Manual de Procedimientos Procedimiento Reportes de Seguridad

Código: SMS 10 Versión: 02 Fecha: 19-02-15

1. Objetivo Describir la metodología de Reportes de Eventos o Peligros que afecten la Seguridad Operacional y que debe ser empleado por el personal de la empresa ante situaciones de detección de peligros reales o potenciales, fallas en los sistemas de mantenimiento, incluyendo fallas en aeronaves y/o detección de No Conformidades, en los procesos, Observaciones u Oportunidades de Mejora. 2. Alcance A todas las áreas de riesgos operacionales de Operaciones de Vuelo y de los trabajos del Centro de Mantenimiento Autorizado (CMA) ya sea en Base principal o fuera de ella. 3. Responsabilidades Las responsabilidades están descritas en el Manual de Descripción de Cargo de la empresa. • Administrador General • Gerente de Logística y Op. Terrestres • Gerente Operaciones • Representante Técnico • Jefe de Seguridad Operacional • Asesor Prevención de Riesgo • Personal de la empresa 4. Documentos aplicables a. SMS-04 Acciones Correctivas y Preventivas b. SMS-09 Investigación de Incidentes o Accidentes de Aeronaves 5. Terminología Reportes: Es aquel documento que se utilizará cuando se quiera informar o dar noticia acerca de un determinado evento o peligro, No conformidad, Observación u Oportunidad de Mejora en los Procesos de la Empresa. Peligro: Condición u objeto que potencialmente puede causar lesiones al personal, daños al equipamiento o estructuras, pérdida de material, o reducción de la habilidad de desempeñar una función determinada.

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6. Descripción del Procedimiento a.

Cualquiera Persona de la Empresa que observe o sea participe o Actor de un Accidente o Incidente o Evento que pueda afectar el nivel aceptable de la seguridad, lo reportara según formato de “Reporte de Eventos o Peligros” (Anexo 1) así también lo hará si existen No Conformidades, Recomendaciones u Oportunidad de Mejora en los Procesos usando el mismo Formato de Reporte para Informar.

b.

El Reporte Obligatorio (Bitácora de Vuelo de la Aeronave) se empleara según Reglamentación Aeronáutica vigente.

c.

Este Procedimiento busca que todo el personal una vez que identifique un peligro o falla latente, ya sea una herramienta en mal estado o inadecuada, un área de trabajo que en si represente un peligro, o cualquier cosa que potencialmente pudiera llegar a provocar daño a las personas o a las aeronaves o al inventario de la empresa, lo reporte.

d.

La o las personas que detecten Eventos o Peligros, una No Conformidad, u Observaciones u oportunidades de Mejora demostrando que existe evidencia suficiente para respaldar la información y emitir un “INFORME” lo realiza a través del “REPORTE”, en este registro completa lo que le concierne (Descripción de lo ocurrido y Análisis de causa) y lo conversa con el Dueño de Proceso Involucrado o Gerente o Jefe de Área.

e.

El Dueño de Proceso Involucrado o Gerente o Jefe de Área, evalúa y define la solución al problema, si tiene la solución a su alcance evita enviar el Reporte. De otra forma debe enviar el “REPORTE” ya sea dejándolo en el Buzón dispuesto para tal efecto o entregándoselo al Jefe de Seguridad Operacional, para que este tome las acciones correctivas o preventivas necesarias y lo presente al Comité de Seguridad en la Revisión por la Dirección para que le den la solución y luego realice el seguimiento y verificación de esta solución.

f.

Así también cualquier No Conformidad, Recomendaciones u Oportunidad de Mejora en los Procesos debe ser informada a fin de lograr la mejora continua de estos.

g.

El Reporte puede eventualmente ser anónimo, sin embargo, lo ideal es que sea firmado por el emisor, de forma tal que se pueda pedir mayores antecedentes si se requieren o informarle acerca de las gestiones realizadas.

h.

El formato de Reporte se encuentra disponible en la página WEB Intranet de la Empresa, (www.CMA526.cl) también en las Carpetas de Base y/o también en los pendrive de cada base.

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i.

El Jefe de Seguridad Operacional con la información de cada Reporte alimentara la “Planilla de Seguimiento de Reportes de Eventos o Peligros” (Anexo 2) a fin de llevar el Control y seguimiento de las acciones tomadas en cada uno de los reportes y poder informar al Comité de Seg. Op. de lo realizado.

j.

El Comité de Seguridad Operacional evaluara cada uno de los Reportes recibidos como también se analizaran las discrepancias graves que quedan reflejadas en las bitácoras de Vuelo de las Aeronaves y tomara resoluciones al respecto.

k.

Una vez que el Comité de Seguridad Operacional tome una resolución en referencia a un Reporte o anotación en Bitácora se les informara a los involucrados, siempre buscando las causas de errores y no culpables.

l.

Junto con la Resolución del Comité de Seguridad Operacional el Jefe de Seguridad Operacional, deberá completar la “Planilla de Seguimiento de Reportes de Eventos o Peligros” e implementará las defensas a fin de evitar nuevas ocurrencias y difundirá las medidas adoptadas en el Boletín de Seguridad de la Empresa.

7. Indicadores de Gestión Criterio de Aceptación Indicador de Gestión

Malo

Regular

Bueno

Responsable Medición

Medición

8. Control de Registros Matriz Control de Registros

N°

1

Nombre de registro

Reporte de Eventos o Peligros

Responsable que genera el registro Cualquier Integrante de la Empresa o Dueño Proceso

Almacenamiento / Protección

Lugar / Responsable

Digital / Formato Impreso en Sector de Hangar / Jefe Seguridad Operacional

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Medio / Recuperación

Digital / Carpeta de Registro–Por Fecha

Tiempo

Digital / Permanente Impreso /un año

Disposición final

No Aplica

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Jefe de Seguridad Operacional

Digital / Servidor / y PC Jefe Seguridad Operacional

Digital / Carpeta de Registro–Por Fecha

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Digital / Permanente Impreso /un año

No Aplica

9. Control de Cambios Control de Cambios Versión

Fecha

V 02

10

19 Feb 15

Principales Puntos Modificados Redacción puntos de actividades del procedimiento

Resumen de Modificaciones

Se revisa y actualiza este Procedimiento.

Anexos

Anexo 1

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REPORTE: de Eventos o Peligros - de No Conformidades, de Observaciones u Oportunidades de Mejoras ENTREGAR AL JEFE DE SEGURIDAD OPERACIONAL o DEPOSITAR EN BUZON

Folio Nro.:

Fecha:

TIPO DE REPORTE (Seleccione con una X)

Nombre de quien Detecta:

Evento o Peligro

No Conformidad

Sr.

Observación

Oportunidad de Mejora

Forma de detección: (Seleccione con una X) Auditoría Interna

Reclamos de Clientes

Auditoría Externa

Producto No Conforme

Actividades de Operaciones o CMA Actividad de Vuelo

Emergencias Ambientales - Impactos Ambientales Revisión Documentos Sistema de Gestión

Descripción del Evento o Peligro, No Conformidad, Observación, Oportunidad de Mejora y Acción tomada:

Análisis Causa:

Tipo de Acción a Seguir: (Seleccione con una X) Acc. Acc. Preventiva Correctiva Descripción del Tipo de Acción realizada o por realizar:

PARA USO JEFE SEG OPERACIONAL Responsable

Plazo

Verificación

PARA USO JEFE SEGURIDAD OPERACIONAL: Verificar la Eficacia de la Acción Correctiva y/o Preventiva: Conforme :

No Conforme:

Cierre de la Acción Correctiva y/o Preventiva

SI..........

NO............

Si es NO motivos: (En caso de no cerrarse) Generación de nueva No Conformidad Nº ………….. Fecha de Cierre:

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Anexo 2 Planilla de Seguimiento de Eventos o Peligros PLANILLA DE SEGUIMIENTO DE REPORTES DE EVENTOS y PELIGROS NO CONFORMIDADES OBSERVACION u OPORTUNIDAD DE MEJORA JEFE DE SEGURIDAD OPERCIONAL VACIAR UN RESUMEN DE LO INDICADO EN LOS REPORTES

N°

Fecha detección

Quien emite el Reporte

Tipo de Reporte

Descripcion del Evento Forma de o Peligro No Conf. Obs Deteccion u Opt Mejora

Anlisis de Causas (raiz)

JEFE DE SEGURIDAD OPERACIONAL INFORME A COMITÉ SEG. OPERACIONAL

Responsabl Describa la Definir si acción e de la Plazo de es AC o realizada o por ejecución de Ejecucion AP? realizar AC/AP

Verificacion Evidencia o Registro de la Implementación

1

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Estado del Reporte

Fecha Eficacia