | Botón Nuevo | Botón Agregar Contactos | Botón Sugerir 1. Al aceptar agregar prospectos el sistema muestra una ventana en blanco en el que se tendrá que presionar el botón Sugerir. 2. A su vez se desplegará otra ventana en la que se podrá filtrar los prospectos por alguna condición específica, en este caso se usa el campo estado, sin embargo al dar click; en ese campo el sistema mostrará todos los campos posibles a seleccionar. 3. Campo condición puede ser igual, parecido, menor o mayor que, etc. 4. El valor que se va a comparar en este ejemplo el sistema mostrará los prospectos que sean del estado de Michoacán (por ejemplo). 5. Al dar click en Aceptar para que se muestren los prospectos que cumplan con esa condición.

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Prospectos Añadidos Ruta: Comercial | Campañas | Botón Nuevo | Botón Agregar Contactos 1. El sistema baja los prospectos que cumplan con la condición configurada y se puede aún señalar cuáles estarán dentro de la campaña, dando click en el cuadro de la izquierda. 2. Una vez seleccionados dar click en el botón Procesar selección.

Prospectos Seleccionados Ruta: Comercial | Campañas 1. Ya en el movimiento de Campaña se tienen a los prospectos que aplicará y la situación en la que se encuentra. 2. En esta opción se liga el prospecto con el usuario que le va a dar seguimiento. Manual de Campañas - 11

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Contactos del Prospecto Ruta: Comercial | Campañas | Botón Asignar Usuario 1. Seleccionar al prospecto o los prospectos que se van a asignar a un usuario. 2. Posteriormente dar click en el botón asignar selección. 3. Seleccionar al usuario que les dará seguimiento.

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Afectando Movimiento Ruta: Comercial | Campañas | Botón Afectar 1. Dar click en el Botón afectar una vez que se tienen capturados todos los datos de la campaña. 2. La campaña queda en estatus pendiente.

Configurar Correos Automáticos Ruta: Comercial | Campañas | Botón Configurar | Opción Correos Automáticos 1. Una vez que está la campaña en estatus pendiente se puede configurar el Manual de Campañas - 14

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1. Una vez que está la campaña en estatus pendiente se puede configurar el envío de correos electrónicos de forma automática.

Configuración de envió de correos Ruta: Comercial | Campañas | Botón Configurar | Opción Correos Automáticos 1. Configurar la frecuencia con la que se enviará el correo pudiendo ser diaria, semanal, mensual, etc. 2. En esta fecha que se capture se enviará el primer correo y los demás según la frecuencia configurada. 3. La situación en que debe estar la campaña para el envío del correo. 4. La página que se enviará en el correo.

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Acciones Automáticas Ruta: Comercial | Campañas | Botón Configurar | Opción Acciones Automáticas 1. Configurar bajo qué situación se debe realizar una acción específica. 2. Capturar la acción que se llevará a cabo, al dar click en el campo se desplegará una lista de acciones que se podrán realizar, entre ellas: enviar correo, eliminar contacto, mover contacto de campaña, etc. 3. Sólo en la acción de enviar correo se desplegarán los campos para capturar la página que se enviará y el asunto. 4. Botón para guardar los cambios.

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Botón Enviar Mensaje Ruta: Comercial | Campañas | Botón Enviar Mensaje 1. Icono enviar mensaje. Se utiliza para enviar mensajes de forma manual no importa la frecuencia que tenga configurada. 2. La página que se enviará en el correo. 3. El asunto que llevará el correo. 4. Filtro para buscar prospectos de determinado usuario o por fecha. 5. Se seleccionan los prospectos a los cuales se enviará el correo. 6. Botón enviar correos. 7. Mensaje que informa los cargos que tienen las personas a las que se enviará el correo de forma automática.

Botón Detalle Ruta: Comercial | Campañas | Botón Detalle 1. Dentro de la campaña se puede observar a detalle el seguimiento de cada prospecto. 2. Lista de Prospectos. 3. Seguimiento de las tareas de cada situación, el porcentaje de avance, y el Manual de Campañas - 17

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3. Seguimiento de las tareas de cada situación, el porcentaje de avance, y el estado, si está como no comenzada, en curso, completada, cancelada, etc. 4. Botón contacto. Se desplegará el catálogo de prospectos, esto sirve para actualizar los datos del prospecto.

Botón Contacto Ruta: Comercial | Campañas | Botón Detalle | Botón Contacto 1. En esta pantalla se pueden verificar o actualizar los datos del prospecto, Nombre, Correo, Cargo, etc. 2. Botón Encuesta. Se configura una encuesta al prospecto. 3. Botón agregar evento. Esta opción se utiliza para agregar un comentario, nota, cita, etc. a la situación del prospecto. Esta información servirá de consulta para poder agendar nueva cita, hacer llamada, etc.

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Botón Encuesta Ruta: Comercial | Campañas | Botón Detalle | Botón Contacto | Botón Encuesta 1. Se lanza la encuesta que previamente se configura y se pueden capturar las respuestas.

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Botón Agregar Evento Ruta: Comercial | Campañas | Botón Detalle | Botón Contacto | Botón Agregar Evento 1. Tipo. Se selecciona el tipo de Evento puede ser llamada, cita, nota, correo, etc. Al agregar una cita o un correo este se registrará en forma automática en la bitácora. 2. Observaciones. Comentarios u observaciones con respecto a este evento. 3. Situación. La situación en que esta la campaña para llevar a cabo este evento. 4. Fecha de registro del evento. 5. Fecha y hora que se llevará a cabo el evento, por ejemplo la cita, o la llamada.

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Bitácora Ruta: Comercial | Campañas | Botón Detalle 1. Como se puede observar ya se muestra el registro del evento en la bitácora.

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Cierre de la Campaña Ruta: Comercial | Campañas | Botón Afectar 1. Cuando se desee concluir la campaña sólo se debe afectar nuevamente. 2. La dejará en estatus de Concluido.

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Exploradores

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Exploradores Los Exploradores son reportes dinámicos que se pueden configurar para que muestre sólo la información necesaria. Intelisis maneja 2 exploradores para el módulo de Campañas.

Campañas Ruta: Exploradores | Campañas | Campañas 1. Como todos los exploradores en Intelisis, se dispone de filtros de búsqueda, como por movimiento específico, estatus, fecha, sucursal, proyecto, UEN. 2. Hay un panel donde se visualiza la información de la campaña, recordando que esta se puede configurar dependiendo de los campos que se necesiten agregando o quitando información. 3. En este icono de personalizar vista se pueden configurar los campos que se necesitan en el explorador. 4. Botón Encuesta. Muestra el detalle de las encuestas realizadas.

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Botón Encuestas Ruta: Exploradores | Campañas | Campañas | Botón Encuestas 1. Se puede visualizar las preguntas, las respuestas y el contacto al que se dirigió dicha encuesta. 2. Como se aprecia también se puede personalizar la vista de los campos que se necesiten.

Campaña a Nivel Detalle Ruta: Exploradores | Campañas | Campañas | Botón Encuestas (Nivel Detalle) 1. Funciona igual que el explorador anterior, sólo que la información que muestra es a nivel detalle, es decir, por cada renglón de una campaña se tiene un registro para consultar la información.

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Errores Frecuentes

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Errores en Campañas En ocasiones cuando se realiza una configuración se omite algún dato o se realiza una configuración no adecuada que derivará en algún error. A continuación se muestran algunos errores que se pueden presentar en el módulo de Campañas y su solución.

Mapear el Mismo Campo Ruta: Configurar | Campañas | Cargar en Lote (Prospectos) | Botón Mapeo 1. Se muestra como se utiliza el campo población 2 veces en el mapeo, esto no está permitido ya que marca error al procesar la información.

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Error Genérico de SQL Ruta: Configurar | Campañas | Cargar en Lote (Prospectos) | Botón Procesar 1. Después de que se configuró el mapeo de da click en el botón procesar. 2. El sistema emitirá la pantalla de error que se muestra a continuación. La solución es no utilizar el mismo campo para mapear la información.

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