MANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA

INTRODUCCION Entre los aspectos temáticos relevantes, sobre los cuales existió consenso en la Asamblea Nacional Constituyente convocada para introducir reformas sustanciales en el Estado Colombiano, las cuales quedaron consignadas en la Constitución de 1991 está lo relativo a Control Fiscal y a la necedad de establecer el Control Interno en las entidades del Estado como Instrumento básico y fundamental para la Administración. La nueva concepción de un estado social de Derecho, hizo que la Constitución de 1991 creara una serie de controles y sus respectivas instancias, esperando con ello garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración pública. El artículo 1º de la Constitución Política genero un cambio de radical importancia en materia de Control al crear el Control Social y otorgar participación a la sociedad en asuntos públicos interviniendo en la función administrativa del Estado en General. El artículo 209º y 269º de la Constitución Política incorporó el Control Interno como soporte fundamental orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado en cumplimiento de los principios que rigen la administración en lo especial los de eficiencia, eficacia y transparencia; preparándolo para responder a los controles de orden externo, en especial al Control Ciudadano. Articulo 209º “La administración pública en todos sus ordenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señala la Ley” Artículo 269º “En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus Funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley”. Después de la expedición de la Ley 87 de 1993, al hacer un balance 11 años mas tarde, sobre los niveles de eficacia, eficiencia, e integridad de las entidades públicas, así como el grado de cumplimiento de sus objetivos, se concluye que aún no alcanza el estado de desarrollo esperado y la efectividad como soporte de una eficaz y transparente función administrativa; para lograr los objetivos que la norma propone, se sugiere: Desarrollar conjuntamente con las entidades una propuesta de Modelo único de Control Interno, adaptado a: las necesidades, la realidad y al estado cambiante del Sector Público. Fortalecer la función de Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, responsabilizando de esta labor a las Unidades de Control Interno, elevando la capacitación de su perfil a las necesidades de la respectiva Entidad. Hacer de los Planes de Mejoramiento un instrumento esencial en la busca de la excelencia administrativa y el debido cumplimiento de la función social institucional. Desarrollar un Manual de Implementación del Control Interno propuesto, que defina los métodos, procedimientos e instructivos básicos para orientar el diseño, puesta en marcha y mantenimiento del Control Interno.

Para ejecutar la propuesta, a partir de los marcos de control y evaluación de las necesidades propias de la entidad, debe diseñarse una estrategia integral de orden inductivo que en forma paralela desarrolle conceptual y metodológicamente un modelo que permita su validación mediante programas de entrenamiento y acompañamiento técnico especializado.

CONCEPTO: Por CONTROL INTERNO se entiende al sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, Normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la Administración de la información y los recursos se realicen de modo ordenado, tendientes a lograr proteger los activos y asegurar, en la medida de lo posible, exactitud, legalidad y veracidad de los registros, cumplimiento y observancia de la normatividad administrativa y que los planes, proyectos y programas se ajusten a las necesidades y planteamientos de la institución volcados al beneficio final: la comunidad. El CONTROL INTERNO debe consultar los principios de Igualdad, publicidad y valoración de costos ambientales. Su ejercicio está intrínseco al desarrollo de las funciones asignadas a cada cargo, y se expresará a través de las políticas de Empresa y dirección.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar. 2 Garantizar la eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. 3. Velar porque todas las actividades y recursos del Municipio estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros. 6. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración 7. Garantizar que el sistema de CONTROL INTERNO disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8. Velar porque el Municipio. disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO

1.

El CONTROL INTERNO en el Municipio, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones del respectivo Ente. 2. La Oficina de Control Interno será la máxima responsable de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de CONTROL INTERNO el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del Municipio. La unidad de CONTROL INTERNO será la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de CONTROL INTERNO en todas las áreas y proponer las recomendaciones para mejorarlo. 3. Todas las transacciones deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita preparar informes operativos, Administrativos y financieros.

ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO 1 Definición de Políticas para la ejecución de los procesos administrativos. 2 Manual de Funciones. 3 Manual de Procedimientos. 4 Normatividad

CAMPO DE APLICACIÓN El CONTROL INTERNO en el Municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA, se aplicará a todas las áreas que conforman la organización de la Entidad.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO Para el cumplimiento de tal fin el Municipio establece una oficina de CONTROL INTERNO quien será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles asesorando al Municipio en la continuidad del proceso Administrativo y en la introducción de correctivos para el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos. Como mecanismo de evaluación y verificación del CONTROL INTERNO se aplicarán las Normas de Auditoria Generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología eficiencia y seguridad.

FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO 1 Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de CONTROL INTERNO. 2 Verificar que el sistema de CONTROL INTERNO esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mandos. 3 Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por cada uno de los responsables de su ejecución y que las áreas encargadas del régimen disciplinario ejerzan estas funciones.

4 Verificar que los controles asociados para cada Entidad de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la Entidad. 5 Velar por el cumplimiento de las leyes, Normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. 6 Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados. 7 Verificar los procedimientos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 8 Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de Control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 9 Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad. 10 Mantener permanentemente informado al Alcalde Municipal acerca del estado de CONTROL INTERNO dentro del Municipio, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11 Verificar que se implanten las medidas correctivas recomendadas, y las demás que asigne el Alcalde de acuerdo con el carácter de sus funciones.

INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta que lo más importante con que cuenta el Municipio es el Recurso Humano y que de este depende en gran medida la obtención de resultados es indispensable el adoptar un sistema de CONTROL INTERNO enfocando sus acciones en los diferentes niveles haciendo énfasis en los aspectos de Gestión como agente evaluador y asesor. La Administración del personal implica el manejo del recurso más apreciado de toda organización de ahí que debemos ante todo tener en cuenta la dignidad de la persona humana. Hemos diseñado un manual que sirva de base al Jefe de CONTROL INTERNO en las áreas financieras, de personal, etc.

1. ASPECTOS LEGALES 1.1 FUNDAMENTOS DE ORDEN CONSTITUCIONAL La constitución política de Colombia estipula lo siguiente: ARTICULO 267 La vigencia de la Gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un Control Financiero, de gestión y de Resultados fundada en la eficiencia, la economía, la equidad, y la valoración de los costos ambientales. ARTICULO 269 En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de CONTROL INTERNO de conformidad con lo que disponga la Ley.

1.2 FUNDAMENTOS DE ORDEN LEGAL La ley 87 de noviembre de 1.993 emanada del Congreso de la Republica nos marca la pauta en el establecimiento del montaje y puesta en marcha del CONTROL INTERNO en los organismos del Estado en ella encontramos los objetivos básicos del CONTROL INTERNO, el campo de aplicación,

Responsabilidades, Contratación con Empresas Privadas y otras funciones. También para el montaje y buen funcionamiento del CONTROL INTERNO se debe tener en cuenta otra serie de leyes y Normas que rigen a las Entidades como son en el área de recursos humanos la ley 227 de 1.993, el régimen del Empleado Oficial (compendio de Normas), en el campo presupuestal la ley 38 de 1.989, en el campo de la contratación la ley 80 de 1.993 y Decreto 2170 de 2002, en el campo de control fiscal la ley 42 de 1.993 y demás Resoluciones emanadas de la Contraloría General de la República.

2. EL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO 2.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO en el Area del Recurso Humano permite verificar sus actividades y detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios. La actividad de CONTROL INTERNO a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su departamento de personal, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de personas para aportar a la organización una fuerza laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad. La actividad de CONTROL INTERNO se dirige a las siguientes funciones. En primer lugar LAS IMPLICACIONES LEGALES que enmarcan la actividad institucional a nivel del departamento de personal. En segundo lugar LOS COSTOS las prestaciones, sueldos y salarios son muy significativos y constituyen un monto muy apreciable del presupuesto, en tercer lugar LA ACTIVIDAD DE LA JEFATURA DE LA SECCION ADMINISTRATIVA porque ella guarda una relación directa con la productividad de la organización y la calidad de su entorno laboral, en cuarto lugar LA EVALUACIÓN E INVESTIGACIÓN con miras a identificar mejores procedimientos y el desempeño adecuado del personal.

2.2. AREAS QUE ABARCA EL CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO cubrirá todas las actividades del departamento de personal, CONTROL INTERNO evaluará los objetivos y metas establecidas pues son ellos los parámetros para medir las acciones llevadas a cabo por los administradores de recursos humanos. En conclusión el CONTROL INTERNO debe identificar los problemas y garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales. El CONTROL INTERNO para prestar una mejor asesoría profesional deberá realizar lo siguiente: 1 Buscar métodos y técnicas para buscar mejorar la imagen profesional y de servicios de la institución. 2 Se debe buscar inducir al administrador de personal para que asuma mayor responsabilidad y a que actué en un nivel más cercano a las políticas de la dirección. 3 Se deben establecer las responsabilidades y los deberes de la jefatura de la sección administrativa.

4 Se deben detectar los problemas latentes y que puedan resultar explosivos. 5 Se debe buscar la uniformidad de procedimientos y políticas. 6 Se evalúa el cumplimiento de las disposiciones legales de la Entidad. 7 Promover los cambios necesarios en la organización de tal manera que nadie resulte afectado. 8 Evaluar el proceso de retroalimentación del desempeño. 9 Evaluar la motivación y el comportamiento del personal. 10 Identificar a la persona responsable de cada actividad. 11 Determinar los objetivos postulados por cada actividad. 12 Verificar las políticas y procedimientos que se utilizan para el logro de estos objetivos. 13 Efectuar muestreo en los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos. 14 Desarrollar un plan de acción para establecer si se resolvieron los problemas detectados mediante evaluación. 15 Efectuar seguimiento al plan de acción para verificar si se resolvieron los problemas detectados.

2.3. EL CONTROL INTERNO DEL RECURSO HUMANO COMO FUNCION ASESORA Es obvio que el CONTROL INTERNO como control a la gestión tiene la responsabilidad de evaluar la eficiencia en el manejo del recurso humano asesorando los niveles de la organización cuando así sea necesario para el logro de las decisiones racionales hacia soluciones deseables posibles. La asesoría de CONTROL INTERNO consiste en el análisis y la exploración de un problema hacia los niveles directivos junto con los responsables del desarrollo de métodos y procedimientos propios del sistema en que se desenvuelven. Pero la función asesora proporcionada por CONTROL INTERNO debe enfocarse a la gestión una vez sea evaluada ésta, ya que el proceso de los procedimientos para el control de calidad debe ser asesorado, controlado y evaluado por cada uno de los responsables de las áreas de administración de personal. La asesora se debe fundamentar en cinco pasos : Pensar, proyectar, revisar, formular y recomendar. También debe: 1 Proporcionar una asistencia útil en la evaluación de los resultados de planes, programas y proyectos. 2 Planear, revisar, formular y recomendar, nunca dirigir u ordenar. La asesoría de CONTROL INTERNO es la orientación en el desempeño de sus obligaciones. 3 El CONTROL INTERNO como consejero aporta asesoría a nivel directivo a través de las líneas estructurales de la organización. El CONTROL INTERNO debe poseer preparación, actualización, actuar como agentes en la armonización de planes, verificar procedimientos y ante todo debe conferir calidad humana a la Institución.

2.4. EL CONTROL A LA GESTION

Se consagra en la Constitución Política de Colombia y por lo tanto el control se debe aplicar en términos de resultados bien sea en unidades físicas, volúmenes de trabajo, calidad técnica y eficiencia en los servicios. Se debe hacer un control constante para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, a fin de que el rendimiento y la calidad en el tiempo sea el mejor. El control de gestión además proporciona elementos de juicio que fortalecen y agilizan la fijación de responsabilidades en los trámites administrativos de los diferentes niveles de la organización. Se debe tener un control sobre las tareas y las funciones, sobre el desempeño y el resultado. CONTROL INTERNO debe ejercerse sobre todo el proceso. El empleo de listas de verificación, cuestionarios de guías especializados proporcionan una mayor flexibilidad en cuanto a la realización de las tareas de control y asesoría sirviendo como puente en el análisis de la gestión.

2.5. AREAS PRINCIPALES CUBIERTAS POR CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO. 2.5.1. SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO 2.5.1.1. PLANES DE RECURSOS HUMANOS . Requerimiento y consecución del personal. . Existencias de Recursos Humanos. . Planes de sustitución reemplazos. . Planes de organización. 2.5.1.2. COMPENSACIONES Y SUELDOS . Niveles de sueldos y salarios . Sistemas Prestacional. . Servicios al personal. 2.5.1.3. ANÁLISIS DEL CARGO . Niveles de cargos . Descripción de cargos . Especificaciones de cargos. . Perfiles 2.5.1.4. CARRERA ADMINISTRATIVA . Comunicación de oportunidades . Pruebas . Elegibles 2.5.2. INTEGRACIÓN DE PERSONAL Y DESARROLLO 2.5.2.1. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL . Sistema de reclutamiento . Fuentes de reclutamiento . Disponibilidad de posibles candidatos . Bancos de solicitudes 2.5.2.2. SELECCIÓN . Frecuencia y niveles de selección

. Procedimientos de selección . Vinculación seguimiento y pos 2.5.2.3. INDUCCIÓN Y CAPACITACION . Programas de inducción . Objetivos y procedimientos de capacitación . Niveles de efectividad de la capacitación. 2.5.2.4. DESARROLLO PROFESIONAL . Programa de desarrollo . Planes de promoción . Movimientos de reubicación 2.5.3. CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2.5.3.1. EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO . Estándares y medición del desempeño . Técnicas de evaluación del desempeño . Entrevistas de evaluación . Reconocimientos 2.5.3.2. CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS . Procedimientos disciplinarios . Comisión de personal . Procedimientos de cambio y desarrollo de la cultura institucional 2.5.3.3. ADMINISTRACION DE LAS RELACIONES LABORALES .Administración de los contratos y convenios . Servicios eventuales . Procedimientos para la resolución de conflictos . Sindicatos y asociaciones 2.5.3.4. CALIDAD DEL ENTORNO . Clima organizacional . Relaciones Humanas . Círculo de calidad . Tasa de rotación

3. DEFINICIÓN DE CONTROL FINANCIERO Consiste en el examen ejecutado por el Jefe de CONTROL INTERNO sobre las transacciones realizadas por el Municipio y sus estados financieros, con el fin de expresar una opinión sobre si estos últimos presentan o no razonablemente la situación financiera a una fecha determinada, el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados en Colombia.

3.1. OBJETIVOS 1 Formular recomendaciones tendientes a mejorar la gestión financiera. 2 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la Entidad. La Contabilidad será el lenguaje de las transacciones económicas del Municipio. y se utiliza con el fin de preparar estados financieros que sean útiles a la Dirección, autoridades fiscales y de control, organismos laborales y público en general. La Contabilidad en el Municipio, obedecerá a los principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados (Decreto 2649 de 1.993)

3.2. CONTROL CONTABLE El control contable en el Municipio incluye el plan de organización, los métodos y procedimientos y los registros relacionados con la custodia de los activos de la entidad y la confiabilidad de los datos e informes financieros. El CONTROL INTERNO Contable se dirigirá a garantizar la seguridad en los siguientes aspectos: 1 En las transacciones que se ejecuten de acuerdo a la autorización general o especifica del Municipio. 2 Que las transacciones se registren para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y con las Normas actuales. 3 Para mantener adecuadamente la contabilización de los activos de tal forma que sean comparables con los existentes a intervalo de tiempo razonables y se tome la acción oportuna en relación con cualquier diferencia que se presente.

3.3. CONTROL ADMINISTRATIVO El control Administrativo Contable incluye todos los procedimientos y registros de autorizaciones y decisiones sobre transacciones por parte del Jefe de CONTROL INTERNO. Asociados directamente con la responsabilidad de los objetivos de la Entidad, este representa el punto de partida para establecer el control contable. 2.3.1. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA 1 Plan de organización (Manual de Funciones y Procedimientos) con líneas claras de autoridad, designación correcta de deberes y funciones de cada empleado. 2 Independencia sobre las unidades de organización sin que esto implique ruptura de comunicación entre ellas. 3 Separación de labores de operación, registro y custodia como principios básicos. 4 Establecimiento de documentos y registros adecuados. 5 Control físico sobre los activos. En cumplimiento de lo anterior se deben tomar medidas sanas tales como: . Cotizaciones . Afianzamiento del personal del manejo mediante pólizas de seguros. . Adecuada protección de los Almacenes . Sistema de inventario permanente mediante la adopción de tarjetas de kardex. Al seleccionar el personal idóneo para cumplir funciones en el área financiera y de pagaduría se le exigirá : . Entrenamiento adecuado . Eficiencia en las actividades que ha realizado . Moralidad comprobada Lo anterior sabiendo que para que el funcionario trabaje eficientemente debe tener: . Retribución adecuada . Supervisión permanente.

3.4. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA AREA La evaluación del CONTROL INTERNO nos permite determinar la confiabilidad del mismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante el Manual de Funciones y Procedimientos.

3.5. CONTROL INTERNO CON RELACION AL PRESUPUESTO 1 Certificación de recursos de disponibilidad de Tesorería para su incorporación a presupuesto de la nueva vigencia. 2 Expedición de certificaciones sobre si una renta se encuentra o no pignorada o del porcentaje comprometido. 3 La refrendación de los informes de ejecución presupuestal y financiera en que se basa el cálculo de ingresos del proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia fiscal. 4 Los procedimientos para el trámite de cuentas para cancelar convenios entre Entidades. 5 La constitución de reservas al comienzo de cada vigencia para atender pagos de contratos o compromisos celebrados en las vigencias anteriores. 6 La cancelación de reservas constituidas en la vigencia fiscal. 7 Certificar la existencia de sobrantes innecesarios en las apropiaciones destinadas al pago de servicios permanentes para que puedan ser contracreditados o devueltos a la Dirección. 8 El inventario de compromisos pendientes a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal.

3.6. CONTROL INTERNO CON RELACION A TESORERIA 1 Normas sobre el procedimiento de ingresos a caja 2 Normas sobre el procedimiento de ingresos a bancos 3 Procedimientos para la elaboración de cheques 4 Normas para la custodia de fondos y valores 5 Custodia de documentos de valor 6 Inversión temporal de los recaudos 7 Traslados de cuentas bancarias 8 Cancelación de cuentas corrientes 9 Constitución de fondos especiales 10 Procedimientos de egresos en efectivo 11 Procedimientos de egresos por bancos 12 Procedimientos de anulación de cheques 13 El manejo de las notas débito y crédito 14 Los sobregiros bancarios 15 Los depósitos Judiciales 16 Prohibiciones a los empleados de manejo 17 Forma y contenido de los recibos de caja 18 Las conciliaciones bancarias (caja) 19 La solicitud de chequeras 20 La reglamentación de avances y anticipos.

3.7. CONTROL INTERNO CON RELACION A LA CONTABILIDAD 1 Prescripción de métodos contables

2 Elaboración del Plan de Cuentas 3 Los libros de contabilidad 4 Los formularios de contabilidad 5 Los procedimientos para el manejo contable 6 Organización de la contabilidad La Entidad Fiscalizadora determinará el contenido de los estados financieros y su forma de presentación al igual que la rendición de cuentas por el manejo de bienes del estado.

3.8. MECANISMOS ESPECIFICOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA 3.8.1. PARA INGRESOS 1 Separar en unidades o personas diferentes las funciones de operación custodia registro y control. 2 Constitución de pólizas y fianzas 3 Papelería Prenumerada 4 Consignación intacta del efectivo recibido 5 Control sobre cheques devueltos 6 Arqueos físicos de confrontación 3.8.2. PARA EGRESOS 1 Utilización de cheques para todos los pagos 2 Prohibición de firmar cheques al portador o firmarlos en blanco 3 Firma de cheques por varias personas 4 Control sobre cheques pendientes de entrega 5 Conciliación bancaria por persona diferente al tesorero 6 Registros contables detallados, confiables y oportunos. 3.8.3. INVERSIONES 1 Custodia por persona diferente al cajero que controla efectivo 2 Registros contables independientes de quien los custodia 3 Arqueos físicos de los valores por personas diferentes. 3.8.4. PAGOS ANTICIPADOS 1 Responsabilidad en la adquisición y cobertura de seguros 2 Adecuado sistema de amortización de prepagados 3 Mantenimiento de registros actualizados 3.8.5. OBLIGACIONES FINANCIERAS 1 Procedimientos escritos para la consecución de empréstitos. 2 Registros auxiliares detallados por préstamo, indicando cuantía, intereses, vencimiento y forma de pago. 3 Circularizaciones periódicas y conciliaciones de diferencias.

3.9. CONTROL INTERNO CON RELACION A BIENES DE ALMACEN 1 Vigilancia sobre la conservación y mantenimiento. 2 Procedimiento para la formación de los inventarios 3 Control perceptivo sobre el ingreso de elementos. 4 Control perceptivo sobre el ingreso o traspaso de elementos 5 Control para reintegro de devolutivos del servicio 6 Procedimientos para el ingreso de bienes recuperados robados.

7 Normas sobre la compensación de sobrantes y faltantes. 8 Normas sobre la custodia de devolutivos en servicio. 9 Procedimientos contables de las responsabilidades. 10 Normas sobre la salida de elementos de consumo y devolutivos. 11 Normas para dar de baja elementos 12 Registros contables de los elementos 13 Procedimientos para inventario físico anual 3.9.1. MECANISMOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO A BIENES Y ALMACEN 1 Registro de inventario permanente 2 Cuadre periódico de los registros de control y auxiliares 3 Registros contables manejados por personas diferentes al almacenista 4 Papelería prenumerada para ingresos, salidas, traslados y bajas de almacén 5 Inventarios físicos periódicos, rotativos y sorpresivos 6 Confirmación de elementos en poder de terceros 7 Registros contables detallados por cada bien. 8 Inventarios físicos independientes 9 Contabilidad de devolutivos 10 Cubrimiento adecuado de los seguros 11 Políticas de depreciación.

3.10. LIBROS 3.10.1 PRESUPUESTOS 1 Libro de Control de Ingresos 2 Libro de Control de Ejecuciones 3.10.2. PAGADURÍA 1 Libro de caja 2 Libro de contabilización de ingresos 3 Libro de cuentas bancarias 4 Libro de contabilización de acreedores 5 Libro radicador 3.10.3. CONTABILIDAD 1 Libro Diario 2 Libro cuentas auxiliares 3 Libro Mayor y Balances 4 Libro de Inventarios y Balance 5 Libro Registro de Acreedores

3.11. CONTROL INTERNO PARA LA CONTRATACIÓN OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS CONTRATOS - Que estén dentro del marco legal correspondiente. - Evitar conductas que afecten la moralidad pública como : 1. Peculados por aplicación oficial diferente 2. Violación al régimen legal de inhabilidades 3. Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales 4. Enriquecimiento ilícito 5. Prevaricato en todas sus formas

3.12. METODOS DE EVALUACIÓN

3.12.1. METODO DESCRIPTIVO O INDAGACIÓN: Consiste en explicaciones verbales de los funcionarios, acerca del procedimiento de las operaciones en las cuales laboran. 3.12.2. METODO ESPECIFICO : Son los cronogramas, flujogramas, diagramas que identifican las fases de control desde su origen hasta su culminación. 2.12.3. METODO DE CUESTIONARIO: Son las posibles preguntas y respuestas hechas por escrito a los funcionarios sobre las operaciones en las cuales laboran. LA EMPRESA UTILIZARA LA COMBINACIÓN DE LOS TRES METODOS ANTERIORES PARA LAS EVALUACIONES A REALIZAR.

3.13. PRUEBAS 3.13.1. PRUEBA DE CUMPLIMIENTO : Se establece en el Municipio para identificar si los procedimientos de control prescritos operan como fueron diseñados. 3.13.2. PRUEBA SUSTANTIVA : Es el examen de los documentos de soporte para identificar las transacciones realizadas.

3.14. CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO: 3.14.1. CONTROL PREVENTIVO : Es el control que tiene por objeto principal el de prevenir que ocurran errores. CONTROL DETECTIVO : Tiene por objeto detectar y corregir los errores que han ocurrido.

3.15. CONTROL INTERNO Y SU RELACION CON EL CONTROL FISCAL La contraloría por mandato constitucional realizará la evaluación del CONTROL INTERNO para saber el alcance que debe dar a su trabajo de auditoria financiera y operativa, y para formular recomendaciones constructivas para su mejoramiento.

4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA 4.1. PARA INGRESOS A CAJA El CONTROL INTERNO para ingresos a caja debe dar la seguridad que todos los ingresos están registrados como tales y todo lo que hubiere que recibir sea recibido. Teniendo como fundamento el resultado de la evaluación de los ingresos a caja se debe planificar: 1 El período a revisar. 2 Elaborar un listado de los libros y documentos necesarios para que sean entregados. 3 Efectuar un arqueo de Caja Menor y General, relacionando todo el efectivo, cheques, bienes, acciones, en sí todos los valores que estén bajo custodia del funcionario visitado. Los registros de los libros de esta oficina deben quedar inicialmente en la fecha en que se encuentre al momento de la visita. 4 Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientos originales de dos meses no consecutivos del año.

5 Investigar los ingresos de Caja con los datos originales, remitir a las carpetas o cuentas de los aportantes. 6 Comparar los ingresos con los depósitos bancarios. 7 Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja. 8 Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido. 9 Si existe el sistema de recibos prenumerados de caja verificar su adecuada utilización. Si se encuentra recibos dañados el ORIGINAL y LAS COPIAS deben aparecer con la respectiva relación. 10 Todos los actos deben ser presenciados por los funcionarios visitados y deben quedar registrados en el acta haciendo referencia a todo lo ocurrido durante la visita. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO ( Ver formato ).

4.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS POR COBRAR El objetivo de la Auditoria al examinar las cuentas por cobrar son : 1 La exactitud de la liquidación de los aportes. 2 La cobrabilidad. 3 La Evaluación adecuada en la presentación de los estados financieros. 4 Analizar por grupos cuentas por cobrar según su origen, relacionarlas, estudiarlas, examinarlas y realizar las operaciones que se estimen convenientes. 5 Totalizar las cuentas por cobrar y cruzar con el saldo de el balance. 6 Analizar la suficiente provisión para cuentas de dudoso recaudo teniendo en cuenta los antecedentes. 7 Inspeccionar si existen saldos de naturaleza diferente a esta cuenta, si existiere determinar la causa y proponer los ajustes correspondientes. 8 Si se cree conveniente confirmar los saldos. 9 Cuando se evalué el cuestionario de Evaluación de CONTROL INTERNO, planear la visita a esta dependencia. REALIZAR ENCUESTA O CUESTIONARIO.

4.3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS INCOBRABLES La prueba de cobrabilidad descansa en el cobro, una cuenta puede ser confirmada, válida, correcta y sin embargo puede ser incobrable. El Jefe de CONTROL INTERNO debe determinar la cobrabilidad, de manera que el balance no demuestre más que las cantidades realizables y de esta manera rendir un adecuado informe. 4.3.1. ESTUDIAR : 1 Que originó el envió de la cuenta al rubro de incobrables. 2 Si la Empresa tiene criterios preestablecidos para tomar esta determinación. 3 Si hay criterios y estos se cumplieron en su totalidad. 4 La correspondencia sobre el tema. 5 La contabilización de esta cuenta. 6 Todo lo que tenga que ver con la cuenta y presentar soluciones que permitan se refleje en el Balance la cifra real.

4.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA INVENTARIOS 1 Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos. 2 Examinar si hay instructivos sobre el proceso y estudiarlos. 3 Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relación con este proceso. 4 Determinar ubicación, clase, valor de los bienes de cada sitio o período a examinar. 5 Capacitar al personal que va a participar en el evento discutiendo puntos de vista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las tareas determinadas individual o por grupo. 4.4.1. ANALIZAR 1 Como se tratan los bienes dañados, obsoletos o de poco movimiento. 2 Que las cantidades contadas y la descripción de los artículos y/o elementos inventariados sean anotados correctamente. 3 Que al efectuar el conteo no se omitan artículos y/o elementos que deban inventariarse. 4 Si la última relación de artículos o elementos recibidos por el almacén ya fue contabilizado. 4.4.2. ESCOGER 1 Artículos o elementos al azar o por determinación del auditor tenga en cuenta un porcentaje sobre el total de lo examinado. 2 Relacionar los artículo o elementos, unidad de medida, cantidad contada etc. 3 Relacionar las hojas de recuento que crea conveniente. 4 Seleccionar un período determinado y solicitar las ordenes de compra o suministros y realizar : . Confirmar que las órdenes de compra o suministro fueron debidamente aprobadas y ordenadas por funcionarios autorizados. . Comprobar que toda orden de compra esté acompañada por solicitud aprobada. . Analizar que se hayan cumplido con las Normas legales, administrativas y fiscales para efectuar la compra. . Que existan facturas que respalden cada pedido y que coincidan: solicitud, pedido, facturas e ingresos de almacen . Que las facturas correspondan a los precios cotizados según las ordenes de compra . Que las cantidades recibidas fueran las solicitadas. . Que se registraron las facturas inmediatamente se recibieron los artículos y/o elementos a los cuales se produjo el ingreso al almacén. . Que en el costo se facturen solamente los fletes si este así se hubiere cotizado. 4.4.3. CONSTATAR 1 Si se aprobó la cotización más favorable para la Empresa. 2 Si las cotizaciones fueron competitivas con precios de otros proveedores. 3 Que las facturas y comprobantes estén debidamente ordenados. 4 Que las facturas y comprobantes correspondientes tengan sello de pago

cancelado. 5 Que las facturas sean originales. 6 Que todos los documentos de un negocio se encuentren debidamente archivados facilitando su permanente u ocasional estudio. 4.4.4. CON RESPECTO A LOS INGRESOS DE ALMACEN, EXAMINAR : 1 Si están bien codificados según la descripción del artículo o elemento. 2 Que el número de unidades sea el correcto. 3 Si el recibo de los artículos o elementos se efectuó por el funcionario correspondiente. 4 Si el ingreso está debidamente anotado en los registros de kardex. 5 Si se encuentra bien almacenado según su origen y calidad. 4.4.5. CON RESPECTO A LOS EGRESOS DE ALMACEN. EXAMINAR : 1 Si los documentos de autorización tienen las firmas correspondientes. 2 Si las personas que recibieron fueron las autorizadas para ello, 3 Las salidas de almacén están debidamente registradas en el kardex. 4 Si son correctos el número o cantidad entregada con la autorizada en los documentos. 5 Seleccionar los traspasos, devoluciones o reintegros, y estudiar: . Los traspasos, devoluciones o reintegros que se han realizado estén debidamente diligenciados y firmados por las personas autorizadas para tal fin. . Que sean los artículos, elementos u objetos registrados en los documentos presentados para la operación. . Que estén debidamente contabilizados. PROCEDIMIENTOS EN CASO QUE NO HUBIESE INVENTARIO FISICO 1 Practicar un selectivo por unidades y valores (tener en cuenta un porcentaje sobre el total). 2 Cruzar estos datos con las tarjetas de kardex 3 Si hay diferencias investigarlas con el funcionario correspondiente. Y realizar los correctivos dando aviso a contabilidad. 1 Siempre obtener explicación satisfactoria de las diferencias y correctivos dejando la constancia correspondiente. 2 Establecer que las cantidades existentes se encuentren entre los máximos y mínimos establecidos para dichos elementos. PERIÓDICAMENTE VISITAR AL ALMACEN Y OBSERVAR : . Si las seguridades son las apropiadas para la protección de los bienes en custodia. . Si solo las personas autorizadas tienen acceso al almacén y a los elementos en depósito. . Si las recepciones y entregas las efectúa el almacenista. Si hay elementos en consignación, custodia, etc., (que no pertenezcan a la Empresa, como están almacenados, si es fácil distinguirlos de los propios y si se cuenta con el respaldo de documentos oficiales. . Si la rendición de cuentas de almacén a la Entidad competente se hacen en la fecha prevista o fuera de estas y sus causas. . Si la Entidad Competente ha hecho observaciones, estudiar sus causas e insinuar correctivos. . Estudiar los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, analizarlos,

presentando soluciones y observando su correcta contabilización. . Si encuentra elementos dados de baja investigar orden de funcionario competente, acta correspondiente y firma de los funcionarios fiscales (VER CUESTIONARIO). PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS Un CONTROL INTERNO adecuado para la adquisición de activos exige que la compra este separada del recibo, registro y pago. CON RESPECTO A LA SECCION DE COMPRAS 1 Revisar si hay proveedores analizados por grupos especializados, que sus documentos para contratar estén actualizados y que haya una hoja de vida de su comportamiento comercial. 2 Movimiento por grupos especializados de la utilización anual, semestral, trimestral mediante el cual se pueda aprobar un pedido. 3 Promedios mínimos por artículos del almacén para realizar pedidos. 4 Estadísticas necesarias para planear las compras. CON RESPECTO A LAS COMPRAS 1 Verificar las sumas y cuadrar el registro de los asientos originales e investigar los totales hasta el mayor general como mínimo de dos meses no consecutivos. 2 Examinar las facturas de los proveedores y sus registros contables de : . Dos meses anteriores no consecutivos. . El último mes del ejercicio . Un mes al azar 1 Tomar los registros de recepción y realizar un proceso hasta su contabilización (Almacén, cuentas corrientes). 2 Examinar las notas por devoluciones y rebajas realizando el proceso contable, almacén, cuentas corrientes, departamento de compras, recepción. 3 Verificar que los precios sean los acordados como también las condiciones de entrega, empaque y pagos. 4 Investigar las facturas duplicados o fotocopias. REALIZAR CUESTIONARIO O ENCUESTA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA ACTIVOS FIJOS. ESTUDIAR: 1 Solicitar a la fecha de la visita una relación que muestre el movimiento con saldos de todos los activos fijos con sus respectivas depreciaciones. 2 Realizar pruebas selectivas de los registros más significativos y analizarlos. 3 Efectuar cruces de los registros auxiliares con los saldos de la cuenta control y determinar su veracidad. 4 Confrontar las facturas, documentos de propiedad y equipo del transporte con sus matrículas. 5 Revisar si los bienes se encuentran asegurados, si su cobertura es la adecuada y si las pólizas están vigentes. 6 Constatar si la depreciación está siendo aplicada correctamente, si la amortización se hace con base a técnicas y estudios adecuados y si estos pueden ser aplicados en forma constante y uniforme. 7 Verificar si las adquisiciones son autorizados por funcionarios competentes, si existen los respectivos contratos, si los activos han sido recibidos y su valor

cancelado y cruzarlos con ingresos a almacén. 8 Inspeccionar si los activos están siendo utilizados correctamente, si su código de identificación coincide con el de inventario. 9 Observar si se llevan todos los activos fijos, hoja de vida donde se anote control de mantenimiento así: . Número de orden . Fecha de mantenimientos . Clase de reparación . Valor de la Mano de Obra . Valor de los recursos . Garantía de calidad . Vida útil 1 Examinar en su totalidad los métodos utilizados para la evaluación de activos fijos. 2 Estudiar el control de reparaciones si se exige garantía de calidad y si éstos son incluidos para la evaluación y determinación de la vida útil. 3 Estudiar la forma utilizada para calificar la obsolescencia de los bienes y el sistema para sacarlos de inventario en forma definitiva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA DEUDORES, FONDOS Y AVANCES 1 Ubicar los documentos soportes de estas cuentas, relacionarlas y cruzar el total con el saldo del balance. 2 La edad de las cuentas, el movimiento de abono de éstas. 3 Si los deudores pidieron la autorización correspondiente para tener derecho a estos préstamos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA PAGOS ANTICIPADOS El CONTROL INTERNO adecuado requiere una revisión periódica de los elementos para determinar que están en uso y que la cantidad declarada es la correcta, que las cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos. Cuando se trata de gastos diferidos a largo plazo es aconsejable que sea la cúpula administrativa la que tome determinaciones. OBJETIVOS Examinar los pagos anticipados, los gastos relativos así: Establecer la validez y propiedad de las cantidades cargadas a las cuentas del activo. 1 Cerciorarse de que los futuros ejercicios resulten beneficiados de los activos que se llevan y determinar que las cuentas del activo sean debidamente aplicadas a los gastos. 2 Revisar que las cantidades que se pasan como pagos anticipados, gastos pagados por anticipado y gastos diferidos en realidad sean cargables a períodos y a operaciones más allá del final del período fiscal en curso. PRIMAS DE SEGURO EXAMEN : Se debe tener en cuenta que el beneficiario sea El Municipio. Que si las propiedades están hipotecadas que estas tengan su respectiva póliza. 1 Determinar la cantidad del seguro pagado por anticipado y los gastos periódicos por seguro de cada póliza.

2 Comparar cantidades registradas con las de la compañía de seguros, si hay diferencias pedir aclaraciones y realizar los correspondientes ajustes. 3 Se debe investigar la devolución por primas hasta su ingreso a caja y su correcta contabilización. 4 Examinar la correspondencia de las compañías de seguro, que seguramente fijará pautas a seguir. 5 Verificar si los seguros fueron tomados después de un estudio técnico o por el contrario fue producto de una operación normal. 6 Confirmar que la cobertura del seguro sea equivalente al valor de la prima y si ofrece garantía para la Empresa. 7 El Jefe de CONTROL INTERNO debe analizar tanto el aspecto numérico contable como la confiabilidad y seguridad de la operación. 8 Elaborar una relación de las pólizas de seguros con los siguientes datos : Número de la póliza Nombre de la compañía de seguros Fecha de suscripción Vigencia Riesgo que cubre Valor de la cobertura Primas canceladas Porción causada y diferencia a la fecha de estudio. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA LA SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORO 1 Se debe establecer que los pagos correspondan a una evidencia clara y veraz 2 Observar que haya una adecuada separación de funciones respecto a : - La aprobación de las facturas o documentos a cancelar - El registro de los auxiliares - La elaboración de los cheques - El control de los cheques listos para la entrega al beneficiario El resultado de la evaluación permite la planeación para la visita al área donde se efectúa el egreso como son : - Elaboración de los papeles de trabajo - Inventario de los documentos necesarios para el análisis, revisión, conformación e inscripción. CON REFERENCIA A LOS CHEQUES OBSERVAR : Que las facturas o documentos estén debidamente aprobadas y autorizadas 1 Las facturas y documentos deben tener un sello con la palabra pagado 2 Las devoluciones, rebajas, descuentos, ingresos a almacén, ordenes de prestación de servicios, contratos y demás documentos soportes se hubiesen tenido en cuenta en la operación. EXAMINAR LOS COMPROBANTES DE EGRESO: DEBE CONTENER : . Nombre del beneficiario . La firma o iniciales de las personas autorizadas para ordenar, actualizar, aprobar y revisar.

. Fecha de emisión, número de cheque, cuenta bancaria . Valor de cheque cruzado en los documentos de origen . El código e imputación presupuestal afectado . Firma del beneficiario, número de cédula, sello, autorización autenticada del beneficiario para el retiro del cheque , cuando es hecho por personas diferentes al beneficiario. VERIFICAR EN LOS LIBROS . Que se descargue en la fecha del giro. . La secuencia del giro. . Si existen comprobantes anulados observar que los mismos (original y copias) tengan el sello o palabra anulado. . Si existen cheques anulados, cerciorarse que la parte de las firmas se haya mutilado. . Estudiar las conciliaciones Bancarias cuidadosamente. . Cruzar los saldos (auditoría de caja, saldos en bancos con el mayor general). . Analizar los pagos efectuados por contratos (compras, prestación de servicios, etc.) compruebe la vigencia de su póliza, el recibido de conformidad de los contratos, descuentos, anticipos, retenciones y demás de ley. . Elaborar una relación de los cheques por entregar y comprobar la fecha de giro. Investigar los que tengan una antigüedad de más de 30 días, examinar los comprobantes y documentos que respondan al pago y si se estima conveniente averiguar con los beneficiarios los motivos de su no cobro. Si resulta conveniente solicitar la anulación y observar que se efectué los registros contables correspondientes. . Verificar la correcta contabilización de las notas débito. . Elaborar relación de los depósitos en tránsito, pendientes de registro en el banco a la fecha de la visita, investigar su origen, cotejando el asiento contable, cruzando las cantidades con la evidencia obtenida, el examen de la cuenta acreditada por el débito a bienes. Verificar que todos los depósitos en trámite figuren consignados y registrados en el extracto bancario del mes siguiente. . Cotejar los sobregiros existentes en las cuentas bancarias, que sean reales y que se muestren como pasivos a corto plazo en el Balance. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CONTRATOS 1 Escoger contratos de diferentes índole y analizar : . Objeto, imputación presupuestal respectiva y su registro . Vigencia de las pólizas suscritas. . Cumplimiento de los plazos para su ejecución . Fecha de perfeccionamiento . Acta de iniciación . Clase de contrato . Pagos efectuados . En caso de incumplimiento, estudiar la actuación administrativa tomada Por el Municipio. VERIFICAR: 2 Si los fines del contrato cumplen con las funciones de la entidad. 3 Si se presentaron las cotizaciones o propuestas. 4 Si se cumplieron requisitos previos como : Estudios Técnicos o económicos,

etc. 5 Si existe un equilibrio económico entre la calidad y la cantidad de los bienes y servicios y los precios a cancelar. 6 Si se registró la reserva presupuestal 7 Si se cumplieron todos los requisitos legales 8 Si se dio cumplimiento a todas las cláusulas del contrato para su cancelación. 9 Si la adquisición de bienes y servicios están libre de peticiones remuneratorias de parte de los funcionarios. 10 Si el contratista se encuentra o no incurso en inhabilidades o incompatibilidades. 4.10.1. SOLICITAR INFORMACIÓN SOBRE : 1 Si existe un listado debidamente estudiado y calificado de profesionales, empresas o entidades especializadas con las cuales el Municipio requiere contratar . 2 A la oficina jurídica sobre existencia de remuneraciones por contrato suscrito, concepto sobre la situación planteada y posibles resultados. 3 Si existe archivo permanente individual con todos los documentos de cada uno de los contratos y sus movimientos que facilite el estudio o investigación. 4 Si el Municipio atendió financieramente el contrato según sus obligaciones, si no se hizo investigar las causas. 5 De los contratos por honorarios analizar si existe contrato de prestación de servicios o contrato u orden de trabajo. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA EL RECURSO HUMANO NOMINAS EXAMINAR: Que la lista para elaborar la nómina aparezca únicamente los funcionarios reales con sus respectivas asignaciones. 1 Que no permanezcan en la nómina ex funcionarios 2 Que las horas extras se justifiquen y que hubiesen sido autorizadas. 3 Que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron liquidados adecuadamente. CON RESPECTO A LA HOJA DE VIDA 1 Que exista solicitud de empleo, bien diligenciada y firmada por el peticionario, verificando estudios y calificación. 2 Que cumpla con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos. 3 Comprobar que los descuentos fueron bien liquidados y girados oportunamente a los beneficiarios. 4 Revisar los cálculos sobre prestaciones sociales, retenciones y si fueron girados en su totalidad en el tiempo previsto a las entidades que por ley le correspondan. 5 Investigar si las nóminas han sido debidamente autorizadas, refrendadas, imputadas presupuestalmente y que han seguido todos los pasos que se requieren para el CONTROL INTERNO. DE LAS COMISIONES 1 Si fueron autorizadas previamente 2 Si se legalizó el avance en el tiempo requerido

3 Si se cumplió con el objeto de la comisión y se presentó el informe oportunamente. 4 Seleccionar de los funcionarios un número no inferior al 25 % del total y analizar : - Que el nombre, apellidos, documento de identidad, cargo y sueldo sean los determinados en el documento de nombramiento o ascenso. - Que esté ocupando las funciones y el cargo para el cual fue contratado, si no, exigir el documento (Acto Administrativo) mediante el cual se le asignó el que está desempeñando en el momento de la visita. - Que la nómina esté debidamente liquidada y que los beneficiarios hubiesen recibido el valor real. - Comparar la firma en la nómina con la registrada en el acta de posesión, hoja de vida, documento de identidad, etc.,

CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS - Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el cumplimiento del programa anual de compras. - Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 2. Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 y decretos regalmentarios. SI ( ) NO () Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 3. Se solicitan cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ __ 4. Se realizan estudios para la selección del mejor proponente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 5. Se lleva a cabo el comité de compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. El programa anual de compras se ajusta a la realidad del consumo. SI ( ) NO ( ). Observaciones ________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 7. Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 8. Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromisos de compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. Se verifica con el almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. SI ( ) NO ( ) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 11. Se mantiene actualizado el registro de proveedores. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 12. Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos. SI ( ) NO ( ) Observaciones

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 13. En la solicitud de cotizaciones se tiene en cuenta a : Todos los proveedores inscritos ( ) a. Solo a tres de ellos ( ) b. La línea del producto ( ) c. Las condiciones de pago ( ) observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 14. Existen varios funcionarios encargados de tramitar todas las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 15. Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 16. Tomando como base el programa anual de compras, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ FIRMA DEL ENCUESTADO FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ RECOMENDACIONES______________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____

FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO

CUESTIONARIO PARA PRESUPUESTOS OBJETIVOS 1 Verificar que el proceso de ejecución presupuestal esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar la correcta imputación y afectación del presupuesto aprobado. 3 Determinar el cumplimiento del programa anual de caja y de compras 4 Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. EVALUACIÓN Conjunta, oral y de grupo 1. En la delegación de pago se verifica que: a. Esté debidamente firmada SI ( ) NO( ) Observaciones_____________________________________________________ _ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ b. La imputación presupuestal correcta. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 2. En el LIBRO DE GASTOS se determinan saldos mensuales para saber la disponibilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 3. El Programa Anual de Caja, se elabora por : a. Número de Resolución SI ( ) NO ( ) b. Programa SI ( ) NO ( ) c. Subprogramas SI ( ) NO ( ) d. Proyecto SI ( ) NO ( ) e. Recurso SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 4. En el Programa Anual de Caja se especifica : a. La Destinación SI ( ) NO ( ) b. Lo Contractual SI ( ) NO ( )

c. Lo no contractual SI ( ) NO ( ) d. Valor total SI ( ) NO ( ) e. Valor del Mes SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 5. Tomando como base el programa anual de caja, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 7. El jefe de la dependencia recibe personalmente de la parte administrativa la resolución de presupuesto del gasto. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 8. Es registrada inmediatamente por la persona encargada en el libro de control de apropiaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. Es registrada teniendo en cuenta : a. Programa ( ) b. Subprograma ( ) c. Proyecto ( ) d. Objeto del gasto ( ) e. Fecha ( ) e. Valor ( ) f. Número resolución ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

___ 10. El Libro de Control de apropiaciones se encuentra clasificado por : a. Gastos Operativos SI ( ) NO ( ) b. Gastos directos SI ( ) NO ( ) c. Inversión SI ( ) NO ( ) d. Transferencia SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 11. Los libros son llevados sin tachaduras ni enmendaduras SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 12. Las cuentas de cobro : a. Son registradas después de radicadas de acuerdo al orden de llegada SI ( ) NO ( ) b. Se registran de acuerdo al objeto del gasto SI ( ) NO ( ) c. Se registran de acuerdo a la dependencia SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 13. En el Libro de Control de apropiaciones se determinan saldos mensuales para saber la disponibilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 14. En el libro de acuerdo de gastos se registra la delegación inmediatamente se recibe por la persona encargada. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ FIRMA DEL ENCUESTADO CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO___________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __ RECOMENDACIONES______________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ______ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO

CUESTIONARIO PARA SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORO OBJETIVOS 1 Verificar que el manejo de la pagaduría esté acorde con las Normas legales administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el trámite y rendición de cuentas 3 Determinar el funcionamiento del área administrativa y de control. 4 Establecer la duplicidad de funciones. EVALUACIÓN Conjunta, oral y en grupo. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 2. En las cuentas de cobro, se tiene en cuenta : Que estén elaboradas correctamente y que el valor esté en números y letras,

para evitar cualquier alteración SI ( ) NO ( ) a. Que se efectúen los descuentos de ley SI ( ) NO ( ) b. Que tengan todas las firmas y sellos SI ( ) NO ( ) c. Los documentos que respaldan toda erogación contienen las correspondientes autorizaciones de acuerdo a lo que al respecto preveen los procedimientos internos SI ( ) NO ( ) d. Todas las erogaciones de fondo están respaldadas por documentos que comprueban su legalidad SI ( ) NO ( ) Contienen estos documentos un sello que identifican que han sido pagados de manera que se evite su utilización para otros pagos. e. Se efectúa revisión a la cuenta y a sus soportes internos. SI( )NO( ) f. Son las cuentas archivadas con sus soportes necesarios y estos concuerdan con los valores de la cuenta. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ En los cheques : a. Se contabilizan los cheques en el momento de la preparación. SI ( ) NO ( ). b. Se controla su secuencia numérica. SI ( ) NO ( ). c. Los anulados son inutilizados con un sello que exprese tal condición. SI ( ) NO ( ). d. Se conservan y archivan los cheques anulados. SI ( ) NO ( ). e. Están las chequeras bajo control adecuado en caja fuerte. SI ( ) NO ( ) f. Se utiliza máquina protectora. SI ( ) NO ( ). g. Al final de cada mes los cheques pendientes de cobro son trasladados a acreedores varios por caja. SI ( ) NO ( ). h. Se giran cheques a nombre del pagador. SI ( ) NO ( ). i. Una vez elaborados los cheques para pago cómo se informa a los beneficiarios para su respectivo cobro. a. Telefónicamente ( ) b. Por cartelera ( ) c. Otro ( ) j. Los cheques pendientes de cobro que han permanecido un largo período son investigados SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _______

4. En las conciliaciones bancarias. Son preparadas por las personas que reciben el sobre de los extractos bancarios SI ( ) NO ( ) 1 Son preparadas por alguien que no tenga vínculos con los procedimientos de caja ni con la firma de cheques. SI ( ) NO ( ) 2 Se incluye cotejo de los estados bancarios con los registros de bancos. SI ( ) NO ( ). 3 Son revisados y aprobados por funcionarios independientes de quien los prepara. SI ( ) NO ( ) 4 Se investiga oportunamente las notas débito y crédito mostradas en la conciliación. SI ( ) NO ( ) Observaciones _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 5. Las personas autorizadas para el manejo del efectivo tienen póliza vigente y cobertura apropiada. SI ( ) NO ( ). Observaciones _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. En los ingresos. Son depositados íntegramente, sin demora y en las mismas especies recibidas. SI ( ) NO ( ) 1 Las consignaciones selladas por el banco son comparadas con : - Registro de remesas recibidas con el extracto. SI ( ) NO ( ). - El libro de caja SI ( ) NO ( ). 1 Para el control de ingresos : - Se utilizan recibos especiales SI ( ) NO ( ). - Son prenumerados SI ( ) NO ( ). - Son los totales diarios y la secuencia numérica controlados independientemente por el grupo de contabilidad. SI ( ) NO ( ) 2 Existe una adecuada protección para prevenir malversaciones de dinero mediante descuentos o deducción ficticia. SI ( ) NO ( ) 3 Contabilidad coteja los informes de ingreso con los asientos en las cuentas de Caja y Bancos. SI ( ) NO ( ) 4 Se revisan los ingresos de tal manera que su ausencia o desviación sea notada e investigada. SI ( ) NO ( ). Observaciones _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _______ 7. En los cheques recibidos por concepto de delegaciones de pago se tienen en cuenta : Que sean consignados inmediatamente en los términos establecidos. SI ( ) NO ( ). 1 Que la consignación la efectúe el pagador. SI ( ) NO ( ). 2 Que exista un archivo adecuado de ellas. SI ( ) NO ( ) 3 Que se registre un libro especial el valor recibido, fecha de imputación presupuestal. SI ( ) NO ( ). Se coteja esto con presupuestos SI ( ) NO ( ) cada cuanto ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 8. Existe un adecuado control de los comprobantes de ingresos prenumerados SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. En el boletín diario.: Están los boletines diarios numerados consecutivamente, firmados y fechados SI ( ) NO ( ). 1 Los comprobantes de ingresos y egresos anulados : - Se anexan al boletín SI ( ) NO ( ). - Son debidamente anulados SI ( ) NO ( ) 1 Se adjuntan ingresos de acuerdo a la numeración que se indique en éste SI ( ) NO ( ). 2 Se adjuntan como soportes al Boletín relaciones de : - Acreedores varios SI ( ) NO ( ) - Cheques pendientes por contabilizar SI ( ) NO ( ) - Cheques anulados SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. Para cancelar una responsabilidad se tiene como requisito previo un acto administrativo. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 11. El registro débito en el rubro de avances está soportado por la resolución de autorización. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 12. En los descuentos de retención en la fuente se está aplicando : - La base correcta. SI ( ) NO ( ) - El porcentaje correcto SI ( ) NO ( ) - Se tiene en cuenta que gasto es exento SI ( ) NO ( ) - Se tiene en cuenta cuando es auto retenedor verificando con la resolución correspondiente SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ FIRMA DE ENCUESTADO CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________ RECOMENDACIONES _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO

CUESTIONARIO PARA CONTRATOS

OBJETIVOS 1 Constatar que la asignación de los contratos se sujete a las Normas legales vigentes (Ley 80 de 1.993 Y DECRETOS REGLAMENTARIOS). 2 Verificar las inscripciones, actas y demás documentos para cumplir con las diferentes clases de contratación. 3 Las inscripciones cumplen requisitos legales y se respetan prioridades económicas a favor de la entidad. 4 Cumplimiento de las Normas fiscales respecto de los contratos. 5 Avales y garantías de los mismos. EVALUACIÓN Conjunta, oral y en grupo. 1. Se elabora programación de obras y adquisición de bienes. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 2. Se realizan estudios previos? SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 3. El contrato está acompañado de los siguientes documentos : Registro Presupuestas SI ( ) NO ( ) Publicidad Diario Oficial SI ( ) NO ( ) Propuesta favorecida SI ( ) NO ( ) Certificado de Inscripción y calificación SI ( ) NO ( ) Especificaciones Técnicas SI ( ) NO ( ) Pólizas : Cumplimiento SI ( ) NO ( ) Anticipo SI ( ) NO ( ) Prestaciones Sociales SI ( ) NO ( ) Estabilidad SI ( ) NO ( ) Responsabilidad civil extracontractual SI ( ) NO ( ) Resolución de Adjudicación SI ( ) NO ( ) Acta Comité de Adjudicaciones SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 4. Están debidamente suscritos los contratos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____

5. Están debidamente perfeccionados los contratos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. El registro presupuestal está debidamente imputado y con el número de compromiso. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 7. El certificado de existencia y representación legal tiene una vigencia mínima de 45 días. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 8. El representante legal está debidamente facultado. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. El objeto de la sociedad está acorde con el contrato. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. Se han hecho efectiva las pólizas en caso de incumplimiento. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 11. Los contratos son liquidados SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 12. Se están elaborando actas de entrega al recibo de los bienes del almacén. SI ( ) No ( ).

Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __________ RECOMENDACIONES _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _______ FIRMA DE QUIEN CALIFICA FIRMA JEFE INMEDIATO

CUESTIONARIO PARA CONTABILIDAD OBJETIVOS 1 Verificar que el manejo del grupo de contabilidad esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el manual de contabilidad. 3 Determinar el funcionamiento de la Administración en el área. 4 Establecer que se apliquen las Normas de contabilidad generalmente aceptadas. 5 Verificar el cumplimiento de las Normas fiscales. EVALUACIÓN Conjunta, oral, escrita y en grupo. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le correspondan. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____

2. Se encuentran abierto los libros principales y auxiliares que sean necesarios, utilizan la contabilidad de acuerdo a lo prescrito en los manuales contables. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 3. Los registros y libros se llevan en forma legible, en tinta, sin borrones o enmendaduras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 4. Cuando se efectúan asientos incorrectos se exige la elaboración del asiento de corrección respectivo. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 5. Se registran todas las operaciones en forma oportuna y correcta de conformidad con los Manuales de contabilidad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. En el libro Diario se registran los boletines diarios de caja y almacén y los asientos adicionales a que haya lugar. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 7. En el Libro Mayor y Balance se incorporan los resultados del Libro Diario una vez cerradas las operaciones de éste. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 8. Existen Libros auxiliares para cada una de las cuentas del Balance. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. En los libros auxiliares se registran las operaciones con base en los respectivos comprobantes y asientos adicionales de corrección. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. Se coteja el traslado de los registros anotados en los libros auxiliares y subcuentas a los libros principales y cuentas mayores. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 11. Existe un adecuado control a los bienes. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS OBJETIVOS 1 Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar el cumplimiento del programa anual de compras 3 Determinar el funcionamiento de la Empresa en el área. 1. Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 2. Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 y sus decretos reglamentarios. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 3. Se solicitan cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 4. Se realizan estudios para la selección del mejor proponente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 5. Se lleva a cabo la Junta de Compras. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 6. El Programa Anual de Compras se ajusta a la realidad del consumo. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __ 7. Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromiso de compras. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 8. Se verifica en almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 9. La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. Se mantiene actualizado el registro de proveedores. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

____ 11. Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 12. En la solicitud del pedido se tiene en cuenta : a. Todos los proveedores inscritos( ) b. Solo a tres de ellos ( ) c. La línea del producto ( ) d. Las condiciones de pago ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 13. Se cuenta con mecanismo de control para verificar la veracidad de las cotizaciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 14. Tomando como base el programa anual de compras los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS 1. Se encuentran todos los inventarios bajo control. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 2. Son adecuadas las medidas de seguridad. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____

3. Se llevan registros de inventarios perpetuos para toda clase de inventarios, artículos o elementos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 4. Todos los artículos comprados son entregados al almacén. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 5. Verifican los registros de inventarios mediante recuento físico por lo menos una vez al año. Si ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 6. Se hacen las entregas a las diferentes secciones por medio de requisiciones. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 7. Las discrepancias entre el recuento físico y los registros de inventarios se investigan aclaran y aprueban. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 8. Se informa periódicamente a la Empresa sobre los artículos obsoletos, averiados o de movimientos lentos. SI ( ) NO ( ). Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

_____ 9. Está debidamente registrado el movimiento de entradas y salidas de artículos. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ 10. Los artículos que no pertenecen a la Empresa. y que por cualquier motivo se encuentran en almacén están separados físicamente, bajo acuerdo y control contable. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____ CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EQUIPOS (TRANSPORTE, OFICINA Y TERRENOS) 1. Están debidamente autorizadas las adquisiciones de activos fijos por : - Departamento de Compras SI ( ) NO ( ) - Comité especial SI ( ) NO ( ) - Funcionario Competente SI ( ) NO ( ) - Otras SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 2. Las adquisiciones de activos fijos se originan por : - Adquisiciones de las dependencias SI ( ) NO ( ) - Proyectos SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 3. Existe comité o funcionarios que periódicamente estudien si los activos fijos prestan : - Un buen servicio al usuario SI ( ) NO ( ) - Son cómodos para el trabajo del funcionario SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____

4. Se analiza la edad y años de servicio de los activos fijos con los gastos de mantenimiento. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 5. El mantenimiento de los activos fijos obedecen a : - Plan anual SI ( ) NO ( ) - Daños SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 6. Con que periodicidad se realizan muestras o inventarios físicos de los activos fijos._____________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___ 7. Los activos fijos cuentan con placas o distintivo numerado para inventario. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 8. Se comparan periódicamente el inventario general con los devolutivos en servicio. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 9. Los activos fijos están inventariados : - Al costos SI ( ) NO ( ) - Por Valuación SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 10. Son contabilizados debidamente los : - Traspasos SI ( ) NO ( ) - Las bajas SI ( ) NO ( ) - Las Compras SI ( ) NO ( ) - Las Ventas SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 11. Se lleva un registro de pólizas de seguro para saber : - Vigencia SI ( ) NO ( ) - Cobertura de Riesgo SI ( ) NO ( ) - Especializaciones SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 12. Cuando son retirados por cualquier causa los bienes, las depreciaciones acumuladas, se ajustan y cargan debidamente. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ____ 13. Los activos totalmente depreciados que aún se encuentran en uso, están incluidos en las cuentas del activo. SI ( ) NO ( ) Observaciones_____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ FIRMA DEL ENCUESTADO CONTROL INTERNO COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El artículo 269 de la Constitución Política estableció que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. La Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, desarrolló el anterior precepto constitucional, al establecer normas, para el ejercicio del Control Interno en todas las entidades y Organismos del Estado. El artículo 13 de la precitada Ley, determina establecer, al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la Organización. El Artículo 209 inciso 1 de la Constitución Nacional señala que, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, desconcentración y delegación de funciones. Que el artículo 311 de la Carta Magna define al municipio como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado y que le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que

demanda el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes. Y por ende debe crearse y conformarse dicho Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en el Municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA. En el anexo de este Manual se encontrará el modelo de Acto Administrativo para crear y conformar el Comité multicitado. I. PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO El Municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA a través del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, evaluará y diagnosticará semestralmente el Sistema de Control Interno aplicado y vigente, además que en forma anual este Comité emitirá el informe de Control de acuerdo con la normatividad. El Plan de Acción de Control Interno es realmente un plan de mejoramiento de los procedimientos y métodos utilizados por el Municipio. El Control Interno en su Plan de Acción se soporta en la valoración y medición del desarrollo armónico y sistémico de cinco Fases fundamentales: el ambiente de control, la administración del riesgo, la operacionalización de los elementos del SCI, la documentación y la retroalimentación para el mejoramiento continuo. A partir de estas cinco fases, se agrupan sinérgicamente los objetivos, características y elementos del SCI definidos legalmente, de tal manera que el conocimiento de su estado actual, viabilice el logro de los objetivos referidos para la organización. Cada fase incluye componentes que expresan los elementos esenciales a considerar en la evaluación; estos se descomponen en factores de valoración escalonados desde un nivel mínimo hasta un nivel óptimo de desarrollo, lo cual pretende determinar a través de la autoevaluación objetiva mediante la aplicación de la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, el grado de avance en que se encuentra el Sistema de Control Interno en cada entidad con una mirada proactiva que conlleve al mejoramiento continuo y no desestimulante y sancionatorio, el cual se consolida en la Matriz de Calificación del Sistema. Retomando el concepto difundido por diferentes modelos a nivel mundial y adoptado legalmente en la ley 87 de 1993, en el sentido de entender que el control interno no es un proceso en serie donde un elemento sigue al otro, sino que por el contrario se trata de un “sistema interactivo multidireccional” en el cual todos los elementos se influyen en mayor o menor medida, las fases establecidas deben ser tomadas no en un orden secuencial, sino interactivo o simultaneo según sea su desarrollo en cada entidad en particular. Con el fin de proporcionar a los evaluadores elementos de juicio que les permita comprobar, verificar o evidenciar el grado de desarrollo del Sistema de Control Interno se incluye la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, la cual se constituye en la base fundamental para adelantar dicha labor. En consecuencia la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en cumplimiento del plan de acción de dichas áreas, durante el período evaluará permanentemente el Sistema de Control Interno a través de diferentes mecanismos o herramientas, entre los cuales se encuentra las auditorías y

seguimientos que incluyen verificaciones documentales, oculares, inspecciones, conciliaciones, diagramas, entrevistas, encuestas, tableros de control, indicadores de gestión institucional, entre otros. Si bien es cierto, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces emite un concepto sobre el desarrollo del sistema, no podemos olvidar que debe corresponder de igual manera a un proceso de autoevaluación de cada una de las áreas o dependencias y de sus integrantes, por lo que se sugiere que el proceso sea adelantado a nivel institucional en forma concertada y participativa, con la orientación de la Oficina de Control Interno o por quien haga sus veces. Con el fin de facilitar la captura de la información de la Matriz de Calificación del Sistema de Control Interno, se señalan las instrucciones para el diligenciamiento de la matriz del Sistema de Control Interno, que explican de manera sucinta toda la estructura del formato. A continuación se presentan las diferentes fases con sus respectivos componentes: FASES 1. Ambiente de Control 1.1 Principios y valores 1.2 Compromiso y respaldo de la alta dirección 1.3 Cultura de autocontrol 1.4 Cultura del diálogo 2. Administración del Riesgo 2.1 Valoración del riesgo 2.2 Manejo de Riesgos 2.3 Monitoreo Ejemplos 3. Operacionalización de los elementos 3.1 Esquema organizacional 3.2 Planeación 3.3 Procesos y procedimientos 3.4 Desarrollo del talento humano 3.5 Sistemas de información 3.6 Democratización de la Administración Pública 3.7 Mecanismos de verificación y evaluación 3.7.1 Autoevaluación 3.7.2 Oficina de Control Interno 4. Documentación 4.1 Memoria institucional 4.2 Manuales 4.3 Documentación de la normatividad 5. Retroalimentación 5.1 Comité de coordinación de Control Interno o instancia de coordinación que haga sus veces. 5.2 Planes de mejoramiento 5.3 Seguimiento A su vez cada componente es desagregado en factores de valoración cuyo desarrollo parte de un nivel bajo, pasa a un nivel medio y se expresa en su

máximo desarrollo a un nivel alto. La medición escalonada solo permite ubicar en uno de los niveles antes anotados el grado de desarrollo del componente y de la fase, para finalmente determinar el grado de desarrollo del sistema. En este sentido, no sobra recalcar la importancia que reviste la “Encuesta Referencial para la valoración de los factores”, ya que esta se convierte en la fuente de criterio del evaluador para la asignación del puntaje dentro de los rangos preestablecidos. Para alcanzar el propósito del proceso de evaluación, a continuación se definen los diferentes aspectos considerados en cada fase y se establecen en cada componente los factores de valoración para cada caso. 1. AMBIENTE DE CONTROL Representa la forma de ser y operar de una organización, caracterizada por la actitud y compromiso de la alta dirección con el Sistema de Control Interno, así como por las pautas de comportamiento de los servidores públicos en la institución, referente para que sus actuaciones sean consecuentes con los valores adoptados en la concertación estratégica para el logro del cometido estatal. El ambiente de control es expresión de la filosofía de la administración, la cual determina los niveles de autoridad, responsabilidad y organización del talento humano y esencialmente del estilo de dirección del representante legal, responsable de la implementación del Sistema de Control Interno institucional. Los valores son ante todo realidades que tienen una función central en la vida social. Es una cualidad de la persona o de las cosas y al poseer esta cualidad se hace deseable o estimable a los demás. 1.1 Principios y valores El sentido de la vida no se logra sin una búsqueda de una razón fuerte que oriente toda la existencia, por lo anterior, la formación ética en valores de los servidores y el proceso permanente de reflexión e interiorización en la entidad, se convierta en un factor de rentabilidad para la existencia y legitimidad de la función pública que permita fortalecer e incrementar el capital moral para hacerle frente a las malas prácticas administrativas. En el componente “Principios y valores”, se presentan como opciones posibles para la clasificación de las entidades los siguientes factores de valoración, considerando entre otras, las planteadas en la Guía para formación de valores1 Factores de valoración: Identificación y sensibilización 0 a 50 puntos Bajo Difusión 51 a 75 puntos Medio Interiorización y compromiso 76 a 100 puntos Alto 1.1.1 Identificación y sensibilización Proceso participativo realizado en cada entidad para la sensibilización de los diferentes servidores públicos frente a la importancia de construir un código de ética institucional, identificando los principios y valores que orienten la dinámica de la organización. 1.1.2 Difusión Contempla esta fase la efectividad de los medios utilizados para difundir los principios y valores entre los servidores públicos de la organización. 1.1.3 Interiorización y compromiso

En esta fase se prevé cómo los funcionarios, una vez han llegado a un acuerdo sobre los principios y valores, los han difundido en todos los niveles de la organización, actúan en coherencia y viven acorde con ellos. Se espera en esta fase que el diario vivir de los servidores públicos sea una expresión del compromiso con los principios y valores institucionales. 1.2 Compromiso y respaldo de la Alta Dirección Este componente tiene especial importancia, toda vez que es el equipo directivo quien lo promueve y ejemplariza a través de una apropiación del mismo o simplemente delegando el mismo o en el peor de los casos expresando indiferencia por el desarrollo del Sistema de Control Interno en la institución. Factores de valoración: Indiferencia 0 a 50 puntos Bajo Delegación 51 a 75 puntos Medio Compromiso 76 a 100 puntos Alto 1.2.1 Indiferencia En esta fase se clasifica a aquellas entidades donde su equipo de dirección ignora los componentes y elementos del SCI, actuando con desinterés frente al requerimiento de su desarrollo como una herramienta gerencial. 1.2.2 Delegación La alta dirección encarga la implementación del SCI en otras instancias de la organización, si bien es consciente de su responsabilidad, no se apropia directamente de su liderazgo, acepta y aprueba las propuestas de mejoramiento, más no gerencia su desarrollo. 1.2.3 Compromiso Las organizaciones clasificadas en esta fase cuentan con un equipo directivo convencido de que el SCI es “un instrumento irremplazable para la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los órganos y entidades del Estado Colombiano, toda vez que las herramientas gerenciales que lo componen se orientan a monitorear de manera permanente la gestión pública y el desempeño, tanto individual como institucional” En este sentido la alta dirección clasificada en esta fase establece mecanismos y lidera la aplicación de las recomendaciones, tendientes al mejoramiento del Sistema de Control Interno. 1.3 Cultura de autocontrol Integración de los principios, valores y hábitos organizacionales a las prácticas de control, ejercidas en forma autónoma por cada servidor público, para el logro de los objetivos en forma efectiva dentro del funcionamiento del Sistema de Control Interno. Factores de valoración: Sensibilización en autocontrol 0 a 50 puntos Bajo Capacitación 51 a 75 puntos Interiorización y compromiso: 76 a 100 puntos Alto 1.3.1 Sensibilización en autocontrol Motivar a los servidores públicos que el autocontrol conlleva al éxito de la gestión institucional. 1.3.2 Capacitación Proceso formativo para dinamizar las bases conceptuales y metodológicas del

significado de autocontrol, como herramienta de mejoramiento continuo para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos institucionales. 1.3.3 Interiorización y compromiso Proceso de asimilación en que cada servidor público entiende y vivencia la cultura de autocontrol. 1.4 Cultura del Diálogo Entendida ésta como los mecanismos institucionales para aprender a expresar sentimientos, saberes, información, a escuchar y entender al otro en la búsqueda de un intercambio vital entre las personas y entre las dependencias que integran la organización. Es fundamental para la articulación del SCI y en especial para optimizar el ambiente de control; se espera que el dialogo se oriente hacia un enfoque semiótico, mas que instrumental, es decir, de intercambio más que de transmisión, de significación más que de información, de circulación y recepción más que de emisión, de relación de doble vía superando el carácter unilateral, de símbolos más que de señales, y a través de contextos abiertos superando los contexto cerrados. La interacción del conocimiento entre las diferentes instancias de la organización, es base para la toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos. Se trata de rescatar el diálogo institucional donde se permita que todos expresen sus argumentos sin lesionar el de los otros; posibilita el encuentro de la organización y de las personas, como pilar para fortalecer el desarrollo institucional. Factores de valoración: Diálogo informal 0 a 50 puntos Bajo Diálogo formal 51 a 75 puntos Medio Diálogo 76 a 100 Alto efectivo puntos 1.4.1 Diálogo Informal En este nivel se ubican las entidades donde el diálogo se efectúa fundamentalmente a través de canales indefinidos para la expresión, donde la información que fluye no tiene niveles de certeza, no permite expresar sentimientos, conocimientos ni información, lo cual dificulta escuchar y entender al otro. 1.4.2 Diálogo Formal Este nivel caracteriza a las organizaciones con canales de comunicación estructurados, donde la información efectivamente fluye, están predeterminados e identificados por todos los funcionarios y a través de los cuales se emiten los mensajes en forma oportuna. Existe madurez institucional, el ambiente adecuado y los mecanismos para el ejercicio del diálogo. 1.4.3 Diálogo Efectivo

La organización cuenta con un ambiente de diálogo y respeto, donde la crítica y la autocrítica es un proceso permanente que facilita el crecimiento personal y organizaciónal. Los procesos, planes, proyectos y objetivos se construyen colectivamente. 2. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Es reconocida como práctica integral de una buena gerencia, se trata de un proceso permanente e interactivo que lleva a que continuamente la administración en coordinación con la oficina de controlo interno o quien haga sus veces, revalúe los aspectos, tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales. De igual manera, implica la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos asociados con una determinada actividad con, procesos o con la entidad en general, con el fin de preparar a las organizaciones para minimizar pérdidas y maximizar sus ventajas. 2.1 Valoración del Riesgo Es fundamental establecer la estructura del riesgo en la entidad partiendo de riesgos del nivel estratégico que tendrá que ver con factores externos representados en factores económicos, sociales, políticos-legales y tecnológicos; así mismo, los riesgos basados en factores internos que entre otros representan los sistemas de información (vulnerabilidad), el personal vinculado (respecto a su calidad y motivación) la naturaleza de los procesos. Factores de valoración: Identificación de factores 0 a 50 puntos Bajo Análisis 51 a 75 puntos Medio Determinación del nivel de riesgo 76 a 100 puntos Alto 2.1.1 Identificación de Factores Es el proceso mediante el cual la alta Dirección en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, determinara los factores internos o externos generadores de riesgos para establecer qué esta sucediendo, porqué y cómo. 2.1.2 Análisis Una vez identificados los factores de riesgo se debe proceder al análisis, estableciendo en primera instancia, el nivel del riesgo, entendido como la estimación del significado del riesgo, es decir el establecimiento de la severidad o impacto que puede producir su materialización y en segunda instancia, la frecuencia del riesgo determinado por la probabilidad u ocurrencia del mismo. 2.1.3 Determinación del nivel de riesgo Analizados los aspectos de probabilidad e impacto y relacionándolos con las actividades de control establecidos, la entidad estará en capacidad de determinar el grado de exposición o vulnerabilidad a que esta expuesta. 2.2 Manejo del Riesgo Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoración del riesgo llega a ser en vano si no culmina en un adecuado manejo y control de los mismos, representado en la consideración de acciones efectivas tales como la implantación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos entre otros, que hagan parte de un plan de manejo que conlleve a evitar, reducir, dispersar y atomizar el riesgo, o en último caso asumir el riesgo.

Factores de valoración: Consideración de acciones 0 a 50 puntos Bajo Plan de manejo de riesgos 51 a 75 puntos Medio Puesta en marcha del plan 76 a 100 puntos Alto 2.2.1 Consideración de acciones Las acciones deben ser valoradas teniendo en cuenta que tanto mitigan el riesgo, en consideración al costo de su implantación versus el beneficio de la misma, por cuanto en la medida en que se obtiene gran reducción con relativo costo bajo, representa una acción viable para ser implementada. 2.2.2 Plan de manejo de riesgos Como resultado del nivel anterior, la alta Dirección debe formular el plan de manejo de riesgos, el cual debe identificar de forma precisa las acciones seleccionadas a seguir para evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir el riesgo, determinando responsables, actividades, presupuesto, tiempos y resultados esperados. 2.2.3 Puesta en marcha del plan La concreción de resultados se dará en la medida en que la alta dirección lidere y asuma la adopción de las medidas consideradas en el plan, de tal forma que se cree una conciencia del riesgo en el ámbito de la gerencia, que facilite que los ejecutivos den completo soporte al plan. 2.3 Monitoreo Es necesario monitorear permanentemente el plan de manejo de riesgos, ya que éstos nunca dejan de representar una amenaza para la organización, es decir, no se eliminan, se mitigan. Estas revisiones son esenciales para asegurar que dicho plan permanece vigente, que los factores no han sufrido cambios sustanciales que afecten su implementación. Factores de valoración: Revisiones sobre la marcha 0 a 50 puntos Bajo Programado 51 a 75 puntos Medio Acompañamiento a las acciones 76 a 100 puntos Alto 2.3.1 Revisiones sobre la marcha Como parte de la implementación del plan de manejo del riesgo, se debe contemplar revisiones periódicas que permitan advertir las posibles desviaciones del mismo y lleve a los ajustes oportunos. 2.3.2 Programado En la administración del riesgo se debe establecer como política la revisión al menos una vez al año o cuando las circunstancias lo ameritan de los elementos que conforman la valoración del riesgo, para tomar las medidas pertinentes. 2.3.3 Acompañamiento a las acciones En cumplimiento de su función de asesoría y acompañamiento las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, deberán prestar apoyo a las diferentes áreas en la implementación o evaluación de las acciones resultantes de los dos niveles anteriores. El Estado como máxima expresión institucional de las necesidades sociales, tiene como propósito satisfacer el interés general; la función pública es ese quehacer estatal que pretende resolver los asuntos que pertenecen a la esfera de lo público, esto es a aquellas relaciones entre el Estado, la sociedad.

La relación entre el estado y la sociedad está definida por la administración pública y representada en las políticas públicas como la expresión o materialización de un modelo de Estado en particular, que refleja la forma como éste ejerce el poder. La administración pública al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión, no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas tendencias en administración, para lo cual requiere estar en constante actualización y estar abierta al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentos que le permitan a las entidades ser cada vez más eficientes, por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores internos y externos que puedan impedir en un momento determinado cumplir con los objetivos institucionales. Es en este sentido como se ha ido introduciendo el concepto de administración del riesgo en las entidades, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente de su naturaleza, tamaño y razón social están permanentemente expuestas a diferentes riesgos que pueden en un momento determinado poner en peligro su existencia; desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia del control es la reducción de los riesgos, es decir: el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los riesgos, es lograr que el proceso y sus controles garanticen , de manera razonable que los riesgos están minimizados o se están reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la organización van a ser alcanzados2. En una organización pública es posible identificar o precisar las áreas, los procesos, los procedimientos, las instancias, estilos de dirección, dentro de los cuales puede actuarse e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestión, la consecución de objetivos, la obtención de resultados adecuados y la satisfacción del interés general como objetivo último de la administración pública. Pero cuáles son los riesgos a los que está expuesta una entidad pública? Toda entidad pública está expuesta a riesgos que están determinados por factores de carácter externo, también denominados del entorno y que atentan contra la naturaleza misma de la entidad; igualmente hay factores de carácter interno que pueden en un momento determinado afectar el cumplimiento de los objetivos. Entre los factores externos encontramos: la normatividad en la medida que se hace parte de un Estado social de derecho; a vía de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el de 1991; jurisprudenciales como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pública y por lo tanto sus objetivos. También pueden mencionarse las reformas a la administración y los constantes recortes presupuestales que contribuyen a minimizar la capacidad de gestión de las entidades públicas, lo cual sumado a la reducción o eliminación total del presupuesto de inversión, obliga a considerar en todo momento el riesgo en que incurre la entidad de no poder cumplir con su objeto social. Entre los factores internos encontramos: el manejo de los recursos, los controles existentes, los procesos y procedimientos, la disponibilidad presupuestal, la forma como se vinculan las personas a la entidad, los intereses de los directivos,

el nivel del talento humano, la motivación y los niveles salariales, entre otros. Por lo anterior, se hace necesario además de la identificación de los riesgos en las entidades, su análisis, valoración e implementación de un plan de manejo del riesgo al cual se le haga una evaluación o monitoreo permanentes. En este sentido, es importante señalar el papel de la Oficina de Control Interno dentro este proceso, el cual es de dos clases, directo e indirecto: Rol directo: Incluir dentro de los hallazgos de los informes de evaluación del Sistema de Control Interno realizados conforme a la ley 87 de 1993, Mapas de Riesgos con enfoque sistémico sobre el área evaluada, especificando el riesgo, las causas y los efectos; para con base en ellos realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas y realizar seguimiento a la evolución de dichos riesgos con el fin de verificar el cumplimiento de las recomendaciones propuestas. Rol indirecto: velar porque al interior de la entidad se implementen políticas de administración del riesgo, se conformen grupos que lideren dicho proceso y propendan por que se implementen mecanismos reales para la administración del riesgo. Igualmente el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 4: “ Administración de riesgos” especifica que la identificación y el análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y dichas oficinas.3 METODOLOGIA Las entidades de la administración pública tienen unos objetivos institucionales que deben desarrollar a través de diferentes planes, programas y proyectos; el cumplimiento de dichos objetivos se puede ver afectado por la presencia de riesgos, es decir por la probabilidad de ocurrencia de hechos o actos producto de factores tanto internos como externos que pueden entorpecer el normal desarrollo de las funciones. Por lo anterior se hace necesario contar con una herramienta para administrar dichos riesgos dentro de la organización. La administración del riesgo debe partir de una política institucional definida y respaldada por la alta dirección que se comprometa a manejar el tema dentro de la organización; este compromiso incluye la sensibilización de los funcionarios de la entidad, dándoles a conocer la importancia de su integración y participación en de este proceso; la definición de un equipo de trabajo responsable de liderar el ejercicio y la Implementación de las acciones propuestas, el monitoreo y el seguimiento. En el anexo II se adjunta un cuestionario que le va a facilitar a las entidades establecer como se encuentran respecto a la administración del riesgo. DIRECTRICES GENERALES Compromiso de la alta y media dirección: Para el éxito en la Implementación de una adecuada administración del riesgo, es indispensable el compromiso de la alta gerencia como encargada, en primera instancia, de definir las políticas y en segunda instancia de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo. Para lograrlo es necesario que exista claridad sobre las políticas definidas al interior de la entidad y la concientización sobre la importancia del tema

para el logro de los objetivos; así mismo es importante la definición de canales directos de comunicación y brindar apoyo a las diferentes dependencias. Conformación de un equipo de trabajo: Es importante conformar un equipo encargado de liderar el proceso de administración del riesgo dentro de la entidad, con personas de diferentes áreas donde exista un responsable de servir de canal directo de comunicación entre el grupo y la alta y media dirección. Es necesario que las personas seleccionadas conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos para que sirvan de facilitadores al momento valorar, manejar y monitorear los riesgos. Capacitación en la metodología: Definido el equipo o equipos de trabajo, debe capacitarse a sus integrantes en la metodología de la administración del riesgo, para lo cual se podrá contar con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública. VALORACION DEL RIESGO La valoración del riesgo consta de tres etapas: la identificación, el análisis y la determinación del nivel del riesgo. Estas etapas son de singular interés para desarrollar con éxito la administración del riesgo e implementar una política al respecto en la entidad; para cada una de ellas se sugiere tener en cuenta la mayor cantidad de datos disponibles y contar con la participación de las personas que ejecutan los procesos para lograr que las acciones determinadas alcancen los niveles de efectividad esperados. Para adelantarlas pueden utilizarse diferentes fuentes de información de la entidad, tales como registros históricos, experiencias significativas registradas, literatura publicada sobre el tema, opiniones de especialistas y expertos. Así mismo, es factible aplicar varias herramientas y técnicas para identificar riesgos, como por ejemplo: entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones individuales usando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la entidad, entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad, usar diagramas de análisis tales como árboles de error, de eventos y diagramas de flujo, análisis de escenarios, revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicos que puedan afectar la organización, entre otros. La técnica utilizada dependerá de las necesidades y naturaleza de la entidad. Identificación del riesgo El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo integrado al proceso de planeación y responder a las preguntas qué, como y porqué se pueden originar hechos que influyen en la obtención de resultados. Es importante tener en cuenta los factores que pueden incidir en la aparición de los riesgos, los cuales como se ha mencionando a través de la Guía pueden ser externos e internos y pueden llegar a afectar la organización en cualquier momento; entre los factores externos deben considerarse además de los que pueden afectar directamente a la entidad; factores económicos, sociales, de orden público, políticos, legales y cambios tecnológicos entre otros. Entre los factores internos se encuentran, la naturaleza de las actividades de la entidad,

las personas que hacen parte de la organización, los sistemas de información, los procesos y procedimientos y los recursos económicos. Una manera de realizar la identificación del riesgo es a través de la elaboración de un mapa de riesgos, el cual como herramienta metodológica permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiendo en primera instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias. RIESGO DESCRIPCION POSIBLES CONSECUENCIAS Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Posibles consecuencias: corresponde a los posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico, social, administrativo, entre otros. Análisis del riesgo El objetivo del análisis es el de establecer una valoración y priorización de los riesgos con base en la información ofrecida por los mapas elaborados en la etapa de identificación, con el fin de clasificar los riesgos y proveer información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El análisis del riesgo dependerá de la información sobre el mismo, de su origen y la disponibilidad de los datos. Para adelantarlo es necesario diseñar escalas que pueden ser cuantitativas o cualitativas o una combinación de las dos. Se han establecido dos aspectos para realizar el análisis de los riesgos identificados: Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. A continuación se presentan algunos ejemplos de las escalas que pueden implementarse para analizar los riesgos. Análisis cualitativo: se refiere a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia. Se diseñan escalas ajustadas a las circunstancias de acuerdo a las necesidades particulares de cada organización o el concepto particular del riesgo evaluado. Escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD: se deben establecer las categorías a utilizar y la descripción de cada una de ellas, con el fin de que cada persona que aplique la escala mida a través de ella los mismos ítems, por ejemplo: ALTA: es muy factible que el hecho se presente. MEDIA: es factible que el hecho se presente. BAJA: es muy poco factible que el hecho se presente.

Ese mismo diseño puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de IMPACTO, estableciendo las categorías y la descripción, por ejemplo: ALTO: Si el hecho llegara a presentarse, tendría alto impacto o efecto sobre la entidad MEDIO: Si el hecho llegara a presentarse tendría medio impacto o efecto en la entidad BAJO: Si el hecho llegara a presentarse tendría bajo impacto o efecto en la entidad Con base en los ejemplos anteriormente expuestos, los equipos de trabajo en coordinación con los encargados de adelantar los procesos pueden construir sus propias escalas de acuerdo a la naturaleza de la entidad y a las características de los procesos y procedimientos, de forma que estas escalas se ajusten al análisis de los riesgos identificados. Análisis cuantitativo: este análisis contempla valores numéricos; la calidad depende de lo exactas y completas que estén las cifras utilizadas. La forma en la cual la probabilidad y el impacto es expresada y las formas por las cuales ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo. Ejemplo de expresiones cuantitativas del riesgo: Riesgo de pérdida financiera: Las pérdidas financieras multiplicadas por la frecuencia anual de las pérdidas dado el valor esperado en pesos por año. Riesgo por accidentes de trabajo: El riesgo de accidentes de trabajo en una actividad puede ser calculado como: Número de accidentes de trabajo al año realizando la actividad No. de los empleados que realizan la actividad Al igual que para determinar las escalas cualitativas, el diseño de las escalas cuantitativas debe contar con la participación de las personas encargadas de los procesos y con el grupo encargado de liderar la administración del riesgo. Priorización de los riesgos Una vez realizado el análisis de los riesgos con base en los aspectos de probabilidad e impacto, se recomienda utilizar la matriz de priorización que permite determinar cuales requieren de un tratamiento inmediato. F R E C U E N C I A IMPACTO

AB CD ALTA BAJA BAJO ALTO Cuando se ubican los riesgos en la matriz se define cuales de ellos requieren acciones inmediatas, que en este caso son los del cuadrante B, es decir los de alto impacto y alta probabilidad; cuales no requieren acciones inmediatas (pero

desde luego requieren que se formulen) los ubicados en el cuadrante C bajo impacto y baja probabilidad, respecto a los ubicados en las casillas A y D es la entidad la que debe seleccionar de acuerdo a la naturaleza del riesgo cuales va a trabajar primero los de alto impacto pero baja probabilidad o los de alta probabilidad y bajo impacto ya que estos pueden ser peligrosos para el logro de los objetivos institucionales, por las consecuencias que presentan en el caso de los ubicados en la casilla A o por lo constante de su presencia en el caso de la casilla D. Determinación del nivel del riesgo La determinación del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones, estos niveles de riesgo pueden ser: ALTO: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad. (Impacto y probabilidad alta vs controles) MEDIO: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. (Impacto alto probabilidad baja o Impacto bajo - probabilidad alta vs controles). BAJO: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja.( Impacto y probabilidad baja vs controles). Un ejemplo de la determinación del nivel del riesgo y del grado de exposición al mismo: Riesgo: Perdida de información debido a la entrada de un virus en la red de información de la entidad. Probabilidad: Alta, porque todos los computadores de la entidad están conectados a la red de Internet e intranet. Impacto: Alto, porque la perdida de información traería consecuencias graves para el quehacer de la entidad. Controles existentes: la entidad tiene establecidos controles semanales haciendo backup o copias de seguridad y vacunando todos los programas y equipos; además guarda la información más relevante desconectada de la red en un centro de información. Nivel de riesgo: Medio, por los controles establecidos Lo anterior significa que a pesar de que la probabilidad y el impacto son altos confrontado con los controles se puede afirmar que el nivel de riesgo es medio y por lo tanto las acciones que se implementen entraran a reforzar los controles existentes y a valorar la efectividad de los mismos. MANEJO DEL RIESGO Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoración del riesgo llega a ser en vano, si no culmina en un adecuado manejo y control de los mismos definiendo acciones factibles y efectivas, tales como la implantación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos entre otros, que hagan parte de un plan de manejo 4. Para el manejo del riesgo se pueden tener en cuenta algunas de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

Evitar el riesgo: es siempre la primera alternativa a considerar. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico, etc. Reducir el riesgo: si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel posible. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Ejemplo: Planes de contingencia. Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la distribución o localización del riesgo en diversos lugares. Es así como por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar pólizas de seguros; se traslada el riesgo a otra parte o físicamente se traslada a otro lugar. Esta técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un grupo a otro. Así mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia. Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Una vez establecidos cuales de los anteriores manejos del riesgo se van a concretar, estos deben evaluarse con relación al beneficio-costo para definir, cuales son susceptibles de ser aplicadas y proceder a elaborar el plan de manejo de riesgo, teniendo en cuenta, el análisis elaborado para cada uno de los riesgos de acuerdo con su impacto, probabilidad y nivel de riesgo. Posteriormente se definen los responsables de llevar a cabo las acciones especificando el grado de participación de las dependencias en el desarrollo de cada una de ellas. Así mismo, es importante construir indicadores, entendidos como los elementos que permiten determinar de forma práctica el comportamiento de las variables de riesgo, que van a permitir medir el impacto de las acciones. PLAN DE MANEJO DE RIESGOS Para elaborar el plan de manejo de riesgos es necesario tener en cuenta si las acciones propuestas reducen la materialización del riesgo y hacer una evaluación jurídica, técnica, institucional, financiera y económica, es decir considerar la viabilidad de su adopción. La selección de las acciones más convenientes para la entidad se puede realizar con base en los siguientes factores: a) el nivel del riesgo b) el balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. Una vez realizada la selección de las acciones más convenientes se debe proceder a la preparación e implementación del plan, identificando responsabilidades, programas, resultados esperados, medidas para verificar el

cumplimiento y las características del monitoreo. El éxito de la implementación del plan requiere de un sistema gerencial efectivo el cual tenga claro el método que se va a aplicar. Es importante tener en cuenta que los objetivos están consignados en la planeación anual de la entidad, por tal razón se sugiere incluir el plan de manejo de riesgos dentro de la planeación, con el fin de no solo alcanzar los objetivos sino de implementar también las acciones. ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS El mapa de riesgos puede ser entendido como la representación o descripción de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la valoración de los riesgos que permite visualizar todo el proceso de la valoración del riesgo y el plan de manejo de estos. MAPA DE RIESGOS RI ES GO IM PA CT O PRO BAB ILID AD CON TRO L EXIS TEN TE NIVE L DE RIES GO ACC ION ES RESPO NSABL ES CRON OGRA MA INDIC ADOR ES Descripción de los factores del Mapa de riesgos

Riesgo: posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Probabilidad entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo aunque este no se haya presentado nunca. Control existente: especificar cual es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Nivel de riesgo: El resultado de la aplicación de la escala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes. Acciones: es la aplicación concreta de las opciones del manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo. Responsables: son las personas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. MONITOREO Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos, es necesario monitorearlo permanentemente teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización, el monitoreo es esencial para asegurar que dichos planes permanecen vigentes y que las acciones están siendo efectivas. Evaluando la eficiencia en la implementación y desarrollo de las acciones de control, es esencial adelantar revisiones sobre la marcha del plan de manejo de riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. El monitoreo debe estar a cargo de los responsables del área y de la Oficina de Control Interno y su finalidad principal será la de aplicar los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará luego del monitoreo a las respectivas áreas sus hallazgos y sugerencias para el mejoramiento y tratamiento de los riesgos detectados. AUTOEVALUACIÓN La evaluación del plan de manejo de riesgos se debe realizar con base en los indicadores de gestión diseñados para tal fin y los resultados de los monitoreos aplicados en diferentes períodos. Así mismo, se evaluará como ha sido el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que deban ser combatidos. Si bien es cierto se esta realizando una evaluación, no se puede entender que esta es la etapa final del proceso, todo lo contrario con la evaluación se esta obteniendo información importante para reformular el plan de manejo de riesgos,

agregar las acciones para combatir los nuevos riesgos detectados, generar dentro de las dependencias y áreas un ambiente de compromiso, pertenencia y autocontrol y posibilitar a través de la retroalimentación el mejoramiento en el logro de los objetivos institucionales. DEFINICION DE TERMINOS Administración de Riesgos: Una rama de administración que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos etapas: i El diagnóstico o valoración, mediante Identificación, Análisis y determinación del Nivel, y ii El manejo o la administración propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Técnicas de Administración del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la alta dirección. Análisis de Beneficio-Costo: Una herramienta de Administración de Riesgos usada para tomar decisiones sobre las técnicas propuestas por el grupo para la administración de los riesgos, en la cual se valoran y comparan los costos, financieros y económicos, de implementar la medida, contra los beneficios generados por la misma. Una medida de administración de riesgos será aceptada siempre que el beneficio valorado supere al costo. Análisis de riesgos: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo. Dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación, hasta técnicas colaborativas. Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Costo: Se entiende por costo las erogaciones, directas e indirectas en que incurre la entidad en la producción, prestación de un servicio o manejo de un riesgo. Factores de Riesgo: Manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la Exposición, pueden ser internos o externos a la entidad. Identificación de riesgos: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores, internos o externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: total entidad, por áreas, por procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratégico hasta el más humilde operativo. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Indicador: es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa. Mapas de riesgos: herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias Nivel de riesgo (determinación del): Grado de exposición; es el resultado de

relacionar la probabilidad con el impacto y con los actuales controles. Medida de la gravedad de riesgos y el proceso de clasificarlos en orden de prioridad. Permite establecer la importancia relativa del riesgo. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de manejo de riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de administración del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o razón) para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su Frecuencia histórica mediante modelos estadísticos de mayor o menor complejidad. Retroalimentación: Información sistemática sobre los resultados alcanzados en la ejecución de un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura. Riesgo: posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Riesgo absoluto: el máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo. Riesgo residual: es el riesgo que queda cuando las técnicas de administración del riesgo han sido aplicadas. Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura. Sistema: Conjunto de cosas o partes coordinadas, ordenadamente relacionadas entre sí, que contribuyen a un determinado objetivo. Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir riesgos. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos, diagnostico que consta de la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo. 1 Objetivos de la organización Total desac uerdo Desac uerdo Indif eren te De acuerd

o Total acuer do 1.1 Los propósitos generales de la organización están claramente definidos y publicados de forma que pueden ser fácilmente comprendidos 1.2 Los objetivos de la organización están definidos 1.3 Los objetivos de la organización están comunicados 1.4 El personal entiende cómo los objetivos de la organización se relacionan con los objetivos de su áreas 1.5 El personal entiende cómo los objetivos de la organización se relacionan con sus objetivos personales 1.6 Se hace al menos una revisión anual de la relación entre los objetivos organizacionales y personales 1.7 El manejo efectivo del riesgo es importante para el logro de los objetivos organizacionales 1.8 El riesgo es visto tanto como oportunidad y amenaza para el logro de los objetivos organizacionales 1.9 Los objetivos de la administración de riesgos en la organización están claramente definidos 1.10 Si es así, cuales son? 2. Comprensión del riesgo y administración del riesgo Total Desac Indif De Total desac uerdo uerdo eren te acuerd o acuer do 2.1 Hay una definición común a la organización para el término riesgo 2.2 Qué entiende la organización por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? 2.3 Qué entiende la organización por el término “administración del riesgo”?

2.4 En qué áreas de la organización se garantiza la administración del riesgo? Total desa cuer do Desa cuer do Indif erent e De acuer do Total acuer do 2.5 Hay un acuerdo común en la organización para el manejo de riesgo 2.6 Hay parámetros claros en la organización para el manejo de riesgo 2.7 La responsabilidad sobre el manejo del riesgo está claramente establecida y entendida en la entidad 2.8 El seguimiento 5 sobre el plan manejo del riesgo está claramente establecida y entendida en la organización 2.9 El manejo del riesgo es importante para el desarrollo y éxito de la organización 3 Identificación del riesgo Total desa cuer do Desa cuer do Indif erent e De acuer do Total acuer do

3.1 Se identifican los cambios en el riesgo ante cambios en las funciones y responsabilidades 1. 2. 3. 4. 5. 3.7 La organización identifica los principales riesgos potenciales para cada uno de sus objetivos 3.8 Que tipo de riesgos se han identificado? SI NO a) Riesgos estratégicos. P.ej. derivados de las políticas o en las decisiones gubernamentales b) Riesgos en el logro de los objetivos c) Riesgos derivados de la normatividad d) Riesgos de políticas presupuestales e) Riesgos financieros f) Riesgos operacionales g) Riesgos de salud ocupacional h) Riesgos naturales i) Riesgos del talento humano 3.10. Cómo guarda su organización el registro de los riesgos que se han identificado? 3.11 Cuáles son los tres riesgos más importantes que la organización debe enfrentar en los próximos 12 meses? 3.12 Qué oportunidades tiene la organización de lograr sus objetivos en los próximos 12 meses? Análisis del riesgo Qué herramientas y técnicas se usan para el análisis del riesgo? Total desac uerdo Desa cuer do Indif erent e De acuer do Tot al acu erd o 3.13.La organización tiene dificultades para priorizar sus riesgos? 3.14.La organización tiene dificultades para valorizar la probabilidad de ocurrencia de

sus riesgos? 3.15.La organización tiene dificultades para valorizar el impacto potencia de la materialización de sus riesgos? 3.16.Con qué frecuencia la organización valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? 3.17.La organización conoce las fortalezas y debilidades del manejo de riesgo en otras organizaciones 3.18.Los siguientes actores son importantes para la valoración de riesgos a) Congreso b) Usuarios c) Industria d) Cortes e) Políticos f) Gobierno g) Empleados h) Otros. Especificar 3.19.La organización mide sus riesgos en términos de SI NO a) Impacto de sus políticas b) Impacto en imagen institucional c) Probabilidad del riesgo d) Impacto en la cobertura e) Logro de sus objetivos f) Otros. Especificar Aume ntado Dismin uido No ha cambi ado No est á seg uro 3.20.En los últimos cinco años el nivel de riesgo en su organización se ha:? Marque quién toma las decisiones de acuerdo a quién direcciona los riesgos según las diferentes facetas en que se presenta, y, quien los revisa y/o monitorea Toma de decisiones Monitore

ay reporta Director general Grupo directivo Director finanzas Auditor interno Gerente de riesgo Jefe de área Todo el personal Otros (especifique) Determinación del riesgo La respuesta del riesgo por parte de la organización incluye: Total desacu erdo Desa cuer do Indif erent e De acue rdo Tot al acu erd o Una evaluación de la efectividad de los controles existentes y el manejo gerencial del riesgo La implementación de planes de acción para riesgos identificados Evaluación costo-beneficio para direccionar riesgos La organización conoce cuanto riesgo se puede tomar en el cumplimiento de objetivos Esta organización revisa rutinariamente la efectividad de los procesos de control de los riesgos La organización tiene claramente definido las políticas y procesos para reportar los cambios de riesgo, los incidentes y las fallas de control que ocurran La organización tiene procedimientos para

reportar riesgos La priorización de riesgos que necesitan un activo manejo gerencial Otros (especifique) Plan de manejo de riesgos Los cambios en los riesgos organizacionales son identificados, valorados y reportados Los procesos y procedimientos del riesgo de la organización, están documentados, y proveen una guía para que el personal conozca sobre el manejo del riesgo Los gerentes en la organización entienden las diferentes facetas del riesgo que deben manejar La importancia del manejo gerencial, y control de riesgo ha sido comunicado a través de la organización La gerencia de la organización revisa regularmente el desempeño en el manejo de riesgo Total desacu erdo Desa cuer do Indif erent e De acue rdo Tot al acu erd o La estructura de la organización soporta un manejo efectivo del riesgo La cultura de la organización soporta un manejo efectivo del riesgo La organización soporta la toma de riesgos en la búsqueda de sus objetivos La organización soporta la innovación en la búsqueda de sus objetivos Cuales son las medidas preventivas que toma la organización contra los riesgos si desea completar los objetivos propuestos

La alta dirección ha recibido entrenamiento en: Manejo del riesgo estratégico Manejo de procesos de riesgo Toma de riesgo Total desacu erdo Desa cuer do Indif erent e De acue rdo Tot al acu erd o Los procesos de comunicación y reportes están debidamente soportados con un adecuado manejo de riesgo Los procesos de comunicación y reportes entre el personal y la dirección general están debidamente soportados con un adecuado manejo de riesgo La alta gerencia de la organización es receptiva con todas las comunicaciones sobre riesgo incluidas las malas noticias El código de conducta de la organización es claro en guiar al personal en las acciones relacionadas para el manejo de riesgos. Monitoreo Total desacu erdo Desa cuer do Indif erent e De acue

rdo Tot al acu erd o La organización encuentra dificultad para monitorear los cambios en el perfil de los riesgos La organización monitorea y revisa los riesgos para el logro de sus objetivos La organización encuentra dificultad en monitorear los cambios en el perfil de los riesgos La organización ha evaluado la necesidad de uso de la capacidad interna de monitorear y revisar el riesgo organizacional El monitoreo de la efectividad del manejo de riesgo es parte de una rutina integral del reporte de procesos gerenciales 3. OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS Esta fase hace alusión a la forma en que se articulan e interrelacionan el esquema organizacional, la planeación, los procesos y procedimientos, el desarrollo del talento humano, los sistemas de información, la democratización de la administración pública y los mecanismos de verificación y evaluación, elementos que componen, entre otros, el Sistema de Control Interno y que para efectos de la estandarización se han considerado como los mínimos a tener en cuenta en cualquier sistema de control. 3.1 Esquema Organizacional El esquema organizacional es la forma en que se determinan las relaciones entre las áreas misionales y áreas de apoyo, y se definen las líneas de autoridad y responsabilidad, competencias y funciones. Factores de valoración: Jerarquizada 0 a 50 Bajo Funcional 51 a 75 Medio Flexible y adaptativa 76 a 100 Alto 3.1.1 Jerarquizada. Este factor contempla la existencia de una estructura caracterizada por una alta departamentalización, fraccionamiento de procesos y líneas de autoridad rígida y vertical que dificulta la coordinación e impide una comunicación efectiva y oportuna respuesta de servicio. A medida que crecen, dan énfasis a las jerarquías rígidas y al trabajo individual, y contribuyen a la rutinización del trabajo. 3.1.2 Funcional Las entidades evaluadas como funcionales cuentan con una estructura organizacional con líneas de autoridad definidas en pocos niveles, aunque de relativa complejidad, encaminadas al cumplimiento de funciones y metas rígidas,

sin la debida armonía, coherencia y articulación entre las dependencias. Confluyen a la delegación de competencias y a la constitución de grupos internos de trabajo para el desarrollo de los procesos institucionales, y presentan una tendencia a la profesionalización y tecnificación de sus recursos. 3.1.3 Flexible y adaptativa Este factor considera las entidades que tienen la facilidad de adaptarse al cambio como respuesta a las necesidades del entorno y de sus usuarios. Este tipo de estructura permite dinamizar los procesos y por ende los productos o servicios de la entidad, poseen estructuras planas y simples basadas en el señalamiento de sus dependencias principales con niveles jerárquicos mínimos, dando énfasis a las relaciones de colaboración, al trabajo en equipo, promoviendo el desarrollo del talento humano, el autocontrol y la creatividad. Esta configuración permite que las decisiones fluyan sin obstáculos dentro de la organización, tanto horizontal como verticalmente, y se permita una comunicación más directa entre los usuarios y quienes toman las decisiones 3.2 Planeación La planeación, concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen el qué, el cómo, el cuando, el con quién, el cuanto y el dónde se deben realizar las operaciones de las organizaciones. La adopción de los instrumentos de planeación formalmente establecidos (PLAN INDICATIVO, PLANES DE ACCIÓN, PLANES DE INVERSIÓN, DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO), facilita la previsión del quehacer organizacional, relacionando principalmente: insumos, procesos, recursos y productos orientados al logro de los objetivos corporativos. Factores de valoración: Herramientas e instrumentos de Planeación 0 a 50 puntos Bajo Mecanismos de Seguimiento 51 a 75 puntos Medio Articulación y coherencia 76 a 100 puntos Alto 3.2.1 Herramientas e instrumentos de planeación Como mínimo la organización debe contar con la implementación de alguno de los instrumentos diseñados para abordar el proceso de planeación institucional, con el cual formula las acciones a ejecutar y establece la programación de los planes de acción a corto, mediano y largo plazo para lograr cumplir la misión de la entidad. Requiere la participación activa y concertada de los actores organizacionales. 3.2.2 Mecanismos de seguimiento Este segundo factor de desarrollo en cuanto a planeación se refiere, contempla además la existencia de mecanismos efectivos para el seguimiento de lo programado, en las diferentes instancias de la organización. 3.2.3 Articulación y coherencia Las entidades clasificadas en este factor, muestran una conjugación adecuada entre sus áreas estratégicas y de apoyo, generada por la práctica de un verdadero proceso de planeación, seguimiento y medición de su gestión institucional.

3.3 Procesos y procedimientos Son entendidos como el quehacer en la organización y guardan relación directa con el desarrollo de los planes, metas y objetivos y con la estructura orgánica de la entidad. No puede darse un esquema de organización y el establecimiento de los planes sin que contemple el cómo materializarlas. A través de los procesos se generan los productos o servicios que los clientes o usuarios, unidades organizacionales, instituciones o empresas esperan recibir bajo criterios de calidad y oportunidad para satisfacer sus necesidades. Sin que se conviertan en una manera rígida del accionar de las entidades, es necesario que cada institución armonice el desarrollo de las diferentes actividades permitiendo su permanente actualización, según las condiciones cambiantes del entorno y de la entidad. Tanto los procesos como los procedimientos deben ser dinámicos, que le permitan a la organización adaptarse a los cambios del entorno. Factores de valoración: Identificación de los Procesos Misionales y de Apoyo 0 a 50 puntos Bajo Revisión y Análisis de Procesos 51 a 75 puntos Medio Procesos Controlados: 76 a 100 puntos Alto 3.3.1 Identificación de los Procesos Misionales y de Apoyo Se refiere a la identificación y existencia al interior de la organización de los procesos más relevantes que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de la organización como son los procesos misionales y los que coadyuvan a tal fin, los procesos de apoyo. 3.3.2 Revisión y Análisis de Procesos. Hace hincapié al trabajo permanente al interior de toda organización de revisar y analizar los procesos prioritarios o relevantes, a fin de evaluar en que manera éstos inciden en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, sugiriendo mejoras a fin de elevar la eficiencia y efectividad de los mismos. 3.3.3 Procesos Controlados Contar con mecanismos internos de verificación en cada proceso, que permitan conocer el desarrollo y aporte de estos al cumplimiento de los objetivos y misión de la organización, como base fundamental en el fomento de la cultura del autocontrol. Con estos controles se precisa la toma de decisiones pertinentes para su mejoramiento. 3.4 Desarrollo del Talento Humano Se refiere al conjunto de políticas orientadoras de la gestión y el desarrollo integral de los servidores del Estado, de manera que se favorezca la realización de su proyecto humano, así como la efectividad organizacional de las entidades para las cuales trabajan. Factores de valoración: Administración 0 a 50 puntos Bajo Planes y programas 51 a 75 puntos Medio Verificación del desarrollo 76 a 100 puntos Alto

3.4.1 Administración. Se refiere a todos los procesos gestionarios del personal, tales como: planta de empleos, tipos de nombramientos, profesiones, género, grupos de edad, hojas de vida, prestaciones sociales, salarios, ingreso, permanencia y retiro, entre otros. 3.4.2 Planes y programas Están orientados a lograr un desarrollo del talento humano en la medida que fortalezcan las actitudes y las aptitudes laborales, para lo cual se deben aplicar programas integrales de formación y capacitación, de bienestar y estímulos, de inducción y reinducción, de evaluación del desempeño, que contribuyan al mejoramiento del clima organizacional y el comportamiento institucional. 3.4.3 Verificación del desarrollo Existen mecanismos de verificación y seguimiento que permitan medir el impacto de los planes y programas ejecutados para el desarrollo del talento humano, que posibiliten establecer el cambio operado tanto en el comportamiento personal como institucional. 3.5 Sistemas de información Los Sistemas de Control Interno al interior de las entidades tienen como objetivos fundamentales la confiabilidad de la información institucional como base para la toma de decisiones de la alta dirección. El sistema de Información se convierte en el instrumento para el control gerencial y la retroalimentación a nivel Interinstitucional e institucional a través de cada una de las dependencias que integran la organización. Atender los principios de confiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad, será la premisa de todo sistema de información en la medida en que esté basado en objetivos institucionales. Los flujos de información se caracterizan por la recolección de datos en forma racional permitiendo generar informes de gestión que permitan a sus ejecutivos una eficiente toma de decisiones. Factores de valoración: Incipiente 0 a 50 puntos Bajo Automatizado en desarrollo 51 a 75 puntos Medio Automatizado con amplia cobertura 76 a 100 puntos Alto 3.5.1 Incipiente Este nivel está caracterizado porque la mayoría de la información es procesada ya sea por métodos manualizados, libros radicadores, formatos, etc. o mediante la utilización de hojas electrónicas, pequeñas bases de datos sin ninguna integración. La percepción de este nivel se refleja en el uso masivo de computadoras en la organización, pero cada uno atendiendo asuntos independientes sin que haya coordinación y sincronización. Es importante anotar que, no por tener un buen número de equipos de cómputo se tiene un sistema de información. 3.5.2 Automatizado en Desarrollo Este nivel considera la implantación de la automatización en desarrollo, con base en diagnósticos fundamentados en la misión y objetivos organizacionales. La entidad realiza procesos de modernización en automatización bajo el diseño, implementación, desarrollo de sistemas integrados de información. La cobertura inicial aplica a áreas esenciales como la correspondencia, contable y financiera, algunos procesos misionales y la administración del talento humano. Subsisten

sistemas paralelos de información. Existe desconfianza en los usuarios sobre los aplicativos en desarrollo. Los procesos de capacitación sobre los nuevos sistemas son limitados o inexistentes. Existe alta rotación del personal responsable que ocasiona demoras en el diseño lógico y físico y, en la implantación definitiva. Se percibe una resistencia al cambio. 3.5.3 Automatizado con amplia cobertura Un nivel superior sería una automatización con amplios niveles de cobertura, en la que la información que usa la entidad como insumo para la toma de decisiones es producida en la mayoría de los procesos mediante el uso de tecnologías de automatización de datos. Existe y se cumple un Plan de Desarrollo Informático, Estratégico y Táctico. Hay adecuadas medidas de control y seguridad que garantizan la calidad de la información. Las aplicaciones en uso están debidamente documentadas. Existen Políticas y se cumplen sobre definición de perfiles de usuarios y manejo de claves. Se permite el establecimiento de sistemas integrados de medición de la gestión que ponderan la cultura de la medición y la elaboración de planes de seguimiento. 3.6 Democratización de la Administración Pública. Es la estrategia gerencial que obligatoriamente deben implementar las entidades de la administración pública para garantizar la equidad, la eficiencia y la eficacia de la función pública mediante la adopción de acciones y diversos mecanismos para apoyar la intervención de los ciudadanos en la formación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. Factores de valoración: Facilitar el acceso a la Información 0 a 50 puntos Bajo Facilitar el control social y la función veedora de la ciudadanía 51 a 75 puntos Medio Promover la planeación participativa. 76 a 100 puntos Alto 3.6.1 Facilitar el acceso a la Información: El acceso a la información es condición necesaria para que la participación ciudadana sea posible. Para ello la información debe fluir en forma oportuna y suficiente hacia los usuarios y ciudadanos, no sólo para dar a conocer si no también para formar en la cultura de la participación; a la vez la información debe fluir de los ciudadanos hacia las entidades mediante procesos de consulta. El flujo de la información de las entidades hacia los usuarios y ciudadanos supone la implementación de diversos mecanismos y estrategias que faciliten efectivamente el acceso a la información sobre deberes, derechos y servicios a los que el ciudadano puede acceder en su relación con la entidad; detallar programas y proyectos a desarrollar, publicitar documentos de interés, diseñar formatos sencillos para información sobre contratos. Elaborar guías muy sencillas en las que se explique a usuarios y ciudadanos los derechos que el sector protege con los servicios que ofrece. Realizar campañas de comunicación por medios masivos, conversatorios, formalizar canales de comunicación con los usuarios y uso de mecanismos legales para ejercer el derecho a la participación. Además de la información las entidades deben desarrollar programas educativos y de capacitación a través de las cuales se facilita el aprendizaje sobre valores cívicos y sobre como se ejercen el derecho a la participación. De esta manera se

prepara al usuario directo y al ciudadano en general para la participación desarrollando actitudes favorables a la participación y habituándolo para el uso de herramientas participativas que puedan ejercer este derecho. De igual forma las entidades previo a la definición de los programas y servicios debe indagar intereses, expectativas, necesidades, prioridades y calidades de los mismos mediante audiencias públicas u otros mecanismos de consulta directa con grupos de interés. Para ello se puede consultar previamente a los usuarios y/o ciudadanos sobre proyectos normativos, realizar jornadas de consulta a través de foros, sesiones de priorización de proyectos, de exploración de expectativas, etc. 3.6.2. Facilitar el control social y la función veedora de la ciudadanía Este nivel hace posible un mayor grado de participación ciudadana en la gestión porque crea espacios para que los ciudadanos puedan vigilar y evaluar la gestión, informando, presentado sugerencias o denuncias cuando sea del caso con el fin de garantizar el cumplimiento eficiente de los fines del Estado y proteger los recursos públicos. Por ello, se debe facilitar la participación ciudadana en el control a la toma de decisiones, a la implementación de programas, ejecución de contratos y manejo de recursos, independientemente del grado de participación previo (información, planeación, ejecución). Para ello las entidades deben Informar a la ciudadanía sobre los programas, servicios, obras, contratos o administración de recursos para que se ejerza la respectiva veeduría; establecer mecanismos de comunicación con las veedurías para el acceso oportuno y confiable a la información. Facilitar que los interlocutores se conozcan, que se acuerden formas y medios de comunicación e instituir acciones de rendición de cuentas de planes, programas, proyectos y/o contratos realizados por la entidad. 3.6.3. Promover la planeación participativa. Este nivel es el máximo grado en el que se puede generar participación ciudadana; supone un proceso de discusión, negociación y concertación en los que se analizan y deciden conjuntamente con los ciudadanos problemas a atender, acciones a emprender, presupuestos y destinación de recursos, prioridades de recursos, maneras de ejecutar los programas y las definición de políticas públicas. 3.7 Mecanismos de verificación y evaluación Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consiste en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador; la toma de decisiones y la retroalimentación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos, está considerado en dos dimensiones así: Autoevaluación y Unidad u Oficina de Control Interno. 3.7.1 Autoevaluación Los mecanismos de verificación y evaluación, preferiblemente deben diseñarse dentro de los mismos procesos administrativos y no ser objeto de una actividad exógena a ellos, de tal forma que a medida que se van desarrollando las actividades, el funcionario responsable de ellas pueda autoevaluarse y no dejar esta función a un agente que con posterioridad, indique lo que se hizo bien o mal. Factores de valoración: Herramientas de autoevaluación 0 a 50 puntos Bajo

Actualización de herramientas 51 a 75 puntos Medio Aplicación de acciones correctivas 76 a 100 puntos Alto 3.7.1.1 Herramientas de autoevaluación Se puede utilizar como mecanismos de verificación y evaluación cualquier método moderno de control que implique el uso de mejor tecnología, eficiencia y seguridad, como los indicadores de desempeño y de gestión, los informes de gestión, estratificación, hojas de verificación, gráfico de pareto, diagrama de causa y efecto, diagrama de correlación, histogramas, gráficos o tableros de control entre otros. 3.7.1.2. Actualización de herramientas Este factor considera la actualización y vigencia de las herramientas anteriores como parte integral de la autoevaluación. 3.7.1.3 Aplicación de acciones correctivas Como resultado de la autoevaluación deben lograrse acciones de mejoramiento que redunden en la consecución de los resultados. 3.7.2 Unidad u Oficina de Control Interno Definida en la Ley 87 de 1993 como “ Uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel gerencial o directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos” La Oficina de Coordinación del Control Interno se constituye así en el “Control de Controles” por excelencia, ya que en su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a coadyuvar a la alta dirección en la toma de decisiones asertivas y en el tiempo indicado. Por eso, ante todo, la función de las Oficinas de Control Interno debe ser considerada como un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo. Si bien es cierto, no se pretende ser exhaustivo en indicar cuál es la labor de las oficinas de Control Interno, si se quieren mostrar los principales tópicos de su accionar. De ahí que fruto de la observación y experiencia que durante los últimos años han tenido estas oficinas en las diferentes entidades del estado, se ha concluido que existen cinco aspectos básicos sobre los cuales se fundamenta su actividad: labor de acompañamiento o asesoría, labor evaluadora, fomento de la cultura de control, administración del riesgo y relación con entes externos, eso sí, entendiendo que estos tópicos son llevados a cabo de manera interrelacionada y complementaria, sin que se deje de lado ninguno, ya que quedaría incompleta y limitada la labor integral de estas oficinas. Factores de valoración: Acciones de evaluación 0 a 50 puntos Bajo Acciones de fomento de cultura de autocontrol 51 a 75 puntos Medio Acciones de asesoría 76 a 100 puntos Alto 3.7.2.1 Acciones de evaluación y seguimiento Factor en el cual las Oficinas de Control Interno realizan actividades de verificación, planeadas y adelantas para determinar la eficacia y eficiencia de los controles internos implementados en los procesos y en los sistemas de información de la institución.

3.7.2.2 Acciones de fomento de cultura de autocontrol Las Oficinas de Control Interno, planean y ejecutan acciones tendientes a fortalecer en los servidores públicos, la autonomía y el mejoramiento continuo de los procesos, las personas y los sistemas de información en torno a los controles internos implementados. 3.7.2.3 Acciones de asesoría En este nivel de óptimo desempeño de las Oficinas de Control Interno, realiza actividades orientadas a propiciar un espacio creativo de acompañamiento que busca la participación, el trabajo reflexivo y la integralidad coherente los diferentes planes para mejorar la gestión. En esta tarea de asesorar a las diferentes instancias de la organización, la relación con los entes externos permite complementar las acciones de acompañamiento, toda vez que brinda visiones complementarias a la de la Oficina de Control Interno. 4. DOCUMENTACION La vivencia del control interno de las entidades públicas, se da en la medida en que sus miembros reconocen su existencia y bondades. De ahí, nace la necesidad de materializarlo y el mecanismo ideal para hacerlo es la documentación, entendida como la descripción por escrito del como es su ejercicio. Al hacerlo se marca notoria diferencia con el control interno tradicional, pues si bien ha existido desde el momento en que se crea una organización, nunca se ha armonizado con el sentir de sus integrantes. La memoria institucional en la medida en que se encuentre documentada, permite que los cambios en su administración no causen desviaciones y traumatismos a la gestión a realizarse, en razón a que el andamiaje está diseño para establecer tendencias, parámetros de rendimiento, normas de manejo, metas y resultados. El documentar el Sistema de Control Interno permite fijar responsabilidades en cada empleado por el desarrollo de su función; en esta dirección apunta el Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995), al obligar a las entidades públicas a elaborar manuales de funciones en los que se especifique claramente las tareas que se deben cumplir al interior de las mismas. La formalización y documentación implica que los procesos y procedimientos sean aprobados por la alta dirección y fundamentalmente que sean puestos en conocimientos de las personas que los deben ejecutar. Es importante recalcar, que si bien se ha hecho referencia a los procesos y procedimientos, por ser ellos el elemento aglutinador de los demás, no se puede descuidar la documentación de aspectos tales como la planeación , el esquema de organización, las normas, métodos, principios y valores. Este último si que necesita declaración expresa, pues constituye los valores compartidos a partir de los cuales toma decisión y actúa una institución. Factores de Valoración: Informal 0 a 50 puntos Bajo Formal 51 a 75 puntos Medio Base para toma de decisiones 76 a 100 puntos Alto 4.1. Memoria institucional Es una recopilación de los hechos del pasado institucional, que se encuentra apoyada en la documentación o demás medios que históricamente conservan las

entidades con el fin de sustentar a través del tiempo su desarrollo, conocimiento, avance y crecimiento institucional. 4.1.1. Informal En esta fase, las organizaciones manejan la memoria institucional a través de aquellos documentos que surgen de la dinámica de la organización, que no son de obligatoria conservación y la organización los requiere como base para fomentar su desarrollo de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivos según las características de cada entidad (videos, historias, revistas institucionales, fotografías, publicaciones, etc.) 4.1.2. Formal Las organizaciones clasificadas en esta fase, utilizan documentación formal que por su importancia debe ser conservada de acuerdo a las normas establecidas para ello, de forma que garanticen la salvaguarda del patrimonio documental de cada organización, como parte integral de la riqueza cultural de la nación. (Leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares, planes estratégicos, visión, misión, informes de gestión, investigaciones, evaluaciones de desempeño, etc.) 4.1.3. Base para la toma de decisiones Este factor considerado como un nivel de desarrollo alto, supone el uso de la memoria institucional como un aspecto relevante en la toma de decisiones. Se recuerda el refrán popular “Quien no conoce la historia está condenado a repetirla”. 4.2. Manuales Hace referencia a la documentación que registra las funciones, procesos y procedimientos conocidos por los funcionarios, aprobados por la alta dirección o quien tenga la competencia y actualizados de acuerdo a los cambios presentados por la organización. Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del servidor público con la organización. Deben ser elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables. Factores de Valoración: Actualizados 0 a 50 puntos Bajo Difundidos y socializados 51 a 75 puntos Medio Aplicados 76 a 100 puntos Alto 4.2.1. Actualizados El esquema organizacional de la entidad esta acorde con los manuales y reflejan los procesos requeridos para el cumplimiento de la misión institucional. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se deja registrado la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, aprobado por, administrado por, etc. 4.2.2 Difundidos y socializados Los manuales son dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el

proceso, para su apropiación, uso y operación. La organización cuenta con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. 4.2.3 Aplicados Los manuales cumplen con la función para la cual fueron creados; se evalúa su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúa su aplicabilidad se establece el grado de efectividad de los manuales en la organización. 4.3. Documentación de la normatividad Es el conjunto de documentos que contiene la normatividad externa (Leyes, Decretos, Directivas Presidenciales) o Interna (Acuerdos, Resoluciones, Reglamentos, Circulares) existentes, propias de las materias asignadas a la respectiva entidad. Factores de Valoración: Unidad de materia en las disposiciones internas 0 a 50 puntos Bajo Compilación 51 a 75 puntos Medio Difusión y aplicación 76 a 100 puntos Alto 4.3.1 Unidad de materia en las disposiciones internas En cada disposición interna se incluyen materias que guardan estricta coherencia entre si y en lo posible se propende por regular todo lo necesario en la disposición que se expida, evitando ajustes permanentes. 4.3.2 Compilación Reunión sistemática de las normas en un archivo o documento de fácil acceso para todos los servidores de la entidad. 4.3.3. Difusión y aplicación La normatividad se aplica en cada una de las áreas correspondientes; existen procedimientos para su consulta y para garantizar unidad de criterio en su aplicación. 5. RETROALIMENTACIÓN Tiene que ver con la efectividad de la comunicación de la entidad y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno, que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que permita mejorar la gestión y resultados de la organización. En las entidades se han diseñado mecanismos motores de gestión que de ser utilizados adecuadamente permiten corregir, encausar o motivar comportamientos estructurales como resultado de las recomendaciones de las Oficinas de Control Interno, tales como los convenios de desempeño, planes de mejoramiento continuo, entre otros. Para lograr una retroalimentación efectiva, es necesario articular el accionar de los procesos de seguimiento expresados en los planes de mejoramiento continuo con la dinámica de los denominados comités coordinadores de control interno o la instancia que haga sus veces. En efecto, el valor de la función evaluadora de la Oficina de Control Interno no radica en la detección de hallazgos reportados o en la emisión de recomendaciones sino en la efectividad de las acciones implantadas. Si bien es cierto, el seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos y compromisos dentro de un término prudencial para medir su aplicación, no basta que las Oficinas de Control Interno asesoren esta aplicación,

sino el compromiso de los diferentes actores o responsables de su ejecución en la entidad. 5.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno o Instancia que haga sus veces. El artículo 4º del Decreto 1826 de 1994 reglamentó la creación de los Comités y Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de 1993, como órganos de coordinación y asesoría para Ministerios y Departamentos Administrativos, posteriormente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 extiende su campo de aplicación para todas las entidades y organismos del Estado. El Comité de Coordinación de Control Interno en las entidades se constituye en una instancia de la Administración cuyo objetivo es proponer acciones orientadas al mejoramiento continuo en aras del cumplimiento óptimo de la misión institucional, así como de garantizar el logro de los objetivos propuestos lo que implica necesariamente el papel decisivo que tiene en la retroalimentación para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno. Factores de Valoración: Formalmente constituido 0 a 50 puntos Bajo Reuniones periódicas 51 a 75 puntos Medio Toma de acciones de mejoramiento 76 a 100 puntos Alto 5.1.1. Formalmente constituido El Comité de Coordinación Control Interno está creado mediante acto administrativo del respectivo representante legal de la entidad o quien haga sus veces. 5.1.2. Reuniones periódicas Con el propósito de operacionalizar sus funciones y de dinamizar su accionar, sus integrantes se reúnen en forma periódica de tal manera que se hace un seguimiento oportuno a las decisiones tomadas. 5.1.3. Toma de acciones de mejoramiento La operatividad del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se evidencia a través de la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión institucional. 5.2. Planes de Mejoramiento Con base en la evaluación del Sistema de Control Interno por los organismos externos de control, surgen las recomendaciones para redireccionar la acción organizacional a través de Planes de Mejoramiento que corrigen las desviaciones, se ajustan los procesos y procedimientos y subsanan los problemas que se presentan, con el propósito de lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines misionales de las entidades. Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y espacio, requieren de la definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de responsabilidades. Factores de valoración: Concertado y formulado 0 a 50 puntos Bajo Puesto en marcha 51 a 75 puntos Medio Cumplimiento 76 a 100 puntos

Alto 5.2.1. Concertado y formulado El Plan de Mejoramiento ha sido previamente concertado con los responsables del proceso y se ha formulado sobre temas claramente definidos, así como la conexión y pertinencia entre ellos en el mejoramiento de la gestión. 5.2.2. Puesta en marcha La puesta en marcha del Plan de mejoramiento cuenta de la voluntad y compromiso de quienes tienen la responsabilidad de su ejecución. 5.2.3 Cumplimiento Este factor se enmarca en la materialización de las acciones de mejoramiento y se ven reflejadas en el desempeño de la organización. 5.3. Seguimiento. El seguimiento identifica logros y debilidades; establece los correctivos requeridos para obtener los resultados esperados, monitorea e identifica aciertos o fallas en el diseño y en la ejecución, brinda elementos que clarifican y sustentan ajustes a los objetivos, identifica problemas recurrentes que requieren mayor atención. Factores de valoración: Programado 0 a 50 puntos Bajo Oportuno 51 a 75 puntos Medio Acompañamiento a las acciones 76 a 100 puntos Alto 5.3.1 Programado El monitoreo se planea en forma periódica, oportuna a través de una programación de las actividades a realizar. 5.3.2. Oportuno Se tienen definidas unas variables de seguimiento, para oportunamente evaluar el grado de cumplimiento de lo programado, valorando las necesidades que en determinado momento justifica ajustes a lo inicialmente programado. 5.3.3 Acompañamiento a las acciones A través del seguimiento se apoya el cumplimiento de los procesos que contribuyen al logro de los fines misionales. Por último es importante recordar que el informe que rinde la oficina de control interno es el resultado de la labor realizada durante la vigencia y que por ende el proceso de evaluación ya debió haberse efectuado. Sin embargo y como una forma de verificar si este se realizó de manera adecuada además de lo expresado hasta el momento se incluye en el anexo 01 lo que se ha denominado “Referentes básicos para la evaluación” y cuyo propósito es indicar algunos aspectos que deben ser verificados a fin de llegar a la evaluación, cualificación y calificación del Sistema de Control Interno. VALORACIÓN DE FASES DEL DESARROLLO DEL SCI. Como se expresó anteriormente, la valoración de las diferentes fases de implementación del SCI, se fundamenta en un proceso escalonado y de mejoramiento, a partir del cual se espera que las entidades y organismos vayan identificado su nivel de desarrollo y definan estrategias para alcanzar los óptimos esperados. En consecuencia, se recuerda que la valoración se efectúa clasificando la entidad solo en uno de los factores establecidos para cada componente, siendo

excluyentes entre si. Como se pudo observar en el numeral II – Metodología para la evaluación del SCI, los componentes correspondientes a las cinco fases, se subdividen, en todos los casos, en tres factores de valoración, a los cuales les corresponden escalonadamente las escalas de Bajo, Medio y Alto. Una vez evaluada la entidad en cada una de las fases y componentes, se valoran las cinco fases acorde con la siguiente escala: FASES BAJO MEDIO ALTO 1. Ambiente de Control 0 - 200 201 - 300 301 - 400 2. Administración del Riesgo 0 - 150 151 - 225 226 - 300 3. Operacionalización de los elementos 0 - 400 401 - 600 601 - 800 4. Documentación 0 - 150 151 - 225 226 - 300 5. Retroalimentación 0 - 150 151 - 225 226 - 300 TOTAL 0 - 1050 1051 - 1575 1576 - 2100 EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN GENERAL DEL SCI Finalmente y para determinar el nivel general de desarrollo del Sistema de Control Interno, el cual determina y fundamenta el concepto que emite el Jefe de Control Interno, se establece la escala: Alto, Medio, Bajo. La clasificación de cada entidad será producto de la valoración dada en cada una de las cinco fases. En la calificación se consideran los siguientes rangos: Bajo desarrollo del SCI Menor de 1050 puntos. Medio desarrollo del SCI De 1051 a 1575 puntos. Alto desarrollo del SCI De 1576 a 2100 puntos. ANEXO RESOLUCIÓN No.____ DEL 2005 ( FECHA) Por medio de la cual se conforma el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en El Municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA El Alcalde Municipal de SAN JOSÉ DE CÚCUTA, en uso de sus facultades constitucionales y legales, y CONSIDERANDO: El artículo 269 de la Constitución Política estableció que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. La Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, desarrolló el anterior precepto constitucional, al establecer normas, para el ejercicio del Control Interno en todas las entidades y Organismos del Estado. El artículo 13 de la precitada Ley, determina establecer, al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de

acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la Organización. El Artículo 209 inciso 1 de la Constitución Nacional señala que, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, desconcentración y delegación de funciones. Que el artículo 311 de la Carta Magna define al municipio como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado y que le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demanda el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes. RESUELVE: ARTÍCULO 1. Créase y conformase en El Municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA, el Comité de Coordinación de Control Interno como órgano de Asesoría del Alcalde y a su vez Representante Legal, y a la vez como articulación y enlace entre el nivel central y el desconcentrado, para el mejoramiento general del Sistema de Control Interno. ARTÍCULO 2. Dicho Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno estará integrado por: - El Alcalde Municipal - El Secretario (a) General y de Gobierno - El Secretario (a) de Hacienda y Tesoro - El Secretario de Planeación - El Secretario de Agricultura ARTÍCULO 3. Son funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno: - Coordinar la planeación de las actividades de Control Interno - Formular los planes, programas, políticas, en materia de autocontrol del Sistema de Control Interno del Municipio. - Autoevaluar permanentemente el funcionamiento del Sistema de Control Interno, con el fin de adoptar decisiones correctivas que propendan por el mejoramiento continuo. - Colaborar con la oficina de Control Interno en la promoción de la cultura del autocontrol en la Entidad. - Remitir a través del Presidente del Comité los informes semestrales a la Oficina de Control Interno, a los 15 días de haberse efectuando el último Comité, sobre el diagnóstico y análisis del Estado del Sistema de Control Interno y las acciones tomadas para su mejoramiento. - Velar por el cumplimiento de las recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno una vez presentadas y aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. ARTÍCULO 4. Los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá ordinariamente por lo menos una vez cada seis meses por convocatoria hecha por su Presidente, con tres días de anticipación y sus deliberaciones y decisiones se tomarán por el voto de la mayoría de los asistentes, En caso de

empate, este será decidido por el Presidente del Comité. PARÁGRAFO: La asistencia a las reuniones del Comité de que trata la presente Resolución, será obligatoria. ARTÍCULO 5. Son funciones del Presidente del Comité: - Programar las reuniones del Comité. - Elaborar la Agenda correspondiente al Orden del día. - Remitir a la Oficina de Control interno y al Comité de Coordinación del Sistema de Control interno los informes semestrales. ARTÍCULO 6. Son funciones del Secretario del Comité: - Presentar y dar lectura del orden día respectivo. - Elaborar las actas y llevar su archivo. - Comunicar las decisiones del Comité para el conocimiento de todos los funcionarios del Municipio. ARTÍCULO 7. La presente resolución rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE -------------------------------------El ALCALDE MUNICIPAL LEY 87 DE 1993 (Noviembre 29) "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" El Congreso de Colombia DECRETA: ARTICULO 1o. Definición del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Parágrafo. El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. ARTICULO 2o. Objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los

principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características; ARTICULO 3o. Características del control Interno. Son características del Control Interno las siguientes: a) El sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; c) En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su Jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros; ARTICULO 4o. Elementos para el sistema de Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno: a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;

d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno; h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos. ARTICULO 5o. Campo de Aplicación. La presente ley se aplicará en todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órganos y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen Presupuestal. ARTICULO 6o. Responsabilidad del Control Interno. El estable-cimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. ARTICULO 7o. Contratación del servicio de Control Interno con Empresas Privadas. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas Colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad de defensa nacional. Parágrafo. En las empresas de servicios públicos domiciliarios del Distrito Capital, en donde se suprimió el Control Fiscal ejercido por las Revisorías, el personal de las mismas tendrá prelación para ser reubicado sin solución de continuidad en el ejercicio de control interno de las respectivas empresas, no pudiéndose alegar inhabilidad para estos efectos. De no ser posible la reubicación del personal, las Empresas aplicarán de conformidad con el Régimen Laboral Interno, las indemnizaciones correspondientes.

ARTICULO 8o. Evaluación y control de Gestión en las Organizaciones. Como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. ARTICULO 9o. Definición de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Parágrafo. Como mecanismos de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismos moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. ARTICULO 10.- Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. ARTICULO 11.- Designación del Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. El Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces será un funcionario de libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Parágrafo 1o. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades objeto del Control Interno. Parágrafo 2o. El Auditor Interno o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho personal, no implicará, necesariamente, aumento en la planta de cargos existentes. Parágrafo 3o. Derogado por la Ley 617 de 2000, Art. 96 En los municipios con una población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superan los quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales, las funciones del Asesor, Coordinador, o de Auditor Interno podrán ser desempeñadas por los correspondientes jefes o directores de Planeación Municipal o por quien haga sus veces, y en su defecto por el respectivo Secretario de la Alcaldía. ARTICULO 12.- Funciones de los Auditores Internos. Serán funciones del Asesor, Coordinador, Auditor Interno, o similar la siguientes: a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;

b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados; g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; l) Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones. Parágrafo. En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinar, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. ARTICULO 13.- Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo quinto de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. ARTICULO 14.- Informe de los funcionarios del Control Interno. Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. ARTICULO 15.- Término de aplicación. Para los efectos de lo dispuesto en la presente Ley los directivos de las entidades públicas tendrán un plazo de seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente Ley, para determinar, implantar y complementar el sistema de control interno en sus respectivos organismos o entidades. En los municipios con una población inferior a quince mil

(15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superen los quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales, este plazo será de doce (12) meses. Asímismo, quienes ya ejerzan algún tipo de control interno deberá redefinirlo en los términos de la presente ley. ARTICULO 16.- Vigencia. La presente ley rige a partir de la fecha de su promulgación. Publíquese y ejecútese Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y tres (1993) DECRETO 2145 DE 1999 (noviembre 4) por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. El Presidente de la República, en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, DECRETA: CAPITULO I Conceptualización Artículo 1o. Definición del Sistema Nacional de Control Interno. Es el conjunto de instancias de articulación y participación, competencias y sistemas de control interno, adoptados en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, que de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, fortalecen el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado. Artículo 2o. Ambito de aplicación. Modificado Decreto 2539 de 2000 El presente decreto se aplica a todos los organismos y entidades que de acuerdo con la Ley 489 de 1998 conforman la Administración Pública, y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. Parágrafo. Las normas del presente decreto serán aplicables, en lo pertinente, a las entidades autónomas y territoriales o sujetas a regímenes especiales en virtud del mandato constitucional. Artículo 3o. Dirección y coordinación. De conformidad con el artículo 29 de la Ley 489 de 1998, el Sistema Nacional de Control Interno será dirigido por el Presidente de la República como máxima autoridad administrativa, apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, el cual será presidido por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. CAPITULO II Instancias de articulación y sus competencias Artículo 4o. Instancias de articulación. Para lograr el funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno se determinan las siguientes instancias de articulación, sus competencias e interrelaciones con los sistemas de control interno de las entidades públicas, de tal manera que se retroalimenten continuamente para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Estado, así: responsables, reguladores, facilitadores y evaluadores. Artículo 5o. Responsables. Son las autoridades y servidores públicos obligados a

diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitución y la ley, así: a) El Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa, es responsable de mantener el control de la gestión global sobre las políticas públicas, el plan de gobierno y la adecuada coordinación administrativa para el cumplimiento de los fines del Estado. Dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la República, al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el Control Interno Contable, de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación. Así mismo los proyectos que el Gobierno Nacional se proponga adelantar en materia de Control Interno, detallando la asignación de los recursos del Presupuesto Nacional que garanticen su cumplimiento; b) El Ministro de Hacienda y Crédito Público, como direccionador de políticas en materia de ingresos y de gastos contribuirá en la preparación, ejecución y control de la asignación presupuestal, en las técnicas y sistemas de captación, en el uso correcto de los recursos del Estado y la transparencia de las acciones; todo lo anterior en coordinación con los organismos de control; c) Modificado Decreto 2539 de 2000 Los Ministros, Directores de Departamento Administrativo y los Jefes de los Organismos y Entidades del Estado adscritos y vinculados a cada Sector Administrativo, en los distintos órdenes del sector central y descentralizado, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen los resultados bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia. Así mismo, deben garantizar la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas establecidas por la ley en materia de control interno, en consecuencia, remitirán al Consejo Asesor en esta materia, antes del 16 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema, realizado por la respectiva Oficina de Control Interno, documento que servirá de base para el informe que sobre el Sistema de Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República; d) El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad; e) El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación; f) Apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece. Artículo 6o. Reguladores. Modificado Decreto 2539 de 2000 Son los competentes para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno. a) El Presidente de la República, a quien corresponde trazar las políticas en

materia de Control Interno, apoyado entre otros, en el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, las Consejerías Presidenciales, los Ministerios, Departamentos Administrativos y en el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial; b) El Departamento Administrativo de la Función Pública, a quien corresponde fijar de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de Administración Pública, en materia de organización administrativa del Estado, propendiendo particularmente a la funcionalidad y modernización de las estructuras administrativas; en materia de gestión administrativa, en gestión del recurso humano al servicio del Estado, en el diseño de los Sistemas General de Información, Desarrollo Administrativo y en la dirección y orientación del desarrollo institucional de la Rama Ejecutiva del Poder Público, como también velar por la armonización de las reformas administrativas y las necesidades de la planeación económica y social; c) El Congreso de la República, a través de su función legislativa, expide actos legislativos y leyes sobre el tema de Control Interno; d) La Contaduría General de la Nación, a quien corresponde, en materia contable, diseñar, implantar, establecer políticas de Control Interno y coordinar con las Entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del ... e) Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia; f) La Contraloría General de la República, a quien corresponde reglamentar los métodos y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades sujetas a su vigilancia; g) El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, a quien corresponde emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno. Para estos efectos elaborará guías metodológicas e instrumentos que establezcan criterios claros para la adopción y funcionamiento de los sistemas de Control Interno en las entidades. Artículo 7o. Facilitadores. Son las instancias encargadas de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implantación y el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. 1. El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, a quien corresponde: a) Establecer las políticas generales de adiestramiento, formación y perfeccionamiento del recurso humano al servicio del Estado en la Rama Ejecutiva del Poder Público en todos sus niveles; b) A través de su Director, presidir el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno; c) Dirigir y orientar el desarrollo institucional de los organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público y velar por la armonización de las reformas administrativas a las necesidades de planeación económica y social; d) Orientar e instruir a los diferentes organismos de la Administración Pública de la Rama Ejecutiva del Poder Público sobre las directrices que deban observar en

la gestión pública y en la organización administrativa; e) Facilitar los insumos de los sistemas de información requeridos para el seguimiento y análisis de la organización administrativa del Estado, del desempeño del Sector Público, así como el sistema de información relativo a la situación y gestión del recurso humano al servicio de la Administración Pública; f) A través de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, dar orientación y apoyo permanente a la gestión de las entidades, impartiendo capacitación, programas de educación continuada, especialización y formación de profesionales calificados en la Administración Pública; 2. La Procuraduría General de la Nación, ejerciendo una labor preventiva y de capacitación con el fin de fortalecer la gestión pública, a través de la transparencia en las actuaciones administrativas. 3. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, quien cumplirá las funciones asignadas en el Artículo 18 del presente Decreto, en su calidad de Coordinador del Sistema Nacional de Control Interno. 4. El Comité Interinstitucional de Control Interno, como instancia operativa del Consejo Asesor se encargará de: a) Consolidar experiencias exitosas en materia de Control Interno, a nivel institucional y/o sectorial, con el propósito de formular propuestas de mejoramiento y perfeccionamiento del sistema; b) Brindar asesoría y apoyo a los Jefes de Control Interno para el ejercicio adecuado de sus funciones y la puesta en práctica de las políticas del Sistema Nacional de Control Interno; c) Divulgar y ejecutar las políticas, planes y programas establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en la materia; d) Canalizar las necesidades de capacitación y asesoría de las diferentes entidades en materia de Control Interno, como insumo fundamental para el diseño de los planes y programas respectivos. 5. El Comité de Coordinación de Control Interno Institucional, brinda los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad. 6. La Oficina o Unidad de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces en cada entidad, asesora y apoya a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones, las cuales se enmarcan dentro de cuatro tópicos a saber: función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura del autocontrol y relación con los organismos externos. Artículo 8o. Evaluadores. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes. a) La Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales, por atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, para lo cual podrá tomar como referente principal el informe de evaluación del Sistema de Control Interno, elaborado por la Oficina respectiva o quien haga sus veces; b) Auditoría General de la República: A quien corresponde evaluar la gestión de

los órganos de control fiscal en el ámbito nacional y territorial; c) El Departamento Nacional de Planeación, mediante el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión de Resultados Sinergia y su herramienta Plan Indicativo, consolida las realizaciones de cada organismo en materia de inversión, con el propósito de evaluar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo; d) La Procuraduría General de la Nación velará por el ejercicio diligente y eficiente de la administración pública ejerciendo la función preventiva y control de gestión; e) Las Oficinas de Coordinación del Control Interno o quien haga sus veces de las entidades y organismos del sector público, verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana. Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 5o. del presente decreto. Los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de las entidades adscritas o vinculadas, también deberán presentar el mencionado informe a sus respectivas juntas o Consejos Directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos. CAPITULO III Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno Artículo 9o. Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno. Para lograr la integración y armonización del funcionamiento del control interno en las entidades públicas, se considera como Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno, el Sistema de Control Interno adoptado en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, soportado en los conceptos de autoevaluación y autocontrol. Artículo 10. Elementos de la Unidad Básica del Sistema. Los elementos mínimos del Sistema de Control Interno mencionados en la Ley 87 del 27 de noviembre de 1993 y demás normatividad relacionada, conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación). Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman estos cinco grupos son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte. Artículo 11. Dirección. El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción. Artículo 12. Planeación. La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los

objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas. Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales. El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) El Nivel Directivo: tiene la responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el cuatrienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción anuales; b) Todos los Niveles y Áreas de la Organización: Participan en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos adquiridos; c) Las oficinas de planeación: Asesoran a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecen los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo. Coordinan la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determina las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesora las reorientaciones que deben realizarse; d) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. Artículo 13. Organización. Función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) Todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol deben: Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su

gestión. Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna. Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción; b) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto. Artículo 14. Ejecución. Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a. Todos los Niveles y Areas de la Organización: Participan en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia del mismo, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas; b) La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional. Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales. Artículo 15. Evaluación. Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos. Parágrafo. Los responsables de este proceso son: a) El Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, toma las decisiones correspondientes y da las orientaciones y lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos; b) Todos los niveles y áreas de la organización deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Oficina de Planeación, con el propósito de que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar;

Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos; c) La Oficina de Planeación debe consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes; d) La oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema. CAPITULO IV Operatividad del Sistema Nacional de Control Interno Artículo 16. Operatividad del Sistema Nacional de Control Interno. Modificado Decreto 2539 de 2000 El funcionamiento del Sistema Nacional de Control Interno se fundamenta en el ejercicio de las competencias y responsabilidades que en materia de Control Interno le han sido asignadas al Presidente de la República, al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en esta materia, al Comité Interinstitucional de Control Interno, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y a la Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno. Artículo 17. Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. Modificado Decreto 2539 de 2000 El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial, como organismo consultivo del Gobierno Nacional adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública, estará integrado por: a) El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, quien lo presidirá; b) El Contador General de la Nación o el Subcontador; c) El Director del Departamento Nacional de Planeación o el Subdirector; d) El Contralor General de la República o el Vicecontralor; e) El Auditor General de la República o el Auditor Auxiliar; f) El Procurador General de la Nación o el Viceprocurador; g) El Presidente de la Conferencia General de Gobernadores o su Vicepresidente; h) El Presidente de la Federación Colombiana de Municipios o su Vicepresidente; i) El Presidente de la Organización Colombiana de Contralores Departamentales o su Vicepresidente; j) El Presidente de la Comisión Legal de Cuentas del Congreso o su Vicepresidente; k) El Director del Programa Presidencial para la Lucha Contra la Corrupción; l) Cuatro (4) delegados del Comité Interinstitucional de Control Interno. Parágrafo 1o. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Asesor de

Control Interno, será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Función Pública, y sus funciones serán establecidas mediante reglamento interno de este Consejo. Parágrafo 2o. Los Jefes de Unidad u Oficina de Control Interno serán representados ante el Consejo Asesor por cuatro miembros elegidos según lo disponga el reglamento del Comité Interinstitucional de Control Interno. Artículo 18. Modificado Decreto 2539 de 2000 Funciones del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control. Tendrá las siguientes funciones: a) Emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno. Para estos efectos elaborará guías metodológicas e instrumentos que establezcan criterios claros para la adopción y funcionamiento de los sistemas de control interno en las entidades; b) Coordinar y orientar la divulgación, capacitación y aplicación de políticas, planes y programas, formulados por los reguladores, para fortalecer el sistema, evitar la colisión de competencias y la duplicidad de funciones en materia de Control Interno; c) Conocer previamente los proyectos de leyes, decretos y demás normas generales sobre Control Interno, con el propósito de pronunciarse y formular propuestas; d) Solicitar a los organismos de control selectivamente y por sectores, los informes de evaluación del Sistema de Control Interno de entidades y organismos que integran el Sistema Nacional de Control Interno, como insumo para la evaluación y diagnóstico general del Sistema Nacional de Control Interno; e) Formular propuestas concretas a las entidades u organismos que de acuerdo con sus competencias pueden apoyar el fortalecimiento de los componentes del sistema así: Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, entre otros; f) Presentar informe sobre el Sistema de Control Interno del Estado al Presidente de la República, a más tardar el último día hábil del mes de mayo; g) Cumplir con la función mediadora entre los organismos que intervienen en el desarrollo y evaluación del Sistema de Control Interno y las entidades del Estado, con el fin de unificar los criterios que deben regir en la materia; h) Establecer y adoptar su propio reglamento; i) Las demás que le asigne el Presidente de la República. Artículo 19. Modificado Decreto 2539 de 2000 Comité Interinstitucional de Control Interno. Estará compuesto por los Jefes de Unidad u Oficinas de Control Interno de las siguientes entidades: Ministerios, Departamentos Administrativos, Organismos de Control, Congreso de la República, el Banco de la República, la Organización Electoral, la Fiscalía General de la Nación, la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, los delegados de los Comités Interinstitucionales de las Entidades Territoriales y/o Sectoriales y las demás entidades del Orden Nacional que soliciten su inscripción ante este comité, el cual tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar su propio reglamento;

b) Designar de su seno a los cuatro miembros que representen el Comité Interinstitucional ante el Consejo Asesor de Control Interno; c) Las demás que fije la Asamblea del Comité, respecto de sus asuntos internos. CAPITULO V Fortalecimiento del Control Interno Artículo 20. Nombramiento de los jefes de Control Interno. Modificado Decreto 2539 de 2000 El nombramiento de los Jefes de Control Interno de las entidades y organismos públicos del Orden Nacional, se efectuará por parte de la autoridad competente conforme a la delegación prevista en las disposiciones vigentes. En los casos en que se encuentren integrados los sectores administrativos, el nombramiento de los Jefes de Control Interno o de quienes hagan sus veces en las entidades adscritas y vinculadas, será efectuado por el Ministro o Director del Departamento Administrativo responsable de la orientación y coordinación de cada Sector Administrativo. Sin embargo, el Presidente de la República reasumirá en cualquier momento, su facultad nominadora sobre los Jefes de Control Interno de la Rama Ejecutiva, en los casos que lo considere conveniente, de conformidad con el Decreto 1172 de 1999. CAPITULO VI Disposiciones generales Artículo 21. Sistemas de Información Institucional. El Sistema Nacional de Control Interno como instancia de articulación, tendrá como base para su funcionamiento, entre otros, al Sistema Nacional de Evaluación de Resultados Sinergia, el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema General de Información Administrativa, los cuales deben fundamentarse en criterios de confiabilidad e integridad. Artículo 22. Vigencia. Este decreto rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las normas que le sean contrarias, en especial los Decretos 280 del 08 de febrero de 1996, y el 2070 del 21 de agosto de 1997 y modifica los artículos 2o. y 10 del Decreto 1826 de 1994. Publíquese y cúmplase. Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 4 de noviembre de 1999. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE AJUSTES MENSUALES (CAUSACIONES, PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AJUSTES POR INFLACIÓN). PARTICIPAN: RELACIONES INDUSTRIALES, TESORERÍA, ALMACÉN, OFICINA DE CONTABILIDAD. ES RESPONSABLE EL JEFE DE CONTABILIDAD. DESCRIPCIÓN Mensualmente la tesorería envía la certificación de traslado, comisiones, chequeras, tres por mil y demás notas crédito y dedito. Relaciones Industriales envía las provisiones por carga laborales. Almacén envía las actas de entrada y salida de almacena si como la relación de activos fijos, en contabilidad se reciben los documentos y se elaboran los comprobantes contables. La oficina de Contabilidad revisa los documentos presentados, si la información no es correcta se modifica en sistema; de lo contrario se imprime el comprobante de contabilidad definitivo en original.

El Contador verifica la información, si no es correcta sugiere modificaciones, las cuales se registran en el sistema, de lo contrario firma. La oficina de Contabilidad archiva los comprobantes de contabilidad con sus respectivos soportes. OBSERVACIONES Cuando los documentos son estudiados por el Ente Fiscalizador y esta Entidad encuentra inconsistencias solicita un requerimiento a la Oficina de Contabilidad, en donde se registran los ajustes, se genera el comprobante de contabilidad y se elabora una comunicación explicando el ajuste. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación MEDIDAS DE CONTROL Para elaborar el documento contable, la Oficina de Contabilidad realiza una revisión previa a los documentos soporte. En los comprobantes de contabilidad se verifica que la codificación y la imputación contable sean correctos, de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE ACUSACIÓN DE EGRESOS. PARTICIPAN: TESORERÍA, OFICINA DE CONTABILIDAD. ES RESPONSABLE EL JEFE DE CONTABILIDAD. DESCRIPCIÓN Diariamente la Tesorería envía las órdenes de pago definitivas legalizadas y las relaciones de autorización a la Oficina de Contabilidad, en donde se reciben los documentos y se elabora el comprobante contable. La Oficina de Contabilidad verifica los documentos presentados, si la información no es correcta se modifica en el sistema; de lo contrario se elabora el comprobante de contabilidad definitivo en original. El contador verifica la información, si no es correcta sugiere modificaciones, las cuales se registran en el sistema, de lo contrario firma. La Oficina de Contabilidad archiva el comprobante de contabilidad. OBSERVACIONES Cuando los documentos son estudiados por los Organismos de Control y estos encuentran inconsistencias solicitan un requerimiento a la Oficina de Contabilidad. En donde se registran los ajustes, se genera el comprobante de contabilidad y se elabora una comunicación explicando el ajuste. La Oficina de Contabilidad elabora informes de gastos financieros administrativos, activos fijos, y de operaciones reciprocas; en original y copia, archiva copia y envía el original a la Administración. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación. MEDIDAS DE CONTROL La Oficina de Contabilidad realiza una revisión previa de los valores, fecha, número de orden y código presupuestal. En los comprobantes de contabilidad se verifica que la codificación y la imputación contable sean correctos, de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE CAUSACION DE INGRESOS CORRIENTES. PARTICIPAN: DIRECCIÓN DE TESORERÍA, OFICINA DE CONTABILIDAD. ES RESPONSABLE EL JEFE DE CONTABILIDAD. DESCRIPCIÓN Mensualmente la tesorería envía la certificación de los ingresos corrientes, a Contabilidad, en donde se reciben los documentos y se elabora el comprobante contable. La oficina de Contabilidad revisa los documentos presentados, si la información no es correcta se modifica en sistema; de lo contrario se imprime el comprobante de contabilidad definitivo en original. El contador verifica la información, si no es correcta sugiere modificaciones, las cuales se registran en el sistema, de lo contrario firma. La Oficina de Contabilidad archiva el comprobante de contabilidad con sus respectivos soportes. OBSERVACIONES Cuando los documentos son estudiados por los Organismos de Control y estos encuentran inconsistencias solicitan un requerimiento a la Oficina de Contabilidad, en donde se registran los ajustes, se genera el comprobante de contabilidad y se elabora una comunicación explicando el ajuste. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación. MEDIDAS DE CONTROL Para elaborar el documento contable, la Oficina de Contabilidad realiza una revisión previa a los documentos soporte. En los comprobantes de contabilidad se verifica que la codificación y la imputación contable sean correctos, de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento. EL PROCEDIMIENTO TIENE POR OBJETO ILUSTRAR EL TRAMITE PARA ELABORAR LOS ESTAOS FINANCIEROS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA. PARTICIPAN: SECRETARIA DE HACIENDA Y TESORO, ALMACÉN, Y EL ALCALDE COMO REPRESENTANTE LEGAL. ES RESPONSABLE LA SECRETARIA DE HACIENDA.

DESCRIPCIÓN Previamente la Dirección de Tesorería envía las órdenes de pago, notas débito, consignaciones, libro de pagos, relación de pagos, descuentos a la nomina. El Almacén envía las actas de entra y salida de almacén, y los inventarios de los activos fijos. La Dirección de presupuesto envía la ejecución presupuestal de gastos. La Oficina administrativa envía el estado de cartera por tarifas y servicios especiales. La Oficina de Contabilidad verifica y procesa la información, junto con los informes generados por los procedimientos de contabilización; si no es correcta se registran las modificaciones en el sistema. De lo contrario, realiza los ajustes definitivos y genera el balance general y el estado de resultados del Municipio, y lo envía para revisión de la Secretaria de Hacienda y Tesoro. El Jefe de la Secretaria, revisa los estados financieros, si presentan inconsistencias solicita las modificaciones al Contador de lo contrario los firma y los devuelve a la Oficina de Contabilidad. El Contador firma los estados financieros y los envía para el Alcalde. La Oficina de Contabilidad archiva copia del balance y envía copias a los Organismos de Control. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación. MEDIDAS DE CONTROL Los estados financieros se deben elaborar de acuerdo con el Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento. La Oficina de Contabilidad envía el balance ala Contaduría General de la Nación Trimestralmente en las fechas establecidas La Oficina de Contabilidad realiza un análisis comparativo con respecto a años anteriores La Oficina de Contabilidad realiza una verificación estadística de la información. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE CONSIGNACIONES. PARTICIPAN: DIRECCIÓN DE TESORERÍA, DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. ES RESPONSABLE EL CONTADOR. DESCRIPCIÓN La Dirección de Tesorería envía el boletín diario de bancos, consignaciones por recaudo de ingresos, notas dedito, notas crédito, traslado de fondos y cheques anulados a la Oficina de Contabilidad en donde se reciben los documentos y se elabora el comprobante contable. La Oficina de Contabilidad verifica los documentos presentados, si la información no es correcta se modifica en el sistema; de lo contrario se elabora el comprobante de contabilidad definitivo en original. El contador verifica la información, si no es correcta sugiere modificaciones, las cuales se registran en el sistema, de lo contrario firma. La Oficina de Contabilidad archiva el comprobante de contabilidad.

OBSERVACIONES Cuando los documentos son estudiados por los Organismos de Control y estos encuentran inconsistencias solicitan un requerimiento a la Oficina de Contabilidad, en donde se registran los ajustes, se genera el comprobante de contabilidad y se elabora una comunicación explicando el ajuste. La Oficina de Contabilidad elabora los siguientes informes: control de ajustes y balance a los bancos, y soporte contable a las conciliaciones bancarias en original. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación. MEDIDAS DE CONTROL La Oficina de Contabilidad realiza una revisión numérica contable a los documentos que envía la Dirección de tesorería. En los comprobantes de contabilidad se verifica que la codificación y la imputación contable sean correctos, de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE EGRESOS PAGOS. PARTICIPAN: DIRECCIÓN DE TESORERÍA, OFICINA DE CONTABILIDAD. ES RESPONSABLE EL CONTADOR. DESCRIPCIÓN Diariamente la Dirección de Tesorería envía el boletín de bancos, órdenes de pagos definitivos, planillas de remesas, avances, acreedores varios y cuentas especiales a la Oficina de Contabilidad en donde se reciben los documentos y se elabora el comprobante contable. La Oficina de Contabilidad verifica el borrador y los documentos presentados, si la información no es correcta se modifica en sistema; de lo contrario de elabora el comprobante de contabilidad definitivo en original. El Contador verifica la información, si no es correcta siguiere modificaciones las cuales se registran en el sistema, de lo contrario firma. La Oficina de Contabilidad archiva copia del comprobante de contabilidad. OBSERVACIONES Cuando los documentos son estudiados por los Organismos de Control y estos encuentran inconsistencias solicitan un requerimiento a la Oficina de Contabilidad, en donde se registran los ajustes, se genera el comprobante de contabilidad y se elabora una comunicación explicando el ajuste. Posteriormente la Oficina de contabilidad elabora los siguientes informes: declaración de retención en la fuente mensual, liquida el valor a pagar de retención en la fuente y envía a la Dirección de Tesorería, quien realiza el respectivo pago. BASE LEGAL Resolución 400 de 2000. Por la cual se aprueba y se adopta el Plan General de Contabilidad Publica – PGCP, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 298 de 1996. Por la cual se crea la Contaduría General de la Nación.

MEDIDAS DE CONTROL La Oficina de Contabilidad realiza una revisión numérica contable a los documentos que envía la Dirección de tesorería. En el borrador del comprobante contable, se verifica que la codificación y la imputación contable sean correctos, de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC del sector público vigente. Previamente a la firma, el contador realiza la verificación integral del procedimiento. PROCEDIMIENTO PARA LA OFICINA DE PETICIONES QUEJAS Y RECURSOS. PARTICIPAN: USUARIOS DEL SERVICIO, JEFE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS. ES RESPONSABLE EL JEFE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS. DESCRIPCION: El objetivo fundamental de esta dependencia es recibir atender, tramitar y responder las Peticiones, Quejas y Recursos verbales o escritos que presenten los usuarios o usuarios potenciales en relación con el servicio que presta la entidad, procurando mejorar las practicas y procesos de nuestra Entidad, mediante el uso de métodos ordenados mejorando la gestión dentro de un ambiente dinámico y lograr así suplir las deficiencias causadas por la prestación del servicio, por tanto con el animo de ser cada vez mas productivos se realizan las siguientes actividades. Atender las Peticiones, Quejas y Recursos presentados por los usuarios, de manera consecutiva, registrándolas en un formato donde se consignan la fecha, nombre del suscriptor, dirección, numero telefónico, forma en la que se presenta la queja bien sea por escrito, telefónica u otro (personal), de igual forma se registra el motivo del reclamo. Así mismo se lleva un libro denominado recepción de P.Q.R. donde se registran todos los datos de la petición y la solución. Cuando las P.Q.R. son recibidas de manera telefónica se procede a notificar a la respectiva dependencia o supervisor sobre la solicitud o queja instaurada, para que este a su vez nos presente la posible solución y de esta manera la oficina de P.Q.R. se comunica telefónicamente con el usuario donde se le da respuesta a dicha solicitud, para que así el usuario siente que se le tiene en cuenta, dando a la mayor brevedad posible solución a las dificultades y inconveniente presentado por la prestación de nuestro servicio. Así mismo respecto a los Derechos de Petición instaurados por los usuarios ante el Municipio se contestan de acuerdo a los parámetros establecidos por la ley, esto contando con la accesoria de la Secretaria General y Jurídica. De igual forma se lleva un libro radicador de los Derechos de Petición presentados por los usuarios los cuales se relacionen con la dependencia. OBSERVACIONES La dependencia de P.Q.R realiza informe detallado de las Quejas y reclamos presentadas por los usuarios. . BASE LEGAL Resolución No. 196 de 2001 C.G de la Nación

Resolución 420 de 2002 C.G de la Nación Decreto 1826 de 1994 Presidencia de la República Decreto 2170 de 2002 Transparencia en la Contratación MEDIDAS DE CONTROL Diligenciar adecuadamente y en forma completa el formato de recibo de Quejas inmediatamente esta se recibida. Realizar las visitas, inspecciones y pruebas necesarias dejando constancia de ello en el respectivo formato de visitas. Presentar mensualmente informe de las Quejas recibidas con sus respectivas estadísticas y tiempo de respuesta a cada una de ellas y causa de negación de las mismas, medidas adoptadas por el Municipio para su disminución y sus resultados. Mantener copias a disposición de los usuarios del Decreto 0605 de 1996, el reglamento interno y el contrato de condiciones uniformes, relacionando la respectiva entrega de dichas copias. Solicitar y mantener archivadas las publicaciones de todas las decisiones que el Municipio adopte en cuanto a la presetación de los diferentes servicios en un diario local, regional, departamento o nacional. Dar oportuno traslado al departamento o al funcionario correspondiente de la queja recibida dejando constancia escrita del motivo, fecha de recepción y solución. Todos los formatos deben estar debidamente prenumerados INTRODUCCIÓN Con el siguiente procedimiento se reglamentan las diferentes actividades relacionada con la apertura de libros los cuales son necesarios dentro del proceso de ejecución presupuestal. OBJETIVOS Dar cumplimiento a las instrucciones de la dilección del presupuesto en el obligatorio diligenciamiento de libro presupuéstales. Lograr el control absoluto de las apropiaciones, registro y ejecución del presupuesto. Establecer la disponibilidad real de los saldos y llevar el control de ejecución presupuestal en forma claro y precisa. Garantizar la seguridad y manejo de la información presupuestal. BASE LEGAL La apertura de libros presupuéstales se sujetara a las instrucciones de la dirección general de presupuesto y al decreto 3077 de 1989, el cual reglamenta los procedimientos y el manejo de libros presupuéstales. DOCUMENTOS Libros presupuéstales (apropiaciones, compromisos y ejecuciones), acta de apertura y resolución de liquidación del presupuesto. ORGANIZACIÓN En esta estructura participan en el proceso la oficina de presupuesto y la unida de control interno RESPONSABILIDAD En la siguiente descripción se determina de manera clara y precisa todos y cada

uno de los funcionarios que participan en el mismo son responsables de su divida ejecución y cumplir con las obligaciones previstas en los eventos que se deriven de la aprobación y ejecución presupuestal así como las funciones establecidas para el normal desarrollo de sus actividades. La persona directamente responsable del cumplimiento de normas y procedimientos que rigen todo lo relacionado con esta dependencia, estará en cabeza del jefe, según la ley 87 de 1993. Así mismo es importante resaltar que el no – cumplimiento de las obligaciones derivadas de dicho procedimiento, acarreara sanciones disciplinarias administrativas o fiscales, ya que esta negligencia afecta el giro normal de las obligaciones de la empresa municipal de aseo. DESCRIPCION JEFE DE PRESUPUESTO: Al inicio de la vigencia fiscal ordena al auxiliar de presupuesto la elaboración de la respectiva acta de apertura de libros presupuéstales: Libro control de apropiaciones, libro de registros presupuéstales y control de pagos. AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Elabora acta de apertura de libro presupuéstales y pasa el jefe de presupuesto para su revisión, el acta debe contener: fecha de apertura, nombre del libro, numero de folios y firma de quienes intervienen JEFE DE PRESUPUESTO: Revisa acta, firma y ordena al auxiliar de presupuesto la respectiva apertura de libro presupuéstales. (Acta debe llevar también la firma del auditor o jefe de control interno) AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Registra en los libros el presupuesto aprobado para la vigencia asignando para cada código y concepto el valor correspondiente, y pasa el jefe de presupuesto para su respectiva refrendación. JEFE DE PRESUPUESTO: Revisa el correcto registro, imputación presupuestal para proceder a refrendar hoja por hoja y pasa al auxiliar de presupuesto. AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe libros, los conserva bajo llave y elabora registros diariamente de acuerdo a las operaciones presupuéstales efectuadas. NORMAS DE CONTROL La apertura de libros presupuéstales le corresponde a la oficina de presupuesto cuya responsabilidad decae en el jefe de dicha dependencia. El auxiliar de presupuesto debe foliar cada una de las hojas de los libros presupuéstales antes de efectuar cualquier registro y el cambio de un folió o libro debe llevar la debida autorización del jefe de presupuesto Diariamente se deben registrar todas las operaciones realizadas, el registro debe corresponder al concepto y beneficiario que aparece en el CDP, (Certificado de disponibilidad presupuestal) el cual debe estar refrendado por el jefe de presupuesto. Los registros deben ser legibles, se deben hacer en tinta. INTRODUCCION PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO GENERAL DE RENTAS Y GASTOS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA. OBJETIVOS Elaborar el presupuesto general de rentas y gastos del Municipio.

Establecer la responsabilidad personal y pecuniaria de los funcionarios encargados de dicha actividad. Dar cumplimiento a las normas legales sobre la elaboración del presupuesto. BASE LEGAL Ley 179 de 1994. Por la cual se introduce algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, orgánica de presupuesto. Ley 225 de 1995. Por la cual se modifica la Ley orgánica del presupuesto. Decreto 111 de 1996. Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman al estatuto orgánico del presupuesto. Decreto 115 de 1996. DOCUMENTOS Proyección de ingresos y gastos, proyecto de acuerdo de presupuesto. Proyecto de resolución de liquidación de presupuesto. ORGANIZACIÓN Almacenista, Secretario de Hacienda y Tesoro, el Alcalde, comfis. REPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Del presente procedimiento es posible de establecer de manera clara y precisa las funciones de todos y cada uno de los empleados que participan en la ejecución de las actividades aquí señaladas, así como las establecidas en el normal desarrollo de las actividades de la empresa municipal de servicios públicos. La negligencia o inobservancia en el desarrollo del presente procedimiento así como cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de los requisitos creara responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones, en especial la responsabilidad por el cumplimiento de los procedimientos estará en cabeza de las personas involucradas en el proceso. DESCRIPCION EL JEFE DE PRESUPUESTO: Solicita a las dependencias (Almacén, Recursos Humanos, Oficina Administrativa), una proyección certificada de los ingresos y gastos según corresponda, para la vigencia inmediatamente siguiente. EL AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe de las dependencias las proyecciones y las pasa el jefe de presupuesto. EL JEFE DE PRESUPUESTO: Junto con el coordinador administrativo y financiero o quien haga sus veces, conforman un equipo de trabajo el cual define los parámetros económicos y los criterios para la elaboración del proyecto de presupuesto de acuerdo a las proyecciones presentadas y el jefe de presupuesto ordena al auxiliar de presupuesto elaborar el proyecto de acuerdo para la aprobación del presupuesto. EL AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Elabora el proyecto de acuerdo para aprobación del presupuesto u lo pasa al jefe de presupuesto. EL JEFE DE PRESUPUESTO: junto al coordinador administrativo financiero o quien haga sus veces revisan el proyecto de acuerdo y si no presenta ninguna modificación lo pasan al Alcalde para su verificación. EL ALCALDE MUNICIPAL: Recibe el proyecto de acuerdo para la aprobación del

presupuesto si no tiene ninguna observación lo envía al confis para su aprobación. EL ALCALDE MUNICIPAL: Una vez aprobado, se presenta al Concejo Municipal el anteproyecto de presupuesto junto los respectivos soportes. EL CONCEJO MUNICIPAL: Estudia los documentos. Si requiere modificaciones, lo remite a la dirección de presupuesto para que realice las modificaciones necesarias si no, autoriza el proyecto de acuerdo al presupuesto general del municipio y lo remite al Alcalde para su ejecución. MEDIDAS DE CONTROL La elaboración del presupuesto debe corre a lo establecido en las normas legales vigentes. El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno nacional. La dirección de presupuesto asesora a las dependencias en el manejo del presupuesto. El presupuesto general se debe ajustar a los preceptos del estatuto orgánico de presupuesto. INTRODUCCION Con el siguiente procedimiento se reglamentan las actividades relacionadas con la expedición de certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de una apropiación suficiente para atender estos gastos. OBJETIVOS Certificar la existencia de asignación suficiente para atender determinado gasto Establecer las responsabilidades personales y pecuniarias de los funcionarios encargados de dicha actividad. Constatar la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal para iniciar él tramite de una licitación o concurso para celebrar un contrato. BASE LEGAL El presente procedimiento se sujetara a los previsto en la ley 179 de 1994 articulo 49, ley 80 de 1993 articulo 25 numeral 6, decreto 111 de 1995 articulo 71. DOCUMENTOS La solicitud del certificado de disponibilidad presupuestas, y libros presupuestal correspondiente. ORGANIZACION Las dependencias que conforman la estructura organizativa, en el presente proceso son: El ordenador y la oficina de presupuesto. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Del presente procedimiento es posible establecer de manera clara y precisa las funciones de todos y cada uno de los empleados que participan en la ejecución de las actividades aquí señaladlas, así como las establecidas en el normal desarrollo de las actividades de la empresa municipal de servicios públicos. La negligencia o inobservancia en el desarrollo del presente procedimiento así como cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de los requisitos creara responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas oblaciones, en especial la responsabilidad por el cumplimiento de los procedimientos estará

en cabeza de los jefes de las dependencias Involucradas en el proceso. DESCRIPCION EL ORDENADOR: Solicita certificado de disponibilidad presupuestal ante la oficina de presupuesto para adquirir compromisos acorde con las políticas establecidas. EL AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y procede a verificar en el libro de apropiaciones si hay suficiente saldo para comprometer y elabora el CDP, revisa el concepto, saldo disponible, descarga del libro de apropiaciones y pasa a la firma del jefe de presupuesto. El C.D.P, se elabora en original y tres copias, si no existe saldo suficiente de apropiación presupuestal se procede a dar respuesta al oficio recibido. JEFE DE PRESUPUESTO: Firma el C.D.P. y lo devuelve a! Auxiliar de Presupuesto. EL AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe C.D.P. y lo distribuye así: Original: Oficina de presupuesto. COPIAS: Solicitante (Orden de Pago) . NORMAS DE CONTROL El certificado de disponibilidad presupuestas es un acto administrativo que debe ser expedido por la oficina de presupuesto, debe ser firmado por el Jefe de presupuesto o por quien haga sus veces y que contenga los siguientes datos: Numeral del presupuesto afectado, fecha, valor y numero del C.D.P. nombre del solicitante, firma del jefe de presupuesto y el destino. El jefe de presupuesto debe constatar que el C.D.P-. sea registrado en el libro presupuestal correspondiente. El certificado de disponibilidad presupuestal debe amparar los compromisos presupuéstales y asegurar la correcta contratación administrativa previo cumplimiento como requisito precontractual Al elaborarse el C.D.P, debe verificarse la legalidad de la solicitud base para su expedición. El funcionario asignado responderá por las imputaciones presupuéstales llevando a cabo correcta y oportunamente los registros en los libros correspondientes. INTRODUCCION Con el siguiente procedimiento se dan ha conocer los parámetros trazados por la ley, los cuales son requisitos indispensables para asegurar la correcta inversión de los Recursos, y que estos no sean desviados a ningún otro fin. OBJETIVOS Verificar que el acto contractual cumpla con las formalidades indicadas que regulan el gasto publico de acuerdo a las normas legases. Verificar que el registro presupuestal contenga e Indique claramente el valor, plazo, beneficiario, código de presupuesto afectado, fecha y concepto. Garantizar que la partida presupuestal registrada para un determinado contrato únicamente se destine para el cumplimiento de este. BASE LEGAL La expedición de registros presupuéstales se sujetan a las instrucciones

legales previstas en la ley 179 y el decreto 115 de 1995. DOCUMENTOS Solicitud del registro presupuestal, certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y libro presupuestal correspondiente. ORGANIZACIÓN Las dependencias que conforman la estructura organizativa participantes en este proceso: son: El ordenador y La oficina de presupuesto. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La descripción del siguiente procedimiento estipula la función que deberá cumplir cada funcionario para llevar a cabo el objetivo propuesto. Cada actividad estará a cargo de un funcionario asignado y el no cumplimiento de estas, acarreara sanciones disciplinarias administrativas o fiscales, de acuerdo a la ley 87 de 1983 respecto al control interno que debe contener, la responsabilidad de cada procedimiento recae directamente en los jefes DESCRPCION EL ORDENADOR: Todo registro presupuestal debe ser solicitado mediante oficio ante la oficina de presupuesto, debidamente firmado por el Ordenador del Gasto. AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe la solicitud del registro presupuesta y procede a su elaboración verificando la disponibilidad presupuestal si hay suficiente saldo para asumir tal compromiso, el registro presupuestas se elabora en original y tres coplas. si no hay saldo se procede a dar respuesta a la solicitud recibida. Habiendo saldo suficiente por comprometer se elabora el registro presupuestal se descarga del libro de compromiso y pasa a la firma del jefe de presupuesto. JEFE DE PRESUPUESTO: Firma el registro presupuestal verificando antes su correcta imputación, valor, beneficiario y objeto, y lo devuelve al auxiliar de presupuesto. AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe eL registro presupuestal debidamente firmado por el jefe de Presupuesto y lo distribuye en su orden: ORIGINAL. Oficina de presupuesto. PRIMERA COPIA. Contraloría. SEGUNDA y TERCERA COPSA: Solicitante (orden de pago). NORMAS DE CONTROL El Registro presupuestal es un acto administrativo que debe ser expedido por la oficina de presupuesto, debe ser firmado por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces y que contenga los siguientes datos: numero de registro. Numeral del presupuesto afectado, fecha, valor, numero del C.D.P., nombre del solicitante, firma del jefe de presupuesto, nombre del contratista o beneficiario y observaciones El jefe de presupuesto debe constatar que el Registro Presupuestal, sea descargado en el libro presupuestal correspondiente y que cuente con la previa apropiación (CDP) El Registro presupuestal debe amparar los compromisos presupuéstales y asegurar la correcta contratación administrativa previo cumplimiento como requisito precontractual. Al elaborarse el Registro Presupuestal, debe verificarse la legalidad de la

solicitud base para su expedición. El funcionario asignado responderá por las imputaciones presupuéstales llevando a cabo correcta y oportunamente los registros en los libros correspondientes. INTRODUCCION Con el siguiente procedimiento se dan a conocer los parámetros trazados por la ley, los cuales son los únicos que podrán regular cualquier modificación al presupuesto para reducciones o aplazamientos de sus apropiaciones. OBJETIVOS Utilizar correctamente los mecanismos necesarios estipulados por la ley en caso tal que los Ingresos no fueren suficientes para atender los gastos proyectados, reduzcan o aplacen partidas presupuéstales y no comprometer mas de lo recaudado. Dar cumplimiento a los objetivos trazados por la gerencia. Dar un destino correcto y apropiado según lo estipulado por la ley en caso de existir menores ingresos. BASE LEGAL Las modificaciones al presupuesto las reglamenta e! decreto 111 de enero 15 de 1995 DOCUMENTOS Proyecto de resolución de reducción o aplazamiento. ORGANIZACIÓN Las dependencias que conforman la estructura organizativa y que son participes en este proceso son: oficina de presupuesto y gerencia. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD En la descripción del presente procedimiento se estipula la función que deberá cumplir cada funcionario para llevar a cabo el objetivo propuesto. Cada actividad estará a cargo de un funcionario asignado y el no cumplimiento de estas acarreara con normas disciplinarías ya sea administrativas o fiscales. De acuerdo a la ley 87 de 1993 la responsabilidad respecto al control que debe tercer cada procedimiento recae directamente en cabeza de los jefes de la dependencia. DESCRÍPCÍON JEFE DE PRESUPUESTO: Elabora el proyecto de resolución de reducción o aplazamiento, indicando: los rubros presupuéstales que pueden se objeto de reducción o aplazamiento y el valor a reducir o aplazar en cada apropiación presupuestal y la presenta al gerente para su información y remisión al Confis. ALCALDE MUNICIPAL: Recibe el proyecto de resolución, de encontrarlo conforme lo envía para aprobación del Confis. Una vez aprobado por el Confis el gerente firma la resolución de reducción o aplazamiento y lo envía a la oficina de presupuesto AUXILIAR DE PRESUPUESTO: Recibe la resolución, revisa los códigos, valores y conceptos y los descarga de los libros de presupuesto reduciéndolos o aplazándolos. NORMAS DE CONTROL • Las funciones de reducción o aplazamiento al presupuesto están centralizadas en la oficina de presupuesto y el Alcalde Municipal. • El Informe de la situación presupuestal estará bajo la responsabilidad del jefe de

presupuesto. • No se deben reducir o aplazar apropiaciones que afecten el normal funcionamiento de la Entidad o que impidan la prestación del servicio. • El funcionario encargado del registro presupuestal lo debe hacer inmediatamente reciba la resolución de la respectiva reducción o aplazamiento se debe comprobar el registro correcto y oportuno en el respectivo libro presupuestal EL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA. PARTICIPAN: EL ALMACENISTA Y EL RESPONSABLE DE LOS BIENES. ES RESPONSABLE EL JEFE DEL ALMACÉN. DESCRIPCION El jefe de almacén genera el inventario por dependencias y lo envía a las dependencias quienes se harán responsables del manejo de los bienes de la empresa. Los funcionarios responsables en las dependencias, verifican el listado entregado por el almacenista con el inventario físico existente. Si no existen inconsistencias al recibir estos bienes, el funcionario firma y remite el listado correspondiente a dichos bienes al jefe de almacén, el cual se archivara como inventario activo. Si el funcionario responsable encuentra inconsistencias al recibir el inventario, informa al jefe de almacén, en donde se toman las medidas pertinentes para la nueva verificación. OBSERVACIONES El jefe de almacén, elabora la actualización del inventario durante los cinco primeros días del mes Diciembre de cada año. El jefe de almacén envía la actualización del inventario a la oficina de contabilidad, para que se realice el registro contable de los mismos los primeros ocho días del mes de diciembre. Cuando existan inconsistencias en esta clase de inventario, el funcionario responsable informa al jefe de almacén, quien procederá a realizar lo siguiente: 1. si existen bienes que no están incluidos en el inventario, el jefe de almacén realiza el procedimiento de registro de bienes incluyéndolos en el inventario personal de cada uno de los funcionarios de la dependencia, colocándole la calcomanía correspondiente de registro de la Entidad. 2. si hay bienes donados a la Entidad, se realiza la entrada correspondiente en el sistema y estos bienes se le asignan a un funcionario que requiera del bien, quien se hará responsable de la custodia de los mismos y a su vez, se registrara con el número de calcomanía correspondiente de registro a su inventario personal. 3. si el funcionario ya no pertenece a la Entidad, este procederá a entregar los bienes relacionados de su inventario personal, para lo cual, realiza la entrega de los mismos al jefe de Almacén. MEDIDAS DE CONTROL El jefe de almacén, realiza una actualización de los inventarios y su respectiva valoración conforme a lo establecido en las normas legales vigentes.

Todo funcionario de la Entidad que posea, use, administre o custodie bienes de propiedad del Municipio, se harán responsables por la perdida, daño o merma que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural u otra causa justificada sin perjuicio de la obligación de repararlos a plena satisfacción de la Entidad.