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Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y las acciones a seguir para asegurar la correcta planificación, ejecución, monitoreo y evaluación de las ferias internacionales de exportaciones en las que la participación está organizada por PROMPERÚ. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable y es fuente de consulta y aplicación para la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia con la elaboración del Cronograma Anual de Ferias y Eventos y finaliza con la elaboración del Informe Ejecutivo de Ferias. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N° 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.2 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR. 3.3 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.4 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.5 Directiva Nº 004-2010-PROMPERÚ/SG/OPP.- Lineamientos para la Formulación, Modificación y Evaluación de las actividades de la Comisión de la Promoción para la Exportación y Turismo – PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 099-2010-PROMPERÚ/SG. 3.6 Política de Descuentos para la Comercialización de Servicios No Exclusivos comprendidos en la Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 082-2010-PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.7 Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General N° 082-2010-PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.8 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ. 3.9 Procedimiento de Elaboración, Distribución y Difusión de Documentos de Información Comercial Especializada, aprobado por Resolución de Dirección Ejecutiva Nº 087-2013-PROMPERÚ/DE. 3.10 Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 1262014-PROMPERÚ/SG. 3.11 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 0752014-PROMPERÚ/SG. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
SPR: Subdirección de Producción
SBS-CCP: Solicitud de Bienes y Servicios - Certificado de Crédito Presupuestario
SPI: Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable
UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos
5. DEFINICIONES 5.1 Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de PROMPERÙ y que ha sido registrada en alguna base de datos de la organización. Los clientes de PROMPERÚ se clasifican en:
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5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5
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Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable1. Exportador en Proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora. Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación. Comprador Internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana. Otros Clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores, investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros.
5.2 Ferial Internacional de Exportaciones: Evento comercial que concentra en un mismo lugar y en un lapso reducido de tiempo la oferta y demanda especializada de productos; lo que permite a los expositores obtener un elevado número de contactos con potenciales compradores; así como analizar los productos, la comercialización, imagen y presentación de la competencia. 5.3 Oferta Exportable: Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional. 5.1 Producto: Resultado de un proceso, existen cuatro categorías genéricas de productos: a)
Servicios (por ejemplo, transporte);
b)
Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
c)
Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor); y,
d)
Materiales procesados (por ejemplo, lubricante).
5.4 Recinto Ferial: Espacio comprendido dentro de ciertos límites dentro del cual se realiza la feria. 5.5 Rueda de Negocios: Entrevista o reunión entre compradores (importadores) y vendedores (exportadores) de acuerdo a una agenda pre-establecida a fin de concretar negocios de exportación. El evento comprende el arranque de la rueda y la jornada de negociaciones; durante esta última se ejecutan las citas de negocio. 5.6 Stand Ferial: Es la carta de presentación con la que cuenta la empresa en una feria para exponer sus productos y servicios al público interesado; en éste, se ubican las muestras de los productos, catálogos de la empresa, material audiovisual y demás material promocional que de soporte a sus productos. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 La Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable es responsable de impulsar la participación peruana en las ferias, para lo cual, estas se adoptan en Mesas de Trabajo Sectoriales, se validan con las asociaciones gremiales y las empresas exportadoras, y se aprueban por el Consejo Directivo. 6.2 El Especialista del Sector, para convocar a las empresas para la participación en las ferias internacionales de exportaciones, deberá tener aprobado y publicado el precio de venta respectivo; para ello, coordinará la solicitud de cálculo del precio de venta conforme a lo establecido en la normativa correspondiente y validará con la Unidad de Asuntos Financieros el precio de venta y el código de pago correspondiente. 6.3 El Especialista del Sector, deberá brindar los insumos suficientes para que el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa elabore las notas de prensa para su difusión a lo medios de comunicación con relación al lanzamiento de la feria y los resultados de la participación. 6.4 No se permitirá la participación como expositores en el pabellón peruano a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción. Para estos efectos, el Especialista del Sector, solicitará a la Unidad de Asuntos Financieros, el listado respectivo. Tampoco se podrán registrar como expositores, aquellos que en la edición anterior de la Feria no hayan proporcionado las encuestas respectivas.
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Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.
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7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 La selección del espacio ferial deberá realizarse previo análisis del concepto y el plano de la feria, con el fin de identificar la zona más apropiada para la ubicación del pabellón peruano y tomando en consideración los espacios disponibles ofrecidos por el operador ferial. En caso de contar con más de una opción, la selección final se realizará aplicando los siguientes criterios: a)
Área total requerida para el pabellón.
b)
Zona de alto tránsito (entradas, sala de prensa,, corredores principales, exceptuando cafeterías y lugares de información).
c)
Dirección del flujo principal de visitantes en el recinto ferial.
d)
Disponibilidad de espacio en isla o con esquinas.
e)
Ubicación de otros competidores y clientes importantes).
7.2 La selección del tipo de stand debe tener en cuenta el flujo de visitantes en el recinto ferial. Para mayores detalles, consultar el Anexo L del presente procedimiento. 7.3 En la medida de lo posible, de acuerdo a las condiciones de participación dadas por el operador ferial, el Especialista del Sector deberá desarrollar y ejecutar estrategias de promoción del pabellón peruano, buscando atraer al mayor número de visitantes del grupo objetivo definido. Como principales estrategias se recomienda: participación en seminarios como ponentes, presentación de expresiones culturales, utilización de identificadores del país, degustaciones de la oferta exportable presente, concursos de productos innovadores, ser país anfitrión de la feria, entre otras a considerar. 7.4 Los requerimientos de bienes y servicios, serán presentados por la secretaria de la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable, quién tramitará la aprobación de la SBS-CCP; asimismo, realizará el seguimiento del estado de las SBS-CPP presentadas a la UAAD, Unidad responsable del desarrollo de los procesos de contratación. 7.5 Para el proceso de inscripción en el sector Exportación de Servicios será necesario que los participantes adjunten la Declaración Jurada de Nivel de Exportaciones (Véase Anexo E). 7.6 Como buena práctica, se recomienda que antes de la convocatoria a la feria, el Especialista del Sector se reúna con empresarios independientes o que pertenezcan a algún gremio o asociación empresarial a fin de sensibilizarlos sobre los beneficios y ventajas que pueden lograr con su participación en la feria. 7.7 La información detallada a los postulantes durante la convocatoria consistirá en lo siguiente: formas de pago y montos, información del lugar y fecha de la feria, credenciales y programas de la feria, visas requeridas si fuera el caso, regulaciones sanitarias en el caso de envío de muestras, y toda información adicional que se considere útil para el postulante. 7.8 El Especialista del Sector deberá mantener una comunicación constante con los expositores, previa a su participación en el pabellón peruano de la feria, con el fin de absolver las dudas de los participantes, brindar información sobre los objetivos que PROMPERÚ se ha fijado para la feria y el modo como la participación de las empresas contribuirá con el resultado esperado. En el caso de la primera participación de PROMPERÚ en una feria internacional, el Especialista del Sector deberá realizar una reunión informativa con los expositores seleccionados. 7.9 De ser posible, el Especialista del Sector coordinará la emisión de notas de prensa dirigidas a los medios de prensa internacionales que cubren el evento. Asimismo, podrá cursar invitaciones dirigidas a medios, gremios de importadores y posibles compradores para que visiten el pabellón peruano en la feria. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº
ACCIÓN
Pre-Feria Actividades Preliminares 1 Elabora el Cronograma Anual de Ferias y Eventos (Véase Anexo B) en base al Plan Operativo Institucional aprobado, esta actividad se realiza inmediatamente luego de aprobado este último. Planificación de la Feria 2 Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo C), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el
RESPONSABLE
Coordinador Técnico
Especialista del Sector correspondiente
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Nº
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ACCIÓN
cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de aprobado el Plan Operativo Institucional. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables. . 3 Elabora el brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria. Convocatoria 4 Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores. 5 Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del email de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos. 6 Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: Una descripción clara de la feria; Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; d) Información del lugar y fecha de realización de la feria; e) Principales líneas de producto que se exhiben en la feria. 7 Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración del formato gráfico del mail de convocatoria. 8 Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos, el cual lleva adjunto el Formato de Inscripción (Véase Anexo D). 9 Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del email de convocatoria. De ser el caso, el Especialista el Sector realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria. 10 Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción. 11 Recibe y confirma vía correo electrónico la recepción de los formatos de inscripción enviados por las empresas interesadas en participar. 12 Entrega los formatos de inscripción recibidos al Especialista del Sector correspondiente para su evaluación. 13 Evalúa los formatos de inscripción recibidos utilizando el formato Evaluación de Empresas Participantes (Véase Anexo I) y registra en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo L) los datos de contacto de las empresas seleccionadas, así como el tipo de empresa, el número de participaciones en la feria, el tamaño del stand solicitado y monto a pagar. 14 Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su Formato de Inscripción. En el caso de las empresas desaprobadas, el Especialista el Sector informa a cada empresa el resultado. Coordinaciones con los Expositores 15 Remite a las empresas seleccionadas, el Contrato de Participación (Véase Anexo F) para su suscripción, realizando además la coordinación para el pago correspondiente.
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RESPONSABLE
Especialista del Sector correspondiente
Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente
a) b)
Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista de la SPR/ Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista de la SPR correspondiente Especialista de la SPR correspondiente Especialista del Sector correspondiente
Especialista de la SPR/ Especialista del Sector correspondiente
Especialista de la SPR correspondiente
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Nº
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ACCIÓN
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Recibe el contrato firmado, el comprobante de depósito correspondiente; registra el monto pagado, fecha de pago y hora de pago en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo L); asimismo, gestiona la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora, para lo cual, remitirá copia del contrato, del formato de inscripción, del comprobante de deposito y de ser el caso, adjuntará además el certificado REMYPE o la Declaración Jurada de Nivel de Exportaciones; adicionalmente registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato. 17 Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de su ubicación en el pabellón peruano, de acuerdo al plano de distribución. 18 Recopila información de la empresa expositora y el material gráfico correspondiente (fotos de productos, logotipos, otros) para utilizarse en la elaboración del material promocional de PROMPERU y para la inclusión de la empresa en el directorio de participantes de la feria. 19 Obtiene, de empresa expositora, los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores en la feria y envía dichos datos al organizador ferial o los registra en la página web de la feria para la emisión las credenciales respectivas. Durante la Feria Ejecución y Monitoreo de la Feria 20 Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la implementación del pabellón peruano; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria, con el fin de observar los stands de los potenciales clientes y competidores, y otros detalles que sean relevantes para asegurar una óptima participación en la feria. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ. 21 Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, recopilar información sobre nuevos clientes, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, y mantener informados a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento. 22 Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo G) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada. Post-Feria Evaluación de la Feria 23 Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica. 24 25
26
Tabula las encuestas de evaluación en el formato Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo H), en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la participación en la feria. Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda. Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo J) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del procedimiento.
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RESPONSABLE Especialista de la SPR correspondiente
Especialista de la SPR correspondiente Especialista de la SPR correspondiente
Especialista de la SPR correspondiente
Especialista del Sector correspondiente
Especialista del Sector correspondiente
Especialista del Sector correspondiente
Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente Especialista del Sector correspondiente
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9. REGISTROS Código
Nª Ejemplares
Lugar de archivo
Tiempo de Archivo (años)
Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-001
1
Archivo del área
Permanente
Cronograma Anual de Ferias y Eventos Cronograma de Trabajo
FO-PRO-025 FO-PRO-026
1 1
Archivo del área Archivo del área
Permanente 2 años
Declaración Jurada de Nivel de Exportaciones (Uso Exclusivo del Sector Exportación de Servicios)
FO-PRO-004
1
Archivo del área
Permanente
Contrato de Participación Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-005
1
Archivo del área
Permanente
Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones
FO-PRO-027
1
Archivo del área
2 años
Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-030
1
Archivo del área
Permanente
Evaluación de Empresas Participantes Ferias Internacionales de Exportaciones
FO-PRO-029
1
Archivo del área
Permanente
Informe Ejecutivo de Ferias Directorio General de Empresas
FO-INF-005 FO-EVE-002
1 1
Archivo del área Archivo del área
Permanente Permanente
Descripción
10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No de Versión
No de Capítulo/ ítem
Párrafo / Figura / Tabla / Nota
01
Todo el Documento
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01
2
---
Se remplazó el texto “SPC” por el texto “SPI”, el texto “Subdirección de Promoción Comercial” por el texto “Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable”, y el texto “OST” por el texto “SPR”, en todo el documento. Se modifica el Alcance del procedimiento.
01
3
---
Se actualiza los documentos a consultar.
01
4
---
01
6
6.1
01
6
6.2
01
6
6.3
01
6
6.4
01
7
1
01
7
4
01
7
10
Se actualiza el glosario de términos. Se modifica la forma de seleccionar las ferias de coordinar dicha participación con los consejeros económicos comerciales, las asociaciones gremiales y las empresas exportadoras a adoptar estas en Mesas de Trabajo Sectoriales, validarlas con las asociaciones gremiales y las empresas exportadoras y ser aprobadas por el Consejo Directivo. Se modifica la redacción de la condición por error de sintaxis. Se remplazó el texto “Gabinete de Prensa” por el texto “Departamento de Relaciones Públicas y Prensa”. Se modifica la redacción de la condición; ya que, lo que no se permite es la participación como expositor en el Pabellón Peruano. Se modifica la condición; ya que, las cafeterías y lugares de información no son zonas más apropiadas para la ubicación del pabellón peruano; asimismo, en el criterio de ubicación de otros expositores se retira el término de otros expositores, se cambia competencia por competidores, y tanto a los competidores y clientes se precisa que sean importantes. Se elimina la condición 7.4; ya que, las responsabilidades de las acciones de contratación de espacio ferial, construcción y decoración de stand, entre otros, que requieren la elaboración de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas se encuentran establecidas en el formato Cronograma de Trabajo. Se elimina la condición 7.10; ya que, las actividades de verificar que se encuentren todos los elementos necesarios antes de iniciar la participación en la feria son actividades establecidas en el Cronograma de Trabajo.
Modificaciones
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01
8
1
01
8
2
01
8
3
01
8
4
01
8
10
01
8
11
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8
12
01
8
15
01
8
24
01
8
28
01
11
Anexo B
01
11
Anexo C
01
11
Anexo D
01
11
Anexo G
01
11
Anexo H
01
11
Anexo I
01
11
Anexo M
01
11
01
11
Anexo N Anexos I, J, K, L, M, N
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Se agregó en qué momento se elabora el Cronograma Anual de Ferias y Eventos. Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Inicial de la Actividad. Se modifica el enfoque del formato de Cronograma de Trabajo el cual tiene prestablecido las acciones y los responsables e incluye un campo para registrar el estado situacional de las acciones, y en el caso sea necesario se podrán determinar otras acciones y sus respectivos responsables; asimismo se incluye la temporalidad de la actividad. Se agregó en qué momento se elabora el Brief y en base a qué procedimiento. Se aclara que la actividad de realizar acciones de difusión adicionales le corresponde al Especialista del Sector. Se retira como responsable de contactar a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria al Especialista de OST. Se aclara que la recepción y confirmación de los formatos de inscripción se realiza vía correo electrónico. Se agrega que en el caso de las empresas desaprobadas, el Especialista del Sector informará a cada empresa dicho resultado. Se aclara el medio por el cual se solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores durante la feria. Se elimina del procedimiento lo correspondiente a la elaboración del Informe Final de la Actividad. Se actualizó el formato “Cronograma Anual de Ferias y Eventos” a su versión 02. Se actualizó el formato “Cronograma de Trabajo” a su versión 02. Se actualizó el “Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones” a su versión 05. Se actualizó el “Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones” a su versión 02. Se actualizó el “Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones” a su versión 02. Se eliminó el formato “Lista de Verificación Ferias Internacionales de Exportaciones”. Se retiró el formato “Brief”; ya que, dicho formato se encuentra regulado por el Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación. Se actualizó el formato “Directorio General de Empresas” a su versión 02. Se modificó el código de los formatos.
11.ANEXOS Descripción Diagrama de Flujo
Anexo A
Cronograma Anual de Ferias y Eventos
B
Cronograma de Trabajo
C
Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones
D
Declaración Jurada de Nivel de Exportaciones (Uso Exclusivo del Sector Exportación de Servicios)
E
Contrato de Participación Ferias Internacionales de Exportaciones
F
Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones
G
Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones
H
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código:
Versión: SPI-PRO-PR-02
Descripción
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Anexo
Evaluación de Empresas Participantes Ferias Internacionales de Exportaciones
I
Informe Ejecutivo de Ferias
J
Tipos de Stand
K
Directorio General de Empresas
L
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: A
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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Participación en Ferias Internacionales de Exportaciones
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Dirección de Promoción de las Exportaciones Coordinador Técnico
Especialista del Sector
Especialista de la SPR/ Especialista del Sector
Inicio
Elabora el Cronograma Anual de Ferias y Eventos (Véase Anexo B) en base al Plan Operativo Institucional aprobado, esta actividad se realiza inmediatamente luego de aprobado este último.
Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo C), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de aprobado el Plan Operativo Institucional. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables.
Elabora el brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria.
Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores.
Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del email de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos.
Elabora el texto del mensaje del email de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: a) Una descripción clara de la feria; b) Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; d) Información del lugar y fecha de realización de la feria; Principales líneas de producto que se exhiben en la feria.
Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración del formato gráfico del mail de convocatoria.
Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos, el cual lleva adjunto el Formato de Inscripción (Véase Anexo D). Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del email de convocatoria. De ser el caso, el Especialista el Sector realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria.
Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción.
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Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Proceso: Participación en Ferias Internacionales de Exportaciones
Anexo: B
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Dirección de Promoción de las Exportaciones
Especialista de la SPR
Especialista del Sector
Especialista de la SPR/ Especialista del Sector
Evalúa los formatos de inscripción recibidos utilizando el formato Evaluación de Empresas Participantes (Véase Anexo I) y registra en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo L) los datos de contacto de las empresas seleccionadas, así como el tipo de empresa, el número de participaciones en la feria, el tamaño del stand solicitado y monto a pagar.
Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su Formato de Inscripción. En el caso de las empresas desaprobadas, el Especialista el Sector informa a cada empresa el resultado.
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Recibe y confirma vía correo electrónico la recepción de los formatos de inscripción enviados por las empresas interesadas en participar.
Entrega los formatos de inscripción recibidos al Especialista del Sector correspondiente para su evaluación.
Remite a las empresas seleccionadas, el Contrato de Participación (Véase Anexo F) para su suscripción, realizando además la coordinación para el pago correspondiente.
Recibe el contrato firmado, el comprobante de depósito correspondiente; registra el monto pagado, fecha de pago y hora de pago en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo L); asimismo, gestiona la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora, para lo cual, remitirá copia del contrato, del formato de inscripción, del comprobante de deposito y de ser el caso, adjuntará además el certificado REMYPE o la Declaración Jurada de Nivel de Exportaciones; adicionalmente registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato.
Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de su ubicación en el pabellón peruano, de acuerdo al plano de distribución.
Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la implementación del pabellón peruano; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria, con el fin de observar los stands de los potenciales clientes y competidores, y otros detalles que sean relevantes para asegurar una óptima participación en la feria. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ.
Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, recopilar información sobre nuevos clientes, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, y mantener informados a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento.
Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo G) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada.
Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica. Recopila información de la empresa expositora y el material gráfico correspondiente (fotos de productos, logotipos, otros) para utilizarse en la elaboración del material promocional de PROMPERU y para la inclusión de la empresa en el directorio de participantes de la feria.
Obtiene, de empresa expositora, los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores en la feria y envía dichos datos al organizador ferial o los registra en la página web de la feria para la emisión las credenciales respectivas.
Tabula las encuestas de evaluación en el formato Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo H), en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la participación en la feria.
Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda.
Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo J) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria.
Fin
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
ANEXO B: CRONOGRAMA ANUAL DE FERIAS Y EVENTOS
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: B
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ANEXO C: CRONOGRAMA DE TRABAJO
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: C
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Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: C
Versión: 02
Página: 14/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo:
ANEXO D: FORMATO DE INSCRIPCION FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
D
Versión: 02
Página: 15/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: D
Versión: 02
Página: 16/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: D
Versión: 02
Página: 17/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: E
Versión: 02
Página: 18/31
ANEXO E: DECLARACION JURADA DE NIVEL DE EXPORTACIONES (USO EXCLUSIVO DEL SECTOR EXPORTACION DE SERVICIOS)
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: F
ANEXO F: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Versión: 02
Página: 19/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: F
Versión: 02
Página: 20/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPi-PRO-PR-02
Anexo: F
Versión: 02
Página: 21/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
ANEXO G: ENCUESTA DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: G
Versión: 02
Página: 22/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: G
Versión: 02
Página: 23/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
ANEXO H: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES
Anexo: H
Versión: 02
Página: 24/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: I
Versión: 02
ANEXO I: EVALUACION DE EMPRESAS PARTICIPANTES FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Página: 25/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
ANEXO J: INFORME EJECUTIVO DE FERIAS
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: J
Versión: 02
Página: 26/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: J
Versión: 02
Página: 27/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: J
Versión: 02
Página: 28/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: J
Versión: 02
Página: 29/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
ANEXO K: TIPOS DE STAND
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: K
Versión: 02
Página: 30/31
Título: PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACION EN FERIAS INTERNACIONALES DE EXPORTACIONES
ANEXO L: DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS
Código: SPI-PRO-PR-02
Anexo: L
Versión: 02
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