MANUAL DE CORRESPONDENCIA (INTERNA O EXTERNA) GESTIÓN DOCUMENTAL

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TABLA DE CONTENIDO TEMA

PÁGINA

1.

OBJETIVO ......................................................................................................... 2

2.

ALCANCE .......................................................................................................... 2

3.

DEFINICION DE TERMINOS ............................................................................. 2

4.

RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES ........................................................... 3

5.

POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ................................................... 4

5.1

CORRESPONDENCIA RECIBIDA .................................................................... 4

5.1.1 REQUISITOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 4 5.2

CORRESPONDENCIA ENVIADA ..................................................................... 5

5.2.1 REQUISITOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 5 6.

PROCEDIMIENTO ............................................................................................. 5

7.

NORMAS A SEGUIR ......................................................................................... 7

8.

DEFINICIÓN GENERAL DE ESCRITOS ADMINISTRATIVOS ......................... 7

8.1

CARTA COMERCIAL ........................................................................................ 8

8.2

CIRCULARES .................................................................................................... 9

8.3

MEMORANDOS ............................................................................................... 10

8.4

SOBRES COMERCIALES ............................................................................... 11

9.

NORMAS Y POLÍTICAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRONICO ..... 12

9.1

RECOMENDACIONES IMPORTANTES ......................................................... 13

10.

SEGURIDAD .................................................................................................... 14

11.

FORMATOS ..................................................................................................... 14

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1. OBJETIVO Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Corporación Universitaria Minuto de Dios.

2. ALCANCE Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y correspondencia de la Corporación Universitaria Minuto de Dios. 3. DEFINICION DE TERMINOS Correspondencia Recibida: Se entiende como correspondencia recibida todo documento, cuenta de cobro, factura o información física de cualquier tipo dentro de la cual se relaciona algún asunto que atañe a un ente externo y a la empresa receptora de la información. La correspondencia recibida se radica según las necesidades que la empresa receptora de la información tenga y las políticas que defina sobre estos temas. En la mayoría de los documentos propios de su actividad como lo son remesas, facturas u órdenes de servicios pueden quedar excluidas de los procesos de radicación de correspondencia. Correspondencia Enviada: La correspondencia enviada hace referencia a todas aquellas comunicaciones que la Universidad emite hacia terceros. La correspondencia enviada se origina en cualquiera de las áreas de la Universidad y debe estar firmada por personas autorizadas para enviar comunicaciones usando el nombre de la Universidad y área o dependencia que emita el comunicado. De manera similar a la correspondencia recibida se puede definir por políticas, clasificando cuales documentos deben ser radicados y cuales no. Correspondencia Personal: Se considera correspondencia personal a todo aquel comunicado que llegue a la institución a nombre propio de unos de sus funcionarios o que venga denominado como personal. En lo posible se debe evitar utilizar la dirección de la institución para tal fin. Si se presentan estos casos no se abrirá; únicamente se sellará con el timbre del reloj radicador y se distribuirá a los destinatarios.

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Correspondencia Oficial: Se denomina correspondencia oficial a todo aquel comunicado entre organizaciones y la Corporación Universitaria Minuto de Dios tanto en el ámbito interno como externo. Se recibirá en la Recepción de la Sede Principal, sellándola con Reloj Radicador y registrando su ingreso en un sistema automatizado de control de documentos. Luego se generará la planilla de control de correspondencia diaria y se distribuirá en los recooridos establecidos para la entrega respectiva a sus destinatarios. Radicador: Cualquier persona designada para esta función a la que previamente se le haya proporcionado la capacitación necesaria para desempeñarla. Radicación de correspondencia: Es el proceso mediante el cual se registra y controla toda la documentación que entra y sale de la institución, mediante unos consecutivos generales e independientes para los diferentes tipos de correspondencia. Estos consecutivos son numéricos ascendentes y se imprimen en los documentos por impresora, numerador de golpe o en algunos casos manuscritos y son manejados exclusivamente por la sección de correspondencia.

4. RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES La persona encargada de realizar esta labor en la Institución cumplirá las siguientes normas:
El recibo de correspondencia externa (enviada y recibida) estará centralizado en la recepción principal; por consiguiente, ningún funcionario distinto a los autorizados podrá recibir, atender, o despachar correspondencia, sin ser antes radicada en esta área.
Toda la correspondencia externa que sea recibida, se abrirá a fin de verificar su destino y trámite, a excepción de la dirijida al rector General y Rectores de Sede, así como la clasificada con carácter personal.
Se recomienda a todos los funcionarios, no utilizar la dirección de la entidad como destino para correspondencia personal (Extractos, Suscripción de Revistas, entre otros).

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5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 5.1.1 Requisitos específicos: La documentación recibida debe estar relacionada con asuntos de la empresa u organización que radica. En lo posible y a menos que se estipule lo contrario, no se deben tener en cuenta las comunicaciones relacionadas con asuntos personales o particulares de cada empleado. El documento que se recibe debe tener una apariencia y estado aceptables. Se deben rechazar documentos deteriorados, rotos, húmedos, manchados, mutilados, violados o con cualquier otra característica que indique que el recibir el documento puede ocasionar problemas posteriores. En cuanto a normas de seguridad, se debe verificar el contenido en presencia de quien lo entrega. La información del remitente debe ser clara, suficiente y precisa con Nombre o empresa, dirección y ciudad. En ningún caso deben recibirse comunicaciones que carezcan de esta información o la presenten incompleta o confusa. Este tipo de situación puede presentar riesgos para la seguridad. Toda comunicación que se recibe debe ser dirigida a una persona dentro de la organización, de manera que ésta se haga responsable de hacer las gestiones necesarias para que dicha documentación cumpla su objetivo. Se debe evitar dirigir comunicaciones a departamentos o grupos de personas, pues de esta manera no se crea una responsabilidad. En caso contrario, la persona que radica deberá revisar lo mejor posible el documento de manera que se pueda identificar y asignar una responsabilidad. Toda documentación o comunicación recibida debe ser marcada con la fecha y la hora exactas en que se recibe y de ser posible registrar esta información en un sistema de información que no permita la alteración o ajuste posterior de esta. Generalmente se autoriza a la oficina de radicación para revisar toda la correspondencia que llega, verificar el contenido de sobres, paquetes o cualquier tipo de empaque. Solo se dejan intactos los paquetes o documentación remitida a nombre del Rector General o Rectores de Sede. Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia enviada o a las pruebas de recibo, debe hacerse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido.

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5.2 CORRESPONDENCIA ENVIADA 5.2.1 Requisitos específicos: La correspondencia enviada debe ser entregada al Auxiliar de correspondencia (recorredor) en cada uno de los horarios programados por el funcionario delegado por cada área. Es aconsejable que el funcionario espere hasta el momento que le sea registrado en el control de correspondencia. La correspondencia que se desee enviar debe tener claramente especificados los datos del corresponsal al que se envía la documentación. Los datos aportados deben ser suficientes para que la comunicación llegue a su destino. La correspondencia enviada debe estar firmada solo por personal autorizado para firmar comunicaciones emitidas por la Universidad, pues se debe tener en cuenta que es el nombre de la institución el que puede resultar afectado o beneficiado cuando la comunicación es emitida. Toda correspondencia que se envía deber ser radicada. Ante cualquier inconveniente jurídico, no se hará responsable por cartas o asuntos que no se hayan radicado. Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia recibida o a las pruebas de recibo, debe usarse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o alterar su contenido. 6. PROCEDIMIENTO 6.1

CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

El funcionario de la Recepción Principal será el encargado de recibirla y radicarla y el responsable del manejo de documentos oficiales en el área (Centro de Gestión/Unidad Académica), será el encargado de tramitarla. Si es correspondencia oficial, debe verificar el contenido y certificar el recibo con sello de Reloj Radicador que refiera datos de fecha, hora y firma. Si es correspondencia personal, sólo se limitará a recibirse sin confrontar el contenido del documento ni su integridad y proceder a firmar la copia o acuse de recibo del remitente. Después se registra en el Formato Administración Documentos Oficiales (FR-AD-GED-01). Finalmente, se procederá a clasificar la correspondencia por dependencias, y se generará la planilla para firmas del responsable del manejo de documentos oficiales por cada área (Centro de Gestión/Unidad Académica). 5 DE 15

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Este funcionario a su vez, verificará el contenido de la planilla contra la correspondencia entregada, firmará la planilla y la devolverá. El auxiliar de correspondencia recibirá la planilla y la archivará en el consecutivo correspondiente. 6.2

CORRESPONDENCIA ENVIADA:

El funcionario responsable del manejo de documentos oficiales en el área (Centro de Gestión/Unidad Académica), será el encargado de gestionan los documentos que se emitan. Se inicia generando el documento teniendo en cuenta: medios de producción (físico o electrónico), determinación de soportes documentales, términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la Institución y firmas autorizadas. Así mismo, se le asigna el consecutivo único de acuerdo a la estructura establecida como parte del sistema de información de documentos oficiales. Por ejemplo:

RG–0001/10 ABREVIATURA DEL AREA O DEPENDENCIA

# CONSECUTIVO

AÑO

El auxiliar de correspondencia recibirá la correspondencia y la registrará manualmente en la Planilla del recorrido respectivo (Formato Administración Documentos Oficiales (FR-ADGED-01). En el punto de Recepción Principal, se realiza la clasificación de los documentos de acuerdo a su destino y se actualiza el sistema de Control de documentos oficiales (Formato FR-AD-GED01) y se entrega al funcionario responsable (mensajero) para su respectivo trámite, haciendo firmar esta planilla que certifica su recepción en tres diferentes criterios: documentos para distribución fuera del área, para distribución interna en el área y para distribución fuera de la Institución. Se actualiza el sistema de información de documentos oficiales ingresando los datos correspondientes a la entrega del documento a su destinatario final o al responsable de la recepción del documento y en recorrido respectivo, se hace entrega de los acuses de recibo o copias de radicación.

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7. NORMAS A SEGUIR  Una vez radicada toda la correspondencia recibida, es generado Formato Administración Documentos Oficiales (FR-AD-GED-01), en el que se especificará la fecha y hora de entrega y remitente, la secretaria y/o delegado revisará cuidadosamente el listado contra la correspondencia que recibe, ya que así se transfiere la responsabilidad de recibo de dicha correspondencia.  Cuando por algún motivo se encuentren inconsistencias o dudas en el listado, se deberá informar inmediatamente al encargado de su radicación para solucionar un posible error en el destino de los documentos.  Al enviar sobres, se debe verificar el nombre y dirección del destinatario. Cada área será responsable de la correspondencia devuelta, a causa de direcciones incorrectas o inexistentes.  La correspondencia que no refiera destinatarios claros y completos, no será tramitada.  Asegurarse de sellar bien los sobres. No utilizar ganchos de cosedora ni cinta pegante, dado que las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la institución.  En lo posible, abstenerse de solicitar trámites o envío de correspondencia de índole personal; Los mensajeros solo están facultados para dar trámite a las diligencias y correspondencia de carácter oficial.

8. DEFINICIÓN GENERAL DE ESCRITOS ADMINISTRATIVOS Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Universidad que pueden ser de carácter general y/o particular, externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas en cuanto a la reglamentación que se implemente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y definición de cada escrito inicial. Los escritos administrativos pueden ser comunicaciones internas o externas.

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8.1

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Carta comercial

8.1.1 Definición Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados. 8.1.2 Márgenes Superior Inferior Lateral izquierdo Lateral derecho

entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm

8.1.3 Descripción de las partes de la CARTA
Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Bogotá D.C., Medellín, 10 de febrero de 2009.
Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha y se registran los siguientes datos. ∗ Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Doctor, etc. ∗ Nombres y apellidos: completos de la persona a quien va dirigida la carta, escrito en mayúsculas fijas. ∗ Cargo: Gerente, Rector, Jefe, Fiscal, Intendente, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y si es muy largo, se puede dividir evitando la partición silábica. ∗ Nombre de la empresa: Se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas. ∗ Dirección: Ubicación del destinatario. ∗ Nombre de la ciudad de destino: Se escribe con mayúscula inicial e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.
Asunto: También llamado “referencia”, es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta.

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Saludo: Es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos.
Texto: Es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria.
Despedida: Igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Cordial saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas y Cargo o Documento de identificación que se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial.
Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial, e inicial del apellido de la persona que transcribió la carta. Ejemplo: María R.

8.2

Circulares

8.2.1 Definición: Son comunicaciones de carácter general internas o externas, que tienen por objeto informar a o los destinatarios (funcionarios y/o administrados, o terceros), sobre un mismo asunto o contenido. Estos actos son meramente informativos. De acuerdo a los destinatarios las circulares se clasifican en: externas o carta circular, cuando se utiliza para dar a conocer a clientes, proveedores o distribuidores productos, servicios u otra información de carácter general o interna, cuando se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la entidad, cambios generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. 8.2.2 Márgenes Superior: Inferior Lateral Izquierdo Lateral derecho

entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm

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8.2.3 Descripción de las partes de la CIRCULAR
Título: Se inicia con la palabra CIRCULAR, escrita en mayúscula sostenida centrada y destacada con negrilla de dos a tres interlineas aproximadamente del borde superior.
Número: Se especifica la numeración que puede ser consecutiva para correspondencia o independiente para circular, antecedido del código de dependencia determinado por la Universidad y se escribe de dos a tres interlineas de la palabra circular.
Ciudad, Fecha y Referencia: Se escribe de dos a tres interlineas del número (referencia). En forma completa y en el orden día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
Destinatario: A tres interlineas de la fecha y contra el margen izquierdo o en estilo bloque; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular.
Asunto: (es opcional) constituye la síntesis del tema expresado mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).
Texto: Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural, en forma clara, se inicia de tres a cuatro interlineas del destinatario o del asunto, cuando lo hay.
Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo en estilo bloque. Se puede presentar una expresión breve seguida de una coma.
Remitente: Ubicado de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Líneas especiales: Corresponden a la descripción de copias, anexos, páginas adicionales e identificación del transcriptor y se establecen según lo especificado en la circular. 8.3

Memorandos

8.3.1 Definición: Son escritos internos, de carácter general o particular, utilizados diferentes dependencias de la Universidad, relacionados con control, de coordinación o trámite. Está destinado a transmitir recomendaciones o pautas a las dependencias locales, internacionales.

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para comunicarse entre las aspectos informativos, de información, orientaciones, regionales nacionales o

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8.3.2 Márgenes Superior Inferior Lateral Izquierdo Lateral derecho

entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm

8.3.3 Descripción de las partes del MEMORANDO
Para: Nombre y cargo del destinatario.
De: Dependencia o cargo del remitente.
Asunto: Tema central del comunicado.
Fecha: Día, mes y año del comunicado.
Texto: Se inicia contra el margen izquierdo, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos. Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes. Se expresa en primera persona del singular o del plural, procurando tratar un solo tema.
Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo. Se puede presentar una expresión breve seguida de coma (,) o con una frase de cortesía terminada en punto.
Firma: Nombre del emisor del mensaje 8.4

Sobres comerciales

8.4.1 Definición: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega y envío, los cuales se dividen de acuerdo con su aplicación comercial en sobre oficio, sobre de tarjeta, sobre de Manila, y de acuerdo con su destino en sobre local, sobre nacional, sobre internacional. 8.4.2 Descripción de las partes de un sobre
Remitente: Se describen los datos en la parte superior izquierda y constan de: razón social, sigla y acrónimo, logotipo, en caso de tenerlo, dirección apartado, fax, teléfono, NIT, (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, país, dirección electrónica (e-mail).
Destinatario: Se ubican en el centro el sobre y su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada y no general o a nombre de una compañía o empresa. 11 DE 15

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Nombre: Se escribe en la segunda interlínea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. SI los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
Empresa: Se escribe en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla y acrónimo.
Dirección: En ésta línea, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros, así como letras o zona (Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres).
Apartado: Se describe como un solo número. En este caso no se escribe dirección.
Destino: Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de preferencia en mayúscula sostenida. Cuando es nacional la ciudad y el departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula sostenida. Si es internacional, el nombre del destinatario en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial y en la dirección se representan la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casillas, cajón, P.O., Box, Postfach, entre otros. El país de destino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de la extensión de los datos
Solapa: Se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene. El sobre no debe sellarse con grapas, cinta pegante, ni elemento metálico alguno. Recuerde que las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la institución. 9. NORMAS Y POLÍTICAS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRONICO La identificación de los servicios informáticos es única y exclusivamente para uso personal, para actividades netamente institucionales y deberá ser empleada únicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de uso personal e intransferible. Como entidad educativa que presta un servicio público, se aplica toda la reglamentación de comunicaciones oficiales. El Acuerdo 060 en su Art. 13, menciona: “Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. 12 DE 15

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Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.” 9.1 RECOMENDACIONES IMPORTANTES  Configurar el correo con datos personales, de manera que pueda ser claramente identificado.  Firmar siempre y con la información necesaria: nombre y apellido, cargo, e-mail y teléfono.  Evitar frases, fondos, marcos, archivos pesados, dibujos (todo aquello que resulte innecesario).  Revisar lo que se escribe, digitar bien.  El correo electrónico no se escribe nunca en mayúsculas. Las mayúsculas en el correo electrónico se asemejan a un grito.  Escribir corto, preciso y concreto.  No reproducir cadenas, chistes flojos, o reflexiones sin sentido. No copiar de otros y menos las creaciones ajenas las del remitente.  Escribir siempre en el asunto una palabra o una corta frase que le haga comprender a su interlocutor el tema o contenido.  Utilizar el CC (con copia) o CCO (copia oculta), sólo cuando sea necesario.  Contestar siempre el correo electrónico en forma oportuna.  Si se va a estar ausente, preparar una comunicación automática que avise a los contactos cuando se estará de regreso.  La comunicación personal no debe ser la misma que la comunicación laboral. En las dos se debe ser educado y respetar las normas establecidas.  No usar abreviaturas no establecidas, ni emoticones (íconos que indican emociones).  No usar tipos de letra que no son claramente legibles, utilizar las más usuales limitando el uso de negrita, cursiva y subrayado. El tamaño de letra no debe ser menor o igual a 10 puntos. 13 DE 15

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 Cuando se establezcan fechas, no escribir mañana, el próximo lunes, esta tarde, sino de manera completa: martes 18 de abril 3 p.m. viernes 14 de mayo 8 a.m.  Precaución. No hacer clic automático en enviar, primero revisar.  Cuando se reenvíe un e-mail, se deben borrar todas las direcciones contenidas en el mismo. Esto también ayuda a que los correos sean livianos. 10. SEGURIDAD Todo el personal de unidades administrativas y académico administrativas de las diferentes dependencias de la Universidad, que tienen acceso a la consulta del presente manual a través de la plataforma determinada para el Sistema de Gestión de Calidad SGC - ISOLUCION. 11. FORMATOS Formato Administración de Documentos Oficiales (FR-AD-GED-01) Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia.

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