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GUIA PARA EL TRAMITE DE INCAPACIDADES TEMPORALES

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OBJETIVO

Establecer la metodología para legalizar y formalizar incapacidades médicas temporales expedidas a los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. ALCANCE Aplica para todos los trámites de incapacidad médica por enfermedad común, accidente de trabajo y enfermedad laboral de los servidores públicos del ICBF, en todos los centros zonales,

Regionales y Dirección General. Inicia con la expedición de incapacidades

médicas por causa de enfermedad común, accidente de trabajo y/o enfermedad laboral, y termina con el seguimiento por parte del personal de nómina al pago de las incapacidades por parte de la entidad pertinente (EPS o ARL), y diligenciamiento de tablas para generar las estadísticas a las que haya lugar.

3. DEFINICIONES ARL: Administradora de Riesgos Laborales AFP: Administradora de Fondos de Pensiones EPS: Entidad Promotora de Salud. INCAPACIDAD TEMPORAL: El Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la incapacidad temporal como aquella que, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. INCAPACIDAD PERMANENTE PARCIAL: El Artículo 5º de la Ley 776 de 2002, considera como incapacitado permanente parcial, al afiliado que, como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional, presenta una disminución definitiva, igual o superior al cinco por ciento 5%, pero inferior al cincuenta por ciento 50% de su capacidad ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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laboral, para lo cual ha sido contratado o capacitado. AUXILIO POR INCAPACIDAD: Es el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual. Concepto 4207 de enero 14 de 2013, Ministerio del Trabajo. ESTADO DE INVALIDEZ: Se considera inválida la persona que por cualquier causa de cualquier origen, no provocada intencionalmente, hubiese perdido el 50% o más de su capacidad laboral. Artículo 9º de la Ley 776 de 2002. TRANSCRIPCIÓN DE LA INCAPACIDAD: Legalizar la incapacidad ya sea con la ARL o EPS cuando es emitida por una IPS adscrita, por Medicina Prepagada y/o médico particular. Regulado por procedimientos internos de las EPS. 4. DESARROLLO

ETAPA

de la incapaci dad

Entrega

Comunicación de la incapacidad

ACTIVIDAD

Ocurrido el evento (enfermedad común, enfermedad laboral y/o accidente de trabajo) y generada la incapacidad médica por parte del médico tratante (puede ser de EPS, ARL, Medicina Prepagada o médico particular), el servidor público debe informar inmediatamente a su jefe inmediato por teléfono, correo electrónico u otro medio. El servidor público entrega a su jefe inmediato la incapacidad original el día de reincorporación a sus labores, luego del término de la misma.

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El jefe inmediato remite la incapacidad más epicrisis o historia clínica para incapacidades mayores a dos días (leer nota) al Grupo Administrativo (en Direcciones Regionales), de Gestión Humana (en Regional Bogotá) o Dirección de Gestión Humana (en Sede Dirección General), según sea el caso; lo anterior, antes del plazo establecido para el cierre de novedades de nómina. Nota: El concepto 75263 de 16-04-2012, establece que una empresa en desarrollo de la obligación prevista en el artículo 121 del Decreto Ley 0019 de 2012 no puede solicitar resúmenes de historias clínicas ni pretender acceder a ésta en su totalidad o parte de ella, toda vez que dicho documento es reservado y además porque a él no se ha previsto que tenga acceso el empleador.

Por accidente de trabajo y/o enfermedad laboral

Procesamiento de la incapacidad

Sin embargo en la realidad de la práctica, para efectos del reconocimiento del subsidio de incapacidad temporal las EPS y ARL solicitan (para incapacidad mayores a 2 días) que adjunto al documento original de la incapacidad se anexe en sobre sellado copia del resumen de historia clínica o epicrisis con el objeto de verificar la información, por lo cual el servidor público deberá entregar a su jefe inmediato este documento (en sobre sellado), junto con la incapacidad temporal en original, para que el ICBF continúe con los trámites correspondientes. El jefe inmediato remite la incapacidad con sus documentos anexos al Grupo Administrativo (en Direcciones Regionales), de Gestión Humana (en Regional Bogotá) o Dirección de Gestión Humana (en Sede Dirección General), según sea el caso. Estos documentos son entregados al profesional de Gestión Humana, quien hará el ingreso de la incapacidad en el registro respectivo de ausentismo y de novedades de nómina.

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Luego entrega el original de la incapacidad y anexos al profesional SYSO (Seguridad y Salud Ocupacional), quien diligencia el “FORMATO DE RADICACIÓN DE INCAPACIDADES TEMPORALES” (documento propio de la ARL Positiva) y lo remite junto con los documentos adjuntos a la ARL Positiva de su Departamento para el trámite de radicación en esa entidad. Nota: Cuando la incapacidad se deriva de un accidente de trabajo y/o enfermedad laboral, el subsidio de incapacidad es equivalente al 100% del salario base de cotización.

Por enfermedad común

de la incapacidad

Procesamiento

El jefe inmediato remite la incapacidad con sus documentos anexos (es decir, la epicrisis o historia clínica respectiva para incapacidades mayores a dos días) al Grupo Administrativo (en Direcciones Regionales), de Gestión Humana (en Regional Bogotá) o Dirección de Gestión Humana (en Sede Dirección General), según sea el caso. El responsable de nómina revisa la incapacidad e ingresa las novedades al sistema Kactus para la afectación de la nómina y su correspondiente liquidación, haciendo clasificación de las incapacidades de la siguiente forma: • Si la incapacidad es menor o igual a 2 días se archiva en la hoja de vida del servidor y termina el proceso. • Si la incapacidad es mayor a 2 días El personal de apoyo del Grupo Administrativo se dirige a la respectiva EPS con un memo remisorio firmado por el responsable de nómina, remitiendo la incapacidad y soportes para su transcripción. En esta misma actividad se remite memo de cobro de incapacidades El personal de apoyo de nómina se dirige a la respectiva EPS luego de 15 días aproximadamente para recoger el soporte de la transcripción de la incapacidad.

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Reintegro

Registro de la incapacidad Manejo de incapacidades prolongadas para enfermedad común

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El responsable de nómina entrega al profesional referente del Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo, con una periodicidad mensual, el reporte de incapacidades por causa de enfermedad común, enfermedad laboral y accidente de trabajo para la generación del reporte de ausentismo regional. Cuando el servidor público se reintegra a sus labores al término de su incapacidad, y esta fue mayor o igual a 30 días, se comunica o dirige a la Dirección de Gestión Humana o a la Coordinación Administrativa de la Sede Regional, donde se le programará valoración médica post incapacidad, la cual se realizará por el proveedor contratado para los exámenes médicos ocupacionales.

Antes del día 150 de incapacidad, la EPS deberá emitir un concepto del servicio de rehabilitación integral del incapacitado, frente al cual, en caso de que sea favorable es decir que el trabajador se pueda rehabilitar, la Administradora de Fondos de Pensiones, previa autorización de la aseguradora que hubiere expedido el seguro provisional de invalidez y sobrevivencia o entidad de previsión social correspondiente, puede postergar el trámite de calificación ante las Juntas de Calificación de Invalidez hasta por un término máximo de 360 días calendario adicionales a los primeros 180 días de incapacidad temporal concedida por la Entidad Promotora de Salud, siempre y cuando se otorgue un subsidio equivalente a la incapacidad que venía disfrutando el trabajador.

Si el concepto resulta desfavorable, es decir que no es posible la rehabilitación del trabajador, igualmente antes del día 150 las Administradoras de Fondos de Pensiones, deberán remitir los casos a las Juntas de Calificación de Invalidez. 4.1. Subsidio de incapacidad se paga al servidor de acuerdo a la siguiente relación para enfermedad común: PAGO DE INCAPACIDADES ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TÉRMINO DE LA INCAPACIDAD

% PAGO DEL SALARIO

RESPONSABLE DEL PAGO

Hasta dos (2) días

100%

ICBF Decreto 2943 de 2013 Art1 , parágrafo 1

Del día 4 al día 90

66.67%

EPS

Del día 91 al día 180

50%

EPS Art 227 C.S.T

Del día 181 al día 540

50%

Fondo de pensiones Decreto 2643 de 2001 Art 23

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 776 de 2002 Decreto 1295 de 1994 Ley 962 de 2005, Art. 52 Decreto 019 de 2012, en el Artículo 121 Decreto 2943 de 2013 6. ANEXOS 7. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Registrar los cambios de la versión que se está revisando Ítem Modif. 3

4

Nombre del ítem

Descripción del Cambio

Definiciones Se adicionan las definiciones de: incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial, auxilio por incapacidad y estado de invalidez. Desarrollo Se cambia estructura de la descripción del desarrollo de la guía, ampliando información en cada punto (se describe detalle de manejo de incapacidades temporales discriminando por causa enfermedad común, enfermedad laboral y/o accidente de trabajo) y modificando diseño para

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hacerlo más legible y entendible. Se modifica punto donde se describe manejo de incapacidades menores o iguales a tres días, cambiándolo a manejo de incapacidades iguales o menores a dos días.

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